Søknad på skjønnsmidler til fornyings- og innovasjonsprosjekter i kommunene

Transkript

1 Byrådssak 1097 /16 Søknad på skjønnsmidler til fornyings- og innovasjonsprosjekter i kommunene EJR ESARK Hva saken gjelder: I brev av 17. desember 2015 fra Fylkesmannen i Hordaland er kommunene i Hordaland invitert til å søke på prosjektmidler fra en skjønnspott som fylkesmannen har disponibel til "fornyings- og innovasjonsprosjekt" i kommunene for For å få tilskudd krever fylkesmannen: Forankring hos den politiske ledelsen i kommunen, og "i det minste hos ordførar og rådmann". Egeninnsats i deltakende kommuner (både midler og arbeidsinnsats). Hovedregelen er at skjønnsmidlene fra Fylkesmannen skal ikke utgjøre mer enn 50 % av kostnadene til prosjektet Frist for slike søknader - som i praksis skal gjøres elektronisk på hjemmesidene til fylkesmannen er satt til fredag 11. mars Søknader vil i praksis bli registrert av de respektive byrådsavdelinger på fylkesmannens hjemmesider. Byrådsavdelingene ble bedt om å komme med innspill til prosjekter innenfor de prioriterte områder som er skissert i brevet fra fylkesmannen. Byrådsavdelingenes innspill følger i eget vedlegg. Formålet med denne saken er å gi en samlet informasjon til byrådet om de prosjekter som det legges opp til å søkes på fra byrådsavdelingene, samt å tilfredsstille Fylkesmannens krav om politisk forankring. Følgende oversikt gir en skjematisk beskrivelse av 5 prosjekter som av 4 byrådsavdelinger er meldt inn for søknad på omtalte skjønnspott, med et totalbeløp på 3,37 mill. Nr Prosjektnavn Utvidet Resipientundersøkelse BBU av fjordsystemene rundt Bergen Utvikle bedre nettløsninger for tjenester under Etat for byggesak og private planer Videreutvikle nett-tjenesten «Finn din fritidsaktivitet» Læringsnettverk i Pasientsikkerhetsprogrammet ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem i Bergen kommune Videreutvikling av nytt budsjetteringsverktøy Byrådsavdeling Kort beskrivelse BBU BKKN BHO BFEE Prøve ut nye løsninger på utfordringer med hensyn til krav satt i Vannforskriften, i tillegg til prosjekter som gir oss ny og viktig kunnskap om avløpsrenseanleggenes påvirkning på Byfjorden Verktøy for omstilling/digitalisering av kommunal byggesaksprosess. Virtuell kundereise. Digitalisering av saksbehandling av private forslag til detaljreguleringsplaner og nye selvbetjeningsløsninger «Finn din fritidsaktivitet» er en digital oversikt over kultur- og fritidsaktiviteter i Bergen kommune som henter data fra Portico Estate (BKBygg) / AktivBy. Tjenesten ble utviklet i 2012 og omfattet en systematisering av kontaktinformasjonen som de fire lokale kulturkontorene hadde over det lokale kulturlivet med over 1200 oppføringer. Oppstart av læringsnettverk i Bergen kommune knyttet til det nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet om ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem. Prosjektet har også som siktemål å gi en interaktiv presentasjon av økonomiplanen for byens politikere og innbyggere. De overordnede målsetninger er å oppnå større engasjement og involvering i prosessen, sikre bedre grunnlag for prioriteringer, spare arbeidstid og redusere risikoen for feil. Anslag prosjektsum for 2016 Anslag egenandel Søknad på skjønnstilskudd Sum

2 Det presiseres at nummereringen i tabellen ikke representerer forslag til prioritering av prosjektene. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter ( 2.4 Driftsansvar) i fullmakter vedtatt av bystyret i sak i møte18. desember 2013 med endring av 23. april 2014, sak 84-14: «Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet.» Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Byrådet tar til orientering innmeldte prosjektsøknader til omstilling og fornying, og godkjenner at prosjektlisten legges til grunn for søknaden til Fylkesmannen i Hordaland. Dato: 10. mars 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Dag Inge Ulstein byråd for finans, eiendom og eierskap Vedlegg: 1. Brev av fra Fylkesmannen i Hordaland 2. Innspill fra byrådsavdelingene 2

