Overhalla arbeidsmiljøutvalg

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Overhalla arbeidsmiljøutvalg Møtested: Kommunestyresalen, Adm.bygg Dato: Tidspunkt: 09:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trond Stenvik Rådmann Side1

2 Side2

3 Sakliste Utvalgssaksnr Innhold PS 2/12 Årsbudsjett 2013 PS 3/12 Revidert økonomiplan PS 4/12 PS 5/12 PS 6/12 Overhalla barne - og ungdomskole - Revidert forstudie med 2 alternative løsninger for ny barneskole. Hovedplan for kommunal bygningsmasse - Tiltaksplan driftsbudsjett 2013 og investeringer Utvidelse og ombygging av kontorlokaler for NAV Nord-Trøndelag. Side3

4 Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Roger Hasselvold Saksframlegg Årsbudsjett 2013 Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 118/ Overhalla kommunestyre Overhalla arbeidsmiljøutvalg 2/ Rådmannens innstilling 1. For eiendomsskatteåret 2013 skal det skrives ut eiendomsskatt for hele kommunen, j feigedomsskattelova 3 første led bokstav a. 2. Den alminnelige eiendomsskattesatsen for skatteåret 2013 er 7 promille, jf esktl. 11 første ledd. Differensiert skattesats for eiendom med selvstendig bostad for skatteåret 2013 er 4 promille, jf esktl. 12 bokstav a. Den samme satsen skal også legges til grunn for fritidsboliger. 3. Takstvedtaket for eiendomsskatt i Overhalla kommune vedtatt av kommunestyret i 2010 i sak 80/10 skal gjelde for eiendomsskatteåret 2013, jf esktl Eiendomsskatten blir skrevet ut 3 ganger årlig. For verker og bruk skrives eiendomsskatten ut 2 ganger pr år. 5. Kommunalt avgiftsregulativet for 2013 godkjennes og legges ut til offentlig ettersyn sammen med årsbudsjett Det gjennomføres et låneopptak for finansiering av egne investeringer med en ramme på 8,5 millioner for Kommunestyret godkjenner låneopptak i Midtre Namdal samkommune på kr ,- 8. Rådmannens forslag til årsbudsjett 2013 vedtas som foreslått. Det fordeles kr ,- til drift jf. budsjettskjema 1A. Side4

5 Budsjettskjema 1A - drift Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg Avdrag på lån Netto finansinnt./utg Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnks.m. mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsbudsjettet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Mer/mindreforbruk Budsjettskjema 1B - drift Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Politiske styringsorganer Stabs- og støttefunksjoner Fagområde oppvekst Fagområde helse/sosial Fagområde kultur Fagområde teknisk Skatter, rammetilskudd, renter og avdrag Midtre Namdal Samkommune Sum Side5

6 Regnskapsskjema 2A - investering Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Avdrag på lån Avsetninger Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter - - Sum ekstern finansiering Overført fra driftsregnskapet Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert Side6

7 Budsjettskjema 2B - investering Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Erorsjonssikring Storøya Tilrettelegging av nye boligfelt Barnehage Krabbstumarka Samla gjennomføringsplan ENØK-tiltak OBUS - resturering ombygging II Opparbeiding veg Bjørnes Utbygging vannbehandlingsanlegg Rakkdalsåsen Fagsystem eiendomskatt Stedsutvikling Ranemsletta Stedsutvikling Skage Sentrum Elbil Investering Gimle Vannledning til Ocem Vann til Solumsgrenda Kjøp av VA-bil Rehabilitering hovedavløpslening Skage vest Bredbånd Solum Gang-/sykkelveg Svarlia Universiell utforming kommunal bygningsmasse Ny demensavdeling Overhalla sykeheim Avløpsledning OBUS-Skydal Pumpestasjoner (Reina bru/bjøra Camping) Anskaffelse av SD/EOS Vegbelysning/leskur Skage sentrum Bygging av energieffektivt leilighetsbygg Skage HMS avvik Arealplanlegging Skage Sentrum Utbygging Svarlia boligfelt Utbygging Skageåsen boligfelt Ny barneskole OBUS Industriområde Skogmo - utvidelse av areal Tiltak kommunal veg Flyfoto KomTek (VAR ) Kjøp kommunaleboliger Vegadresser Tiltak vannanlegg og ledningsnett Gansmo renseanlegg Elve- / rasforebygging Vegadressering Utbedring av veibelysning Namsengata og Haugveita Renovering gjennomgangsbolig Ranemsletta Ledningsnett Øysletta Pumpestasjon Reinbakken Kjøp av kommunale biler Ny bil flyktningetjenesten Kommunal veg - asfalt Skogmo industriområdet Gang- og sykkelbane Skageåsen - Skagedalen HMS avvik Forprosjekt gamle barnehage tomt Sum alle prosjekter Side7

8 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Årsbudsjett 2013 Saksopplysninger Rådmannens kommentarer til budsjettforslag er tatt inn i selve budsjettdokumentet og det vises til dette for nærmere detaljer omkring budsjettet. I hht Kommunelovens regler skal Formannskapet innstilling til budsjett kunngjøres og legges ute til offentlig ettersyn i 14 dager før behandling i Kommunestyret. Selve budsjettvedtaket omfatter kun budsjettskjema 1A (inntekter i bevilgningsbudsjettet drift) budsjettskjema 1B (årets bevilgning drift) og budsjettskjema 2A/2B (årets investeringer mv.) I tillegg er økonomiske oversikter vedlagt i budsjettdokumentet. Disse er imidlertid ikke bindende for Kommunestyret og ikke en del av budsjettet. Vurdering Det viser til vurderinger i rådmannens budsjettkommentarer. Rådmannen tilrår at forslag til årsbudsjett 2013 og økningen i betalingssatser vedtas som fremstilt, jamfør vedlegg. Side8

9 Overhalla kommune Sentraladministrasjonen Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Roger Hasselvold Saksframlegg Revidert økonomiplan Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 119/ Overhalla kommunestyre Overhalla arbeidsmiljøutvalg 3/ Rådmannens innstilling Rådmannens forslag til revidertøkonomiplan vedtas. Budsjettskjema 1A - drift Økonomiplan Regnskap 2011 Budsjett 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg Investering Investering Investering Avdrag på lån Investering Investering Investering Netto finansinnt./utg Til dekning av tidligere regnsk.m. merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnks.m. mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsbudsjettet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Ressultat Side9

10 Budsjettskjema 2A - drift Økonomiplan Regnskap 2011 B udsjett 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 B udsjett 2015 B udsjett 2016 Politiske styringsområder Stabs- og støttefunksjoner Fagområde oppvekst Fagområde helse/ sosial Fagområde kultur Fagområde teknisk Skatter, ram.tilsk.renter og avsk Midtre Namdal samkommune Sum Regnskapsskjema 2A - investering Økonomiplan Regnskap 2011 Budsjett 2012Budsjett 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Investeringer i anleggsmidler Utlån og forskutteringer Avdrag på lån Avsetninger Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av anleggsmidler Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån og refusjoner Andre inntekter - - Sum ekstern finansiering Overført fra driftsregnskapet Bruk av avsetninger Sum finansiering Udekket/udisponert Investeringer Budsjett 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Bygging av energieffektivt leilighetsbygg Skage Ny barneskole OBUS Vegadressering 200 Utbedring av veibelysning Namsengata og Haugveita Renovering gjennomgangsbolig Ranemsletta Ledningsnett Øysletta 750 Pumpestasjon Reinbakken 750 Kjøp av kommunale biler Ny bil flyktningetjenesten 250 Kommunal veg - asfalt Skogmo industriområdet Gang- og sykkelbane Skageåsen - Skagedalen 800 HMS avvik 250 Forprosjekt gamle barnehage tomt 500 Ny barnehage Skage Vegbelysning fv 17 - OCEM 700 Stedsutvikling - adm bygget 900 Elveforebygging Avløpsbehandling Vannforsyning Parkeringsplass Skage kirke Parkeringsplass Ranem kirke 850 Haugveitparken (v/ Naf gård) 475 Tank bil brannvesenet 800 Kommunal veg - adkomstveg OCEM Sum investering Side10

11 Dokumenter i saken Saksopplysninger Rådmannen legger med dette frem forslag til revidert økonomiplan for perioden Forslaget er en fremskriving av budsjettall for 2013, hvor en har korrigert for endringer i planperioden. Innstillingen fra Formannskapet, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i Kommunestyret. Vurdering Konsekvensjustert økonomiplan for perioden viser at kommunen har driftsnivå omtrent i balanse i årene Et lite samlet overskudd er balansert med en avsetning til disposisjonsfondet. Årlig kan en se at uforutsette hendelser oppstår. Rammene til enhetene er meget stramme, slik at de har små muligheter til å dekke inn slike uforutsette endringer. Overhalla har en lav fondsbeholdning og likviditeten vil på sikt bli en utfordring hvis en ikke foretar løpende låneopptak til investeringer. En har derfor hatt fokus på styrking av fondsbeholdning i senere år. Økonomiplanforslaget er preget av innsparingstiltak som er satt i verk i 2013 for i første om gang å få en balanse i budsjettforslaget 2013, i tillegg til at en har skapt et handlingsrom til bygging av ny barneskole ved OBUS og til å møte nødvendige øvrige behov for de kommunale tjenestene. Det er også skissert en utbygging av ny barnehage for Skage, som er forutsatt å være selvfinansierende og på sikt kan gi en positivt økonomisk effekt. Miljømessig vurdering Viser til handlingsprogrammet for klima og energi som er innarbeidet i økonomiplanen. Side11

12 Overhalla kommune Teknisk avdeling i Overhalla Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Stig Moum Saksframlegg Overhalla barne - og ungdomskole - Revidert forstudie med 2 alternative løsninger for ny barneskole. Utvalg Utvalgssak Møtedato Byggekomiteen Overhalla formannskap 117/ Overhalla kommunestyre Overhalla arbeidsmiljøutvalg 4/ Rådmannens innstilling 1. Med utgangspunkt i revidert forstudie med samlet vurdering av årskostnader og framtidsrettede løsninger, bygges det ny barneskole på OBUS innenfor en kostnadsramme på 84 mill kr ekskl. mva. Av dette finansieres 83 mill kr med låneopptak som avdras over 40 år og 1 mill kr med tilskudd fra Enova. Mva på 21 mill kr finansieres av utløst momskompensasjon. 2. For videre planlegging settes en arealramme på maksimalt 3150 m2 og dimensjonering for 230 elever. Bygget oppføres i energieffektiv passivhusstandard, som gir grunnlag for tilskudd på ca 1 mill kr fra Enova. I tråd med kommunestyrets vedtak skal bygget også innrettes slik at andel energi til oppvarming fra el og fossile kilder blir maksimalt 47,5 % (lysegrønn oppvarmingskarakter). 3. Kulturskolen integreres i nytt skolebygg. Det innarbeides også arealmessig løsning for et folkebibliotektilbud lokalisert i nyskolen, med basis i et hensiktsmessig skolebibliotek. 4. Dagens barneskole og Østre bygg rives etter at nybygget er tatt i bruk og en oppgradering av uteområdet innarbeides som en del av byggeprosjektet. 5. Byggekomiteen gis i oppgave å iverksette anbudsinnhenting med sikte på byggestart i løpet av Det tas sikte på at ny skole kan tas i bruk rundt årsskiftet 2014/ Økonomiske konsekvenser er hensyntatt i forslag til årsbudsjett 2013 og økonomiplan som behandles av kommunestyret i samme møte. Trond Stenvik Rådmann Stig Moum Teknisk sjef Side12

13 Dokumenter i saken utsendt. 1. Forstudie datert november Saksopplysninger Kommunestyret vedtok den at det iverksettes en prosess med sikte på bygging av ny barneskole innenfor en kostnadsramme på kr. 75 mill. inkl. mva. Bygget bør være i passivhusstandard. Byggekomiteen ble gitt i oppgave å fastlegge hva som skal omfattes av byggetrinn 2 og beskrive hva som eventuelt må skyves ut i et framtidig byggetrinn 3. Byggekomiteen har gjennomført en prosessplan som skissert nedenfor: Dato Organ Aktivitet Formannskapet Vedta detaljplanlegging Kommunestyret Vedta detaljplanlegging Byggekomiteen Arbeidsmøte 1: Gjennomgang forstudie og mandat fra kommunestyret. Drøfte muligheter Byggekomiteen Befaring skoler Nærøy og Vikna Byggekomiteen Arbeidsmøte 2: Revidert forstudie. Vurdere alternative løsninger Byggekomiteen Arbeidsmøte 3:Utkast 1 til innhold i byggetrinn Byggekomiteen Vedtak revidert forstudie og forslag til innhold i byggetrinn 2. Videresendes formannskapet AMU Arbeidsmiljøutvalget orienteres og behandler saken Formannskapet Vedtak revidert forstudie og forslag til innhold i byggetrinn Kommunestyret Vedtak revidert forstudie og forslag til innhold i byggetrinn 2. For å besvare oppgaven fra kommunestyret framlegger byggekomiteen 2 alternative løsningsmuligheter. De ulike løsningsalternativene er nærmere beskrevet i vedlagte reviderte forstudie. HUS Arkitekter har vært engasjert for å bistå byggekomiteen i prosessen. Alternativ 1: Prosjekt med en kostnadsramme på kr. 75 mill. inkl. mva. med delvis videre bruk av gamle skolebygg. Alternativ 2: Prosjekt med alle funksjoner samlet i en ny barneskole. Vurdering Byggekomiteen har gjennomført en prosess som beskrevet ovenfor. Rektor har drøftet muligheter med skolens ledelse og foreldrearbeidsutvalget. En sammenfattet konklusjon er at det både pedagogisk, økonomisk og organisatorisk vil være utfordrende å gjennomføre et byggeprosjekt med en kostnadsramme på 75 mill kr. Dette fordi denne løsninga medfører at vesentlige funksjoner fortsatt må driftes i gammel bygningsmasse. Eksisterende bygningsmasse tilfredsstiller ikke dagens krav og har avvik i forhold til lov om miljørettet helsevern. Hvis dagens bygningsmasse skal brukes må det gjennomføres rehabilitering og modernisering. Samtidig vil det være åpenbare driftsmessige forskjeller Side13

14 mellom et nybygg og ved bruk av de gamle bygningene, i tillegg til at disse bygningene vil ha vesentlig kortere levetid enn nybygg. Nedenfor skisseres 2 alternative løsninger som byggekomiteen har fått utarbeidet. Alt.1: Prosjekt med en kostnadsramme på 60 mill. kr ekskl. mva (75 mill kr inkl mva) I revidert forstudie er dette benevnt som alternativ 4, dvs det er et nytt alternativ i forhold til de 3 alternativene som var beskrevet i opprinnelig forstudie i Fra byggekomiteen er dette alternativet nå omtalt som alternativ 1. Dette alternativet har tatt utgangspunkt i mandatet fra kommunestyret og gir en beregnet årskostnad (kapitalkostnader + kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV), fordelt på byggenes levetid) på mellom kr 7,7 9,4 mill kr. Variasjonen i beregningen av årskostnad er knyttet til det faktum at større deler av eksisterende bygningsmasse i dette alternativet fortsatt må benyttes, og at eksisterende skolebygg i all hovedsak dermed fortsatt må driftes/vedlikeholdes i tillegg til nybygd areal. Årskostnadene for dette alternativet vil derfor ligge en del høyere enn beregnede årskostnader på 7,7 mill kr kun for nybygget og de ombygde delene av eksisterende bygg. HUS Arkitekter anslår årskostnaden for ombygd areal og resterende eksisterende areal til å ligge mellom 2,9-4,6 mill kr. Usikkerheten knytter seg både til ombygnings- og FDV-kostnadene for berørte eksisterende arealer og for videreførte FDVkostnader i resterende deler av gamle bygg. Ombygd eksisterende areal vil ha kortere levetid enn nybygg. Det blir i dette alternativet nødvendig med en ombygging av omtrent halvparten (anslått 1700 m2) av eksisterende skole. Dette fordi en kostnadsramme på 60 mill kr ekskl. mva ikke vil gi muligheter for en komplett skoleløsning. Skolens ledelse og byggekomiteen er enige om at hvis det skal prioriteres arealbruk må såkalte baserom for elevene prioriteres. Først og fremt betyr dette klasserom og grupperom. Dette alternativet gir høyere driftskostnader på grunn av bruk av gammel bygningsmasse og det er større usikkerhet om gjennomføring av tiltaket er mulig innenfor kostnadsrammen. Det er i forstudien skissert et areal på nybyggsdelen til 1900 m2 og oppgradering av 1700 m2 i eksisterende bygg. Samlet bygningsmessig areal i dette alternativet er ca m2 (eksisterende bygg og nybygg). En deling av barneskolen delt i to separate bygg vil være driftsmessig uhensiktsmessig i skolehverdagen. Alt.2: Prosjekt med en kostnadsramme på 84 mill kr ekskl. mva (105 mill. kr inkl mva) (I revidert forstudie benevnt alternativ 5.) Dette alternativet innebærer nytt barneskolebygg som erstatter eksisterende bygg, og med en mest mulig samlet og komprimert skole innenfor en arealramme på 3150 m2. Alternativet gir en beregnet årskostnad (kapitalkostnader + kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold, fordelt på byggenes levetid) på 7,58 mill kr. Det er da kalkulert med passivhusstandard og energikostnader er redusert i samsvar med passivhusnormen. Et samlet mindre areal i dette alternativet medfører lavere årlige kostnader til forvaltning/drift/vedlikehold (FDV). Som nybygg vil dette alternativet ha vesentlig lengre levetid enn ombygde arealer i eksisterende bygg. Det blir i dette alternativet muligheter for bygging av en ny moderne skole tilpasset fleksible skoleløsninger. Ved bygging av passivhus vil energikostnadene kunne reduseres vesentlig og dette vil ha driftsmessig betydning for et såpass stort bygg. Selv om det alltid vil være noe usikkerhet om energibruken i praksis i forhold til teoretisk energiramme, viser beregningene at Side14

15 en slik investering i energieffektive løsninger likevel vil bidra positivt til økonomien i prosjektet. Den bygningsmessige løsninga forutsettes fra rådmannens side å omfatte løsning for både et nytt skolebibliotek og med basis i det et folkebibliotek som erstatter dagens folkebibliotektilbud på Ranemsletta og Skage. Videre forutsettes det at gamle bygg rives og at det innarbeides en oppgradering av uteområdet. I kostnadsrammen skal også nødvendig inventar/utstyr innarbeides. Valg av framtidsrettet løsning. Skolen har klart uttrykt at de vil foretrekke en mest mulig komprimert skole som skissert i alternativ 2. Byggekomiteen har svart på mandatet fra kommunestyret med utarbeidelse av alternativ 1. For å synliggjøre muligheter og skissere hva som skyves ut til et mulig framtidig byggetrinn har byggekomiteen fått laget et oppdatert kostnadsbilde på en ny komplett skoleløsning. Rådmannen tar byggekomiteens utredning til etterretning og vil ut fra en samlet vurdering tilrå at det igangsettes en byggeprosess med sikte på bygging av ny barneskole innenfor en kostnadsramme på 84 mill. kr. ekskl. mva. (alternativ 2). Dette begrunnes i all hovedsak med: Alternativ 2 gir en helhetlig og permanent løsning som avklarer bygningsmessige spørsmål framover for berørte barn og voksne, og gir en tilstrekkelig kapasitet i overskuelig framtid. Det blir ikke nødvendig med et framtidig byggetrinn 3, som alternativ 1 forutsetter men ikke har kostnadsberegnet. Årskostnadene (kapitalkostnader + kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold, fordelt på byggets levetid) med ett nytt bygg er lavere enn alternativet med delvis nybygg og bruk av gammel bygningsmasse. I dette ligger både et mindre areal, mer kostnadseffektive bygningsmessige løsninger og lengre levetid for et nybygg. Ett nytt bygg vil gi bedre driftsforhold for skolen og gi større fleksibilitet i framtidsrettet drift enn alternativ 1. Det er lavere kostnadsmessig risiko knyttet til investering i nybygg enn investering i gammel bygningsmasse. Fornybare energikilder. Rådmannen viser til kommunestyrets møte der det ble vedtatt en gradvis overgang til fornybare energikilder i tråd med kommunes klima- og energiplan. Det ble der skissert at tiltak ved OBUS innarbeides som en del av byggeprosjektet. Dette innebærer å oppfylle kommunestyrets vedtak om en overgang til fornybare energikilder for OBUS, slik at byggene oppnår lysegrønn oppvarmingskarakter (energimerkeordningen), tilsvarende maksimalt 47,5 % andel energi til oppvarming fra el og oljefyr. Valg av energikilder til oppvarming må sees i sammenheng med energibehovet. Jo lavere energibehovet til oppvarming blir (høy energieffektivitet, passivhusstandard), desto enklere vil det være å dekke deler av energibehovet med alternative, fornybare energikilder. Budsjett og driftsmessige konsekvenser. Rådmannen har i økonomiplan innarbeidet prosjektet fordelt på årene 2013, 2014 og 2015 Det er da forutsatt at prosjektet gjennomføres som en totalentreprise. Det er i budsjettet for 2013 foreslått satt av kr ekskl. mva. av foreslått kostnadsramme på 84 mill. kr ekskl. mva. til nødvendig planlegging og oppstart av byggeprosessen. I økonomiplanen er resterende del av investering/låneopptak i hovedsak lagt inn i 2014 og en liten del i Videre framdrift i prosjektet vil avklare nærmere fordelingen i økonomiplanperioden. Det tas sikte på at nybygget kan tas i bruk rundt årsskiftet 2014/2015. Side15

16 Lånebeløpet avdras over 40 år og merverdiavgifta tilbakeføres investeringsregnskapet. Låneopptak på 83 mill. kr vil gi kapitalkostnader fra 2015 på ca 3,9-5,4 mill kr ved 2,2-4 % rente (serielån), med avtakende budsjettbelastning over lånets løpetid. Tilsvarer ca 3,1 4,2 mill kr ved et annuitetslån med samme rentenivå. Laveste flytende rente er i dag 2,15 % (Kommunalbankens Grønn PT.-rente for miljøpregede investeringer som eksempelvis passivhusprosjekter). Vurdert nå for et års tid fram i tid, vil det kunne være mulig å oppnå fastrente på ca 2,3 3,7 % for låneopptaket, avhengig av lengde på rentebinding (opp til for eksempel 10 års binding). Kapitalkostnader på ca 4,5 mill kr (3 %) fra 2015 kan da være et realistisk middels anslag. Rådmannen har av forsiktighetshensyn likevel valgt å legge inn i økonomiplanen fra 2015 kapitalkostnader tilsvarende 4 % rente. Et kompakt nybygg med mindre areal enn dagens bygningsmasse og med en kostnadseffektiv byggstandard, vil gi grunnlag for lavere FDV-kostnader. En foreløpig vurdering tilsier at det kan være realistisk å anslå ca kr i årlige kostnadsreduksjoner for bygningsmassen etter sanering av gamle bygg. I tillegg til kostnadsreduksjoner knyttet til bygg som nevnt ovenfor, har rådmannen i budsjett 2013 og økonomiplanen foreslått kostnadsreduksjoner for folkebibliotek (0,5-0,6 årsverk fra 2013), skoleadministrasjon (0,3 årsverk fra 2015) og kulturadministrasjon (0,2 årsverk fra 2015) tilsvarende i sum 1-1,1 årsverk, omregnet til ca kr Rådmannens forslag legger til grunn at dette er innsparinger knyttet til å oppnå etablering og samlokalisering i nytt skolebygg. Forslagene om reduksjoner i skoleadministrasjon og kulturadministrasjon fra 2015 kommer i tillegg til foreslåtte reduksjoner for skolesektoren og kulturskolen i budsjett Rådmannens forslag innebærer at kapitalkostnadene som følger av investering i nybygg, delvis skal inndekkes med ovennevnte totalt ca 1,3 mill kr tilhørende driftsmessige kostnadsreduksjoner. Forslaget til økonomiplan innebærer for øvrig ulike omstillinger som skaper rom for nødvendige investeringer og for å møte kommende behov for kommunens tjenester. Økonomiplanen gir etter rådmannens oppfatning en stram men realistisk plan for å håndtere investeringen ved OBUS innenfor de framskrevne økonomiske rammene. Beslutningen om bygningsmessige løsninger ved OBUS vil være viktig for kommunen i flere tiår framover. Hovedfokus for kommunen som skoleeier må være på elevenes læring. En tydelig og langsiktig avklaring omkring skolebygg kan bidra til dette. Videre framdrift. Det gjennomføres først en anbudskonkurranse for bistand til utarbeidelse av en kravspesifikasjon med et romprogram for ny barneskole på inntil 3150 m2. Byggekomiteen gis deretter i oppgave å iverksette anbudsinnhenting med sikte på byggestart i løpet av Komiteens myndighet er definert i delegasjonsreglementet vedtatt av kommunestyret Det framgår her at byggekomiteen har fullmakt til å godta anbud og opprette kontrakter med leverandører i henhold til anskaffelsesregelverket og innenfor rammen av kommunestyrets vedtatte byggebudsjett. Side16

17 Overhalla kommune Teknisk avdeling i Overhalla Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Åse Ferstad Saksframlegg Hovedplan for kommunal bygningsmasse - Tiltaksplan driftsbudsjett 2013 og investeringer Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 120/ Overhalla kommunestyre Overhalla arbeidsmiljøutvalg 5/ Rådmannens innstilling 1. Hovedplan for kommunal bygningsmasse tas til orientering. 2. Følgende investeringstiltak prioriteres: HMS-tiltak (kritiske avvik): Tiltak ved Ranemstunet og Helsesenteret inkl. sykeheimen prioriteres. Det avsettes kr i OBUS byggetrinn 2: Bygging av ny barneskole i passivhusstandard. Det avsettes kr eks. mva fordelt på årene 2013, 2014 og Kommunale leiligheter og omsorgstilbud: Rehabilitering av gjennomgangsbolig for vanskeligstilte innenfor en kostnadsramme på kr i Forprosjekt som definerer omfang av et framtidig bygg til helseformål på den gamle barnehagetomta på Ranemsletta innenfor en kostnadsramme på kr Gjennomføres i Administrasjonsbygget: Utvendig oppussing. Kostnadsramme på kr med utførelse i Renhold av kommunal bygningsmasse videreføres i egenregi. Trond Stenvik Rådmann Stig Moum Teknisk sjef Vedlegg: Hovedplan for kommunal bygningsmasse, datert november Side17

18 Saksopplysninger Som et ledd i den årlige revisjon av kommunens vedlikeholds-, og investeringsplan, er det for 2013 valgt å lage en Hovedplan for kommunal bygningsmasse. Hensikten med hovedplan er å få en samordning av tiltak som omfatter forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling(fdvu) av kommunal bygningsmasse. Hovedplanen omfatter følgende punkt: Organisering og driftsopplegg, en beskrivelse av følgende tema; bygningsmasse, grøntanlegg, energiøkonomisering (ENØK), renovasjonsordning, samt økonomi og statistikk. Tiltaksplan for investeringer og tiltaksplan for driftsbudsjett 2013 er innarbeidet som en del av plandokumentet. Tiltaksplan for investeringer beskriver i tillegg de prioriterte tiltakene som er innrapportert når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS-tiltak), ENØK-tiltak og Universell utforming (UU-tiltak). Det er ved den årlige gjennomgangen innrapportert og registrert kortsiktige tiltak til en kostnad på kr. 4,8 mill., og langsiktige tiltak til en kostnad på kr. 27,6 mill. utenom utbyggingen av OBUS. I kapitlet tiltaksplan driftsbudsjett 2013 er det valg å liste opp inntil 5 prioriterte tiltak pr. aktuelle bygg. Disse prioriterte tiltakene har en stipulert kostnadsramme på ca. kr. 2,6 mill.. I tiltaksplan investeringer er det foreslått å sette av kr til HMS-tiltak for å lukke kritiske avvik ved Ranemstunet og Helsesenteret/sykeheimen, - planlegging og bygging av ny barneskole ved OBUS innenfor en kostnadsramme på kr.84 mill. eks. mva, - kr i forprosjekteringskostnader for å definere omfang av en utbygging til helseformål på gml. barnehagetomt, - kr. 1 mill. til restaurering av gjennomgangsbolig for vanskeligstilte. I tillegg har rådmannen foreslått en utvendig oppussing av administrasjonsbygget til en kostnad på kr i økonomiplan for Renholdstjenesten I forbindelse med kommunestyrets behandling av revidert økonomiplan den , ble det vedtatt følgende tilleggsforslag punkt 4. Det foretas en vurdering for outsoursing av vasketjenester. Kort definisjon på privatisering, konkurranseutsetting og outsoursing: Privatisering innebærer at ansvar for planlegging, utførelse og kontroll blir ivaretatt i sin helhet av en privat aktør. Konkurranseutsetting vil innebære at tjenesten blir satt ut på anbud, og outsoursing kan kort beskrives som en utsetting oppgaver/tjenester som ikke defineres som kjernevirksomhet. En konkurranseutsetting og outsoursing vil i praksis være det samme. Historikk Ny renholdsordning ble vedtatt i arbeidsmiljøutvalget den Det ble opprettet 4 stillinger som områdeansvarlige for renholdet. (En ressurs lokalisert på Skage, en på helsesenteret og en på OBUS.) En av disse stillingene ble i tillegg gitt ansvar som renholdsleder, og dette er samme person som har funksjon som ledende vaktmester og er lokalisert i administrasjonsbygget. Side18

19 Ved utarbeidelse av ny renholdsordning ble det gjennomført en prosess med kartlegging av alle bygg i forhold til arealer og stillingsprosent. Ressursbruken ble sammenlignet og vurdert byggene i mellom. Dagens ressursbruk Bygg Renholdsareal Stillings- Faktor i m2 ressurs Administrasjonsbygget ,7 Frivillighetssentralen 45 min/ dag (timeliste) 324* ca Helsesenter og sykeheim ,9 Arnebo og Laksvoll (fellesarealer) ,6 19,1 Ranemstunet (2 stk. avlastningsleiligheter) Ranemsletta barnehage ,1 Skage barnehage ,7 Skage barnehage avd. Trollstua ,2 Skage barnehage avd. Barlia ,6 Moamarka barnehage ,3 OBUS Hunn skole ,9 Øysletta skole ,3 11,4 Gimle idrettshall inkl. skytebane og samfunnshus 2281** Variabelt (timeliste) (lavere faktor viser større ressursbruk) * Ikke alt areal blir renholdt daglig. ** Renhold på skytebane utføres av leietaker, ellers renhold etter behov og utleiefrekvens. Kjøp av tjenester konkurranseutsetting Kommunen har praktisert kjøp av tjenester på Gimle og ved behov for vikarer på andre bygg. Rent praktisk har dette fungert brukbart. Vi har sett på 3 konkrete eksempler Gimle, Skage barnehage avd. Barlia og Øysletta skole. Renhold ved Gimle faktureres etter fast timepris på kr. 353, 68 eks mva. i Idrettsanlegget med unntak av skytebane hvor renhold utføres av leietaker. Renhold av samfunnshusdelen utføres etter behov og utleie av lokalene. Renhold Øysletta skole faktureres etter fast timepris på kr. 353, 68 eks mva. Renhold Skage barnehage avd. Barlia faktureres etter en avtalt fastpris på kr eks mva. pr./mnd. i Kilometergodtgjørelse for internkjøring mellom byggene i kommunen kommer i tillegg. Prisen inkluderer utstyr og renholdsartikler når renhold utføres i sin helhet av privat firma. Når kommunen kjøper tjeneste ved sykefravær på et bygg benyttes kommunens utstyr og renholdsartikler. Det er hentet ut regnskapstall for 2011 (12 mnd.) og 2012 (10 mnd.), som viser følgende kostnader eks. mva. ved bruk av privat renholdsfirma: Regnskapsår: Gimle Øysletta Skage barnehage Sum: skole avd. Barlia * * stipulert årlig kostnad Sammenstilling av kostnader ved kjøp av renholdstjeneste og renhold i egenregi Side19

20 En kommunal fagarbeider renhold med 10 års ansiennitet i 100 % stilling har en årslønn inkl. sosiale utgifter på kr (ca. timepris kr. 228) En renholdsassistent med 10 års ansiennitet i 100 % stilling har en årslønn inkl. sosiale utgifter på kr (ca. timepris kr. 208) Arbeidstimer pr. år Gimle ca. 20 % stillingsressurs Timepris kr.: Antall renhold timer/år: Kostnad pr. år: Offentlig ansatt Kjøp av tjeneste 353, Skage barnehage avd. Barlia 402 m2 Fastpris pr. mnd. eks. mva.: 32 % stillingsressurs pr. mnd.: Kostnad renhold pr. år: Kostnad pr. m2: Offentlig ansatt Kjøp av tjeneste Faktorer som bidrar til kostnadsforskjeller mellom kommunal drift og privat drift Ca. 95 % av renholdskostnadene er knyttet til personalutgifter. Pensjonsforhold, arbeidstid og i noen grad lønnsforhold/alderssammensetning er de objektive faktorer som bidrar mest til kostnadsforskjeller mellom kommunal og privat drift. Private renholdsfirma har i tillegg krav til økonomisk fortjeneste. Konkurranseutsetting Ved konkurranseutsetting kreves som et minimum: - Renholdsplan som viser plan for regelmessig renhold og periodisk renhold. - Tegninger med arealoversikt - Kvalitetskrav til renhold på rom nivå - Spesifikasjon og beskrivelse av tjenesten - Beskrivelse av avvikshåndtering - Spesifiserte tilleggstjenester - Anbudsskjema og prisoversikt med nødvendig dokumentasjon vedlagt. I tillegg må det stilles kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, krav til faglig kompetanse og rutiner. Det er også grunnlag for å påpeke at det ved en konkurranseutsetting av renholdstjenestene er et spørsmål om reglene i arbeidsmiljølovens kapittel 16 om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse eller ikke. Dersom hele renholdstjenesten overdras til en annen arbeidsgiver, er svaret på spørsmålet normalt ja dersom dette forutsettes i anbudsutformingen - det er altså en valgmulighet som overførende arbeidsgiver har. Dersom bare deler av renholdstjenesten overdras, blir spørsmålet mer usikkert og det er vanskelig å si noe generelt hva resultatet blir - det blir nødvendig å gjøre en konkret vurdering, avhengig av det konkrete tilfellet. Hvis reglene om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse, vil arbeidstakernes rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver (aml. 16-2). Hva skjer hvis arbeidstaker utøver sin reservasjonsrett etter aml Utgangspunktet etter norsk rett er at ansettelsesforholdet hos overdragende arbeidsgiver opphører hvis arbeidstaker velger å utøve sin reservasjonsrett. Hovedregelen er altså at det ikke er noen valgrett for arbeidstaker. Ifølge rettspraksis eksisterer imidlertid en unntaksvis valgrett for arbeidstaker dersom overføringen til ny arbeidsgiver fører til ikke uvesentlige negative endringer i Side20

21 arbeidstakerens situasjon. Endringene må være av en særlig inngripende karakter for at arbeidstaker skal ha valgrett Ved virksomhetsoverdragelse er det ellers nærmere regler om informasjon og drøfting med tillitsvalgte i arbeidsmiljøloven Vurdering Et vedlikeholdsbudsjett som ikke dekker inn det årlige vedlikeholdsbehovet, vil på sikt resultere i et stort etterslep, som igjen kan medføre at vedlikeholdskostnader kan bli unødvendig store. All erfaring tilsier at et godt vedlikehold av bygningsmassen sikrer en bedre og forutsigbar økonomi. I tillegg vil vedlikeholdsplanen gi et godt grunnlag for å få et realistisk vedlikeholdsbudsjett. Å opprettholde nivået krever en årlig vedlikeholdsinnsats. Rådgivingsselskapene Multiconsult og PwC har i en egen rapport til KS i 2008 anslått årlige vedlikeholdsbehov til 100 kroner pr m2 ved 30 års levetid og 170 kroner pr m2 ved 60 års levetid (inkl. nødvendige oppgraderinger). Overhalla har i følge innrapportert statistikk til SSB om lag m2 (2011) i samlet areal på formålsbygg som kommunen eier. I tillegg vil eldreboliger, omsorgsboliger og utleieboliger og leiligheter komme i tillegg. Hvis en tar utgangspunkt i 150 kr pr m2, så vil det bety for Overhalla sin del at et realistisk budsjett for formålsbyggene vil beløpe seg årlig til ca. 3,8 mill.. (100 kr pr m2 vil utgjøre ca. 2, 5 mill.) I tillegg vil det måtte påregnes vedlikeholdsmidler til kommunens øvrige bygg. Budsjettoversikt som viser vedlikeholdsmidler til kommunale bygg de siste 5 åra: År Budsjett 1,333 mill. 1,465 mill. 1,866 mill. 1,959 mill. 1,765 mill. Tiltaksplan investeringer De største utfordringene investeringsmessig på kommunal bygningsmasse i kommende periode vil vær utbygging av ny barneskole på OBUS og oppfølging av tiltak i tråd med boligsosial plan. Denne initierer en rehabilitering av gjennomgangsbolig for vanskeligstilte innenfor en kostnadsramme på kr I tillegg er det tilrådd å gjennomføre et forprosjekt for den gamle barnehagetomta med sikte på å definere omfanget av et framtidig byggeprosjekt til helseformål. Kostnader med forprosjektering til dette er stipulert til kr I tillegg vil rådmannen i 2014 tilrå en utvendig oppussing av administrasjonsbygget med en kostnadsramme på kr I tråd med kommunens system for helse, miljø og sikkerhet samler denne planen opp de fysiske HMS tiltakene ved bygningsmassen som er registrert. Ved årets revisjon er det anført flere HMS tiltak og rådmannen vil tilrå avsatt kr til gjennomføring av tiltak ved helsesenteret og Ranemstunet. Avfallsrom kjøkken bygges ikke nytt, det forutsettes her at eksisterende løsninger brukes og driftsrutiner tilpasses dette. (Det er i 2012 laget et nytt stort søppelrom ved sykeheimen.) Hovedplan for kommunal bygningsmasse skisserer også ENØK-tiltak og tiltak rettet mot universell utforming uten at det i denne omgang blir tilrådd investeringer ut over det som kan Side21

22 løses ved bruk av ordinært driftsbudsjett. Når det gjelder universell utforming er det tidligere vedtatt at kommunen skal utarbeide en kommunedelplan i løpet av 2013 og gjennom denne prosessen avklares nærmere behov for større investeringstiltak. Renholdstjenesten vurdering og tilrådning I følge tall fra NHO Service er ca. 12 % av renholdet i offentlig sektor og 73 % av renholdet i privat sektor konkurranseutsatt. Det er i forbindelse med saksutredningen forsøkt innhentet erfaringer fra en sammenlignbar kommune. Dette har imidlertid bydd på utfordringer da det er få kommuner som har konkurranseutsatt alt renholdet. I den grad renholdet er konkurranseutsatt, så er det i hovedsak større kommuner og bykommuner som har valgt en konkurranseutsetting av hele eller deler av renholdet. Det er også kommuner som har valgt å ta renhold tilbake etter en periode med konkurranseutsatt renhold. Når det gjelder organisering og kvalitet på renholdet, så kan det ikke hevdes at det er store forskjeller mellom renhold i egenregi eller ved konkurranseutsatt renhold. Dette gjelder både ved utførelse og oppfølging av avvik. Hvis kommunestyret ønsker en eksakt vurdering av kostnader med kjøp av tjenester betinger dette at det gjennomføres en offentlig anbudsrunde i forhold til anskaffelsesregelverket. Det betinger også en egen prosess i forhold til ansatte slik som skissert ovenfor. En gjennomføring av en slik prosess vil med andre ord kreve ressurser og god forankring. Rådmannen vil med utgangspunkt i hovedplan for kommunal bygningsmasse og den utredning som er gjort i dette saksframlegget tilrå at det fortsatt gjennomføres renhold av kommunal bygningsmasse med bruk av egne ansatte. Dette begrunnes med at en privatisering av renholdstjenesten ikke vil være vesentlig kostnadsreduserende. Ressursbruken på alle bygg er gjennomgått og det er utarbeidet nye renholdsplaner med sikte på at tjenesten skal gjennomføres med god kvalitet. Side22

23 Overhalla kommune Teknisk avdeling i Overhalla Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Annbjørg Eidheim Saksframlegg Utvidelse og ombygging av kontorlokaler for NAV Nord-Trøndelag. Utvalg Utvalgssak Møtedato Overhalla formannskap 121/ Overhalla kommunestyre Overhalla arbeidsmiljøutvalg 6/ Rådmannens innstilling 1. Det iverksettes ombygging av kommunehuset for utvidelse av kontorarealet til NAV Nord-Trøndelag innenfor en kostnadsramme på eks mva. 2. Arbeidene finansieres med låneopptak: Ombygging til større NAV-kontor kr Merverdiavgift kr Bruk av lån kr Momskompensasjon kr Overføring investering kr Overføring fra drift kr Rådmannen gis nødvendige fullmakter til å inngå avtaler om opptak av lån og kontrakter for å få arbeidet utført. 3. Husleiekontrakt revideres med utvidet leieareal og samme utleiebetingelser. Trond Stenvik Rådmann Stig Moum Teknisk sjef Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Utvidelse og ombygging av kontorlokaler for NAV Nord- Trøndelag. X Plantegning over 1. etasje Side23

24 Saksopplysninger Ombygging av deler av 1. etasje i kommunehuset til nytt NAV-kontor ble vedtatt i K-sak 9/08 den Det er nå behov for ytterligere kontorareal med større plass i hovedkontoret og to enkeltkontor. Utvidet areal utgjør 22 m2. Overhalla kommune og NAV Nord-Trøndelag har inngått leieavtale for femten år, løpende til 31. mai Etter utløp kan avtalen forlenges med 5 år eller sies opp av partene. Husleien fordeles likt på Overhalla kommune og NAV Nord-Trøndelag, og utgjør årlig kr på hver av partene. Økt areal vil utgjøre økt årlig husleie på kr på hver av partene. Mesterhus som stod for utbyggingen har gitt tilbud på ytterligere utbygging på kr Vurdering NAV har behov for mer areal, og i hht leieavtalens pkt 3.2 har leietaker fortrinnsrett til leie av eventuelt ledig areal. Ønsket areal ligger inntil dagens kontor og kan tas i bruk etter forholdsvis enkel ombygging. Arealet blir i dag benyttet av biblioteket som arkiv/møterom. Arbeidet finansieres med låneopptak som vil ha budsjettmessig dekning i økte leieinntekter. Gjeldende husleiekontrakt justeres for utvidet areal og utgjør årlig økning på kr for NAV Nord-Trøndelag. Kontrakten godkjennes av begge parter før oppstart arbeider. Side 24

25 Kostnadene for utførelse er basert på tilbudsinnhenting fra ett entreprenørfirma. Prisen synes noe høy og før arbeidene igangsettes hentes tilbud fra flere firma med sikte på redusert kostnad. Det tas sikte på å få arbeidet utført i løpet av vinteren Side25