VIRKSOMHETENES ÅRSMELDINGER

Transkript

1 VIRKSOMHETENES ÅRSMELDINGER 2008

2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE Side Politisk virksomhet...1 Ressursenheten...3 Administrasjonsenheten...4 Kjøp av tjenester m. m....6 Økonomienheten...7 Utviklingsenheten...10 Servicetorget...14 Askimbyen skole...17 Eid skole...19 Korsgård skole...21 Moen skole...24 Rom skole...26 Grøtvedt skole og Toppen...28 Løken ungdomsskole...31 Grøtvedt barnehage...33 Henstad barnehage...36 Prestenga barnehage...39 Rom barnehage...42 Trippestadlia barnehage...46 Jahrbo barnehage...49 Familiens hus...53 Sosiale tjenester...57 Tilrettelagte bo og aktivitetstilbud...59 Åpen omsorg med botiltak øst...63 Åpen omsorg med botiltak vest...67 Kultur og fritid...70 Askim bibliotek...73 Eiendom og intern service...76 Brann og redning...79 Byggesak og regulering...82 Teknisk drift...85

4

5 POLITISK VIRKSOMHET Fakta om virksomheten Fra 2008 er varaordførervervet økt til 40 % stilling. Råd for funksjonshemmede er blitt lovpålagt og Innvandrerrådet ble konstituert fra Begge disse rådene får møtegodtgjørelse på lik linje med andre politiske råd og utvalg. Da det økonomiske resultatet etter 1. tertial lå an til mindre forbruk enn antatt, ble budsjettrammen redusert med kr ,-. Denne antagelsen viste seg å være feil da det meste av møtegodtgjørelsene utbetales på slutten av året. Med et godt lønnsoppgjør med økte satser både for ordfører, varaordfører og de politiske utvalgene, ble hele den antatte innsparingen pluss litt til brukt opp. Nøkkeltall Budsjettramme, mill. kr (revidert ramme) Antall årsverk 1 1 Økonomisk resultat (mill.kr) + 0,6-0,682 Antall møter Antall saker Antall møter Antall saker Bystyret Formannskapet Ungdommens bystyre 3 11 Komite for tjenesteutvikl Komite for samfunnsutvikl Fast utvalg for plansaker Eldreråd Råd for funksjonshemmede 8 30 Innvandrerråd 7 26 Mål for politisk virksomhet: 1. Styrke deltakelse og medvirkning til innbyggere og brukere 2. Bidra til økt politisk engasjement i befolkningen 3. Delta i regionale prosesser 4. Politisk bevissthet om sammenhengen mellom samfunnsutvikling og behov for tjenesteproduksjon Det er jobbet med målene gjennom hele året med: o Møter i brukerråd o Dialogmøte mellom brukere og politikere o Dialogseminar mellom politikere og virksomhetsledere Askim kommune er aktivt med i regionrådet for Indre Østfold med politisk og administrativ deltakelse. Det arbeides aktivt med interkommunalt samarbeid og fra 2008 ble de ansatte fra kommunene overført til Smaalensveven IKT IKS, for felles IKT-drift i regionen. I tillegg har det vært politisk enighet om opprettelse av felles overformynderisekretariat for regionen med Eidsberg kommune som vertskommune. Sekretariatet skulle vært i drift fra , men ble noe forsinket. 1

6 Et adhoc-utvalg har sammen med rådmannen jobbet med skolestrukturen i Askim med vekt på en eller to ungdomsskoler. Dette arbeidet fortsetter i komiteene og kommer til politisk behandling i Av andre prosjekter kan nevnes: o Tilrettelegging for felles mottak sosiale tjenester, trygde og a-etat (NAV). o Oppussing av parklokalet til møtevirksomhet, bl.a. for bystyremøtene Andre viktige saker/planer som er vedtatt av Askim bystyre i 2008: - Forslag på ny organisasjonsmodell ved Follo politidistrikt - Oppnevning av medlemmer til styrer råd og utvalg for perioden Utredning av felleskontor for regnskap, lønn og fakturering - Fjernvarmeanlegg Askim sentrum - Plan for digital kompetanse i Askimskolen - Omstillingsprosjektet Kvalitetskommunen Askim velferd i balanse - Nye lokaler til aktivitetssenter psykisk helsearbeid - Utbygging av barnehageplasser - Lys på Solbergfosslinnna - Interkommunalt sekretariat for overformynderiene i Indre Østfold - Plan for eierskaps/selskapskontroll for interkommunale selskaper Salg av næringstomt ved Eiebakke - En eller to ungdomsskoler i Askim kommune - Energi- og klimaplan for kommunene i Indre Østfold - Rullering av kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet Ungdommens bystyre: Som ordfører ble Håkon Berge fra Grøtvedt skole valgt. Ungdommens bystyre har hatt 4 møter i 2008 og de viktigste sakene som er behandlet, er - Scan-Ice skøyteanlegg i plast permanent plassering - Kommunal rusmiddelpolitisk handlingsplan I tillegg har ungdommens bystyre bevilget penger til: - Årlig bevilgning til skolene - Tilskudd til to pc er til internettcafe 2

