Kjøp av boligprosjekter

Transkript

1 Trondheim eiendom Revisjon Kjøp av boligprosjekter DEL 0 - KONKURRANSEBESTEMMELSER

2 Trondheim Eiendom Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 OVERORDNEDE FORUTSETNINGER ORIENTERING OM OPPDRAGET KRAV TIL YTELSEN/PROSJEKTENE TILBUDSREGLER ANSKAFFELSESPROSEDYRE HENVISNING TIL KUNNGJØRINGEN ANBUDSKONFERANSE KONTRAKTSBESTEMMELSER KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT KRAV TIL FAGLIGE OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER SPESIELLE KRAV TIL GODKJENNING ETTER PBL ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KRAV Foretaksregistrering Krav om attest for restanser på skatt/ avgift m.v. (skatte- og avgiftsattester) HMS-egenerklæring Krav om rutiner knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger Finansiell og økonomisk stilling Bruk av egne ansatte KONKURRANSEGRUNNLAGET GENERELT TILLEGGSOPPLYSNINGER TILBUDET INNHOLD OG ORGANISERING AVVIK OG FORBEHOLD SPRÅK VALUTA VEDSTÅELSESFRIST RETUR AV TILBUD INNLEVERING AV TILBUD LEVERINGSADRESSE MERKING TILBUDSFRIST OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUD FORMELLE FORHOLD VED TILBUDET VURDERING AV KVALIFIKASJONER BEHANDLING AV ÅPENBARE FEIL, HERUNDER REGNEFEIL KONTROLL AV YTELSESKRAV, JFR. PUNKT TILDELING AVLYSNING AV KONKURRANSEN MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE VEDLEGG 1: DOKUMENTASJON AV KVALIFIKASJONSKRAV

3 Trondheim Eiendom Side 3 av 12 1 OVERORDNEDE FORUTSETNINGER 1.1 Orientering om oppdraget Trondheim Kommune inviterer eiendomsutviklere, entreprenører, boligbyggere og andre, heretter kalt leverandør, til å presentere og tilby kommunen planlagte eller igangsatte prosjekter, med hensyn på salg til kommunen. Salg i denne sammenheng forstås som at Trondheim Kommune som byggherre skal inngå kontrakt med leverandør, jfr. punkt 1.7 nedenfor, på valgt tilbyders(ere) prosjekt(er). Trondheim kommune skal benytte boligene til utleie av boliger til leietakere med ulik grad av behov for tilrettelegging av boligen på grunn av helse og / eller og sosiale forhold. På bakgrunn av dette legges det opp til en samhandlingsfase mellom leverandør og Trondheim kommune jfr bilag A1 Beskrivelse, punkt 3.1 Oppdraget er avgrenset til å omfatte boliger som kommunen skal leie ut, innenfor kommunegrensene. Kommunen har særlig behov for mindre leiligheter, men det ønskes også en spredning av boligtyper så vel som innen de enkelte prosjekter som geografisk. 1.2 Krav til ytelsen/prosjektene Prosjektstørrelser med antall boenheter mellom 4 og 16. Fredmdriftsramme; ferdigstilling medio Løsninger og kvaliteter iht kommunens mal: Prosjekteringsanvisning Boliger med underliggende kravspesifikasjoner. Egnet omfang i forhold til kommunens boligprogram mhp. boligkonsentrasjoner Bilag A1 Beskrivelse, angir nærmere de ovennevnte krav. I tillegg til dokumentene vedlagt kunngjøringen, gjelder følgende overordnede dokumenter; byggherrens SHA-plan iht. byggherreforskriften kommunenes miljøkrav gitt i Miljøkrav i byggeprosjekt PA-bok for prosjektet(ene). Disse er basert på standard maler som kommunen benytter, iht. bla. gjeldende arbeidsmiljølovgivning Tilbudsregler Som tilbudsregler gjelder Lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl res. 15.juni 2001, revidert 24. november Som spesielle tilbudsregler for denne konkurransen gjelder dette dokument. Disse konkurransebestemmelser supplerer forskriften, og skal i tilfeller av motstrid gjelde foran forskriftens bestemmelser. Hvor forskriftens bestemmelser ikke kan fravikes ved avtale, skal forskriftens bestemmelser legges til grunn. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, etter forskrift om offentlige anskaffelser del II, Anskaffelser under EØS/WTO-terskelverdiene. Nærmere om utvelgelse og tildeling er gitt i punkt 6.

