Spørsmål og informasjon Konkurranse om drift av Boganes sykehjem

Transkript

1 Spørsmål og informasjon Konkurranse om drift av Boganes sykehjem Dette dokumentet inngår som en del av konkurransegrunnlaget, jf konkurransegrunnlagets punkt 1.8. Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget kan senest framsettes til Oppdragsgivers kontaktperson innen kl 12:00. Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer legges ut som tillegginformasjon/tilleggsdokument under kunngjøringen på Doffin/TED slik at opplysningene tilgjengeliggjøres samtidig for alle interessenter i konkurransen. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt ovenfor kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, fastsettes det en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. I tabellen nedenfor vil Oppdragsgiver besvare spørsmål til konkurransegrunnlaget, samt legge ut eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer. Eventuelle spørsmål vil bli omarbeidet/anonymisert. Nr Dato Spørsmål/problemstilling Svar/tilleggsinformasjon Oppdragsgiver har mottatt spørsmål vedrørende vedlegg 17 til kravspesifikasjonen og vedlegg L til tilbudsinvitasjonen: Vedlegg 17 til kravspesifikasjonen skal legges til grunn. Vedlegg L er ikke lenger en del av konkurransegrunnlaget. Vedlegg 17 renhold. Vedlegg 17.5, Håndtering av tekstiler og 17.6 Håndtering av tekstiler i avdelingen, ser ut til å være en oppdatert utgave av de første sidene til vedlegg L til Konkurransegrunnlaget. Hva skal her være korrekte dokumenter? I teksten i tilbudsinvitasjonen punkt 5.1.2, side 11, I teksten står det Se vedlegg E veileder til prisskjema og videre vedlegg E inneholder nærmere veiledning med hensyn til hvordan skjemaet skal forstås og utfylles. Ja, korrekt henvisning er til Vedlegg C Veileder til prisskjema. Det skal vel her stå vedlegg C? I kravspesifikasjon, punkt 2.0, 2 andre avsnitt henvises det til vedlegg 2 (i vedlegg til vedlegg A), Organisering av bestiller utfører modellen i Stavanger kommune. I første avsnitt i vedlegg 2 henvises det til vedlegg 1, Organisasjonskart. Hvor er dette vedlegget? På side 2 i vedlegg 2 henvises det til et annet vedlegg 2, Antall plasser med heldøgnsomsorg. Kan ikke se at dette er vedlagt her, men er dette samme oversikt som betegnes som vedlegg K- Oversikt over heldøgnsplasser og dagsenter 2010 i tilbudsinvitasjonen? I Kravspesifikasjon, punkt 7.12, første avsnitt, henvises det til vedlegg 12. Er det ikke vedlegg 17 som er mest relevant i forhold til renhold? I Kontraktsbestemmelser, punkt 11.2 henvises det til vedlegg 1 i kravspesifikasjonen, skal ikke henvisningen her være til vedlegg A i kravspesifikasjonen? Det er ikke samsvar mellom konkurransegrunnlagets punkt 7 Vedlegg, og de dokumenter som er lagt ut på Doffin. Ut ifra hva jeg kan se, så står ikke nedenstående i pkt 7: - VEDLEGG_N RETNINGSLINJER_FOR_MOTTA Organisasjonskart er inntatt nedenfor denne tabellen. Ja. Korrekt referanse er her Vedlegg K oversikt over heldøgnsplasser og dagsenter Jo. Her er det en feil i referansen. Korrekt henvisning er vedlegg 17. Jo, korrekt henvisning er til Vedlegg A Kravspesifikasjon. Alle relevante vedlegg er lagt ut på Doffin eller er sendt direkte til dem som har meldt seg på befaringen. Da tabellen i konkurransegrunnlagets punkt 7 inneholder enkelte feil, bes det om at vedleggsoversikten under kunngjøringen (på Doffin)

