TILLITSMANNSHÅNDBOK GJØ-VARD O-LAG

Transkript

1 1 TILLITSMANNSHÅNDBOK GJØ-VARD O-LAG 1. Arbeidsfordeling med funksjonsbeskrivelse Oversikt over ansvarsforhold og arbeidsfordeling i styre og utvalg Arbeidsfordeling bør ikke være statisk. Målet må alltid være at vi leverer et best mulig produkt. Dette krever en fast arbeidsfordeling samtidig som det enkelte styremedlems forutsetninger og erfaringer må vektlegges når arbeidsfordelingen foretas. Beskrivelse av ansvarsforhold og arbeidsfordeling gir en langsiktighet, forenkling og trygghet i forhold til styremedlemmer og utvalgsmedlemmers gjøremål. Likeledes kan det også være et godt hjelpemiddel for valgkomiteers arbeid ved nye styresammensetninger. Nestleder Sekretær Kasserer Ungdomsrepresentant Styremedlem (sportlig leder) Styre Overordnet: - Årsmøtet. Økonomi: - Budsjett og regnskap fremlagt og vedtatt av årsmøtet. Arbeidsoppgaver: Arbeide etter instrukser og retningslinjer vedtatt av årsmøtet. Lede lagets virksomhet etter vedtatte planer og iverksette årsmøtevedtak. Avholde regelmessige møter for vurdering og videre planlegging av lagets drift. Være ansvarlig for at laget drives økonomisk ansvarlig ut fra den aktuelle økonomiske stilling. Fastsette fordeling av startkontingenter mellom laget og den enkelte løper. Fastsette regler for skyssbetaling. Utforme søknader i rett tid om idrettsarrangementer og oppnevne hovedansvarlige for disse. Bistå lagets komiteer i planlegging og gjennomføring av deres aktiviteter. Legge fram årsplan og budsjett for lagets årsmøte Årlig oppdatere handlingsplan og tillitsmannshåndbok Funksjonsbeskrivelse for leder Er den daglige leder av laget. Innkaller til og leder styremøtene Holder kontakt med idrettskrets, særkrets og forbund. Sørger for at lagets lover og årsmøtevedtak blir fulgt. planleggingen i laget på kort og lang sikt.

2 2 Sørger for fordeling av arbeidsoppgaver til styrets medlemmer og ser til at disse blir utført på en tilfredsstillende måte Funksjonsbeskrivelse for nestleder laget i leders fravær. Har ansvar for lagets idrettslige arrangementer i samarbeid med ledelsen for hvert arrangement, herunder å holde kontakt med grunneiere, kommunale organer etc Funksjonsbeskrivelse for sekretær Har ansvaret for arkivering av årsberetninger, styreprotokoller, lover etc. Fører referat fra styremøter og årsmøter. Bidrar med skriving mangfoldiggjøring av årsmelding Funksjonsbeskrivelse for kasserer Plikter å gjøre seg kjent med NIF s Bestemmelser om regnskapsførsel og Idrettens kontoplan. Fører lagets regnskap etter de gjeldende bestemmelser fra NIF. Krever inn medlemskontingent. Sørger for at lagets midler forvaltes på en betryggende og god måte. Har løpende oversikt over lagets økonomiske situasjon og legger fram regnskapsoversikt for revisor og styre etter behov. Innkalle til budsjettkonferanse før årsmøte Funksjonsbeskrivelse for ungdomsrepresentant Velges blant lagets juniormedlemmer. Er styrets kontakt til junior- og ungdomsgruppa. Bistår styre og komiteer med gjennomføring av arrangementer. Organisere eventuelle egne ungdomssamlinger i klubbens regi Funksjonsbeskrivelse for oppmannen/statistikkfører Føre statistikk over antall starter og førsteplasser i terminfestede løp for hver enkelt løper. Føre statistikk over stafetter. Melde på stafettlag til stafetter. Føre egenandel for løperne etter gjeldende regler. Innkrever egenandel for startkontingent etter de til enhver tid gjeldende regler for laget Funksjonsbeskrivelse for materialforvalter Har ansvar for lagring og vedlikehold av lagets idrettsmateriell og arrangementsmateriell. Besørger innkjøp av nytt materiell i samråd med styret og de enkelte komiteer. Påse at NOF s bidragsordninger blir utnyttet ved innkjøp. Deltar i styremøter når det er behov for dette Funksjonsbeskrivelse for tekstilforvalter Ha ansvar for klubbens overtrekks- og løpstøy og salg av dette. Har sammen med styret ansvar for å påse at klubbens medlemmer har riktig reklame på overtrekkstøy og løpstøy.

