Veiledningshåndbok for Momentum

Transkript

1 Veiledningshåndbok for Momentum

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Hensikten med veiledningshåndbok for Momentum Revidering av dokumentet Veiledning for ulike styrer og deres respektive arbeidsområder Ansvaret som tillitsmann Valgkomiteer Forarbeider før innstilling Gjennomføring av innstilling Overordnet veiledning for Hovedstyret Styreleder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær Øvrige styremedlemmer Varamedlemmer Overordnet veiledning for Lokallag/Fylkeslag Drift, administrasjon og profilering Innkalling til møter Referat og protokollføring under og etter møter Økonomi Arrangement Styresammensetning og arbeidsoppgaver Styreleder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær Aktivitetsansvarlig Studieansvarlig Likepersonsansvarlig Øvrige styremedlemmer Varamedlemmer Veiledning for Utvalg i Momentum og deres respektive arbeidsområder Overordnede føringer for Utvalg i Momentum... 15

3 Likeperson- og pårørendeutvalget Leder Øvrige medlemmer IT/Web-utvalg IT/Web-utvalgets mandat IT/Web-utvalgets oppgaver Leder Øvrige medlemmer Sport- og aktivitetsutvalget Sport- og aktivitetsutvalgets mandat Utvalgets oppgaver Leder Øvrige medlemmer Informasjonsutvalget Mandat Oppgaver Leder Øvrige medlemmer Redaksjonen Mandat Oppgaver Leder Øvrige medlemmer Studieutvalget Studieutvalgets oppgaver Studieutvalgets mandat Leder Øvrige medlemmer Samfunnspolitisk utvalg Samfunnspolitisk utvalgs mandat Samfunnspolitisk utvalgs oppgaver Leder Øvrige medlemmer Momentumprisutvalget... 22

4 Mandat Oppgaver Leder Øvrige medlemmer Livsgledeutstillingsutvalget Leder Øvrige medlemmer Generell veiledning for arbeid i Momentum sammenheng Arrangementer Overordnede anbefalinger Forslag til ulike aktiviteter og arrangementer Grunnarbeid og planlegging Søknadsprosess for midler til arrangement Gjennomføring og oppfølging iht plan Sluttrapport og etterarbeid Veiledning for publisering på websider og facebook Overordnede anbefalinger Nyheter på hjemmesiden Arrangementer på hjemmesiden Publisering på facebook Veiledning for likepersoner Overordnede anbefalinger Likeperson samtaler Gangen i arbeidet Registrering av likepersonsamtaler Veiledning og rutiner for Økonomi Organisasjonsstruktur Lokallag/Fylkeslag Prosjekter/Dimmensjoner Budsjett Inntekter sentralt Inntekter lokalt Kostnader Inngående fakturaer... 33

5 Originalbilag Attestasjon Ekstraordinære utgifter Telefonutgifter Reiseregninger Utbetalinger Egenandeler Funkis tilskudd Innkjøp og bruk av Momentums eiendeler og rettigheter knyttet til materiell utviklet til bruk i Momentum Innkjøp av eiendeler for Momentum Rettigheter i forbindelse med arbeid i Momentum... 35

6 6 1. Innledning 1.1. Hensikten med veiledningshåndbok for Momentum På bakgrunn av at Momentum nå har vokst seg til en relativt stor organisasjon med mye aktivitet, innebærer dette blant annet mer arbeid på de flotte menneskene som velger å stille opp som frivillige for å drive organisasjonen videre og gjennomføre deres ulike målsetninger. Med mer arbeid og omfattende prosesser for å nå respektive mål, enten de kommer fra Momentums hovedstyre, de ulike utvalgene, fylkeslagene eller noen andre av våre medlemmer, innebærer dette at arbeidsmengden bør og må fordeles om dette skal fungere. Nettopp dette er årsaken til at man, etter erfaringer fra de siste år, nå vedtok i hovedstyret å jobbe med å få på plass bedre rutiner og noe mer faste arbeidsoppgaver flere av Momentums fantastiske frivillige kan forholde seg til. På denne måten håper man på å kunne effektivisere arbeidet, fordele dette på en bedre måte, og få klarere føringer for hva som skal gjøres av hvem og hvordan. Dette vil forhåpentligvis kunne forenkle mange av arbeidsoppgavene man har i ulike posisjoner i organisasjonen og samtidig lettere gi svar på de spørsmål flere måtte ha i ulike situasjoner. Samtidig vil dette også gjøre prosessen med overlapping i ulike sammenhenger vesentlig lettere å gjennomføre. Man vil da forhåpentligvis kort og greit kunne vise til og se gjennom dette skrivet. Momentums hovedstyre håper alle blir fornøyd med dette heftet og ønsker alle sammen lykke til i sine respektive oppgaver for organisasjonen. Livsglad hilsen, Momentums Hovedstyre Revidering av dokumentet Dokumentet skal gjennomgås og eventuelt revideres om nødvendig minst 1 en gang årlig, senest en måned innen siste styremøte som hovedstyret har. Dokumentet og eventuelle aktuelle endringer skal sendes ut senest 1 en måned før siste styremøte slik at aktuelle ledere og initiativtakere har mulighet til å gjennomgå forslagene og eventuelt komme med egne forslag til revidering før dette blir endelig vedtatt på årets siste styremøte for Momentums hovedstyre. Det skal fremkomme i denne delen av dokumentet når revideringen er foretatt, av hvem og hvilke punkter som er endret. Det som skal fjernes skal strykes ut og markeres med røde, fete understrekede bokstaver. Det som skal tilføyes skal markeres med grønne, fete, understrekede bokstaver. Når endringene er vedtatt i styret skal de umiddelbart gjennomføres og korrigeres. Endringene som skal fjernes vil da fjernes, endringene som skal tilføyes vil da få samme farge (sort) som det resterende dokumentet. Videre skal dokumentet lagres på nytt i formatet (ÅÅMMDD Veiledningshåndbok for Momentum), sendes til leder av Momentums IT/Web-utvalg og legges ut på Momentums hjemmeside under fanen info.