7 RESSURSENHETEN Fakta om virksomheten Ressursenheten har endret karakter fra å håndtere overtallighet til å bli en buffer for de som av helsemessige årsaker ikke lenger kan stå i de jobbene de er ansatt til å gjøre. Nøkkeltall Budsjettramme, mill.kr (revidert ramme) Antall årsverk (gj.snitt i året) 2,85 2,38 Andel kvinner 1,55 1,08 Andel menn 1,3 1,3 Sykefravær 1,2 % 4,3 % Økonomisk resultat (overskudd), mill. kr 0,8 0,092 Hva har vi lykkes med God løsning å ha lønnsmidler til disposisjon for ansatte som er i en omstillingsfase. Spesielle utfordringer Finne tilfredsstillende jobbløsninger tilsvarende stillingsstørrelsen den ansatte har med seg inn i ressursenheten Finne jobbløsning hvor vedkommende er kvalifisert 3

8 ADMINISTRASJONSENHETEN Fakta om virksomheten Virksomheten besto i 2008 av 2 team: Merkantilt team med møtesekretariat, arkiv og kontorstøtte Lønn og personal Virksomhetsleder: Else-Gunn Gustafsson Nøkkeltall Antall årsverk 15,8 12,0 Sykefravær i prosent *) 5,6 % 8,2 % *) Korttidssykefraværet i administrasjonsenheten er minimalt, men pga. delvis sykemelding på en person, viser statistikken 8,2 %. I dette tallet ligger også lærlingeordningen og tillitsvalgte hvor sykefraværet til tider er høyt. Hva har vi lykkes med Opplæringstilbud til kommunens databrukere via E-læringsmoduler Godt samarbeid med virksomhetene Stabil og bra bemanning Forarbeidene til nytt økonomisystem ble ferdig til avtalt tid Oppryddingsarbeidene i fjernarkivet er godt i gang Deltakelse og engasjement i Kvalitetskommuneprosjektet Økonomien er under kontroll Elektroniske skjemaer er knyttet opp mot fagsystemene og fungerer slik de skal Spesielle utfordringer Sårbare ved sykdom Nye dataløsninger (nytt økonomisystem og turnus-/timeregistreringssystem) krever mye tid og ressurser av lønningskontoret fordi mye informasjon og nye data skal på plass i systemene Turnover det tar tid å lære opp nyansatte Mål og måloppnåelse for 2008 Brukere Mål God kvalitet og tilgjengelighet på tjenestene Måloppnåelse Vi har ikke hatt brukerundersøkelse i Meningen var å ha undersøkelse innenfor lønnsområdet, men fordi det var så mye endringer på gang, valgte vi å vente til nytt system er i bruk. Vi har derfor i samråd med kommunalsjefen valgt å sende ut brukerundersøkelse til politikerne på tjenester Askim kommune utfører innenfor det politiske området. 4

