Spørsmål og informasjon Konkurranse om drift av Boganes sykehjem

Transkript

1 Spørsmål og informasjon Konkurranse om drift av Boganes sykehjem Dette dokumentet inngår som en del av konkurransegrunnlaget, jf konkurransegrunnlagets punkt 1.8. Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget kan senest framsettes til Oppdragsgivers kontaktperson innen kl 12:00. Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer legges ut som tillegginformasjon/tilleggsdokument under kunngjøringen på Doffin/TED slik at opplysningene tilgjengeliggjøres samtidig for alle interessenter i konkurransen. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt ovenfor kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, fastsettes det en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. I tabellen nedenfor vil Oppdragsgiver besvare spørsmål til konkurransegrunnlaget, samt legge ut eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer. Eventuelle spørsmål vil bli omarbeidet/anonymisert. Nr Dato Spørsmål/problemstilling Svar/tilleggsinformasjon Oppdragsgiver har mottatt spørsmål vedrørende vedlegg 17 til kravspesifikasjonen og vedlegg L til tilbudsinvitasjonen: Vedlegg 17 til kravspesifikasjonen skal legges til grunn. Vedlegg L er ikke lenger en del av konkurransegrunnlaget. Vedlegg 17 renhold. Vedlegg 17.5, Håndtering av tekstiler og 17.6 Håndtering av tekstiler i avdelingen, ser ut til å være en oppdatert utgave av de første sidene til vedlegg L til Konkurransegrunnlaget. Hva skal her være korrekte dokumenter? I teksten i tilbudsinvitasjonen punkt 5.1.2, side 11, I teksten står det Se vedlegg E veileder til prisskjema og videre vedlegg E inneholder nærmere veiledning med hensyn til hvordan skjemaet skal forstås og utfylles. Ja, korrekt henvisning er til Vedlegg C Veileder til prisskjema. Det skal vel her stå vedlegg C? I kravspesifikasjon, punkt 2.0, 2 andre avsnitt henvises det til vedlegg 2 (i vedlegg til vedlegg A), Organisering av bestiller utfører modellen i Stavanger kommune. I første avsnitt i vedlegg 2 henvises det til vedlegg 1, Organisasjonskart. Hvor er dette vedlegget? På side 2 i vedlegg 2 henvises det til et annet vedlegg 2, Antall plasser med heldøgnsomsorg. Kan ikke se at dette er vedlagt her, men er dette samme oversikt som betegnes som vedlegg K- Oversikt over heldøgnsplasser og dagsenter 2010 i tilbudsinvitasjonen? I Kravspesifikasjon, punkt 7.12, første avsnitt, henvises det til vedlegg 12. Er det ikke vedlegg 17 som er mest relevant i forhold til renhold? I Kontraktsbestemmelser, punkt 11.2 henvises det til vedlegg 1 i kravspesifikasjonen, skal ikke henvisningen her være til vedlegg A i kravspesifikasjonen? Det er ikke samsvar mellom konkurransegrunnlagets punkt 7 Vedlegg, og de dokumenter som er lagt ut på Doffin. Ut ifra hva jeg kan se, så står ikke nedenstående i pkt 7: - VEDLEGG_N RETNINGSLINJER_FOR_MOTTA Organisasjonskart er inntatt nedenfor denne tabellen. Ja. Korrekt referanse er her Vedlegg K oversikt over heldøgnsplasser og dagsenter Jo. Her er det en feil i referansen. Korrekt henvisning er vedlegg 17. Jo, korrekt henvisning er til Vedlegg A Kravspesifikasjon. Alle relevante vedlegg er lagt ut på Doffin eller er sendt direkte til dem som har meldt seg på befaringen. Da tabellen i konkurransegrunnlagets punkt 7 inneholder enkelte feil, bes det om at vedleggsoversikten under kunngjøringen (på Doffin)

2 K_AV_GAVER legges til grunn. Videre så mangler følgende i pkt 7: - Vedlegg L Internleieavtale sykehjemsbygg Dette gjør at det blir litt tull i dokumentrekkefølgen og i navngivingen av vedleggene fra Vedlegg K og utover Stavanger kommune har vedtatt at det ikke skal bygges produksjonskjøkken på sykehjem. Stavanger kommune har ekstern matproduksjon som har kapasitet til å være leverandør til Boganes Sykehjem Oppdragsgiver er anmodet om å legge ut opplysninger om tall på antall innskrivninger, utskrivninger og gjennomsnittelig liggetid for lindrende enhet. Kontaktpunkt for eventuelle henvendelser vedrørende matproduksjon fra kommunens kjøkken kan rettes til Karl Svela, karl.svela@stavanger.kommune.no eller telefon År Gj. antall liggedøgn Ant opphold Oppdragsgiver er anmodet om å beskrive hvem som skal betale for strøm og hvor mye strøm det forbrukes per år. Strømkostnadene betales av Oppdragsgiver, jf vedlegg B - Kontraktsbestemmelser punkt 3, 5 avsnitt, siste setning Dekkes vaktmestertjenesten av kommunen? Oppdragsgiver skal dekke vaktmestertjenester som har tilknytning til bygget. Dette følger av at bygget tilhører kommunen, og at det er kommunen som har ansvar for å vedlikeholde bygget. Brukertjenester, jf. vedlegg B - Kontraktsbestemmelser punkt 26, dekkes ikke av Oppdragsgiver Hva innebærer skjermet enhet? Er dette en enhet med vedtak på brukerne? Hva betyr det at det skal være 0,14-0,29 