APEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 E0S Konkurransegrunnlag Apen anbudskonkurranse BKSAK BERGEN KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, KONKURRANSE OG OMSTILLING KONKURRANSEGRUNNLAG For APEN ANBUDSKONKURRANSE Om Rammeavtale for levering av LYSKILDER Til Bergen kommune med flere (E0S ) Tilbudsfrist : , kl 14:OO

2 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Innholdsfortegnelse: OPPDRAGSGIVER 1.2 KUNNGJØRING 1.3 ANSKAFFELSEN 1.4 KONTRAKTENS 1.5 KONTRAKTENS 1.6 FORBEHOLD 1 OPPDRAGET /ANNONSERING... 4 GJELDER... 4 VARIGHET... 4 OMFANG... 4 FRA OPPDRAGSGIVER(E) ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG REGLER FOR KONKURRANSEN REGELVERK KONKURRANSEFORM AVKLARINGER FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN AVVISNING AV LEVERANDOR AVVISNING AV TILBUD INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN SPRAK KONKURRANSEGRUNNLAGETS INNHOLD: OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL LEVERANDQRENES KVALIFIKASJONER GENERELT OM KRAVENE DOKUMENTASJONEN LOVPALAGTE KRAV ANDRE KRAV LEVERANSEBESKRIVELSE GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN VAREITJENESTE MILJ~KRAV RETUR- OG GJENVINNINGSORDNING EMBALLASJE ANDRE KRAV TIL PRODUKTENE ANDRE YTELSER VEILEDNINGSDOKUMENT VEILEDNING. 4.4 LEVERINGSSIKKERHET FOR IDENTIFISERING AV LYSKILDER KOMPETANSEHEVING. RADGIVNING OG KURS PÅ AVTALEPRODUKTER KRAV TIL STATISTIKKMATERIALE BESTILLINGIELEKTRONISK HANDEL OG KRAV TIL ELEKTRONISK PRODUKTKATALOG FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER PRISFORMAT - KOMMERSIELLE BETINGELSER LEVERINGSBETINGELSER TILDELINGSKRITERIER GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØRER I DENNE KONKURRANSEN UNDERKRITERIER VED "(3KONOhllSK MEST FORDELAKTIG" TILBUD KONTRAKTSVILKÅR OM KONTRAKTSVILKAR GENERELT 6.2 GENERELLE ETTERLEVELSE VILKAR AV ILO KJERNEKONVENSJONER I HELE PRODUKSJONSKJEDEN KRAV TIL TILBLTDETS FORM OG mrnlevering... 17

3 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK GENERELT OM TILBUDET KOMPLETTILBUD SKAL BESTA AV FØLGENDE DOKUMENTER TILBUDSFORSIDE TILBUDSBREV TILBUDSDOKUMENTENE BROSJYREMATERIELL ETC TILBUDETS FORM TILBUDSERIST INNLEVERINGSSTED LEVERINGSADRESSE (KONTORADRESSE) TILBUDSÅPNING TILBUDETS VEDSTAELSESFRIST VIKTIG PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM KORRIGERING AV UTLYSNINGEN OG KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE KONKURRANSEGRUNNLAGET Vedlegg: Vedlegg l : Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer Tilbudsforside Prisskjema Referanseskjema Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.no Egenerklæring: Etterlevelse av ILO-kjernekonvensjonene Egenerklæring: Miljøkrav

4 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune. Anskaffelsen vil bli administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling/seksjon for konkurranse og utvikling1innkjøp. Bergen kommune handler i tillegg etter fullmakt for følgende oppdragsgivere: Austevoll kommune Fjell kommune Lindås kommune Sund kommune Oygarden kommune Bergen Kirkelige Fellesråd Bergen og Omland havnevesen Bergen Interkommunale Renovasjonsselskap (BiR) Adventkirken sykehjem Det Private Gamlehjem Stiftelsen Domkirkehj emmet Slettebakken menighets eldresenter Solsletten alders- og sykehjem 1.2 Kunngj~ring /annonsering Konkurransen er sendt til utlysing i DOFFIN ( og TED (ted.eur0pa.e~) den Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på sammen med konkurranseutlysningen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Rammeavtale med en enkelt leverandør for levering av lyskilder (lysrør, kompaktlysrrar, halogenlyspærer, damplamper, sparepærer, glnrdelamper) og startere. 1.4 Kontraktens varighet Avtalen skal gjelde fra 1. april 2009 og til 3 1. mars I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1+1 år. Leverandrar skal varsle oppdragsgiver 90 dager frar om det vil forekomme prisendring ved innlrasing av opsjon. Oppdragsgiver skal varsle om innlrasing av opsjon senest 30 dager frar utgangen av inneværende avtaleår. Oppdragsgiver vil kun velge en leverandrar for hele oppdraget. 1.5 Kontraktens omfang Årlig omsetning ca. 5 mill kr. Total kontraktsverdi inkl. opsjoner ca 20 mill.kr. Side 4 av 20