9 Samfunn Utvikle Askimsamfunnet i samarbeid med andre samfunnsaktører Adm.enheten definerer 3 møteplasser med kommunens innbyggere og ansatte: Annonser i lokalavisen, internett og ved møte face to face. Medarbeidere Læring og fornyelse Økonomi Godt arbeidsmiljø Myndiggjorte medarbeidere Resultatet på våren i 2008 var 4,0 mens målet var 4,3. Vi har i løpet av året jobbet systematisk for å bedre samholdet i enheten, bl.a. hyppigere møter hvor temaene er informasjon, HMS-tiltak, sosiale tiltak, rutiner og retningslinjer. Resultat og mål 2008: 4,3. Målet for 2008 er nådd, men det er viktig å ha fokus på dette slik at de ansatte har fokus og kontroll på egen arbeidssituasjon. Attraktiv arbeidsgiver Resultat 2008: 4,2. Mål 2008: 4,3. Adm.enheten legger vekt på at de ansatte gis anledning til å benytte seg av tilbud om helsefremmende tiltak i arbeidstiden. Hvorfor resultatet ligger lavere enn målet, bygger på subjektive vurderinger fra de ansatte og er ikke lett å definere. Kultur for læring og fornyelse med økt fokus på refleksjon Modernisering og effektivisering ved bruk av IKT Sunn kommuneøkonomi som sikrer kommunen handlingsrom Resultat 2008: 3,2. Mål 2008: 4,0. I hverdagen opplever de ansatte ikke den læringsverdien som ligger i det daglige arbeidet. Det er en kontinuerlig prosess å motivere ansatte til å ta kompetansehevende kurs og utdanning. I 2009 vil alle ansatte på lønn og personal gjennomføre samme vekttallsstudier for å få felles læringsplattform. Ellers legges det vekt på fagrelaterte kurs med varighet 1-3 dager. Adm.enheten bidrar godt i prosessene for å bedre tjenestene på internett og mange tjenester kan nå utføres via elektroniske løsninger. Vi er helt avhengige av gode datasystemer i det daglige arbeidet og systemansvaret for de sentrale systemene ligger i adm.enheten. Alle ansatte i enheten er gode databrukere. Store investeringer de siste årene innenfor IKT har spart kommunen for ekstrakostnader til Smaalensveven IKT IKS, beregnet til kr ,- i I tillegg er det innsparing på gruppelivs- og pensjonsforsikringer på kr ,- og sykepengerefusjoner på kr ,-. Samlet gir dette en innsparing på 2 mill. kroner i tillegg til budsjettjusteringen i oktober på kr ,-. 5

10 KJØP AV TJENESTER M.M. Fakta om virksomheten Overføringer innholder kjøp av tjenester, tilskudd og overføringer til virksomheter utenfor kommunen som kommunen har avtaler med. De viktigste postene er: Regnskap Budsjett Tiltak m.m. (tall i 1000 kr) Delta Voksenopplæring Indre Østfold Legevakt Miljørettet helsevern Indre Østfold Kommunerevisjon Landbrukskontoret ASVO Sivilforsvaret Kirkelig fellesråd Frivillighetssentralen Indre Østfold Krisesenter Østfoldbadet AS Diverse overføringer Home start (etter skoletid) Felles skole 2, Totalt Kommentarer/ analyse av resultater Overføringer viser et mindreforbruk på 0,7 mill. kr. i forhold til budsjett. Avviket under Voksenopplæring skyldes hovedsakelig ny ordning i tildeling av midler. Statstilskuddet tildeles per innbygger med rettigheter, og ikke per elev som faktisk får opplæring. Størrelsen på tilskuddet vil variere fra år til år gjennom de fem første årene personen bor i landet. Under Felles skole er det stort sett utgifter til skyss som har overskredet budsjett, og kjøp av tjenester fra andre kommuner. 6

11 ØKONOMIENHETEN Fakta om virksomheten Økonomienheten er tillagt følgende oppgaver: Plan- og budsjettarbeid, virksomhets- og årsrapportering Regnskap, kommunal fakturering og innkjøp Innfordring av skatter og avgifter Boligkontor Virksomhetens tjenesteproduksjon retter seg både mot innbyggere/næringsliv, rådmann, kommunens egne virksomheter og folkevalgte. Virksomhetsleder: Rune Antonsen Nøkkeltall Antall årsverk per 31. desember 14,5 16,5 Startlån som er tildelt , ,- Kommunale krav - totalt utfakturert (mill. kr.) 134,2 147 Skatt innbetalt (mill. kr.) ,5 Sykefravær 5,3 % 4,3 % Resultat fra medarbeiderundersøkelsen (score) 3,7 4,6 Hva har vi lykkes med Vi har i løpet av 2008 fått fire nyansatte. En på regnskap som erstatning for en som sluttet. Skatt er med to nyansatte for første gang på flere år fullt bemannet. Budsjett- og økonomigruppen er styrket med et halvt årsverk fra som følge av økt etterspørsel etter veiledning, oppfølging og kontroll overfor kommunens virksomheter. Økonomienheten avgir ut 2009 et halvt årsverk til kvalitetskommuneprosjektet. Styrkingen av budsjettgruppa har blant annet gjort det mulig for økonomirådgiverne å se grundigere på enkelte virksomhetstemaer man ikke har hatt mulighet til å fordype seg i tidligere. Boligkontoret har i løpet av 2008 arbeidet med et prosjekt for å etablere en gruppe på tvers av alle virksomheter som jobber med tildeling og oppfølging av kommunale boliger. Denne gruppen var på plass høsten 2008 og gjør oppfølgingen i våre 250 boliger enklere. Sykefraværet har gått ned fra 5,3 % i 2007 til 4,3% i Vi har imidlertid også i 2008 hatt langtidsfravær. På tross av redusert kapasitet halve 2008 har man på området kommunal fakturering likevel klart å holde restansene på et akseptabelt nivå (kun 4% økning fra 2007). Det er i 2008 gjennomført flere HMS-tiltak for å videreutvikle det gode arbeidsmiljøet som er i virksomheten. Det har blant annet resultert i en mye bedre score på medarbeiderundersøkelsen i 2008, samt at det har medvirket til å inkludere de nyansatte i enheten ikke bare jobbmessig, men også sosialt. Spesielle utfordringer Det er i 2008 tapsført kr i startlån, noe som er de første avskrivningene på startlån siden oppstarten Det kan bli noe mer avskrivninger i 2009 og 2010 pga. de vanskelige økonomiske tidene Norge er i. Startlån innvilges med en større grad av risiko en vanlige banklån. Innvilges som regel med 2. prioritet ( 20% ) etter 1 prioritet i privat bank 7

