Nye Bodø Rådhus Godkjenning av vinnerutkast Veien videre

Transkript

1 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv /04 0/849 4 Saksnummer Utvalg Møtedato 4/05 Formannskapet /8 Bystyret / Organisasjonsutvalget Nye Bodø Rådhus Godkjenning av vinnerutkast Veien videre Forslag til vedtak. Vinnerutkastet «Et krysningsfelt mellom by & borger, fortid og fremtid» fra det danske arkitektbyrået Atelier Lorentzen & Langkilde, København, godkjennes. Vinnerutkastet legges til grunn for nytt rådhus.. Skisseprosjektet anbefales fullført. Bystyret tar stilling til byggeprogram, framdrift og økonomi i møte.desember Prosjektet Nye Bodø Rådhus videreføres i et forprosjekt inklusiv ny kostnadskontroll. Bystyret vil ved behandling av forprosjektet i juni 05 ta stilling til byggeprogram, fremdrift og økonomisk ramme. 4. Prosjektet Nye Bodø Rådhus videreføres med foreløpig framdrift som drøftet i saken. Tidligst antatt byggestart er primo 0 med ferdigstillelse Planlegging av Rådhusparken/Solparken må sees i sammenheng med Rådhuskvartalet.. a. Rådmannen gir i oppgave å foreta en hensiktsmessig organisering av prosjektet Nye Bodø Rådhus, herunder - Klargjøring av roller, oppgaver og ansvar. - Sikre tilfredsstillende rapportering. - Sikre koordinering mellom investeringstiltak og driftskostnader. - Sikre relevant informasjon for rådmannens planlegging og finansiering. - Sikre at målsettinger oppnås - Sikre fremdriften i prosjektet b. Rådmannen gis fullmakt til ansettelse/anskaffelse av prosjektleder/prosjektledelse c. De ansatte og deres representanter skal medvirke i arbeidet 7. Prosjektet under pkt. finansieres gjennom investeringsbudsjettet og knyttes til realiseringen av det nye rådhuset. 8. Fremlagt mandat for Nye Bodø Rådhus vedtas Side8

2 Formannskapets behandling i møte den : Forslag Svein Olsen, Rødt, fremmet følgende forslag: På bakgrunn av kommunens høye gjeldsvolum, andre presserende investeringer (skoler, boliger, sykehjem mm) og usikker mulighet for tilstrekkelig egenkapital, utsettes avgjørelse om videreføring av prosjektet til 0. Votering Innstillingen tiltrådt mot stemme avgitt for Rødts forslag (R). Formannskapets innstilling 9. Vinnerutkastet «Et krysningsfelt mellom by & borger, fortid og fremtid» fra det danske arkitektbyrået Atelier Lorentzen & Langkilde, København, godkjennes. Vinnerutkastet legges til grunn for nytt rådhus. 0. Skisseprosjektet anbefales fullført. Bystyret tar stilling til byggeprogram, framdrift og økonomi i møte.desember 04.. Prosjektet Nye Bodø Rådhus videreføres i et forprosjekt inklusiv ny kostnadskontroll. Bystyret vil ved behandling av forprosjektet i juni 05 ta stilling til byggeprogram, fremdrift og økonomisk ramme.. Prosjektet Nye Bodø Rådhus videreføres med foreløpig framdrift som drøftet i saken. Tidligst antatt byggestart er primo 0 med ferdigstillelse Planlegging av Rådhusparken/Solparken må sees i sammenheng med Rådhuskvartalet. 4. a. Rådmannen gir i oppgave å foreta en hensiktsmessig organisering av prosjektet Nye Bodø Rådhus, herunder - Klargjøring av roller, oppgaver og ansvar. - Sikre tilfredsstillende rapportering. - Sikre koordinering mellom investeringstiltak og driftskostnader. - Sikre relevant informasjon for rådmannens planlegging og finansiering. - Sikre at målsettinger oppnås. - Sikre fremdriften i prosjektet. b. Rådmannen gis fullmakt til ansettelse/anskaffelse av prosjektleder/prosjektledelse. c. De ansatte og deres representanter skal medvirke i arbeidet. 5. Prosjektet under pkt. finansieres gjennom investeringsbudsjettet og knyttes til realiseringen av det nye rådhuset.. Fremlagt mandat for Nye Bodø Rådhus vedtas. Sammendrag Bodø kommune har gjennomført en åpen arkitektkonkurranse for Nye Bodø Rådhus. Det kom inn hele 00 forslag. Vinner av arkitektkonkurransen ble det danske arkitektbyrået Atelier Lorentzen & Langkilde, København med sitt utkast «Et krysningsfelt mellom by & borger, fortid og fremtid». Dette utkastet pekte seg ut som konkurransens beste og hadde det største potensiale for videre bearbeidelse. Side9