3 3 Har ansvar for å innhente tilbud og i samråd med styret foreta bestilling av tøy. Har ansvar for å orientere medlemmene om lagerbeholdning via oppdatert liste på hjemmesida. Har ansvar for å minne om behov for nye bestillinger. Bestemme priser på tøy i samarbeid med styret Funksjonsbeskrivelse for sportlig leder Koordinere aktiviteter for rekrutt- og treningskomiteen. Nominere og ta ut løpere til representasjonsoppgaver og stafetter. Sette opp kriterier for uttak. Ansvar for klubbens treningssamlinger Oversikt over ansvarsforhold og arbeidsfordeling for komiteene Funksjonsbeskrivelse for kartkomiteen To - tre medlemmer Økonomi: - Budsjett vedtatt av årsmøtet. Ansvarlig for lagets kartproduksjon. Skrive ut kart og løyper på forespørsler fra andre komiteer. Revidere lagets kartplan årlig i samarbeid med styre. Kartplanen skal ha en tidshorisont på minimum 4 år. Samarbeid med data- og informasjonsutvalget om oversikt over lagets kart og informasjon om kartsalg på hjemmesida. Påse at søknader om offentlige bidrag til kartproduksjon fra kommune og tippemidler / kommunal støtte blir korrekt utfylt og sendt i rett tid. Ha ansvaret for engasjement av kartfirma, synfarere og trykkeri i forbindelse med kartproduksjon. Melde inn nye kartutgivelser til NOF s anleggsregister. Vurdere oppgradering av klubbens listens(er) på kartprogramvare. Følge med på ny teknologi innen framstilling av O-kart (for eksempel laserskanning) Funksjonsbeskrivelse for Treningskomite Tre fem medlemmer Økonomi: - Budsjett vedtatt av årsmøtet. Planlegge og lede trening for lagets medlemmer sommer og vinter. Ansvarlig for opplegg og kontroll av treningsløp. Arrangere treningssamlinger for ulike grupper løpere. Individuell oppfølging av løpere over 13 år.

4 4 Utarbeide planer og budsjett for kommende periode før årsmøtet. Sende referat fra komitemøter og kopi av rundskriv til styret. Info til Data og Informasjonsutvalget om forestående aktiviteter for ajourført Funksjonsbeskrivelse for Rekruttkomiteen Tre fem medlemmer Økonomi: - Budsjett vedtatt av årsmøtet. Arrangere grunnleggende opplæring for nye medlemmer. Følge opp instruksjon og trening for de nyeste medlemmene (N-løpere). Ha ansvar for treningstilbud til de yngste i samarbeid med treningskomiteen og sportslig leder. Arrangere turer og samlinger for denne gruppen løpere. Utarbeide planer og budsjett for kommende periode før årsmøtet. O-troll leir Info til Data og Informasjonsutvalget om forestående aktiviteter for ajourført Funksjonsbeskrivelse for Økonomikomiteen Ett eller to medlemmer Lagets kasserer deltar i komiteens møter Valgt av: Styret Planlegge og gjennomføre inntektsbringende tiltak. Ansvarlige for reklame- og sponsoravtaler. I samråd med styret utarbeide inntektsbudsjett for kommende periode. Komiteen rapporterer til styret. Ansvar for å kommunisere gjeldende sponsorer til tøyforvalter, hjemmesideansvarlig, kartutvalg og trimkomiteen Funksjonsbeskrivelse for Trimkomiteen To fire medlemmer Økonomi: - Budsjett vedtatt av årsmøtet. Virksomheten er selvfinansierende gjennom inntekter ved turorientering og trimtiltak. Regnskapsansvarlige overfor styret.

5 5 Ansvarlig for turorientering samt andre frilufts- og trimtiltak. Utarbeide planer og budsjetter for kommende periode før årsmøtet. Info til Data og Informasjonsutvalget om forestående aktiviteter for ajourført Funksjonsbeskrivelse for Revisorer - To medlemmer Overordnet: - Frittstående. Utføre revisjon i henhold til Norges Idrettsforbunds: o Regnskapsbestemmelser o Instruks for kasserere o Revisjonsbestemmelser Funksjonsbeskrivelse for Valgkomite To medlemmer Overordnet: - Frittstående. Skaffe kandidater til de tillitsverv som skal velges på årsmøtet. De påtenkte komitelederne trekkes inn i arbeidet med utvelging av komitemedlemmer. Komiteen rapporterer til styret i god tid før årsmøtet Funksjonsbeskrivelse for Data og Informasjonsutvalget To medlemmer hvorav en har ansvar for EKT/Emit utstyr Overordnet: - Frittstående. Teknisk ansvar for lagets hjemmesider o Design og brukervennlighet o Brukerbasert publisering (brukernavn og passord). Utdeling av brukernavn og passord. Datakurs og nødvendig opplæring. Brukermanual. o Holde orden på nettsidens forskjellige undersider og kategorier. o Linker. Ansvar for å legge ut klubbens offisielle informasjon på hjemmesiden Ansvar for oppdatert aktivitetskalender sammen med andre komiteer v/behov Ansvar for å få lagt ut nyhetssaker fra de viktigste konkurransene i samarbeid med sportslig leder og/eller treningskomiteen.

6 Funksjonsbeskrivelse for Skistuakomiteen To medlemmer Ansvar for drift av Skistua. Ansvar for utleie Ansvar for innkjøp og varesortiment Ansvar for oppdatert prisliste Ansvar for vaktplan Ansvar for renhold og enkelt vedlikehold Ansvar for komiteens budsjett og regnskap Utleiepriser Kontakt med Skistuas Venner som er eier av Skistua. Info til Data og Informasjonsutvalget om forestående aktiviteter for ajourført 2. Planleggingskalender med tidsfrister.