2 K_AV_GAVER legges til grunn. Videre så mangler følgende i pkt 7: - Vedlegg L Internleieavtale sykehjemsbygg Dette gjør at det blir litt tull i dokumentrekkefølgen og i navngivingen av vedleggene fra Vedlegg K og utover Stavanger kommune har vedtatt at det ikke skal bygges produksjonskjøkken på sykehjem. Stavanger kommune har ekstern matproduksjon som har kapasitet til å være leverandør til Boganes Sykehjem Oppdragsgiver er anmodet om å legge ut opplysninger om tall på antall innskrivninger, utskrivninger og gjennomsnittelig liggetid for lindrende enhet. Kontaktpunkt for eventuelle henvendelser vedrørende matproduksjon fra kommunens kjøkken kan rettes til Karl Svela, karl.svela@stavanger.kommune.no eller telefon År Gj. antall liggedøgn Ant opphold Oppdragsgiver er anmodet om å beskrive hvem som skal betale for strøm og hvor mye strøm det forbrukes per år. Strømkostnadene betales av Oppdragsgiver, jf vedlegg B - Kontraktsbestemmelser punkt 3, 5 avsnitt, siste setning Dekkes vaktmestertjenesten av kommunen? Oppdragsgiver skal dekke vaktmestertjenester som har tilknytning til bygget. Dette følger av at bygget tilhører kommunen, og at det er kommunen som har ansvar for å vedlikeholde bygget. Brukertjenester, jf. vedlegg B - Kontraktsbestemmelser punkt 26, dekkes ikke av Oppdragsgiver Hva innebærer skjermet enhet? Er dette en enhet med vedtak på brukerne? Hva betyr det at det skal være 0,14-0,29 årsverk (dag/kveld), jf. kravspesifikasjonens punkt 4.10? Skjermet enhet skal være et tilbud for personer med en demenssykdom som har behov for miljøterapeutisk tilrettelegging og tiltak, for å kunne opprettholde en rimelig grad av egenomsorg. Personalstyrken skal tilpasses oppdraget. Brukerne i skjermet enhet vil ha en demensdiagnose og et vedtak iht kriterier for langtidsplass i sykehjem i skjermet enhet. Se vedlegg 3 Kriterier del B i Vedlegg til kravspesifikasjonen. Det er et krav til tilbudet at sykepleierdekningen for langtidsplassene skal være tilsvarende som for kommunale sykehjem som er 0,14 0,29 årsverk per plass på dag- og kveldsvakter. Dette er normtall for sykepleierbemanningen på de andre sykehjemmene i Stavanger kommune for dag- og kveldsvakter. Ikke for nattevakt. Sykepleierdekningen og kompetansen på lindrende enhet skal tilpasses oppdraget Har Boganes sykehjem eget vaskeri? Boganes sykehjem har ikke eget vaskeri, og det er heller ikke tilrettelagt for dette Det ble spurt om hvilke prestetjeneste Boganes sykehjem har per i dag, og mulighetene for samarbeid med den lokale kirke/menighet. Boganes sykehjem har samarbeid med Hinna menighet, som er sykehjemmets lokale menighet. Hinna menighet har ukentlige gudstjenester på sykehjemmet. Dessuten har beboerne tilbud om samtale med prest fra Hinna menighet ved behov. Lindrende enhet ved Boganes sykehjem har dessuten etablert samarbeid med Tasta sykehjems diakonisenter om prestetjeneste. Institusjonsprest deltar i ukentlige tverrfaglige møter og refleksjon i personalgruppa. Presten er også tilgjengelig for samtale med pasienter Er det ombyggingsmuligheter for bygningsmassen? Eventuell ombygging kan bare skje etter konkret avtale