4 Trondheim Eiendom Side 4 av Henvisning til kunngjøringen Konkurransen er kunngjort i DOFFIN. 1.6 Anbudskonferanse Det vil avholdt åpen anbudskonferanse på tidspunkt og sted angitt i følgebrev. 1.7 Kontraktsbestemmelser Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 3431:1994 Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser, med de korreksjoner som fremgår av avtaledokumentet. Samtidig med kontrahering av totalentreprise skal inngås kjøpsavtale på tomt tilhørende prosjektet. 2 KVALIFIKASJONSKRAV 2.1 Generelt I dette kapittelet er det listet opp hvilke krav som stilles til leverandørene for å kunne delta i konkurransen. Sjekklister for dokumentasjon av kvalifikasjonskrav er vedlagt i dette dokuments vedlegg 1. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av krav kan medføre at leverandøren blir avvist. Byggherren tar forbehold om å innhente supplerende opplysninger og dokumentasjon, både direkte fra den enkelte leverandør eller fra eksterne kilder, hvis det av framlagt dokumentasjon med tilbudet kan være tvil om leverandøren tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. 2.2 Krav til faglige og tekniske kvalifikasjoner Leverandøren må enten i egen virksomhet eller gjennom kontraherte virksomheter - inneha tilstrekkelige tekniske kvalifikasjoner (kompetanse, kapasitet etc) til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Herunder kreves at utførende har gjennomført oppdrag av tilnærmelsesvis samme type, kompleksitet og omfang. Nærmere krav til dokumentasjon er gitt i dette dokuments vedlegg Spesielle krav til godkjenning etter PBL Det er en forutsetning at leverandøren sammen med sine kontraktsmedhjelpere har sentral godkjenning eller kunne forvente å få lokal godkjenning for alle nødvendige funksjoner i hht. Plan. og Bygningsloven. Alle kostnader med å ivareta de funksjoner som anført ovenfor skal dekkes av tilbyder og skal være medregnet i tilbudet, også kostnader ved eventuell innhenting av lokal, eventuell sentral godkjenning. 2.4 Økonomiske og administrative krav Foretaksregistrering Leverandøren og alle utførende, herunder underentreprenører skal være registrert i et foretaksregister e.l. som foreskrevet i lovgivningen i sitt hjemland Krav om attest for restanser på skatt/ avgift m.v. (skatte- og avgiftsattester) Leverandørene skal fremlegge skatte- og avgiftsattester som dokumentasjon på at skatter og avgifter er betalt. Skatte- og avgiftsattest (RF-1244 Fastsatt av skattedirektoratet) skal være

5 Trondheim Eiendom Side 5 av 12 utstedt av hhv kemner/ kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor, og av skattefogden i vedkommende fylke. For leverandør i EØS-hjemstat skal attestene fremlegges av tilsvarende autorativ myndighet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende (tilbudsfristens utløp) HMS-egenerklæring Leverandørene skal oppfylle lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet. Dette skal bekreftes i form av en egenerklæring, jf vedlegg Krav om rutiner knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger Det kreves at leverandørene har rutiner/prosedyrer og kompetanse knyttet til håndtering av miljøpåvirkninger ved utførelse av prosjekter Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal fremlegge en uforbeholden erklæring fra bank eller annen godkjent finansinstitusjon om at denne vil stille slik sikkerhet som er krevet i kontraktsbestemmelsene dersom leverandørene blir tildelt kontrakten.) Bruk av egne ansatte Det presiseres at TK har regler for bruk av egne ansatte, såkalt antikontraktørbestemmelse, jf kontraktsbestemmelsene. 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET 3.1 Generelt Konkurransegrunnlaget består av de dokumenter som er listet opp nedenfor: Del 0 Konkurransebestemmelser (dette dokument) Del I Formular Avtaledokument Del II Kontraktsbilag A1 - Beskrivelse av prosjektet (med opplisting av relevante kravsdokument) B - Vederlag Del III TK s generelle kontraktsbestemmelser basert på NS 3431 I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger gitt skriftlig før tilbudsfristens utløp, inngå. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurranseregler e.l., vil bli skriftlig meddelt samtlige deltakere og vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. 3.2 Tilleggsopplysninger Spørsmål til mottatte tilbudsdokumenter skal rettes skriftlig gjennom brev, telefaks eller e-post til følgende adresse: Trondheim kommune, Trondheim eiendom v/ Yngvar Gladsø epost: yngvar.gladso@trondheim.kommune.no

