Veiledningshåndbok for Momentum

Transkript

1 Veiledningshåndbok for Momentum

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Hensikten med veiledningshåndbok for Momentum Revidering av dokumentet Veiledning for ulike styrer og deres respektive arbeidsområder Ansvaret som tillitsmann Valgkomiteer Forarbeider før innstilling Gjennomføring av innstilling Overordnet veiledning for Hovedstyret Styreleder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær Øvrige styremedlemmer Varamedlemmer Overordnet veiledning for Lokallag/Fylkeslag Drift, administrasjon og profilering Innkalling til møter Referat og protokollføring under og etter møter Økonomi Arrangement Styresammensetning og arbeidsoppgaver Styreleder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær Aktivitetsansvarlig Studieansvarlig Likepersonsansvarlig Øvrige styremedlemmer Varamedlemmer Veiledning for Utvalg i Momentum og deres respektive arbeidsområder Overordnede føringer for Utvalg i Momentum... 16

3 Likeperson- og pårørendeutvalget Leder Øvrige medlemmer IT/Web-utvalg IT/Web-utvalgets mandat IT/Web-utvalgets oppgaver Leder Øvrige medlemmer Sport- og aktivitetsutvalget Sport- og aktivitetsutvalgets mandat Utvalgets oppgaver Leder Øvrige medlemmer Informasjonsutvalget Mandat Oppgaver Leder Øvrige medlemmer Redaksjonen Mandat Oppgaver Leder Øvrige medlemmer Studieutvalget Studieutvalgets oppgaver Studieutvalgets mandat Leder Øvrige medlemmer Samfunnspolitisk utvalg Samfunnspolitisk utvalgs mandat Samfunnspolitisk utvalgs oppgaver Leder Øvrige medlemmer Momentumprisutvalget... 22

4 Mandat Oppgaver Leder Øvrige medlemmer Livsgledeutstillingsutvalget Leder Øvrige medlemmer Generell veiledning for arbeid i Momentum sammenheng Arrangementer Overordnede anbefalinger Forslag til ulike aktiviteter og arrangementer Grunnarbeid og planlegging Søknadsprosess for midler til arrangement Påmelding arrangement Gjennomføring og oppfølging iht plan Reiser i forbindelse med arrangement Sluttrapport og etterarbeid Veiledning for publisering på websider og facebook Overordnede anbefalinger Nyheter på hjemmesiden Arrangementer på hjemmesiden Publisering på facebook Veiledning for likepersoner Overordnede anbefalinger Likeperson samtaler Gangen i arbeidet Registrering av likepersonsamtaler Veiledning og rutiner for Økonomi Organisasjonsstruktur Lokallag/Fylkeslag Prosjekter/Dimensjoner Budsjett Inntekter sentralt Inntekter lokalt... 33

5 Kostnader Inngående fakturaer Originalbilag Attestasjon Ekstraordinære utgifter Reiseregninger Utbetalinger Egenandeler Funkis tilskudd Rutiner Tripletex Første gangs innlogging Inngående fakturaer Attestasjon bilag Registrere reiseregning Attestasjon reiser Innkjøp og bruk av Momentums eiendeler og rettigheter knyttet til materiell utviklet til bruk i Momentum Innkjøp av eiendeler for Momentum Rettigheter i forbindelse med arbeid i Momentum Føringer for utlån av materiell eiet av Momentum Oversikt over materiell eiet av Momentum samt ansvaret for dette... 39

6 6 1. Innledning 1.1. Hensikten med veiledningshåndbok for Momentum På bakgrunn av at Momentum nå har vokst seg til en relativt stor organisasjon med mye aktivitet, innebærer dette blant annet mer arbeid på de flotte menneskene som velger å stille opp som frivillige for å drive organisasjonen videre og gjennomføre deres ulike målsetninger. Med mer arbeid og omfattende prosesser for å nå respektive mål, enten de kommer fra Momentums hovedstyre, de ulike utvalgene, fylkeslagene eller noen andre av våre medlemmer, innebærer dette at arbeidsmengden bør og må fordeles om dette skal fungere. Nettopp dette er årsaken til at man, etter erfaringer fra de siste år, nå vedtok i hovedstyret å jobbe med å få på plass bedre rutiner og noe mer faste arbeidsoppgaver flere av Momentums fantastiske frivillige kan forholde seg til. På denne måten håper man på å kunne effektivisere arbeidet, fordele dette på en bedre måte, og få klarere føringer for hva som skal gjøres av hvem og hvordan. Dette vil forhåpentligvis kunne forenkle mange av arbeidsoppgavene man har i ulike posisjoner i organisasjonen og samtidig lettere gi svar på de spørsmål flere måtte ha i ulike situasjoner. Samtidig vil dette også gjøre prosessen med overlapping i ulike sammenhenger vesentlig lettere å gjennomføre. Man vil da forhåpentligvis kort og greit kunne vise til og se gjennom dette skrivet. Momentums hovedstyre håper alle blir fornøyd med dette heftet og ønsker alle sammen lykke til i sine respektive oppgaver for organisasjonen. Livsglad hilsen, Momentums Hovedstyre Revidering av dokumentet Dokumentet skal gjennomgås og eventuelt revideres om nødvendig minst 1 en gang årlig, senest en måned innen siste styremøte som hovedstyret har. Dokumentet og eventuelle aktuelle endringer skal sendes ut senest 1 en måned før siste styremøte slik at aktuelle ledere og initiativtakere har mulighet til å gjennomgå forslagene og eventuelt komme med egne forslag til revidering før dette blir endelig vedtatt på årets siste styremøte for Momentums hovedstyre. Det skal fremkomme i denne delen av dokumentet når revideringen er foretatt, av hvem og hvilke punkter som er endret. Det som skal fjernes skal strykes ut og markeres med røde, fete understrekede bokstaver. Det som skal tilføyes skal markeres med grønne, fete, understrekede bokstaver. Når endringene er vedtatt i styret skal de umiddelbart gjennomføres og korrigeres. Endringene som skal fjernes vil da fjernes, endringene som skal tilføyes vil da få samme farge (sort) som det resterende dokumentet. Videre skal dokumentet lagres på nytt i formatet (ÅÅMMDD Veiledningshåndbok for Momentum), sendes til leder av Momentums IT/Web-utvalg og legges ut på Momentums hjemmeside under fanen info.

7 7 Dato for siste revidering Hvilke punkter er revidert Punkt Punkt 3.3.2, 3.6.2, 8.3 og 8.4 Hvem har sist revidert dokumentet Dato godkjent av Momentums Hovedstyre Kjetil Bragstad Kjetil Bragstad og Geir Arne Hageland Punkt 2.1 og Kjetil Bragstad Punkt , og 7.6 Geir Arne Hageland Veiledning for ulike styrer og deres respektive arbeidsområder 2.1. Ansvaret som tillitsmann Momentum er svært takknemlig for alle som stiller opp i arbeidet for organisasjonen og dens medlemmer. Det er tross alt først og fremst medlemmene man jobber for. Det er viktig å være klar over at en frivillig organisasjon helt og holdent er totalt avhengig av sine tillitsvalgte for å kunne fungere. Ordet tillitsvalgt inneholder, som ordet uttrykker, to viktige elementer: - Tillit: som tillitsvalgt er man gitt tillit til å ta ansvar innenfor de oppgavene det aktuelle vervet inneholder. Dette innebærer også at man stiller seg til disposisjon til å gjøre en innsats for organisasjonen hvor dette trengs. Videre er man også gitt tillit til at man også følger opp og fullfører de oppgavene man har påbegynt og/eller er blitt gitt. Dette er man helt avhengig av for at man innehar en viss forutsigbarhet i organisasjonen, hvor alle vet at flere bidrar. Samtidig er dette nøkkelen til at noe faktisk skal bli gjort i organisasjonen. - Valgt: som tillitsvalgt innebærer dette også at man i en eller annen form er blitt valgt. Dette er i utgangspunktet uavhengig av om man er blitt spurt om å inneha et verv som tillitsvalgt, eller om man selv har ytret et ønske og tatt initiativ til å innta vervet. Man uansett blitt tildelt eller akseptert som innehaver av vervet man har som tillitsvalgt. Med andre ord; valgt til å ha det. Ansvaret som tillitsvalgt og de rollene man innehar og utfyller er av helt avgjørende betydning for at organisasjonens virksomhet i det hele tatt skal kunne fungere etter intensjonen og være mest mulig forutsigbar for alle sammen. For å sørge for at organisasjonen og dens tillitsvalgte imøtekommer sine respektive oppgaver vil selvfølgelig styret, sentralt og lokalt, i den grad det lar seg forsvarlig gjennomføre, legge til rette for nødvendig opplæring og

