Referat møte i Sør-Innherad kirkelige fellesråd (SIKF) Medlemmer SIKF Tilstede på møtet:

Transkript

1 Referat møte i Sør-Innherad kirkelige fellesråd (SIKF) Tid: Tirsdag 26. januar 2016 klokka 15:00 Sted: Kommunestyresalen Levanger Medlemmer SIKF Levanger: Kolbjørn Lie. Vara: Arne Okkenhaug Stiklestad: Grethe Norum Fornes. Vara: Villy Kvernmo Ytterøy: Trude Marian Nøst. Vara: Trygve Forberg Vera: Rune T. Olsen. Vara: Stig Jønsson Okkenhaug: Ingeborg Buran Okkenhaug. Vara: Sigrid Hojem Alstadhaug: Lasse Sandø. Vara. Ikke valgt Frosta: Rune Haug. Vara: Ellen Qvarme. Vuku: Trygve Hofstad. Vara: Odd Erik Årstadvold Markabygda: Geir Augdal. Vara: Ikke valgt Åsen: Åse Vedul-Moen. Vara: Tore Almlid Ekne: Jo Vegar Dahlen. Vara: Kristin Kjølen Vinne: Ole Morten Reitan-Risan. Vara: Ann Sissel Vehus Kommunal representant Verdal: Anne-Gudrun K. Lyngsmo. Vara: John Løseth Kommunal representant Frosta: Johan Petter Skogseth. Vara: Trine Haug Kommunal representant Levanger: Karl M. Buchholdt. Vara: Andreas J. Hjelmstad Prosten i Sør-Innherad prosti: Nils Åge Aune Tilstede på møtet: Lasse Sandø, leder Kolbjørn Lie, nestleder Grethe Norum Fornes Ingeborg Buran Okkenhaug Rune Haug Trygve Hofstad Geir Augdal Aase Vedul-Moen Jo Vegar Dahlen Johan Petter Skogseth Karl Meinert Buchholdt Nils Åge Aune Alstadhaug Levanger Stiklestad Okkenhaug Frosta Vuku Markabygda Åsen Ekne Frosta kommune Levanger kommune Prost Administrasjonen: Gunnar Winter Kirkeverge Olav Skogen Driftsleder (møtte for framlegging av sak 6/16) Jann Karlsen Admin.leder (sekretær)

2 Forfall: Anne-Gudrun Klæth Lyngsmo Verdal kommune vararepr. hadde meldt forfall Trude Marian Nøst Ytterøy ingen vararepr. møtte Rune T. Olsen Vera ingen vararepr. møtte Ole Morten Reitan-Risan Vinne ingen vararepr. møtte Saksliste: SIKF 4/16 Godkjenning av innkalling og saksliste SIKF 5/16 Godkjenning av møtebok SIKF 6/16 Budsjett 2016 med detaljering SIKF 7/16 Navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård valg av løsning som grunnlag for søknad til biskopen og påfølgende innhenting av pristilbud SIKF 8/16 Arbeidsutvalg for Sør-Innherad kirkelige fellesråd (AU-SIKF): Beslutning om modell og valg av representanter til AU-SIKF Orienteringssaker 2

3 SIKF 4/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Godkjent. SIKF 5/16 Godkjenning av møtebok Se vedlagte møtebok. Vedtak: Godkjent 3

4 SIKF 6/16 Budsjett 2016 med detaljering Kirkevergen og økonomileder ga i møtet en gjennomgang av budsjett 2016 med sentrale forutsetninger. Se vedlagte budsjett, økonomiplan og PP-presentasjon. Saksutredning Det vises til sak SIKF 20/15 Budsjett for Sør-Innherad kirkelige fellesråd 2016 vedtatt i møte Det foreligger nå endelige budsjettvedtak i kommunene Frosta, Verdal og Levanger etter behandlingen i kommunestyrene i desember Til drift har de tre kommunene bevilget midler i tråd med budsjettforslaget fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd av Dette gjelder hele økonomiplanperioden Til investeringer har Verdal og Levanger kommuner lagt Fellesrådets budsjettforslag til grunn. Dette gjelder for hele økonomiplanperioden. Frosta kommune bevilger kr i investeringsmidler for 2016, noe som ligger kr under foreslåtte budsjett fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Det framlagte forslaget til budsjett for 2016 er justert med basis i kommunenes budsjettvedtak og detaljert i tråd med de krav som KomRev Trøndelag IKS stiller for sammenhengen mellom vedtatt budsjett og avlevert regnskap. Budsjettforslaget er drøftet med arbeidstakerorganisasjonene i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Innstilling til SIKF Budsjett 2016 for drift og investeringer vedtas som framlagt. Vedtak: Innstillingen vedtatt. SIKF 7/16 Navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård valg av løsning som grunnlag for søknad til biskopen og påfølgende innhenting av pristilbud Kirkevergen gikk gjennom de tre ulike forslagene i møtet. Vedlagt referatet ligger også de 3 ulike alternativ til løsning for navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård. Saksutredning: Navnet minnelund er en gravplass med flere urnegraver som deler gravminne. Selve graven er anonym, men det festes en navneplate for den enkelte gravlagte på et felles gravminne. I Sør- Innherad prosti er det til nå etablert navnet minnelund på Levanger kirkegård. I tillegg til minnelunden i Levanger, er det planer for navnet minnelund på Verdalsøra, Frosta og Ytterøy kirkegårder. Alstadhaug kirkegård skal også ha navnet minnelund, men her har man foreløpig 4