7 7 Dato for siste revidering Hvilke punkter er revidert Hvem har sist revidert dokumentet Dato godkjent av Momentums Hovedstyre Samtlige Kjetil Bragstad Hele punkt 6 Kjetil Bragstad Punkt , , 8 og og Kjetil Bragstad Veiledning for ulike styrer og deres respektive arbeidsområder 2.1. Ansvaret som tillitsmann Momentum er svært takknemlig for alle som stiller opp i arbeidet for organisasjonen og dens medlemmer. Det er tross alt først og fremst medlemmene man jobber for. Det er viktig å være klar over at en frivillig organisasjon helt og holdent er totalt avhengig av sine tillitsvalgte for å kunne fungere. Ordet tillitsvalgt inneholder, som ordet uttrykker, to viktige elementer: - Tillit: som tillitsvalgt er man gitt tillit til å ta ansvar innenfor de oppgavene det aktuelle vervet inneholder. Dette innebærer også at man stiller seg til disposisjon til å gjøre en innsats for organisasjonen hvor dette trengs. Videre er man også gitt tillit til at man også følger opp og fullfører de oppgavene man har påbegynt og/eller er blitt gitt. Dette er man helt avhengig av for at man innehar en viss forutsigbarhet i organisasjonen, hvor alle vet at flere bidrar. Samtidig er dette nøkkelen til at noe faktisk skal bli gjort i organisasjonen. - Valgt: som tillitsvalgt innebærer dette også at man i en eller annen form er blitt valgt. Dette er i utgangspunktet uavhengig av om man er blitt spurt om å inneha et verv som tillitsvalgt, eller om man selv har ytret et ønske og tatt initiativ til å innta vervet. Man uansett blitt tildelt eller akseptert som innehaver av vervet man har som tillitsvalgt. Med andre ord; valgt til å ha det. Ansvaret som tillitsvalgt og de rollene man innehar og utfyller er av helt avgjørende betydning for at organisasjonens virksomhet i det hele tatt skal kunne fungere etter intensjonen og være mest mulig forutsigbar for alle sammen. For å sørge for at organisasjonen og dens tillitsvalgte imøtekommer sine respektive oppgaver vil selvfølgelig styret, sentralt og lokalt, i den grad det lar seg forsvarlig gjennomføre, legge til rette for nødvendig opplæring og

8 8 kompetanseheving for sine tillitsvalgte. En av forutsetningene for arbeidet videre for tillitsvalgte er å lese og sette seg inn i denne veiledningshåndboken. Utover dette vil Momentums Hovedstyre gi alle sine tillitsvalgte en stor takk og ønske dere alle sammen lykke til i arbeidet for våre medlemmer! Livsglad Hilsen Momentums Hovedstyre 2.2. Valgkomiteer Valgkomiteen skal finne frem til egnede kandidater som kan sitte i aktuelle styre. Det er viktig å bemerke seg at det ikke er styret selv som skal utføre denne jobben. Valgkomiteen skal undersøke og finne frem til aktuelle egnede kandidater, kontakte disse, opplyse dem om det aktuelle forslaget de ønsker å fremme vedkommende, og oppmuntre dem til å engasjere seg for organisasjonen dersom dette kan være aktuelt. Forslagene skal legges frem på fylkeslagets årsmøte. For øvrig henvises det til Momentums vedtekter 9 og 20. Mer informasjon kommer! Forarbeider før innstilling Arbeidet som bør gjennomføres i forkant av eventuelle innstillinger vil valgkomiteen være: - Delta på ulike kurstilbud spesielt tilrettelagt for valgkomiteens medlemmer - Ha stor kontaktflate - Opparbeide seg og vedlikeholde kjennskap til organisasjonen og dens virksomhet Gjennomføring av innstilling Mer informasjon kommer! 2.3. Overordnet veiledning for Hovedstyret Styreleder Styreleder skal være styrets samlede midtpunkt. Dog er det verdt å merke seg at dette ikke skal være en gjenganger ved absolutt alle arrangement, kurs, møter o.l. Som et naturlig ledd i dette bør styreleder også ha oversikt over alle saker. Følgende oppgaver vil derfor naturlig også tilfalle styreleder: - Være en god administrator - Delegere arbeidsoppgaver - Hente inn ekstern eksperthjelp - Sørge for at styret arbeider planmessig - Følge vedtekter og lover - Se til at medlemsmøtenes ønsker følges - Se til at årsmøtenes vedtak iverksettes - Sørge for at alle skriv og henvendelser blir besvart - Se til at møtene blir ledet på en forsvarlig måte - Holde kontakt med alle ledd i organisasjonen - Være lagets leder utad i samfunnet

9 9 - Lede styremøter - Være en pådriver i samfunnsspørsmål Nestleder Nestleder bør i mange tilfeller være noen som ønsker å drive organisasjonen videre, tar initiativ og som har en god ordenssans. Nestleders hovedoppgave vil være å fungere som styreleders høyre hånd. Vedkommende bør kunne tre inn i ulike roller om nødvendig og tilegne seg dertil nødvendig kunnskap innenfor relevante fagfelt. Dette innebærer dermed at nestleder vil måtte kunne påregne følgende arbeidsoppgaver: - Være resten av styret behjelpelig - Tre inn der det er behov - Være lagets ansikt utad med leder - Være et typisk leder emne - Ta initiativ - Holde seg orientert om lagets situasjon - Overta hvis leder er fraværende Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig bør av naturlige årsaker ha evne og vilje til, om nødvendig, å kunne tilegne seg kunnskap og ferdighet innenfor fagfeltet økonomi. Vedkommende bør like å arbeide med tall, være nøyaktig og ryddig og ha en god samarbeidsevne sammen med de andre i styret. Økonomiansvarlig vil av naturlige årsaker ha arbeidsoppgaver som innebærer: - Føre regnskap - Foreta inn / utbetalinger - Holde styret orientert om økonomien - Sette opp årsregnskap - Fremme forslag om budsjett - Lage og/eller eller bistå i prosessen med søknader om økonomisk støtte Sekretær Sekretæren i styret bør være en person med god ordenssans og som har evne og vilje til å tilegne seg nødvendige grunnleggende kunnskaper og ferdigheter innenfor skriving og data. Sekretærens arbeidsoppgaver i styret vil som regel kunne oppsummeres i følgende punkter: - Skrive brev - Skrive protokoller fra styremøtene - Skrive møtereferater - Arkivere div post og dokumenter - Være behjelpelig med skrivearbeid for resten av styret Øvrige styremedlemmer Øvrige styremedlemmer bør være kreative, initiativrike, arbeids somme og samarbeidsvillige personer som har god forutsetning for å kunne bidra i organisasjonens arbeid. Ulike arbeidsoppgaver må kunne påregnes slik at de kan bistå i organisasjonens drift og videre utvikling.

