Totalarkiv. Jean-Philippe Caquet Rådgiver Trondheim Byarkiv Samdok

Transkript

1 Totalarkiv Jean-Philippe Caquet Rådgiver Trondheim Byarkiv Samdok

2 ECM Enterprice Content Management

3 Arkiverings- og Journalføringsplikt Begge er hjemlet i Arkivloven med forskjellige formål Arkiv: Langtidslagring av dokumentasjonog Record Management Journalføring (Registrering): Logging av ekstern-intern kommunikasjon

4 Record management

5 Lovkrav til dokumentasjon Dokumentasjon Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Informasjon Åpen, Modig og Kompetent

6 REELT VALG FOR DOKUMENTASJON Journalføre og arkivere La være

7 Objektarkiv Prosjektrom Saksoppfølging Saksbehandling Samarbeidsrom Postjournal Informasjonsforvaltning Transaksjonslogg Dokumenthåndtering Offentlig Innsyn Objektarkiv Kommunikasjon Record Management

8 dokument saker Tilgang for alle enheter Arbeidsprosesser 66 saksflyter 44 dokumentflyter 221 pol.utvalg 22 aktive Tilganger/ roller Saksbeh Leder Arkivar Jupiter Selvbetjent innsyn på nett 38 Arkiv 16 El.ark 22 papir EKIT Innsyn for FMST i klagesaker PDF konvertering 6000/2600 brukere 5 fagsystem (Byggesak, plansak, møte og utvalg mv.) Kart (flere) SvarUt/ EDU Extens Integrasjoner Web- Cruiter BOEI 108 El.Skjema SFO Hypernet

9 Det skjer også mye rart i Våre 300 fagsystemer Outlook, Google, Sharepoint, Jira o. l. Dokumentlagre og servere Samarbeidsrom i og utenfor kommunen På smarttelefoner og nettbrett (Apper) sosiale medier A

10 2eF R reff r ef i!!!!!! G htyeb cgbfgb gbbdfb gb!!!!!! Sak Arkiv

11 Skilsmissegrunner Systemene er unødvendig store og komplekse Brukermengden er et stort risikoelement og skaper problemer ved oppgraderinger, kurs, feilsituasjoner Det obligatoriske GUIet legger for mye føringer på saksbehandlingen Fagspesifikke metadata krangler om plass i databasefeltene

12 Ny digital arkivarkitektur Bygger på prinsipper for virksomhetsarkitektur, er en form av informasjonssarkitektur og understøttet av kommunens it- og sikkerhetsarkitektur Informasjon som felles ressurs og informasjonssikkerhet står i sentrum Mye handler om NOARK og bruken av standarden Record Management står i sentrum Defineres ut fra behov og lovkrav En del av det store bildet.

13 Arkivarkitektur 1 Skisse pr Ferdigstiller detaljer i arkivarkitektur høsten 2015 Skisse: Trondheim byarkiv v/jean P. Caquet

14 Min Side Saksbehandlings- Saksbehandlingsog og fagsystemer fagsystemer Saksbehandlings- Saksbehandlingsog og fagsystemer fagsystemer CRM ARKIVAR GUI SAKSBEHANDLING SAKSFLYT, DOKUMENTFLYT, DOKUMENTHÅNDTERING, PROSJEKTSTYRING, SAKSBEHANDLINGSSTØTTE, STYRINGSDATA - SAKSBEHANDLING HENVENDELSE MOTTAK, REGISTRERING, JOURNALFØRING, UTSENDING, KUNDEBEHANDLING, STYRINGSDATA - HENVENDELSE ARKIVARTJENESTER BEVARING, KASSASJON, AVSKJERMING, INNSYN, DEPONERING, FEILRETTING, ARKIVBYGGING, INTEGRASJONER, STYRINGSDATA - DOKUMENTASJON Registrering Korrespondansekontroll, offentlig journal KUNDEREGISTER Administrerer kundeforhold SIKKERHETSLØSNING Arkiv Tar vare på og strukturerer dokumentasjon API NOARK 5 WS AD Styrer tilgang, gir rettigheter

15 Min side Innbyggerne har tilgang til alt de trenger herfra. Dokumentasjonen er kommunens ansvar

16 Prosessarkivering P1 Registrere og arkivere P2 Arkivere manuelt P3 Konvertere til arkivformat P4 Validere metadata og dokument P5 Endre metadata P6 Slette arkivobjekt P7 Kassere arkivobjekt P8 Deponere P9 Avskjerme/avgradere P10 Gjøre tilgjengelig arkiv og registreringer + Støtteprosesser Arkitektur, tilgangsstyring, sikkerhet, drift og vedlikehold

17 Hva blir nytt? Funksjonsbasert arkiv Flere mappenivåer Automatiserte prosesser Overliggende sikkerhetsarkitektur Rettighetsstyrte tilganger Inngang KUN gjennom API K-KODER?

18 Hva gjør sak som plutselig står alene? Hva skjer ved innfasing av/endring av applikasjoner (prosessverktøy)? INGEN forskjell på sak og fag Alle prosesser MÅ følge kvalitetskrav til Arkiv og registrering Avklare om lovverk og tilgangsbehov (Ikke bare for arkiv men også av sikkerhetshensyn) Funksjoner, gjenfinning og tilgangsstyring bestemmer arkivstruktur Prosesskartlegging. Identifiser informasjonsobjektene BK (Bevaring og Kassasjon) Hvem lever og hvem dør? Disposal schedule

19 Innfasing OWO NWO

20 HÅRETE MÅL ARKIVET I DOKUMENTET OG IKKE DOKUMENTET I ARKIVET

21 Metadata Embedded Tid, sted, kontekst, person, sikkerhet, disposal : Alt ligger i selve dokumentet Signatur Nøkkel N5 N5 N5 N5 N5 GEODATA

22 SPØRSMÅL?