Øvelse Sør-Fron kommune gjennomføringsdirektiv -

Transkript

1 Øvelse Sør-Fron kommune gjennomføringsdirektiv - Spilløvelse for krisestaben i Sør- Fron kommune 8. juni 2016 Utarbeidet av øvingsledelsen

2 Innholdsfortegnelse 1 BAKGRUNN FØRINGER HENSIKT SUKSESSKRITERIER FOR KRISEHÅNDTERING MÅLSETTING ØVINGSMOMENTER TYDELIGHET I ROLLER OG ANSVAR STABSARBEID INFORMASJONSHÅNDTERING PLANVERK OG FAGLIGHET SCENARIO FOR ØVELSEN GJENNOMFØRING PROGRAM DELTAKELSE FRA ØVINGSKOMMUNEN ØVINGSLEDELSE, SPILL- OG MEDIESTAB, OG OBSERVATØRER Øvingsledelsen Spill- og mediestab Observatører PRAKTISK GJENNOMFØRING AV ØVELSESDAGEN Rom og utstyr kommunens kriseledelse Rom og utstyr spill- og mediestab Spillmeldinger Nettaviser og Facebook BEVERTNING OPPSUMMERING OG VURDERING... 9 VEDLEGG 1 SUKSESSKRITERIER VED KRISEHÅNDTERING Side 2 av 11 Versjon 31.mars 2014

3 1 Bakgrunn Fylkesmennene har i oppdrag å styrke samfunnets evne til krisehåndtering. Et virkemiddel for å løse dette oppdraget er etableringen og bruken av Fylkesmannen i Oppland sin øvingsmodell, hvor tre og tre kommuner, ( øvingstrio ), går sammen om å planlegge å gjennomføre øvelser for hverandre i en syklus på hvert andre år. For denne øvelsen har kommunene Nord-Fron og Ringebu, i samarbeid med Fylkesmannen og Sivilforsvaret, ansvaret for planleggingen og gjennomføringen. Øvelser er en arena hvor læring og utvikling har en helt sentral plass. Regelmessige øvelser er en forutsetting for å gjøre kommunene til gode krisehåndteringskommuner. Øvelser gir kommunene anledning til å kvalitetssikre kriseplaner, høyne kompetansen, og bedre egen evne til krisehåndtering. 2 Føringer Det er ikke gitt noen spesielle føringer fra sentrale myndigheter i denne omgang. Fylkesmannen ønsker dog å peke på et par viktige forhold som skal bringes inn i øvelsen: ansvars- og rolleavklaring, samt samarbeid mellom kommunens kriseledelse, politi (lensmann), og eventuelt eksterne aktører kommunens informasjons- og kommunikasjonshåndtering bruk av CIM som stabsstøtteverktøy (loggføring, oppgavefordeling, meldinger og rapportering) evakuering (jf. plankrav i 15 i sivilbeskyttelsesloven) nødnett 3 Hensikt Øvelsen skal gi kommunen utfordringer og praktiske erfaringer i forhold til å håndtere en krise, og gjøre kommunens krisestab kjent med sine styrker og svakheter. Gjennom egne øvelseserfaringer og evalueringer, skal kommunen bli bevist eventuelle potensialer for videre utvikling, både i forhold til planverk, kompetanse og utøvelse. 4 Suksesskriterier for krisehåndtering Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har samlet og evaluert erfaringer fra krisehåndteringssituasjoner nasjonalt og internasjonalt. Resultatet av dette arbeidet har bla. resultert i et sett suksesskriterier som ofte vil være grunnleggende forutsetninger for å kunne håndtere kriser se vedlegg 1. Det forutsettes at kommunen gjør seg kjent med disse, og nytter disse under øvelsen. 5 Målsetting Øvelsen skal gi øvingskommunen nødvendig grunnlag for, i ettertid kunne vurdere kvaliteten av kommunens overordnede krisehåndteringsplan, og evne til å håndtere krisen. Det legges spesiell vekt på: rolleforståelse og ansvarsavklaring mellom kommunens kriseledelse og politi (lensmann) og eventuelle eksterne aktører, samt innad i kommunens krisestab organisering, vurderings- og beslutningsevne, rutiner, tilrettelegging og bruk av sentrale hjelpemidler og verktøy bruk av relevant planverk, samt fagligheten i krisehåndteringen strategier og rutiner knyttet til informasjons- og kommunikasjonshåndtering Side 3 av 11 Versjon 31.mars 2014