5 avventet en realisering i påvente av den planlagte utvidelsen av kirkegården. Flere navnede minnelunder enn dette vil også følge. Løvetanna Landskap AS har på oppdrag fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd kommet med forslag til tre forskjellige utforminger for navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård. Alle de tre alternativene skal gi plass til 192 urnegraver. Dette er det samme antallet som for Levanger kirkegård. Det forslås samme utforming av gravminner og navneplater som på Levanger kirkegård. Fellesrådet må vedta hvilken av disse løsningene man ønsker, og en mer detaljert plan for den foretrukne løsningen skal så sendes til biskopen i Nidaros for godkjenning. Godkjente planer fra biskopen vil deretter danne grunnlaget for en anbudskonkurranse som vi håper å ha en konklusjon på innen utgangen av mars måned. Målsettingen er at arbeidene med navnet minnelund skal få sin oppstart våren 2016, og at minnelunden skal være etablert før sommerferien. Sør-Innherad kirkelige fellesråd har vedtatt en ramme for navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård på kr eks. mva. Sluttsummen for hele prosjektet på Levanger kirkegård beløp seg for øvrig til kr eks. mva inkludert planlegging og byggeledelse. Stiklestad sokneråd som er det berørte soknerådet for ny navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård, hadde denne saken oppe til behandling på sitt møte og fattet der følgende vedtak: «Soknerådet er enige om alternativ 1.» Kirkevergen støtter Stiklestad sokneråd i deres konklusjon og innstiller på at alternativ 1 fra Løvetanna Landskap AS brukes som grunnlag for en søknad om godkjenning til biskopen og senere anbudsinnhenting. Det vises for øvrig til vedlagte skisser og gjennomgang ved kirkevergen i møtet. Innstilling til SIKF For navnet minnelund på Verdalsøra kirkegård velges alternativ 1 fra Løvetanna Landskap AS som grunnlag for søknad om godkjenning til biskopen og senere anbudsinnhenting. Vedtak: Innstillingen vedtatt. SIKF 8/16 Arbeidsutvalg for Sør-Innherad kirkelige fellesråd (AU-SIKF): Beslutning om modell og valg av representanter til AU-SIKF Saken var en del av sak SIKF 2/16 Konstituering av Sør-Innherad kirkelige fellesråd (SIKF) for 2016 i konstituerende møte Spørsmålet om arbeidsutvalg for Sør-Innherad kirkelige fellesråd ble utsatt. Arbeidsutvalget til Sør-Innherad kirkelige fellesråd (AU-SIKF) har historisk vært et forholdsvis stort organ med to representanter fra hver av de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal valgt av fellesrådet. Obligatoriske medlemmer i AU-SIKF har vært leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd samt prosten i Sør-Innherad prosti. Kirkevergen antar at størrelse og sammensetning for AU-SIKF har sin bakgrunn i perioden med prøveordningen for Sør-Innherad kirkelige fellesråd fra 2003 og fram til , der det var viktig å få representasjon fra alle tre fellesråd (Frosta, Levanger og Verdal) i prostistyret. Fra ble Sør- Innherad kirkelige fellesråd etablert som en permanent ordning, jamfør vedtak i Det kongelige 5

