BEREDSKAPSPLAN. Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane. Lege/Ambulanse. Politi. Brannvesen

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN Studentsamskipnaden i Sogn og Fjordane Lege/Ambulanse 113 Politi 112 Brannvesen 110 SISOFs administrerende direktør: Randi Marie Sjøholt, tlf: / evt. Stedfortreder: Monica Solheimsnes, tlf: / Høgskulens nødnummer : Deretter: YTE NØDVENDIG FØRSTEHJELP Ved brann: EVAKUERE SLUKKE

2 INNHALD DEL 1 GENERELT 1.1 MÅL OG HENSIKT 1.2 BEREDSKAPSORGANISASJONEN Nivåer og ansvarsområder 1.3 HVA SKAL BEREDSKAPSPLANEN DEKKE Kjennetegn på krise Når er SISOF i krise Avgrensninger Forholdet til myndigheter 1.4 FULLMAKTER 1.5 OPPFØLGING DEL 2 HANDLINGSPLAN OG INSTRUKSER 2.1 VARSLING 2.2 LOKALISERING AV BEREDSKAPSLEDELSEN 2.3 VIKTIGE TELEFONNUMRE 2.4 BEREDSKAPSLEDELSE 2.5 STØTTETEAM 2.6. INSTRUKSER Beredskapsgruppen oppgaver Instruks for beredskapsleder Instruks for skadestedsleder Instruks for loggfører Instruks for sentralbordansvarlig Instruks for informasjonsansvarlig Oppgaver for informasjonsleder Oppgaver for informasjonsteamet Håndtering av telefonhenvendelser fra presse og media Kommunikasjons rom Kontaktliste media ved kriser Instruks for personell og pårørende kontakt Oppgaver for leder av personell og pårørende team Informasjon Retningslinjer ved varsling av pårørende Retningslinjer for personell og pårørende team Møteplass Instruks for logistikk / Ikt / teknisk assistanse Mal på loggførers hendelsesskjema Mal på loggførers aksjonstavleskjema 2.7 ALTERNATIV INNKVARTERING AV STUDENTER Studentheimen Elvatunet Elvatunet Stedjeåsen 2.8 VERTSKOMMUNENES BEREDSKAPSPLANER

3 DEL 1 GENERELT 1.1 MÅL OG HENSIKT Hensikten med dette dokumentet er å forberede oss på hvordan vi skal takle en krise eller ulykkessituasjon. Slike situasjoner kommer alltid uventet og ubeleilig. De kan være vanskelige å takle og skaper ofte usikkerhet og handlingslammelse. Denne beredskapsplanen er ment å være et hjelpemiddel for å bevare roen og handlekraften og fortelle hva en skal gjøre i en vanskelig og trengt situasjon. Studentsamskipnadens direkte og indirekte ansvar. SISOF har et direkte ansvar for å iverksette tiltak ved ulykker og kriser i tilknytning til egen eiendom og virksomhet, der studenter, barn av studenter, ansatte og andre er involvert. Det kan eksempelvis være ved brann i et studenthjem, ulykke i barnehage, plutselig dødsfall eller lignende. For øvrig er SISOF part i et større læringsmiljø der utdanningsinstitusjonen har hovedansvaret for registrerte studenter. Ulykker der studenter er involvert er derfor først og fremst utdanningsinstitusjonens anliggende. Når større ulykker eller kriser inntreffer utenfor lærestedet vil SISOF ha et medansvar, sammen med utdanningsinstitusjonen som hovedansvarshavende.

4 1.2 BEREDSKAPSORGANISASJONEN Nivåer og ansvarsområder Beredskapsorganisasjonen i SISOF skal arbeide på 3 nivåer og skal raskt varsle de instanser som må involveres i skadereduserende arbeid på personell og materiell, samt håndtere krisen overfor de som er involvert og omverden. Operativt nivå Første linje skal håndtere situasjonen der den oppstår (skadested) Andre linje (beredskapsledelse) skal sørge for: at første linje har de nødvendige ressurser for å løse oppgavene operativ koordinering med andre aktører (politi, brann og lignende) og ta hånd om alle som berøres av hendelsen Operativt nivå ivaretas av beredskapsledelsen og styres av instrukser beskrevet i del 2 i Beredskapsplanen. Strategisk nivå Tredje linje (overordnet nivå) har ansvar for å sørge for at andre linje får tilgang til de ressurser som er nødvendig i den aktuelle omdømmevurdering Strategisk nivå ivaretas av administrerende direktør og SISOFs ledergruppe. Disse trer eventuelt inn i beredskapsledelsen.