5 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Forbehold fra oppdragsgiver(e) Det oppgitte omfang er estimater basert på innrapporterte volum fra avdelingene og opplysninger fra nåværende leverandører. Det tas forbehold om endringer i volum, b1.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av tjenester, kommunens aktiviteter ogleller organisasjon. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og 111. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken regelverk på intemettadresse Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA fj 14-l(1). Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbudet. Oppdragsgiver behandler alle tilbudene som kommer inn. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandorer som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen gitt i pkt b) Oppdragsgiver vurderer først kvalifikasjonskravene. c) Deretter vil de innkomne tilbudene bli vurdert. d) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med den leverandøren som har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. FOA fj 22-1 og pkt. 4.9 e) En bør påregne minst 4 uker til administrativ behandling før tilbydeme får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagetid. 2.2 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært awist, jfr FOA fj Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli awist jf. FOA (1) d. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne fore til at tilbudet anses ufullstendig og blir awist.

6 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.5 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utlsp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig. Jf. FOA (1). 2.6 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utlsp. Tilbakekallet skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til de, Jf. FOA Awisning av leverandrrr Oppdragsgiver plikter å awise leverandsr av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å awise leverandsr av årsaker som angitt i FOA (2). 2.9 Awisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å awise tilbud av årsaker som angitt i FOA (1). Oppdragsgiver har adgang til å awise tilbud av årsaker som angitt i FOA (2) Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid fsr kontrakt inngås. Jf. FOA Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandsr må selv bære alle utgifter til deltakelse i konkurransen Språk Tilbudet skal skrives på norsk Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg beskrevet i innholdsfortegnelsen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 0 1.O vil anbudsprotokollen og innkornmende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandsren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokurnentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjsres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold (men vanligvis ikke fsdested, fsdselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Oppdragsgiver plikter å spsrre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser sons,. taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt infonnasjon. Side 6 a\. 20

7 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på tilbudsforsiden (vedlegg 2). 3 Krav til leverandmenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandiarens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. 3.2 Dokumentasjonen Leverandiaren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Dokumentasi on: Norske leverandiarer skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemnerlkommunekasserer der leverandiaren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utliap. Krav til skatteattest for mva Dokumentasi on: Norske leverandiarer skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandiaren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utliap. 3.4 Andre krav Krav til leverandiarens virksomhet Leverandiaren må være en lovlig opprettet virksomhet. Dokumentasi on: Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister. (Firmaattest for norske leverandiarer). Krav til selskapets soliditet Leverandiar må ha god iakonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Det kreves tilfredsstillende likviditet, liannsomhet og soliditet i henhold til Proff Forvalt rating. Dokumentas-i on: Bergen kommune vil innhente ovenstående informasjon via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke niadvendig å innlevere disse opplysningene. (Alle selskaper som leverer regnskap til Brianniaysundregisteret, vil vare registrert gjennom Proff Forvalt.) Side 7 av 20