6 Fornyings-, Administrasjons-, og Kirkedepartement av Verdal kirkelige fellesråd, Levanger kirkelige fellesråd og Frosta kirkelige fellesråd ble samtidig lagt ned som juridiske enheter. I lys av det ovennevnte mener Kirkevergen det er naturlig at Sør-Innherad kirkelige fellesråd ved inngangen til første hele valgperiode med kirkelig fellesråd for tre kommuner som fast ordning, vurderer både funksjon og størrelse for AU-SIKF før det gjennomføres valg til dette organet. Med funksjon menes her hvordan AU-SIKF skal arbeide: Skal det være et forberedende og saksbehandlende organ for alle saker som skal videre til Sør-Innherad kirkelige fellesråd, eller skal AU-SIKF primært brukes til å beslutte hvilke saker som bør opp i Fellesrådet og ellers kun behandle saker der det måtte være mer akutt behov for å fatte beslutninger mellom møtene i Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Den organisering og saksbehandling som har vært praktisert fram til nå ligger på mange måter tett opp til hvordan kommuner er organisert med formannskap og kommunestyre (ditto AU-SIKF og Sør- Innherad kirkelige fellesråd). Møter i AU-SIKF har vært lagt fast til seks dager før møtet i Fellesrådet, og sakene har etter behandling vært sendt over til Sør-Innherad kirkelige fellesråd med en innstilling fra AU-SIKF. Dette er rent prinsipielt en helt uproblematisk ordning, men den vil kunne bidra til at de reelle politiske diskusjonene og avveiningene gjøres i AU-SIKF mens Fellesrådet i større grad blir et sandpåstrøingsorgan. Å ha et så stort arbeidsutvalg byr også på en del praktiske utfordringer, blant annet at det blir større møtebelastning på flere av fellesrådets medlemmer. Dette har ved en del anledninger i løpet av siste valgperiode også bidratt til at AU-SIKF ikke har vært vedtaksdyktig. Hvordan gjøres så dette i andre fellesråd? Trondheim kirkelige fellesråd er et veldig stort fellesråd, med samlet 24 medlemmer. Der har de et arbeidsutvalg på 7 medlemmer (inkludert en prost og en repr. fra Trondheim kommune) med hyppigere møtefrekvens enn fellesrådet, og reell beslutningstaking på en god del saker i arbeidsutvalget som ikke går videre til behandling i fellesrådet. I Stjørdal kirkelige fellesråd består arbeidsutvalget av fellesrådets leder, nestleder og prosten (3 medlemmer). I Steinkjer kirkelige fellesråd er fellesrådets arbeidsutvalg sammensatt av leder, nestleder, et medlem fra fellesrådet og prosten (4 medlemmer). I Midtre Namdal kirkelige fellesråd, som også er et felleskommunalt fellesråd med 13 medlemmer, består arbeidsutvalget av fellesrådslederen, prosten og kirkevergen (3 medlemmer). Typisk for denne siste måten å organisere arbeidsutvalgene på, er at de i all hovedsak brukes til å avgjøre hvilke saker som skal opp i fellesrådet (altså selve sakslisten), og at den fullmakten arbeidsutvalget har i svært liten grad brukes til å fatte vedtak i konkrete saker. Dette er også modellen for arbeidsutvalget til Nidaros bispedømmeråd som består av leder, nestleder og biskopen, og som nesten uten unntak ikke fatter beslutninger i konkrete saker. Kirkevergen foreslår ut fra det ovennevnte at AU-SIKF består av maksimum 4 medlemmer; leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd, prosten samt i tillegg ett fast medlem fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Geografisk representasjon fra de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal skal etterstrebes. Fjerde medlem i AU-SIKF bør derfor velges for et år av gangen slik som leder og 6

7 nestleder. Til varaer for medlemmene i AU-SIKF foreslås de samme personlige varaer som personlige varaer til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Rent prinsipielt bør et viktig utgangspunkt være at mest mulig av de politiske diskusjonene og beslutningene gjøres i Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Den «formannskapsmodellen» som i dag brukes for AU-SIKF bør derfor tas opp til vurdering. Kirkevergen innstiller imidlertid ikke på noe forslag til endring her. Innstilling til SIKF AU-SIKF består av maksimum 4 medlemmer; leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd, prosten samt i tillegg ett fast medlem fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Geografisk representasjon fra de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal skal etterstrebes. Fjerde medlem i AU-SIKF bør derfor velges for et år av gangen slik som leder og nestleder. Til varaer for medlemmene i AU-SIKF foreslås de samme personlige varaer som personlige varaer til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Vedtak: AU-SIKF består av 4 medlemmer; leder og nestleder i Sør-Innherad kirkelige fellesråd, prosten samt i tillegg ett fast medlem fra Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Geografisk representasjon fra de tre kommunene Frosta, Levanger og Verdal skal etterstrebes. Fjerde medlem i AU-SIKF velges for et år av gangen slik som leder og nestleder. Varaer for medlemmene i AU-SIKF er de samme personlige varaer som personlige varaer til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. Valg: Grethe Norum Fornes fra Stiklestad sokneråd ble valgt som fjerde medlem til AU. ORIENTERINGER: Det ble gitt orientering om kurs for fellesrådsmedlemmer 15. mars, midlertidige justeringer av organisasjonen i 2016 og foreløpige status for regnskap Jann Karlsen Ref. 7