5 1.3 HVA SKAL BEREDSKAPSPLANEN DEKKE Kjennetegn på krise Kjennetegn for å identifisere en krisesituasjon: Krisen kommer overraskende Mangel på kontroll Vitale interesser står på spill Mange aktører Tidspress Sammenbrudd i den regulære beslutningsprosessen Fokus på kortsiktige løsninger Usikkerhet Mangel på informasjon Intens interesse og oppfølging fra utenforstående Når er SISOF i krise SISOF er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true organisasjonens kjernevirksomhet, troverdighet og/eller overskrider normal kapasitet, og som kan få konsekvenser for studenter og/eller tilsatte. Eksempler på dette kan være: Ved større ulykker på SISOFs område eller ved arrangementer i SISOFs regi som innebærer dødsfall, sykdom, personskader, eller fare for dødsfall/personskader. Brann eller eksplosjon som medfører store materielle skader. Større ran med påfølgende trussel mot liv og helse. Større hærverk, sabotasje eller terrorangrep. Større materielle skader. Større forurensninger/utslipp. Opptøyer uro blant studenter Situasjonen kan oppstå i én virksomhet, eller berøre flere avdelinger og hvor krisehåndteringen må koordineres. Beredskapsplanen skal iverksettes ved fysiske eller materielle skader, og/eller skader på ytre miljø utover normal drift. Det skal være lav terskel for å iverksette beredskapsplanen. Når krisesituasjonen er avklart, tilpasses ressursene til de faktiske behov. Avdelingssleder i samråd med administrerende direktør drøfter om den sentrale beredskapsplanen skal iverksettes i hvert enkelte tilfelle.

6 1.3.3 Avgrensninger Nasjonale eller globale hendelser Hendelser som skjer som følge av globale eller nasjonale kriser (årsak utenfor virksomhetene) anses ikke som krise for SISOF, men det kan være nødvendig å håndtere ettervern og medieinteresse. Ulykker i virksomhetene: Ulykkeshendelser i driftssituasjon dekkes ikke av kriseplanen. Da følges ordinære administrative linjer, og interne instrukser følges. Ved utvidet behov for mediehåndtering hentes ressurser fra SISOFs administrasjon. Eventuell bistand til ettervern og annen omsorg for å ivareta ansatte og pårørende, avklares i samråd med lokale kriseteam og/eller kommunale beredskapsplaner Forholdet til myndigheter Nasjonal og kommunal beredskapsplan. Dette avsnittet er under utarbeidelse Forholdet til Høgskulen i Sogn og Fjordane HISF har ansvaret i de bygninger HISF eier. Men den som driver virksomhet i bygningen må ha beredskapsplan for virksomheten sin, f. eks må kantinene ha beredskap for ran og matsikkerhet. Stedlig leder i SISOF har ansvaret for evakuering av seg selv og egne medarbeidere ved en eventuell krisesituasjon. Ved alvorlige hendelser i bygninger varsles HISF via sentralbordet på tlf.: Den som oppdager hendelsen er ansvarlig for at slik varsling skjer. I administrasjonen har SISOF beredskapsansvar. 1.4 FULLMAKTER Administrerende direktør sørger for at Beredskapsleder i en krisesituasjon har tilstrekkelige fullmakter for økonomi, bruk av lokaler, utstyr og menneskelige ressurser og overtidsarbeid. Dersom SISOFs direktør og styreleder forulykker trer nestleder inn som styreleder og administrasjonssjef som konstituert direktør.

7 1.5 OPPFØLGING Det tilligger SISOFs administrerende direktør å vedlikeholde beredskapsplanen og holde denne oppdatert. Alle endringer i planen skal meddeles til avdelingslederne som har ansvar for å informere videre. Beredskapsplanen gjennomgås og revideres hvert år. Planen er elektronisk lagret på intranett Alle ansatte skal ha et skriftlig eksemplar hjemme og alle skal ha administrerende direktørs mobilnummer lagt inn på sin telefon. Etter en hendelse/ulykke utarbeider beredskapsleder rapport som oversendes SISOFs administrerende direktør. Etter større ulykker skal det avholdes et oppsummeringsmøte for gjennomgang av hendelsen og evaluering av beredskapsgruppene og de berørtes innsats. Beredskapsleder innkaller til oppsummeringsmøte med beredskapsgruppene, andre berørte parter, samt eventuelt offentlige myndigheter.

