Valgreglement for Høgskolen i Lillehammer Fastsatt av høgskolestyret

Transkript

1 Valgreglement for Høgskolen i Lillehammer Fastsatt av høgskolestyret Innhold Kapittel 1 - Generelle bestemmelser... 1 Kapittel 2 - Valg av medlemmer til høgskolestyret... 4 Kapittel 3 - Valg til avdelingsstyrene... 5 Kapittel 4 - Klage... 5 Kapittel 1 - Generelle bestemmelser 1. Reglementets virkeområde. Reglementet gjelder ved følgende valg: Valg av medlemmer til høgskolestyret og valg av medlemmer til avdelingsstyrene. 2. Valgmåte og valgform. 1. Alle valg etter dette reglement skjer som urnevalg, med anledning til forhåndsstemmegivning, direkte og pr. post. 2. Som valgform benyttes flertallsvalg i følgende betydning: Kandidatene stilles på én liste og velgerne krysser av inntil det antall representanter som skal velges. Etter opptelling rangeres kandidatene etter stemmetall. 3. Valgstyre. 1. Høgskolestyret oppnevner et valgstyre som har ansvaret for gjennomføring av valgene til høgskolestyret. Funksjonstiden er ett år. Valgstyret skal ha 5 medlemmer, to ansatt i undervisnings- og forskerstilling, én teknisk/administrativt ansatt og to studenter. Høgskolestyret utpeker valgstyrets leder. 2. Dersom et medlem av valgstyret foreslås som kandidat til valg, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem. 3. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjøres vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelser inn for høgskolens klagenemnd. 4. Valgstyret har ansvar for å: fastsette og kunngjøre tidspunkt for valg, frist og utfyllende regler for fremsettelse av kandidatforslag og fremgangsmåte ved valget, 1

2 avlyse/utsette valget dersom det ikke foreligger tilstrekkelig mange valgbare kandidater, kunngjøre endelige kandidatlister, arrangere presentasjonsmøter foran valgene, utforme stemmesedler, oppnevne medlemmer av stemmemottak/tellekorps, avgjøre, på grunnlag av intensjonene i universitets- og høgskoleloven, hvilken stemmekrets de ulike stillingstyper tilhører, ta avgjørelse ved eventuell tvist om stemmerett, inklusive tvist om kategoriplassering, godkjenne opptellingen og kunngjøre resultatet, vurdere eventuelle klager, føre valgprotokollen. 4. Dato for avholdelse av valg. Dato for avholdelse av valg på studentrepresentanter skal gjøres kjent senest 2 uker før valgdagen. For øvrig er fristen 6 uker. Samtidig skal det minnes om fristen for å fremme forslag på kandidater. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest 1 måned før representantenes funksjonstid begynner. 5. Stemmerett for tilsatte. 1. Et vilkår for stemmerett ved valg etter dette reglement er at vedkommende er tilsatt eller engasjert i minst halv stilling ved høgskolen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. Hvordan stillingen er finansiert er uten betydning. 2. Tilsatte eller engasjerte som har mindre enn ett år igjen av tilsettingsperioden, har ikke stemmerett med mindre vedkommende har vært tilsatt ved høgskolen i minst ett år på valgdagen. 3. Stemmerett faller bort for den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor HiL. 6. Valgbarhet for tilsatte Ved valg av tilsattes representanter i høgskolestyret og i avdelingsstyrene er alle som har stemmerett, og som har et tilsettingsforhold ved høgskolen som dekker hele den aktuelle valgperioden, valgbare, med unntak av de som vil ha oppnådd sammenhengende funksjonstid på åtte år eller mer ved starten av den perioden det velges til, direktør, pro-/viserektorer, dekaner, seksjonsledere/avdelingsdirektører i Fellesadministrasjonen, hovedbibliotekar og SeLL-leder, og de som ønsker å benytte en eventuell rett til å nekte valg. 7. Rekrutterings- og nominasjonskomité 1. Høgskolestyret oppnevner en rekrutterings- og nominasjonskomité med følgende sammensetning En representant for medarbeidere i undervisnings- og forskerstillinger som oppnevnes etter forslag fra fagavdelingene En representant fra medarbeidere i tekniske og administrative stillinger som oppnevnes etter forslag fra fagavdelingene og Fellesadministrasjonen 2

3 En representant fra medarbeidere i undervisnings- og forskerstillinger som oppnevnes etter forslag fra tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap Forslagsprosessen skal legges opp slik at det sikres kjønnsbalanse etter likestillingslovens regler i komitéen. På bakgrunn av forslagene oppnevner styret komiteen. 2. Nominasjonskomitéen har følgende mandat: på et kollegialt og selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få frem kandidater samt motta forslag på kandidater til styreverv se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene for å stille som kandidat Innstille et tilstrekkelig antall kandidater som gjenspeiler bredden i organisasjonen, overfor valgstyret 3. Dersom et medlem av nominasjonskomiteen blir foreslått til verv, skal vedkommende fratre sitt verv. Vedkommende erstattes da av en fra samme gruppe. 4. Høgskolestyret kan gi supplerende retningslinjer for komitéens arbeid 8. Forslag på kandidater 1. Alle stemmeberettigede har rett til å komme med forslag på kandidater til vervene. 2. Forslag på kandidater må være valgsekretariatet i hende senest 3 uker før vedkommende valg. 9. Tilsattes plikt til å ta i mot valg og til å fungere i vervet. 1. Tilsatte har plikt til å ta i mot valg og fungere i vedkommende verv så lenge han eller hun er valgbar ved vedkommende valg. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører. Den som har permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. 2. Den som tidligere har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til dette for en like lang periode som han eller hun har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. 3. Høgskolestyret kan etter søknad frita for valg eller for fortsatt funksjon i et verv den som ikke kan skjøtte sine funksjoner i vervet uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning. Den som er tilsatt i deltidsstilling kan også fritas hvis vervet vil medføre at det blir urimelig byrdefullt eller vanskelig å utføre arbeidet i stillingen. 10. Stemmerett for studenter. Plikt til å fungere i verv. 1. Enhver som er registrert som student ved høgskolen og som har betalt semesteravgift for det semesteret valget holdes i, og som ikke har stemmerett som tilsatt, har stemmerett som student ved valg av studentenes representanter i høgskolestyret og i avdelingsstyrene. 2. Student som tar i mot valg etter dette reglement, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører. Styret kan etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine funksjoner i vervet. 11. Liste over stemmeberettigede. Klage over manntallsføringen. 3