3 med Oppdragsgiver. Kostnadene forutsettes dekket av Leverandør Oppdragsiver har i konkurransegrunnlaget beskrevet at omsorgsboligene skal disponere rom i sykehjemmet - dette ønskes beskrevet nærmere. Omsorgsboligene skal ikke disponere kontor, møterom og garderobe i sykehjemmet. Setningen som har kontor, møterom og garderobe i sykehjemmet, i 3. avsnitt i kapittel 2.0 i VEDLEGG A Kravspesifikasjon samt i Tilbudsinvitasjonen punkt 1.2, skal strykes. Men beboere, besøkende og ansatte i omsorgsboligene skal kunne benytte sykehjemmets kafé og kiosk Data-/serverrom (D102) har leverandør tilgang til dette rommet? Drift av datarommet - hvem gjør hva, hvem betaler? Adgangen er begrenset til de personene i virksomheten som har nøkkelkort og/eller 1-er nøkkel. Praksis har vært at leverandøren melder behov for justering/endring knyttet til data-/serverrom til vaktmester som sørger for at tjenesten blir utført. Leverandøren betaler for egen regning drift og vedlikehold av installasjoner (IT-utstyr), jf vedlegg H punkt Har sykehjemmet trådløst nettverk Nei, sykehjemmet har ikke trådløst nettverk I Kravspesifikasjon, punkt 5.1, siste avsnitt henvises det til vedlegg 16. I mappen med vedlegg til kravspesifikasjonen er det ikke inntatt noe vedlegg 16. Skal vedleggshenvisningen i kravspesifikasjonen utgå? Henvisningen viser til en ikke-eksisterende mappe. Man kan derfor se bort fra henvisningen. Oppdragsgiver vil likevel presisere at Stavanger kommune kontinuerlig arbeider med å utvikle kvaliteten på tjenestene som blir levert i kommunen. Det gjennomføres jevnlige beboer- og pårørendeundersøkelser for tjenester levert i sykehjem. Leverandøren forventes å delta i disse undersøkelsene på lik linje med øvrige alders- og sykehjem i kommunen. Kommunen skal utarbeide og forelegge leverandøren resultatene fra undersøkelsene. Resultatene fra beboer- og pårørendeundersøkelsene vil bli offentliggjort, og de ulike kommunale og eksterne tjenesteleverandørene vil bli sammenlignet Ber om nærmere angivelse av eiendommens grenser. Det vises til oversiktsbilde med angitte grenser som er lagt ut under kunngjøringen på Doffin. Her angis grensene for eiendommen som forvaltes av Oppdragsgiver ved Stavanger eiendom Lindrende enhet skal være et kompetansesenter. Hvilken beredskap foreventer kommune at lindrende enhet skal ha? Hvor mye brukes det per i dag? Oppdragsgiver har følgende forventninger: - Legge til rette for hospitering fra virksomheter i Stavanger kommune - Telefonisk faglig veiledning herunder veiledning i tekniske hjelpemidler innen palliasjon. - Undervisning 2 dager i året - Deltagelse i Palliativt veiledningsteam - Deltagelse i nettverk for kreftomsorg og lindrende behandling i Stavanger kommune, to ganger vår og to ganger høst Dagens leverandør har brukt ca 4 5 timer per uke. Legen bruker ca 3 timer i uken Oppdragsgiver er anmodet om å beskrive kostnader på vann/avløp/renovasjon Det er ønskelig med avklaring av ansvarsforhold knyttet til hageanlegg. Kommunale avgifter sammenlignbare institusjoner er kr ,- per år. Utgifter til avfalls container ved sammenlignbare virksomheter er kr ,- per år. Det vises til vedlegg B Kontraktsbestemmelser punkt 26 om brukertjenester, vedlegg H Hovedavtale vedrørende samarbeid og intern leie av eiendom