8 DEL 2 HANDLINGSPLAN OG INSTRUKSER 2.1 Varsling Hvis situasjonen tilsier dette varsles: BRANN 110 POLITI 112 AMBULANSE 113 Deretter varsles SISOFs direktør Randi Marie Sjøholt / evt. direktør for velferd Monica Solheimsnes / SISOFs direktør i samråd med skadestedsleder avgjør kva beredskapsledelse/virksomhet som skal handtere krisa og varsler leder for denne, eventuelt innkaller den virksomhetsuavhengige beredskapsledelsen. Beredskapsleder varsler studentrådgiver som iverksetter tiltak umiddelbart. Beredskapsleder etablerer kontakt med politiets skadesteds/operative leder på stedet. Beredskapsleder sørger for loggføring av alle henvendelser og varsling videre for senere å kunne dokumentere et hendelsesforløp. Situasjonen håndteres videre etter foreliggende planer 2.2. Lokalisering av beredskapsledelsen Sted SISOF Trolladalen Sogndal SISOF administrasjon Alternativt sted (reserve) Studentheimen1. etasje Vaktmester kontoret Samband/kommunikasjon Telefon: Fax : Samband/kommunikasjon Randi Marie Sjøholt Se også egen telefonliste for hvert team.

9 Viktige telefonnummer i SISOF: Sentralbord/resepsjon Direktør Randi Marie Sjøholt Dir. velferd Monica Solheimsnes Fagleiar STH/STE Atle Skarsbø Fagleiar ELV/ELV1/Vie Tor. L. Fardal Boligkonsulent Bjarne Gjermunstad Studentrådgiver Elisabeth Nesse Heggestad Beredskaps rom Campus (pauserom) Psykososial Rådgivningstjeneste Viktige telefonnummer i HISF: Sentralbord Rektor Rasmus Stokke / Viserektor for utd. Terje Bjelle / Personaldirektør Wenche Fjørtoft / Driftsoperatør ved Høgskolen John Ove Berge Viktige telefonnummer utenfor SISOF: Brannvesenet Politi Securitas Arbeidstilsynet Vestlandet Henvendelser fra media: Direktør Ekstern informasjonsressurs

10 2.4 Beredskapsledelse Beredskapsledelsen nedenfor dekker hendelser i følgende virksomheter: Bolig, drift og utleie Bokhandel Barnehager Kantiner Psykososial rådgivningstjeneste Navn Ansvarsområde Kontor Mobil Direktør Randi Marie Sjøholt Stedfortreder: Direktør for velferd Monica Solheimsnes Beredskapsledelse Øverste leder på stedet Skadestedsleder Økonomikonsulent Inger Anne Navarsete Stedfortreder: Mediakommunikasjon Marknads- og webansvarleg Tone B Sandvik Kantineleder Hugo Wikan Stedfortreder: Fagleiar STH/STE Atle Skarsbø Loggfører Marknads- og webansvarleg Tone B. Sandvik Stedfortreder: Boligkonsulent Bjarne Gjermundstad Sentralbord Fagleiar STH/STE Atle Skarsbø Stedfortreder: Oppfølging av Direktør for tenester Vigdis Valeberg personell og Høyheim pårørende

11 Stedfortredere skal kalles inn når gruppen samles til første møte. Disse orienteres om situasjon og forberedes på at de kan bli satt i aksjon dersom krisen blir langvarig (mer enn 6 til 8 timer).

