RAPPORT ETTER ØVELSE. - øvelse med Sigdal kommunes kriseledelse. Gjennomføring oktober 2017

Transkript

1 RAPPORT ETTER ØVELSE - øvelse med Sigdal kommunes kriseledelse Gjennomføring oktober 2017

2 1 Innledning Bakgrunn Kgl. res. av 19. juni Instruks for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet til Fylkesmannen og Sysselmannen på Svalbard gir oppgaver og ansvar innen samfunnssikkerhet og beredskap. Justis- og beredskapsdepartementet gir årlige embetsoppdrag til Fylkesmennene via Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Lov av 25.juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), samt Forskrift av 22.august 2011 om kommunal beredskapsplikt, regulerer den kommunale beredskapsplikt for å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet. Øvelser er regulerte i ovennevnte dokumenter. Fylkesmannen i Buskerud planlegger for gjennomføring av øvelse med kriseledelsen i hver kommune hvert 4. år. Øvelsene er en viktig aktivitet for utvikling og læring i kommunen og i samspillet mellom kommune og eksterne aktører. Formål Formålet med øvelsen var at den kommunale kriseledelsen skulle få øvet sin evne til å håndtere uønskede hendelser i henhold til egen beredskapsplan, samt å sjekke at egen beredskapsplan og forberedelser var dekkende. Pandemi(epidemi) er behandlet i fylkes-ros og bør være behandlet i de kommunale risiko- og sårbarhetsanalyser. En øvelse med dette som tema vil være med å avdekke om de analyser som er gjennomført er tilstrekkelige og om den beredskap som kommunalt planverk beskriver er dekkende. Målgruppe Målgruppen var hovedsakelig kommunens kriseledelse, men det vil også være fokus på oppfølging av beslutninger i linjeledelsen. Hensikt Denne rapporten har til hensikt å gi en kort beskrivelse av forarbeid, gjennomføring og evaluering av Fylkesmannens øvelse med den kommunale kriseledelse i Sigdal kommune

3 2 Forberedelse og gjennomføring Fylkesmannens beredskapsavdeling har i planleggingen av øvelsen jobbet tett sammen med helseavdelingen i utarbeidelse av scenario. Øvingsdirektiv 1) Øvingsdirektiv ble sendt på e-post til kommunen 14. juli Hensikt var å orientere om øvingskonseptet, samt å gi kommunen i oppgave å ha en gjennomgang, eventuell oppdatering, av kommunal beredskapsplan for pandemisk influensa. Kommunen skal samarbeide og samordne seg med myndigheter som har oppgaver av betydning for vern mot og behandling av smittsomme sykdommer. I en pandemisituasjon (epidemi) er god samhandling mellom kommunal helsetjeneste og spesialisthelsetjenesten av særlig viktighet. Kommunal pandemiplan skal sendes Fylkesmannen sammen med kommunens plan for sin kriseledelse innen 14 dager før oppstart av øvelsen fase 2. Dersom kommunen har konsekvensanalyse for pandemi/epidemi, f.eks. fra helhetlig ROS, ønsker vi også denne tilsendt. Et maksimalt utbytte og god læring for kommunen krever et grundig forarbeid, gjennomføring og også en vilje til å ta tak i erfaringene i etterkant av øvelsen. Fylkesmannen vil rose kommunen for den gode dialog i planleggingen av øvelsen og positive innstilling som ble vist til det å skulle øves. Etter Fylkesmannens vurdering og mottatte dokumenter fra kommunen oppfatter vi at det ble satt i gang en prosess i kommunen i forkant av øvelsen. Dette arbeidet gjorde at kommunen var godt forberedt til selve øvelsesuken. Opptrappingsfasen I selve øvingsuken mottok kommunen bakteppe for scenarioet og enkelte meldinger fra Fylkesmannen. Meldinger ble mottatt innenfor normalarbeidstid de to dagene i forkant av selve øvelsesdagen. Meldingene inneholdt en utvikling i situasjonen og var således med på å forberede kommunen frem mot øvelsesdagen. Det ble utført en rekke oppgaver i kommuneledelsen og i de ulike sektorer ved mottak av meldinger om utbrudd av epidemisk influensa. Det var tilfredsstillende å registrere hvordan meldingene ble mottatt, behandlet og analysert for deretter å iverksette skadebegrensende tiltak. Kommunen holdt også Fylkesmannen fortløpende orientert om situasjonen og hvilke vurderinger som ble gjort. Dette var meget bra. Øvelsesdagen På øvelsesdagen var kommunens kriseledelse, sammen med relevante sektor-/fagsjefer, samlet i sine forberedte lokaler og ble øvet med fylkesmannen og observatører tilstede. Øvelsen foregikk innenfor normalarbeidstid. Fylkesmannen hadde rollen som øvingsledelse og spillstab og observatørene ble trukket inn i spillet etter det behov som oppstod for faglige avklaringer og etter observatørenes kunnskap om dreiebok og innspill. Øvelsen fokuserte på kriseorganisasjonens håndtering i henhold til egen beredskapsplan av de hendelser som inntraff.