3 Juryen fant ingen utkast som ga et fullgodt svar på alle konkurranseoppgavens krav og utfordringer. De merknadene som juryen hadde til vinnerutkastet, er nå bearbeid av det vinnende arkitektfirmaet. Vinnerutkastet er komplettert med tekniske fag og fremstår nå som et godt konsept eller noe uferdig skisseprosjekt. Eiendomskontoret har gjennomført en kostnadskontroll av vinnerutkastet, etter det er justert som anbefalt av juryen. Det er gjort av Rambøll og Norconsult AS, som er to av Norges fremste rådgivende ingeniørfirma. Rambøll og Norconsult AS har brukt ulike metoder å beregne kostnadene på. Rambøll har beregnet totalkostnadene ved antatt ferdigstillelse til 553 mill kr, mens Norconsult AS beregnet totalkostnadene til 53 mill kr. Det er en forskjell på kun,8%, noe som inngir tillit til tallene. Kostnadsberegningene fra Norconsult AS og Rambøll er vedlagt saksfremlegget. Budsjettet fra mulighetsstudien, og som er lagt inn i økonomiplanen for 04-08, er på 50 mill kr. pr Dersom dette budsjettet fremskrives til ferdigstillelse 3..07, og prisstigning tas med, så blir budsjettet ved ferdigstillelse på 589 mill kr. Det betyr at Nye Bodø Rådhus, med de planene som nå foreligger, sannsynligvis kan gjennomføres innenfor det vedtatte budsjettet fra mulighetsstudien. Arbeidet med det nye rådhuset bør i tråd med anbefalinger fra KPMG videreføres i en organisatorisk omstillingsprosess som omfatter både virksomhets- og byggutvikling. Det bør derfor etableres et prosjekt som tar for seg det målrettede utviklingsarbeidet som skal sikre realiseringen av målene med det nye rådhuset. Prosjektet må etter rådmannens vurdering ledes av en egen prosjektleder for å sikre tilstrekkelig ledelse, styring, fremdrift og koordinering av arbeidet. Saksopplysninger Arkitektkonkurransen Konkurransegrunnlaget for arkitektkonkurransen ble behandlet i formannskapet i sak PS 3/93 og godkjent. Konkurransen for Nye Bodø Rådhus ble kunngjort i databasene Doffin og TED og gjennomført som en Åpen Plan- og designkonkurranse. Frist for innlevering av utkast var.oktober 03. Det kom inn hele 00 forslag. Arkitektfirma fra til sammen 5 nasjoner deltok. Vinner ble kåret Besvarelsene var etter juryens vurdering av gjennomgående høg kvalitet. Vinner av konkurransen ble det danske arkitektbyrået Atelier Lorentzen & Langkilde, København med sitt utkast «Et krysningsfelt mellom by & borger, fortid og fremtid». Dette utkastet pekte seg ut som konkurransens beste og hadde det største potensiale for videre bearbeidelse. Spesielt fremstår utformingen av arbeidsplassene og integreringen mellom nytt og gammelt som svært overbevisende. Juryen leverte sin rapport I denne rapporten er både vinnerutkast og de premierte utkastene presentert, samt de forslag som ble innkjøpt eller gitt hedrende omtale. Juryens rapport finnes i sin helhet på prosjektets hjemmeside I juryens generelle kritikk fremhever juryen at konkurransen anses som svært vellykket. Juryen fant ingen utkast som ga et fullgodt svar på alle konkurranseoppgavens krav og utfordringer. Juryen hadde derfor en del merknader til vinnerutkastet. Disse merknadene er beskrevet i juryens rapport. Etter konkurransen var avsluttet har det vinnende arkitektfirmaet bearbeid og justert vinnerutkastet i hht juryens merknader og kritikk. Vinnerutkastet er også komplettert med tekniske fag som byggeteknikk, brann, VVS, EL og akustikk. Ved å få inn tekniske rådgivere på dette tidspunktet i prosjektet, reduseres risikoen for usikkerhetene i gjennomførbarhet og man får et betydelig sikrere prosjektmateriale. Det oppdaterte konseptet for Nye Bodø Rådhus er vedlagt Side0