12 2.5 Støtteteam Ansvarsområde Sentralbord Media og informasjon Personell- og pårørendekontakt Leder Beredskapsledelse Marknads- og webansvarleg Marknads- og webansvarleg Direktør for velferd Deltakere i team Instruks Lokalisering Boligkonsulent Personalansvarlig Boligkonsulent Husøkonom Sentral instruks Sentral instruks Sentral instruks SISOF Administrasjon Alternativ: Studentheimen SISOF administrasjon alternativt Studentheimen SISOF administrasjon alternativt Studentheimen Helse Beredskapsleder Lokalt kriseteam Sentral instruks SISOF administrasjon alternativt Studentheimen 2.6 INSTRUKSER Beredskapsgruppens oppgaver Beredskapsledelsen skal: - Skaffe seg oversikt over situasjonen og holde seg løpende orientert. - Koordinere SISOFs bistand til skadestedsleder i virksomheten, HISF og myndighetene. - Gi nødvendige utvidete fullmakter (f. eks økonomiske fullmakter, bruk av lokaler og utstyr, overtidsarbeid og opprettelse av kostnadssted). - Vurdere behovet for krisepsykiatri og eventuelt sørge for tilbud om dette. - Vurdere situasjonen kontinuerlig og treffe nye tiltak etter situasjonens art. - Innkalle ekstramannskap/vektere fra Vaktsentralen/vakteselskap til sikring og vakthold. - Loggføre alle hendelser. - Normalisere virksomheten for øvrig. Ved beredskap i forbindelse med alvorlige hendelser og ulykker hvor beredskapen går over flere dager forventes det at de berørte enheter avgir de ønskede ressurser til sentral beredskapsgruppe. De personer som er avgitt til beredskapsgruppen må selv skaffe avløsning fra egen enhet, og ha kjennskap til hvilke personer som kan innkalles.

13 2.6.2 Instruks for beredskapsleder Motta varsel om hendelsen og kalle inn beredskapsledelsen. Vær tydelig i innkallingen om at dette er en krisesituasjon. Skaff oversikt over situasjonen og sørg for fortløpende oppdatering av denne. Sørg for at alle viktige målgrupper informeres direkte og at det utvikles klare budskap til alle som deltar i krisehåndteringen og de som berøres av krisen. Sikre at de nødvendige myndigheter er varslet. Gi krisen førsteprioritet. Vurder å kalle inn ressurser fra andre enheter for å støtte beredskapsledelsen dersom det er behov. Planlegg for det verst tenkelige scenario og øremerk tilstrekkelig med ressurser til å møte dette. Sett ressursene i beredskap for eventuelt senere å kansellere dersom det ikke blir behov for å bruke dem. Planlegg bruk av ressurser med tanke på at krisen kan vare lenge. Disponer ressursene slik at beredskapsledelsen kan klare å arbeide over flere døgn (vaktordninger). Isoler krisen og påse at de deler av virksomheten som ikke er rammet fortsetter så normalt som mulig. Den daglige driften må flyttes til de enheter som ikke er berørt og det må informeres om hvilke grep som er utført for å sikre normal drift. Samarbeid med media og myndigheter. Følg opp at medias informasjonsbehov dekkes og at mediene brukes aktivt som informasjonsformidlere der det er hensiktsmessig. Følg opp at den informasjonen som går ut i egen organisasjon og til myndigheter er relevant, dekkende og RIKTIG. Ta godt vare på ansatte, pårørende og andre involverte gjennom informasjonsarbeid og direkte tiltak. Iverksett nødvendige tiltak for å få iverksatt nødvendig rapportering under og etter krisen til myndigheter, forsikringsselskaper og egen organisasjon. Gjennomfør statusmøtene med fokus på at krisehåndteringen stopper delvis opp i de perioder statusmøtene gjennomføres.