12 (80%). Boligkontoret jobber forebyggende og har et godt samarbeid med forvaltningsbank som er DnB Nor og Lindorff. Alle avskrevne lån ligger for oppfølging hos Lindorff. Det er i 2008 tapsført kr i kommunale krav. Økonomiske nedgangstider øker faren for tap på kommunale krav i Askim kommune skal sammen med fire andre indre østfold-kommuner implementere et nytt økonomi- og styringssystem. Det har vært en lang og krevende prosess i 2008 med valg av leverandør. Det har også gått med mye tid til forberedelser til oppstart. Dette arbeidet fortsetter i Forventet oppstart er Selv om plan- og budsjettgruppen er styrket i 2008 (fra 2 til 3 ansatte) gjenstår det utfordringer der, ettersom en stor andel av den ene stillingen er rettet mot utvikling av styringssystemer. Det vil i praksis si at det kun er 2 ansatte som jobber med oppfølging av budsjett og veiledning av virksomhetene og andre rene økonomioppgaver. Mål og måloppnåelse for 2008 Brukere Mål God kvalitet og tilgjengelighet på tjenestene Måloppnåelse På grunn av sykefravær er det ikke gjennomført brukerundersøkelse på kommunal fakturering i Samfunn Medarbeidere Utvikle Askimsamfunnet i samarbeid med andre samfunnsaktører Godt arbeidsmiljø Skatteoppkreverkontoret avholdt ikke den planlagte informasjonsdagen for arbeidsgivere. Kontoret hadde et langtids sykefravær og la vekt på å få de to nyansatte operative raskest mulig. Tverrfaglig gruppe på boligkontoret er etablert. Siste medarbeiderundersøkelse viser en score på 4,6 %. Dette er en økning fra Sykefraværet var på 4,3 % i en nedgang fra 5,3 % i Nedgangen skyldes at langtidssykmeldte er over på AFP eller tilbake i full jobb. Årsaken til at det ikke er lavere er en langtidssykmelding fra 1.6 på 50%. Det er gjennomført flere HMS aktiviteter i løpet av 2008 arbeidsmiljøet oppfattes av de ansatte som meget godt og man føler trygghet på arbeidsplassen. Flere av de ansatte i rådhuset er plaget av hodepine og kløe. Man har mistanke om at det kan komme av luften på avdelingen. Vi håper at dette bedrer seg ved oppussing i Myndiggjorte medarbeidere Attraktiv arbeidsgiver Alle tar ansvar og føler at de får ansvar. Dette har man ikke fokusert på i virksomheten. 8