8 8 kompetanseheving for sine tillitsvalgte. En av forutsetningene for arbeidet videre for tillitsvalgte er å lese og sette seg inn i denne veiledningshåndboken. En annen viktig forutsetning for at organisasjonens interesser skal ivaretas, er at ansvaret også videreføres. Det er derfor slik at du som tillitsvalgt som hovedregel har påtatt deg ansvaret for å sørge for at vi gjennomfører en kompetanseoverføring til den neste som overtar din rolle i tidligere verv. Unntaket vil være i de tilfellene hvor det ikke er et behov for dette, eller hvor det praktisk sett svært vanskelig lar seg gjøre. Utover dette vil Momentums Hovedstyre gi alle sine tillitsvalgte en stor takk og ønske dere alle sammen lykke til i arbeidet for våre medlemmer! Livsglad Hilsen Momentums Hovedstyre 2.2. Valgkomiteer Valgkomiteen skal finne frem til egnede kandidater som kan sitte i aktuelle styre. Det er viktig å bemerke seg at det ikke er styret selv som skal utføre denne jobben. Valgkomiteen skal undersøke og finne frem til aktuelle egnede kandidater, kontakte disse, opplyse dem om det aktuelle forslaget de ønsker å fremme vedkommende, og oppmuntre dem til å engasjere seg for organisasjonen dersom dette kan være aktuelt. Forslagene skal legges frem på fylkeslagets årsmøte. For øvrig henvises det til Momentums vedtekter 9 og 20. Mer informasjon kommer! Forarbeider før innstilling Arbeidet som bør gjennomføres i forkant av eventuelle innstillinger vil valgkomiteen være: - Delta på ulike kurstilbud spesielt tilrettelagt for valgkomiteens medlemmer - Ha stor kontaktflate - Opparbeide seg og vedlikeholde kjennskap til organisasjonen og dens virksomhet Gjennomføring av innstilling Mer informasjon kommer! 2.3. Overordnet veiledning for Hovedstyret Styreleder Styreleder skal være styrets samlede midtpunkt. Dog er det verdt å merke seg at dette ikke skal være en gjenganger ved absolutt alle arrangement, kurs, møter o.l. Som et naturlig ledd i dette bør styreleder også ha oversikt over alle saker. Følgende oppgaver vil derfor naturlig også tilfalle styreleder: - Være en god administrator - Delegere arbeidsoppgaver - Hente inn ekstern eksperthjelp - Sørge for at styret arbeider planmessig - Følge vedtekter og lover

9 - Se til at medlemsmøtenes ønsker følges - Se til at årsmøtenes vedtak iverksettes - Sørge for at alle skriv og henvendelser blir besvart - Se til at møtene blir ledet på en forsvarlig måte - Holde kontakt med alle ledd i organisasjonen - Være lagets leder utad i samfunnet - Lede styremøter - Være en pådriver i samfunnsspørsmål Nestleder Nestleder bør i mange tilfeller være noen som ønsker å drive organisasjonen videre, tar initiativ og som har en god ordenssans. Nestleders hovedoppgave vil være å fungere som styreleders høyre hånd. Vedkommende bør kunne tre inn i ulike roller om nødvendig og tilegne seg dertil nødvendig kunnskap innenfor relevante fagfelt. Dette innebærer dermed at nestleder vil måtte kunne påregne følgende arbeidsoppgaver: - Være resten av styret behjelpelig - Tre inn der det er behov - Være lagets ansikt utad med leder - Være et typisk leder emne - Ta initiativ - Holde seg orientert om lagets situasjon - Overta hvis leder er fraværende Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig bør av naturlige årsaker ha evne og vilje til, om nødvendig, å kunne tilegne seg kunnskap og ferdighet innenfor fagfeltet økonomi. Vedkommende bør like å arbeide med tall, være nøyaktig og ryddig og ha en god samarbeidsevne sammen med de andre i styret. Økonomiansvarlig vil av naturlige årsaker ha arbeidsoppgaver som innebærer: - Føre regnskap - Foreta inn / utbetalinger - Holde styret orientert om økonomien - Sette opp årsregnskap - Fremme forslag om budsjett - Lage og/eller eller bistå i prosessen med søknader om økonomisk støtte Sekretær Sekretæren i styret bør være en person med god ordenssans og som har evne og vilje til å tilegne seg nødvendige grunnleggende kunnskaper og ferdigheter innenfor skriving og data. Sekretærens arbeidsoppgaver i styret vil som regel kunne oppsummeres i følgende punkter: - Skrive brev - Skrive protokoller fra styremøtene - Skrive møtereferater - Arkivere div post og dokumenter - Være behjelpelig med skrivearbeid og administrasjon for resten av styret

10 Øvrige styremedlemmer Øvrige styremedlemmer bør være kreative, initiativrike, arbeidsomme og samarbeidsvillige personer som har god forutsetning for å kunne bidra i organisasjonens arbeid. Ulike arbeidsoppgaver må kunne påregnes slik at de kan bistå i organisasjonens drift og videre utvikling Varamedlemmer Varamedlemmer bør kunne gå inn i styrets ulike funksjoner ved frafall av styrets opprinnelige medlemmer. De bør derfor kunne være oppmerksom på å måtte raskt tilegne seg nødvendige kunnskaper og ferdigheter tilegnet disse funksjonene Overordnet veiledning for Lokallag/Fylkeslag Hvordan de ulike lokallagene/fylkeslagene velger å arbeide er i stor grad opp til dem selv. Dog anbefales det for ordens skyld at de ulike lokallagene/fylkeslagene følger veiledningen i dette dokumentet. For øvrig henvises det til vedtektene kapittel 4 som omhandler fylkeslag. Fylkeslagene bør sørge for jevnlig å møtes og følge opp planlagt og gjennomført aktivitet i fylkeslaget Drift, administrasjon og profilering Styret er de som sørger for drift og arrangementer i regi av Momentum og eventuelle samarbeidspartnere på lokalt plan. For å sørge for en gjennomgående, samlet bevissthet rundt organisasjonens omfang og deltakelsen av denne, bør fylkeslaget følge profileringshåndboken som er laget av informasjonsutvalget (se punkt. 3.5). Fylkeslaget skal avtale arbeid og fordele ansvaret mellom fylkeslagets medlemmer og sørge for at dette blir gjort iht årsplanen som er vedtatt under årsmøtet (ref. vedtektene kap. 4). Fylkeslaget bør også holde hovedstyret i Momentum orientert om ulike aktiviteter og hendelser i fylkeslaget og sørge for en god dialog slik at alle parter holder seg oppdatert. Følgende bør derfor alltid oversendes til sekretær i Momentums Hovedstyre: - Handlingsplan - Årshjul - Timeregistrering for aktiviteter hos Funkis (se punkt ) - Innkalling til styremøter - Protokoller - Referat (fra styremøter, arrangement osv.) - Budsjett - Invitasjoner til styremøter o.l. Se for øvrig under punkt 8.

11 Innkalling til møter Styret i fylkeslag bør så langt det er mulig bli enige om møtevirksomheten som skal forekomme i løpet av året. Dette gjøres derfor gjerne under årets siste styremøte. Når alle har en møteplan og fastsatte datoer å forholde seg til, vil det være enklere å planlegge møtene, samt de ulike sakene som skal følges opp mellom hvert enkelt møte. Det vil også være en vesentlig mer ryddig måte å gjennomføre nødvendig oppfølging på. Videre bør en bli enige om eventuelle møtesteder, møteformer (fysisk oppmøte, chat, telefon etc.) samt bevertning under møtet. Som en anbefaling bør fylkeslaget vurdere å gjennomføre 4 styremøter i året. Handlingsplanen bør omfatte organisering og oppfølging av likepersonsarbeidet samt minst 2 arrangementer/medlemsmøter i året (en sommeravslutning og en juleavslutning). Før møtene skal finne sted, bør innkalling sendes ut senest 2 to uker før møtet skal være. Samtlige bør gi melding om oppmøte eller frafall så tidlig som mulig. Som gyldig frafall gjelder som hovedregel sykdom eller uoppsettelig arbeid. Eventuelt frafall bør derfor kunne dokumenteres. Innkalling til møter bør følge Mal for styremøteinnkalling. Denne bør derfor inneholde følgende elementer: - Dato og klokkeslett for møtet - Møteform (fysisk oppmøte, telefonmøte, chat) - Adresse for møtestedet - Saksliste - Vedlegg - Eventuell bevertning Malen hovedstyret bruker, samt eksempel på en slik innkalling, finner du på momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen Referat og protokollføring under og etter møter Under møtene bør det føres et referat. Et referat er en oppsummering av hva som har blitt sagt og gjort under møtet. Valg av referent og ordstyrer under møtet kan velges før møtet starter. I etterkant av møtet skal det også utarbeides en Protokoll. En protokoll er et juridisk dokument som skal inneholde faste punkter. Protokollen som føres bør derfor følge Mal for protokoll i styremøte(r) i Momentum. For øvrig må protokollen inneholde følgende: - Sted (adressen hvor møtet fant sted) - Dato for møtet - Møtenummer - Oppmøte, fra meldte og uanmeldte fravær.

12 12 - Vedtak (Godkjent, ikke-godkjent, merknad) - Underskrift (dokumentet skal signeres og godkjennes under neste møte. Møteleder skal IKKE signere dokumentet). Et referat bør i hovedsak inneholde følgende elementer: - Overskrift - Kort redegjørelse for hvordan møtet har vært - Kort redegjørelse for hva som ble sagt Alternativt kan referatet publiseres også på nett. For mer informasjon vedr. dette, se punkt 5. Protokoll og referat bør oversendes til samtlige styremedlemmer i fylkeslaget (inkludert vara) samt sekretær i hovedstyre i Momentum. Malen Momentum hovedstyre bruker, samt eksempel på en slik protokoll og et referat, finner du på momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen Økonomi Styrene skal forvalte og sørge for at egen økonomi er i henhold til retningslinjer gitt av økonomiansvarlig i hovedstyret. Se for øvrig punkt Arrangement Arrangement i fylkeslaget, både i regi av, i samarbeid med, eller utelukkende gjennom eksterne aktører, bør følges opp av fylkeslaget. Dette vil være en naturlig konsekvens av at det er fylkeslagene selv som har best kjennskap til lokalmiljøet og sin lokale medlemmer samtidig som ulike arrangement kan være aktuelt for våre medlemmer. Informasjon om eksterne arrangement vil fra tid til annen bli tilsendt fra sekretær i hovedstyret i Momentum. Denne oppgaven vil naturlig tilfalle arrangement ansvarlig, men kan også delegeres til andre. Se for øvrig mer informasjon under punkt Styresammensetning og arbeidsoppgaver Hvordan fylkeslagene velger å sette sammen sitt styre skal følge vedtektene kapittel 4, hvorpå det kommer frem at man skal ha en leder, nestleder og et øvrig styremedlem. Utenom dette står fylkeslagene selv fritt til å velge hvordan de ønsker å organisere seg, men det er anbefalt at likepersonsansvarlig i fylkeslaget også er styremedlem. Man bør også vurdere å inkludere nevnte stillinger m/stillingsbeskrivelse nedenfor, i styret. Flere av disse stillingene og oppgavene vil kunne innlemmes som et verv for mindre fylkeslag alt etter størrelsen på det aktuelle fylkeslaget og aktivitetsnivå. Det forventes at den enkelte stiller opp og også tar initiativ til ulike oppgaver i styret. Det er styret, ikke den enkelte styreleder, som er ansvarlig.