årsverk (dag/kveld), jf. kravspesifikasjonens punkt 4.10? Skjermet enhet skal være et tilbud for personer med en demenssykdom som har behov for miljøterapeutisk tilrettelegging og tiltak, for å kunne opprettholde en rimelig grad av egenomsorg. Personalstyrken skal tilpasses oppdraget. Brukerne i skjermet enhet vil ha en demensdiagnose og et vedtak iht kriterier for langtidsplass i sykehjem i skjermet enhet. Se vedlegg 3 Kriterier del B i Vedlegg til kravspesifikasjonen. Det er et krav til tilbudet at sykepleierdekningen for langtidsplassene skal være tilsvarende som for kommunale sykehjem som er 0,14 0,29 årsverk per plass på dag- og kveldsvakter. Dette er normtall for sykepleierbemanningen på de andre sykehjemmene i Stavanger kommune for dag- og kveldsvakter. Ikke for nattevakt. Sykepleierdekningen og kompetansen på lindrende enhet skal tilpasses oppdraget Har Boganes sykehjem eget vaskeri? Boganes sykehjem har ikke eget vaskeri, og det er heller ikke tilrettelagt for dette Det ble spurt om hvilke prestetjeneste Boganes sykehjem har per i dag, og mulighetene for samarbeid med den lokale kirke/menighet. Boganes sykehjem har samarbeid med Hinna menighet, som er sykehjemmets lokale menighet. Hinna menighet har ukentlige gudstjenester på sykehjemmet. Dessuten har beboerne tilbud om samtale med prest fra Hinna menighet ved behov. Lindrende enhet ved Boganes sykehjem har dessuten etablert samarbeid med Tasta sykehjems diakonisenter om prestetjeneste. Institusjonsprest deltar i ukentlige tverrfaglige møter og refleksjon i personalgruppa. Presten er også tilgjengelig for samtale med pasienter Er det ombyggingsmuligheter for bygningsmassen? Eventuell ombygging kan bare skje etter konkret avtale

3 med Oppdragsgiver. Kostnadene forutsettes dekket av Leverandør Oppdragsiver har i konkurransegrunnlaget beskrevet at omsorgsboligene skal disponere rom i sykehjemmet - dette ønskes beskrevet nærmere. Omsorgsboligene skal ikke disponere kontor, møterom og garderobe i sykehjemmet. Setningen som har kontor, møterom og garderobe i sykehjemmet, i 3. avsnitt i kapittel 2.0 i VEDLEGG A Kravspesifikasjon samt i Tilbudsinvitasjonen punkt 1.2, skal strykes. Men beboere, besøkende og ansatte i omsorgsboligene skal kunne benytte sykehjemmets kafé og kiosk Data-/serverrom (D102) har leverandør tilgang til dette rommet? Drift av datarommet - hvem gjør hva, hvem betaler? Adgangen er begrenset til de personene i virksomheten som har nøkkelkort og/eller 1-er nøkkel. Praksis har vært at leverandøren melder behov for justering/endring knyttet til data-/serverrom til vaktmester som sørger for at tjenesten blir utført. Leverandøren betaler for egen regning drift og vedlikehold av installasjoner (IT-utstyr), jf vedlegg H punkt Har sykehjemmet trådløst nettverk Nei, sykehjemmet har ikke trådløst nettverk I Kravspesifikasjon, punkt 5.1, siste avsnitt henvises det til vedlegg 16. I mappen med vedlegg til kravspesifikasjonen er det ikke inntatt noe vedlegg 16. Skal vedleggshenvisningen i kravspesifikasjonen utgå? Henvisningen viser til en ikke-eksisterende mappe. Man kan derfor se bort fra henvisningen. Oppdragsgiver vil likevel presisere at Stavanger kommune kontinuerlig arbeider med å utvikle kvaliteten på tjenestene som blir levert i kommunen. Det gjennomføres jevnlige beboer- og pårørendeundersøkelser for tjenester levert i sykehjem. Leverandøren forventes å delta i disse undersøkelsene på lik linje med øvrige alders- og sykehjem i kommunen. Kommunen skal utarbeide og forelegge leverandøren resultatene fra undersøkelsene. Resultatene fra beboer- og pårørendeundersøkelsene vil bli offentliggjort, og de ulike kommunale og eksterne tjenesteleverandørene vil bli sammenlignet Ber om nærmere angivelse av eiendommens grenser. Det vises til oversiktsbilde med angitte grenser som er lagt ut under kunngjøringen på Doffin. Her angis grensene for eiendommen som forvaltes av Oppdragsgiver ved Stavanger eiendom Lindrende enhet skal være et kompetansesenter. Hvilken beredskap foreventer kommune at lindrende enhet skal ha? Hvor mye brukes det per i dag? Oppdragsgiver har følgende forventninger: - Legge til rette for hospitering fra virksomheter i Stavanger kommune - Telefonisk faglig veiledning herunder veiledning i tekniske hjelpemidler innen palliasjon. - Undervisning 2 dager i året - Deltagelse i Palliativt veiledningsteam - Deltagelse i nettverk for kreftomsorg og lindrende behandling i Stavanger kommune, to ganger vår og to ganger høst Dagens leverandør har brukt ca 4 5 timer per uke. Legen bruker ca 3 timer i uken Oppdragsgiver er anmodet om å beskrive kostnader på vann/avløp/renovasjon Det er ønskelig med avklaring av ansvarsforhold knyttet til hageanlegg. Kommunale avgifter sammenlignbare institusjoner er kr ,- per år. Utgifter til avfalls container ved sammenlignbare virksomheter er kr ,- per år. Det vises til vedlegg B Kontraktsbestemmelser punkt 26 om brukertjenester, vedlegg H Hovedavtale vedrørende samarbeid og intern leie av eiendom

