Det digitale Norge hvordan møte borgerne? Hobøl kommune

Transkript

1 Det digitale Norge hvordan møte borgerne? Hobøl kommune

2 Primærhelsesenter Hvem skal inn? Hjemmesykepleien Psykososialtteam Dagtilbud psykisk helse og for personer med utviklingshemming Bofellesskap Kommunepsykologene Kommuneoverlege m/fastleger Frisklivssentralen Fysio og ergoterapitjenesten Ambulerende rehabiliteringsteam og demensteam Helsestasjonen Avdeling for tjenestetildeling Hvorfor? Bedre mulighet for koordinerte og samordnede tjenester Mottaksfunksjonen sikrer rask kontakt med riktig tjeneste Større og mer tverrfaglig miljø Stimulerer til god kompetanseutvikling Kritiske suksessfaktorer Samlokalisering - flytte inn samtidig - felleskultur

3 Arbeidsgrupper Følgende prinsipper ligger til grunn: Slå sammen flest mulig fagområder så raskt som mulig Nåværende kommuner tilpasser gradvis sin organisering slik den ligger i grunnlagsdokumentet Utnytte stordriftsfordeler Effektivisering som følge av digitalisering Bruk av eksisterende eiendomsmasse i kommunene gjennomgås med formål om effektiv arealutnyttelse

4 Arbeidsgruppene Forvaltning, skole - barnehage Regnskap lønn Dokumentsenter Skatteoppkrever - innfordring IKT Innkjøp Flyktninger Servicetorg - offentlig 1. linje Plan - byggesak - geodata Folkehelse - SLT frisklivssentral Tekniske tjenester Frivillighet ferdig ultimo mars 2017 Barnevern utvider med Spydeberg og Skiptvet Næringsutvikling adm./pol. - utvider med Spydeberg og Skiptvet Kommunikasjon adm./pol. - blitt fast arbeidsutvalg

5 Skole barnehage kjøp av tjenester

6 Skole og barnehage kjøp av tjenester: Mange forvaltningsoppgaver innen begge sektorene. Gruppen har spesifisert hvilke forvaltningsoppgaver Askim kan overta og hva som er fornuftig ressursbruk. Effektivisering ved at Askim allerede gjør disse oppgavene. Arbeidsgruppen har også foreslått oppgaver knyttet til kvalitetsutvikling og ledelse som skal bidra til god kvalitet. Det er et ønske om faglig samarbeid så snart som mulig. Utfordring; stor forskjell i ressursbruk på administrativt skoleeiernivå.

7 Regnskap - lønn

8 Regnskap - lønn: Status på tjenesteområdene i dag Det meste er likt Utfordring personaladministrasjon/hr Innfordring Askim foreslås flyttet til skatt, slik at innfordring og skatt samles Bruk av IKT Begge kommuner bruker Visma ressurs- og virksomhetsstyringssystem Digitaliseringsprosessen har kommet noe lengre i Askim enn i Hobøl Vurdere kjøp av flere moduler i Visma for å digitalisere ytterligere: Visma Easy Cruit Helhetlig rapporteringsverktøy - Visma BI evt Corporator-integrasjon Visma.net tid/fravær Autopay Nets-integrasjon Cremul

9 Regnskap - lønn: Organisering Som Askim er organisert i dag med plassering på Rådhuset i Askim Strategi og forvaltning Avdeling regnskap, lønn og personaladministrasjon Team HR På sikt tilpasse organisasjonsmodellen i Nye Askim 2020

10 Regnskap - lønn: Tidsplan for gjennomføring Nedsette nye arbeidsgrupper fra Gjennomgang og samordning av rutiner og arbeidsoppgaver Anbefaling av hensiktsmessig plassering og behov for inventar/utstyr Samlokalisering

11 Dokumentsenter

12 Dokumentsenter: Status på tjenesteområdet(ene) i dag: Ganske like når det gjelder bruk av systemer, moduler og rutiner, men noe avvik Avvik i eldre arkiver Stor forskjell i personalressurser Arbeidsgruppas behov for ressurser Bistand til rydding og ordning av de eldre arkivene i Hobøl Innspill fra andre/studietur: samarbeid med IKA Østfold, Arkivverket, leverandør av fagsystemer m.fl Ekstern bistand til muggsoppsanering for begge kommuner Bruk av IKT Funksjonalitet Avlevering av dagens produksjonsbaser Utstyr:

