Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Sør Fron kommune

Transkript

1 SAMORDNINGS- OG BEREDSKAPSSTABEN Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Sør Fron kommune 1

2 Dato for tilsyn: 11.desember 2013 Tilsynsgruppe: rådgiver Gro Taraldsen rådgiver Tord E. Smestad Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet er å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Formålet med regelverket er å sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å reduserer risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver ovenfor andre aktører. Regelverk Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10, jf. Kommunelovens 10A. Konklusjon Det ble funnet 2 avvik ved tilsynet. Avvik er forhold som er i strid med gjeldende regelverk. Det ene avviket er at helhetlig ROS for kommunen ikke er ferdigstilt. Det andre avviket er kommunens beredskapsplan som ikke er revidert siden 1999, med unntak av varslings- og ressurslister. Beredskapsplanen inneholder blant annet ikke en evakueringsplan som regelverket krever. Fylkesmannen har 6 merknader til tilsynet. Merknader er forhold som ikke er i strid med gjeldende regelverk, men som tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke som forbedringer. Hovedinntrykk Fylkesmannens inntrykk er at arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen er lite systematisk og bærer preg av skippertak. Arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap må delegeres på flere personer i kommunen slik at sårbarheten blir mindre. Det er viktig at det skapes et miljø for å sikre bedre faglig kvalitet ved å jobbe på tvers av fag, eks plan, teknisk, brann og redning, helse og sosial. Siden tilsynet i 2009 er det få av de påpekte forholdene i tilsynsrapporten fra Fylkesmannen som er utbedret. Unntaket er utarbeidelse av helhetlig ROS som er et samarbeid med Nord Fron og Ringebu kommune. Siden siste tilsyn er det også etablert nødstrøm på kommunehuset. Sør- Fron kommune har på grunnlag av ROS analysen for Midt- Gudbrandsdal utarbeidet beredskapsplan for oppvekst. 2

3 Tilsynet Temaene for tilsynet var: 1. Kommunenes helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse 2. Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner) 3. Kommunens krisehåndteringsevne (beredskapsplan) Gjennomføring Tilsynet startet med åpningsmøte der tilsynsplan, samt bakgrunn og formål med tilsynet, ble presentert. Selve tilsynet ble gjennomført ved at kommunen hadde fått i oppdrag å presentere alle sine planer som berører samfunnssikkerhet og beredskap. Under denne presentasjonen var det mulighet for spørsmål og oppklaringer. Det ble foretatt tre verifikasjonsintervju med ordfører, rådmann og beredskapsmedarbeider Trond Tollefsrud. Beredskapsrådet har ikke vært samlet de siste årene. Rådmannen kommentert under tilsynet at kommunen ikke har sett behovet for å samle dette rådet. Fylkesmannen anbefaler at dette gjøres. Dette gir muligheter til å diskutere ulike problemstillinger i kommunen og løsninger på disse. De ulike etatene/organisasjonene i rådet blir bedre kjent med hverandre og samarbeid i fredstid gjør det enklere å samarbeide når hendelser oppstår. 1. Kommunenes overordnete risiko- og sårbarhetsanalyse (helhetlig ROS) Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 1. Kommune mangler en oppdatert helhetlig ROS som gjelder for Sør-Fron kommune. Gjeldende helhetlig ROS fra 1998 oppfyller ikke kravene i forskrift om beredskapsplikt. Helhetlig ROS inneholder blant annet ikke analyse av fremtidige endringer grunnet klimaendringer Helhetlig ROS som er utarbeidet for Midt Gudbrandsdal er tatt til etterretning i kommunestyret. Det gjenstår et arbeid med å lage en egen ROS som gjelder for Sør- Fron kommune med utgangspunkt i den interkommunale ROS. Helhetlig ROS for kommunen må vedtas i kommunestyret for å være gjeldende. Hjemmel 2a i forskrift om beredskapsplikt. Frist for å lukke avvik er 1.juli Samfunnssikkerhet og beredskap i planprosesser (kommuneplaner, reguleringsplaner). Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3; Ingen funnet Merknad: 1. I oppstartsdokumentet for kommuneplanens samfunnsdel er utfordringer på området samfunnssikkerhet og beredskap beskrevet godt og hvordan kommunen har tenkt at dette skal løses. Fylkesmannen forventer at arbeidet med å følge opp disse punktene starter opp før planen er planlagt vedtatt til våren, for eksempel forbedringer av kommunens hjemmesider. 3