4 Følgende var samlet i kommunestyresalen på øvelsesdagen 18. oktober Fra Sigdal kommune: - Ordfører Tine Normann - Rådmann Jostein Harm - Beredskapskoordinator Henrik Mørch - Teknisk sjef Kjell Ove Hovde - Helse- og sosialsjef Linda Torgersen - Kommunelege Morten Melbye - Psykososialt kriseteam Ester Ramstad - Sektorleder Gry Haugen - Skolesjef Susanne Taalesen - Personalsjef Toril Staxrud - Kultursjef Hilde T. Gundersen - Rådgiver IT Thomas Mortensen - Sentralbord/Loggfører Monica Winther Fra Fylkesmannen: - Britt Falmår fung. beredskapssjef - Steffen H. Wolff rådgiver beredskap - Ole-Bennie Johansen seniorrådgiver helse Observatører: - Sivilforsvaret Espen Haugseth - Røde Kors Sigdal Margarethe Ramstad - Røde Kors Sigdal Gerd Anita Jokuerud Solheim - Røde Kors Buskerud Rune Skjolden - HV-03 Steinar Andersen - HV-03 Øyvind Kjølstad - Politi Johanne Hågård - Politi John Atle Holseth Sigdal hadde valgt å benytte kommunestyresalen i kommunehuset som lokale under øvelsen. Dette var praktisk for gjennomføring av øvelsen med et stort antall observatører og øvingsledelse tilstede noe som ga et godt utbytte for alle medvirkende. I kommunens beredskapsplan går det fram at kriseledelsen skal benytte Rådmannens kontor. Det var et stort antall deltagere fra kommunen, observatører og øvingsledelse til stede under øvelsen. Det er positivt at øvelsen involverer bredt, da hensikten med øvelsen var å få best mulig læring og utbytte av dagen for alle medvirkende. I en reell situasjon ville arbeidsmetoden vært organisert på en annen måte, bl.a. med arbeidsmøter i de ulike sektorer samt kortere og mer strategiske møter i kriseledelsen. Ved oppstart av øvelsen informerte kommunen om egen beredskap og arbeidet som var utført på dette stadiet av øvelsen. Under selve øvelsen var kriseledelsen samlet rundt et bord og ble ledet av rådmann. Det var fra kommunens side gjort forarbeid gjennom planer/analyser og også i form av spill i de to opptrappingsdagene i forkant av selv øvingsdagen 18. oktober. Dette førte til at øvingsdagen bar preg av å være en diskusjonsøvelse med gode diskusjoner mellom kommunens kriseledelse, øvingsledelse og observatører.