13 Styreleder Styreleders hovedoppgave er å planlegge styrets aktiviteter, delegere oppgaver og i all hovedsak sørge for at styrets plikter i størst mulig grad blir overholdt. Dette for å sørge for at leder vil være den som har det overordnede ansvaret for styret, samt at styreleder vil kunne fungere som en kontaktperson for eventuelt hovedstyret eller andre i ulike sammenhenger. Det må presiseres at det IKKE er styreleder som skal sitte med alle arbeidsoppgavene. Disse skal fordeles. Av typiske oppgaver for en styreleder kan følgende nevnes: - Svare på henvendelser - Ha en helhetlig oversikt over styrets planer og arbeider - Følge opp og sørge for best mulig drift av styret og lokallagets virksomhet - Ta overordnede beslutninger i ulike saker Nestleder Nestleders oppgave er i hovedsak å støtte styreleder. Det er viktig å tenke på at tittelen nestleder innebærer at nestleder vil naturligvis fungere som styrets neste leder ved frafall av leder, eller dersom ingen nye ledere ved valg melder seg. Oppgavene nestleder i stor grad vil inneha bør derfor være å få en oversikt over leders arbeider og rutiner. I tillegg vil vedkommende kunne støtte på ulike måter, eksempelvis innenfor områder som gjelder: - Holde orden på møtevirksomhet - Administrasjon som å kalle inn til møter, skrive referat, protokollføring, lage invitasjoner og sørge for at materiellet er iht profileringshåndboken (se punkt 3.5) - Eventuelt andre oppgaver en vil bli delegert og/eller bli enige om i styret for øvrig Økonomiansvarlig Økonomiansvarlig i styret vil være naturlige ansvarshaver for alt som har med økonomi å gjøre i lokallaget/fylkeslaget. Typiske oppgaver for øvrig vil være: - Holde seg oppdatert på og sørge for at man hele tiden følger gjeldende økonomirutiner i Momentum (punkt 7) - Sette opp budsjett for fylkeslaget - Sette opp regnskap for fylkeslaget - Bistå med arbeidsoppgaver som angår økonomi i fylkeslaget Økonomiansvarlig vil naturligvis ha et godt samarbeid med studieansvarlig samt arrangement ansvarlig i fylkeslaget. Ved ulike spørsmål kan økonomiansvarlig i lokallaget/fylkeslaget henvende seg for støtte til økonomiansvarlig i Hovedstyret i Momentum eller Momentums sekretær Liv Karin Søstuen. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Sekretær Sekretærens oppgaver vil være overordnede administrative oppgaver. Dette vil naturligvis derfor være oppgaver som:

14 14 - Sende innkallinger til alle typer møter - Skrive protokoll under styremøte(ne) - Utarbeide årshjul - Arkivering av protokoller og innkallinger - Utsending av protokoller - Sørge for at sekretær i hovedstyre i Momentum får nødvendige kopier for arkivering - Være behjelpelig med skriving for styret og av utvalg - Ansvaret for føring av postliste - Sørge for at alt materiell er iht profileringshåndboken (se punkt 3.5) - Se til at oppgavene faktisk blir utført om denne av ulike årsaker fra tid til annen skulle tilfalle andre. For eventuelle spørsmål, veiledning eller lignende kan en henvende seg til sekretær i Momentums hovedstyre. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Aktivitetsansvarlig Aktivitetsansvarlig vil naturligvis ha ansvaret for alt av arrangement i regi av fylkeslaget selv, eller samarbeid med andre eksterne aktører. Typiske oppgaver vil kunne være: - Å oppmuntre til og tilrettelegge for kurs/arrangementer/seminarer samt sosiale aktiviteter - Følge opp både egne arrangement, samt de som er i samarbeid med, eller utelukkende i regi av, eksterne aktører - Undersøke muligheter for ulike aktiviteter i fylkeslaget og eventuelt følge opp dette - Sette seg inn i, holde seg oppdatert på og komme med forslag til eventuelle aktuelle steder man kan søke om støtte - Sette seg inn i, holde seg oppdatert på og komme med forslag til eventuelle aktuelle endringer i punkt 4 i veiledningshåndboken. For eventuelle spørsmål, veiledning eller lignende kan en henvende seg til sekretær i Momentums hovedstyre. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Studieansvarlig Studieansvarlig i styret bør være en person som higer etter kunnskap om å skaffe midler til fylkeslaget fra ulike aktører og bidragsytere. Dette vil fra tid til annen kunne være en noe krevende oppgave, alt etter hvor aktiv fylkeslaget ønsker å være, samt hvor mye fylkeslaget planlegger å bruke av midler. Typiske arbeidsoppgaver vil være: - Å sette seg inn i punkt i veiledningsboken. - Å registrere kurs og aktiviteter hos funkis - Å holde seg oppdatert på og komme med forslag på hva som kan være aktuelt å melde inn som kurs og aktiviteter hos funkis

15 15 - Å holde seg oppdatert på hvor en kan søke midler, samt hva det kan søkes for - Å holde Studieutvalget i Momentum oppdatert på sin virksomhet, hvor man søker midler o.l. - Å sette seg inn i de ulike tipsene som ligger på hjemmesiden. Studieansvarlig vil av naturlige årsaker ha et godt samarbeid med økonomiansvarlig og aktivitetsansvarlig i fylkeslaget. For eventuell bistand kan studieleder kontakte leder av studieutvalget i Momentum. For kontaktinformasjon, se hjemmesiden Likepersonsansvarlig Fylkeslagets likepersonskontakt bør være en person som ivrer etter å bidra til å hjelpe andre som er i en ny tilværelse som amputert. Vedkommende bør samtidig være en arbeidsom og strukturert person som er initiativrik og ikke redd for å komme andre mennesker i møte ansikt til ansikt. Typiske vil dette være arbeidsoppgaver som: - Sørge for å være i bindeleddet mellom fylkeslaget og likepersonsutvalget - Holde oversikt over aktive likepersoner i aktuelle fylkeslag - Koordinere likepersonsaktiviteten i fylkeslaget - Sørge for å få likepersons og besøksavtaler med institusjoner, rehabiliteringssentre og andre aktuelle møtepunkter i fylkeslaget hvor amputerte kan befinne seg. - Følge opp likepersonsaktiviteten i fylkeslaget Øvrige styremedlemmer Styremedlemmene i styret vil fungere som støttespillere for styret for ulike arbeidsoppgaver. Styremedlemmene vil måtte kunne påregne å hjelpe til styret med flere av deres arbeidsoppgaver, inkludert planlegging og gjennomføring av arrangement, innhente relevant informasjon om lokal aktivitet som kan være aktuelt for deres medlemmer samt sørge for å legge til rette for at dette kan publiseres via facebook og på hjemmesiden (se punkt 4,5 og 7) Varamedlemmer Varamedlemmene skal fungere som støtte for styret ved eventuell sykdom og/eller annet form for fravær hos andre styremedlemmer. Varamedlemmer bør til enhver tid holdes oppdatert av styret i styrets virksomhet og fremtidige planer. Varamedlemmene bør derfor også motta styremøteinnkallinger og annen relevant informasjon for å kunne stille opp på kort varsel dersom nødvendig. Varamedlemmene bør også selv etterstrebe og holde seg oppdatert innenfor styrets virksomhet.

16 3. Veiledning for Utvalg i Momentum og deres respektive arbeidsområder Overordnede føringer for Utvalg i Momentum Momentums utvalg utgjør en svært viktig og samtidig krevende del av hva Momentum som organisasjon ønsker å utrette, nemlig det beste for amputerte, protesebrukere og deres pårørende. Arbeidet som legges ned kan ikke verdsettes nok av verken organisasjonen selv eller deres medlemmer. Dette innebærer at arbeidet bør, så langt det er mulig, prioriteres av utvalgenes ledere og deres medarbeidere. Videre krever dette en strukturert og ordnet arbeidsform. På bakgrunn av dette bør samtlige utvalg i Momentum å møte minst 4 fire ganger årlig for å planlegge, tilrettelegge og gjennomføre sitt respektive arbeid. Dette for jevnlig å kunne holde arbeidet oppe og sørge for at ideer som dukker opp blir tatt med og fulgt opp. Videre er dette viktig for å holde Momentums hovedstyre oppdatert til enhver tid og sørge for at aktuelle problemstillinger som fortjener større oppmerksomhet og som kan være noe mer krevende å forholde seg til, kan få støtte i tilstrekkelig grad. Møtene som holdes kan gjennomføres ved fysisk oppmøte blant utvalgenes medlemmer, eller via løsninger som internett, skype, telefonmøte eller lignende. Møtene må være gjennomført med minst 2 to av utvalgets medlemmer. Samtlige av utvalgets medlemmer plikter, så langt som mulig, å stille. Videre må utvalgene legge til rette for at samtlige av utvalgets medlemmer får uttale seg om aktuelle saker som skal tas opp på forhånd og kommentere eventuelle rapporter før sakene tas videre. Aktuelle saker og arbeid som planlegges og/eller er utført skal videreformidles til Momentums hovedstyre gjennom en egen utvalgsrapport. Leder skal ha en mal på utvalgsrapport, ellers er denne også tilgjengelig hos Momentums Sekretær Liv Karin Søstuen. Utvalgenes utvalgsrapport skal foreligge minst 2 to uker før Momentums Hovedstyre sine møter. Dette for at aktuelle problemstillinger og saker skal kunne tas opp og diskuteres i forkant av Momentums Hovedstyre sine møter slik at man vil kunne jobbe vesentlig mer effektivt på denne tiden. Planer for møter i Momentums hovedstyre ligger på denne linken. Eventuelt kan denne informasjonen fås av Momentums Sekretær Liv Karin Søstuen. Mal for utvalgsrapporten finnes på Momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen. Arbeidet utvalget planlegger og gjennomfører bør, så langt det er mulig, registreres. Dette presiseres ytterligere i punkt Likeperson- og pårørendeutvalget Likeperson- og pårørendeutvalget har som arbeidsoppgave å fremme og jobbe med saker som angår hjelp og støtte til de som befinner seg i en situasjon som amputert, protesebruker eller pårørende, og apparatet rundt dette. Utvalget skal utarbeide rutiner for likepersonenes arbeider ned til fylkeslagsnivå. Utvalget vil også stå ansvarlig for å