4 6 Øvingsmomenter Som nevnt under punkt 5 vil det under øvelsen bli fokusert på områder som roller og ansvar, stabsarbeid, faglighet og informasjon. Øvingsmomenter er en konkretisering av hensikt og målsetting, og vil danne grunnlag for alle innspill under øvelsen. 6.1 Tydelighet i roller og ansvar Er det en klar og tydelig avklaring av roller og ansvar mellom ordfører vs. rådmann? Er rådmannen tydelig i rollen som stabssjef? Er de øvrige stabsmedlemmene bevisst på sine roller og oppgaver? Er det en god og tydelig rolle- og ansvarsforståelse mellom kriseledelsen vs. lensmann? Er det en god og tydelig rolle- og ansvarsforståelse mellom kriseledelsen vs. kommunens øvrige virksomhetsområder og/eller andre ytre aktører? 6.2 Stabsarbeid Klarer kommunen å etablere og organisere krisestaben på en rask og god måte? Er det tilstrekkelig bemanning? (førstelinje, kriseledelsen, andre deler av staben) Hvordan gjennomfører staben informasjonsinnhenting og situasjonsanalyse? Klarer kriseledelsen å holde fokus? (skille mellom det vesentlige og det mindre vesentlige) Klarer staben å fatte beslutninger og få dem iverksatt? Hvordan er kriseledelsens oversikt og samordning av tilgjengelige ressurser i og utenfor kommunen? Hvordan er de generelle stabsrutiner og bruk av hjelpemidler, herunder bruk av CIM? (loggføring, tavler, kart, stabsmøter, meldingsfordeling, telefonbruk mv.) 6.3 Informasjonshåndtering Har kommunen en tydelig mediestrategi som gjennomsyrer alt informasjons- og kommunikasjonsarbeid i en krisesituasjon? Håndterer kommunen henvendelser fra pårørende, presse og publikum (telefon og/eller direkte oppmøte), på en god måte? Har kommunen etablert gode rutiner for å overvåke medieomtale? (overvåke, håndtere og bruke strømmen av informasjon fra nettaviser, radio, TV) Er det en tydelig og klar ansvarsdeling i kriseledelsen når det gjelder hvem som informerer om hva, når og i hvilke kanaler? (ordfører, informasjonsansvarlig, fagansvarlige, politi, andre) Er det god informasjonsflyt mellom kriseledelsen og kommunetorg/sentralbord? (bla. siling/ikke siling, og førstelinjen som informasjonsledd) Brukes pressekonferanser/pressemøter i samsvar med kommunens mediastrategi? (hyppighet, tilrettelegging, deltakelse, tidsbruk mm.) Brukes kommunens nettside, pressemeldinger, e-post, SMS el. i samsvar med kommunens mediastrategi? (hyppighet, budskap, relasjoner til andre) Benyttes sosiale medier i samsvar med kommunens mediastrategi? (informasjon inn eller ut, form, innhold, målgruppe) Side 4 av 11 Versjon 31.mars 2014