4 punkt 16, 4 og 5 avsnitt og punkt 13 om brukertjenester I tilbudsinvitasjonens pkt. 1.2 står det at driftsstart er satt til 1. oktober 2011 med en forventet oppstartsdato 3 oktober Når er eksakt dato for overtakelse av driften? Det forventes at driftsoppstart er Ved vesentlige forsinkelser i gjennomføringen av konkurransen vil dette kunne påvirke tidspunkt for driftsoppstart. Vil dato for overtakelse kunne bli påvirket av den pågående konkurransen? Hva vil samhandlingsreformen og ny Helse- og omsorgslov bety for driften ved Boganes sykehjem i kontraktsperioden? Hvordan vil et eventuelt forbehold i tilbudet knyttet til konsekvenser av samhandlingsreformen bli vurdert i konkurransen? Viser til kontraktsbestemmelsene pkt.27 og referat fra befaring Ber om en avklaring på hvor stort lager av medisiner, medisinsk- og annet forbruksmateriell vil være ved overtakelse Finnes det datapunkt på kjøkken/oppholdsrom i den enkelte enhet? Hvor mange studenter forventes det at Boganes sykehjem tar i mot hvert år? Viktige momenter er enda uavklart i forbindelse med samhandlingsreformen. Hvis samhandlingsreformen vil medføre at sykehjemmet får mer ressurskrevende beboere vil det kunne tas høyde for gjennom ABI finansieringen. I den grad kommunen vil prøve ut nye tiltak og tjenester som følge av reformen, er det ikke aktuelt å pålegge Boganes sykehjem å delta uten at partene er blitt enige om det. Det vil være lager av medisiner, medisinsk- og annet forbruksmateriell for to ukers drift ved overtakelse. Det er ikke datapunkter på stue/oppholdsrom eller postkjøkken på noen av avdelingene. Datapunkt er på alle kontor, resepsjonen, gjesterom LEB og møterommet i 2 et. Stavanger kommune har ca 100 studenter per år som skal plasseres på de ulike sykehjemmene. Antall kan variere fra år til år. Antall studenter utplassert på Boganes i perioden er som følger: Antall Sykepleierstudenter Vernepleierstudenter Hva finnes av laboratorieutstyr? Oversikt over laboratorieutstyr: Antall Type O2 konsentrator 4 CRP apperat 1 Quikread 101 Hb app 1 Hemokontroll EKG app Leverandørene ønsket en oversikt over hjelpemidler og utstyr, for eksempel antall personløftere, telefoner og smykkealarmer. Telefoner, hjelpemidler og større utstyr: Antall Type/merke Håndholdte 23 Alert telefoner Smykkealarmer 47 Antenna Dusjkrakker 33 Etac Dusjstoler 15 Dolmite Medisintraller m/lås 8 Personløftere 6 Aktive løftere 12 Passive løftere Oppdragsgiver er anmodet om å utarbeide oversikt over hvor mange årsverk det er innenfor de enkelte yrkeskategoriene på Boganes sykehjem, også støttepersonell som for eksempel lege, fysioterapeut og aktivitør. Det er også bedt om oversikt over aldersammensetning på personell som skal overtas med Nedenfor følger en oversikt over fast besatte årsverk med alderssammensetning og ledige stillinger. Oversikten gir ikke informasjon om det nøyaktige antall årsverk hos dagens leverandør. Det kan være

5 tanke på AFP. Videre er det anmodet om en oversikt over arbeidsoppgavene utført av ufaglært personell. stillingsbrøker ledige for timelønnete på helg osv. Oppdragsgiver kan ikke se at det er riktig å gi ut informasjon om hvordan dagens leverandør organiserer sitt arbeid. Det blir derfor ikke lagt ut informasjon om hvilke arbeidsoppgaver som utføres av ufaglært personell Oversikt over fast besatte årsverk med alderssammensetning og ledige stillinger i raden (nr 31) ovenfor inneholder to feil (fysioterapeut og aktivitør). Korrekte opplysninger følger av korrigert tabell. Alder Yrkesgruppe Årsverk 20 Over 40 år 56 år Sykepleier 12,50 10,80 Sykepleier med 3,55 1,80 videreutdanning Hjelpepl./helsef.arb./omsorg 32,10 16,61 1,61 sarb. Lege 1,80 1,00 Fysioterapeut 0,00 Ergoterapeut 0,00 Aktivitør 0,80 Sekretær/kontorpersonale 0,80 0,80 Vaktmester 0,00 Andre yrkesgrupper 0,00 Assistenter/sykepleier studenter 7,00 3,68 1,04 Alder Yrkesgruppe Årsverk 20 Over 40 år 56 år Sykepleier 12,50 10,80 Sykepleier med 3,55 1,80 videreutdanning Hjelpepl./helsef.arb./omsorg 32,10 16,61 1,61 sarb. Lege 1,80 1,00 Fysioterapeut 1,00 1,00 Ergoterapeut 0,00 Aktivitør 0,00 Sekretær/kontorpersonale 0,80 0,80 Vaktmester 0,00 Andre yrkesgrupper 0,00 Assistenter/sykepleier studenter 7,00 3,68 1, Hvordan har belegget, beleggsprosenten, vært gjennom de siste årene på henholdsvis dagsenter og sykehjemsplassene? Når det gjelder beleggsprosent for sykehjemsplassene er den 97,1 % for Boganes sykehjem og 98,2 % generelt for sykehjemmene i Stavanger for perioden oktober 2009 til september Det er for øvrig ventelister for plass både på dagsenter og i sykehjem. Antall på venteliste per : Dagsenter eldre med en