10 Varamedlemmer Varamedlemmer bør kunne gå inn i styrets ulike funksjoner ved frafall av styrets opprinnelige medlemmer. De bør derfor kunne være oppmerksom på å måtte raskt tilegne seg nødvendige kunnskaper og ferdigheter tilegnet disse funksjonene Overordnet veiledning for Lokallag/Fylkeslag Hvordan de ulike lokallagene/fylkeslagene velger å arbeide er i stor grad opp til dem selv. Dog anbefales det for ordens skyld at de ulike lokallagene/fylkeslagene følger veiledningen i dette dokumentet. For øvrig henvises det til vedtektene kapittel 4 som omhandler fylkeslag. Fylkeslagene bør sørge for jevnlig å møtes og følge opp planlagt og gjennomført aktivitet i fylkeslaget Drift, administrasjon og profilering Styret er de som sørger for drift og arrangementer i regi av Momentum og eventuelle samarbeidspartnere på lokalt plan. For å sørge for en gjennomgående, samlet bevissthet rundt organisasjonens omfang og deltakelsen av denne, bør fylkeslaget følge profileringshåndboken som er laget av informasjonsutvalget (se punkt. 3.5). Fylkeslaget skal avtale arbeid og fordele ansvaret mellom fylkeslagets medlemmer og sørge for at dette blir gjort iht årsplanen som er vedtatt under årsmøtet (ref. vedtektene kap. 4). Fylkeslaget bør også holde hovedstyret i Momentum orientert om ulike aktiviteter og hendelser i fylkeslaget og sørge for en god dialog slik at alle parter holder seg oppdatert. Følgende bør derfor alltid oversendes til sekretær i Momentums Hovedstyre: - Handlingsplan - Årshjul - Timeregistrering for aktiviteter hos Funkis (se punkt ) - Innkalling til styremøter - Protokoller - Referat (fra styremøter, arrangement osv.) - Budsjett - Invitasjoner til styremøter o.l. Se for øvrig under punkt Innkalling til møter Styret i fylkeslag bør så langt det er mulig bli enige om møtevirksomheten som skal forekomme i løpet av året. Dette gjøres derfor gjerne under årets siste styremøte. Når alle har en møteplan og fastsatte datoer å forholde seg til, vil det være enklere å planlegge møtene, samt de ulike sakene som skal følges opp mellom hvert enkelt møte. Det vil også være en vesentlig mer ryddig måte å

11 11 gjennomføre nødvendig oppfølging på. Videre bør en bli enige om eventuelle møtesteder, møteformer (fysisk oppmøte, chat, telefon etc.) samt bevertning under møtet. Før møtene skal finne sted, bør innkalling sendes ut senest 2 to uker før møtet skal være. Samtlige bør gi melding om oppmøte eller frafall så tidlig som mulig. Som gyldig frafall gjelder som hovedregel sykdom eller uoppsettelig arbeid. Eventuelt frafall bør derfor kunne dokumenteres. Innkalling til møter bør følge Mal for styremøteinnkalling. Denne bør derfor inneholde følgende elementer: - Dato og klokkeslett for møtet - Møteform (fysisk oppmøte, telefonmøte, chat) - Adresse for møtestedet - Saksliste - Vedlegg - Eventuell bevertning Malen hovedstyret bruker, samt eksempel på en slik innkalling, finner du på momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen Referat og protokollføring under og etter møter Under møtene bør det føres et referat. Et referat er en oppsummering av hva som har blitt sagt og gjort under møtet. Valg av referent og ordstyrer under møtet kan velges før møtet starter. I etterkant av møtet skal det også utarbeides en Protokoll. En protokoll er et juridisk dokument som skal inneholde faste punkter. Protokollen som føres bør derfor følge Mal for protokoll i styremøte(r) i Momentum. For øvrig må protokollen inneholde følgende: - Sted (adressen hvor møtet fant sted) - Dato for møtet - Møtenummer - Oppmøte, fra meldte og uanmeldte fravær. - Vedtak (Godkjent, ikke-godkjent, merknad) - Underskrift (dokumentet skal signeres og godkjennes under neste møte. Møteleder skal IKKE signere dokumentet). Et referat bør i hovedsak inneholde følgende elementer: - Overskrift - Kort redegjørelse for hvordan møtet har vært - Kort redegjørelse for hva som ble sagt

12 12 Alternativt kan referatet publiseres også på nett. For mer informasjon vedr. dette, se punkt 5. Protokoll og referat bør oversendes til samtlige styremedlemmer i fylkeslaget (inkludert vara) samt sekretær i hovedstyre i Momentum. Malen Momentum hovedstyre bruker, samt eksempel på en slik protokoll og et referat, finner du på momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen Økonomi Styrene skal forvalte og sørge for at egen økonomi er i henhold til retningslinjer gitt av økonomiansvarlig i hovedstyret. Se for øvrig punkt Arrangement Arrangement i fylkeslaget, både i regi av, i samarbeid med, eller utelukkende gjennom eksterne aktører, bør følges opp av fylkeslaget. Dette vil være en naturlig konsekvens av at det er fylkeslagene selv som har best kjennskap til lokalmiljøet og sin lokale medlemmer samtidig som ulike arrangement kan være aktuelt for våre medlemmer. Informasjon om eksterne arrangement vil fra tid til annen bli tilsendt fra sekretær i hovedstyret i Momentum. Denne oppgaven vil naturlig tilfalle arrangement ansvarlig, men kan også delegeres til andre. Se for øvrig mer informasjon under punkt Styresammensetning og arbeidsoppgaver Hvordan fylkeslagene velger å sette sammen sitt styre skal følge vedtektene kapittel 4, hvorpå det kommer frem at man skal ha en leder, nestleder og et øvrig styremedlem. Utenom dette står fylkeslagene selv fritt til å velge hvordan de ønsker å organisere seg. Dog bør man vurdere å inkludere nevnte stillinger m/stillingsbeskrivelse nedenfor, i styret. Flere av disse stillingene og oppgavene vil kunne innlemmes som et verv for mindre fylkeslag alt etter størrelsen på det aktuelle fylkeslaget og aktivitetsnivå Styreleder Styreleders hovedoppgave er å planlegge styrets aktiviteter, delegere oppgaver og i all hovedsak sørge for at styrets plikter i størst mulig grad blir overholdt. Dette for å sørge for at leder vil være den som har det overordnede ansvaret for styret, samt at styreleder vil kunne fungere som en kontaktperson for eventuelt hovedstyret eller andre i ulike sammenhenger. Det må presiseres at det IKKE er styreleder som skal sitte med alle arbeidsoppgavene. Disse skal fordeles. Av typiske oppgaver for en styreleder kan følgende nevnes: - Svare på henvendelser - Ha en helhetlig oversikt over styrets planer og arbeider - Følge opp og sørge for best mulig drift av styret og lokallagets virksomhet - Ta overordnede beslutninger i ulike saker