4 saksfremlegget. Det finnes også med høyere oppløsning på prosjektets hjemmeside Prosjektkostnad Mulighetsstudien som ble gjennomført i forkant av arkitektkonkurransen, konkluderte med at det nye rådhuset ville kunne realiseres innfor et budsjett på 50 mill kr. pr Dersom man legger til prisstigningen fra til i dag, og benytter SSB`s indeks for «Boligblokk i alt», så gir det en prisstigning på 5,7% fra budsjettet ble utarbeid til i dag. Nytt budsjett pr blir da 53 mill kr. Forutsetter vi byggestart og byggetid år, så vil Nye Bodø Rådhus kunne stå ferdig Prisstigning frem til byggestart og i byggetiden er vurdert til 3,5% pr. år. Det gir, når vi fremskriver budsjettet fra mulighetsstudien med prisstigningen frem til ferdigstillelse, en total kostnad for Nye Bodø Rådhus på 589 mill kr. pr Kostnadskontroll Det justerte vinnerutkastet som presenteres i dette saksfremlegget, er kostnadsberegnet av to av Norges fremste rådgivende ingeniørfirma, Rambøll og Norconsult AS. Ved å benytte to uavhengige firma, reduseres usikkerheten i kostnadskalkylen. På denne måten mener Eiendomskontoret at man får frem et best mulig bilde av totalkostnadene på dette tidspunktet i prosjektet, og usikkerheter/risiko i tilknytning til kalkylene. Rambøll og Norconsult AS har brukt ulike metoder for å beregne kostnadene. Det vurderer Eiendomskontoret som en stor fordel. Rambøll har mye benyttet erfaringspriser pr. m for tilsvarende sammenlignbare prosjekter i Bodø. Norconsult har brukt kalkulasjonsvertøyet Calcus, som er utviklet for slike kostnadsberegninger. Calcus forutsetter en masseberegning av prosjektet. Norconsult har også benyttet erfaringspriser fra sammenlignbare prosjekter i Bodø. Kostnadsberegningene fra Rambøll og Norconsult AS viser følgende: Pr Pr Pr Budsjett fra mulighetsstudien 50 mill 53mill 589 mill Totalkostnader beregnet av Rambøll 50 mill 553 mill Totalkostnader beregnet av Norconsult AS 5 mill 53 mill Begge de to uavhengige beregningene av totalkostnadene ved ferdigstillelse av Nye Bodø Rådhus, viser totalkostnader som ligger innenfor budsjettet fra 0. Forskjellen i totalkostnadene fra Rambøll og Norconsult er på kun,8%. Det inngir tillit til tallene fra disse to firmaene. Største usikkerhet mhp totalkostnadene, synes dermed å være markedsituasjonen for de aktuelle entreprenørene ved byggestart. Den er det umulig å spå noe om på nåværende tidspunkt. Økonomi/finansiering Inntil man kommer lenger i planleggingsprosessen, vil det naturligvis herske usikkerhet rundt de finansielle tallene i prosjektet. Dette gjelder investeringsbeløp, egenkapitalfinansiering, effektiviseringsgevinster og FDV nivå etter ferdigstillelse. Kommunen står imidlertid ikke ovenfor valget om å gjøre noe eller ingenting, men derimot hva man skal gjøre. En samlokalisering av kommunens administrasjon og ledelsesfunksjoner forventes å effektivisere, profesjonalisere, øke samhandlingen, og således legge til rette for kultur og organisasjonsutviklingen som er nødvendig for å skape en kommune innbyggerne er fornøyd med. Gitt at investeringsrammer overholdes, en egenkapitalfinansiering i størrelsesorden 00-0 mill og at det realiseres effektiviseringsgevinster i størrelsesorden 0 5 millioner, vil prosjektet være selvfinansierende i løpet av 0 år. Da er det forutsatt at man ser bygget i et 40 års perspektiv også når det gjelder låneopptak. Side

5 For øvrig vises det til vedlagte rapport fra KPMG «Kvalitetssikring av Mulighetsstudie Nytt Rådhus», datert.juni 03. Parkering Bystyret vedtok i bystyret den 7.mars 04 under sak PS 4/33 «Parkeringsanlegg i Bodø sentrum valg av løsning» følgende:. Administrasjonen bes arbeide videre med realisering av et offentlig parkeringsanlegg i Rådhusparken/Solparken med to underjordiske plan med minimum 35 biloppstillingsplasser og reetablering av park over parkeringsanlegget. Anbud på P-anlegget med minimumsløsning og opsjon på skalering opp til 90 biloppstillingsplasser innhentes før størrelsen på anlegget bestemmes.. Parkeringsanlegget skal minimum - dekke generelle parkeringsbehov for Bodø kommune - dekke parkeringskrav for nye rådhuset - dekke parkeringskrav for Kulturkvartalet Stormen - erstatte biloppstillingsplasser som falt bort ved bygging i Kulturkvartalet 3. Hovedpart av sykkelparkering til rådhusprosjektet søkes løst under Rådhusparken 4. Parkeringsanlegget i Rådhusparken/Solparken innarbeides i økonomiplanen Vedtakene overfor viser at all bilparkering og det meste av sykkelparkeringen for Nye Bodø Rådhus skal skje under Rådhusparken. Det betyr at begge disse prosjektene vil gripe inn og påvirke hverandre. Det ene prosjektet kan derfor ikke sees uavhengig av det andre. Det er visjonen for Nye Bodø Rådhus at nytt og gammelt sammen, skal utgjøre en enhet med en samlet identitet. Det må understøttes i planleggingen av utearealene. Nye Bodø Rådhus har i planene fått tre innganger. Det er fra Torvgt, fra Kongens gt. og fra Dronningens gt. Ny hovedadkomst blir nå fra Torvgt. De tre adkomstene til det nye rådhuset er åpne, inviterende og landskapelig utformet. Disse inngangene med de tre viktige plassene rundt seg, må utformes etter en helhetlig plan. Ikke bare for Rådhuskvartalet, men sammen med Rådhusparken/Solparken. De må derfor planlegges og sees i en total sammenheng. Til informasjon er vedlagt et ideutkast til utforming av Rådhusparken og Solparken. Utkastet er laget av vinner av arkitektkonkurransen, som har sett Rådhusparken og Solparken i sammenheng med utformingen av Rådhuskvartalet. Det er viktig at man får en god opplevelse av hele dette område. Ideutkastet er lagt ut på prosjektets hjemmeside Forhold til vernemyndigheter Når kommunen nå skal bygge ut og modernisere rådhuset for å imøtekomme dagens krav og behov til et moderne rådhus, så førte det til spennende utfordringer i tilknytning til å sikre de bevaringsverdige og ærverdige delene av rådhuskvartalet. Derfor måtte premissene for arkitektkonkurransen mhp vernemyndighetene klarlegges før arkitektkonkurransen ble utlyst. Det ble gjort i mulighetsstudien, og i nært samarbeid med Nordland fylkeskommunes kulturminneseksjon «Kulturminner i Nordland». Prosessen med kulturminnevern fungerte bra og Eiendomskontoret fikk mange nyttige innspill som ble brukt i konkurransegrunnlaget. Disse premissene har det vinnende arkitektfirmaet forholdt seg lojalt til. Fremdrift Det legges opp til følgende fremdriftsplan for byggeprosjektet frem til ferdigstillelse: Side