demenssykdom 12 Dagsenter eldre (generelt) 88 Sykehjem langtidsplass (har fått vedtak 82 om at de kvalifiserer til plass) Oppdragsgiver vil legge ut informasjon om belegg på dagsenter så snart som mulig, trolig i uke Finnes det oksygen-konsentratorer og eventuelt hvor mange? Det er 4 oksygenkonsentratorer på Boganes sykehjem som sykehjemmet selv eier, jf svar på spørsmål om laboratorieutstyr (Spørsmål 29) Hvordan er betalingen for ledige plasser på dagsenteret? Ledige plasser på dagsenter gir ingen inntekter. Hvis bruker som går på dagsenteret melder fravær minst en uke på forhånd gir ikke fraværet inntekter. Fravær må være varslet senest samme ukedag uken før hvis det skal gi inntekter til dagsenteret. For eksempel: Et planlagt fravær på onsdag må være varslet i løpet av onsdag uken før hvis bruker skal slippe å betale. Varsles det torsdag uken før, må vanlig

6 sats betales og dagsenteret får inntekt for brukeren. Fravær som er meldt mindre enn en uke på forhånd gir full betaling Det er ønskelig med nærmere informasjon om telefonsystem/-sentral I henhold til kontraktsbestemmelser pkt kan første prisregulering først skje med virkning for Vi stiller spørsmålstegn om det er rimelig at leverandør bærer risiko for lønnsoppgjørene i 2011 og I tillegg vil oppdragsgivers kostnad bli høyere enn nødvendig fra kontraktens oppstart, fordi leverandøren vil ha behov for å legge et påslag på prisen for å kunne avsette til økte lønnskostnader etter lønnsoppgjørene. Vi ber oppdragsgiver vurdere muligheten for å endre kontraktsbestemmelsens pkt i forhold til prisjustering etter lønnsoppgjør Ad sykehjemslegevakt: Det forventes at sykehjemslege deltar i denne ordningen, omfang ca 3 4 vakter a 3 timer pr måned. Er dette å anse som en del av legens ordinære arbeidstid? (utregnet fra normering 0,33 t/beboere pr uke for langtidsplasser, eller 5 timer /beboer pr uke ved lindrende enhet). Hvis ikke - kompenseres det fra oppdragsgiver? Det er anmodet om en oversikt over utstyr som er faste installasjoner og ikke, samt alder på dette utstyret I vedlegg A Kravspesifikasjon pkt 11.2 s 13, står at Følgende tilleggskostnader må påregnes: brukerutstyr, PC, skrivere, kopimaskiner, telefoner, kabling mv kjøpes via kommunenes IT avdeling(iht. innkjøpspris) Betyr dette at alt utstyr som står på Boganes nå eies av kommunen og følger over til ny drifter? Hvor mange pc er, skrivere, kopimaskiner dreier det seg i så fall om? Er alt 5 år gammelt eller er noe skiftet ut? Betyr dette at vi må kjøpe alt av nevnte utstyr via kommunenes IT-avdeling, eller at innkjøp av utstyr/modeller etc. skal godkjennes av IT-avdelingen? Det vises til eget vedlegg som er lagt ut under kunngjøringen på Doffin Informasjon om telefonsentral Oppdragsgiver ønsker ikke å endre kontraktsbestemmelsene på dette punkt. Dette er ikke å anse som en del av legens ordinære arbeidstid. Kostnadene for vakten(e) betales direkte av Stavanger kommune. Det arbeides med å utarbeide en slik oversikt over utstyr og inventar som forventes å kunne ha driftsmessig betydning. Oversikt fra takstmann skal legges ut under kunngjøringen på Doffin IT-utstyr mv. vil følge sykehjemmet og kan benyttes av ny leverandør. Oversikt over IT-utstyr mv vil fremkomme av takstdokument som skal legges ut under kunngjøringen Alt brukerutstyr kjøpes fra IT-avdelingen hvis en velger driftsmodell hvor kommunen drifter utstyret. Den som skal ha driften må dermed påregne innkjøp av nytt brukerutstyr, enten fra IT-avdelingen dersom man velger alternativ 2 i kravspesifikasjonens punkt 11.2 eller fra ekstern leverandør dersom man velger alternativ 1. (Hvis alt IT utstyr skal kjøpes fra deres IT avdeling, kan dere sende prisliste på aktuelt utstyr?) Ad opsjon på kafedrift? Hvordan skal man forstå dette? Stavanger kommune forventer at den driftes, og har opsjon på at vi skal legge tilbud som de kan velge å akseptere, men at leverandør kan velge å betale for dette eller ei? Prisliste legges ut som eget vedlegg under kunngjøringen. Prisliste vil bli oppdatert dersom man inngår ny rammeavtale. IT-avdelingen tar ikke påslag på innpris. Oppdragsgivers forventninger til tilbudet når det gjelder drift av kafé og kiosk er beskrevet i kravspesifikasjonens punkt 2.4. Det kreves at Leverandøren gir tilbud på et kafé- og kiosktilbud i sykehjemmet. Dette tilbudet skal være en opsjon som Oppdragsgiver ensidig kan velge å ta i bruk i kontraktsperioden med tre måneders varsel, men leverandøren har rett til å drive kafé i lokalene dersom opsjon ikke benyttes. Oppdragsgiver kan kreve at kaféen og kiosken driftes dersom opsjon benyttes mot det vederlag som er angitt i tilbudet. Dersom Oppdragsgiver velger å ikke benytte denne opsjonen har Leverandøren rett til å drive kaféen og kiosken, men Oppdragsgiver er da ikke pliktig å yte vederlag for driften.