17 17 utvikle likepersonskurset, holde oversikt over alle likepersoner samt likepersonsaktiviteten som gjennomføres i Momentum Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer i likeperson- og pårørendeutvalget bør som hovedregel sørge for å støtte leder i å nå utvalgets arbeidsoppgaver IT/Web-utvalg IT/Web-utvalgets mandat Utvalget skal arbeide med hjemmesiden og facebook, sørge for å oppdatere og holde dette vedlike på eget initiativ og/eller ved forespørsler fra andre/medlemmer. Om nødvendig, med støtte IT/Web-utvalgets oppgaver Oppdatere hjemmesiden samt facebook jevnlig og ved forespørsel. Sørge for å ta tilstrekkelig med sikkerhetskopier/backup jevnlig slik at informasjon ikke går tapt. Administrere brukerkontoer, passord og lignende tilknyttet Momentum hos: Gmail, Youtube, Mailchimp, Wufoo, Google Analytics, Momentum.nu, Facebook, Domeneshop.no, Dropbox og Instagram. Sørge for å kjenne til de mulighetene og begrensningene som finnes ved bruk av en nettside Sørge for å gjøre hjemmesiden best mulig for Momentums medlemmer og representanter i ulike deler av organisasjonen hva gjelder brukervennlighet. Legge ut aktuelle nyheter om hendelser som kan være aktuelt for Momentums brukere. Gjøre det lettere for Momentums medlemmer å følge med på det som skjer både på nasjonalt og internasjonalt plan som kan være aktuelt for dem. Gjøre informasjon vedrørende rettigheter lettere tilgjengelig for Momentums medlemmer. Oppmuntre Momentums medlemmer til større deltakelse i debatter om dagsaktuelle temaer som berører våre medlemmer på Facebook. Eventuelt bør det vurderes om mye av arbeidet bør foretas av eksterne på grunn av manglende erfaring og kapasitet i utvalget. Gjennomføre analyser av Facebook aktiviteten og besøk på Hjemmesiden, for deretter å utarbeide anbefalinger og mål for bedre resultater. Publisere nyhetsbrev 4 ganger årlig i tråd med utgivelse av Livsglede og/eller ved etterspørsel, behov eller annonsering.

18 Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Sport- og aktivitetsutvalget Sport- og aktivitetsutvalgets mandat Oppmuntre og utfordre medlemmene til økt mestring gjennom fysisk aktivitet Utvalgets oppgaver Spre informasjon om eksisterende tilbud i regi av andre aktører (Norges idrettsforbund, kommersielle aktører og andre). Dette vil i hovedsak skje på momentums internettside og facebook side/gruppe. Oppmuntre arrangører av weekender og andre tilbud i regi av Momentum til å inkludere en post på programmet som inneholder fysisk aktivitet. Det trenger ikke være ekstremsport Etablere et nettverk av ressurspersoner som har kompetanse om mestring og aktivitet på høyt nivå. Disse kan inspirere, utfordre og veilede. Bidra med, eller ha innspill til artikler i Momentums medlemsblad. Etablere et tilbud i regi av Momentum i forbindelse med Ridderuka på Beitostølen og evt. Andre større idrettsarrangement det er naturlig at amputerte deltar i. Arrangere egne weekender med mestring som hovedtema. Jobbe for å realisere et mestringsprosjekt i regi av Momentum eller i samarbeid med andre Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året.

19 Informasjonsutvalget Mandat Fornye/oppdatere Momentums grafiske profil og visuell identitet og besørge at ny profil og nytt materiell blir tatt i bruk av alle avsendere av Momentumkommunikasjon Oppgaver Utarbeide en profilhåndbok for Momentum i tråd med brief for profilering. Utkast til profileringshåndbok skal presenteres for styret og årsmøtet for godkjenning. Levere en ferdig profilhåndbok som beskriver logo, fonter, farger osv og anvendelse av og varianter av disse i alle relevante sammenhenger som på elektronisk brevark, konvolutter, brosjyrer, hefter, bladet, plakater, invitasjoner, Momentumprisdiplom osv. Profilhåndboken bør trykkes og lagres som både Word-dokument, samt PDF-fil slik at retningslinjene kan sendes til og tas i bruk av alle tillitsvalgte og andre som har behov for det og lagres lokalt elektronisk og på hjemmesiden. Det kan innhentes ekstern profesjonell bistand til å gjennomføre dette med inntil kr Gjennomføre nødvendige tiltak for å sørge for den nye profil og nytt materiell blir tatt i bruk av alle avsendere av Momentumkommunikasjon dvs tillitsvalgte på nasjonalt og lokalt plan (hovedstyremedlemmer, fylkeslag, likemenn og øvrige tillitsvalgte) og at fylkeslag tar oppgaven med å kontakte rehabiliteringssenter, sykehus og ort verksted og sørger for å få kastet og fjernet alt gammelt materiell (brosjyrer, plakater, hefter) og erstattet det med nytt materiell med ny profil. Bistå Likemanns- og pårørendeutvalget med introduksjon av Infokonvolutten og øvrig nytt materiell. Oppdatere og holde vedlike Momentums profilhåndbok i ulike relevante sammenhenger, herunder elektroniske brevark, konvolutter, brosjyrer, hefter, bladet, plakater, invitasjoner, momentumprisdiplom osv. samt eventuell aktuell, nødvendig og eventuell hensiktsmessig oversettelse av dette materialet Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året.

20 Redaksjonen Mandat Lage et medlemsblad av høy kvalitet til inspirasjon for leserne til en forsvarlig totalkostnad Oppgaver Lage annonse- og utgivelsesplan Produsere 4 utgaver av Medlemsbladet Livsglede iht forannevnte plan Gjøre alt redaksjonelt, journalistisk, fotografisk og grafisk arbeid Levere trykkeklare filer til trykkeri innen tidsfrister i planen Sørge for god kvalitet og balansert innhold av lokalt, nasjonalt og internasjonalt stoff Sikre annonseinntekter som fullfinansierer bladet Vektlegge lojale annonsører som borger for kontinuitet, prioritere årsavtaler Følge opp annonsører, få inn annonsemateriell innen tidsfrister Sørge for at egenannonser og andre fakta er korrekte Undersøke mulighetene for reklameinntekter fra aktuelle annonsører på hjemmesiden og sende ut annonseringspriser for nettannonser sammen med livsglede annonsering Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Studieutvalget Studieutvalgets oppgaver Legge til rette for at medlemmer og fylkeslag i større grad kan ta initiativ til å organisere arrangementer, herunder å støtte initiativtakerne med informasjon og praktisk hjelp i den grad det ikke belaster utvalget i vesentlig grad. Delta på kurs og aktiviteter hos Funkis og andre aktuelle ettersom dette organiseres. Orientere hovedstyret i Momentum om aktiviteter dette året. Søke om midler for det vi selv skal gjennomføre av kurs og aktiviteter Informere og oppdatere hjemmesiden slik at fylkeslagene selv kan innhente informasjonen de trenger for å søke om midler o.l.