8 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Hvis ovennevnte informasjon ikke ligger hos nevnte kredittinformasjonsselskap, bes det vedlagt rating-rapport fra kredittvurderingsselskap (Dun & Bradstreet, Lindorff Decision, Creditinform eller lignende). Krav til erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leveranderr har erfaring fra lignende oppdrag. Med erfaring fra liknende oppdrag menes at leveranderren har håndtert oppdrag av tilnærmet lik sterrrelse, omfang og verdi som omfatter levering av lyskilder. Dokumentasjon: Leveranderr må fille ut vedlegg 4 Referanseskjema, vedrerrende de viktigste relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. I vedlegget skal det også fremkomme oversikt over kontaktperson for den enkelte leveranse, samt kontaktpersonens telefonnummer og e- postadresse. Krav til rutiner for miljerstyring Oppdraget krever leveranderrer som har rutiner og systemer som sikrer en lav miljerbelastning ved utferrelsen av leveransen. Dokumentasion skal gis på en av ferlgende måter: 1. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til Kjemikalievalg og - håndtering Sporbarhet av råvarer Gjenvinninglminimering av emballasje. Emballasjen skal tilfredsstille kriteriene i EU-direktivet J94162lEU) for emballasje og emballasjeavfall. Retur-Igjenvinningsordning for produktene Transport og distribusjon 2. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljerledelsessystem i henhold til IS eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, skal gyldig sertifikat, samt kopi av relevante rutiner fremlegges. Krav til kvalitetsstyring - generelt Oppdraget krever leveranderrer som har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasion skal gis på en av ferlgende måter: 1. Beskrivelse av firmaets rutiner vedrerrende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. 2. Om leveranderr innehar IS :2000 sertifikat, kan dette vedlegges. 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de lyskildeprodukter som skal anskaffes. Dersom den tilbudte lyskildeproduktene ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Awikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere awikene uten kontakt med leveranderr, Jf. pkt

9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Oppdragsgiver skal ha tilbud på følgende hovedgrupper av produkter: Damplamper Glødelamper Halogen Kompaktlysrør Lysrør Sparepærer Startere for lysrør Elektro-smøremidler For detaljert oversikt over lysprodukter i hver hovedgruppe henvises det til vedlegg 3 - prisskjema. Produktene skal være godt merket med produktnavn og produktinnhold. For de produktene hvor det finnes produktdatablad, skal disse fremskaffes ved behov. Tilbyder skal være fullsortiments-leverandør av lyskilder og skal tilby alle typer lyskilder som er nødvendig for å dekke behovet til oppdragsgiverne, og ikke bare de produkter som er listet opp i prisskjema (vedlegg 3) Miljøkrav Oppdragsgiverne legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser og ønsker leverandører med tilsvarende holdning og praksis. Tilbyder skal tilby produkter som reduserer miljøbelastningene. Produktene skal tilfredsstille gieldende krav til miljøvennlighet, både ved fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, i bruk og ved resirkulering/avfallshåndtering. Produktene skal der dette er mulig ikke inneholde skadelige stoffer eller være allergifremkallende. Produktene skal oppfylle miljøkrav som følger av gieldende lover og forskrifter, f.eks: Av Obs-listen til SFT fremgår ca. 250 stoffer som er mistenkt å være særlig helse- og miq0skadelige og som bar reduseres ved bruk, produksjon, lagring eller håndtering av avfall, j@. WMW. miljostatus. no/obs-listen. Produktene som tilbys skal oppfjdle kravene i Prioritetslisten til SFT, over stoffer eller stoffgrupper som skal stanses, reduseres vesentlig eller fases ut innenfor gitte tidsfristen, jfr. Stofflisten ( som er en del av FOR nr 1 139: Forsl<rift om klassifisering, merkina mv. av farlige kjemikalier, inneholder informasjon om stoffer som er klassifisert som helse- og miljøfarlig og som ikke skal kjøpes inn. Side 9 av 20