7 Kravspesifikasjonens pkt.2.21 vedrørende kompetansesenteret i palliasjon - er det noen historikk på bruk av tid - normert tid? Kravspesifikasjonens pkt. 2.3 vedrørende Dagsenteret - hvem betaler for transporten? (det står at kommunen besørger... - betyr det at de betaler for ledsager også?) Kravspesifikasjonens pkt Lab.tjenester - eksisterer det noen avtale med lokal sykehus vedrørende lab.tjenester? Viser til svar på spørsmål 21,datert Helse- og sosialkontoret betaler transporten for brukerne til og fra dagsenteret inklusiv ledsager hvis helse- og sosialkontoret vurderer at det er behov for det. Stavanger kommune har ikke avtale om laboratorietjenester som omfatter Boganes sykehjem Strømutgifter - hva ligger kostnadene på pr.år? Det vises til spørsmål 9 ovenfor, datert , vedrørende dette spørsmålet. Når det gjelder utgifter til strøm og oppvarming vises det til følgende utdrag fra regnskapet: Art Fyringsolje, gass, fjernvarme Elektrisitet Vi ønsker en avklaring i ABI-skjema. Antall brukerdøgn Dagsenter: skal prisen pr dag pr bruker beregnes på grunnlag av 365 dager eller bare de dager som dagsenteret er åpent? Prisen beregnes ut fra mulige åpningsdager. I 2010 var dette 251 dager. Det varierer noe fra år til år i forhold til bevegelige helligdager Når det skal skiftes utstyr, hvem skal betale? Det er i utgangspunktet Leverandør/leietaker som skal anskaffe og dekke kostnadene med eventuelt nytt utstyr som skal anskaffes i kontraktsperioden. Oppdragsgiver/utleier skal dekke kostnader ved skifte av utstyr som er omfattet av vedlegg H punkt 16. Se kontraktsbestemmelsene (særlig punkt 26), vedlegg I (særlig punkt 6, 7 og 8) og vedlegg H for regulering av dette. Leverandøren har anledning til å søke om dekning av utgifter til inventar og utstyr på lik linje med kommunale sykehjem. Bystyret har de senere år avsatt midler til ekstraordinære utgifter til inventar og utstyr i sykehjem som tildeles etter søknad, en gang per år I legemiddelhåndbok for Stavanger kommune omtales multidose. Brukes Multidose på sykehjemmet i dag? Forventes det at leverandør bruker Multidose eller er dette opp til Leverandør Stavanger kommune har egne kurs i legemiddelhåndtering; kan private leverandører delta på disse? Disponering av kontantytelsen: Hvor mange brukere disponerer daglig leder ved Boganes kontantytelsen for i dag? Hvordan har belegget, beleggsprosenten, vært gjennom de siste årene på henholdsvis dagsenter og sykehjemsplassene? Snørydding: Slik vi leser konkurransegrunnlaget er det leverandør som skal sørge for snørygging, strøing og soping ved eiendommen(parkeringsplasser, atkomst og nødutganger) Stemmer dette? Kan dere opplyse hvor Boganes sykehjem bruker ikke multidose per dags dato, men alle langtidsbeboerne (med få unntak) vil settes over på multidose i løpet av de neste ukene. Det er ikke forventning om at Boganes sykehjem skal bruke multidose. Det er fritt opp til Leverandøren, og Leverandøren må bære hele kostnaden. Ja, private leverandører kan delta på kurs i legemiddelhåndtering på samme vilkår som kommunalt ansatte. Inntil nå har det ikke vært betaling per deltaker på disse kursene, men det kan bli endret. Per dags dato gjelder det for 32 beboere. Det vises til svar på spørsmål 33, datert , vedrørende beleggsprosent for sykehjemsplassene. Gjennomsnittlig beleggsprosent for samtlige dagsenter for eldre i Stavanger var 93,42 % i 2010, 92,7 i 2009 og 94,9 % i Det er korrekt at leverandøren skal sørge for snørydding, strøing og soping ved eiendommen. Et typisk sykehjem drevet av Stavanger kommune

8 mye snørydding/ strøing/soping koster pr år? inngår kontrakt med det kommunale foretaket Naturog idrettsservice om snørydding og strøing etter behov og hovedrydding * 2 pr år. Hovedryddingen omfatter soping og løvblåsing. Virksomhetene har også mulighet til å bestille soping og lignende etter behov. Leverandør sender spesifiserte regninger. Veiledende priser: Feiebil mellomstor - 12 T dag 830 Feiebil mellomstor - 12 T skift 887 Feiebil City 1200 dag 695 Feiebil City ,5 T skift 752 Feiebil små - 4,5 T (Feiing) dag 650 Feiebil små - 4,5 T (Vask) skift 707 Vinterdrift: Pris pr time Strøing: Kr 1 150,- Pris pr time brøyting: Kr 1 200,- Vintrene i Stavanger er vanligvis milde med relativt lite snø og is, men dette kan selvfølgelig variere. Se eget vedlegg med værdata og veiledende opplysninger om kostnader til brøyting og strøing for 2009 og Det er beskrevet at prest fra Hinna Menighet holder gudstjeneste en gang pr uke, samt er åpen for samtaler med beboere som ønsker det. Videre at institusjonsprest fra Tasta kommer en gang pr uke til Lindrende enhet og deltar i tverrfaglige samlinger og har refleksjonsgrupper for de ansatte. Er dette kostnadsfritt for leverandøren? (Hvis ikke hva koster disse tjenestene?) Det er beskrevet at personalet ved Lindrende enhet bruker 4 5 timer og at legen bruker i snitt 3 timer pr uke på kompetansesenter tjenester ut mot andre sykehjem og samarbeidspartnere. Kompenseres dette fra oppdragsgiver eller skal det legges inn i enhetsprisen for Lindrende enhet? Kravspesifikasjonens pkt. 3.0 vedrørende Generelle krav - leverandøren må ta høyde for at det kan oppstå ekstraordinære