8 Driftsbudsjett 2016 Sør-Innherad kirkelige fellesråd Inntekter: Opprinnelig Budsjett Regnskap Kontonummer Kontogruppe Budsjett Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinnt.: Salg av driftsmidler/fast eiendom Refusjoner/overføringer Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale Statlige tilskudd Rammeoverf./tilskudd fra egen kommune Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd Andre tilskudd, gaver.innsamlede midler Sum driftsinntekter: Utgifter: Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/overføringer Kalk. utgifter ved komm. tj.ytingsavtale ekskl Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter: Brutto driftsresultat: Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på utlån Renteutgifter og låneomkost Avdrag på lån Utlån, kjøp av aksje, andeler, o.l Netto finansinntekter/-utgifter Avskrivninger Motpost avskrivninger

9 25 Netto driftsresultat: Interne finansieringstransaksjoner: Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger: Avsatt til dekning fra tidl. år (underskudd) Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Overført til investeringsregnskapet Sum avsetninger: Merforbruk/mindreforbruk

10 Investeringsbudsjett 2016 Sør-Innherad kirkelige fellesråd Opprinnelig Budsjett Regnskap Kontonummer Kontogruppe Budsjett Investeringer i anleggsmidler Kalk. utgifter ved komm. tj.ytingsavtale Renteutgifter, låneomkostninger Avdrag på lån Utlån, kjøp av aksjer, andeler, o.l Avsetninger Årets finansieringsbehov: Finansiert slik: Bruk av lånemidler Innt. fra salg av driftsmidler/fast eiendom Refusjoner/Overføringer Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån (ekstraord.) 0 14 Sum ekstern finansiering: Overført fra driftsbudsjettet Bruk av avsetninger Sum finansiering: /9800 Udekket/udisponert:

11 Investeringsbudsjett 2016 Sør-Innherad kirkelige fellesråd Tiltak Prosjekt Ansvar Område Funksjon Konto Kostnad Sum prosj Frosta: Endring av korparti i Frosta kirke Navnet minnelund Frosta KG Utskifting av rørovner i kirken Strømstyring i kirken Egenkapitaltilskudd KLP Sum Frosta: Levanger: Utvidelse Alstadhaug KG Utskifting av rørovner Strømstyring i kirkene Automatisk ringeanlegg Alstadhaug Orgel i Levanger kapell Orgel i Okkenhaug kirke Utvendig renovering Levanger kirke Bårerom i Åsen Anleggsmaskiner Levanger Lyd/lys i Levanger kirke Egenkapitaltilskudd KLP Sum Levanger: Verdal: Strømstyring i kirkene Anleggsmaskiner Verdal Vinne kirke jubileum Vinne kirkegård utvidelse Drenering Verdalsøra KG Navnet minnelund Verdalsøra KG Nytt gjerde Verdalsøra KG Orgel i Verdalsøra kapell Servicebygg Stiklestad Kirkegårdsmur Stiklestad Egenkapitaltilskudd KLP Sum Verdal: Totalsum:

12 Tiltak Prosjekt Ansvar Område Funksjon Konto Kostnad Sum prosj Finansiering: Tilskudd fra Frosta kommune Tilskudd fra Levanger kommune Tilskudd fra Verdal kommune Sum kommunale tilskudd: Bruk av investeringsfond Frosta Bruk av investeringsfond Levanger Bruk av investeringsfond Verdal Sum bruk av investeringsfond: Tilskudd fra andre Sum tilskudd fra andre: Sum finansiering: Balanse 0

13

14 LØVETANNA LANDSKAP Verdalsøra kirkegård Navna minnelund Plassering, gravminne, benker Kartutsnitt av kirkegården som viser minnelundens plassering. Bilde av område for navna minnelund. Minnelunden er planlagt på gravfelt på venstre side av hekk. Gravminne med navneplater Benker

15

16

17

18

19

20