21 21 Med støtte og innspill fra de ulike fylkeslagene; ha foreløpig kontroll over en god del steder hvor en kan få midler. Prioritere de nettbaserte søknadene. Prioritere dette for oversikt og overtagelse til senere og få en bedre oversikt generelt over arbeidet. Legge best mulig til rette for, og sørge for at initiativtakerne i størst mulig grad selv står for arbeidet med å planlegge og gjennomføre arrangementene iht punkt 4, 5 og 7 i dette dokumentet Studieutvalgets mandat Studieutvalget kan på eget initiativ søke om midler for det Momentum skal gjennomføre av kurs og aktiviteter Dersom søknaden(e), i en eller annen form, omfatter en egenandel fra Momentums side, skal utvalget samrå seg med økonomiansvarlig før søknader sendes inn Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmers oppgaver er: - Å gi rådgivning til fylkeslag o.l. og støtte disse i søknadsprosessen. - Søke om midler på vegne av hovedstyret. - Å oppdatere nettsidene og finne nettbasert informasjon om søknader o.l. - Innhentet flere opplysninger vedrørende steder. - Søke samt jevnlig å oppdatere en liste over dette med gjeldende søknadsfrister så langt dette lar seg gjøre (helst hver 6. Mnd) 3.8. Samfunnspolitisk utvalg Samfunnspolitisk utvalgs mandat Samfunnspolitisk utvalg skal arbeide for at amputerte og protesebrukere samt pårørende sine interesser, muligheter og rettigheter blir ivaretatt på nasjonal basis Samfunnspolitisk utvalgs oppgaver Arbeide for å få til fritt verkstedvalg også på tvers av helseregionene Følge opp NOU 2010:5 slik at økonomisk ansvar for hjelpemidler ikke blir overført fra NAV til spesialhelsetjenesten. Faren for at der oppstår forskjellsbehandling avhengig av hvilke HF pasienten hører inn under, er overhengende. Være pådriver for at likemanns- og pårørendetjenesten inngår i sykehusenes, rehabiliteringssentrenes og samhandlingsreformens pasientbehandlingslinjer

22 22 Arbeide for å samle amputasjoner på færre store sykehus. Forslag 5 sykehus i Norge: Arm: Ottestad Ben: Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø Arbeide for at det blir utarbeidet kvalitetssikrede metoder som skal brukes ved amputasjoner slik at re-amputasjoner pga dårlig vurderinger og amputasjonsmetoder ikke lenger forekommer Søke samarbeid med andre pasientorganisasjoner med sammenfallende interesser f.eks Trafikkskaddes forening, Kreftforeningen, Diabetes Gå over samhandlingsreformen kommunene må bygge opp kompetanse slik at amputerte får den nødvendige oppfølging når de utskrives fra sykehus og rehabilitering. Samhandlingsreformen forutsetter betydelig brukermedvirkning. I så stor grad som mulig se til at Momentum er representert i brukerutvalg Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Momentumprisutvalget Mandat Finne verdige kandidater til Momentumpris og komme med innstilling for Momentums hovedstyre Det er Momentums hovedstyre som bestemmer hvem som blir tildelt Momentumpriser Oppgaver Fremskaffe kandidater ved å annonsere i Livsglede, bruke jungeltelegraf og tilsvarende. Finner man ikke verdige kandidater blir det ikke delt ut Momentumpris det året. Fremskaffe innrammet diplom til vinnerne. Vinnerne av Momentums ærespris markeres med egen statuett. Seremoni med utdeling av Momentumprisen bør finne sted i prisvinnerens nærmiljø. For medlemmer av Momentum skjer tildelingen av Momentumpris på Momentumweekend.

23 Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året Livsgledeutstillingsutvalget Leder Leders oppgave er hovedsakelig å fordele utvalgets arbeidsoppgaver blant utvalgets medlemmer. Videre er det leder som plikter å se til at de overordnede føringene for utvalget blir overholdt Øvrige medlemmer Øvrige medlemmer av komiteen bør stille seg til disposisjon for å støtte leder med å oppnå utvalgets mål og få gjennomført planen for året. 4. Generell veiledning for arbeid i Momentum sammenheng 4.1. Arrangementer Overordnede anbefalinger Før man planlegger arrangement er det flere elementer en må ta hensyn til. Det aller viktigste er naturligvis medlemmenes interesser og ønsker. Det er medlemmene Momentum er til for, og det er derfor disses interesser og ønsker som naturligvis kommer i første rekke. Samtidig bør aktiviteter, så fremt det er mulig, avtales og planlegges på slutten av foregående år, eller på starten av det nye året slik at dette kan komme med i fylkeslagets årshjul. Utenom dette er det flere eksempler på ulike hensyn man må ta: - Tilgjengelighet - Målgruppe - Aktivitetsnivå - Tiltenkt kostnad/pris og eventuell egenandel - Arbeidsmengde for gjennomføring av arrangementet - Sted - Muligheter i nærområdet - Alternative transportknutepunkter - Mat/Drikketilbud - Bekledning - Muligheter for økonomisk støtte lokalt og gjennom Funkis

24 24 - Mulighet for samarbeid med andre aktører - Mulighet for bistand av profesjonelle (trenere, veiledere mm) Det er derfor viktig at initiativtaker går dypt i tenkeboksen før man fremmer forslag og/eller begynner planlegging og gjennomføring av et eventuelt arrangement. Det vil for eksempel være lite hensiktsmessig å forsøke å gjennomføre et arrangement med for få interesserte, om reiseavstanden er for stor og muligheten for transport er svært begrenset. Samtidig må en også ha det økonomiske aspektet med seg her Forslag til ulike aktiviteter og arrangementer Variasjonen av de ulike arrangementene en kan gjennomføre har i utgangspunktet ingen grenser, kun i fantasien! Likevel kan en tenke over følgende forslag som kan være aktuelle, enten for seg selv eller i forbindelse med styremøte eller årsmøte i fylkeslaget: - Foredrag - Sosial samling - Tur til et badeanlegg eller Spa - Guidet tur til en turistattraksjon, museum mm - Kajakk eller kanopadling - Langrenn (med piggekjelke eller andre hjelpemidler) - Villmarkstur (kanskje med sekk, telting, grilling, førstehjelpskurs, fisking, ridetur o.l.?) - Alpint/Snowboard (med sitski eller andre hjelpemidler) - Skøyter (med kjelke, rolig klassisk eller for eksempel hockey) - Båttur (for eksempel med fisking, RHIB, ei eldre skute eller lignende) - Bowling, Airhockey, Biljardkveld, Shuffleboard eller lignende - Golf De ulike arrangementene kan selvfølgelig også kombineres, eksempelvis med aktivitet på dagtid og foredrag på kvelden. Igjen er det viktig å tenke på medlemmene. Noe av det viktigste mange kanskje får ut av organisasjonen er erfaringsutveksling og sosiale sammenkomster. Videre bør man, så langt det er mulig, forsøke å gi et bredt tilbud med flere alternativ for ulike medlemmer Grunnarbeid og planlegging Etter å ha vurdert ulike alternativer for aktivitet, vil det i flere tilfeller være aktuelt å planlegge og/eller å tilrettelegge ytterligere for aktiviteten. En bør da etterstrebe og utarbeide en ønsket tidsplan og oversikt for aktiviteten samt mulighetene en har her (dette kan være tilgang på å kjøpe mat/drikke, tilgang til å leie/låne utstyr mm). Følgende punkter bør en se til å få klarhet i: - Plan for arrangementet - Forslag til budsjett - Avklaring av aktuelle avtaler (hotellbestilling, foredragsholder o.l.) - Utarbeidelse av aktuell invitasjon - Utsendelse av informasjon (på hjemmesiden, facebook o.l, se punkt 5.) - Utarbeidelse av en spørreundersøkelse for arrangementet

25 25 Et budsjett bør og må ofte utarbeides i forkant. Dette bør derfor inneholde følgende elementer: Mer informasjon kommer! Videre bør en lage et utkast til invitasjon til arrangementet. Utkastet bør inneholde følgende momenter: - Type arrangement - Sted og dato - Utfyllende generell og detaljert informasjon om arrangementet - Informasjon om påmelding (krav om egenandel o.l.) - Kontaktinformasjon Informasjonen man trenger ved (bindende!) påmelding vil være: - Arrangementet man melder seg på - Tid for ankomst - Navn - Adresse, postnummer og sted - Telefon og mail - Behov for ledsager - Ønske om enkeltrom - Ønske om handikap rom - Bruk av rullestol - Ønske om røykfritt rom - Ønske om allergirom/ info om allergier - Behov for teleslynge - Andre ønsker om tilrettelegging For informasjon vedr. egenandel, se punkt i veiledningshåndboken. En spørreundersøkelse vil variere fra arrangement til arrangement. Likevel er det flere elementer som gjerne går igjen. Typiske punkter vil derfor kunne være: - Mulighet for transport/ parkering - Overnatting/rom - Mat/drikke - Foredrag/aktivitet - Alternativer under aktiviteten Søknadsprosess for midler til arrangement I mange tilfeller kan det være aktuelt med støtte for aktiviteten. Fylkeslaget kan da benytte egne midler fylkeslaget har fått tildelt gjennom eksempelvis arv, gaver eller grasrotandelen. Alternativt bør en i ulike tilfeller vurdere støtte fra Funkis, lokale banker, forsikringsselskaper, fylkeskommunen og andre aktuelle aktører. De fleste krever i slike tilfeller både et budsjett samt en del informasjon vedrørende aktuelt arrangement.

26 26 I søknadsprosessen bes det ofte om ulike grunner til hvorfor man ønsker å søke midler. De mest relevante elementene en da gjerne begrunner det med kan være: - Arrangementet er fysisk helsefrembringende - Psykososialt helsefrembringende (ved sosiale arrangementer, erfaringsutveksling o.l.) - Teknisk informativt (presentasjon fra leverandører, foredrag o.l.) Mer informasjon kommer! Eksempler på dette kan du finne på denne linken. Alternativt kan du se mer på eller henvende deg til Momentums sekretær Liv Karin Søstuen Påmelding arrangement Påmeldingsfrist til arrangement bør være minimum to måneder før arrangementsdato, særlig de som inkluderer overnatting.. Egenandel / påmeldingsavgift faktureres fortløpende. Innbetalt påmeldingsavgift er eneste gyldige påmelding. Egenandel refunderes ikke av Momentum. I de fleste tilfeller dekker reiseforsikring denne avgiften. Subsidiert egenandel / påmeldingsavgift forutsetter medlemskap i Momentum Gjennomføring og oppfølging iht plan I forkant av arrangementet vil arrangementsansvarlig ha flere punkter en må holde orden på. Eksempler på dette kan være: - Se til at informasjon er sendt ut til aktuelle deltakere, fylkeslaget, hovedstyret og eventuelle andre - Se til at informasjonen blir spredt via nettet - Ha oversikt over påmeldte deltakere - Ha klart nødvendige kopier av program, spørreundersøkelser o.l. - Ivareta deltakernes behov - Svare på henvendelser - Se til at betalinger av egenandel faktisk blir mottatt. - Forberedelser til å gi informasjon i forkant av, under og etter arrangement (fluktplan, toaletter, røykeplass, mat/drikke, transport, takketaler o.l.) Under gjennomføringen av arrangementet bør initiativtaker stille i god tid i forveien, samt sørge for at alt er tilrettelagt og at avtaler går etter plan/tidsskjema. Etter gjennomføringen bør arrangement ansvarlig være den siste som forlater stedet av samtlige deltakere. For publisering på nettet, se punkt