situasjoner... - hva ligger i dette og hvem bærer kostnadene? Kravspesifikasjonens pkt. 5.1 vedrørende oppdragsgivers kvalitetssystem - siste avsnitt; leverandøren skal gjennomføre bruker - og pårørendeundersøkelser --> avholder Stavanger kommune dette for kommunale og konkurranseutsatte sykehjem eller er dette helt opp til leverandør? Tjenestene fra Hinna menighet og diakonisenteret ved Tasta sykehjem er kostnadsfrie for leverandør. Tasta sykehjem har ingen formell avtale, men et faglig samarbeid med Lindrende enhet Boganes sykehjem. Dette innbærer blant annet at diakonisenteret tilbyr prestetjeneste. Til nå har det ikke vært økonomi knyttet til dette samarbeidet fordi det har blitt sett på som en del av de tjenestene som ytes i forbindelse med at kommunen har gitt økonomisk tilskudd til etablerting diakonisenteret. Tilskuddsperioden ble avviklet Foreløpig er det ingen planer om å avslutte samarbeidet, men dette kan endre seg. Ekstraordinære situasjoner kan for eksempel være utbrudd av en pandemi, beredskap ifm brann på et annet sykehjem eller beredskap ved naturkatastrofer ol. I ekstraordinære situasjoner må leverandøren ta imot instruks fra Oppdragsgiver. Merkostnader som ikke er dekket av finansieringsmodellen dekkes av Oppdragsgiver etter avtale i det enkelte tilfellet. Stavanger kommune gjennomfører jevnlige felles beboer- og pårørendeundersøkelser for tjenester levert i alle sykehjem. Leverandøren forventes å delta i disse undersøkelsene på lik linje med øvrige sykehjem. Dette innbærer at sykehjemmet praktisk må legge til rette for gjennomføringen av undersøkelsen. Leverandøren står i tillegg fritt til å gjennomføre egne undersøkelser Det er beskrevet at personalet ved Lindrende enhet bruker 4 5 timer og at legen bruker i snitt 3 timer pr uke på kompetansesenterets tjenester ut mot andre sykehjem og samarbeidspartnere. Kompenseres dette fra oppdragsgiver eller skal det legges inn i enhetsprisen for Lindrende enhet? I dialog med en referanse har vi mottatt tilbakemelding om at det blir for høyt detaljeringsnivå på referansen. Tjenester knyttet til kompetansesenteret skal legges inn i enhetsprisen for Lindrende enhet. Som del av kvalifiseringen har vi bedt tilbyder vedlegge en referanseliste over de viktigste leveransene eller

9 Referansen ønsker av ulike årsaker å være mer generelle. Det anmodes om at Oppdragsgiver revurderer vedlegg G, samt om denne vektleggingen av referanser kan virke konkurransevridende? Hvis man ikke har relevant referanse, i det helle tatt eller på dette detaljeringsnivået, og referansen telle 30 % av kvalitetsevalueringen, vil de som har referanser som er villige til å bruke mye tid på dette, ha et fortrinn. utførte tjenester de siste fem år, og denne listen skal inneholde opplysninger om: - Verdi på leveransene - Tidspunkt (kontraktsperiode) - Navn på kundene og en kort beskrivelse av disse - E-postadresse, telefonnummer og navn på kontaktpersoner hos kundene - både på teknisk/helseog omsorgsfaglig nivå og på administrativt nivå. Se konkurransegrunnlagets punkt 3.7. Dette er informasjon tilbyder skal vedlegge tilbudet. Videre fremgår det av konkurransegrunnlagets punkt tildelingskriterium nr. 1 Kvalitet, at leverandørens beskrivelse i tilbudet og referanser vil bli lagt til grunn ved evaluering av kvalitet. Oppgitte referanser, jf. Punkt 3.7, vil bli kontaktet. Det kan bli besøk på de aktuelle sykehjemmene tilbyder oppgir som referanseoppdrag for å evaluere kvaliteten på de tilbudte ytelsene. Det eneste referansene må forberede seg på er at de kan bli kontaktet av Stavanger kommune. Vedlegg G er IKKE ment som en liste over hva referansene skriftlig skal uttale seg om. Vedlegg G er underkriteriene under tildelingskriterium nr. 1 Kvalitet og det er tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet på en god måte viser at disse punktene er ivaretatt. Oppdragsgiver kan ikke se at de oppstilte krav eller kriterier har konkurransevridende virkning Hva er det som konkret inngår i driftsutgifter som omfatter hele virksomheten? (og dermed skal inn i pkt 16 i ABI modellen) (eks leie av tøy, renhold, snømåking, vann og renovasjon, IT-kostnader, del av leverandørs overheadkostnad). Vanskelig å sammenlikne pristilbud om dette defineres helt ulikt av forskjellige leverandører? Vedlegg C veileder til prisskjema linje 16: Driftsutgifter som omfatter hele virksomheten er en betegnelse på utgifter til drift av sykehjemmet som ikke blir fordelt på den enkelte bruker, og dermed ikke inngår i linje 1 13 i vedlegg C. Det er inntatt i vedlegg C en liste over driftsutgifter som bør inngå i ABI-prisen, jf. vedlegg C punkt 2.1. Eksempler på utgifter som ikke inngår i ABI-prisen er ressurser til økonomi og regnskapstjenester, personalkonsulenter, IT konsulenter, jurister, forhandling. Dette vil være kostnader for å dekke de man tradisjonelt betegner som stabs- og støttefunksjoner som skal inngå i linje Vedrørende IT alternativ 1 (jfr vedlegg A kravspesifikasjon s 13 pkt 11.2) Estimert kostnad for leverandøren er kr 2000 pr ITbruker pr år hvordan defineres IT-bruker i denne sammenheng? Eks alle ansatte som får et passord, eller alle PC er tilknyttet systemet, eller alle med