6 . Skisseprosjekt fullføres. Nov Romprogrammet verifiseres og godkjennes. - Plassering av de enkelte kontorene/seksjonene bestemmes. - Studietur til relevante firma i København. - Workshop i Bodø med brukerne. - Fysisk arbeidsmodell i :00, der hver etasje kan løftes av. - «Guidelines» for løs innredning og romfordeling. - Kvalitetssikring av valgte tekniske løsninger, som sjaktstørrelser og plassering av disse, samt konstruktive prinsipper på bakgrunn av feedback fra Rambøll og Norconsult. - Energibetraktninger - Røyksimulering av atrium - Oppmåling av terrenget rundt eksisterende bygninger - Sjekke spesielt konstruksjon i overgang mellom eksisterende og nytt rådhus - Kostnadskontroll - Behandling i bystyre des. 04. Forprosjekt Des. 04 Mai 05 - Dette er en videreføring av skisseprosjektet hvor prosjektleder, prosjekteringsleder og rådgivere innen de enkelte fagområder engasjeres. Fysiske løsninger sjekkes og bestemmes. - Alle bruksmessige forhold blir endelig bestemt. - Kostnadskontroll - Entreprisemodell bestemmes. - Oppstart regulering - Usikkerhetsanalyse - Behandling i bystyre juni Detaljprosjektering/Innhenting av tilbud fra entreprenørene Mai Des Den valgte entreprisemodellen vil bestemme om det skal skje en detaljprosjektering, eller om det skal utarbeides funksjonsbeskrivelse som grunnlag for totalentreprise(r) eller samspillkontrakt. - Søknad godkjenning byggesak - Entreprenør(er) kontraheres 4. Byggeperiode Byggestart Ferdigstillelse Innflytting 08 Arkitektene er bedt om å utarbeide ulike forslag til hvordan innredning av de forskjellige etasjene kan være. Dette gjøres for å skaffe seg et anvendelig redskap som kan brukes i den designdrevne brukerprosessen når det nye rådhuset programmeres. Alt av faste konstruksjoner og innredninger vil inngå i mappen til skisseprosjektet, mens alt det fleksible, dvs. løse innredninger og møblement, vil inngå i forslag til «guidelines» for alternativ bruk av rådhuset. Den foreslåtte framdriftsplanen ovenfor er meget stram og blir krevende å gjennomføre for de involverte. Den forutsetter derfor at beslutninger kan tas fortløpende. Side3

7 Veien videre Vedlagt er forslag fra HR-kontoret til mandat for videreføring av «Det nye rådhuset». Dette er et komplisert og utfordrende prosjekt som pr. i dag har mange uløste problemstillinger. Det gjelder spesielt mhp hvordan kommunens administrasjon skal fungere optimalt i det nye rådhuset. De løsninger som nå velges, kommer til å påvirke hele kommunens administrasjon i mange år fremover. Grunnlaget legges nå. Gevinstene kan bli store, men fallhøyden er også stor. Arbeidet med mulighetsstudien og arkitektkonkurransen har vært utført av Eiendomskontoret og blitt fulgt opp av rådmannen. Informasjon har blitt gitt som orienteringer fra byggprosjektet, uten stort fokus på organisasjonen og de menneskene som skal ta bygningen i bruk. Så langt har det vært liten grad av involvering av de ansatte og deres representanter. De detaljerte arealoversiktene for det nye rådhuset som presenteres i arkitektenes skisser pr. mai 04, bygger på oversikter som ble utarbeidet i 0, og kan ikke betraktes som endelige. Det gjenstår et stort arbeid med organisasjonens ulike virksomheter for å tydeliggjøre behov og hensiktsmessige disposisjoner av byggets arealer. Prioritering interne ressurser Det nye rådhuset skal søke synergier og effektiviseringer i størrelsesorden 0 mill. kr. Det skal oppnås bl.a. ved å legge til rette for optimal drift, økt samhandling og nye måter å arbeide på. Disse effektene oppnås ikke uten at de som skal ta bygget i bruk involveres i utformingen av det nye rådhuset. Sammen med brukerne skal man derfor i felleskap komme frem til så fornuftige og fleksible løsninger som mulig. Slik involvering av de ansatte er en kritisk suksessfaktor for å nå de målsettinger som er satt for prosjektet. Det synes derfor nødvendig å styrke dette arbeidet med ressurser ut over det som basisorganisasjonen selv kan levere i dag. Dette forsterkes av kommunens mange samtidige prosjekter, som gjør det utfordrende å avse tilstrekkelige ressurser. I denne sammenhengen vil det være naturlig å se på målrettet organisasjonsutvikling som en like viktig investering som selve bygget, og dermed også naturlig kanalisering av investeringsmidler også til denne delen av prosjektet. Rådmannen bør derfor sørge for at det settes av tilstrekkelig med interne ressurser, slik at de personene som blir involvert, får mulighet til å arbeide med dette prosjektet uten å ha for mange andre forstyrrende arbeidsoppgaver. Denne interne prioriteringen er helt avgjørende for å kunne lykkes med dette prosjektet. Ny prosjektleder for utviklingsarbeidet Arbeidet med det nye rådhuset bør i tråd med anbefalinger fra KPMG videreføres i en organisatorisk omstillingsprosess som omfatter både virksomhets- og byggutvikling. Det bør derfor etableres et prosjekt som tar for seg det målrettede utviklingsarbeidet som skal sikre realiseringen av målene med det nye rådhuset. Prosjektet må etter rådmannens vurdering ledes av en egen prosjektleder for å sikre tilstrekkelig ledelse, styring, fremdrift og koordinering av arbeidet. Ny prosjektleder bør rekrutteres ved nyansettelse. Den største delen av dette arbeidet er planlegging og gjennomføring av selve byggeprosjektet. Dette har sin egen organisering og bemanning. Arbeidet mot måloppnåelse forutsetter imidlertid god planlegging og koordinering også av andre innsatsområder. Prosjektet må derfor omfatte både de tekniske, funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset. Siden det nye rådhuset vil være et «skall» rundt de funksjonene rådhuset skal betjene, bør de funksjonelle og Side4

8 organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset være avklart tidlig i planleggingsfasen og i god tid før byggingen tar til. All erfaring viser at det er meget uheldig, spesielt kostnadsmessig, å måtte gjøre større endringer i byggeperioden. Konklusjon veien videre Rådmannen anbefaler at det etableres et prosjekt og en prosjektorganisasjon med ansvar for fremdrift og målrealisering. Rådmannen foreslår følgende overordnede målsettinger for dette prosjektet: Prosjektet skal Overholde prosjektets økonomiske og tidsmessige betingelser Sørge for optimaliserte funksjonelle forhold for alle brukere av det nye rådhuset Sørge for effektiviseringsgevinster, positive synergieffekter og driftsmessige besparelser på til sammen 0 millioner kroner (målt opp mot 03-nivå) Sørge for at de beste forutsetninger for gode arbeidsplasser skapes gjennom et aktivt samarbeid mellom de ansatte, deres representanter, verneorganisasjon og prosjektorganisasjon Saksbehandler: Snorre Leivseth og Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef Trykte vedlegg: Vedlegg Mandat for videreføring av prosjekt "Nye Bodø Rådhus" Nye Bodø Rådhus Bearbeid vinnerutkast fra arkitekt 3 Nye Bodø Rådhus Kostnadsoverslag fra Rambøll 4 Nye Bodø Rådhus Kostnadsoverslag fra Norconsult 5 Nye Bodø Rådhus Kvalitetssikring av Mulighetsstudie Rapport KPMG Utrykte vedlegg: <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side5

9 Mandat for videreføring av prosjekt "Nye Bodø ra dhus ". Bakgrunn og hensikt med prosjektet Både rådhus, bibliotek og herredshus fremstår i dag som urasjonelle og umoderne kontorbygg. Det er stort oppgraderingsbehov, særlig knyttet til tekniske anlegg. Rådhuset drives i dag på dispensasjon fra Arbeidstilsynet. Kommunens administrasjon er i dag lokalisert på flere ulike steder, som betyr at kommunens drift er både urasjonell og lite publikumsvennlig. Dette er bakgrunnen for at Bystyret har vedtatt at kommunens administrasjon skal samlokaliseres i et nytt rådhus. En slik samordning antas å gi betydelige samordningsgevinster. I det eksisterende rådhuset arbeider i dag ca. 00 personer. Totalt arbeider det ca. 350 personer i Bodø kommunes administrasjon. Alle disse skal inn i det nye rådhuset. I første halvdel av 0 gjennomførte Bodø kommune en mulighetsstudie hvor det ble sett på muligheten for å etablere et nytt rådhus i Rådhuskvartalet. Mulighetsstudien har fulgt følgende målsetting: «Gi innbyggerne i Bodø et bedre tjenestetilbud og samtidig sikre en mer økonomisk drift av kommunens administrasjon. Dette gjennom en samlokalisering av kommunens administrasjon i et moderne, fleksibelt og energiøkonomisk rådhus med god tilgjengelighet.» Mulighetsstudien konkluderer med at det både teknisk og funksjonelt er mulig å etablere et nytt fremtidsrettet rådhus i rådhuskvartalet på totalt.90 m som tilfredsstiller dagens krav både til universell tilgjengelighet og arbeidsmiljø. Det nye rådhuset vil kunne bidra til en mer økonomisk drift av kommunens administrasjon. Basert på denne mulighetsstudien vedtok Bodø bystyre den 4.0. å gå videre med prosjektet ved å gjennomføre en åpen arkitektkonkurranse. Bystyret behandlet opplegget for gjennomføring og etablering av jury den Resultatet fra arkitektkonkurransen ble presentert i midten av januar 04. En kvalitetssikring av de økonomiske kalkyler ble presentert for bystyret den 9..04, samtidig som dette prosjektmandatet ble vedtatt.. Prosjekteier Bystyret 3. Prosjektansvarlig Rådmann Side

10 4. Prosjektets overordnede målsetting Prosjektet er en samlende organisasjon for alle involverte aktører og skal sørge for at de overordnede målsettingene realiseres. Den største delen av dette arbeidet er planlegging og gjennomføring av selve byggeprosjektet. Arbeidet mot måloppnåelse forutsetter imidlertid god planlegging og koordinering også av andre innsatsområder. Prosjektet må derfor omfatte både de tekniske, funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset. Siden det nye rådhuset vil være et skall rundt de funksjonene rådhuset skal betjene, bør de funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset være avklart tidlig i planleggingsfasen og i god tid før byggingen tar til. All erfaring viser at det er meget uheldig, både funksjonelt og ikke minst kostnadsmessig, å måtte gjøre større endringer i byggeperioden. Totale byggekostnader er stipulert til ca. 50 millioner kroner inkl. mva. (pr. februar 04) og byggeperioden er stipulert til ca. år. Byggestart forventes i januar 0. Besparelser vil komme i form av lavere driftsutgifter av bygningsmassen samt en effektivisering av de administrative ressursene med behov for færre ansatte. Overordnede resultatmål: Overholde prosjektets økonomiske og tidsmessige betingelser Sørge for optimaliserte funksjonelle forhold for alle brukere av det nye rådhuset Sørge for effektiviseringsgevinster, positive synergieffekter og driftsmessige besparelser på til sammen 0 millioner kroner (målt opp mot 03-nivå) Sørge for at de beste forutsetninger for gode arbeidsplasser skapes gjennom et aktivt samarbeid mellom de ansatte, deres representanter, verneorganisasjon og prosjektorganisasjon Forventet effekt: Bedre tilgjengelighet for publikum (universell utforming), og kun et sted for byens innbyggere å henvende seg Lavere sykefravær pga. bedre inneklima og er funksjonelle arbeidsplasser Enklere å rekruttere nye medarbeidere når arbeidsplassen fremstår som moderne og fremtidsrettet Et signalbygg for byen 5. Oppgavebeskrivelse og avgrensning Prosjektet skal lede, koordinere og administrere aktiviteter innenfor følgende områder: (oversikten er ikke uttømmende) Bygg Arkitektoniske og byggtekniske forhold Fysisk utforming FDV-kostnader Håndtere prosesser, internkontroll og avvik Lokalisering av administrasjonen i byggeperioden Økonomi Egenkapital og finansieringer Oppfølging og kontroll Kalkylejusteringer Side7

11 Kommunikasjon Kundeservice, forbedringer Informasjon og kommunikasjon (også med publikum og presse) Skape kunnskap og entusiasme Organisasjon Dimensjonering av arbeidsplasser Fysisk plassering i bygget Arbeidsplassorganisering Organisatoriske endringer og omstruktureringer Bemanningsanalyser, bemanningstilpasninger Prosesseffektivisering og synergieffekter Involvering av ansatte, medvirkning IKT IKT infrastruktur Prosesseffektivisering Digitalisering Mobilitet. Budsjettrammer/ estimater Kommunen må enten bruke kommunalt ansatt prosjektleder, ansette ny prosjektleder eller kjøpe prosjektledelse hos et anerkjent konsulentselskap. Et eventuelt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Ansettelse av egen prosjektleder anbefales av hensyn til både økonomi og kommunens kompetansebehov (også på sikt). Under følger et grovt overslag over forventede prosjektkostnader ved de ulike alternativene: Prosjektledelse, -bistand og kostnader 04 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 05 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 0 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 07 Nyansettelse Ansettelsesprosessen, egne ressurser, ca. 0 timer Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Årslønn + utgifter = ,- Anskaffelse Anskaffelsesprosessen, egne ressurser, ca. 50 timer Ca. 400 timer + utgifter = ,- Ca. 500 timer + utgifter = ,- Ca. 500 timer + utgifter = ,- Ca. 500 timer + utgifter = ,- Side8