5 Sigdal kommunes kriseledelse med medarbeidere viste gjennom øvelsesdagen at de har mye erfaring og er i stand til å handle basert på erfaringsbasert kunnskap. Kommunen har gode rutiner på å hjelpe de som trenger det, personell omdisponeres, og de kjenner forholdene i kommunen. Kommunen har god oversikt og kapasitet i alle ledd. Analyser av situasjonen var bra og det var god kommunikasjon. Rolleforståelse mellom kommunen og nødetatene er bra. Det er også fin samhandling med andre samvirkeaktører, dette kan imidlertid beskrives nærmere i planverket. Kommunen fikk økt kunnskap om hva noen eksterne samarbeidspartnere kan bidra med ved en uønska hendelse. Kommunen har ikke oppdatert skriftlig evakueringsplan ved, men denne jobbes det med. Kriseledelsen benyttet seg også av muligheten for dialog med samvirkeaktører som var representert ved observatører under øvelsen. Dette opplevdes som nyttig idet de fikk innblikk i hva disse kunne bidra med i en uønsket hendelse. I kommunens beredskapsplan går det bl.a. fram at andre nøkkelpersoner kan innkalles til å delta i kriseledelsen, videre at frivillige organisasjoner innkalles etter behov. Vi anbefaler i den sammenheng at kommunen etablerer et kommunalt beredskapsråd. Dette er nyttig i den hensikt å øke kjennskap til resursmuligheter og få en felles forståelse for muligheter og begrensninger. Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt er klar i anbefalingen om etablering av kommunale beredskapsråd. Kommunen benyttet CIM både i opptrappingsdagene og under selve øvelsesdagen. Det er positivt at kriseledelsen tar i bruk de verktøy og hjelpemidler de har for å sikre et best mulig felles situasjonsbilde og dokumentasjon i etterkant. CIM legger til rette for dette. Vår oppfatning er at Sigdal kommune er godt rustet på bruk av CIM. Videre har kommunen anskaffet lokasjonsbasert smsvarsling som gir fordeler ved å nå alle som befinner seg innenfor kommunegrensen. Varslingssystemet ble også brukt kreativt under øvelsen i arbeidet med å finne nok ressurser. Kommunen har den senere tid hatt høy(økende) fokus innen beredskap, noe som medfører økt kompetanse på området. Det ble på slutten av dagen en god evalueringsøkt med førsteinntrykksevaluering og mulighet for refleksjoner og respons knyttet til gjennomføring av hele øvelsen. 3 Evaluering og oppsummering Basert på førsteinntrykkevaluering, kommunens egenevaluering og tilbakemeldinger fra observatørene er dette sammenstilt og oppsummert her. For at læringsutbytte skal gi maksimal effekt og utbytte for kommunen må den læring som er trukket gjennom øvelsen implementeres som forbedringer i egne planer og rammeverk for den enkelte kommunes ivaretakelse av samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunen, som nylig har revidert kriseplan, opplevde denne som vesentlig forbedret. Det bemerkes at det er behov for å se på stedfortrederfunksjonene. Den erfaring enhver aktør henter fra både reelle hendelser og øvelser må føre til forbedringer i eksisterende planverk. Det er på denne måten vi legger til rette for organisatorisk læring og sikrer at vi beholder kunnskapen også den dagen medarbeidere slutter. Sigdal kommune benyttet eget planverk under øvelsen, men også en del «udokumentert kjennskap» til kommunen.