10 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Alle tilbudte lyskilder som er underlagt RoHS-direktivet skal oppfylle RoHS-direktivet (Directive 2002/95/EU) som regulerer kjemikalieinnhold av kvikksølv, kadmium, bly, seksverdig krom og flammehemningsmidlene PBB og PBDE i elektriske og elektroniske produkter. Alle tilbudte produkter skal i tillegg oppfylle FOR nr. 922: Forskrift om begrensnina i bruk av helse- og miliøfarli,qe kjemikalier og andre produkter (produktforskriften). Dokumentas-ion for alle miljøkrav nevt i pkt : Egenerklæringsskjema, vedlegg Retur- og gienvinninasordning Tilbyder skal dokumentere at de har en retur- og gjennvinningsordning for lyskildeprodukter i samsvar med nedenfornevnte forskrift og direktiv. Forskrift (FOR nr. 930: Forskrift om gienvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) om innsamling og gjenvinning av elektriske og elektroniske produkter (EE-produkter). Tilbudte lyskilder som er underlagt WEEE-direktivet skal oppfylle WEEE-direktivet (Directive 2002/96/EU) som regulerer gjenvinning av elektrisk og elektronisk avfall Emballasje Emballasjen skal tilfredsstille kriteriene i EU-direktivet (94/62/EU) for emballasje og emballasjeavfall Andre krav til produktene Alle tilbudte produkter skal oppfylle Forskrift om elektrisk utstyr ( html). 4.3 Andre ytelser Veiledningsdokument for identifisering av lyskilder Leverandør skal senest 14 dager etter kontraktsinngåelse legge frem et veiledningsdokument som hjelper personer uten noen førkunnskaper å identifisere dedde lyskildene man behøver på en slik måte at feilbestillinger minimeres. Veiledningsdokumentet skal beskrive skritt for skritt hvordan man identifiserer en lyskilde. Den skal kunne anvendes og føre frem til entydig identifikasjon av rett lyskilde uten at man behøver førkunnskaper. Veiledningsdokumentet skal innen samme frist gjøres tilgjengelig på internett, og skal være knyttet til produktkatalogen som legges ut på markedsplassen ehandel.no. Veiledningsdokumentet skal inneholde: 1) Beskrivelse av forskjellige lyskilder med bilder eller skisser (formål: identifisering av den aktuelle lyskilden): Glødelamper Lysrør Kompaktlysrør Sparepærer - " *-,m7-- Side lei i$\ 20 %. -

11 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK o Halogenlamper Damplamper 2) Beskrivelse av startere og smøremidler (funksjon, anvendelsesområde; utskiftingsfrekvens for startere) 3) Forklaring av følgende begrep: Lyseffekt Lumen Lysfarge Fargekode Fargetemperatur Kelvin Andre fagbegrep som leverandøren anser som relevant 4) Forklaring, evt. skisse for spredningsvinkel halogenlamper 5) Sokkeloversikt Skisse eller bilder for identifisering av sokler for glødelamper, sparepærer, kompaktlysrør, halogenlamper og damplamper 6) Substituttoversikt Energikrevende lyskilder og energivennlige substitutter (denne oversikten forventes aktualisert minst 1 gang per år, med spesielt hensyn til LED-teknologi og andre energibesparende alternativer) 7) Tekniske data for glødelamper, damplamper, kompaktlysrør, sparepærer, f. eks. i tabellform: Betegnelse ihht prisskjema Lyseffekt i lumen Lengde Diameter Sokkel 8) Tekniske data for lysrør, f, eks. i tabellform: Betegnelse ihht prisskjema Lyseffekt i lumen Lengde Sokkel Fargekode Veiledning, kompetansehevina, rådgivning og kurs Leverandør skal kunne veilede bruker i valg av rett lyskilde. Veiledningen skal legge særlig vekt på å finne det mest miljøvennlige produktet (by energieffektivitet, lav innhold av miljøgifter, lang levetid) dersom alternative produkter finnes. Overgang til LED-teknologi anbefales når det erlblir teknisk og økonomisk fornuftig. Leverandør skal opprette en servicetelefonlinje som er åpen på virkedager mellom kl og Videre skal leverandør besvare brukerhenvendelser per e-post innen samme tidsrom. Leverandør skal oppdatere oppdragsgiver på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer (levetid, energiforbruk. kjemikalieinnhold, andre driftskostnader). Det skal gis god informasjon om bruk og avhending av vareile som omfattes av avtalen. Leverandøren skal tilby brukerkurs. Kurs