13 Læring og fornyelse Økonomi Kultur for læring og fornyelse med økt fokus på refleksjon Modernisering og effektivisering ved bruk av IKT Samordnet IKT-opplæring i kommunen Full operativ drift på SOFIE uten vesentlige forsinkelser i skatteinnfordringen Sunn kommuneøkonomi som sikrer kommunen handlingsrom Effektiv innfordring av kommunale krav Effektiv innkjøpsorganisering Dette er spørsmålene som økonomienheten scorer lavest på i medarbeiderundersøkelsen. Det kan skyldes at det var mange vakante stillinger på det tidspunkt undersøkelsen ble gjort slik at mange følte at man hadde mer enn nok med å få tid til sine daglige arbeidsoppgaver. Betydningen av dette uttrykket tolkes veldig forskjellig fra person til person og bør avklares. Kompetansegivende opplæring som mange gjennomførte i 2007 har gjort de bedre i stand til å takle de faglige utfordringene i hverdagen. Nytt økonomisystem er utsatt til for kommunen, men allerede i april 09 starter opplæring av superbrukere med tanke på start av systemet for Askim sokn og IKS fra E-læring er distribuert til mange ansatte. Utfordringen er å få flere til å ta det i bruk gjelder Microsoft office og Notes. IKT-gruppen med ansatte fra støtteenhetene har gjennomført sine planer for opplæring i Det nye fagsystemet på skatt, SOFIE, er i full operativ drift uten vesentlige forsinkelser. Systemet benyttes fullt ut innen hele skatteoppkreverens område. Enheten har mindreforbruk på 0,085 mill. kr i Avviket har blant annet sammenheng med stillingsvakanser. Restansene for kommunal fakturering har økt med kun 4 % fra 2007 til tross for langtidsfravær. Askim kommune har inngått 4 nye rammeavtaler i

14 UTVIKLINGSENHETEN Fakta om virksomheten UTV er en hovedleverandør av politiske saker og skal bidra til å utvikle og samordne kommunenes tjenester innenfor en rekke områder som oppvekst, næringsutvikling og samhandling med 3. sektor, sosial og helse, samferdsel og trafikk, miljø og klima, IKT, planarbeid og internasjonalt arbeid. UTV er også en støtteenhet overfor virksomhetene innenfor HR (personal og ledelse) og helsefremmede aktiviteter og IA. I tillegg skal enheten bidra til utvikling av den politiske dialogen. Arbeidet krever et utstrakt samarbeid både med virksomhetene og andre lokale og statlige myndigheter. Virksomhetsleder: Arne Johnny Fossdal (konstituert) Nøkkeltall Antall årsverk Antall årsverk 10 12,3 Andel kvinner 60% 67,5% Andel menn 40% 32,5% Sykefravær 8,9% 2,2% Antall saker til politisk behandling 112 Hva har vi lykkes med Et satsingsområde i 08 har vært kriminalitetsforebyggende arbeid mellom skolene, barnevern, skole, et arbeid som ført til en markant nedgang i ungdomskriminaliteten. UTV har hatt det overordnede ansvaret for Kvalitetskommuneprosjektet i Askim. Prosjektet har vært bredt forankret og involvert samtlige virksomheter og totalt 60 ansatte i ulike arbeidsgrupper. Den brede deltakelsen i prosjektet har i seg selv vært viktig med tanke på å finne mer effektive arbeidsmetoder, både mellom virksomhetene og overfor brukerne. Resultatene fra dette prosjektet så langt må sies å ha lagt et svært godt grunnlag for det videre utviklingsarbeidet i kommunen. Av spesielle områder som UTV har lykkes med er: Helse og sosialområdet: Utarbeidet en rusmiddelpolitisk handlingsplan i samarbeid med bruker, innbyggere generelt og andre virksomheter. Satsingen har bidratt til en markant nedgang i kriminalitetsstatistikken hva gjelder ungdom. Det er bl.a. etablert politiråd, egne foreldre/ungdomsgrupper, foreldreveiledning og partnerskapsavtalen mellom Røde Kors, menigheten, speideren og kommunen er revidert. En egen ungdomsgruppe er etablert med tanke på jobbe ut tiltak for å redusere rus og kriminalitet. Askim er en IA-bedrift og UTV arbeider målrettet i fht. helsefremmende aktiviteter overfor virksomhetene. Dette har bidratt til en reduksjon av sykefraværet i kommunen i 08. Skole og barnehage: Det er i samarbeid med skolene utarbeidet en pedagogisk kvalitetsmelding som danner grunnlaget for utviklingsarbeidet og resultatstyring i skole. UTV har hatt spesielt fokus på samordning og kvalitetsarbeid overfor gruppen minoritetsspråklige elever og lærere. Det er gjennomført tilsyn fra fylkesmannen ifht. barnehagelovens 18 og 19 uten pålegg. IKT. UTV har utarbeidet kravspesifikasjon i samarbeid med virksomhetene ved anskaffelser av det nye turnussystemet med vikarhåndtering og elektroniske timelister. 10