4 1. Direktør er manntallsfører. Manntallet over dem som har stemmerett, skal være satt opp senest 2 uker før vedkommende valg. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer. 2. Klage over manntallsføringen avgjøres av valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest 1 uke før valgdagen. 12. Urnevalget. Valgstyret fastsetter stemmesteder og tidsrom for avholdelse av valget. Stemmestedet skal holdes åpent minst seks timer mellom kl 9.00 og kl 20.00, eller inntil alle som har stemmerett i valgkretsen har avgitt stemme, hvis dette skjer før de 6 timene har gått. 13. Forhåndsstemme. 1. Det skal gis mulighet til å avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innkommet til valgstyrets leder senest ett døgn før valget. 2. Stemmeseddel med forhåndsstemme skal legges i konvolutt som påføres antall stemmesedler og hvilke valg de gjelder. Denne konvolutten legges så i særskilt lukket konvolutt som er påført velgerens navn. 3. Behov for stemmegivning pr. post må være meldt til valgstyrets leder innen 10 dager før valgdagen. 14. Rett til å avgi stemme ved tvist om stemmerett. Den som blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i konvolutt på samme måte som ved forhåndsstemming. Valgstyret tar avgjørelse i stemmerettstvisten før opptelling av stemmer. 15. Valgoppgjøret. Kjønnsmessig balanse. 1. Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for, opp, inntil man har oppnådd slik balanse. 3. Valg skal ikke avlyses som følge av at kandidattilfanget umuliggjør oppfyllelse av kravet om kjønnsmessig balanse. 16. Valgprotokoll. Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om utfallet av valget sendes høgskoledirektøren og kunngjøres straks. Kapittel 2 - Valg av medlemmer til høgskolestyret 17. Funksjonstiden. 1. Styremedlemmer og varamedlemmer som representerer de tilsatte ved institusjonen, velges for 4 år. Valget foretas særskilt for de to gruppene tilsatte i 4

5 undervisnings- og forskerstilling og teknisk/administrativt tilsatte. Innenfor hver gruppe regnes hele institusjonen som én valgkrets. 2. Studentrepresentanter og varamedlemmer for disse velges for ett år. Også for studentgruppen regnes hele institusjonen som én valgkrets. 3. Den som har vært styremedlem i 8 år i sammenheng, kan ikke gjenvelges. 18. Varamedlemmer. Ved valg til styret skal det innen den enkelte gruppe velges minst like mange varamedlemmer som medlemmer i nummerert rekkefølge. 19. Valgform og valgoppgjør. Mht valgform, se 2.2. I valgoppgjøret rangeres kandidatene etter stemmetall. Rangeringslisten justeres deretter i henhold til Likestillingslovens bestemmelser om kjønnsmessig balanse (se 13). 20. Eksterne medlemmer. Høgskolestyret har 4 eksterne medlemmer med personlige varamedlemmer. Eksterne styremedlemmer oppnevnes etter bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Kapittel 3 - Valg til avdelingsstyrene 21. Generelt. For valg til avdelingsstyrene gjelder bestemmelsene i valgreglementet for høgskolestyret, i den grad de er anvendelige. Avdelingsstyrene har myndighet til å fastsette utfyllende bestemmelser om avdelingsstyrevalgene. 22. Valgkomité. 1. Forberedelse og gjennomføring av valg på avdelingsnivå er avdelingens ansvar. 2. Avdelingsstyret oppnevner en valgkomité bestående av én representant for ansatte i undervisnings- og forskerstilling, én representant for teknisk/administrativt ansatte og én studentrepresentant. Komiteen har ansvaret for at valgene blir gjennomført. Høgskolens valgstyre har i utgangspunktet en rådgivende funksjon for avdelingsvalgene. Det forutsettes imidlertid at valgstyre og valgkomité finner fram til en ressurseffektiv koordinering av den tekniske gjennomføringen av valgene på ulike nivåer. Kapittel 4 - Klage 23. Klage. 1. Den som har stemmerett ved et valg kan klage over feil som er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor vedkommende valgstyre senest én uke etter at resultatet av valget er gjort kjent. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til høgskolens klagenemnd. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager. Oversendelse til 5

6 klagenemnda kan unnlates, hvis det er enighet om det mellom klageren og et enstemmig valgstyre. 4. Mener klagenemnda at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg som lovlig valgt. 6