13 Dokumentsenter: Ny organisering: Bestå som egen enhet Politisk sekretariat og dokumentforvaltning Personalressurser. Kompetanse Oppgaver Samlokalisering av eldre arkiv? Internpost/budtjeneste Plassering: Fysisk lokalisering Nærhet til politisk og administrativ ledelse Økonomi: Investeringer Innsparing

14 Dokumentsenter: Gevinster: Fagmiljø Kompetanse Moderne og brukervennlig forvaltning Milepæler: Kartlegging av soppbefengt arkivmateriale innen Q Sanering av soppbefengt arkivmateriale innen Q Digitalisering av byggesaksarkivet Hobøl innen Q Rydding og ordning av eldre arkivmateriale fortløpende innen 2019 Arkivplan for Hobøl innen Q Flytting av arkimateriale Askim (fra Torggata til Helsehuset) innen 2019 Samordne rutiner, maler og skriveregler i løpet av 2019 Opprette ny database i løpet av 2019 Internkontroll (arkivplan for ny kommune) i løpet av 2019 Samlokalisering i løpet av Q4 2019

15 Skatteoppkrever - innfordring

16 Skatteoppkrever - innfordring: Kontorene utfyller hverandre godt Mye god kompetanse (komplementerer), vertskommuner Felles statlig IT system Enige om å digitalisere arkivet ved benyttelse av Fokus Foreslår endring fra skatteoppkrever kontor til Kemneren Faget innfordring foreslås å legges til kontoret Flytte sammen fra (vertskommune) men hvor er diskusjonstema. Risikokartlegging Tid frem til avklaringer Ulike kulturer Ny arbeidsplass for alle

17 IKT

18 IKT: Status Like fagprogram innen de fleste fagområder (ulikt for pleie og omsorg, samt kvalitetssystem). Ulik status på digitalisering byggesaksarkivet Ulik ressursbenyttelse/kompetanse på IKT (særlig skole) Overgang til ny felles driftsleverandør av IKT tjenester Tiden fremover Ikke egen IKT avdeling, men nettverksbasert samarbeid Felles IKT-råd Egne faggrupper innenfor IKT

19 Innkjøp

20 Innkjøp: Status Askim er ikke med i innkjøpssamarbeidet i Indre Østfold har en innkjøpsrådgiver i 100 % stilling oppretter tverrfaglige innkjøpsgrupper (under arbeid) har innført e handel gjennom IBX plattformen i alle virksomheter, men jobber med å få opp volum og flere avtaler gjennom systemet har en systemansvarlig på e-handel /samarbeider med Eidsberg kommune. en ressurs på regnskap som har drift av e- handel i sin oppgaveportefølje går til innkjøp av et konkurransegjennomføringsverktøy (pålagt fra sommeren 2017) Noe Controller oppgaver Vedtatt innkjøpsstrategi Status Hobøl har sagt opp avtalen med innkjøpssamarbeidet i Indre Østfold, men har et års oppsigelsestid (ut 2017) har innkjøpskompetanse på teknisk (Kristian) som kjører en del anbud Anne Lise møter i innkjøpssamarbeidet som innkjøpskoordinator Vedtatt innkjøpsstrategi

21 Innkjøp: Organisering av innkjøpsarbeidet - hvordan gjøre dette? Ny organisering plassering - personal - økonomi Avtaleoversikt Tverrfaglige arbeidsgrupper Avtaleoppfølging Utvikling Operative anskaffelser Controller-rolle Opplæring

22 Innkjøp: Forslag til gjennomføring - prosessen fram til 2020 Kompetanseheving innenfor offentlige anskaffelser - intern opplæring samt mulig høyskolestudie ( Høyskolen i Molde) Fra 1.januar 2017: gradvis utvidet samarbeid på innkjøpsområdet med frigjorte ressurser fra andre samarbeidsområder. E-handel: Hobøl bør ha som mål å kjøpe inn og implementere E-handel innen 1 januar Slik at alt er på plass og samkjørt med Askim innen 1 januar Gevinster /målsettinger Sikrere anskaffelser Bedre anskaffelser Enklere anskaffelser