27 Reiser i forbindelse med arrangement Det kan dekkes reiseutgifter ette billigste hensiktsmessige reisemåte på Momentum sine arrangement. Reisen dekkes etter pasientreiser sine satser for reise, kost og overnatting der det reiseruten krever dette. Dokumentasjon av reisene og hvem som reiser skal foreligge. For 2017 er satsene: - Standardsats: kr 2,30 per kilometer. Ved bruk av offentlig transport beregnes per medlem. Ved privatbil per bil. - Kostgodtgjørelse: kr 215 per døgn. Dette forutsetter reise på mer enn tolv timer. - Overnattingsgodtgjørelse: kr 550 per døgn. Overnatting må dokumenteres med kvittering og det må dokumenteres behov. - Egenandel: Det beregnes en egenandel tilsvarende 1000 kilometer etter gjeldende standardsats per person. - Andre forutsetninger. Medlemskap i Momentum Sluttrapport og etterarbeid Det er ønskelig for Momentum og organisasjonens medlemmer å få informasjon vedr arrangementet også i ettertid av gjennomføringen. Arrangementet anses derfor som avsluttet først etter at følgende punkter er gjennomført: - Arrangementsholder har sett til at alt av avtaler er overholdt, inkl. betaling av regninger - Spørreundersøkelse vedr. arrangementet er blitt innsamlet og bearbeidet - Arrangementsholder er den siste som forlater arrangementsstedet - En evaluering er gjennomført og et referat er nedskrevet og informasjon (inkl. bilder) er tilsendt til hovedstyret i Momentum (LINK) - Man har informert fylkeslaget i et styremøte om arrangementet 5. Veiledning for publisering på websider og facebook Momentums leder samt IT/Web-utvalg ønsker selvfølgelig at mest mulig relevant informasjon gjøres tilgjengelig for organisasjonens medlemmer. I den forbindelse er man avhengig av at alle medlemmer, og spesielt utvalgene og fylkeslagene, bistår i prosessen med å spre informasjon. Det har tidvis kommet ønsker om ytterligere informasjon om hva som skal skje, og hva som har skjedd. For å få frem dette i størst mulig grad er derfor Momentum helt avhengig av at de enkelte initiativtakerne selv samt arrangører og deltakere av arrangement bistår i denne prosessen. En nyhet er i utgangspunktet alt som skjer og har skjedd i Momentum, samt annen relevant informasjon som kan komme til nytte. Dette være seg et gjennomført arrangement, turer, opplevelser, ny utgave av medlemsblad, gjennomført styremøte, nye aktivitetsplaner, protokoller fra styremøter og annen relevant informasjon. Et arrangement kan være årsmøte i fylkeslaget, en tur, et foredrag eller annen form for kurs og aktivitet. Hovedutfordringen er å få fatt på informasjon om disse nyhetene og aktivitetene, og spesielt også bilder til dette. Momentum er derfor helt avhengig av at

28 flere kan bidra og sende denne informasjonen til IT/Web-komiteen ved å følge informasjonen under. 28 Momentums sekretær samt IT/Web-utvalget får tidvis mange henvendelser og forslag til publisering på våre nettsider og via Facebook. Som hovedregel ønsker IT/Web-utvalget derfor at informasjonen som først og fremst kommer frem på nettsiden er fra organisasjonen selv. Dette er for å kvalitetssikre at det som kommer frem er riktig, og at Momentum selv kan svare på henvendelser vedrørende informasjonen som kommer frem. Like fullt er det noe informasjon som er svært relevant for våre medlemmer. Dette innebærer linker til ulike leverandører samt andre sider som kan være av interesse for Momentum som organisasjon og organisasjonens øvrige medlemmer. Momentum oppmuntrer derfor medlemmene til å opplyse om relevante sider vi gjerne kan henvise til videre gjennom organisasjonens egne nettsider. Momentum er tilgjengelig 2 steder på Facebook. Disse 2 stedene består av en facebook gruppe og en facebook side (page). Adressen for facebook gruppen er forsøkt forenklet, slik at man kan skrive inn følgende i adressefeltet øverst i søkemotoren: Facebook gruppen er mer egnet for å kunne diskutere medlemmer imellom, og hvor medlemmene i stor frihet kan ytre sine meninger, ta opp emner og dele linker fra andre steder på nettet. Gruppen er lukket for å sikre medlemmenes trygghet. Dette innebærer at samtlige medlemmer må godkjennes av administratorene på gruppen, hvilket hovedsakelig består av It/Web-Komiteen og andre relevante aktører i Momentum. Samtlige medlemmer av gruppen kan dele informasjon her. Administratorer av gruppen har mulighet til å redigere og/eller fjerne informasjon og medlemmer dersom det forekommer uønskede hendelser. Adressen for facebook siden er også forenklet, slik at man kan skrive inn følgende i adressefeltet øverst i søkemotoren for å komme direkte til siden: Facebook siden egner seg bedre for distribusjon av nyheter og informasjon fra Momentum til sine medlemmer. For å få nyhetsvarsler og oppdateringer fra denne siden, er man nødt til å like siden. Når dette er gjort, vil man automatisk motta oppdateringer fra siden på sin egen oppstartside når det kommer noe nytt fra Momentum. Det er kun administratorer og redaktører av siden som kan legge ut informasjon her Overordnede anbefalinger Det anbefales til samtlige av Momentums medlemmer og øvrige bidragsytere å tenke godt gjennom hva man ønsker å få frem gjennom Momentums offisielle kanaler på internett. Som hovedregel ønsker Momentums IT/Web-utvalg at hjemmesiden primært brukes til å fremme Momentums og organisasjonens egne saker. Dog vil det være aktuelt å vise til saker som i større eller mindre grad påvirker og/eller er av interesse for flere av medlemmene i organisasjonen. Dette kan da dreie seg om saker som angår arrangementer, sport og idrett, ulike kurs samt øvrige aktuelle saker og nyheter. På bakgrunn av at det er noe tid og ressurskrevende å få lagt ut informasjon på hjemmesidene er dette blitt vesentlig forenklet slik at initiativtaker selv kan gjøre mye av

29 29 grunnarbeidet. På den måten vil initiativtakerens arrangement, nyhet o.l. bli presentert på den måten vedkommende ønsker, og spare It/Web-komiteen for mye krevende arbeid. På grunn av tidvis tidspress er det svært viktig at informasjon om nyheter, aktuelle arrangement og lignende som skal ut på hjemmesiden blir levert It/Web-komiteen senest 2 to uker før eventuell tiltenkt publisering eller aktuell innmeldingsfrist på arrangementet. Når det gjelder bilder for publisering, vil initiativtaker selv være ansvarlig for å sikre at eventuelle bilder, dokumenter og informasjon ikke bryter opphavsretten. It/Webkomiteen har ikke ressurser til å kontrollere hvorvidt eventuelle bilder, dokumenter og/eller annet ikke bryter opphavsretten. For bruk av bilder, kan man se på internettsider som Flickr, hvor man ofte kan benytte bilder til ikke-kommersielt bruk så lenge man krediterer rettighetsinnehaver. MER INFO KOMMER! 5.2. Nyheter på hjemmesiden For publisering av nyheter bør dette kvalitet sikres og fylles ut så detaljert som mulig. Dette fyller man ut i et skjema på hjemmesiden med passord (passord kan fås av leder for It/Web-utvalg eller Momentums Sekretær). Alternativt kan du fylle ut følgende et dokument som ligger på hjemmesiden, hvor man også har eksempler på hva man vil trenge. Dette innebærer blant annet: 1. Hovedoverskrift (bør være maks 3 ord, ikke kun store bokstaver) 2. Overskrift 2 (Vil dukke opp som undertittel under hovedartikkelen) 3. Informasjon/ingress (Hovedinformasjonen dere ønsker å gi) 4. Eventuell link og/eller PDF fil. 5. Bilde 6. Fremhevet bilde (vises sammen med utdraget på eksempelvis forsiden. Følger bare 1 bilde med, blir dette brukt i både hovedteksten og til utdraget). 7. Utdrag (Helst 2-3 setninger for å fange interessen til leseren) 8. Velg hvor siden skal vises (eksempelvis forsiden, nyheter og aktuelt fylkeslag) Eventuelt kan Mal for dette bli tilsendt fra Momentums sekretær Liv Karin Søstuen. Informasjon som ikke følger malen vil ikke bli publisert da dette er en for tidkrevende prosess å håndtere for It/Web-komiteen Arrangementer på hjemmesiden For publisering av arrangementer ønsker It/Web-Komiteen at aktuelle fylkeslag selv gir oss så mange detaljer som mulig. IT/Web-komiteen ber derfor den enkelte om å fylle ut skjema på hjemmesiden med et passord (passord kan fås av leder for It/Web-utvalg eller Momentums Sekretær).. Eventuelt kan Mal for dette bli tilsendt fra Momentums sekretær Liv Karin Søstuen eller lastes ned på hjemmesiden. Dette må da inneholde følgende: 1. Overskrift (bør være maks 3 ord, store og små bokstaver) 2. Overskrift 2 (bruk formatet Heading 2)