13 Nestleder Nestleders oppgave er i hovedsak å støtte styreleder. Det er viktig å tenke på at tittelen nestleder innebærer at nestleder vil naturligvis fungere som styrets neste leder ved frafall av leder, eller dersom ingen nye ledere ved valg melder seg. Oppgavene nestleder i stor grad vil inneha bør derfor være å få en oversikt over leders arbeider og rutiner. I tillegg vil vedkommende kunne støtte på ulike måter, eksempelvis innenfor områder som gjelder: - Holde orden på møtevirksomhet - Administrasjon som å kalle inn til møter, skrive referat, protokollføring, lage invitasjoner og sørge for at materiellet er iht profileringshåndboken (se punkt 3.5) - Eventuelt andre oppgaver en vil bli delegert og/eller bli enige om i styret for øvrig Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig i styret vil være naturlige ansvarshaver for alt som har med økonomi å gjøre i lokallaget/fylkeslaget. Typiske oppgaver for øvrig vil være: - Holde seg oppdatert på og sørge for at man hele tiden følger gjeldende økonomirutiner i Momentum (punkt 7) - Sette opp budsjett for fylkeslaget - Sette opp regnskap for fylkeslaget - Bistå med arbeidsoppgaver som angår økonomi i fylkeslaget Økonomiansvarlig vil naturligvis ha et godt samarbeid med studieansvarlig samt arrangement ansvarlig i fylkeslaget. Ved ulike spørsmål kan økonomiansvarlig i lokallaget/fylkeslaget henvende seg for støtte til økonomiansvarlig i Hovedstyret i Momentum eller Momentums sekretær Liv Karin Søstuen. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Sekretær Sekretærens oppgaver vil være overordnede administrative oppgaver. Dette vil naturligvis derfor være oppgaver som: - Sende innkallinger til alle typer møter - Skrive protokoll under styremøte(ne) - Utarbeide årshjul - Arkivering av protokoller og innkallinger - Utsending av protokoller - Sørge for at sekretær i hovedstyre i Momentum får nødvendige kopier for arkivering - Være behjelpelig med skriving for styret og av utvalg - Ansvaret for føring av postliste - Sørge for at alt materiell er iht profileringshåndboken (se punkt 3.5) - Se til at oppgavene faktisk blir utført om denne av ulike årsaker fra tid til annen skulle tilfalle andre.

14 14 For eventuelle spørsmål, veiledning eller lignende kan en henvende seg til sekretær i Momentums hovedstyre. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Aktivitetsansvarlig Aktivitetsansvarlig vil naturligvis ha ansvaret for alt av arrangement i regi av fylkeslaget selv, eller samarbeid med andre eksterne aktører. Typiske oppgaver vil kunne være: - Å oppmuntre til og tilrettelegge for kurs/arrangementer/seminarer samt sosiale aktiviteter - Følge opp både egne arrangement, samt de som er i samarbeid med, eller utelukkende i regi av, eksterne aktører - Undersøke muligheter for ulike aktiviteter i fylkeslaget og eventuelt følge opp dette - Sette seg inn i, holde seg oppdatert på og komme med forslag til eventuelle aktuelle steder man kan søke om støtte - Sette seg inn i, holde seg oppdatert på og komme med forslag til eventuelle aktuelle endringer i punkt 4 i veiledningshåndboken. For eventuelle spørsmål, veiledning eller lignende kan en henvende seg til sekretær i Momentums hovedstyre. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Studieansvarlig Studieansvarlig i styret bør være en person som higer etter kunnskap om å skaffe midler til fylkeslaget fra ulike aktører og bidragsytere. Dette vil fra tid til annen kunne være en noe krevende oppgave, alt etter hvor aktiv fylkeslaget ønsker å være, samt hvor mye fylkeslaget planlegger å bruke av midler. Typiske arbeidsoppgaver vil være: - Å sette seg inn i punkt i veiledningsboken. - Å registrere kurs og aktiviteter hos funkis - Å holde seg oppdatert på og komme med forslag på hva som kan være aktuelt å melde inn som kurs og aktiviteter hos funkis - Å holde seg oppdatert på hvor en kan søke midler, samt hva det kan søkes for - Å holde Studieutvalget i Momentum oppdatert på sin virksomhet, hvor man søker midler o.l. - Å sette seg inn i de ulike tipsene som ligger på hjemmesiden. Studieansvarlig vil av naturlige årsaker ha et godt samarbeid med økonomiansvarlig og aktivitetsansvarlig i fylkeslaget. For eventuell bistand kan studieleder kontakte leder av studieutvalget i Momentum. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden

15 Likepersonsansvarlig 15 Fylkeslagets likepersonskontakt bør være en person som ivrer etter å bidra til å hjelpe andre som er i en ny tilværelse som amputert. Vedkommende bør samtidig være en arbeidsom og strukturert person som er initiativrik og ikke redd for å komme andre mennesker i møte ansikt til ansikt. Typiske vil dette være arbeidsoppgaver som: - Sørge for å være i bindeleddet mellom fylkeslaget og likepersonsutvalget - Holde oversikt over aktive likepersoner i aktuelle fylkeslag - Koordinere likepersonsaktiviteten i fylkeslaget - Sørge for å få likepersons og besøksavtaler med institusjoner, rehabiliteringssentre og andre aktuelle møtepunkter i fylkeslaget hvor amputerte kan befinne seg. - Følge opp likepersonsaktiviteten i fylkeslaget Øvrige styremedlemmer Styremedlemmene i styret vil fungere som støttespillere for styret for ulike arbeidsoppgaver. Styremedlemmene vil måtte kunne påregne å hjelpe til styret med flere av deres arbeidsoppgaver, inkludert planlegging og gjennomføring av arrangement, innhente relevant informasjon om lokal aktivitet som kan være aktuelt for deres medlemmer samt sørge for å legge til rette for at dette kan publiseres via facebook og på hjemmesiden (se punkt 4,5 og 7) Varamedlemmer Varamedlemmene skal fungere som støtte for styret ved eventuell sykdom og/eller annet form for fravær hos andre styremedlemmer. Varamedlemmer bør til enhver tid holdes oppdatert av styret i styrets virksomhet og fremtidige planer. Varamedlemmene bør derfor også motta styremøteinnkallinger og annen relevant informasjon for å kunne stille opp på kort varsel dersom nødvendig. Varamedlemmene bør også selv etterstrebe og holde seg oppdatert innenfor styrets virksomhet. 3. Veiledning for Utvalg i Momentum og deres respektive arbeidsområder 3.1. Overordnede føringer for Utvalg i Momentum Momentums utvalg utgjør en svært viktig og samtidig krevende del av hva Momentum som organisasjon ønsker å utrette, nemlig det beste for amputerte, protesebrukere og deres pårørende. Arbeidet som legges ned kan ikke verdsettes nok av verken organisasjonen selv eller deres medlemmer. Dette innebærer at arbeidet bør, så langt det er mulig, prioriteres av utvalgenes ledere og deres medarbeidere. Videre krever dette en strukturert og ordnet arbeidsform. På bakgrunn av dette bør samtlige utvalg i Momentum å møte minst 4 fire ganger årlig for å planlegge, tilrettelegge og gjennomføre sitt respektive arbeid. Dette for jevnlig å kunne holde arbeidet oppe og sørge for at ideer som dukker opp blir tatt med og fulgt opp. Videre er dette viktig for å holde Momentums hovedstyre oppdatert til enhver tid