14 2.6.3 Instruks for skadestedsleder Beredskapsledelsen ved utpekt ansvarlig er ansvarlig for denne funksjonen, dersom politiet ikke har overtatt ansvaret. Skadestedsleder er ansvarlig for kommunikasjonen mellom beredskapsledelsen og det stedet som er involvert i hendelsen. Hovedoppgave er å fremskaffe situasjonsbildet, gi støtte i forbindelse med nødvendig teknisk informasjon og dokumentasjon samt sørge for å dekke de logistiske behovene. Møt opp i beredskapsrommet eller vær tilgjengelig via telefon, hjelp til med etableringen av rommet med fokus på å etablere oversikt over situasjonen. Personer pekes ut for å møte politi, ambulansepersonell osv. Hold beredskapsledelsen informert om arbeidet i teamet Instruks for loggfører Loggførers hovedoppgave er å formidle situasjonsbildet, føre fokus og aksjoner på tavlene på en slik måte at det er til felles nytte for beredskapsledelsen i deres arbeid med hendelsen. Etablere logg som beskriver hvordan SISOF har håndtert krisen. Loggfører fungerer på samme måte både ved strategisk og operativ beredskapsgruppe. Møt opp i SISOFs beredskapsrom så fort som mulig etter innkalling og hjelp til i etableringen av beredskapsrommet. Delta på statusgjennomgang og sørg for at status oppdateres fortløpende og at tavlene føres riktig. Tavlene skal fungere som et hjelpemiddel for beredskapsledelsen i forhold til å ha kontroll på situasjonen. Sørg for å informere alle medlemmene i beredskapsledelsen når situasjonen endrer seg og følge opp at de som har ansvaret for at aksjoner blir utført melder tilbake innen gitt tidsfrist. Loggbok og fokustavle føres elektronisk med projektor på vegg slik at samtlige deltakere kan følge med på endringene. Loggfør tidspunkter for all ekstern og intern kontakt! Sørg for at viktige hendelser/endringer i situasjonen blir fanget opp av alle i Beredskapsledelsen. Sørg for at beredskapsrommet til enhver tid under hendelsen er utrustet med det materiell som er nødvendig.

15 Utstyret i beredskapsrommet: Beredskapsplan og brannperm Kart over området Adresser til SISOFs bygninger Telefonlister til personer tilknyttet SISOFs beredskapsorganisasjon Elektronisk personellarkiv ( Organisasjonsplan ( Telefoner. Alternativt telefonsystem er mobiltelefoner Batterilader til mobiltelefon og til PC Bærbar PC, projektor og internettilkopling Nødvendig kontormateriell Låsbart skap Engangskamera eller digitalt kamera Pressemelding. Mal finnes på R:\Avd\SISOF\IK\Beredskapsplan\mal pressemelding Tegninger av bygninger. Opplysninger om fasiliteter og utstyr, se: Informasjon som beskriver SISOFs organisasjon og aktiviteter Situasjonslogg, Fokustavle og Mediatavle (flipover-ark) Følgende utstyr skal være i et tilstøtende rom: Telefaks, TV/video, radio og kopimaskin Instruks for sentralbordansvarlig SISOFs administrasjonssekretær er ansvarlig for denne funksjonen. Sentralbordsansvarlig skal sørge for at SISOFs sentralbord er betjent og fungerer under en krise uansett når på døgnet krisen oppstår. Hovedoppgaven er å formidle telefonhenvendelser til den riktige personen ut i fra gitte bestemmelser. Leder av teamet skal opprette en telefonbok som inneholder de mest aktuelle telefonnumrene til bruk for teamet. Telefonboken ajourholdes av SISOFs sentralbord. Etablere krisesentralbord og sørge for at dette er bemannet. Dersom sentralbordet er ute av drift anvendes mobilnummer: Oppnevn en nestleder for sentralbordteamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter med beredskapsledelsen. Sørge for at sentralbordet er bemannet med tilstrekkelig personell Ansvarlig for at sentralbordbetjeningen er oppdatert med siste gjeldene info.

16 Framskaffe nødvendige nøkler/nøkkelkort etter behov. Ansvarlig for dette er driftsoperatør ved Høgskulen John Ove Berge, tlf I hans fravær kontaktes ITavdeling, tlf Informere beredskapsledelsen om hvilke typer henvendelser sentralbordet mottar og hvilken intensitet det er på trafikken. Ved en beredskapssituasjon utenom kontortiden, skal sentralbordpersonell innkalles hvis beredskapslederen bestemmer det. Personell fra vikarbyrå kan innkalles hvis behov. Sørg for snarest mulig å få et budskap / informasjon fra beredskapsledelsen om hva som kan gis av informasjon om hendelsen til eventuelle beboere, media, pårørende og andre berørte. De henvendelser som ikke kan besvares av sentralbordet settes over til media- - og informasjonsteamet Instruks for Informasjonsleder SISOFs organisasjonskonsulent er ansvarlig for denne funksjonen og får assistanse av ressursene i media og informasjonsteamet for å løse oppgavene. Informasjonsansvarlig er ansvarlig for å tilrettelegge for all intern og ekstern kommunikasjon fra beredskapsledelsen og ut til alle aktører, samt følge mediebildet og holde beredskapsledelsen oppdatert. Leder av teamet skal opprette en telefonliste som inneholder de mest aktuelle telefonnumrene til bruk for teamet. Telefonliste ajourholdes av SISOFs sentralbord Oppgaver for informasjonsleder Sørge for at SISOFs mediestrategi følges. Sørge for adekvat informasjon til lokal radiostasjon. Varsle alle aktuelle informasjonsressurser og kall inn etter behov. Iverksett etablering av Informasjonsrommet. Informasjonsrommet lokaliseres i pauserommet i SISOF sin administrasjon. Alternativt sted er 1.etasje på Studentheimen, vaktmesterkontoret. Oppnevn en nestleder for informasjonsteamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter med beredskapsledelsen. Være beredskapsleders rådgiver m.h.t. informasjon og avklar med beredskapsledelsen hvilket budskap skadestedsrepresentanten, medie- og