12 . EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK tilbys vederlagsfritt og gjennomføres normalt en gang pr år pr byrådsavdeling (Bergen kommune), kolninune (unntatt Bergen), eller annet brukersted (eks.: sykehjem), avhengig av utviklingen i bransjen, eller etter ønske fra bruker. Et brukersted (for eksempel kommunal etat, avdeling, skole, foretak, sykehjem, dagsenter) kan vederlagsfritt og inntil en gang i løpet av avtaleperioden, be om en gjennomgang av brukerstedets belysning. Gjennomgangen skal innebære måling av lysstyrke og identifisering av forbedringsmuligheter (for eksempel riktigere belysning eller mer energibesparende løsninger). 4.4 Leveringssikkerhet på avtaleprodukter Oppdragsgiver krever en leveringssikkerhet på minimum 98%. Med leveringssikkerhet menes varer levert i henhold til bestilling (bestilt vare, ikke substitutt) og innenfor avtalt leveringstid. Om leveringssikkerheten gjentatte ganger ikke tilfredsstiller minimumskravet kan oppdragsgiver kreve økonomisk kompensasjon. Leverandør må levere nødvendig dokumentasjon for beregning av leveringssikkerhet uoppfordret hvert halvår. Ved eventuelle mangler på avtaleprodukter / leveringsvansker skal det leveres et erstatningsprodukt med tilsvarende eller bedre kvalitet og funksjonalitet, uten ekstra kostnad i samme levering som øvrige produkter. Endring i produktsortiment må varsles og eventuelle erstatningsprodukter må avtales. Endring av produktnavn/varenurnmer må varsles i god tid. Det vises for øvrig til vedlegg 1 - Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer. 4.5 Krav til statistikkmateriale Leverandøren skal levere statistikker uoppfordret innen 1 måned etter utløpet av hver periode (hvert halvår). Statistikken skal leveres på Microsoft Excel format. Følgende statistikker skal leveres: Halvårlig statistikk: Totalvolum i kroner og mengde, totalt for Oppdragsgiver Totalvolum i kroner og mengde for hver av samarbeidspartnere, se pkt 1.1 Totalt antall fakturaer i perioden og gjennomsnittlig ordrestørrelse for hver av samarbeidspartnere, se pkt. 1. l Totalt kjøp i perioden innenfor varekatalog fordelt på varegrupper Totalt kjøp i perioden utenfor varekatalog og fordelt på varegrupper Volumuttak pr. varer i kroner og mengde pr. rekvirent ogleller avdeling Oppdatert oversikt over leveringssteder med omsetningstall Kvartalsstatistikk: Leveringssikkerhet* Eksempel på oppsett av statistikk for leveringssikkerhet: / Kommunale Leverandørens / Produkt / I Antall I Varelinjer. m varenr. varenr. merke varelinjer totalt "A"- Side 12 av 20 avvikende Leveringssikkerhet* ~ i.f.t.

13 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK bestilling Det må også angis hvilke tidsrom statistikken gjelder for. antall varelinjer totalt - antall varelinjer avvikende i.f.t. bestilling *Leveringssikkerhet = x 100 antall varelinjer totalt 4.6 Bestilling/elektronisk handel og krav til elektronisk produktkatalog Bestilling fra Bergen kommune (BK): BK har tatt i bruk Markedsplassen ehandel-no til å gjennomføre avrop på det produktspekteret vedlagte prisskjema (vedlegg 3) omfatter. Dette er et viktig virkemiddel for å effektivisere transaksjonshåndtering. Videre er det et mål at nytteverdien av inngåtte avtaler skal øke både for kjøper og leverandør. For en nærmere beskrivelse av Markedsplassen ehandel.no, henvises det til nettstedet wv.ehandel.no. Oppdragsgiver krever ved denne anskaffelsen bruk av ehandel.no i henhold til de vilkår som fremgår av vedlagte samhandlingsavtale. Det gjøres særlig oppmerksom på følgende vilkår: Bruk av ehandel.no er et vilkår for at avrop kan starte. Leverandører på denne avtalen skal ha inngått avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no og tilgjengeliggjort sine elektroniske kataloger i henhold til de frister som er angitt i "Vedlegg 5: Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.nom. BK skal foreta en teknisk forhåndsgodkjenning av elektronisk produktkatalog før den legges ut på markedsplassen. Etter at elektronisk produktkatalog er lagt ut på markedsplassen, skal innholdet godkjennes av BK. Vedlegg 5 spesifiserer kravene til elektronisk produktkatalog i kapittel 3 "Elektronisk produktkatalog" og kapittel 4 "Bestilling/elektronisk samhandling". Dersom leverandør ikke oppfyller alle krav innen to måned etter teknisk forhåndsgodkjenning av elektronisk katalog, vil Bergen kommune kreve dagmulkt. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 1% per måned av stipulert årlig kontraktssum (jfr. avsnitt 1.5 i dette konkurransegrunnlag) inntil alle krav i samhandlingsavtalen er oppfylt. Leverandør skal legge frem en liste med nøkkelord/synonymer som kan brukes som søkeord i nettbasert søk på markedsplassen.no. Utvalget av søkeordene skal sikre at personer uten forkunnskaper lett og raskt kan finne frem til ønsket produkt på markedsplassen ehandel.no. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av ehandel.no eller vilkårene i samhandlingsavtalen. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli awist. Tilbyder skal på tilbudsforsiden bekrefte at disse kravene er sett og akseptert. Operatøren av Markedsplassen ehandel.no leverer tjenester i tilknytning til etablering og vedlikehold av elektroniske produktkataloger, og er kjøpers samarbeidspartner for kvalitetssikring av kataloginnhold i henhold til kravene stilt i "Vedlegg 5, Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.nou. Videre leverer Operatøren tjenester for elektronisk meldingsutveksling mellom partene jf. krav om dette i samhandlingsavtalen. Leverandør må selv bære egne kostnader ved inntreden på Markedsplassen.