5 6.4 Planverk og faglighet Har kommunen relevante planverk tilgjengelig, og blir dette benyttet på en hensiktsmessig måte? Vurderes de benyttede planverk som et hensiktsmessig verktøy, og er planen(e) tilstrekkelig oppdatert? Ivaretas fagligheten i vurderinger og beslutninger? 7 Scenario for øvelsen Scenario vil være bestemmende for hvilke deler av kommunens virksomhetsområder som berøres, og er valgt ut fra gjeldende risiko- og sårbarhetsanalyse, samt innspill fra øvingskommunen og planleggingskommunene. Øvelsens scenario vil ikke bli gjort kjent for øvingskommunen før øvelsesstart. Scenario vil så langt som råd ta utgangspunkt i reel tid, og de faktiske vær- og føreforhold øvelsesdagen. 8 Gjennomføring Øvelsen gjennomføres som en spilløvelse, og er rettet mot kommunens krisehåndteringsevne. Øvelsen er en ren papirøvelse, dvs. uten bruk av markører ute, opprettelse av skadested el. Øvelsen skal i størst mulig grad gjennomføres ut fra de tekniske og praktiske føringer som ligger i kommunens kriseplan. Kommunens kriseledelse innkalles ved øvelsens start. Kommunens rutiner for innkalling brukes. Det forutsettes at kriseledelsen på forhånd er varslet slik at de er på plass og at det ikke brukes tid på at disse skal komme seg til kommunehuset. Under selve spilløvelsen forutsettes det at øvingskommunen tar reel kontakt med relevante interne og/eller eksterne instanser for å innhente nødvendig informasjon til kriseledelsen som det nødvendige beslutningsgrunnlaget. Husk å starte alle forespørsler med øvelse, øvelse, øvelse! Vurdering og iverksettelse av tiltak skal altså basere seg på reelt innhentet informasjon øvelsesdagen ikke på egne premisser. Av spill- og øvelsestekniske hensyn kan det i noen tilfeller være nødvendig å ta kontakt direkte med spillstaben. Dette vil det bli opplyst nærmere om under innledningen øvelsesdagen. Operasjonssentralen hos politiet deltar også på øvelsen. Innsatsleder vi delta i spillstaben slik at spillet blir mest mulig reelt. Kommunen må legge til rette for, og fysisk legger ut relevant informasjon som for eksempel nettsaker. For å begrense mulighetene for misforståelser blant brukerne av kommunens nettside, bør denne informasjonen legges ut på kommunens intranettside, eller en egen opprettet underside av kommunens hjemmeside. Tips for å vise oversikt over status under krisen: Kriseledelsen bør lage seg tidslinje/tegning med informasjon (for eksempel en tegning som viser virksomheter som er evakuert, EPS som er kontaktet osv.) Side 5 av 11 Versjon 31.mars 2014

6 8.1 Program Tidspunktene i programmet vil ut fra øvelsens gang kunne variere noe, men aktivitetene vil ikke gå ut over den ytre tidsrammen Registrering (ansvar øvingskommunen) Innledning, øvelsesforutsettinger og presentasjon av deltagerne (ansvar øvingsleder) ~08.50 til ~12.00 Spilløvelse (ansvar øvingsleder) ~12.00 til ~12.45 Lunsj (ansvar øvingskommunen) ~12.45 til ~13.45 Førsteinntrykk. Øvingskommunen og planleggingskommuner oppsummerer hver for seg (ansvar øvingskommunen og øvingsleder) ~13.45 til ~14.45 Fremlegging og drøfting av førsteinntrykk i plenum (ansvar øvingsleder) ~14.45 til ~15.00 Oppsummering og avslutting (ansvar Fylkesmannen) 8.2 Deltakelse fra øvingskommunen Fylkesmannens øvingsmodell gir øvingsaktivitet kun hvert annet år. Arbeidet planleggingskommunene legger ned i planlegging og gjennomføring av slike øvelser er betydelig. På bakgrunn av dette, samt at det i øvingskommunen er gjort både personell- og organisatoriske endringer siden sist øvelse, forutsetter Fylkesmannen at øvingskommunen tilrettelegger sin virksomhet slik at alle som har ansvar og oppgaver ved håndtering av en større hendelse, gis anledning til å delta. Følgende forventes å delta: kriseledelsen, jf. kommunens beredskapsplan hvis mulig, også varaordfører hvis mulig, også ass. rådmann eller tilsvarende resultatenhetsledere/virksomhetsledere eller tilsvarende beredskapsansvarlig (hvis ikke medlem av kriseledelsen) informasjonsansvarlig, informasjonsenhet eller tilsvarende sentralbordbetjening, servicetorg eller tilsvarende øvrige stabsmedarbeidere kommuneoverlege (hvis ikke medlem av kriseledelsen) leder av POSOM-gruppa/kriseteamet (hvis ikke kommuneoverlegen) lensmann - øvingskommunen er selv ansvarlig for å kalle inn sin lensmann områdesjef/liaison fra HV - øvingskommunen inviterer sin områdesjef/liaison. frivillige organisasjoner Kommunen må videre legge til rette for å kunne styrke krisestaben under øvelsen dersom det skulle være nødvendig. Det står også kommunen fritt til å innkalle andre personer dersom det er ønskelig, (for eksempel medlemmer i det kommunale beredskapsrådet, ev. andre det vil være relevant å ha tett kontakt med i en krisehåndteringssituasjon). Kommunen bør videre vurdere om det vil være hensiktsmessig å bekjentgjøre for sine innbyggere at det gjennomføres øvelse den aktuelle dato. Dette ut fra en antatt begrensning i tjenesteytelsen på enkelte områder selve øvelsesdagen. 8.3 Øvingsledelse, spill- og mediestab, og observatører Planlegging og gjennomføring av øvelser, forutsetter en bred deltakelse fra planleggingskommunene. I tillegg stiller både Oppland sivilforsvarsdistrikt og Fylkesmannen med ressurser. Side 6 av 11 Versjon 31.mars 2014

