Statens helsetilsyn Kravspesifikasjon

Transkript

1 Statens helsetilsyn Kravspesifikasjon Nordisk konferanse i Tromsø 2011 for ansatte i offentlige virksomheter som utøver tilsyn med helse- sosial- og barneverntjenester 1. Bakgrunn Tilsynet med helse-, sosial- og barneverntjenester i Norge er organisert med Statens helsetilsyn som overordnet og koordinerende tilsynsorgan, med helsetilsynet i fylkene og fylkesmennene som operativt tilsyn. Dette likner mye på måten tilsvarende tilsyn i de andre nordiske land er organisert. Siden tidlig på 1990-tallet har det hvert annet år vært arrangert nordiske tilsynskonferanser. I 2008 ble den første nordiske konferansen for de som driver tilsyn med sosialtjeneste og barneverntjeneste arrangert i Stockholm. 2. Målsetting Formålet med de nordiske tilsynskonferansene er å inspirere til et bedre, tydeligere og mer effektivt tilsyn. I de nordiske land pågår struktur- og organisasjonsendringer innenfor den offentlige sektor i alminnelighet og i tilsynsetatene i særdeleshet. Metodene for tilsyn er under kontinuerlig utvikling. Dette skjer parallelt med tilsvarende utviklings- og endringsprosesser i tjenestene. Gjennom felles kunnskapsformidling, refleksjon og erfaringsutveksling kan de nordiske konferansene skape bedre forutsetninger for nasjonal og nordisk kompetanseutvikling, metodeutvikling og stimulere til økt samordning av tilsyn med barnevern- sosial og helsetjenestene. I 2011 skal Statens helsetilsyn i Norge være vertskap for den første felles nordiske konferansen for tilsyn med helse-, sosial- og barneverntjenester. De nordiske direktørene for tilsynsmyndighetene har besluttet at konferansen skal legges til Tromsø. Valget av Tromsø som konferanseby er gjort ut i fra et ønske om mangfold både faglig, sosialt og geografisk. Å legge konferansen til Tromsø i perioden med midnattssol vil gi deltakerne en minnerik naturopplevelse og opplevelse av vår nordligste landsdel. Det gir også en ramme rundt konferansen som etter vår mening gir optimale betingelser for faglig innhold og sosiale opplevelser. 1

2 3. Oppdraget Konferansen er for alle ansatte i offentlige virksomheter som utøver tilsyn med helse-, sosial- og barneverntjenester i de Nordiske landene. Det tas sikte på at ca deltakere vil melde seg på. Oppdraget er å få et samlet tilbud på konferanse og hotell tjenester som vil gi grunnlag for en profesjonelt gjennomført Nordisk konferanse. Da det i dag ikke finnes ett hotell i Tromsø som kan besørge et så stort antall deltagere samlet både med konferanse og overnatting, ser vi at arrangementet må deles mellom flere hoteller / lokaliteter. Vi etterspør i denne konkurransen en lokalitet til konferansen og lunsj for tre dager med kapasitet til samtlige 450 deltagere, samt overnatting på to eller flere hotell i umiddelbar nærhet til konferanselokalene. Overnattingsmuligheter og konferanselokaliteter må framsettes i ett og samme tilbud under en tilbyder. Oppdragsgiver ønsker også å undersøke muligheten for at konferansen kan klassifiseres som et grønt og samfunnsansvarlig arrangement. Det er derfor gitt flere punkter i konkurransegrunnlaget og spesifikasjonen som tilbyder må redegjøre for nærmere. En del av punktene er nedfelt i lov og obligatoriske, og dermed en del av kvalifikasjonskravene eller minimumskrav i spesifikasjonen. En del av punktene er ikke obligatoriske, men viktige for å oppnå et samfunnsansvarlig og grønt arrangement, og derfor en del av tildelingskriteriene. Ingen av disse kriteriene er absolutte, men vil påvirke poenggivning og sluttresultatet. Dette vil også utgjøre en viktig del av forhandlingene. 4. Tidsrom og program for konferansen 4.1 Datoer for konferansen Dato for konferansen er satt til dagene mai. I tilbudet bes det også opplyst om konferansen kan legges til alternative datoer dersom våre først prioriterte datoer allerede er booket av andre. Vår alternative datoer vil i så fall være juni. 4.2 Program / ramme for konferansen Følgende program må ivaretas i tilbudet: Dag 1 Ankomst ved lunsjtid til lokalene hvor konferansen avholdes. Enkel lunsjbevertning tilknyttet plenumsal i forkant av åpningen. Åpning av konferansen og foredrag i plenumsal 2

3 Mottagelse kl Dag 2 Frokost på deltagernes respektive hotell Full lunsjbuffet på konferansehotellet 3 retters festmiddag for samtlige deltagere på ett av hotellene eller konferanselokalene Dag3 Frokost på deltagernes respektive hotell Lett lunsjservering på konferansen Avsluttes etter lunsj ca kl Hotell 5.1 Generelt Alle hotellene står for overnatting og frokost. Hotellene forutsettes å være med å gi en god ramme rundt arrangementet i Tromsø for alle våre nordiske kollegaer og venner. I tillegg til atmosfære og service, innebærer det bl a: a. Hotellene skal ligge i gåavstand fra konferanselokalene. b. Hotellene skal være tilgjengelig for funksjonshemmede. c. Hotellene skal ha god standard med de nødvendige fasiliteter. d. Hotellene skal kunne tilby en variert frokost også inkludert frokostblandinger, müsli og lignende, yoghurt etc. e. Hotellet skal arbeide for et lavest mulig støynivå både internt i bedriften og i forhold til bebyggelse i nærmiljøet. Bedriften skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten vurdere om forskrift om støy på arbeidsplass er ivaretatt. f. Miljøprofil er ønskelig med f.eks. sparetiltak som vask av håndklær og andre forhold som vi ønsker redegjørelse for. Se tildelingskriterium Rom a. Rommene skal være av god standard, være pene, rene og bekvemme, ha bad/dusj, TV, b. Universell utforming av hotellrom - Det skal være hotellrom tilpasset fysisk funksjonshemmede. Oppdragsgiver ønsker en redegjørelse for hvilken grad hotellrom, utvalgte eller alle, tilfredsstiller Norges Handikappforbunds kvalitetskrav. Det skal leveres dokumentasjon i forhold til NFH s veileder se vedlegg 7 - Det skal være teppefrie og røykfrie hotellrom for allergikere. Minst 50 % av rommene skal være røykfrie. 3

4 c. Tilgang på trådløst nettverk og minibar er ønskelig. 6. Konferanselokaler 6.1 Møteromkapasitet a. Plenumsal - til 450 personer med klasseromoppsett (med bord) - mulighet for å organisere tolketjeneste ieget rom. b. 10 rom for parallelle sesjoner (for personer). Fortrinnsvis med klasseromoppsett. Disse rommene trenger ikke tolketjeneste. 6.2 Personal a. Konferanselokalitetene forutsettes å stille et team til rådighet som til enhver tid vil sørge for at konferansen gjennomføres knirkefritt. De må være i stand til å håndtere uforutsette situasjoner som oppstår på en profesjonell måte. Dette innebærer at personal stilles rask til disposisjon med nødvendige fullmakter til å håndtere situasjonen slik at det i prinsippet ikke merkes at noe har oppstått. b. Oppdragsgiver ønsker én kontaktperson holder oversikt over alt personal og slik at ledelsen av konferansen til enhver tid vet hvem de skal kontakte. Kontaktpersonen er viktig både i forkant av konferansen og under konferansen (trenger ikke å være samme person). 6.3 Materiell og forfriskninger I tilknytning til plenumsal og grupperom a. Skrivemateriell papir og penner fortrinnsvis miljøvennlig utforming. b. God tilgjengelighet til kaldt vann, te og kaffe til enhver tid. c. Det er ønskelig med avfallshåndtering tilrettelagt for en grønn konferanse 6.4 Bespisning i tilknytning til møtevirksomheten a. Lunsj dag 1 og dag 3: - Lett spiselige bagetter eller eventuelt en varmrett (de andre nordiske landene bruker mye varm lunsj) Gjerne forslag om andre og/eller økologiske alternativer b. Lunsj dag 2: - Full buffet med rikelig innslag av landsdelens spesialiteter c. På formiddagene og ettermiddagene: - Oppskåren frukt og grønnsaker m/dip. Eventuelt formkake eller annet søtt til pausekaffen. (for eksempel økologisk eller Fair Trade sjokolade o.l.) 4

5 d. Det er ønskelig med økologiske matalternativer 7. Middagsarrangementer dag 1 og Mottagelse dag 1 Mottagelse for alle deltagere. Varighet ca 2 timer (f eks kl 18 20). Fingermat som serveres på fat eller stående buffet. Gjerne moderne som f. eks. tapas. Andre forslag fra tilbyder mottas gjerne. Av drikke ønskes det tilbud både på musserende vin/hvitvin og alkoholfrie alternativer. Oppdragsgiver tar forbehold om endelig bekreftelse av mottagelsen inntil 3 måneder før arrangementsdato. Dette da det endelige programmet ikke er fastsatt og det avventes endelig avklaring med programansvarlig. 7.2 Festmiddag dag 2 Kvelden dag 2 skal det være festmiddag i en ramme som setter en god 3xN stemning (norsk/nordnorsk/nordisk). a. Vordrink b. Festmiddag: - 3 retter (knyttet til Norge og landsdelen) - Alternativer matretter for allergikere, glutenfri, halal og kosher (klargjøres ved påmelding til konferansen) - Vin til forrett og hovedrett. Alkoholfrie alternativer. c. Undersøke mulighet for bruk av økologiske / grønne produkter 8. Samfunnsansvar og grønn konferanse Oppdragsgiver ønsker at den nordiske konferansen skal ivareta viktig hensyn innen samfunnsansvar, og vil stille kriterier hva gjelder sosialt, økonomisk og miljø ansvar, samt god virksomhetsstyring. Deler av disse er obligatoriske krav som er nedfelt i lov, og dermed en del av kvalifikasjonskravene for å kunne delta i konkurransen. Øvrige punkter er ikke lovpålagt, og vil derfor enten være en del minstekravene i spesifikasjonen eller være en del av tildelingskriteriene, hvor tilbyder belønnes for tiltak og rutiner som samsvarer med kravene til en samfunnsansvarlig og grønn konferanse. I forbindelse med anskaffelse av konferanse og hotelltjenester ser vi følgende punkter som viktige: 8.1 Sosialt ansvar: 5

6 Handler om å ivareta menneskerettigheter, livskvalitet og positive sosiale strukturer, og samtidig hindre sosial dumping og sosial eksklusjon. Fokus for denne anskaffelsen er arbeidstakers rettigheter, arbeidsmiljø, inkluderende arbeidsliv og universell utforming. To av kriteriene ivaretas under kvalifikasjonskrav i konkurransegrunnlaget, en under tildeling i konkurransegrunnlaget og en i spesifikasjon. 8.2 Økonomisk ansvar Økonomisk ansvar handler om at bedriften har en ryddig og solid økonomi, god økonomisk rapportering og oppfyller alle lovpålagte krav. Da spesielt i forhold til korrupsjon, økonomisk utroskap og svart arbeid. For denne anskaffelsen ivaretas dette gjennom bekreftelse på betalt skatt og avgifter, godkjent økonomisk rapportering og ekstern revisjon. Samtlige punkter ivaretas i kvalifikasjonskriteriene i konkurransegrunnlaget 8.3 Miljøansvar Miljøansvar handler både om at belastningen på miljøet skal minimeres og om å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk. Viktigste områdene innen miljøansvar for hotell er innkjøp og materialbruk, energi, transport, avfall og utslipp. Forslag til kriterier er gjort i henhold til sertifiseringen til Miljøfyrtårn for hoteller. Tilbyder vil bli evaluert i tildelingsfasen i forhold til hvor miljøvennlig de er jf. tildelingskriterium 3. Samtlige punkter ivaretas i tildelingskriterium 3 i konkurransegrunnlaget 8.4 God virksomhetsstyring Virksomhetsstyring er de prosesser, sedvaner, politikk, retningslinjer, lover og institusjoner som påvirker hvordan en virksomhet er drevet, administrert og kontrollert. Virksomhetsstyring inkluderer også målene for virksomheten og forholdet mellom interessenter / interessegrupper i virksomheten. I denne anskaffelsen inkluderer dette hvordan virksomheten er organisert og kvalitetssikret, og rutiner for intern kontroll og revisjon som spesifisert under kvalifikasjonskrav, samt etiske retningslinjer og retningslinjer for samfunnsansvar som etterspurt under tildelingskriterium 3. To punkter ivaretas i besvarelsen av i tildelingskriterium 3, øvrige er del av kvalifikasjonskravene 6