30 30 3. Tekst/Ingress (hovedinnhold/informasjon) 4. Legg til link og/eller PDF-fil 5. Bilde 6. Velg fremhevet bilde (vises sammen med utdraget) 7. Velg hva slags type arrangement dette er 8. Arrangør 9. Kontaktinformasjon, pris, adresse, telefonnummer mm (ikke alt er nødvendig å fylle ut) 10. Utdrag Informasjon videresendes deretter sekretær Liv Karin Søstuen eller leder av IT/Webkomiteen. Eventuell informasjon som ikke følger malen vil ikke bli publisert da dette er en for tidkrevende prosess å håndtere for It/Web-komiteen Publisering på facebook For å publisere noe på Facebook gruppen, trenger man simpelthen bare å skrive det man ønsker inn i tekstboksen under Skriv innlegg. Her kan man gjerne skrive inn linker til andre sider. Det letteste er da å skrive inn linken først, vente til facebook har jobbet litt, og se at linken dukker opp med bilde under. Man kan deretter fjerne linken i tekstboksen og skrive det man ønsker og henvise til linken under. NB! Være bevisst på hvilken informasjon du ønsker å legge ut. Dette bør være kort og konkret informasjon, både for å spare leseren selv for mye bryderier, og for å holde bedre orden på gruppen. Annet som kan være ønskelig å publisere på facebook vil være: - Bilder - Videoer - Linker - Kort og konkret informasjon For å publisere noe på facebook siden vil man måtte ta kontakt med Momentum for at dette skal kunne offentliggjøres for flere. Dette kan gjøres ved å sende en melding til Momentum på facebook siden, eller ved å ta direkte kontakt med en av administratorene eller Momentums sekretær Liv Karin Søstuen på info@momentum.nu. 6. Veiledning for likepersoner Momentum har kun en agenda: «å spre livsglede». Likepersonsarbeidet skal spre livsglede og bidra til en bedre hverdag for amputerte og pårørende. På tross av sitt tap skal man søke å få livsgleden tilbake og evne til å se fremover. Som likeperson stiller man opp for hverandre og inspirere hverandre. Likepersonarbeidet er med på å flytter fokuset fra sorg og tap over på fremtid og muligheter, samt skape vendepunkter i livet. Den som selv har følt det på kroppen vet kanskje ofte hva det dreier seg om. Hvis du kan, så kan jeg! Eksemplets makt på sitt beste. Alt Momentum gjør er i grunnen likepersonarbeid.

31 6.1. Overordnede anbefalinger 31 Arbeidet skal fungere som et verktøy for å flytte fokus fra sorg og tap over på fremtid og muligheter. Derfor besøker vi planlagte amputerte, nyamputerte, etablerte protesebrukere og pårørende for å inspirere og å dele av egen erfaring. Tanken bak er at like hjelper like hjelp til selvhjelp - inspirere og dele! Mennesker med lignende funksjonshemming hjelper hverandre. Ikke som fagperson eller fungerende rådgiver innenfor ortopedi, medisin, arbeidsveiledning eller juss, men som et medmenneske. Ved å utveksle erfaringer flytter vi grenser Det er stor inspirasjon i og møte en annen i samme situasjon som har overvunnet vanskeligheter, Som likeperson skal vi derfor besøke protesebrukere på sykehus, rehabilitering eller hjemme Alle som er med i Likepersonarbeid har taushetsplikt og har underskrevet taushetserklæring! En likeperson skal først og fremst anbefales av det lokale fylkeslagets styreleder og dennes likepersonsansvarlig. Vedkommende må deretter gjennomføre et likepersonkurs før han/hun kan sertifiseres som likeperson og delta i arbeidet som en likeperson. MER INFO!!!!! 6.2. Likeperson samtaler Fire typer samtaler: En-til-en samtale. Foregår i eget rom Samtalepartner kan ha med seg pårørende og likepersoner bør opplyse om denne muligheten Samtalepartneren bestemmer dette selv Flere likepersoner har positive erfaringer med å ha med pårørende i samtalene Gruppesamtale Dette er en populær samtaleform Man samles i passende omgivelser, alt fra to og helt opp til personer som er på institusjonsopphold. Gruppesamtalene avtales med institusjonen og kan enten være faste besøk, eller at det avtales separat, Gruppesamtaler er en populær samtaleform hvor deltakerne inspirerer og oppmuntrer hverandre. Telefonsamtale Et godt alternativ når avstander og bevegelighet setter begrensninger. Det er viktig å være helt sikker på hvem man snakker med. Pårørendesamtale Her møtes pårørende til en åpen og fortrolig samtale 6.3. Gangen i arbeidet Gjennomføringen av en likepersonsamtale og avtaler med institusjon/avdeling 1. Likeperson identifiserer riktig avdeling/kontaktperson på sykehus/rehabiliteringssenter. 2. Likepersonpersonkontakt og/eller fylkesleder kontakter avdeling/kontaktperson for å informere om likepersontjenesten og om Infokonvolutten. Bli enig med institusjonen om hvordan helsepersonell bør informere amputerte/pårørende om likepersontjenesten. 3. Helsepersonell leverer ut Infokonvolutt og tilbyr besøk av likeperson fra Momentum.

32 32 4. Helsepersonell eller pasient/pårørende kontakter Momentum og innkaller til likepersonsamtale. 5. Likeperson som mottar henvendelsen koordinerer hvem som skal besøke pasienten. Bør treffe en med noenlunde samme funksjonshemming. Om mulig tar man hensyn kjønn, amputasjonsgrad, alder. 6. Likeperson som skal utføre likepersonsamtale, ringer for å avtale tid med den som har rekvirert samtalen. Vær oppmerksom på at sykehuset har besøkstider, og ta hensyn til det. Husk å spørre om det er ønskelig at pårørende er til stede under samtalen. Momentum har fått gode tilbakemeldinger der pårørende har vært til stede. 7. Kom til avtalt tid 8. Meld deg som likeperson på vaktrommet på angjeldende avdeling, si navnet ditt og forklar du er likeperson fra Momentum og gi fra deg ditt Momentum visittkort og vis eventuelt ditt ID-kort. Fortell hvem du har blitt innkalt av, hvem du er bedt om å besøke og be om å bli geleidet og introdusert av helsepersonell til den du skal besøke (det virker betryggende). Be om å få samtale i et rom hvor du og NN kan snakke fortrolig og uforstyrret (hvor det ikke er andre tilstede) 9. Hils på NN, gi ditt Momentum visittkort til NN og fortell hvem du er og hvorfor du har kommet på besøk. Gjennomfør samtalen hvor din hovedoppgave er å lytte og fange opp signaler. Spør om NN har mottatt Informasjonskonvolutt og om det er ønskelig med mer informasjonsmateriell. Ettersend om nødvendig. 10. Takk for samtalen og minn NN om at han/hun gjerne må ringe for å få svar på spørsmål som kan dukke opp etter samtalen. Spør om det er ok at du tar kontakt i løpet av 14 dager for å høre hvordan det går. 11. Gå innom vaktrommet og fortell at samtalen er gjennomført og avgi en kort stemningsrapport ( NN satt veldig pris på at jeg kom eller liknende ). Husk taushetsplikten. Gi ditt visittkort og minn om at Momentum har mange likepersoner og at vi gjerne stiller opp og kommer på besøk igjen. Spør om de ønsker tilsendt en liste over likepersoner. Spør samtidig om de ønsker mer informasjonsmateriell (blader, brosjyrer osv) og om du kan få lov til å sjekke om de har brosjyrer og blad og plakater på felles oppholdsrom og andre aktuelle steder og om de er oppdatert eller gamle. Og be om lov til å erstatte gamle og utdaterte brosjyrer, blader og plakater med nye og oppdaterte. Du må ikke gjøre dette eller sette opp plakater uten tillatelse. 12. Gå inn på og registrer likepersonsamtalen. Du finner skjema (Registrer likepersonsamtalen) nederst til høyre på og fyll ut. Får du det ikke til kontakt fylkesleder, likepersonkontakt eller adm.sekretær som gjerne hjelper deg. 13. Husk som avtalt, å ringe innen 14 dager for å høre hvordan det går. Tilby deg å komme igjen. Tusen takk. Ditt besøk kan bli vendepunktet! 6.4. Registrering av likepersonsamtaler Du finner skjema (Registrer likepersonsamtalen) nederst til høyre på og fyll ut. Utfylling av skjema: 1. Gå inn på momentum.nu 2. Helt nederst på høyre side trykk på Registrere likepersonsamtale, alternativt kan du skrive inn

33 33 parorendekontakter-og-ledere-av-gruppesamtaler/ i søkemotoren eller trykke på linken direkte. 3. Passordet kan du få av leder for likepersonsutvalget, leder av It/Web-utvalget eller Momentum Sekretær. 4. Skjema Registrering for likepersoner, pårørendekontakter og ledere av gruppesamtaler kommer opp 5. Fyll ut skjema. 6. Alle punkter merket med rød stjerne er obligatorisk og må fylles ut for at skjema kan sendes inn. 7. Noen punkter har forklarende hjelpetekst som kommer opp på høgre side i skjema 8. Ved gruppesamtaler må tema angis! Anbefaler: Erfaringsutveksling Praktiske råd i hverdagen Protesebruk Pårørende problematikk 9. Når du er ferdig - kontroller og send registreringsskjema Registrering er ferdig 7. Veiledning og rutiner for Økonomi 7.1. Organisasjonsstruktur Momentum er en organisasjon med et sentralt styre og underliggende fylkeslag. For å inspirere til lokal aktivitet, skal lokallagene som hovedregel ha frihet til å disponere egne midler Lokallag/Fylkeslag Regnskapet i Momentum skal ses på i en helhet, men det skal føres avdelingsregnskap. Medlemskontingent føres på den avdelingen medlemmet tilhører Prosjekter/Dimensjoner Alle resultatposteringer skal ha et prosjektnummer. Det må føres egne prosjekt på hovedaktiviteter i handlingsplanen og alle aktiviteter som må rapporteres på grunn av eksterne tildelinger. Det er også aktuelt å bruke andre dimensjoner for å merke poster Budsjett Alle fylkeslag må levere inn budsjett innen 15. november for det kommende år. Det er viktig at fristen overholdes, da dette skal integreres i det sentrale budsjettet Inntekter sentralt Momentum sentralt mottar driftsmidler og likemannstilskudd fra Bufdir. Andre inntektskilder er gaver, funkistilskudd og medlemskontingent. Der inntektene følger konkrete prosjekt aktivert av lokallag, skal disse inntektsføres mot prosjektet Inntekter lokalt Lokalgruppene oppfordres til å søke tilskudd fra andre instanser som fylkeskommuner, legater, minnefond mv.