23 Flyktninger - tjenester

24 Flyktninger tjenester: Status på tjenesteområdet i dag Askim kommune bosetter 30 flyktninger i 2016 og har 3 fulltids flyktningkonsulenter. Hobøl kommune har vedtatt å bosette 10 flyktninger i 2016 og har ingen egne ressurser pr. i dag til å gjøre bosettingsjobben Bruk av IKT Det jobbes med å få på plass IKT funksjonalitet for at Askim skal kunne bosette flyktninger for Hobøl Inntil ny funksjonalitet er på plass vil NAV Hobøl Spydeberg, som allerede har funksjonaliteten som kreves på plass kunne utføre det datatekniske.

25 Flyktninger tjenester: Ny organisering - alternativer Flyktningkonsulentene i Askim kommune utfører bosettingsarbeidet for Hobøl kommune. Askim kommunes eksisterende rutiner for bosetting av nyankomne flyktninger benyttes. For at denne løsningen skal være praktisk og formålstjenlig må systemtilgangene til Hobøl kommunes desktop på plass først. Dette krever en formell godkjenning fra Hobøl kommune til IØD. En alternativ løsning er at Spydeberg kommune ved Integreringsenheten utfører bosetting av nyankomne flyktninger for Hobøl kommune. Det datatekniske er allerede på plass der og det er muligens kapasitet i enheten til å bosette flere enn de gjør pr. i dag.

26 Flyktninger tjenester: Ressurser personal og økonomi Askim kommune har 3 årsverk på fagområdet og vil kunne sette av et årsverk til bosetting for Hobøl kommune, dette faktureres kvartalsvis. Gevinster Man benytter eksisterende kompetanse og slipper rekrutterings- og opplæringskostnader ved å ansette egen flyktningkonsulent i Hobøl. Flyktningene fra Hobøl deltar også på Introduksjonsordningen i Askim og flyktningene fra begge kommuner vil med denne løsningen få samme oppfølging, økonomisk bistand og veiledning uavhengig av bosettingskommune. Bedre grunnlag for samarbeid og integrering?

27 Servicetorg offentlig 1.linje

28 Servicetorg offentlig 1.linje: Status på tjenesteområdet(ene) i dag Vi har mange felles oppgaver, men Hobøl har i tillegg mange administrative oppgaver. Askim består av 6 årsverk, inkludert avdelingsleder med personalansvar. Hobøl består av 3,5 årsverk, inkludert enhetsleder med personal- og budsjettansvar. Gruppa ser at ressurser som er pr. i dag må bestå, da servicenivået vil bli hevet i fremtidige ST. Bruk av IKT Funksjonalitet Det er naturlig at de som eier fagområdet velger fagsystem ut i fra de oppgaver som flyttes, i samarbeid med IKT avdelingen. De oppgaver som skal bestå i dagens ST, har nødvendig felles funksjonalitet bortsett fra telefoniløsningen. Opplæring blir gitt internt i ST. Program som er mest hensiktsmessig og har nødvendig funksjonalitet videreføres hvis det er forskjellige programmer som benyttes pr. i dag. Bruk av nye IKT løsninger for å kommunisere med innbyggerne (jfr. Infokiosk). CRM løsninger. Elektronisk besøksregistrering

29 Servicetorg offentlig 1.linje: Plassering Askim ST er sentral for alle ST (Askim, Hobøl, Ringvoll og Tomter) og består som i dag med virksomhetsleder. I tillegg finnes en Infokiosk hvor borgerne kan betjene seg selv. Elektronisk besøksregistrering. Hobøl ST legges ned Ringvoll ST opprettes Infokiosk med løsninger som gjør det mulig for borgerne å kommunisere direkte med saksbehandlere, og få søknader ferdig behandlet der og da. Tomter ST Det er ønskelig at biblioteket og posten skal være en del av ST med muligheter for kveldsåpent løsning. I tillegg skal det være en Infokiosk på lik linje med Ringvoll ST. Brukerne kan på forhånd booke avtale hos saksbehandler innen offentlige/statlige tjenester, slik at saksbehandler vil møte opp på ST til avtalt tid.