16 16 og sørge for at aktuelle problemstillinger som fortjener større oppmerksomhet og som kan være noe mer krevende å forholde seg til, kan få støtte i tilstrekkelig grad. Møtene som holdes kan gjennomføres ved fysisk oppmøte blant utvalgenes medlemmer, eller via løsninger som internett, skype, telefonmøte eller lignende. Møtene må være gjennomført med minst 2 to av utvalgets medlemmer. Samtlige av utvalgets medlemmer plikter, så langt som mulig, å stille. Videre må utvalgene legge til rette for at samtlige av utvalgets medlemmer får uttale seg om aktuelle saker som skal tas opp på forhånd og kommentere eventuelle rapporter før sakene tas videre. Aktuelle saker og arbeid som planlegges og/eller er utført skal videreformidles til Momentums hovedstyre gjennom en egen utvalgsrapport. Leder skal ha en mal på utvalgsrapport, ellers er denne også tilgjengelig hos Momentums Sekretær Liv Karin Søstuen. Utvalgenes utvalgsrapport skal foreligge minst 2 to uker før Momentums Hovedstyre sine møter. Dette for at aktuelle problemstillinger og saker skal kunne tas opp og diskuteres i forkant av Momentums Hovedstyre sine møter slik at man vil kunne jobbe vesentlig mer effektivt på denne tiden. Planer for møter i Momentums hovedstyre ligger på denne linken. Eventuelt kan denne informasjonen fås av Momentums Sekretær Liv Karin Søstuen. Mal for utvalgsrapporten finnes på Momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen. Arbeidet utvalget planlegger og gjennomfører bør, så langt det er mulig, registreres. Dette presiseres ytterligere i punkt Likeperson- og pårørendeutvalget Likeperson- og pårørendeutvalget har som arbeidsoppgave å fremme og jobbe med saker som angår hjelp og støtte til de som befinner seg i en situasjon som amputert, protesebruker eller pårørende, og apparatet rundt dette. Utvalget skal utarbeide rutiner for likepersonenes arbeider ned til fylkeslagsnivå. Utvalget vil også stå ansvarlig for å utvikle likepersonskurset, holde oversikt over alle likepersoner samt likepersonsaktiviteten som gjennomføres i Momentum Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer i likeperson- og pårørendeutvalget bør som hovedregel sørge for å støtte leder i å nå utvalgets arbeidsoppgaver.

17 IT/Web-utvalg IT/Web-utvalgets mandat Arbeide med hjemmesiden og facebook, sørge for å oppdatere og holde dette vedlike på eget initiativ og/eller ved forespørsler fra andre/medlemmer. Om nødvendig, med støtte IT/Web-utvalgets oppgaver Oppdatere hjemmesiden samt facebook jevnlig og ved forespørsel. Sørge for å ta tilstrekkelig med sikkerhetskopier/backup jevnlig slik at informasjon ikke går tapt. Sørge for å kjenne til de mulighetene og begrensningene som finnes ved bruk av en nettside Sørge for å gjøre hjemmesiden best mulig for Momentums medlemmer og representanter i ulike deler av organisasjonen hva gjelder brukervennlighet. Legge ut aktuelle nyheter om hendelser som kan være aktuelt for Momentums brukere. Gjøre det lettere for Momentums medlemmer å følge med på det som skjer både på nasjonalt og internasjonalt plan som kan være aktuelt for dem. Gjøre informasjon vedrørende rettigheter lettere tilgjengelig for Momentums medlemmer. Oppmuntre Momentums medlemmer til større deltakelse i debatter om dagsaktuelle temaer som berører våre medlemmer på Facebook. Eventuelt bør det vurderes om mye av arbeidet bør foretas av eksterne på grunn av manglende erfaring og kapasitet i utvalget Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Sport- og aktivitetsutvalget Sport- og aktivitetsutvalgets mandat Oppmuntre og utfordre medlemmene til økt mestring gjennom fysisk aktivitet.

18 Utvalgets oppgaver Spre informasjon om eksisterende tilbud i regi av andre aktører (Norges idrettsforbund, kommersielle aktører og andre). Dette vil i hovedsak skje på momentums internettside og facebook side/gruppe. Oppmuntre arrangører av weekender og andre tilbud i regi av Momentum til å inkludere en post på programmet som inneholder fysisk aktivitet. Det trenger ikke være ekstremsport Etablere et nettverk av ressurspersoner som har kompetanse om mestring og aktivitet på høyt nivå. Disse kan inspirere, utfordre og veilede. Bidra med, eller ha innspill til artikler i Momentums medlemsblad. Etablere et tilbud i regi av Momentum i forbindelse med Ridderuka på Beitostølen og evt. Andre større idrettsarrangement det er naturlig at amputerte deltar i. Arrangere egne weekender med mestring som hovedtema. Jobbe for å realisere et mestringsprosjekt i regi av Momentum eller i samarbeid med andre Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Informasjonsutvalget Mandat Fornye/oppdatere Momentums grafiske profil og visuell identitet og besørge at ny profil og nytt materiell blir tatt i bruk av alle avsendere av Momentumkommunikasjon Oppgaver Utarbeide en profilhåndbok for Momentum i tråd med brief for profilering. Utkast til profileringshåndbok skal presenteres for styret og årsmøtet for godkjenning. Levere en ferdig profilhåndbok som beskriver logo, fonter, farger osv og anvendelse av og varianter av disse i alle relevante sammenhenger som på elektronisk brevark, konvolutter, brosjyrer, hefter, bladet, plakater, invitasjoner, Momentumprisdiplom osv. Profilhåndboken bør trykkes og lagres som både Word-dokument, samt PDF-fil slik at retningslinjene kan sendes til og tas i bruk av alle tillitsvalgte og andre som har behov for det og lagres lokalt elektronisk og på hjemmesiden.