6 Følgende forhold fremkom under øvelsen: - ROS-skjema, for epidemi mennesker, vi mottok i forkant av øvelsen var noe generell og bør oppdateres. Her bør en vurdere hvordan samtlige av kommunens tjenesteområder og viktige samfunnsfunksjoner kan berøres (sårbarhets-/kapasitetsvurdering) og innarbeide supplerende beskrivelser til konsekvensvurderingen. Funn fra øvelsen vil være et viktig grunnlag ved kommunens rullering av ROS-analysen. - Kommunens beredskapsplan ble oppfattet å være godt gjennomarbeidet og dekkende på de fleste områder, samtidig som det ble det avdekket forbedringspotensiale. Planen må rulleres og oppdateres. Likeledes ble det avdekket behov for å oppdatere helseberedskapsplan og pandemi-og/smitteplanverk. - Viktig å se på beredskapsplanen som et levende dokument og ta med momenter fra øvelsen og evalueringen i oppdatering av planen. - Beredskapsplanens beskrivelse av informasjonsberedskap og krisekommunikasjon er bra og fungerte godt under øvelsen. Uavhengig av hendelse har kommunen et selvstendig ansvar for å informere om det arbeid kommunen gjør og de tiltak kommunen iverksetter. Det er i denne forbindelse avgjørende at kommunen samordner sin informasjon med andre offentlige og private virksomheter i den hensikt å gi en mest mulig samordnet og helhetlig informasjon til publikum og presse. Viktig at beredskapsplanen også i tilstrekkelig grad ivaretar informasjon til egne ansatte. - Kommunen legger til grunn at varsling var dekkende med både tekniske løsninger og manuelle metoder som oppsøkende virksomhet. Foreligger det en konkret plan for befolkningsvarsling i beredskapsplanen? Her vil det eventuelt være viktig å basere seg på vurderinger gjort i helhetlig ROS-analyse og hvilke eksisterende ordninger/ansvar som finnes ved varsling av hendelser. - På øvelsesdagen da kriseledelsen var samlet hadde rådmann oppgaven som kriseleder. Dette er i tråd med veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt hvor det bl.a. fremgår: «Plan for kommunens kriseledelse må definere hvem som er kommunens øverste kriseleder og hvilke funksjoner som hovedsakelig skal utgjøre en kriseledelse. Kriseledelsen bør vanligvis omfatte en kjerne av personer fra kommunens ledelse i tillegg til nøkkelpersonell. I kommunens overordnede beredskapsplan skal det inngå en plan for kommunens kriseledelse, hvor det tydelig fremgår hvordan denne er organisert og bemannet». Det er positivt at fungerende/stedfortredere deltar i øvelser, dette gjør at kommunen blir mer robuste ved at flere får kjennskap til kommunens krisehåndtering. - Kriseledelsen var tydelig og det var gode diskusjoner, spesielt i helse- og omsorg som trakk seg ut for å arbeide. - Rolleavklaring, ikke bare mellom kriseledelse og krisestab, men også innad i kriseledelsen. Hva gjør/prioriterer kommunen dersom flere hendelser inntreffer samtidig? Viktig med god ansvars- og rolleforståelse, herunder ansvar i linjene gjennom etatssjefene. - Oversikt over ressurser, hva har man faktisk i en reell hendelse? Hvordan opprettholdes funksjoner, herunder også kriseledelse og krisestab, dersom krisen varer over tid, f.eks. flere døgn? - Det er viktig med oppdaterte planer og analyser, da en må tenke på at «ukjente» skal kunne gå inn og overta ledelsen av en uønsket hendelse.

7 - Kommunen brukte CIM aktivt til loggføring, som etter vår oppfatning hadde oversikt på hva som skal loggføres. Kommunens evaluering sier at de med tiden vil ha flere personer på CIM-kurs slik at aksjonstavle, media osv. kan benyttes. - Tydelige føringer og intuitiv loggføring i CIM og systematisk oppfølging av tidligere hendelser (loggpunkter), vil bidra til effektiv håndtering den dagen krisen skulle inntreffe. Flagging, informasjonstavler, oppgaver, media-modul mm. vil kunne tilrettelegge for en slik håndtering. Fylkesmannens oppfatning er at Sigdal kommunes forberedelser og gjennomføring av øvelsen var bra. Det var arbeidet med planer/analyser og et godt arbeid under opptrappingen til øvelsesdagen. Totalt sett gir Sigdal kommune et godt inntrykk og det er tydelig at det har vært jobbet systematisk og bra med beredskap i kommunen over tid. Fra kommunens side fremkom at de oppfattet øvelsen som nyttig og det fremkom gode innspill fra eksterne samvirkeaktører som vil bli fulgt opp i ettertid. Kommunen var positiv til at øvelsen gikk over flere dager med komplekst scenario. De avdekkede forhold vil være viktig å implementere i rullering av eget planverk for å øke kommunens evne ytterligere til å håndtere uønskede hendelser. Forankring og kontinuerlig bekjentgjøring av planverket og dets rolle- og ansvarsbeskrivelser gjennom fremtidige øvelser i organisasjonen, vil også over tid bidra til læring og robusthet. Vi vil takke kommunen for positivitet og meget godt samarbeid gjennom hele prosessen og ønske lykke til med den svært viktige implementering av læringspunktene som fremkom under øvelsen. Videre takker vi for tilbakemeldinger og innspill til scenario som vi tar med i det videre arbeid med planlegging og forberedelser av kommende øvelser.

8 Telefon sentralbord: E-post: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: