Krise- og beredskapsplan for Bleiker vgs.

Transkript

1 Side 1 av 10 Semac AS Security Management Consulting Krise- og beredskapsplan for Bleiker vgs.

2 Side 2 av 10 Innhold: 1. Innledning. 1.1 Formål. 1.2 Utforming. 1.3 Forankring. 1.4 Strategi. 1.5 Definisjoner. 1.6 Kostnader. 2. Organisering. 2.1 Beskrivelse av beredskapsstruktur. 2.2 Beskrivelse av ansvar og mandat. 2.3 Drift. 3. Uønskede hendelser og kriser. 3.1 Varsling og etablering av Krisegruppen. 3.2 Beskrivelse av arbeidsstruktur og metodikk. 3.3 Normalisering, evaluering og ettervern. Vedlegg: 1 Kontinuitetsplaner 2 Varslingsplan 3 Kriselogg Det er kun tillatt å benytte krise og Krise og beredskapsplanen og tilhørende materiale i virksomheten som har kjøpt produktene fra Semac AS. Det er ikke tillatt å videreselge malen eller på annen måte distribuere denne til annen virksomhet eller person. Dette er regulert i LOV nr 02: Lov om opphavsrett til åndsverk mv (Åndsverkloven).

3 Side 3 av INNLEDNING Formål. Krise og beredskapsplanens formål er å begrense skade og ivareta sikkerheten til ansatte, elever og pårørende i skolen når det oppstår uønskede hendelser. Dette skal vi gjøre ved at skolen tilføres verktøy, kompetanse og trening slik at den på en effektiv og profesjonell måte kan yte tilfredsstillende førsteinnsats ved uønskede hendelser. Krise og beredskapsplanen skal være krisegruppens sentrale verktøy i arbeidet med å nå ovennevnte mål. Krise og beredskapsplanen er et forenklet planverk og har fokus rettet mot lokale forhold ved skolen Utforming. Krise og beredskapsplanen er utformet på en slik måte at den fungerer som en ordinær krise og beredskapsplan samtidig som den forklarer leseren hvordan man skal arbeide med krise og beredskap i skolen. På denne måten fungerer planen som en lærebok. 1.3 Forankring. Denne planen er forankret i skolens ledergruppe og er å betrakte som en instruks fra rektor til skolens krisegruppe. Semac som er skolens sikkerhetsleverandør har utarbeidet denne planen på generelt nivå og skolen har selv tilpasset planen lokalt. 1.4 Strategi. Man kan forberede seg på å lede krisearbeidet gjennom flere strategiske valg, blant annet gjennom en senariostyrt eller konsekvensstyrt strategi. Velger man senariostyrt kriseledelse innebærer det ofte at man utarbeider relativt detaljerte planverk der man forsøker å forutse hva som kan skje og legger planer for hver enkelt hendelse. Dette krever omfattende arbeid og vedlikehold og man erfarer at det ofte oppstår uønskede hendelser man ikke er forberedt på. De ansatte er ikke trent å samarbeide og man har lett for å gjøre feil, noe som kan eskalere den uønskede hendelsen til en krise i stede for dempe den. Velger man en konsekvensstyrt kriseledelse har man gjerne utarbeidet korte kontinuitetsplaner for de aller viktigste senario, og senarioene er delt i overordnede tema de går ikke i detalj. Man legger særlig vekt på kompetanse og trening av krisegruppen noe som i større grad skaper selvstendige, engasjerte og erfarne kriseledere. Krise og beredskapsarbeidet på denne skolen benytter en konsekvensstyrt strategi og fokuserer i stor grad på rektor og krisegruppens kompetanse og evner til å løse uønskede hendelser lokalt, på lavest mulig nivå. Skolens evne til å handle raskt og riktig på lokalt plan kan være avgjørende for å hindre at uønskede hendelser eskalerer til alvorlige kriser. De overordnede prinsippene om ansvar, nærhet og likhet ligger til grunn for alt nasjonalt sikkerhets- og beredskapsarbeid i fred. Denne krise og beredskapsplanen er i tråd med disse prinsippene: - Ansvarsprinsippet innebærer at den etat som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, også har ansvaret for å håndtere ekstraordinære hendelser på området. - Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med til daglig skal være mest mulig lik den organisasjon man har under kriser. - Nærhetsprinsippet innebærer at kriser organisatorisk skal håndteres på lavest mulig nivå.

4 Side 4 av Definisjoner. I dette planverket har vi begrenset faguttrykkene så mye som mulig, vi bruker følgende betegnelser. Uønsket hendelse: Krise: K&B plan: Varslingsplan: Kontinuitetsplan: Tiltakskort: Loggskjema: Risikoanalyse. Krisegruppen: Beslutningstaker: Kriseleder: Loggfører: Ressurspersoner: Uønskede hendelser er en betegnelse vi bruker når det oppstår hendelser vi ikke ønsker skal oppstå. Det betyr ikke at det er en krise men det kan være det. Ofte begynner kriser med uønskede hendelser som eskalerer blant annet som en konsekvens av hvordan den blir håndtert. Ordet krise brukes ikke før rektor eller hans stedfortreder beslutter at man har en krise. Da iverksettes gitte planverk, mandat og økonomiske rammer. Krise og beredskapsplanen (dette dokumentet) er det overordnede dokumentet krisegruppen benytter i sitt lokale krise og beredskapsarbeid. Varslingsplanen er et dokument som gir en oversikt over tilgjengelige ressurser internt og eksternt i skolen. Planen definerer hvilke ressurser som skal varsles og hvem som kan varsles dersom det oppstår uønskede hendelser eller kriser. Kontinuitetsplanen er de planene eller sjekklistene man utarbeider for å forberede seg på å håndtere uønskede hendelser for å sikre fortsatt kontinuitet. EKS: Hva gjør vi om strømmen går, hva gjør vi om det oppstår en brann, hvordan håndteres media eller hva gjør vi om it utstyret svikter. Kontinuitetsplanene utarbeides på grunnlag av resultatet fra risikoanalysen. Tiltakskort i denne sammenhengen er Semac sitt tiltakskort som gir deltagerne i krisegruppen korte overordnede stikkord som skal hjelpe dem til å huske på hvilke tiltak som bør vurderes ved en uønsket hendelse eller en krise. Loggskjema skal brukes i alle sammenhenger der krisegruppen er aktivisert. En risikoanalyse er en gjennomgang av risiko og en skalering av disse. Analysen brukes til to formål. Det ene er å endre på forhold som kan medføre en risiko det andre er å forberede seg på hva man skal gjøre dersom man ikke kan forebygge hendelsen. Sistnevnte kalles ofte for en kontinuitetsplan. Består av rektor samt 6-8 personer fra rektors ledergruppe og andre nøkkelfunksjoner. I krisegruppene benytter vi fire betegnelser. Beslutningstager, kriseleder, loggfører og ressurspersoner. Skal være rektor (eller rektors stedfortreder) som er formell leder og ansvarlig for å håndtere krisen. Administrerer og koordinerer krisen, alle tiltak og informasjon skal igjennom kriselederen. Rektor skal normalt ikke være kriseleder, de andre i gruppen bytter på denne oppgaven. Ansvarlig for å føre logg, motta informasjon og informere gruppen om denne. Alle øvrige personer som deltar i krisegruppen, både faste deltagere og innhentet kompetanse, betegnes som ressurspersoner.

5 Side 5 av Kostnader. Samtlige kostnader skal godkjennes hos beslutningstaker. Dersom dette ikke er mulig og det må fattes raske beslutninger kan krisegruppens medlemmer enkeltvis beslutte å bruke inntil kr ,- og samlet inntil kr ,- uten å innhente denne godkjenningen. Dersom skolen ønsker å benytte seg av tjenestene til Semac AS gjelder prisene som er oppgitt i avtalen med skolen.

6 Side 6 av ORGANISERING. 2.1 Beskrivelse av beredskapsstruktur. Rektor skal sørge for at det til en hver tid er 6-8 ansatte ved skolen som er tilknyttet krisegruppen og som oppfyller de kravene som er beskrevet i denne planen. 2.2 Beskrivelse av ansvar og mandat. Ansvaret for krisegruppen ligger hos rektor. Samtlige deltagere i krisegruppen har ansvar for å sette seg inn i planverket og har et særskilt ansvar for å bidra dersom krisegruppen kalles sammen når det oppstår uønskede hendelser. Gruppens medlemmer har mandat til å fatte beslutninger og iverksette tiltak som berører alle ansatte ved skolen dersom rektor har aktivert gruppen. Herunder å beordre andre ansatte til å bidra til krisegruppens arbeid eller utføre oppgaver man normalt ikke har et ansvar for å utføre. Dersom rektor ikke er til stede er det rektors stedfortreder eller læreren med lengst ansiennitet i krisegruppen som blir beslutningstaker og som har det overordnede ansvaret for gruppens arbeid. 2.3 Drift. Informasjon. Krisegruppen. Administrasjon. Kompetanse. Beredskap. Rektor har ansvaret for at samtlige ansatte og elever ved skolen er informert om krise og beredskapsarbeidet ved skolen. Det skal informeres om dette ved nyansettelser og ved oppslag. Deltagerne i krisegruppen velges av rektor ved skolen. Det er naturlig at rektors ledergruppe samt øvrige aktuelle nøkkelpersoner deltar i denne gruppen. Et viktig kriterium for utvelgelsen bør også være egnethet og at man ønsker og er motivert for å være med i en slik gruppe Dersom noen slutter i gruppen skal det umiddelbart velges en ny deltager. En person i krisegruppen skal ha ansvaret for å administrere krisegruppens arbeid når gruppen ikke arbeider med en krise. Denne personen sørger for at kravene i krise og beredskapsplanen etterleves. Skolens krisegruppe skal årlig gjennomføre et 5 timers program i regi av skolens sikkerhetsleverandør Semac. Krisegruppen skal på eget initiativ gjennomføre ytterligere kompetansehevende tiltak tilsvarende 3 timer ca 6 måneder etter at programmet med Semac er gjennomført. Gruppen kan selv vurdere hvilke kompetansetiltak de ønsker å fokusere på. Det er ikke krav til et forpliktende beredskap ut over skoletiden. Deltagerne i krisegruppen skal imidlertid være i besittelse av tiltakskortet fra Semac og skal ha enkel tilgang til skolens planverk både lokalt på pc/papirformat samt til skolens lagringsområde for disse planene. Man har selv ansvaret for å oppdatere lokalt lagret planverk når det meldes om oppdatering av dokumenter. Krisegruppens medlemmer skal ha et særskilt fokus på å være tilgjengelig på telefon fra øvrige medlemmer i krisegruppen, eller Semac. Dette kan blant annet gjøres ved at man lagrer telefonnummeret til nevnte personer/vaktsentralen på egen mobiltelefon og at telefonen har et særskilt ringesignal når disse ringer.

7 Side 7 av 10 Risikoanalyse. Kontinuitetsplaner. Skolen skal selv vurdere hvor ofte man skal gjennomføre en risikoanalyse med fokus på krise og beredskap basert på lokale forhold, arbeidsmiljølovens krav skal oppfylles. Det skal gjennomføres en fullstendig analyse minst en gang hvert annet år samt at man gjennomfører mindre analyser knyttet til særskilte prosjekter og hendelser fortløpende. Rektor skal iverksette tiltak for å redusere risiko som fremkommer i analysen og utarbeide kontinuitetsplaner for å redusere konsekvensen av uønskede hendelser. Risikoanalysen og iverksatte tiltak skal dokumenteres. Kontinuitetsplanene utarbeides på grunnlag av risikoanalysen. Kontinuitetsplanene revideres årlig. Her er noen eksepler på uønskede hendelser det er relativt vanlig å planlegge for, det er imidlertid skolen lokalt gjennom risikoanalysen som skal avdekke hvilke punkter som er relevante for dem. Noen eksempler er: brann, strømstans, overgrep mot ansatte eller elever, evakuering, personalfrafall, smittefarlige sykdommer. Kontinuitetsplaner som utarbeides lokalt eller som er utarbeidet av eksterne parter skal arkiveres i beredskapspermen samt elektronisk, dette gjelder også dokumentasjon på at skolen har revidert planverket. Krisekommunikasjon. Alle henvendelser fra media skal besvares av rektor. Det er ikke krav til at det skal uarbeides en egen plan for krisekommunikasjon lokalt for skolen. Viser til varslingsplanen. Dokumentasjon. All dokumentasjon som berører beredskapen i skolen arkiveres i beredskapspermen i tillegg til elektronisk. Det skal være enkel tilgang for alle i krisegruppen til permen og det skal være enkelt for offentlige myndigheter og Semac å gjennomføre revisjon av gjennomførte tiltak.

8 Side 8 av UØNSKEDE HENDELSER OG KRISER. Her følger en kort beskrivelse av hvordan krisegruppene skal organisere seg når det oppstår en uønsket hendelse eller en krise. 3.1 Varsling Alle meldinger om uønskede hendelser rettes til rektor eller personer i krisegruppen. Rektor eller stedfortreder vurderer den uønskede hendelsen sammen med minst en representant fra krisegruppen. Vurderingen skal i første omgang omhandle hvem som bør varsles og om krisegruppen skal samles. Ved alle hendelser der det har oppstått betydelig skade på liv og helse, driftstans, betydelig skade på verdi eller mediefokus skal krisegruppen samles. Det samme gjelder dersom det er vesentlig fare for at dette kan oppstå. Viser til varslingsplanen, tiltakskortet og kontinuitetsplanene i forhold til hvem som bør varsles ut over krisegruppen. En god regel er at alle berørte parter bør varsles eller motta informasjon når man vurderer at tidspunktet er riktig. Tilfredsstillende varsling/informasjon/dialog er en av de viktigste faktorene for å unngå en negativ eskalering av en uønsket hendelse. Etablering av krisegruppen. Det første man gjør når man etablerer krisegruppen er å vurdere stedet. Det er ikke alltid gunstig å sitte i sentrum av krisen. Man må tenke på pressen og pårørende og ikke mist arbeidssituasjonen til de i krisegruppen som skal arbeide lange dager. Bruk varslingsplanen i beredskapspermen til å kontakte ressurspersoner, en god rutine er at samtlige i krisegruppen lagrer de viktigste telefonnumrene på mobiltelefonen sin. Man må umiddelbart etablere og kommunisere hvilket telefonnummer/e-post adresse krisegruppen benytter slik at alle involverte parter har et sted å henvende seg. Vurder om man ønsker å bruke en egen sentralbordfunksjon for å skjerme krisegruppen fra påtrykk fra presse, pårørende eller andre parter. Man bør på forhånd sette opp en liste over de telefonnummer/e-post adresser som man ønsker å benytte dersom krisegruppen samles. Man bør på forhånd utstyre et møterom (kriserommet) på hver skole med det materiellet man har behov for, eksempler på dette er; fasttelefoner, projektor, nettverk til pc, skrivesaker, skriveblokker, tavle, kart, lommelykter osv Når krisegruppen samles skal man umiddelbart utpeke beslutningstaker, kriseleder, loggfører og loggføre hvem dette er.

9 Side 9 av Beskrivelse av arbeidsstruktur og metodikk. Når man har protokollført hvem som har de forskjellige rollene holder gjerne beslutningstaker et kort innlegg om hvordan han/hun ønsker saken håndtert og overlater så ordet til kriseleder. Kriseleder orienterer om hendelsen og man diskuterer rundt bordet der samtlige kommer med innspill til hvilke tiltak som kan iverksettes. Diskuter samtlige forslag og de som aksepteres loggføres som oppgaver som skal utføres. Selv om man er i en presset situasjon er det viktig at man ikke forhaster seg. Bruk tid til å vurdere tiltakskort og kontinuitetsplaner. Når alle har kommet med sine innspill og planverket er vurdert, fordeles oppgavene som skal utføres, disse loggføres og man begynner å jobbe. Det er vanlig at enkelte deltagere i krisegruppen forflytter seg for å kunne utføre nevnte oppgaver, man bør normalt ikke bli borte mer en min, dette besluttes av kriseleder. All informasjon skal til kriseleder og all relevant informasjon skal loggføres. Her er det viktig at alle øvrige instanser forholder seg til kriseleder/loggfører og ikke iverksetter beslutninger uten å diskutere dette med disse. Her er en beskrivelse av rollene til de enkelte deltagerne i krisegruppen. Rektor har sin faste rolle som beslutningstaker, de øvrige bytter på rollen som kriseleder når det er naturlig. Vi anbefaler at det ikke går mer en 6-8 timer før man har byttet kriseleder når man er i aktivt arbeid. Husk at når man har startet arbeidet i krisegruppen skal det være definert en kriseleder 24t i døgnet helt til krisen er over. Roller: Beslutningstager. Kriseleder. Under selve hendelsen/krisen er beslutningstager den formel lederen og ansvarlig for håndteringen av krisen. Beslutningstager er ansvarlig for mediestrategi og intern og ekstern kommunikasjon. Under arbeidet i krisegruppen passer beslutningstager på å være tilbakeholden og holde et overordnet perspektiv på hendelsen, beslutningstager skal legge rammene ikke styre i detalj. Overlat til kriseleder å føre ordet og lede arbeidet. Alle deltagerne i krisegruppen unntatt rektor skal kunne inneha funksjonen som kriseleder. Kriseleder administrerer krisegruppens arbeid og koordinerer arbeidet med den uønskede hendelsen. Alle tiltak og all informasjon skal igjennom kriselederen. Kriselederen er ansvarlig for å kontrollere at alle punkt i planverket blir fulgt opp og dokumentert. Kriseleder skal sørge for at det kontinuerlig føres en logg over hva som skjer og tiltak som iverksettes. Kriseleder er nærmeste samarbeidspartner til beslutningstaker og rapporterer til denne. Loggfører: Ressurspersoner. Loggfører har ansvaret for å føre en systematisk logg. All informasjon skal føres i sanntid og dato og klokkeslett skal knyttes opp mot hendelsen. Det er viktig at loggfører er kritisk til punkt som skal loggføres slik at disse blir konkrete, tydelige og detaljerte. Loggfører sørger for å sende ut loggen jevnlig til alle i krisegruppen som ikke er tilstede slik at samtlige til en hver tid er oppdatert. Er øvrig personell som er med i krisegruppen eller andre personer som i kraft av stilling eller kompetanse er anmodet om å delta.

10 Side 10 av Normalisering, evaluering og ettervern. Normalisering. Etter hvert vil krisegruppen klarer å normalisere situasjonen. Det er viktig at man i denne fasen ikke avslutter krisegruppens arbeid for tidlig men reduserer det. EKS: Kan man møtes en time hver 3 virkedag for å vurdere henvendelser, utvikling og medieaktivitet. Hele tiden føres logg fra møtene og man har definert en kriseleder 24.t i døgnet. Dersom situasjonen er stabil over et lengre tidsrom kan man i sluttfasen la det gå 1 2 uker for så å ta en oppsummering av arbeidet krisegruppen har utført og formelt avslutte arbeidet, husk å loggføre dette også. Det er ønskelig at beslutningstaker skriver en kort oversiktsrapport som man legger ved loggen før saken arkiveres. Evaluering/debrief. Man skal alltid gjennomføre en debrief med impliserte parter etter en alvorlig hendelse. Vurder også å gjennomføre en evaluering av krisegruppens arbeid etter at man har sluttført en sak. Lag et notat fra denne evalueringen slik at man kan bruke erfaringene til å heve kvaliteten neste gang gruppen aktiveres eller trener. Dersom impliserte parter eller krisegruppens medlemmer har vært gjennom en særlig dramatisk situasjon har kommunen en psykososial beredskap. Opplevelsen av hva som er belastende er svært forskjellig og man bør være tidlig ute med å tilby denne formen for oppfølging. Ettervern. Erfaring tilsier at svært mange som har vært involvert i dramatiske hendelser avviser psykososial bistand, eller på et relativt tidlig tidspunkt avslutter kontakten med fagpersonell. Det er rutinemessig obligatorisk oppfølging for alle ved skolen som direkte har vært involvert i en dramatisk hendelse. Det innebærer at vedkommende skal ha minst en samtale med kvalifisert fagpersonell før man avviser videre oppfølging. Nærmeste leder bør være observant og følge opp ansatte i minst 1 år etter at slike hendelser har funnet sted.