12 7. Overordnede faser og milepæler FRA TIL Beslutning om igangsettelse/ prosjektoppstart Juni 04 Forberedelser Juli 04 Desember 04 Detaljprosjektering Januar 05 Desember 05 Byggefase inkl. utflytting. Januar 0 Desember 07 Innflytting Januar 08 Realisering av effektivitetsgevinster Januar 07 Desember 08 Prosjektavslutning Desember 07 Kompleksiteten rundt dette prosjektet er stor, dette må derfor betraktes som en foreløpig plan. Prosjektet utarbeider detaljerte prosjekt- og milepælsplaner. 8. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prinsippskisse, prosjektorganisering: Bystyret Styringsgruppe Prosjektleder Bygg Økonomi Kommunikasjon Organisasjon IKT Side9

13 Ansvarsfordeling: Prosjekteier Bystyret Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Rådmann Rådmann Økonomi/finansdirektør HR-sjef Daglig leder for kommunalt eiendomsforetak 3 representanter fra bystyret nn (må ansettes/ engasjeres) Delprosjekter/ støttefunksjoner med deltakere Bygg Økonomi Kommunikasjon Organisasjon IKT Byggeledelse Arkitekter Rådgivere teknisk og kunstnerisk Entreprenører og leverandører Eiendomskontoret BHT... Økonomikontoret... Kommunikasjonsenheten... HR-kontoret Bedriftshelsetjeneste HVO HTV Brukergrupper... IKT-kontoret... Styringsgruppen er oppdragsgiver og representerer eieren av prosjektet, og har det totale ansvar forprosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål Beslutte planer (milepæler og ressurser) Foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater Regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepæler og delresultater Prosjektleders ansvar er den daglige og direkte ledelsen av prosjektet, og står ansvarlig for å nå prosjektets resultatmål. Prosjektleder deltar i styringsgruppen og forbereder saker til politisk behandling. Prosjektleder må kunne bestille interne eller eksterne bidrag for å kunne løse oppgaver tilknyttet prosjektgjennomføringen, og har koordineringsansvar for de ulike delprosjektene. Delprosjektene skal forestå detaljplanlegging og gjennomføring av aktiviteter. Side30

14 9. Administrative rutiner Prosjektet har interne oppfølgingsmøter minimum hver måned. Styringsgruppen orienteres fortløpende, månedlig rapportering fra prosjektleder. Styringsgruppen rapporterer jevnlig til bystyret om fremdrift i prosjektet. Milepælsplan godkjennes av formannskapet. Prosjektet dokumenterer arbeidet gjennom referat fra møter og gjennom andre dokumenter som utarbeides. Det opprettes saker i ephorte for elektronisk lagring av dokumenter. Arkivet skal minimum omfatte: Prosjektmandat i oppdaterte versjoner Prosjektadministrative dokumenter Referater fra møter Månedlige statusrapporter til styringsgruppen Sluttrapport 0. Kontrakter og avtaler. Kritiske suksessfaktorer Side3

15 MAI 04 Nye bodø rådhus atelier - lorentzen - langkilde Side3 Foreløbig. april 04 Dialogmøde 03

16 Mai Nye Bodø Rådhus Side33

17 innholdsfortegnelse Hovedgrep - Konkurransetekst med diagrammer Panorama lounge 5 Prosjektforbedringer Konstruksjoner 4 Lodrette og vandrette snitt Installasjoner - Lav energi design 8 Planer 8 Overordnet brannstrategi 7 Arealoversikt 3 Snitt 34 Appendiks: Fasade prinsipp 38 Netto arealer 7 Overflater i kontoret 40 Overflater i folke forrommet 4 Innganger og uterom 48 Kilen 50 Strøket 5 Plassen 54 Mai 04 Skissemappe atelier lorentzen langkilde Buro Happold + Hjellness Consult Mai Nye Bodø Rådhus Foreløbig. april 04 Dialogmøde 03 Side34