6 Trondheim Eiendom Side 6 av 12 Henvendelsen skal merkes med:, og adresseres til ovennevnte kontaktperson. Svar på spørsmål vil kun bli gitt skriftlig, og spørsmål og svar vil bli meddelt samtlige påmeldte leverandører. 4 TILBUDET 4.1 Innhold og organisering Leverandøren skal ved utarbeidelse av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende innholdsfortegnelse: 1. Tilbudsbrev med priser 2. Prospekt / dokumentasjon av prosjekt (nivå som skisseprosjekt) 3. Samarbeidspartnere, entreprenører og rådgivere. 4. Øvrig dokumentasjon 1. Tilbudsbrev med priser Signert tilbudsbrev med angivelse av eventuelle avvik, alternative tilbud og forbehold. Kfr anskaffelsesforskriftens 11-3 og om krav til avvik m.v. og om oppdragsgivers behandling av tilbud med avvik m.v. Uttømmende oversikt over priser og prissammenstillinger 2. Dokumentasjon av prosjekt Beskrivelse, tegninger og ev. andre dokumenter som entydig beskriver prosjektet. Arealoppstillinger må følge norske standarder. 3. Parter Komplett utfylt oversikt over samarbeidspartnere og entreprenører. 4. Øvrig dokumentasjon Her vedlegges sjekkliste med tilhørende dokumentasjon: Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, jf konkurransebestemmelsenes vedlegg Avvik og forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med entydig henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke er priset, vil kunne bli priset av oppdragsgiver for at oppdragsgiver skal kunne sammenligne tilbudene. Forbehold som ikke lett lar seg kostnadsberegne, kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i leverandørens tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra leverandørens side. 4.3 Språk Tilbudsbrevet skal være på norsk. Resterende tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være på norsk, svensk eller dansk. Produktdatablad, kataloger o.l. kan i tillegg være på engelsk eller tysk.

7 Trondheim Eiendom Side 7 av Valuta Tilbudsprisene skal gis i NOK - norske kroner. 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudene skal være bindende i 120 dager etter tilbudsfristens utløp. 4.6 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 5 INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Leveringsadresse Tilbudet leveres til: Bytorget, Erling Skakkes gt 14 Att: Yngvar Gladsø Det presiseres at levering skal skje i skranken merket Bytorget, det vil si skranken nærmest Prinsens gate. Alternativt kan tilbudet oversendes med post: Trondheim kommune v/trondheim eiendom 7004 Trondheim Att: Yngvar Gladsø For å unngå at tilbudet kommer for sent anbefales det imidlertid at tilbudet leveres med bud. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. 5.2 Merking Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt og merkes: Trondheim kommune, Trondheim eiendom. Prosjektkjøp Bolig oktober 2010 Innpakking, lukking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares fram til tilbudsåpningen. 5.3 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: 3. des 2010 kl Innen tilbudsfristen må tilbudet være overlevert til adresse nevnt i punkt 5.1. To representanter fra oppdragsgiver vil gjennomføre tilbudsåpningen. Det vil bli ført protokoll fra åpningen. Konkurransedeltagere vil ikke ha adgang. 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUD 6.1 Formelle forhold ved tilbudet Det første oppdragsgiver vil ta stilling til er om tilbudet har formelle mangler som skal føre til avvisning etter anskaffelsesforskriften 11-11(1)a og b.