17 informasjonsteamet, sentralbordet skal ha til media og pårørende. Avdelingsledere er ansvarlig for å formidle informasjon og aktuelle budskap til sine avdelinger. Anbefal hvordan media kan nyttes for å minske presset på egen beredskapsorganisasjon. Vurdere kontakt med rektor v/hisf Åse Løkeland. Sørge for informasjon til studenter/beboere/ansatte (oppslag, rundskriv og Benytte eget nettsted, for intern og ekstern bruk og oppdater denne med informasjon om hendelsen. Initier utarbeidelse av pressemeldinger og få disse godkjent hos beredskapsleder før utsendelse. Forbered og gjennomfør eventuelle pressekonferanser. Vurdere hvorvidt det skal sendes en talsperson til skadestedet. Føre logg for kommunikasjonsprosessen Oppgaver for Medie og informasjonsteamet Informasjonsteamet er Informasjonsansvarliges medarbeidere på informasjonssiden. De skal følge mediebildet etter hvert som en hendelse utvikler seg og være informasjonsansvarliges rådgivere i forhold til hvordan hendelsen bør håndteres informasjonsmessig. De skal på eget initiativ utvikle forslag til budskap for intern og ekstern kommunikasjon. De skal forberede forslag til pressemeldinger og være forberedt på å skulle forberede og gjennomføre pressekonferanser samt etablere og oppdatere websider for intern og ekstern informasjon. Klargjøring/etablering av Info/media rommet. Loggføre alle begivenheter og pressemeldinger på Informasjons tavlen Hold oversikt over hvilken informasjon som er bekreftet og hva som kan frigis til media. Holde Informasjonsansvarlig kontinuerlig informert og oppdatert om hva media formidler om krisen og hvilket fokus de har. Besvare telefonhenvendelser fra media og yte all nødvendig service til presse og media. Utarbeide forslag til budskap for sentralbord betjening, skadestedskontakt, resepsjonister og pårørende team, i takt med utviklingene av situasjonen. Oppdater websider og Intranett med informasjon om hendelsen.

18 Gi råd til Informasjonsansvarlig i forbindelse med utgivelser av pressemeldinger og utarbeid forslag til pressemeldinger etter behov Håndtering av telefonhenvendelser fra presse og media Alle telefonhenvendelser fra media skal settes over til Informasjonsansvarlig. Følgende retningslinjer skal følges ved telefonhenvendelser fra presse og media Etabler et godt forhold med innringer ved å opptre høflig og ha en god oppmerksomhet. Loggfør alle telefonsamtaler. Unngå for lang ventetid før telefonhenvendelser blir besvart. Vær sikker på at all informasjon som blir gitt er korrekt og oppdatert. Forsikre innringer om SISOF sin besluttsomhet til å bekjempe situasjonen effektivt i samsvar med alle uformelle og formelle krav. Ikke gi ut villedende informasjon ved å gjøre antagelser eller spekulasjoner. Dersom du ikke kjenner fakta, forklar dette og tilby å komme med oppdatert informasjon når denne er tilgjengelig. Rett opp umiddelbart dersom feil informasjon er gitt ut. Informer innringer dersom en eventuell intern undersøkelse skal iverksettes (Uttrykk vilje til fullt samarbeid med enhver ekstern undersøkelse). Vis forståelse for innringer sine perspektiver og behov. Hjelp dem i å gjøre jobben for at de skal møte sine frister. Ha riktige opplysninger, og henvis for eksempel til politi eller sykehus, dersom du ikke kan svare på forespørselen. Behold roen og ikke la deg bli vippet av pinnen Uttrykk beklagelse, men ikke aksepter eller fordel skyld eller ansvar. Unngå interne slanguttrykk eller komplekse tekniske uttrykk. Gi aldri ut informasjon om personellet som er involvert i hendelsen Kommunikasjonsrom er beredskapsrommet Se (side 10) for oversikt over tilgjengelig utstyr i kommunikasjonsrommet.