4 punkt 16, 4 og 5 avsnitt og punkt 13 om brukertjenester I tilbudsinvitasjonens pkt. 1.2 står det at driftsstart er satt til 1. oktober 2011 med en forventet oppstartsdato 3 oktober Når er eksakt dato for overtakelse av driften? Det forventes at driftsoppstart er Ved vesentlige forsinkelser i gjennomføringen av konkurransen vil dette kunne påvirke tidspunkt for driftsoppstart. Vil dato for overtakelse kunne bli påvirket av den pågående konkurransen? Hva vil samhandlingsreformen og ny Helse- og omsorgslov bety for driften ved Boganes sykehjem i kontraktsperioden? Hvordan vil et eventuelt forbehold i tilbudet knyttet til konsekvenser av samhandlingsreformen bli vurdert i konkurransen? Viser til kontraktsbestemmelsene pkt.27 og referat fra befaring Ber om en avklaring på hvor stort lager av medisiner, medisinsk- og annet forbruksmateriell vil være ved overtakelse Finnes det datapunkt på kjøkken/oppholdsrom i den enkelte enhet? Hvor mange studenter forventes det at Boganes sykehjem tar i mot hvert år? Viktige momenter er enda uavklart i forbindelse med samhandlingsreformen. Hvis samhandlingsreformen vil medføre at sykehjemmet får mer ressurskrevende beboere vil det kunne tas høyde for gjennom ABI finansieringen. I den grad kommunen vil prøve ut nye tiltak og tjenester som følge av reformen, er det ikke aktuelt å pålegge Boganes sykehjem å delta uten at partene er blitt enige om det. Det vil være lager av medisiner, medisinsk- og annet forbruksmateriell for to ukers drift ved overtakelse. Det er ikke datapunkter på stue/oppholdsrom eller postkjøkken på noen av avdelingene. Datapunkt er på alle kontor, resepsjonen, gjesterom LEB og møterommet i 2 et. Stavanger kommune har ca 100 studenter per år som skal plasseres på de ulike sykehjemmene. Antall kan variere fra år til år. Antall studenter utplassert på Boganes i perioden er som følger: Antall Sykepleierstudenter Vernepleierstudenter Hva finnes av laboratorieutstyr? Oversikt over laboratorieutstyr: Antall Type O2 konsentrator 4 CRP apperat 1 Quikread 101 Hb app 1 Hemokontroll EKG app Leverandørene ønsket en oversikt over hjelpemidler og utstyr, for eksempel antall personløftere, telefoner og smykkealarmer. Telefoner, hjelpemidler og større utstyr: Antall Type/merke Håndholdte 23 Alert telefoner Smykkealarmer 47 Antenna Dusjkrakker 33 Etac Dusjstoler 15 Dolmite Medisintraller m/lås 8 Personløftere 6 Aktive løftere 12 Passive løftere Oppdragsgiver er anmodet om å utarbeide oversikt over hvor mange årsverk det er innenfor de enkelte yrkeskategoriene på Boganes sykehjem, også støttepersonell som for eksempel lege, fysioterapeut og aktivitør. Det er også bedt om oversikt over aldersammensetning på personell som skal overtas med Nedenfor følger en oversikt over fast besatte årsverk med alderssammensetning og ledige stillinger. Oversikten gir ikke informasjon om det nøyaktige antall årsverk hos dagens leverandør. Det kan være

5 tanke på AFP. Videre er det anmodet om en oversikt over arbeidsoppgavene utført av ufaglært personell. stillingsbrøker ledige for timelønnete på helg osv. Oppdragsgiver kan ikke se at det er riktig å gi ut informasjon om hvordan dagens leverandør organiserer sitt arbeid. Det blir derfor ikke lagt ut informasjon om hvilke arbeidsoppgaver som utføres av ufaglært personell Oversikt over fast besatte årsverk med alderssammensetning og ledige stillinger i raden (nr 31) ovenfor inneholder to feil (fysioterapeut og aktivitør). Korrekte opplysninger følger av korrigert tabell. Alder Yrkesgruppe Årsverk 20 Over 40 år 56 år Sykepleier 12,50 10,80 Sykepleier med 3,55 1,80 videreutdanning Hjelpepl./helsef.arb./omsorg 32,10 16,61 1,61 sarb. Lege 1,80 1,00 