15 Næringsutvikling. Bidratt til økte inntekter til kommunen ved salg av næringseiendom. Netto vekst i næringsetablering var i , mens antall nyetableringer i 08 var 95. Partnerskapssamarbeidet mellom Askim kommune, frivillighetssentralen og Home Start fortsatte i 2008 hvor det bl.a. er gjennomført storsamling på kulturhuset. Det er inngått en partnerskapsavtale med idretten, friluftslivet og historielaget som har bidratt til felles gjennomføring av flere tiltak for 3. sektor. Ny fylkesplan bidratt til samarbeid mellom kommunene i IØ om uttalelsen til planforslag. UTV har bidratt til at kommunen har hatt stor gjennomslagskraft for store samferdselsprosjekter via penger fra sideveismidlene Østfoldpakka. Spesielle utfordringer Overlevering av planer og oppfølgingen av tiltakene innenfor hver enkelt virksomhet er en generell utfordring. For å forankre eierskapet til planene, er medvirkning en suksessfaktor. Dette gjelder både overfor innbyggere, politikere og de øvrige virksomhetene, en utfordring vi tar med oss i 09. Mål og måloppnåelse for 2008 Brukere Mål God kvalitet og tilgjengelighet på tjenestene Utøve en pådriverog støttefunksjon for tjenesteutvikling Måloppnåelse UTV skårer gjennomgående høyt på tilgjengelighet og informasjon i fht. 07, men har en reduksjon hva gjelder brukermedvirkning. Dette tilskrives redusert bemanning i 08. UTV har en sentral rolle som pådriver og støttefunksjon for virksomhetene. Det er utarbeidet en pedagogisk plattform som det bærende kvalitetssikringsverktøyet for skolene. Kompetanseutviklingsplanen for lærerne er gjennomført og danner grunnlaget for tiltak i 09 knyttet til etter- og videreutdanning i tråd med ny læreplan. Askim har en av landets største andel innvandrere og dette stiller krav til kommunen på flere områder. I skolen er det etablert flere tiltak for å sikre god nok oppfølging av de minoritetsspråklige elevene, både når det gjelder lærersituasjonen og språkferdighetene for elevene. Det er gjennomført kommunalt tilsyn ved 4 barnehager. Sykefraværet i Askim kommune ble redusert til 7,5% i 2008 som følge av helsefremmede tiltak. 11

16 Samfunn Utvikle Askimsamfunnet i samarbeid med andre samfunnsaktører Askim skal være attraktiv for næringsetableringer og befolkningsvekst Utvikle websidene til Utviklingsenheten Plan- og utviklingsprosesser med deltakelse og medvirkning UTV skal bidra til gode møteplasser mellom næringsliv, 3. sektor og innbyggere. Det ble gjennomført et stormøte i 08 med bred deltakelse fra næringsliv, foreninger og kommunen hvor målsettingen var å bedre kommunikasjon og skape kontaktpunkter på tvers. Samlingen følges opp med en frivillighetsbørs i 09. Det er god dialog mellom skjenkeinnehaverne og kommunen og tjenesten gis en svært høy skår hva gjelder kvalitet og tilgjengelighet. Alle salgs- og skjenkebevillinger er behandlet på nytt i hht. alkoholloven. Det ble i 08 etablert 95 nye bedrifter mens nettoveksten i 08 var 13. Det er mottatt og behandlet ca. 30 henvendelser fra næringsinteressenter. Det er etablert flere gode regionale møteplasser mellom næringslivet og lokale myndigheter, herunder deltakelse i strategisk næringsplan for regionen. Askim har hatt utfordringer når det gjelder ungdomsmiljøet. Koordinering av tiltak med tanke på kriminalitetsforebyggende arbeid vært prioritert i Et bredt sammensatt spekter av møteplasser og målrettede tiltak overfor foreldre, ungdom, politikk og barnevern har i hht. politimyndighetene gitt svært gode resultater: Nedgang i førstegangskriminalitet for aldersgruppen år fra 10 tilfeller i 2007 til 4 i Halvering av saker til konfliktrådet. Markant nedgang i voldsstatistikken, fra 67 tilfeller i 2007 til 49 tilfeller i 08. UTV har to webredaktører. Saker legges jevnlig ut på nettet. UTV har et utviklingspotensiale for å bli mer tilgjengelig gjennom web, både på struktur, vinkling og innhold. UTV har ansvaret for utvikling av kommunedelplaner hvor krav til medvirkning er lovfestet. Ved utarbeidelse av ruspolitisk handlingsplan sikret man medvirkning gjennom bruk av metoden Open Space, høringer og arbeidsgrupper. UTV deltar i KS-prosjektert Livskraftige kommuner og påbegynte arbeidet med en interkommunal klimaplan. Det er avholdt innbyggermøte om kvalitet i skolen. Det er gjennomført åpent dialogmøte sammen med innvandrerrådet. UTV har ansvaret for den årlige dialogprosessen i kommunen. 12