8 Trondheim Eiendom Side 8 av 12 Tilbud som er innkommet etter tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet til avsender med mindre det ikke må åpnes for å identifisere avsender. 6.2 Vurdering av kvalifikasjoner Deretter vil oppdragsgiver vurdere om tilbudet inneholder den dokumentasjon det er stilt krav om i kunngjøring og i disse konkurransebestemmelser. Manglende dokumentasjon og erklæringer skal eller kan føre til at leverandøren blir avvist. Det samme gjelder hvis leverandøren ved tilbudsfristens utløp ikke tilfredsstiller de minimumskravene oppdragsgiver har satt for deltakelse i anbudskonkurransen, jf ovenfor under pkt Behandling av åpenbare feil, herunder regnefeil Oppdragsgiver vil kontrollregne tilbudene. Summasjonsfeil som blir oppdaget gjennom en slik kontroll betraktes som åpenbare feil og vil bli korrigert. Ved bedømming av tilbudets pris i forhold til øvrige tilbud, vil korrigerte priser legges til grunn. 6.4 Kontroll av ytelseskrav, jfr. punkt 1.2 Etter at tilbudene er kontrollregnet vil oppdragsgiver vurdere om tilbud kan eller skal avvises. Herunder vil oppdragsgiver kontrollere at tilbudene oppfyller de krav som er satt til ytelsen. Det presiseres at de krav som er satt til prosjektenes beliggenhet - og de begrensninger som er gitt i Boligprogrammet mht uønsket konsentrasjon av kommunalt eide boliger - vil bli vurdert under dette punkt. For å unngå unødvendige avvisninger, oppfordres tilbyderne til å delta på anbudskonferansen hvor blant annet Boligprogrammets målsetninger vil bli gjennomgått. 6.5 Tildeling En faggruppe utnevnt av oppdragsgiver vil vurdere de aktuelle prosjektene / tilbudene. Oppdragsgiver vil tildele kontrakten til den entreprenøren som etter en samlet vurdering har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Dersom det prosjekt som er det økonomisk mest fordelaktige, inneholder færre enheter enn det som Boligprogrammet og budsjettmessige rammer gir rom for, tas det forbehold om også å tildele kontrakt(er) til de(t) prosjekt(er) som rangeres på plassen(e) etter det økonomisk mest fordelaktige. I vurderingen vil nedenstående kriterier bli lagt til grunn. Beste tilbud under kriterium 1 vil bli gitt 80 poeng, og beste tilbud under kriterium 2 vil bli gitt 20 poeng. Tildelingskriterie - Mest prisgunstige prosjekt - 80 %: 1. Prinsippet for beregning av det mest prisgunstige prosjektet Som det fremgår av konkurransegrunnlaget, herunder krav til ytelse i pkt 1.2, kan det gis tilbud på prosjekter som blant annet varierer i antall enheter og i beliggenhet. For å kunne sammenligne prosjektenes økonomiske verdi for Trondheim kommune, vurderes det enkelte prosjekts totalkostnad opp mot hvilken maksimal årlig leie kommunen kan beregne seg ved utleie av samtlige kjøpte enheter i prosjektet. Dette vil gi et uttrykk for hvilken avkastning kommunen kan beregne av sin investering.

9 Trondheim Eiendom Side 9 av 12 Det legges til grunn at samtlige enheter skal leies ut på vilkår fastlagt i Trondheim kommunes nye modell for beregning av husleieinntekter. 2. En beskrivelse av hovedtrekkene i modellen for beregning av husleie Basisleie utgangspunktet for husleieberegningen er en fast basisleie pr. boenhet. Sats som vil bli benyttet i sammenligningen av innkomne prosjekter er kr pr mnd pr boenhet 1. Antall kvadratmeter basisleien påplusses en fast sats pr. kvadratmeter boareal. Sats som vil bli benyttet i sammenligningen av innkomne prosjekter er kr 37 pr kvm pr mnd. Antall rom basisleien påplusses en fast sats pr rom. Sats som vil bli benyttet i sammenligningen av innkomne prosjekter er kr 485 pr rom pr mnd. Avstand fra sentrum husleien reduseres med en fast sats multiplisert med antall kilometer avstand fra sentrum. Kommunen er delt inn i seks prissoner, der det for hver sone er beregnet en gjennomsnittlig avstand fra sentrum. Sats som vil bli benyttet i sammenligningen av innkomne prosjekter er kr 223 pr km pr mnd. Prosjektets beregnede årlige husleieinntekter divideres med Prosjektet totalkostnad (inklusive tomtekostnad) for å finne forholdet mellom fremtidige leieinntekter og prosjektets kostnad. Prosjektet ses på under ett (samlet for alle kjøpte boenhetene) når forholdet mellom fremtidige leieinntekter og prosjektets kostnad beregnes. 1 Trondheim kommune er i ferd med å revidere sin modell for husleieberegning. Ovenstående satser på basisleie, kvadratmeter og rom er hentet fra husleiemodellen. Oppgitte satser vil bli benyttet i vurderingene selv om husleiesatsene skulle bli justert.