19 19 Det kan innhentes ekstern profesjonell bistand til å gjennomføre dette med inntil kr Gjennomføre nødvendige tiltak for å sørge for den nye profil og nytt materiell blir tatt i bruk av alle avsendere av Momentumkommunikasjon dvs tillitsvalgte på nasjonalt og lokalt plan (hovedstyremedlemmer, fylkeslag, likemenn og øvrige tillitsvalgte) og at fylkeslag tar oppgaven med å kontakte rehabiliteringssenter, sykehus og ort verksted og sørger for å få kastet og fjernet alt gammelt materiell (brosjyrer, plakater, hefter) og erstattet det med nytt materiell med ny profil. Bistå Likemanns- og pårørendeutvalget med introduksjon av Infokonvolutten og øvrig nytt materiell. Oppdatere og holde vedlike Momentums profilhåndbok i ulike relevante sammenhenger, herunder elektroniske brevark, konvolutter, brosjyrer, hefter, bladet, plakater, invitasjoner, momentumprisdiplom osv. samt eventuell aktuell, nødvendig og eventuell hensiktsmessig oversettelse av dette materialet Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Redaksjonen Mandat Lage et medlemsblad av høy kvalitet til inspirasjon for leserne til en forsvarlig totalkostnad Oppgaver Lage annonse- og utgivelsesplan Produsere 4 utgaver av Medlemsbladet Livsglede iht forannevnte plan Gjøre alt redaksjonelt, journalistisk, fotografisk og grafisk arbeid Levere trykkeklare filer til trykkeri innen tidsfrister i planen Sørge for god kvalitet og balansert innhold av lokalt, nasjonalt og internasjonalt stoff Sikre annonseinntekter som fullfinansierer bladet Vektlegge lojale annonsører som borger for kontinuitet, prioritere årsavtaler Følge opp annonsører, få inn annonsemateriell innen tidsfrister

20 20 Sørge for at egenannonser og andre fakta er korrekte Undersøke mulighetene for reklameinntekter fra aktuelle annonsører på hjemmesiden Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Studieutvalget Studieutvalgets oppgaver Legge til rette for at medlemmer og fylkeslag i større grad kan ta initiativ til å organisere arrangementer, herunder å støtte initiativtakerne med informasjon og praktisk hjelp i den grad det ikke belaster utvalget i vesentlig grad. Delta på kurs og aktiviteter hos Funkis og andre aktuelle ettersom dette organiseres. Orientere hovedstyret i Momentum om aktiviteter dette året. Søke om midler for det vi selv skal gjennomføre av kurs og aktiviteter Informere og oppdatere hjemmesiden slik at fylkeslagene selv kan innhente informasjonen de trenger for å søke om midler o.l. Med støtte og innspill fra de ulike fylkeslagene; ha foreløpig kontroll over en god del steder hvor en kan få midler. Prioritere de nettbaserte søknadene. Prioritere dette for oversikt og overtagelse til senere og få en bedre oversikt generelt over arbeidet. Legge best mulig til rette for, og sørge for at initiativtakerne i størst mulig grad selv står for arbeidet med å planlegge og gjennomføre arrangementene iht punkt 4, 5 og 7 i dette dokumentet Studieutvalgets mandat Informasjon kommer Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmers oppgaver er: - Å gi rådgivning til fylkeslag o.l. og støtte disse i søknadsprosessen.

21 21 - Søke om midler på vegne av hovedstyret. - Å oppdatere nettsidene og finne nettbasert informasjon om søknader o.l. - Innhentet flere opplysninger vedrørende steder. - Søke samt jevnlig å oppdatere en liste over dette med gjeldende søknadsfrister så langt dette lar seg gjøre (helst hver 6. Mnd) 3.8. Samfunnspolitisk utvalg Samfunnspolitisk utvalgs mandat Samfunnspolitisk utvalg skal arbeide for at amputerte og protesebrukere samt pårørende sine interesser, muligheter og rettigheter blir ivaretatt på nasjonal basis Samfunnspolitisk utvalgs oppgaver Arbeide for å få til fritt verkstedvalg også på tvers av helseregionene Følge opp NOU 2010:5 slik at økonomisk ansvar for hjelpemidler ikke blir overført fra NAV til spesialhelsetjenesten. Faren for at der oppstår forskjellsbehandling avhengig av hvilke HF pasienten hører inn under, er overhengende. Være pådriver for at likemanns- og pårørendetjenesten inngår i sykehusenes, rehabiliteringssentrenes og samhandlingsreformens pasientbehandlingslinjer Arbeide for å samle amputasjoner på færre store sykehus. Forslag 5 sykehus i Norge: Arm: Ottestad Ben: Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø Arbeide for at det blir utarbeidet kvalitetssikrede metoder som skal brukes ved amputasjoner slik at re-amputasjoner pga dårlig vurderinger og amputasjonsmetoder ikke lenger forekommer Søke samarbeid med andre pasientorganisasjoner med sammenfallende interesser f.eks Trafikkskaddes forening, Kreftforeningen, Diabetes Gå over samhandlingsreformen kommunene må bygge opp kompetanse slik at amputerte får den nødvendige oppfølging når de utskrives fra sykehus og rehabilitering. Samhandlingsreformen forutsetter betydelig brukermedvirkning. I så stor grad som mulig se til at Momentum er representert i brukerutvalg Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året.

22 Momentumprisutvalget Mandat Finne verdige kandidater til Momentumpris og komme med innstilling for Momentums hovedstyre Det er Momentums hovedstyre som bestemmer hvem som blir tildelt Momentumpriser Oppgaver Fremskaffe kandidater ved å annonsere i Livsglede, bruke jungeltelegraf og tilsvarende. Finner man ikke verdige kandidater blir det ikke delt ut Momentumpris det året. Fremskaffe innrammet diplom til vinnerne. Vinnerne av Momentums ærespris markeres med egen statuett. Seremoni med utdeling av Momentumprisen bør finne sted i prisvinnerens nærmiljø. For medlemmer av Momentum skjer tildelingen av Momentumpris på Momentumweekend Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Livsgledeutstillingsutvalget Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året.