14 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK IBX Integrated Business Exchange AS er for perioden fram til , tildelt kontrakt som operatør av Markedsplassen ehandel.no etter internasjonal konkurranse. Kontaktinformasj on: IBX Integrated Business Exchange AS, Hoffsv. ID, pb348 Skøyen, 0213 Oslo. Cecilie Gulbrandsen Mobil: E-post: Bestilling fra samarbeidspartnere (samarbeidskommuner, kommunale foretaklbedrifter): Leverandør må kunne tilpasse seg de øvrige bestillende enheters bestillingssystem. 4.7 Fakturering Faktura til Bergen kommune (BK): BK onsker primært å motta alle fakturaer elektronisk og forbeholder seg rett til å kreve efaktura levert på nærmere spesifisert format i løpet av avtaleperioden. Det vil i så fall bli avtalt en egen framdriftsplan for mottak av efaktura. Uavhengig av denne fremdriften bes leverandør opplyse om hvilke efakturaformater som for tiden kan leveres. Bergen kommune forutsetter at det skal sendes en faktura per ordre, og godtar ikke delfaktura. Inntil annet er avtalt skal alle fakturaer sendes på papir til felles fakturaadresse: Bergen kommune, LRS Serviceboks Bergen Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffer) eller ordrenr. (8 siffer) som er påført elektroniske bestillinger via ehandelsløsningen til BK. Endringer i dette skal godkjennes av BK før de trer i kraft, slik at ikke BK får problemer ved innskanning av fakturaene. Faktura til øvrige enheter: Faktura sendes til oppgitt fakturaadresse og det økonomiske mellomværende ordnes direkte mellom bestillende enhet og Leverandøren. 4.8 Betalingsbetingelser Betalingsvilkår er netto 30 dager. Dette vilkår avviker fra Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår punkt 5.1 første setning. Viser for øvrig til vedlegg 1 - Bergen kommunes alminnelige kontraktsvilkår for kjøp av varer.