7 8.3.1 Øvingsledelsen Øvingsledelsen er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av øvelsen. For å få en bred og god nok faglig- og formell kompetanse til å kunne nå øvelsens målsetting, bør øvingsledelsen ha følgende sammensetting: NN, rådmann, NN kommune NN, beredskapsansvarlig, NN kommune øvingsleder NN, beredskapsansvarlig, NN kommune NN, informasjonsleder, NN kommune NN, kommuneoverlege, NN kommune NN, lensmann/stasjonssjef, NN lensmannskontor/politistasjon NN, beredskapssjef, Oppland sivilforsvarsdistrikt veileder/rådgiver NN, rådgiver, Fylkesmannen i Oppland veileder/rådgiver Selve øvelsesdagen går øvingsledelsen, unntatt øvingsleder, inn i spill- og mediestab eller som observatør Spill- og mediestab Øvelsesformen som benyttes er en såkalt spilløvelse. Dvs. at hendelsen som presenteres kommunen, underbygges og utvikles gjennom en rekke henvendelser og innspill til kommunen, hovedsakelig via telefon, epost-meldinger, fysisk oppmøte og medieoppslag. Innspillene ivaretas av en spill- og mediestab som er underlagt øvingsledelsen, og består primært av personer fra planleggingskommunene og sentrale personer i berørte virksomheter. NN, beredskapsleder, Oppland sivilforsvarsdistrikt leder spillstab NN, NN kommune NN, NN kommune NN, NN kommune Ivar Ødegaard, kommunikasjonssjef, Fylkesmannen i Oppland leder mediestab NN, informasjonsleder, NN kommune NN, informasjonsleder, NN kommune Lisbeth Berntsen Huse, informasjonsrådgiver, Fylkesmannen i Oppland I tillegg bør også «innsatsleder fra politiet» sitte i spillstab. Fylkesmannen og Politiet har tydelig presisert at det er en suksessfaktor at lensmannen er med i politiets kriseledelse. Det ble under møtet stilt spørsmål fra politiet om en annen person fra politiet enn lensmannen kan stille i kriseledelsen, da ikke alle kommuner har egen lensmann. Politiet kan stille med hvem de vil, men denne personen må ha tilgang til å se politiets vaktlogg og lese informasjonen som operasjonssentralen sitter på. Kriseledelsen vil da hele tiden ha oppdatert informasjon Observatører Øvingsmodellen benytter seg hovedsakelig av kollega-observasjon. Dvs. at planleggingskommunene stiller med observatører med like, eller tilsvarende like funksjoner som de som deltar fra øvingskommunen. Observatørene følger sine kolleger under hele spilløvelsen, og deltar i oppsummeringen i del to av øvelsesdagen. Hensikten er å kunne gi så relevant tilbakemelding til øvingskommunene som mulig, samt at observatørene skal kunne gjøre seg erfaringer som kan være nyttige å bringe med tilbake til egen kommune. Pt. er følgende observatører påmeldt: NN, ordfører, NN kommune NN, varaordfører, NN kommune Side 7 av 11 Versjon 31.mars 2014