18 Mai Nye Bodø Rådhus Side35

19 Visjonen Rådhuset som kryssningsfelt Rådhuskvartalet er sentralt plasseret i Bodø langs Torvegata, som forbinder Bodøs representative sentrum og sentrum for Bodøs gjenreisningsarkitektur, Rådhusplassen, med innkjøpssentrumet omkring Storgata. Det er visjonen, at Bodøs utvidede og fornyete Rådhus forbinder byens netverk, borgere og samfunn i et åbent og innbydende rådhus. Rådhuset skal forbinde gjenreisningsarkitekturens byplans- og bygningskvaliteter med en foranderlig fremtid. Rådhuset, Banken og konteksten er utgangspunktet for utformingen av fremtidens rådhus i Bodø. Ideen er å utforme en både arkitektonisk så vel som funksjonell harmonisk helhet. - Rådhuset, Banken og utvidelsen forbindes til et flow og logistisk helhet for at skape universel ankomst til alle etasjer og ét samlende rom i Rådhuset. Et demokratisk rom eller forrom. Et rom som blir hjertet for Rådhuset som en moderne fleksibel arbeidsplass. - Rådhuset, Banken er i kraft af deres arkitektoniske kvaliteter, utforming og herskapelige fasader, arkitektonisk utgangspunkt og godt eksempel på byens gjenreisningsarkitektur. Ved å ta utgangspunkt i Rådhuset og Banken er det vår visjon å skape én samlet byggning med en harmonisk balanse mellom nytt og gammelt - Hvor det eksisterende og det nyes kvaliteter gjensidig styrker hverandre. Vi anbefaler, at rådhuset er et sted hvor demokratiet formidles - et sted som styrker lokalsamfunnet og et sted hvor det fortelles historier og arrangeres kulturelle begivenheter, som understøtter kulturlivet i Bodø. Det nye rådhuset blir på den måte et moderne, demokratisk og utviklende kryssningsfelt et møtested for mennesker, kultur og viten. Et møtested, som både forbinder og intensiverer utviklingen fysisk og virtuelt, og som vil danne et sterkt kulturelt punkt ved Rådhuspladsen sammen med Domkirken, Postgården og Museet. Det nye rådhuset utformes som et kryssningsfelt på flere nivå, hvor det nye forenes med de gamle bygninger til et samlet Bodø Rådhus. Mai Nye Bodø Rådhus Foreløbig. april 04 Dialogmøde 03 Side3

20 Kongens Gate Dronningens Gate Ny forplass Torvgata Ankomst til stedet Sentralt plassert ankomstpunkt og vestibyle Nybygget viker for Banken og danner en ny forplass Sammenheng med byen Èn inngang - et åpent og oversiktlig ankomstpunkt På byplannivå utformes Rådhuset, som et kryssningsfelt i byen, med åpning av rådhuset mot Torvgate og Dronningens Gate samtidig med at den eksisterende inngang oppgraderes med nivåfri adgang fra forplassen. Rådhuset blir en moderne inviterende demokratisk institution som åpner seg mot byen og borgerne. Tanken om det åpne rådhus er helt i tråd med visjonen for gjenreisningen av Bodø som vist skissert i vedlagte akvareller av et gjenreist Bodø. Illustrationerne viser også Torvegate som et romlig sammenhengende strøk designet for fotgjengere med høy prioritering av bymiljøet. Vi forslår derfor, at hele strekningen fra Storgata til Rådhuset utformes som et vakkert, helhetlig landskapeligt strøk. Dette vil skabe god bymessig sammenheng mellom byens butikkssentrum og Bodøs mer representative sentrum, samt danne grobunn for nytt byliv. Rådhuset blir et funktionelt kryssningspunkt mellom ny og eksisterende bygningsstrukturer som møtes i ét sentralt ankomstpunkt. I det åpne inviterende ankomstpunktet i vestibylen ligger den primære vertikale sirkulasjonen og den sentrale resepsjon som byr alle besøkende og brukere velkommen. Det oversiktlige åpne ankomstpunktet etableres ved å la nybygget vike til side for banken. Herved dannes en vakker kileformet forplass som gir rom for både nybygget og Bankens karakterfulle arkitektur. Med dannelse av plassen oppstår en respektfull arkitektonisk dialog mellom nytt og eksisterende som en harmonisk helhet. Fra Torvegata er det direkte nivåfri ankomst til vestibylen og fra rådhusplassen ledes man naturlig og nivåfritt eller via heis ned til vestibylen. Gulvkoten for vestibylen er bestemt ved tomtas naturlige fall og ut i fra et ønske om å skape nivåfri og uforhindret ankomst til bygningen fra alle sider, samt behovet for at skape så små nivåforskeller så mulig mellom gulvkotene i nytt og eksisterende byggeri. Dette ene ankomstpunktet til bygningen gjør det lett og logisk å finne resepsjonen, sørvistorget og alle andre funksjoner og avdelinger. Det blir dermed hutig og handicapvenlig for borgere og ansatte, å komme rundt i Rådhuset. Vestibylen og resepsjonen byr velkommen i alle retninger og samler ankomsten til rådhuset så alle møter Rådhuset på en oversiktlig og enkel måte. Mai Nye Bodø Rådhus Side37