15 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Prisformat - kommersielle betingelser Prisene skal oppgis som nettopriser i vedlegg 3. Priser for lyskildeprodukter som ikke er oppført på prislisten skal oppgis som rabattsats på komplette daterte bindende prislister. I vurderingen av tilbudene vil prisene oppgitt i vedlegg 3 bli lagt til grunn. Pris skal være inklusiv frakt, emballasje, returordning og gjenvinning. Prisene skal være faste i det fsrste avtaleåret. Det kan fremsettes krav om prisendring fra begge parter i andre avtaleår (og eventuelt 3. og 4. avtaleår dersom BK benytter sin opsjon). Kravet må fremsettes samlet innen 90 dager f0r inngangen til nytt avtaleår, og må skriftlig begrunnes, dokumenteres og eventuellt godkjennes av Oppdragsgiver. Prisendringen baserer seg kun på endring i pris i inneværende avtaleår. Krav som fremsettes etter dette tidspunkt vil det ikke bli tatt hensyn til. Ikrafttredelse av nye priser skal senest skje 30 dager etter at prisendringen er godkjent av oppdragsgiver. Ved prisregulering taes det utgangspunkt i SSB's beregning av konsumprisindeks, jfr htt~:// Prisreguleringen skal maksimalt omfatte 70% av endringen i konsumprisindeks for den siste 12-måneders-perioden. Dersom partene ikke blir enige om prissparsmål ved regulering av prisene, blir avtalen å anse som oppsagt fra inngangen til nytt avtaleår. Oppdragsgiver skal etter hvert avtaleår, ha rett til å kreve revisjon av avtalen dersom avtalens prisbetingelser og betingelser foravrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende betingelser for konkurrerende produkter i markedet Leveringsbetingelser Fritt levert til bestillers adresse (angitt sted). Levering innen Bergen kommunes grenser skal skje på fast avtalte leveringsdager minst &n gang per uke. Levering til samarbeidspartnere er minimum en gang per uke til kommunesentrene og minimum &n gang i måneden til adresser ellers i kommunene. Med hensyn til miljabelastning skal leverandar koordinere leveringen slik at unadig kjaring unngås. For hasteordre, dvs. ordre som leveres utenom fast avtalte leveringsdager, aksepteres et tillegg begrenset oppad til kr 200,- per hasteleveranse. Hasteordretilegget kan kun belastes dersom bestiller uttrykkelig har bestilt leveranse utenom fast avtalt leveringsdag. Bestillinger skal kunne foretaes frem til 24 timer far utlevering. Senere leverte bestillinger vil bli behandlet med neste utlevering. 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjare hvem av de kvalifiserte tilbyderne (se pkt.2) som blir tildelt kontrakt.

16 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Hovedkriteriet for valg av leverandsrer i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør: Det skonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Alle de kriterier som fremgår under i pkt. 5.3 skal vektlegges i vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Den relative vektingen av kriteriene er angitt følgende tabell: Tildelingskriterier Vekting Pris 50 % Energiklasse (for produkter der energiklasse er spesifisert) 50% SUM 100 % 5.3 Underkriterier ved "skonomisk mest fordelaktig" tilbud I vurderingen av det "økonomisk mest fordelaktige tilbudet" vil følgende underkriterier bli vurdert: Pris per levetidstime, oppsummert for alle lyskilder Poengsum for energiklasse (eks.: klasse A = 7 poeng; kl. B = 6 poeng, kl C = 5 poeng osv), oppsummert for alle lyskilder. For produkter som ikke er energiklassemerket settes energiklassen til 4 poeng (median). 6 Kontraktsvilkår 6.1 Generelt om kontraktsvilkår Kontraktsvilkårene skal sammen med konkurransegrunnlaget danne grunnlag for endelig kontrakt med forbehold om mindre praktiske justeringerltilpasninger. I tilfelle av motstrid mellom de generelle og spesielle vilkår, skal sistnevnte vilkår gå foran. 6.2 Generelle vilkår Det vises til de alminnelige kontraktsvilkårene for kjøp av varer som fremkommer i vedlegg Etterlevelse av ILO kiernekonvensjoner i hele produksionskieden Innenfor dette produktsortimentet er det spesielt viktig at ILO-kjernekonvensjoner etterleves i hele produksjonskjeden. Leverandørenes status innen dette emnet vil bli tema i kontraktsoppfølgingen i avtaleperioden, med spesielt fokus på kontinuerlig forbedring. Det bes om at leverandøren dokumenterer status for etterlevelse av følgende ILOkjernekonvensjoner i hele produksjonskjeden: Hovedkategori Forbud mot barnearbeid ILOkonvensjon 138 Omhandler / innhold Minstealderen for adgang til sysselsetting eller arbeid skal ikke være lavere enn den alderen da skoleplikten opphører og skal under alle omstendigheter ikke være lavere enn femten år.