3 Saksutredning: I brev av 17. desember 2015 fra Fylkesmannen i Hordaland (se vedlegg 1) er kommunene i Hordaland invitert til å søke på prosjektmidler fra en skjønnspott som fylkesmannen har disponibel til "fornyings- og innovasjonsprosjekter" i kommunene for Kommunene i Hordaland inviteres særlig til å søke om midler for 2016 innen områdene: 1. Barn og unge - kommunane sitt arbeid mot barnefattigdom. 2. Støtte til lokale/interkommunale tiltak for utvikling av framtidsretta og gode omsorgs-tenester, jf. Omsorg By- og tettstadsutvikling. 4. Beredskap og samfunnstryggleik. 5. Interkommunalt plansamarbeid, særleg: - interkommunale prosjekt om kommunale digitale planverktøy - interkommunalt plansamarbeid om oppdrett/akvakultur 6. Tiltak innan miljø- og landbruksområdet, klimatilpassing og tiltak for å redusera klimagassutslepp. For å få tilskudd til prosjekter for 2016 krever fylkesmannen at de omsøkte prosjektene innebærer: Forankring hos den politiske ledelsen i kommunen, og "i det minste hos ordførar og rådmann". Egeninnsats i deltakende kommuner (både midler og arbeidsinnsats). Hovedregelen er at skjønnsmidlene fra Fylkesmannen skal ikke utgjøre mer enn 50 % av kostnadene til prosjektet Frist for slike søknader, som i praksis skal gjøres av hver byrådsavdeling elektronisk på hjemmesidene til fylkesmannen, er satt til fredag 11. mars Byrådsavdelingene er innen tirsdag bedt om å komme med innspill til prosjekter innenfor de prioriterte områder som er skissert i brevet fra fylkesmannen Det fremgår for øvrig at det ikke vil bli gitt støtte til: Kommunale drifts- og investeringsoppgaver Prosjekter som er en del av det ordinære kommunale utviklingsarbeidet Rene næringsutviklingsprosjekter Interne, strukturelle omorganiseringer Interkommunale prosjekter vil i hovedsak kun få tilskudd i etableringsfasen I det følgende gis det beskrivelse av byrådsavdelingenes forslag til prosjekter i forbindelse med omtalte skjønnspott (pr. byrådsavdeling og fortløpende nummerert). For nærmere beskrivelse av enkeltprosjektene vises det til vedlegg 2. 3