19 Kontaktliste media ved kriser Medium epost for pressemelding Telefon/fax Bergens tidende Nyhetsavdeling Trond Olav Skurnes: Sogn Avis Ansvarleg redaktør Jan Inge Fardal Sentralbord: Vaktsjef: Firda Nyheits og reportasjesjef: Tlf: Nrk Sogn og Fjordane Faks: Nrk Dagsrevyen Aftenposten morgen Sentralbord: VG nyheter Dagbladet nyheter

20 2.6.7 Instruks for personell- og pårørendekontakt SISOFs personalansvarlig er ansvarlig for denne funksjonen. Leder får assistanse av ressursene i personell- og pårørendeteamet for å løse oppgavene. Personell- - og pårørendekontakt er ansvarlig for at ansatte/studenter som er berørt av en hendelse og deres pårørende blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. I dette ligger det å ta vare på ansatte/studenter som er evakuert i forbindelse med en hendelse, varsling av deres pårørende og ivaretakelse av disse dersom de møter hos SISOF eller på et sykehus. Teamet skal sørge for at det tilbys psykososial bistand dersom dette er nødvendig. Med psykososial omsorg menes å etablere nødvendig kontakt mellom pårørende til skadede og personell som er kompetent til å vise relevant forståelse for den enkeltes situasjon, enten i samarbeid med den lokale helsetjenesten eller gjennom f. eks. studentrådgiver. Leder av teamet skal opprette en telefonliste som inneholder de mest aktuelle telefonnumrene til bruk for teamet. Telefonlisten ajourholdes av SISOFs sentralbord Oppgaver for teamleder for personell- og pårørendekontakt Motta varsel om hendelsen. Møt opp i beredskapsrommet så fort som mulig etter at innkalling er iverksatt og hjelp til i etableringen av beredskapsrommet. Varsle alt disponibelt personell i Omsorgs- og pårørendeteamet, kall inn ved behov, og forbered etablering av lokaler for mottak av pårørende og evakuerte ansatte/beboere. Se punkt 2.7 side19. Oppnevn en nestleder for omsorgsteamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter med beredskapsledelsen. Fremskaffe nødvendig dokumentasjon for politiets varsling av pårørende (se nedenfor) Fremskaff ajourført personellinformasjon og sørg for at aktuelle lister og oversikter sendes til skadestedskontakt/skadestedsleder. Ved behov etableres lokaler for mottak av pårørende og evakuerte beboere. Påse at alle berørte/pårørendes behov blir dekket som for eksempel klær, penger, transport, og kontakt med myndigheter. Innhent nødvendig informasjon om skadde/savnede personer og be om avklaring på hvilken informasjon/hvilket budskap som kan gis til pårørende.

21 Formidle aktuell informasjon (mottatt fra informasjonsansvarlig)og aktuelle budskap til pårørende til pårørende/personellteamet. Sørge for at teamet har tilgang til oppdatert varslingsplan for SISOF, ekstern og intern telefonkatalog, ressursplan (hvilke ressurser har vi) og operasjonsplan (hvem har ansvar for hva). Hold beredskapsledelsen informert om arbeidet i teamet. Ved arbeidsulykker varsle arbeidstilsynet og sørg for at rapportering gjøres i henhold til forskrifter Informasjon Tilgjengelig informasjon må dekke: Personellinformasjon om ansatte og beboere Pårørende informasjon ansatte (navn, telefonnummer privat/jobb) Interne telefonlister Eksterne telefonlister (politi, sykehus, hotell, reisebyrå etc.) Annen personinformasjon der det er relevant Personalansvarlig er ansvarlig for oppdatert personell- og pårørende informasjon for ansatte. Studentboligene v/boligutleier er ansvarlig for å oppdatere personell- og pårørendeinformasjon for beboere. Informasjon om studenter innhentes hos HISF, se telefonliste.