innloggingstilgang individuelt eller felles? Årsverk. Kan vi få en total liste, inkl ubesatte årsverk, for alle stillingskategorier? Vi ser det utlyses ledige stillinger, vi ønsker informasjon om alle årsverkene.? Avgiften beregnes i forhold til antall PC-er som har tilgang til løsning. Tilbyder må selv velge hvordan de skal drifte Boganes sykehjem innenfor de rammene som er satt i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver er av den formening at disse opplysningene kan være av forretningssensitiv karakter for nåværende leverandør og mener i tillegg at disse opplysningene ikke er nødvendige for å utforme tilbud i konkurransen. Det vises i denne sammenheng til at ubesatte stillinger/årsverk medfører ikke forpliktelser for tilbyderne Er leger fast ansatt eller innleid? Legene er fast ansatt ved sykehjemmet Kostnad til sondeernæring, kan vi få en oversikt over Stavanger kommune har ikke oversikt over kostnader

10 kostnader siste år. Hvor ofte overskrides grensen for refusjon på kr 400 pr dag? til sondeernæring siste år eller grensen for refusjon overstiges. Stavanger kommune kan gi noen erfaringstall for forekomsten av sondeernæring, selv om, men det må understrekes at hvor mange brukere og hvilke sykehjem som har brukere med sondeernæring vil variere. I perioden september - desember 2010 var det registrert totalt 1084 døgn med sondeernæring i sykehjem i Stavanger, dvs et snitt på 271 døgn per måned i den perioden som igjen gir et snitt på 9 brukere. Stavanger kommune hadde i plasser i sykehjem Systemkostnader natt. Hvor stor en andel nattevakt beregnes her? Er det 1 nattevakt / sykepleier pr natt? eller er det alternativt 56/60 deler av en nattevakt.? Hvordan er prosedyre og / eller praksis for endring av pleiekategori for hver beboer? Viser til vedlegg D ABI-modell for sykehjem punkt 3: Det finansieres en våken nattevakt for de første 60 plassene, deretter en våken nattevakt per 30 plasser. Første nattevakt er sykepleier, deretter hjelpepleier, deretter sykepleier, osv. Med en våken nattevakt menes her menes en hel nattevakt (60/60), og for de første 60 plassene vil det være en sykepleier. Viser til vedlegg D ABI-modell for sykehjem punkt 2.5: Ved vesentlige endringer i brukerens behov, eller åpenbare feil i bestillingen kan sykehjemmet sende en endringsmelding til helse- og sosialkontoret, se vedlegg. Endringsmeldingen skal gi bestillerkontoret tilstrekkelig grunnlag for ny vurdering av brukers tjenestetilbud. Endringene skal være dokumentert i tiltaksplanen i pasientjournalen. HSK betaler ny pris fra det tidspunkt endringen inntraff hos bruker. I vedlegget til punkt 2.5 står det videre: Utfører skal registrere endringsmelding ved: Brukers behov for nye tiltak Opphør av brukers behov for tiltak/tjenester Åpenbare feil i bestilling Vesentlige endringer i tidsbruk Mindre vesentlige avvik mellom bestilte timer og utførers vurdering av brukers behov for timer, utløser normalt ikke endringsmeldinger. Retningslinjene for endringsmeldinger kan bli endret i avtaleperioden. Samme retningslinjer vil gjelde for Boganes sykehjem som for kommunale sykehjem. Når endringsmeldingen medfører at behovet for 1:1 går utover gjeldende pleiekategori/prisgruppe endres prisgruppen automatisk I forbindelse med evalueringen av tilbudene ser det ut som det er 5 hovedområder med underpunkter. Hvordan vil kommunen vekte eller prioritere disse områdene? Hvordan vil vektingen eller prioriteringen være i forhold til de ulike elementene i prisskjema vedlegg F? Hvordan vektes eller prioriteres dagsenteret i evaluering av tilbudet? Vedlegg G evaluering av kvalitet består av to hovedpunkter; 1) Tilbudets beskrivelse av organiseringen av oppdraget 2) referanser. Hovedpunkt 1 skal vektes maksimalt 70 poeng og hovedpunkt 2 maksimalt 30 poeng. Under disse to hovedpunktene er det listet opp diverse underpunkter. Det tilligger Oppdragsgivers skjønn å avgjøre hvilken beregningsmåte som skal benyttes ved poengsetting av kriterieoppfyllelsen, så fremt relevante forskjeller mellom tilbudene gjenspeiles i de poengene som gis og at beregningsmåten er forutberegnlig. Oppdragsgiver ser derfor ikke grunn til å gå nærmere inn på hvordan de ulike underpunktene skal vektes i forhold til hverandre. Videre fremkommer det av konkurransegrunnlaget at kvalitet skal vektes 70 % og pris skal vektes 30 %, men Oppdragsgiver har forbeholdt seg retten til å justere vektingen +/- 10 prosentpoeng. Hvordan dagsenteret vi vektlegges i forhold til pris fremgår av prisskjemaet. Dagsenteret vil også inngå i kvalitetsvurderingen Viser til pkt. 40 i oversikten fra Doffin lagt ut Dette vil fremgå av takst som legges ut