4 Byrådsavdeling for helse og omsorg Rekkefølgen av følgende prosjekter er i tråd med byrådsavdelingens egen prioritering. 1. Læringsnettverk i Pasientsikkerhetsprogrammet ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem i Bergen kommune Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester (USHT) i Hordaland søker Fylkesmannen i Hordaland om tilskuddsmidler til oppstart av læringsnettverk i Bergen Kommune knyttet til det nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet om ledelse av pasientsikkerhet i sykehjem. Tiltakspakken må tilpasses kommunehelsetjenesten, og læringsnettverket arrangeres for sykehjem (ca. 40 stk.) i Bergen kommune. En vil deretter planlegge for tilsvarende læringsnettverk for kommuner i Hordaland. Det legges opp til å søke om tilskuddsmidler på i alt kr ,-. Byrådsavdeling for byutvikling 2. Utvidet Resipientundersøkelse av fjordsystemene rundt Bergen Bergen kommune igangsatte i 2011 en utvidet resipientundersøkelse av fjordsystemene rundt Bergen, i samarbeid med kommunene Askøy, Fjell, Lindås, Meland, Os og Sund. Det er gjennomført undersøkelser i fra , og vi tar nå i bruk opsjon for Bergen kommune har kontrakt med Uni Research AS, SAM Marin om gjennomføring av prosjektet. Kostnader i prosjektet er knyttet til analysekostnader for vann- og bunnprøver, tokt, innsamling av vannog bunnprøver, samt rapportering. Totalkostnader for prosjektet i perioden var ca ,-. Vi har nå tatt i bruk opsjon for Dette siste året vil det være fokus på vann, bunn og strandstasjoner i tilknytning til avløpsrenseanlegg i Bergen kommune og Askøy kommune. Det er et mål i prosjektet om å tilfredsstille krav satt i kystvann-delen i Vannforskriften. Prosjektet fikk innvilget kr ,- i skjønnsmidler i 2012 og 2013, i hovedsak brukt på klorofyll-a undersøkelser. I 2015 fikk vi innvilget ,- som ble brukt til både, klorofyll-a analyser, sykehusavløpsvann, mikroplast, nærsoneprosjektet og innlegging av data i Vannmiljo.no. Bruk av skjønnsmidler og hva vi har fått ut av undersøkelsene blir hvert år rapportert til Fylkesmannen, samt i en egen rapport «Resipientundersøkelser av fjordsystemene rundt Bergen». Kostnadsoverslag for 2016: Planlagt bruk av skjønnsmidler for 2016: Analysekostnader Klorofyll-a og bearbeiding av data kr Ruteanalyse vs semikvantitative undersøkelser kr Databehandling/rapportering kr Innlegging av rapporter i Vannmiljø kr Nærsone-prosjekt kr Mikroplast kr Sykehusavløpsvann kr kr Utvikle bedre nettløsninger for tjenester under Etat for byggesak og private planer

5 Bergen kommune, ved Etat for byggesak og private planer, vil i 2016 være en aktiv deltaker i et nasjonalt IKT prosjekt i regi av KS samt lokale aktiviteter intern i kommunen for innovativ bruk av digitale verktøy. Dette være seg både i forhold til dialogen ut mot kundene og i forhold til den interne sakshandlingen i kommunene og ut mot andre fylkeskommunale og statlige organer. Gjennom etatens bidrag inn mot KS, er målet at gevinstene som prosjektet oppnår, skal gjøres tilgjengelig og kunne gjenbrukes i alle kommuner uavhengig av ressurssituasjon og kapasitet hos den enkelte. Søknaden omfatter videreutvikling av digitale verktøy med hensyn til følgende: Videreutvikling av elektronisk bestillingsskjema for oppstartsmøter, og andre typer møter. Bedret veiledning for publikum, mer brukervennlig og gjenbruk av informasjon fra nasjonale kilder. Veiledning i elektroniske møtebestillinger om leveransekrav. For eksempel gjennom link til kravspesifikasjon/sjekkliste, krav til at obligatorisk materiale legges ved osv. Mulighet for selv å velge møtetidspunkt i kommunens kalender ved møtebestilling. Mulighet for forhåndsbetaling av tjenester belagt med gebyr gjennom nettbaserte løsninger, for eksempel ved møtebestilling. Utarbeide løsning for innsending av søknad (planforslag, byggesøknad) elektronisk, og med kommunikasjonsløsninger for aktørene. For eksempel slik at aktuell informasjon kan hentes hos kommunen som ledd i innsending av planforslaget. Andre eksempler kan være at interesserte med sjekk av innsyn i saken på en enkelt måte kan sjekke status, og når saken kan forventes behandlet. Tydeligere krav til funksjonalitet for effektiv, elektronisk behandling av søknader internt i kommunen. Det legges opp til løsninger som kan brukes av andre kommuner. Utvikling skjer i tråd med løsninger utviklet i KS prosjekt KommIT v/ Michael Pande Rolfsen der dette er relevant. Byggesakssjef Petter Wiberg inngår Koordinerings- og prioriteringsråd for KS prosjektet KommIT plan og byggesak. Søknadsbeløp: 2 mill.kr. til kjøp av tjenester og erstatning av egenproduksjon. Byrådsavdeling for klima, kultur og næring 4. Videreutvikle nett-tjenesten «Finn din fritidsaktivitet» «Finn din fritidsaktivitet» er en digital oversikt over kultur- og fritidsaktiviteter i Bergen kommune som henter data fra Portico Estate (BKBygg) / AktivBy. Tjenesten ble utviklet i 2012 og omfattet en systematisering av kontaktinformasjonen som de fire lokale kulturkontorene hadde over det lokale kulturlivet med over 1200 oppføringer. Tjenesten er i liten grad endret etter lanseringen. Det er identifisert flere forbedringspunkter for løsningen: 5