23 4. Generell veiledning for arbeid i Momentum sammenheng 4.1. Arrangementer Overordnede anbefalinger Før man planlegger arrangement er det flere elementer en må ta hensyn til. Det aller viktigste er naturligvis medlemmenes interesser og ønsker. Det er medlemmene Momentum er til for, og det er derfor disses interesser og ønsker som naturligvis kommer i første rekke. Samtidig bør aktiviteter, så fremt det er mulig, avtales og planlegges på slutten av foregående år, eller på starten av det nye året slik at dette kan komme med i fylkeslagets årshjul. Utenom dette er det flere eksempler på ulike hensyn man må ta: - Tilgjengelighet - Målgruppe - Aktivitetsnivå - Tiltenkt kostnad/pris og eventuell egenandel - Arbeidsmengde for gjennomføring av arrangementet - Sted - Muligheter i nærområdet - Alternative transportknutepunkter - Mat/Drikketilbud - Bekledning - Muligheter for økonomisk støtte lokalt og gjennom Funkis - Mulighet for samarbeid med andre aktører - Mulighet for bistand av profesjonelle (trenere, veiledere mm) Det er derfor viktig at initiativtaker går dypt i tenkeboksen før man fremmer forslag og/eller begynner planlegging og gjennomføring av et eventuelt arrangement. Det vil for eksempel være lite hensiktsmessig å forsøke å gjennomføre et arrangement med for få interesserte, om reiseavstanden er for stor og muligheten for transport er svært begrenset. Samtidig må en også ha det økonomiske aspektet med seg her Forslag til ulike aktiviteter og arrangementer Variasjonen av de ulike arrangementene en kan gjennomføre har i utgangspunktet ingen grenser, kun i fantasien! Likevel kan en tenke over følgende forslag som kan være aktuelle, enten for seg selv eller i forbindelse med styremøte eller årsmøte i fylkeslaget: - Foredrag - Sosial samling - Tur til et badeanlegg eller Spa - Guidet tur til en turistattraksjon, museum mm - Kajakk eller kanopadling - Langrenn (med piggekjelke eller andre hjelpemidler) - Villmarkstur (kanskje med sekk, telting, grilling, førstehjelpskurs, fisking, ridetur o.l.?) - Alpint/Snowboard (med sitski eller andre hjelpemidler) - Skøyter (med kjelke, rolig klassisk eller for eksempel hockey)

24 24 - Båttur (for eksempel med fisking, RHIB, ei eldre skute eller lignende) - Bowling, Airhockey, Biljardkveld, Shuffleboard eller lignende - Golf De ulike arrangementene kan selvfølgelig også kombineres, eksempelvis med aktivitet på dagtid og foredrag på kvelden. Igjen er det viktig å tenke på medlemmene. Noe av det viktigste mange kanskje får ut av organisasjonen er erfaringsutveksling og sosiale sammenkomster. Videre bør man, så langt det er mulig, forsøke å gi et bredt tilbud med flere alternativ for ulike medlemmer Grunnarbeid og planlegging Etter å ha vurdert ulike alternativer for aktivitet, vil det i flere tilfeller være aktuelt å planlegge og/eller å tilrettelegge ytterligere for aktiviteten. En bør da etterstrebe og utarbeide en ønsket tidsplan og oversikt for aktiviteten samt mulighetene en har her (dette kan være tilgang på å kjøpe mat/drikke, tilgang til å leie/låne utstyr mm). Følgende punkter bør en se til å få klarhet i: - Plan for arrangementet - Forslag til budsjett - Avklaring av aktuelle avtaler (hotellbestilling, foredragsholder o.l.) - Utarbeidelse av aktuell invitasjon - Utsendelse av informasjon (på hjemmesiden, facebook o.l, se punkt 5.) - Utarbeidelse av en spørreundersøkelse for arrangementet Et budsjett bør og må ofte utarbeides i forkant. Dette bør derfor inneholde følgende elementer: Mer informasjon kommer! Videre bør en lage et utkast til invitasjon til arrangementet. Utkastet bør inneholde følgende momenter: - Type arrangement - Sted og dato - Utfyllende generell og detaljert informasjon om arrangementet - Informasjon om påmelding (krav om egenandel o.l.) - Kontaktinformasjon Informasjonen man trenger ved (bindende!) påmelding vil være: - Arrangementet man melder seg på - Tid for ankomst - Navn - Adresse, postnummer og sted - Telefon og mail - Behov for ledsager - Ønske om enkeltrom - Ønske om handikap rom - Bruk av rullestol - Ønske om røykfritt rom

25 25 - Ønske om allergirom/ info om allergier - Behov for teleslynge - Andre ønsker om tilrettelegging For informasjon vedr. egenandel, se punkt i veiledningshåndboken. En spørreundersøkelse vil variere fra arrangement til arrangement. Likevel er det flere elementer som gjerne går igjen. Typiske punkter vil derfor kunne være: - Mulighet for transport/ parkering - Overnatting/rom - Mat/drikke - Foredrag/aktivitet - Alternativer under aktiviteten Søknadsprosess for midler til arrangement I mange tilfeller kan det være aktuelt med støtte for aktiviteten. Fylkeslaget kan da benytte egne midler fylkeslaget har fått tildelt gjennom eksempelvis arv, gaver eller grasrotandelen. Alternativt bør en i ulike tilfeller vurdere støtte fra Funkis, lokale banker, forsikringsselskaper, fylkeskommunen og andre aktuelle aktører. De fleste krever i slike tilfeller både et budsjett samt en del informasjon vedrørende aktuelt arrangement. I søknadsprosessen bes det ofte om ulike grunner til hvorfor man ønsker å søke midler. De mest relevante elementene en da gjerne begrunner det med kan være: - Arrangementet er fysisk helsefrembringende - Psykososialt helsefrembringende (ved sosiale arrangementer, erfaringsutveksling o.l.) - Teknisk informativt (presentasjon fra leverandører, foredrag o.l.) Mer informasjon kommer! Eksempler på dette kan du finne på denne linken. Alternativt kan du se mer på eller henvende deg til Momentums sekretær Liv Karin Søstuen Gjennomføring og oppfølging iht plan I forkant av arrangementet vil arrangementsansvarlig ha flere punkter en må holde orden på. Eksempler på dette kan være: - Se til at informasjon er sendt ut til aktuelle deltakere, fylkeslaget, hovedstyret og eventuelle andre - Se til at informasjonen blir spredt via nettet - Ha oversikt over påmeldte deltakere - Ha klart nødvendige kopier av program, spørreundersøkelser o.l. - Ivareta deltakernes behov - Svare på henvendelser - Se til at betalinger av egenandel faktisk blir mottatt.