22 Retningslinjer ved varsling av pårørende NB! Kun politiet kan gi informasjon til pårørende om omkomne personer. Pårørende til ansatte eller beboer som er savnet eller omkommet varsles av politiet. Pårørende til skadet ansatt eller beboer som er innlagt på sykehus, varsles av vedkommende sykehus, eventuelt av politiet. Kan også varsles av representanter fra Omsorgsteamet når dette er avklart med sykehuset. Pårørende til ansatt personell som er i god behold, varsles primært av den enkelte selv, eller av Omsorgsteamet etter avtale med den ansatte. Pårørende til andre varsles primært av den enkelte selv Retningslinjer for personell/pårørendeteam Det må stilles telefoner til disposisjon slik at berørte kan ringe til pårørende. Det skal lages en mal for hva omsorgsteamet kan si til pårørende som tar kontakt. Pårørende til en ansatt eller beboer som er skadet og innlagt på sykehus, gis nødvendig assistanse, billetter, hotell innkvartering etc. til å besøke den skadede, hvis dette er nødvendig Beboer som mister alt kan få utbetalt kroner til kjøp av nødvendig klær, toalettsaker etc. Personell- og pårørendeteamet skal sørge for at det etableres vakthold for å skjerme de berørte. Teamet må ha tilgang til minst 2 PCer med tilgang til Internett og internt nettverk i SISOF. Teamet må ha tilgang til teknisk assistanse Teamet skal ha tilgang til oppdatert varslingsplan for SISOF, ekstern og intern telefonkatalog, På forhånd må følgende være klart: Registreringsskjema for logging av pårørende henvendelser pr. telefon Oversikt over relevante lokale ressurser Intensjonsavtale med hotell eller andre overnattingssteder.

23 Møteplass Ved større ulykker skal beredskapsledelsen etablere et egnet sted som møteplass for informasjon og omsorg. (Her er det lagt til rette for dataoppkobling og TV i tillegg.) Personell innkalles for praktisk hjelp med mat, drikke og andre behov fra berørte. Rommet skal inneholde følgende utstyr: Telefonapparater Vann Førstehjelpsutstyr PC Pledd Instruks for Logistikk/IKT/teknisk assistanse Beredskapsledelsen ved utpekt ansvarlig er ansvarlig for denne funksjonen. Hovedoppgave er å fremskaffe situasjonsbildet, gi støtte i forbindelse med nødvendig IKT og annen teknisk informasjon og dokumentasjon samt sørge for å dekke de logistiske behovene. Leder av teamet skal opprette en telefonliste som inneholder de mest aktuelle telefonnumrene til bruk for teamet. Telefonlisten ajourholdes av SISOFs sentralbord. Møt opp i beredskapsrommet, hjelp til med etableringen av rommet med fokus på å etablere oversikt over situasjonen. Oppnevn en nestleder for teamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter med beredskapsledelsen. Sørg for at aktuelle tegninger over bygninger fremskaffes. Sørg for at alle operative rom er operative. Sørg for at teknisk og administrativ støtte ytes der det oppstår behov, inklusive alle transportbehov. Ved behov, varsle Arbeidstilsynet Vestlandet på telefon Varsle forsikringsselskap ved behov for utvidelse av forsikring eller eventuell endring ved for eksempel brann og større ødeleggelser på bygningsmasse. Forsikringsselskap Gjensidige Døgnåpen telefon: SISOFs organisasjonsnummer: Forsikringsnummer Personalforsikring: Forsikringsnummer Bygg og eiendeler: AIG Ulykkesforsikring for studenter AIG telefon: Bevis nr:

24 2.6.9 Mal på loggførers hendelsesskjema Malen er lagret på G:\SISOF\0Organisasjon\04ArbeidsmiljøIKBeredskapsplan SISOF Hendelse: Tid Aksjon/hendelse Ansvar Status

25 2.6.6 Mal på loggførers aksjonstavleskjema Malen er lagret på G:\SISOF\0Organisasjon\04ArbeidsmiljøIKBeredskapsplan SISOF Hendelse: Fokus Tid Aksjon Ansvar Status

26 2.7 ALTERNATIV INNKARTERING AV STUDENTER Dette avsnittet er under utarbeidelse. 2.8 VERTSKOMMUNENES BEREDSKAPSPLANER