17 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Organisasjonsfrihet Forbud mot diskriminering Forbud mot tvangsarbeid Om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger Om lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi Om diskriminering i sysselsetting og yrke Om tvangsarbeid Om avskaffelse av tvangsarbeid ILO kjernekonvensjoner i fulltekst finnes på følgende lenke: informasi onlkonvensioner Dokumentasion skal nis på en av følgende måter: 1. Egenerklaringsskjema - vedlegg 6. Leverandørene må i avtaleperioden vare positiv til å utføre egenrapportering vedrørende ILOkjernekonvensjonene. Redegjørelsen tar utgangspunkt i et skjema som vil bli utarbeidet av oppdragsgiver. I tilfelle brudd på ILO-kjernekonvensjoner skal leverandør rette opp forholdene så snart som mulig, og senest innen den tidsfrist som oppdragsgiver setter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å si opp kontrakten hvis ikke bruddene rettes innen tidsfristen og / eller ved gjentatte brudd. 7 Krav til tilbudets form og innlevering 7.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat og med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en cd eller usb-brikke, som skal vare sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må vare lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres tre kopier av tilbudet. Dersom aktuelt skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.14). 7.2 Komplett tilbud skal bestå av fslgende dokumenter Tilbudsforside Tilbudsforsiden (vedlegg 2) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: "-h" Side 17 av " --..

18 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Neryaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingkriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. S(Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i ferlgende rekkeferlge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt Tilbudsforside, jf. pkt (vedlegg 2) 3. Kvalifikasj onsdokumenter a. Firmaattest eller attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister b. Skatteattester c. Kun for selskap som ikke er registrert i Brernnøysundregistrene: Økonomisk ratingrapport fra kredittvurderingsselskap (Dun & Bradstreet, Lindorff Decision, Credittinform eller tilsvarende) d. Liste over de viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt, mottakers navn og telefonnummer; jfr referanseskjema (vedlegg 4) e. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer for miljerstyring f. Beskrivelse av bedriftens rutiner vedrerrende kvalitetsstyring 4. Leveransebesvarelse a. Avtale om elektronisk samhandling over Markedsplassen ehandel.no. (vedlegg 5) b. Egenerklæring om at alle under pkt nevnte miljerkrav er innfridd (vedlegg 7) 5. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier a. Utfjlt prisskjema (vedlegg 3) b. Produktkatalog med datert prisliste 6. Dokumentasjon knyttet til kontraktsvilkår a. Egenerklæring: Etterlevelse av ILO-kjernekonvensjonene (vedlegg 6) 7. Eksemplar av tilbud sladdet for taushetsbelagte opplysninger (se pkt. 2.14). Prisskjema skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leveranderr er selv ansvarlig for at alle sperrsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres Brosiyremateriell etc. Det legges ved nerdvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 7.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt på ferlgende måte (ref også pkt ); (ett skilleblad pr. dokumenttype): Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandsrens navn og f~lgende betegnelse: EØS Lyskilder Innholdet i tilbudet skal i stsrst mulig grad være uten noen form for innbinding,

19 E0S Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres Bros-iyremateriell etc. Det legges ved nerdvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 7.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt på følgende måte (ref også pkt ); (ett skilleblad pr. dokumenttype): Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: EØS Lyskilder Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvoluttlpakke som skal være merket med følgende betegnelse: EØS Lyskilder 7.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: , kl. 14:OO. Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 4.6, før utløpet av fristen. 7.5 Innleveringssted Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen, jf. pkt Leveringsadresse (kontoradresse) Bergen kommune Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling, Seksjon for konkurranse og utvikling1innkjøp Fortunen 3, 6. etasje 5013 Bergen 7.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 7.8 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil 02. juni 2009, kl Side 19 al. 20 -<.-""e -~"-:.-.*- e--- ",--.-",m* -...,.~-"m-%.-,z""n-.

20 EØS Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse BKSAK Viktig praktisk informasjon 8.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen ogleller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra w\w.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 8.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrsrende konkurransegrunnlaget Kontaktperson: Uwe Matthaus Telefon: Telefaks: E-postadresse: uwe.matthaus~,bergen.kom~nune.no Bergen && : C ~ -LLL~~~ ~ - ~ Birgitte Gullestad Innkj øpssj ef L Innkjøpsrådgiver Side 20 av ,n.-,-rems-" -.-,..,.--"a...