10 Trondheim Eiendom Side 10 av Eksempel på beregning: Beregning av forholdet mellom prosjektkostnad inklusive tomtekostnad og framtidige leieinntekter for det aktuelle prosjektet: Gateadresse Flatåsen nedre Ant km fra sentrum 7,7 Ant kvm BoA Ant rom Grunnleie Tillegg kvm Tillegg ant rom Fradrag avst fra sentrum Sum leie pr mnd Sum leie pr år Boenhet Boenhet Boenhet Boenhet Sum Prosjektets totalkostnad Leieinntekter : totalkostnad Rangering av innkomne prosjekter: ,90 % Prosj kostnad prosj kost pr kvm BoA Sum leieinnt Innt : kostn Ant boenheter Ant kvm Rangering Bynese ,42 % 3 Flatåsen nedre ,90 % 2 Byåsen ,06 % 1 4. Poengsetting av tilbudene Etter at forholdet mellom årlige leieinntekter og total prosjektkostnad er beregnet (tallene 4,06 3,90 og 3,42 i eksemplet), omregnes tallene til poeng. Det tilbudet som har best forhold mellom leieinntekt og kostnad (Byåsenprosjektet på 4,06 i eksemplet over) gis 80 poeng. Poengsummen for de øvrige tilbudene beregnes ved å dele tilbudets forholdstall på beste forholdstall og multiplisere med 80. For Bynesetprosjektet i eksemplet over fremkommer poengsummen slik: 3,42 : 4,06 x 80 = 67,4 Kriterium 2 kvalitet 20 % Under dette kriteriet vektlegges prosjektenes ytre omgivelser og tekniske standard. Under ytre omgivelser vil tomtestørrelse, utearealer, beliggenhet i forhold til ulike fasiliteter og parkeringsmuligheter bli vurdert. Under teknisk standard vil planløsninger, energibehov, material- og utstyrsvalg bli vurdert. (Tilbudene vil bli rangert fra 20 til 1 poeng, hvor beste tilbud får 20 poeng. Det tilbudet som har de høyeste kvaliteter jf ovenstående punkter gis 20 poeng. For de øvrige prosjektene vil poengsum settes etter en vurdering av kvalitet sammenlignet med prosjektet med høyeste score. )

11 Trondheim Eiendom Side 11 av Avlysning av konkurransen Trondheim kommune tar forbehold om å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, uten at tilbyderne av den grunn har krav på noen form for økonomisk kompensasjon Forhold som ikke er i samsvar med boligprogrammets målsetninger regnes i denne sammenheng som saklig grunn. Det tas som vanlig forbehold om å avlyse konkurransen ved manglende politisk godkjenning og ved overskridelse av budsjett. 6.7 Meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle leverandørene i rimelig tid før kontrakten inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for oppdragsgivers valg samt angi en klagefrist. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet inntatt i del I er undertegnet av begge parter, jfr. anskaffelsesforskriften 13-3.

12 Trondheim Eiendom Side 12 av 12 Vedlegg 1 Sjekkliste dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: Jf konkurransebestemmelsenes punkt 2 for nærmere beskrivelse av kravene. Merk: der hvor leverandør/tilbyder selv ikke er utførende, gjelder nedenstående dokumentasjon også utførende samarbeidspartnere. Dokumentasjon Vedlagt Kapasitet Oversikt over leverandørens bemanning/ressurser. Generell kompetanse Oversikt over virksomhetens generelle referanseoppdrag. Firmaattest Skatte- og avgiftsattester, nyere enn 6 måneder: Skatteattest fra kemner (RF-1244) Mva-attest fra skattefogden (RF-1244) HMS-egenerklæring: Utfylt skjema for HMS-egenerklæring. Eksempel på skjema finnes her: Miljøerklæring Miljøerklæring for entreprenører med ev. miljøsertifiseringsbevis Finansiell stilling Siste 2 års reviderte årsregnskap