Fysioterapeut 0,00 Ergoterapeut 0,00 Aktivitør 0,80 Sekretær/kontorpersonale 0,80 0,80 Vaktmester 0,00 Andre yrkesgrupper 0,00 Assistenter/sykepleier studenter 7,00 3,68 1,04 Alder Yrkesgruppe Årsverk 20 Over 40 år 56 år Sykepleier 12,50 10,80 Sykepleier med 3,55 1,80 videreutdanning Hjelpepl./helsef.arb./omsorg 32,10 16,61 1,61 sarb. Lege 1,80 1,00 Fysioterapeut 1,00 1,00 Ergoterapeut 0,00 Aktivitør 0,00 Sekretær/kontorpersonale 0,80 0,80 Vaktmester 0,00 Andre yrkesgrupper 0,00 Assistenter/sykepleier studenter 7,00 3,68 1, Hvordan har belegget, beleggsprosenten, vært gjennom de siste årene på henholdsvis dagsenter og sykehjemsplassene? Når det gjelder beleggsprosent for sykehjemsplassene er den 97,1 % for Boganes sykehjem og 98,2 % generelt for sykehjemmene i Stavanger for perioden oktober 2009 til september Finnes det oksygen-konsentratorer og eventuelt hvor mange? Det er for øvrig ventelister for plass både på dagsenter og i sykehjem. Antall på venteliste per : Dagsenter eldre med en demenssykdom 12 Dagsenter eldre (generelt) 88 Sykehjem langtidsplass (har fått vedtak om at de 82 kvalifiserer til plass) Oppdragsgiver vil legge ut informasjon om belegg på dagsenter så snart som mulig, trolig i uke 7. Det er 4 oksygenkonsentratorer på Boganes sykehjem som sykehjemmet selv eier, jf svar på spørsmål om laboratorieutstyr (Spørsmål 29) Hvordan er betalingen for ledige plasser på dagsenteret? Ledige plasser på dagsenter gir ingen inntekter. Hvis bruker som går på dagsenteret melder fravær minst en uke på forhånd gir ikke fraværet inntekter. Fravær må være varslet senest samme ukedag uken før hvis det skal gi inntekter til dagsenteret. For eksempel: Et planlagt fravær på onsdag må være varslet i løpet av onsdag uken før hvis bruker skal slippe å betale. Varsles det torsdag uken før, må vanlig sats betales og dagsenteret får inntekt for brukeren. Fravær som er meldt mindre enn en uke på forhånd gir full betaling Det er ønskelig med nærmere informasjon om Det vises til eget vedlegg som er lagt ut under kunngjøringen

6 telefonsystem/-sentral I henhold til kontraktsbestemmelser pkt kan første prisregulering først skje med virkning for Vi stiller spørsmålstegn om det er rimelig at leverandør bærer risiko for lønnsoppgjørene i 2011 og I tillegg vil oppdragsgivers kostnad bli høyere enn nødvendig fra kontraktens oppstart, fordi leverandøren vil ha behov for å legge et påslag på prisen for å kunne avsette til økte lønnskostnader etter lønnsoppgjørene. Vi ber oppdragsgiver vurdere muligheten for å endre kontraktsbestemmelsens pkt i forhold til prisjustering etter lønnsoppgjør. på Doffin Informasjon om telefonsentral Oppdragsgiver ønsker ikke å endre kontraktsbestemmelsene på dette punkt. Vedlegg se tabellens punkt 3 Oppvekst og levekår Direktør Per Haarr Oppvekst- og levekårservice Fagsjef Sten Larsen Stab Helsesjef Egil Bjørlow Legetjenesten Akuttjenesten Skolesjef Eli Gundersen Barnehagesjef Rannveig Eriksen Levekårsjef Marit Bore Fagsjef Barn og unge Mona Kopperstad 42 skoler Kulturskolen Lenden skole og ressurssenter Lundsvågen PPT Johannes læringssenter 58 barnehager Ressursenteret for styrket barnehagetilbud 10 sykehjem 8 hjemmebaserte tj. 4 helse- og sosialktr. Flyktningeseksj. Rehabiliteringsseksj. Arbeidstreningsseksj. Dagsenter og avlastn. Fysio-ergoterapi Tekniske hjemmetj. Ungdom og Fritid Helsevern Barnevern