34 34 Det oppfordres også til å få registrert lokallagene slik at de kan få grasrotandel fra Norsk Tipping. Grasrotandelen er en mulighet for organisasjoner til å få en andel av tipperne sin omsetning. Det fordrer organisasjonsnummer. Spilleren registrerer organisasjonen som mottaker av grasrotandel hos Norsk Tipping. Alle tilskudd og støtte som er gitt til fylkeslag føres direkte mot dennes avdeling og tilhørende prosjekt i regnskapet. Medlemskontingent inntektsføres på gjeldende lokallag. ILokallag kan søke om ekstra tilskudd til spesielle arrangementer. Dette må avklares i forkant med søknad og budsjett og er avhengig av at det er midler på sentralt hold til å støtte arrangementet. Alle arrangementer skal være åpne for medlemmer utenfor lokallagets distrikt. Alle arrangementer skal derfor annonseres via websidene og facebook etter veiledningenshåndboken under punkt 4 i dette dokumentet. MER INFO!!! TRIPLETEX? 7.5. Kostnader Kostnadsbilag kategoriseres i inngående fakturaer, lønn, utlegg av medlemmer og reiser Inngående fakturaer I den grad det er mulig bør Momentum faktureres direkte for bestillinger. Bestilling av varer og tjenester kan foretas av aktivitetsansvarlig. Bestiller må også attestere bilag og påføre hvilken aktivitet / avdeling bilaget tilhører. Bilag bør attesteres direkte i Tripletex Originalbilag Kun originalbilag aksepteres. Ved bilag for utlegg eller reise skal skjema utarbeidet av Momentum benyttes. For at utlegg skal godkjennes som kostnadsgodtgjørelse, må originalkvitteringer legges ved. Skannede bilag i pdf format aksepteres (og foretrekkes) som original Attestasjon Fylkeslagene attesterer på kostnader påført i deres avdeling. Bestillere må attestere på at varen eller tjenesten er mottatt. Administrasjonssekretæren legger inn fakturaene for betaling og økonomiansvarlig i styret eller styrets leder hvis økonomileder er fraværende, anviser til betaling. Anvisning skjer i nettbanken Ekstraordinære utgifter Normale utgifter til frimerker og annen rekvisita refunderes. Anskaffelser utover budsjetterte rammer må forhånds godkjennes eller dokumenteres dekket av ekstraordinære inntekter Reiseregninger Eget formular for reiseregninger skal benyttes. De med tilgang til Tripletex benytter reiseregningsskjema der. Andre benytter skjema i Excel som man finner på eller direkte ved å følge linken her. Her skal framgå: - Navn på reisende

35 35 - Fødselsnummer - Privat adresse - Kontonummer - Reiserute og reisens formål - Dato og adresse (gateadresse) for avreise og hjemkomst Momentum følger finansdepartementets skattefrie satser for bilgodtgjørelse. Eventuell diett dekkes kun etter regning. Billigste praktiske reisemåte benyttes. Originalkvitteringer / billetter kreves vedlagt når offentlig kommunikasjon og taxi benyttes. Bompasseringer kan refunderes uten bilag i forbindelse med bilreiser der strekningen dokumenterer bompassering. Det bør tilstrebes å ikke inkludere for mange reiser i en reiseregning. Dersom flere reiser settes på samme reiseregning, så må de gjelde samme type aktivitet (eks likepersonsarbeid) Utbetalinger Utbetaling foretas gjennom anvisning av økonomileder eller leder i nettbank Egenandeler Alle arrangementer hvor Momentum har utgifter skal delvis dekkes med en egenandel. Standard kalkyle er 40% av budsjetterte kostnader. Egenandel forplikter deltagerne til å møte opp når de har meldt seg på, og er dessuten en inntektskilde på arrangementet. Betalt egenandel er bekreftelse på deltakelse. Ved ikke gyldig oppmøte faktureres totalkostnaden tilsvarende deltakelse for ikke-medlemmer. Styret / tillitsvalgte i arrangørlaget betaler ikke egenandel. Momentum subsidierer kun betalende medlemmer. Andre deltagere skal betale selvkost Funkis tilskudd Vi er medlem i funkis (tidligere funksjonshemmedes studieforbund). I løpet av januar hvert år skal alle planlagte kurs meldes inn til funkis. Dette gjelder både lokalt og sentralt. Administrasjonssekretæren kan bistå med dette. For hver kurstime Momentum avholder får vi kr 140 fra funkis. Disse inntektsføres mot kurset / arrangementet. Krav for kurs kan kort oppsummeres som: - Kompetanseoverføring fra et ledd til et annet - Minst 2 personer som deltar på «kurset» - Varighet over 8 timer og 4 møter i løpet av året Med andre ord vil opplæring av nye styremedlemmer, aktiviteter o.l. kunne innebære kvalifisering til kurs og innfri tilskudd fra funkis. I tillegg har Momentum en årlig ramme for tilretteleggingstilskudd som skal fordeles på ulike kurs hvor vi har hotellutgifter mv. Dette inngår i sentrale inntekter og kan omsøkes av lokallag for konkrete prosjekter etter følgende mal:

36 36 Alle lokallag sender inn en søknad om behov for tilrettelegging i forbindelse med planlagte kurs til hovedforeningen innen 15.januar hvert år jfr lokallagets kursplan og årshjul for året. Dette er en forutsetning for mulig tildeling. Fordelingen av midler i henhold til søknad gjøres av studieutvalget/ansvarlig i hovedforeningen og utbetales når kurs er avholdt og kopi av kursregnskap er sendt inn. For å holde kontroll på antall timer som blir brukt av arbeid relatert direkte opp mot Momentum, kan dette, som nevnt under pkt. 3.1., gjerne føres i et eget dokument og leveres til leder av utvalget som holder øvrig kontroll på dette. Forlag til skjema for føring av antall timer finner du på momentums nettside Alternativt kan denne fås av Momentums sekretær Liv Karin Søstuen på mail info@momentum.nu eller etter henvendelse på telefon Rutiner Tripletex Første gangs innlogging Du skal ha fått en e-post fra Tripletex. Fra den kan du logge deg inn og lage eget passord. Hvis du ikke finner e-posten, kan du klikke på denne lenken: Da kan du legge inn e-postadressen og trykke på glemt passord for å kunne lage et nytt. Når du er inne i systemet første gangen, skal du klikke på navnet ditt øverst til venstre i skjermbildet. Da skal du: 1. Klikke på min profil 2. Under fanen Brukerinnstillinger finner du Varslingsmeldinger 3. Sett på «Motta varsel når du mottar nye bilag til attestering» Du vil da få varsel når du får bilag til attestasjon Inngående fakturaer Inngående fakturaer kan sendes direkte til momentum@ebilag.com. Bilaget vil da gå direkte inn i Tripletex for videre behandling. Det er da viktig at det er påført referanse.

37 Attestasjon bilag 37 Attestasjon skal foregå i Tripletex. 1. Dere vil motta en e-post med link inn til bilaget. 2. Klikk på linken 3. I boksen Attestering (er valg nederst på siden om dere ikke kommer rett inn) velger dere om dere godkjenner, avviser eller sender videre til en annen. Det kan også legges på en kommentar. 4. Fakturaene er ferdig kontert med et forslag. Dere kan be om endring av dette i kommentar eller ved å endre under kostnader på detaljer 5. IKKE trykk på bokfør bilag, da dette blir gjort i forbindelse med at vi legger fakturaene inn i banken Registrere reiseregning Vi ønsker å få flest mulig over på å registrere reiseregninger gjennom Tripletex. Rutinen her er (etter innlogging i Tripletex): 1. Velg Reiseregning Ny reiseregning i venstre meny. 2. Du får da opp ditt navn og den avdelingen du tilhører. Avdeling kan overstyres (90 er Momentum sentralt). 3. Legg inn prosjekt. Større arrangement har eget prosjekt. Likepersonsarbeid har prosjektnummer 990, vanlig drift har nummer Alle felter merket med stjerne må fylles ut. 5. Kostgodtgjørelse etter diettsatser og nattillegg benyttes ikke i Momentum. Du trenger kun å forholde deg til kjøregodtgjørelse og kostnader. 6. Kjøregodtgjørelse fylles ut med korrekt adresse på reisen. Skriv en linje for hver retning det kjøres. Du kan få beregnet riktig avstand og kostnad ved evt bom ved å legge inn reiseruten på kart.1881.no. 7. Kostnader brukes til utlegg (bom, tog, fly, hotell etc). 8. Det må være vedlagt kvittering for alle utlegg (utenom bompasseringer). Disse skannes inn og legges ved reiseregningen. 9. Kvitteringer skannes inn og legges inn etter du har lagret registreringen.