26 26 - Forberedelser til å gi informasjon i forkant av, under og etter arrangement (fluktplan, toaletter, røykeplass, mat/drikke, transport, takketaler o.l.) Under gjennomføringen av arrangementet bør initiativtaker stille i god tid i forveien, samt sørge for at alt er tilrettelagt og at avtaler går etter plan/tidsskjema. Etter gjennomføringen bør arrangement ansvarlig være den siste som forlater stedet av samtlige deltakere. For publisering på nettet, se punkt Sluttrapport og etterarbeid Det er ønskelig for Momentum og organisasjonens medlemmer å få informasjon vedr arrangementet også i ettertid av gjennomføringen. Arrangementet anses derfor som avsluttet først etter at følgende punkter er gjennomført: - Arrangementsholder har sett til at alt av avtaler er overholdt, inkl. betaling av regninger - Spørreundersøkelse vedr. arrangementet er blitt innsamlet og bearbeidet - Arrangementsholder er den siste som forlater arrangementsstedet - En evaluering er gjennomført og et referat er nedskrevet og informasjon (inkl. bilder) er tilsendt til hovedstyret i Momentum (LINK) - Man har informert fylkeslaget i et styremøte om arrangementet 5. Veiledning for publisering på websider og facebook Momentums leder samt IT/Web-utvalg ønsker selvfølgelig at mest mulig relevant informasjon gjøres tilgjengelig for organisasjonens medlemmer. I den forbindelse er man avhengig av at alle medlemmer, og spesielt utvalgene og fylkeslagene, bistår i prosessen med å spre informasjon. Det har tidvis kommet ønsker om ytterligere informasjon om hva som skal skje, og hva som har skjedd. For å få frem dette i størst mulig grad er derfor Momentum helt avhengig av at de enkelte initiativtakerne selv samt arrangører og deltakere av arrangement bistår i denne prosessen. En nyhet er i utgangspunktet alt som skjer og har skjedd i Momentum, samt annen relevant informasjon som kan komme til nytte. Dette være seg et gjennomført arrangement, turer, opplevelser, ny utgave av medlemsblad, gjennomført styremøte, nye aktivitetsplaner, protokoller fra styremøter og annen relevant informasjon. Et arrangement kan være årsmøte i fylkeslaget, en tur, et foredrag eller annen form for kurs og aktivitet. Hovedutfordringen er å få fatt på informasjon om disse nyhetene og aktivitetene, og spesielt også bilder til dette. Momentum er derfor helt avhengig av at flere kan bidra og sende denne informasjonen til IT/Web-komiteen ved å følge informasjonen under. Momentums sekretær samt IT/Web-utvalget får tidvis mange henvendelser og forslag til publisering på våre nettsider og via Facebook. Som hovedregel ønsker IT/Web-utvalget derfor at informasjonen som først og fremst kommer frem på nettsiden er fra

27 27 organisasjonen selv. Dette er for å kvalitetssikre at det som kommer frem er riktig, og at Momentum selv kan svare på henvendelser vedrørende informasjonen som kommer frem. Like fullt er det noe informasjon som er svært relevant for våre medlemmer. Dette innebærer linker til ulike leverandører samt andre sider som kan være av interesse for Momentum som organisasjon og organisasjonens øvrige medlemmer. Momentum oppmuntrer derfor medlemmene til å opplyse om relevante sider vi gjerne kan henvise til videre gjennom organisasjonens egne nettsider. Momentum er tilgjengelig 2 steder på Facebook. Disse 2 stedene består av en facebook gruppe og en facebook side (page). Adressen for facebook gruppen er forsøkt forenklet, slik at man kan skrive inn følgende i adressefeltet øverst i søkemotoren: Facebook gruppen er mer egnet for å kunne diskutere medlemmer imellom, og hvor medlemmene i stor frihet kan ytre sine meninger, ta opp emner og dele linker fra andre steder på nettet. Gruppen er lukket for å sikre medlemmenes trygghet. Dette innebærer at samtlige medlemmer må godkjennes av administratorene på gruppen, hvilket hovedsakelig består av It/Web-Komiteen og andre relevante aktører i Momentum. Samtlige medlemmer av gruppen kan dele informasjon her. Administratorer av gruppen har mulighet til å redigere og/eller fjerne informasjon og medlemmer dersom det forekommer uønskede hendelser. Adressen for facebook siden er også forenklet, slik at man kan skrive inn følgende i adressefeltet øverst i søkemotoren for å komme direkte til siden: Facebook siden egner seg bedre for distribusjon av nyheter og informasjon fra Momentum til sine medlemmer. For å få nyhetsvarsler og oppdateringer fra denne siden, er man nødt til å like siden. Når dette er gjort, vil man automatisk motta oppdateringer fra siden på sin egen oppstartside når det kommer noe nytt fra Momentum. Det er kun administratorer og redaktører av siden som kan legge ut informasjon her Overordnede anbefalinger Det anbefales til samtlige av Momentums medlemmer og øvrige bidragsytere å tenke godt gjennom hva man ønsker å få frem gjennom Momentums offisielle kanaler på internett. Som hovedregel ønsker Momentums IT/Web-utvalg at hjemmesiden primært brukes til å fremme Momentums og organisasjonens egne saker. Dog vil det være aktuelt å vise til saker som i større eller mindre grad påvirker og/eller er av interesse for flere av medlemmene i organisasjonen. Dette kan da dreie seg om saker som angår arrangementer, sport og idrett, ulike kurs samt øvrige aktuelle saker og nyheter. På bakgrunn av at det er noe tid og ressurskrevende å få lagt ut informasjon på hjemmesidene er dette blitt vesentlig forenklet slik at initiativtaker selv kan gjøre mye av grunnarbeidet. På den måten vil initiativtakerens arrangement, nyhet o.l. bli presentert på den måten vedkommende ønsker, og spare It/Web-komiteen for mye krevende arbeid. På grunn av tidvis tidspress er det svært viktig at informasjon om nyheter, aktuelle arrangement og lignende som skal ut på hjemmesiden blir levert It/Web-komiteen senest