11 Ber om at oversikten som skal komme differensierer på stasjonære og bærbare PCer og også sier noe om projector er tilgjengelig,- fastmontert eller transportabel Om kommunen benytter opsjonen og ber leverandøren drifte kafeen, lurer vi på følgende: 1. Det står ikke under rubrikk 24.3 Fakturering og betaling (Vedlegg B) når linje 15 Kafé og kioskdrift skal betales. Eller skal man tolke det slik at det gjelde det samme som for dagsenter? Det står; Egenbetaling for dagsenter opphold overføres leverandørs bankkonto etterskuddsvis den 10 hver måned. Oppdragsgiver har ikke konkrete krav eller forventninger til eventuell fakturering eller prisregulering på dette tidspunkt. Punkt 1 og 2 avventer til forhandlingene. 2. Under rubrikk 24.4 Prisregulering (Vedlegg B) står ingenting om hvordan linje 15 kafedrift prisjusteres. Spørsmålet er derfor om denne del av prisen ikke skal prisjusteres eller om den skal prisjusteres årlig på samme måte som øvrige områder i dette punktet i kontrakten? Felleskostnader Stavanger kommune? Hvor store er de samlede kostnader pr år? Vi tenker her på vaktmestertjeneste og brukertjenester som leveres fra kommunen som snørydding, strøing, soping, rydding og renhold av utearealer etc. Evt andre tjenester som leveres fra kommunen Viser til pkt. nr 31 i informasjon fra oppdragsgiver i Doffin 4 og 8 februar. Er tabellen slik å forstå at det ikke er noen ansatte på Boganes i dag i aldersgruppen år? Er det slik at differansen mellom årsverk og det som står i rubrikkene alder er ledige stillinger? I henhold til kontraktsbestemmelsene pkt. 9.2 er leverandør forpliktet til å overta personellet ved Boganes med unntak av ledende personell, dvs daglig leder og stedfortreder. Hvilken stilling i vedlegg O liste over ansatte ved Boganes sykehjem er definert som stedfortreder? Vi kan ikke se å ha mottatt svar på vårt spørsmål sendt oppdragsgiver : Viser til vedlegg O og referat fra befaring Ber om at oversikt over ansatte blir tilført hvor stor stillingsprosent den enkelte ansatte har Vi viser til konkurransegrunnlaget pkt og vedlegg G og spørsmål og informasjon pr , spørsmål nr. 57 hvor følgende står: Det eneste referansene må forberede seg på er at de kan bli kontaktet av Stavanger kommune. Vedlegg G er IKKE ment som en liste over hva referansene skriftlig skal uttale seg om. Vedlegg G er underkriteriene under tildelingskriterium nr. 1 Kvalitet og det er tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet på en god måte viser at disse punktene er ivaretatt. Vi viser til svar på spørsmål 52. Tabellen er slik å forstå at den gir oversikt over fast besatte årsverk med alderssammensetning spesifisert på år og over 56 år. Differensen mellom oppgitt antall årsverk og summen av de to øvrige aldersgrupperingene utgjør antallet årsverk i gruppen år. Ledige stillinger er ikke oppgitt. Kvalitetssjef (se vedlegg O Team: Fagteam) er stedfortreder for daglig leder. På nåværende tidspunkt anses dette som forretningshemmelighet for dagens leverandør. Ved evalueringen av tildelingskriterium nr 1 Kvalitet vil referansene vil bli tillagt verdi i henhold til det som er angitt i vedlegg G, dvs. maksimalt 30 prosentpoeng. Referansene blir brukt til å korrigere tilbudets beskrivelse av organisering av oppdraget som vektes maksimalt 70 prosentpoeng. Resultatet av referanseinnhentingen vil kunne bli tatt opp i forbindelse med forhandlingene. Betyr svarene over at referansene ikke tillegges verdi dersom tilbyder i tilbudet har sørget for at tilbudet på en god måte viser at disse punktene er ivaretatt? Hva blir lagt til grunn i evaluering av tilbudet dersom det er avvik mellom hva som er beskrevet i tilbudet og det referansene oppgir? Vil tilbyder bli informert om resultatet av referanseinnhentingen og gitt mulighet til å kommentere denne? Medisinkostnader, lindrende enhet. Kan vi få en oversikt over erfaringsbaserte tall over kostnader pr pasient pr dag / f ex kostnader Stavanger kommune har ikke oversikt over medisinkostnadene for lindrende enhet. Kostnader som gjelder hele sykehjemmet for medisiner pr

12 Hvor ofte overskrides grensen for refusjon på 400,- pr dag? beboer pr år i 2010 var kr i 2009 kr i 2008 kr i 2007 kr Refusjon for kr 400,- per dag for medisinkostnader trer kun inn for langtidsplassene på Boganes (56 plasser) som har ABI - finansiering. I 2010 var det ingen brukere på langtidsplass i sykehjem i Stavanger som overskred denne grensen. I 2010 hadde Stavanger 642 langtidsplasser med ABI finansiering og en utskifting av plassene på 47 % i løpet av året. Det var kun to brukere på korttidsopphold som overskred grensen for refusjon av medisinutgifter Det er en logisk brist i prisskjema. Pkt 16 som gjelder Driftsutgifter som omfatter hele virksomheten skal spesifiseres, men de regnes ikke med i årskostnaden for Boganes. Heller ikke inkluderes de andre steder. Celle D30 skal vise den totale kostnaden for virksomheten, men celle G21 er ikke inkludert her. Prisskjemaets Celle D30 skal også inneholde kostnadene i linje 16, dvs. celle G21. Oppdragsgiver vil legge ut et korrigert prisskjema/regneark Vedlegg se tabellens punkt 3 Oppvekst og levekår Direktør Per Haarr Oppvekst- og levekårservice Fagsjef Sten Larsen Stab Helsesjef Egil Bjørlow Legetjenesten Akuttjenesten Skolesjef Eli Gundersen Barnehagesjef Rannveig Eriksen Levekårsjef Marit Bore Fagsjef Barn og unge Mona Kopperstad 42 skoler Kulturskolen Lenden skole og ressurssenter Lundsvågen PPT Johannes læringssenter 58 barnehager Ressursenteret for styrket barnehagetilbud 10 sykehjem 8 hjemmebaserte tj. 4 helse- og sosialktr. Flyktningeseksj. Rehabiliteringsseksj. Arbeidstreningsseksj. Dagsenter og avlastn. Fysio-ergoterapi Tekniske hjemmetj. Ungdom og Fritid Helsevern Barnevern