6 1. Ruu (responsivt og universell utforming): Økt bruk av håndholdte enheter (nettbrett / mobil) medfører behov for mer responsivt design av innholdet. Alternativt kan en vurdere løsningen mer i retning en app. Tjenesten vil ved bedre tilrettelegging øke barn og ungdoms tilgjengelighet til det etablerte kulturlivet i sitt nærmiljø, og på den måten innfri kulturlovens intensjoner. 2. Det er behov for endringer både i redigeringsgrensesnittet inne i Portico Estate (for saksbehandler) og det er behov for å tilpasse organisasjonenes webskjema for registrering og endring av aktiviteter. I den sammenheng ønskes også en mer robust og solid påloggingsløsning tilknyttet løsningen (ID-porten og/eller FEIDE). 3. En må også vurdere å hente data fra flere kilder enn tidligere (både eksternt f.eks. Brønnøysundregistrene (organisasjons- og frivillighetsregisteret) og internt: f.eks. «amatørkulturplan»-undersøkelse, Fellesdata). 4. Videre må også visningen av kartinformasjon for aktivitetsoversikt og AktivBy endres / utvikles. Det må vurderes en kartløsning basert på Google-maps, samt GPS- koordinater for arenaoversikten, som allerede er registrert i AktivBy. Prosjektet vil være et viktig bidrag for å øke innbyggernes informasjon om tilgang til det eksisterende kulturtilbudet, i tillegg til at det vil kunne være en god kanal for markedsføring av lag og organisasjoner. Grovt kostnadsestimat: Det legges opp til å søke om , avhengig av hvor mange av punktene over man velger å søke skjønnsmidler på/utvikle. Egenandelen (50 %) søkes løst gjennom egeninnsats i form av arbeidskraft og budsjettmidler knyttet til informasjonsarbeid, amatørkultur eller ungdom. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap 5. Videreutvikling av nytt budsjetteringsverktøy Bergen kommune har inngått et innovasjonssamarbeid med programvareselskapet Framsikt AS for å utvikle et verktøy med formål å digitalisere kommunens budsjett- og økonomiplanprosess. Prosjektet har som siktemål å gi fullverdig systemstøtte gjennom hele budsjettprosessen, med integrasjon mot økonomisystem, nøkkeltall fra SSB (Kostra og befolkningsprognser) samt andre fagsystem. Prosjektet har også som siktemål å gi en interaktiv presentasjon av økonomiplanen for byens politikere og innbyggere. De overordnede målsetninger er å oppnå større engasjement og involvering i prosessen, sikre bedre grunnlag for prioriteringer, spare arbeidstid og redusere risikoen for feil. Gjennom samarbeidet vil Bergen kommune stille til disposisjon kapasitet og kunnskap om egne behov. Bergen kommune tar sikte på å teste og utvikle verktøyet parallelt med egen budsjett- og økonomiplanprosess i Prosjektet startet i februar 2016 og avsluttes i januar Bergen kommunes bidrag er del av et allerede pågående utviklingsprosjekt. Prosjektet startet høsten 2014 og er finansiert av Skattefunn ordningen hos Norges Forskningsråd og OFU ordningen hos Innovasjon Norge. Finansieringen løper ut For uten å stille egne ressurser til disposisjon for prosjektet bidrar Bergen kommune økonomisk med kr i Det legges opp til å søke om skjønnsmidler for 50 % av totalbeløpet (kr ). 6