17 Medarbeidere Læring og fornyelse Godt arbeidsmiljø Medarbeiderundersøkelsen viste en høyere tilfredshet hva gjelder arbeidsmiljø, fra 4,7 til 4,8 i Sykefraværet ble i samme periode redusert fra 8,9% til 2,2%. Myndiggjorte medarbeidere Attraktiv arbeidsgiver Prioritere utviklingsoppgaver Kultur for læring og fornyelse med økt fokus på refleksjon Modernisering og effektivisering ved bruk av IKT Utøve støtte- og pådriverfunksjon for utvikling av Askim kommune som organisasjon Medarbeiderundersøkelsen gav UTV en høy skår på myndiggjorte medarbeidere (5 av i alt 6). Medarbeiderundersøkelsen i fht. UTV som attraktiv arbeidsgiver ga en skår på 4,9. Andre tiltak rettet mot virksomhetene er: UTV har revidert sikkerhetshåndbok i hht. personopplysningsloven. Planlegging og gjennomføring av 17 kurs i kurskatalogen for Indre Østfold. Det er forberedt og gjennomført lokale forhandlinger med en pott på ca 3,5 mill. NOK. Det er en jevnlig avveining i forhold til drift og utviklingsoppgaver. Skal UTV oppfylle sin intensjon om å være pådriver og utviklingsaktør, er det grunnleggende med rom for læring og fornyelse. UTV hadde 3 samlinger for å utvikle fellesskapet i tillegg til jevnlige fellessamlinger. Modernisering og effektivisering ved bruk av IKT er en av enhetens utviklingsområder. Utskilling av ITavdelingen i et regionalt selskap har bidratt til uklar rolleforståelse i organisasjonen som preget 08. UTV har uavhengig av dette bidratt til at virksomhetene har fått den nødvendige bistand i krav- og anbudssituasjonen. Det ble tatt konkrete grep for å sikre utviklingsperspektiv i kommunens tjenester hva gjelder bruk av IKT som et effektiviseringsverktøy. UTV hadde ansvar for hele kvalitetskommuneprosjektet med 8 satsingsområder. UTV hadde både ansvar for og deltok i prosjektgrupper innefor følgende hovedsatsinger: Grunnskole, sykefravær, pleie og omsorg, plan- og styringssystem, ledelse- og medarbeiderskap, avklaring av forventninger til tjenester, samhandling mellom tjenester og samfunnsutvikling. Økonomi Sunn kommuneøkonomi som sikrer kommunen handlingsrom Ekstern finansiering av tiltak/ oppgaver Avvik mellom regnskap og budsjett: Virksomheten hadde et overforbruk på ,- i Den totale budsjettrammen var på ,-. UTV har levert resultater i henhold til budsjettet. Resultatene ble delvis oppnådd som følge av vakanser. Det søkes om eksterne midler til støtte innenfor de fleste av utviklingsenhetens ansvarsområde. Vanskelig å tallfeste. 13