8 NN, rådmann, NN kommune NN, beredskapsansvarlig, NN kommune NN, servicetorg, NN kommune NN, teknisk sjef, NN kommune NN, lensmann/stasjonssjef, NN lensmannskontor/politistasjon NN, NN politidistrikt Geir Fevang, distriktssjef, Oppland sivilforsvarsdistrikt Asbjørn Lund, fylkesberedskapssjef, Fylkesmannen i Oppland 8.4 Praktisk gjennomføring av øvelsesdagen For å få gjennomført øvelsen må det stilles enkelte krav til kommunen i forhold til den praktiske tilretteleggingen. Eventuelle spørsmål i forhold til disse kravene rettes til øvingsleder Rom og utstyr kommunens kriseledelse Antall observatører som hovedsakelig vil oppholde seg i øvingskommunens stabsrom utgjør ca. 10 personer (kan plasseres på stoler langs en vegg el.). Dette må øvingskommunen ta hensyn til ved valg av og/eller organisering av stabsrom. Denne forutsettingen kan i noen tilfeller medføre unntak fra hovedregelen om å øve mest mulig likt egen kriseplan. Utover dette skal rommet være rigget med det antall projektorer, tavler, kart, pc er, telefoner etc. som vurderes å være nødvendig for å drifte krisestaben, jf. kommunens beredskapsplan Rom og utstyr spill- og mediestab Denne gruppen trenger et rom i størrelsesorden 8-10 personer, gjerne med kort avstand til kriseledelsen. Rommet må være utstyrt med følgende: 1 pc, projektor og lerret som viser hva som legges ut som nettsaker 1 pc, projektor og lerret som viser CIM-loggen oppkoblingspunkter for inntil 5 medbrakte pc er strøm og internett (fast/trådløst) tavle/flippover el. kart over kommunen Spillmeldinger Spillmeldinger og henvendelser under øvelsen kan formidles skriftlig via e-post, telefaks, telefon, eller på annen direkte måte. For å unngå eventuelle misforståelser er det viktig å være tydelig på at det dreier seg om en øvelse. ALLE meldinger skal tydelig merkes ØVELSE ØVELSE ØVELSE Nettaviser og Facebook Fylkesmannen har utviklet en nettavis-simulator som vil bli benyttet under øvelsen. Her vil spill-/mediestaben legge ut nettartikler fortløpende gjennom tre nettaviser (Lokal n, Sensasjonen og Riksnyhetene). Nettavisene vil løpende beskrive og kommentere selve hendelsen(e), samt kommunens krisehåndtering. Det forutsettes at øvingskommunen tilrettelegger for, og under hele øvelsen, monitorerer øvelses-nettavisene for å registrere og vurdere de forskjellige artikler og vinklinger som legges ut. Nettavis-simulatoren er internettbasert. Nettadressen til avisen er Brukernavn: Kommune, Passord: Robek Side 8 av 11 Versjon 31.mars 2014