4 2. Beredskapsmessige hensyn ivaretas ikke i gjeldende arealdel i kommuneplanen. 3. Kommunens krisehåndteringsevne Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 1. Beredskapsplanen for Sør Fron kommune er ikke revidert siden 1999 og mangler evakueringsplan og beskrivelse av EPS (evakuering og pårørendesenter). Kriseledelsen i kommunen må beskrives klarere i planen og under kommunikasjon må alle informasjonskanaler til innbyggerne beskrives. Oversikt over planer i beredskapsplanen på ajourføres. Beredskapsplanen må systematiseres med en overordnet del og delplaner. Se veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt. Hjemmel: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 Frist for å lukke avviket er satt til 1.juli Merknad: 1. Ressurslister bør oppdateres med flere ressurser. Kontaktinformasjon til transportfirmaer bør være opplistet her. 2. Kompetanseplan og plan for regelmessige øvelser/trening på beredskapsområdet bør utarbeides. 3. Vedlegg til beredskapsplanen som er sjekkliste ved kvalitetsrevisjon og avviksmelding bør videreføres og tas i bruk. 4. Fylkesmannen anbefaler at det i kommunen delegeres oppgaver på området samfunnssikkerhet og beredskap. For eksempel bør beredskapsansvarlig fordele oppgaver til en beredskapskoordinator. Dette bør gjøres for å redusere sårbarheten og skape et miljø for å diskutere samfunnssikkerhet og beredskap på flere fagområder i kommunen. Personellsikkerhet, klarering Rådmann Jan Reinert Rasmussen er klarert. Fylkesmannen minner om at det er autorisasjonsansvarlig i kommunen som har ansvaret for å ha en oversikt over klareringer av ansatte i kommunen. Oppfølging av tilsynet Sør- Fron kommune må sette opp en detaljert fremdriftsplan for hvordan de har tenkt å lukke de to avvikene. Frist for å sende framdriftsplan til Fylkesmannen er 15.februar Fylkesmannen vil følge opp dette tilsynet med nytt tilsyn i kommunen 21.oktober Rådmannen ba også om at dette må bli gjort. Gro Taraldsen rådgiver tilsynsleder Tord Smestad rådgiver Vedlegg: Deltakere fra kommunen og dokumentgrunnlag. 4

5 Deltakere fra kommunen Ordfører Rådmann Kommunalsjef for plan og utvikling Kommunalsjef for levekår Kommuneoverlege Arealplanlegger Arealplanlegger (engasjement/vikariat) Økonomisjef (beredskapsmedarbeider) Rådgiver (beredskapsmedarbeider) Brannsjef, Midt-Gudbrandsdal brann og feiervesen IKT-sjef Ole Tvete Murteigen Jan Reinert Rasmussen Konrad Trettengen Arne Gilleberg Per Kristian Moen Grete Hølmen Sanna Kaupang Sørum Erik Bakken Trond Tollefsrud Per Martin Jo Kristian Bartnes Ole Tvete Murteigen deltok ikke på sluttmøtet. Jo Kristian Bartnes deltok kun på åpningsmøtet. Dokumentgrunnlag Risiko- og sårbarhetsanalyse for midt Gudbransdalen tatt til etterretning i kommunestyret i 2013 Utfylt statusskjema fra Fylkesmannen om samfunnssikkerhet og beredskap Oppstartsdokument for kommuneplanene samfunnsdel Beredskapsplan revidert 1999, varslingslister og ressurslister revidert 2013 Høringsdokument for planprogram for kommuneplanens arealdel og samfunnsdel 5