18 SERVICETORGET Fakta om virksomheten Det samarbeides med bibliotek, kafeteria og kino om å være et offentlig myldrerom. Servicetorget deler publikumsskranke med biblioteket og har en del fellesfunksjoner. Servicetorget innholder også publikumsmottaket (1. linjen) for NAV-trygd, NAV-arbeid og sosiale tjenester. Servicetorget består av en informasjons-/servicesjef/webredaktør (100 % stilling) og 9 servicekonsulenter ( % stillinger). I tillegg er det tilknyttet saksbehandlere innen byggesak, boligkontor og overformynderi. I tilknytning til det fysiske Servicetorget har vi det elektroniske Servicetorget, som er kommunens hjemmesider. Dette driftes av hoved- og virksomhetsredaktører med ansvar for egne områder. I 2008 har virksomhetsleder vært leid ut i 30% til det interkommunale prosjektet DDØ (Det Døgnåpne Østfold), og i 20 % som prosjektsekretær for Askim rådhus i forbindelse med ombyggingen av rådhuset. I tilegg har en servicekonsulent vært leid ut til Smaalensveven IKT i 50 %. Servicetorget leier ut tjenester tilsvarende 50% til NAV-trygd. Virksomhetsleder har hatt utviklingsansvaret av Servicetorget, mens driftsansvaret av Servicetorget har vært ivaretatt av en av servicekonsulentene Virksomhetsleder: John A. Firing Nøkkeltall Henvendelser pr. mnd - gjennomsnitt Henvendelser utført på Servicetorget 93 % 81 % Brukertilfredshet 97 % 96 % Medarbeidertilfredshet 5,3 5,3 Hva har vi lykkes med Vellykket arbeidsfordeling daglig drift / utviklingsarbeid Fornøyde brukere Spesielt godt arbeidsmiljø Overskudd på budsjett Fungert bra gjennom ombygging/flytting Integrasjon med NAV trygd, NAV arbeid og sosiale tjenester Fått bedre funksjonalitet og struktur på internett (5 av 6 stjerner fra norge.no) Spesielle utfordringer Opprettholde tidligere opplevd servicenivå med: - ombygging og flytting - bemanningssituasjon på NAV - biblioteket borte Mye større trafikk Samspill med fagland 14

19 Mål og måloppnåelse for 2008 Mål God kvalitet og tilgjengelighet på tjenestene Måloppnåelse Brukerundersøkelsen våren 2008 viser at 90% er helhetlig fornøyd med Servicetorget Brukere Samfunn Medarbeidere Skal oppfattes som et naturlig og positivt henvendelsespunkt for publikums møte med det offentlige Skal kunne ferdigbehandle de aller fleste publikumshenvendelser på Servicetorget Godt samspill med de andre virksomhetene Videreutvikle samarbeid om 1. linje med NAV Utvikle Askimsamfunnet i samarbeid med andre samfunnsaktører Skal forenkle hverdagen for borgerne NAV tjenester skal videreutvikles i Rådhuset 90% er godt fornøyd med tilgjengeligheten på Servicetorget 81% opplever at henvendelsen blir ferdigbehandlet på Servicetorget Virksomhetene har egne kontaktpersoner på Servicetorget som fungerer veldig bra - disse har jevnlig kontakt med virksomhetene. Revidert alle SLA (serviceleveranseavtaler) med faglandene. Vi har fått tilfredsstillende rutiner og samspill med NAV trygd, NAV arbeid og sosialtjenesten Kontinuerlig, daglig dialog med publikum om tjenestetilbudene og forbedringer. Dialogmøte med politikere en gang i året. Brukerundersøkelse viser 90% brukertilfredshet Representasjon av NAV arbeid og NAV trygd ved Servicetorget. Ombygging av rådhuset i full gang for å få plass til hele NAV. Godt arbeidsmiljø Vi har et meget godt arbeidsmiljø, det er rom for alt. Stor åpenhet og omsorg for hverandre. Tilbud om massasje, jobbfrukt og mosjon. Omgås sosialt utenom arbeidstid. Myndiggjorte medarbeidere Medarbeiderundersøkelsen viser 5,5 på en skala fra 1 til 6 Attraktiv arbeidsgiver Medarbeiderundersøkelsen viser 5,3 på en skala fra 1 til 6 NAV/ Servicetorget opplever felles kultur Til en viss grad, gode rutiner, bra samvær, men fremdeles en vei å gå når det felles opplevelse av serviceholdning 15

20 Læring og fornyelse Økonomi Kultur for læring og fornyelse med økt fokus på refleksjon Modernisering og effektivisering ved bruk av IKT Samordnet IKT-opplæring i kommunen Tilgang til flere fagsystem Sørge for videreutvikling Sunn kommuneøkonomi som sikrer kommunen handlingsrom Generere midler til videre utvikling og drift Høyskolestudie i service Opplæring av kollegaer Personlige utviklingssamtaler Videreutvikling av funksjonalitet på bærbare pc er Fått bedre funksjonalitet og struktur på internett (5 av 6 stjerner fra norge.no) Har sammen med de andre støtteenhetene egen opplæringsgruppe Ikke fått tilgang til flere Alle på Servicetorget oppfordres til videreutvikling gjennom kurs/skole/konferanse og tilegning av kunnskap fra fagområder/fagnettverk Regnskapet viser et overskudd kr ,- Genererte inntekter for kr ,- 16