9 CIM Brukernavn NN og passord NN til øvingskommunen sin CIM Spill og mediestaben vil også ta i bruk Facebook som media. Øvingskommunen må derfor legge til rette for å kunne monitorere og besvare Facebook under øvelsen. Fylkesmannen ber om at øvingskommunen oppretter en egen lukket Facebook-gruppe til bruk for selve øvelsen, og inviterer inn aktuelle brukere. Organisering av, og prosedyrer for monitorering av eksterne medier (radio, TV, nettaviser, Facebook el.), skal være beskrevet i kommunens beredskapsplan. 8.5 Bevertning Øvingskommunen serverer kaffe/te/mineralvann samt litt å bite i ved frammøte, og er også ansvarlig for å servere lunsj til alle som deltar i øvelsen. Kostnader knyttet til all bevertning øvelsesdagen dekkes av Fylkesmannen. Øvingskommunen må så snart som mulig, og senest innen to mnd. etter øvelsen, sende faktura til: Fylkesmannen i Oppland Fakturamottak DFØ Pb Hamar Fakturaen merkes 2360 LBH 9 Oppsummering og vurdering Etter lunsj øvelsesdagen gjennomføres det en stedlig todelt oppsummering og gjennomgang av førsteinntrykk etter øvelsen, direkte knyttet til målsettingene og øvingsmomentene i gjennomføringsdirektivet: del én øvingskommunen, og øvingsledelsen med observatører og spill og mediestab, hver for seg oppsummerer og systematiserer sine førsteinntrykk etter spilløvelsen delt to felles gjennomgang hvor øvingskommunen først presenterer sine førsteinntrykk, og øvingsledelsen m. observatører deretter presenterer sine erfaringer og kommentarer. Det er viktig at samtlige som på en eller annen måte har bidratt under øvelsen deltar på denne evalueringen. Øvingskommunen er ansvarlig for å føre referat/notat fra oppsummeringen, inneholdende kommunens egne øvelseserfaringer og kommentarer/merknader fra øvingsledelsen og observatører. Fylkesmannen i Oppland utarbeider en skriftlig overordnet øvelsesvurdering i etterkant av øvelsen. Denne, sammen med øvingskommunens referat/notat fra øvelsesdagen, vil danne grunnlag for øvingskommunens etterarbeid etter øvelsen. Side 9 av 11 Versjon 31.mars 2014

10 SUKSESSKRITERIER VED KRISEHÅNDTERING VEDLEGG 1 Vedlegg 1 Suksesskriterier ved krisehåndtering Ved planlegging og gjennomføring av krisehåndteringsøvelser er det viktig å ha fokus på suksesskriterier ved krisehåndtering, herunder fokus på: lederrollen ansvar og roller informasjonsstrategi varslingsrutiner omsorg for rammede og berørte samordning og koordinering fullmakter og økonomi Når krisen oppstår må man stille følgende spørsmål: Hva har skjedd hva er problemet? Hvordan kan hendelsen utvikle seg? Hvilken tid har jeg til rådighet? Hvordan skal jeg løse situasjonen? Hvilke tiltak skal jeg iverksette på kort sikt? Hvilke tiltak skal jeg iverksette på lang sikt? Lederrollen være i forkant - hva er det verste som kan skje? iverksette tiltak - for mange er bedre enn for få være i stand til å ta raske beslutninger opptre tydelig - være god til å kommunisere tenke på både kortsiktige og langsiktige konsekvenser vise medfølelse med de som berøres av krisen Ansvar og roller Hvem eier krisen til enhver tid? ansvar og roller må være avklart på forhånd, spesielt internt i organisasjonen o leder for kriseorganisasjonen og stedfortredere o informasjon til egen organisasjon, media og publikum og o i forhold til andre o samordning av egne og andres ressurser i de tilfeller hvor flere virksomheter er involvert i en krise er det viktig at en virksomhetsleder gis et koordineringsansvar Informasjonsstrategi Informasjonsarbeidet må være planlagt på forhånd: til egne ansatte til publikum til media Ledelsen må stille seg selv følgende spørsmål: Hva er budskapet? Hvem er målgruppen? Hvordan skal jeg nå disse med mitt budskap? Varslingsrutiner Kriseplanen må være kjent av alle i organisasjonen. intern varsling: o ansvar for oppdatering Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap utarbeidet 2003, revidert 2007

11 SUKSESSKRITERIER VED KRISEHÅNDTERING VEDLEGG 1 o varslingslister i lommeformat (små plastkort) ekstern varsling: o ekstra bemanning av sentralbord o egne telefonnummer må være kjent av samarbeidspartnere Omsorg for rammende og berørte Direkte berørte: savnede levende skadede uskadede døde Indirekte berørte: pårørende (de som en person oppgir som nærmeste pårørende) familie innsatspersonell hjelpepersonell Samordning og koordinering Alle kriser krever en stor grad av samordning og oversikt over: materiell og tekniske ressurser personell Samarbeidsformer må være klarlagt på forhånd: som avtale med andre myndigheter/virksomheter Fullmakter og økonomi Finnes det fullmakter? Hvem har fullmakter? Er fullmaktene tilstrekkelige? Er det satt av budsjett? Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap utarbeidet 2003, revidert 2007