30 Servicetorg offentlig 1.linje: Ressurser personal. Askim ST Sentralbordet for Nye Askim 2020 vil ligge i Askim, og der skal også personalansvaret for alle ST ligge. Her vil også administrasjonen med veiledere for Infokioskene ligge og betjene borgerne. Antall årsverk, 8. Ringvoll ST betjenes via infokiosk fra Askim ST Tomter ST Antall årsverk, 1 + bibliotek/post som integreres i samme lokaler, hvor det samarbeides om alle oppgaver(forutsatt at det ansettes en ekstra på posten hvis ikke bør det være 2 årsverk). Ressurser økonomi. Investering av infokiosker. Ny sentralbordløsning. Nye lokaler med nødvendig infrastruktur og tilrettelagte arbeidsplasser i henhold til HMS retningslinjer på Tomter. Mobiltelefoner og bærbare pc`er. Uniformer. Lisenser/programvarer. EL-bil i forhold til rullering mellom arbeidssteder.

31 Servicetorg offentlig 1.linje: Konsekvenser og gevinster Borgere Økt servicegrad, økt tilgjengelighet, kortere avstander til offentlige møteplasser. Mulighet for redusert tilhørighet. Ansatte på ST mulighet for turnusarbeide. Mulighet for rullering. Mulighet for økt reisetid og økte kostnader til/fra arbeidssted. Flere varierte oppgaver. Ansatte i øvrige avdelinger mulig økte oppgaver i form av at det overføres oppgaver som i dag utføres på ST. Økt tilgjengelig på ST for å verne faglandene slik at de kan gjøre regelstyrt saksbehandling. ST ferdigbehandler 80% av alle henvendelser. Faglandet blir skjermet og avlastet. Forslag til gjennomføring Kommunikasjon informere på offentlige møteplasser, togstasjoner, sosiale medier, kjøpesenter og Nye Askim 2020 portalen, flyers, involvere skoler, rollups Kulturbygging - felles samling for alle ansatte på ST, hvor det utarbeides felles mål og visjoner, rutiner

32 Servicetorg offentlig 1.linje: Tidsplan for gjennomføring av oppdraget Milepæler Kickoff, januar 2017 Hospitering, våren 2017 Nytt felles sentralbord, våren 2017 Ringvoll ST, 1. januar 2018 Tomter ST, 1. januar 2018 Nedleggelse av Hobøl ST, 1. januar 2020 Rapportering Kvartalsvis Evt. tar man ting underveis

33 Plan byggesak - geodata

34 Plan byggesak - geodata: Myndighetsutøvelse og forvaltningsoppgaver: Kommuneplanarbeid (arealdelen) Reguleringsplaner Byggesaksbehandling Seksjonering Kart Oppmåling Matrikkel

35 Plan byggesak geodata forts: Stor grad av sammenfall i oppgavefordeling og delegering av myndighet Kart/oppmåling/matrikkel håndteres allerede i dag av Askim gjennom et vertskommunesamarbeid Vertskommunesamarbeid også innen plan og byggesak kan gi en reell gevinst for begge kommuner Bør plasseres i Askim rådhus Forutsetter digitalisering av Hobøl kommunes byggesaksrarkiv.

36 Plan byggesak - geodata: Gevinster: Større fagmiljø bidrar til effektiv oppgaveløsing bedre service Bedre rekrutteringsmulighet og kontinuitet. Heving av kvalitet i arbeidet Større fleksibilitet Mulighet for spesialisering innen f.eks. tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Samordnet utvikling av rutiner og prosedyrer gir bedre forutsigbarhet og likebehandling

37 Folkehelse - SLT - Frisklivssentral

38 Folkehelse: Status Hobøl Koordinator 5% Kommunelege 20% Oversiktsdokument 2016 Pr. nå ikke noe utadrettet folkehelsearbeid Det vurderes å flytte folkehelsekoordinator til rådmannens stab Askim Rådgiver 100% Kommunelege 80% Oversiktsdokument 2014, 2015 og 2016 Team Folkehelse Kommunedelplan folkehelse Rådet for frivillighet og folkehelse Veien videre Folkehelserådgiver i begge kommuner, knyttet opp mot rådmannen Tverrfaglig folkehelseteam i hver kommune Felles oversiktsdokument og løpende oversiktsarbeid kan starte i 2017 Tett kobling mellom folkehelseutfordringer og planstrategi i den nye kommunen Bevisstgjøring om Helse i alt vi gjør Fra 2020: En felles folkehelserådgiver i 100% stilling

39 SLT: Status Hobøl Politiråd Koordinator 25% Koordinator jobber i hovedsak på styrende og koordinerende nivå Rusmiddelpolitisk handlingsplan Askim Politiråd Koordinator 100% Koordinator jobber på alle nivåer: styrende, koordinerende og utførende Rusmiddelpolitisk handlingsplan Veien videre SLT-koordinator i begge kommuner, i samme stillingsprosenter som nå Systematisk og tett samarbeid fra 2017 Delta på hverandres arenaer på alle tre nivå Hver kommune ha egne politirådsmøter, men felles en gang i året Minimum ett felles møte i året på utførernivå, for å bli kjent og drøfte felles utfordringer Fra 2020: En felles SLT-koordinator i 100% stilling

40 Frisklivssentral: Status Hobøl Har ikke frisklivssentral Askim I ferd med å etablere frisklivssentral Prosjekt minimum 2 år Evalueres etter 18 mnd. Prosjektleder 100% Lokalisering på Helsehuset Veien videre Det etableres ikke felles frisklivssentral nå Etter evaluering av Askims frisklivssentral i 2018, etableres en felles sentral for begge kommuner, under forutsetning av at evalueringen fører til videre drift Innbyggere i Hobøl vil likevel allerede fra 2017 kunne ta del i kurs og treningstilbud i regi av frisklivssentralen i Askim Fra 2018: Hobøl legge inn minimum 50% stilling for at frisklivssentralen kan betjene begge kommuner på en god måte

41 Folkehelse SLT - friskhetssentral: Konklusjoner Ting tar tid Forankring er avgjørende Det er mer krevende å bygge opp noe nytt enn å drifte innarbeidet virksomhet Derfor kreves det mer, ikke mindre ressurser i en oppbyggingsfase Gevinstene kommer i ettertid, om vi gjør et godt forarbeid Hva kan gå galt? Ledelsen, ansatte, politikere, innbyggere og frivillige har ikke en felles forståelse av innholdet i tjenestene Ulike organisasjonskulturer Ressursen som legges inn i tiltakene er for liten

42 Tekniske tjenester

43 Tekniske tjenester: Tjenestenivå Vi utfører til dels like tjenester innenfor de samme fagområdene i begge kommuner. Vi har ikke gått i dybden på tjenestenivåer i kommunene, men det er sannsynligvis noen forskjeller. Askim har innenfor noen områder trolig et høyere tjenestenivå sammenlignet med Hobøl, dette har muligens sammenheng med tilgjengelige ressurser, men også kommunens prioriteringer. Tjenestenivået må kartlegges og etter hvert tilpasses til det nivået man setter i den nye kommunen.

44 Teknisk drift (VA/vei) Askim har ansatt ny Avd. leder som i dag er ansatt i Hobøl. Vedkommende jobber med VA, vei, prosjekter og en del annet innen tekniske tjenester i Hobøl. Ressurs situasjonen i Hobøl blir da meget anstrengt og det må tilføres flere ressurser for å ivareta oppgavene på en forsvarlig måte. Askim vurderer i tillegg alene å styrke VA avdelingen, men vi ønsker nå å avvente med å rekruttere til vi får en bedre oversikt over oppgaver vs. ressurser. Vi foreslår å flytte fagarbeider VA og fagarbeidere VAR/vei (totalt 3 personer) i Hobøl sammen med organisasjonen Teknisk drift i Askim. Da oppnår vi et større samlet fagmiljø og kan utnytte de totale ressursene enda mer effektivt, dette gjelder både mennesker og utstyr.

45 Bygning og anlegg Forvaltning Askim har 1 årsverk til forvaltning av formålsbygg og 1 årsverk til forvaltning av kommunens boliger, i tillegg utfører de prosjektledelse på mindre prosjekter. Hobøl har til sammenligning 1 FDV ingeniør og 3 vaktmestere til samme oppgaver. Forvaltning av felles bygningsmasse på formålsbygg/boliger kan håndteres av forvaltere i STE. Ressurser for FDV ingeniør i Hobøl frigjøres til andre oppgaver, som f.eks Enøk, utsjalting av oljekjeler, prosjekter, etc.

46 Bygning og anlegg driftsteknikere Avdelingen i Askim har 11 årsverk som betjener kommunens eiendomsmasse, 2 av disse årsverkene jobber med internkontroll på brann og el. Til sammenligning har Hobøl 3 vaktmestere. Vi foreslår å legge de 3 vaktmesterne i Hobøl sammen med organisasjonen i Askim, frigjør de fra oppgaver som i Askim ligger til forvalting og prosjekt avdelinger. Frigjør FDV ingeniøren fra mange av dagens oppgaver, fordeling av arbeidsoppgaver/samkjøre med FDV programmet Famac. Askim har gode systemer for internkontroll på el. og brann, dette kan utvides til å gjelde Hobøl. Det må vurderes om det er behov for bygningsvakt tjeneste i Hobøl.

47 Intern service Renhold I Askim er renhold organisert under en egen avdeling med egen avdelingsleder og 4 teamledere med gode rutiner, systemer, renholdsplaner etc. De fleste har tatt fagbrev. I Hobøl ligger renhold under det området der de jobber, f.eks. under barnehage og skole og det har vært liten eller ingen styrt faglig utvikling. Det er nå bestemt å flytte renholderne inn under Enhetsleder teknisk fra januar Vi ser her et potensiale i å flytte organiseringen av renholdsavdelingen i Hobøl sammen med Askim.

48 Intern service Vaskeri Hobøl har en 50% stilling for vask av tøy for ansatte og beboere, resten settes bort. Det vaskes lite eller i liten grad tøy for hjemmeboende. I Askim vasker vi alt tøy selv. Askim jobber med et prosjekt om å flytte dagens vaskeri på Løkentunet til Helsehuset. Vi vil da få et vaskeri i tilpassede lokaler med større kapasitet og egnet utstyr. Vi er også her enige om at det er fordelaktig å se på et tettere samarbeid om vask av tøy og at det må gåes mer detaljert gjennom hvordan et samarbeid skal være. I denne sammenheng bør også Spydeberg inviteres, uavhengig av om de blir en del av kommunesammenslåingen eller ikke.

49 Intern service Kjøkken Hobøl har produksjonskjøkken med 2 ansatte + helgestilling. De har ikke utkjøring av mat til hjemmeboende, som Askim har. Askim er i ferd med å oppgradere det tidligere kjøkkenet på Helsehuset til et moderne kjøkken med større produksjonskapasitet enn dagens kjøkken på Løkentunet og kan produsere et større volum enn det Askim selv har behov for på nåværende tidspunkt.. Vi er enige om at det er fordelaktig å se på et tettere samarbeid om produksjon av mat og at det må gås mer detaljert gjennom hvordan et samarbeid kan være. I denne sammenheng bør også Spydeberg inviteres, uavhengig av om de blir en del av kommunesammenslåingen eller ikke.

50 Prosjekt Prosjekter i Hobøl ivaretas i hovedsak av VA/vei ingeniør (begynner i Askim 2017) og FDV ingeniør med bistand fra Enhetsleder. I Askim er dagens situasjon også presset da vi har 1 langtidssykemeldt og 1 som har sagt opp sin stilling. Uavhengig av situasjonen i Hobøl har Askim bestemt å ansette 2 nye prosjektledere med hovedvekt innenfor fagområdet VA/vei. Situasjonen for Askim Hobøl innenfor dette området er meget sannsynlig at det er behov for flere ressurser og at det bør ansettes ytterligere 1 person. Også dette området foreslås flyttet sammen med Askim, det vil gi et tettere samarbeid og gi synergi effekt og bedre ressursutnyttelse. En annen stor effekt ved et samarbeid er at det frigjør ressurser for FDV ingeniør og enhetsleder.

51 Boligkontor Askim har eget Boligkontor som håndterer startlån/boligtilskudd, bostøtte og inn/ utflytting, kommunale boliger og forvaltning/ søkere kommunale boliger. Hobøl håndterer disse tjeneste delvis selv, i samarbeid med Spydeberg og med ekstern bistand. Vi foreslår å styrke avdelingen i Askim med 1 årsverk og yte de samme tjenestene for både Hobøl og Spydeberg.

52 Tekniske tjenester forts: Ny organisering For å utnytte felles ressurser best mulig foreslår vi å flytte flere ansvarsområder sammen med Askim, oppgavene flyttes men det skal fortsatt være delt økonomi og personalansvaret skal ligge i den kommunen hvor ansettelsesforholdet er. Vi vil da frigi ressurser i Hobøl som kan benyttes til planlegging av driftsoppgaver og/eller prosjekter. Ved å jobbe tett sammen blir man kjent med hverandre og får samtidig oversikt over forhold i kommunene. Vi foreslår å benytte vertskommune modellen slik at hver kommune betaler for de tjenestene som ytes. Samarbeidsformen foreslås å følge bestemmelsene om vertskommune samarbeid i Kommuneloven (KL) 28 a-k.

53 Tekniske tjenester: Gevinster Eksempler på hvordan samarbeid ved sammenslåing kan slå ut på noen utvalgte områder er omtalt i rapporten. Midlene bør brukes til omstilling og tilpasning av ny organisering med riktig bemanning i forhold til tjenestenivå og budsjetter. - Større fagmiljø - Si opp leide lokaler (Mesta bygget) - Oppgavene for Enhetsleder Hobøl endres - Utnytte maskinparken mer effektivt - Mer effektiv bruk av egne ressurser vs innleie - Felles vaktordning - VA ingeniør Hobøl

54 Tekniske tjenester: Fremdrift Da spesielt Hobøl er presset mhp. ressurser innen flere områder, ser vi ingen grunn til at ikke foreslått sammenslåing av tjenesteområder kan iverksettes så snart som praktisk mulig. Vi foreslår at utforming av ny ledelse i fellesorganiseringen bør velges ut så raskt som mulig, også organisasjonsform i de forskjellige avdelinger. Arbeidet med kartlegging og eventuell gradvis justering av tjenestenivåer må påbegynnes og det må enes om hvilket tjenestenivå man skal ha. Definere tjenestenivåer, kartlegge kompetanse, ressurser, oppgaver, maskinpark, bilpark og utstyrspark etc. Det er viktig å involvere medarbeidere tidlig så de får eierforhold til prosessene.

55 Tekniske tjenester: Ny organisering For å utnytte felles ressurser best mulig foreslår vi å flytte flere ansvarsområder sammen med Askim, oppgavene flyttes men det skal fortsatt være delt økonomi og personalansvaret skal ligge i den kommunen hvor ansettelsesforholdet er. Vi vil da frigi ressurser i Hobøl som kan benyttes til planlegging av driftsoppgaver og/eller prosjekter. Ved å jobbe tett sammen blir man kjent med hverandre og får samtidig oversikt over forhold i kommunene. Vi foreslår å benytte vertskommune modellen slik at hver kommune betaler for de tjenestene som ytes. Samarbeidsformen foreslås å følge bestemmelsene om vertskommune samarbeid i Kommuneloven (KL) 28 a-k.

56 Veien videre... Sluttrapporter fra arbeidsgruppene tas opp som saker i interimnemnda (16. januar) Definere servicenivå på tjenester (fortløpende) Tur til Molenwaard kommune i Nederland (februar) HR ressurs ansettes i prosjektet (så raskt som mulig - mars?) Ansette prosjektleder/ny rådmann (mai/juni) Avklare toppledelse (så raskt som mulig) Planlegge mulig innlemming av Spydeberg kommune