S T Y R E S A K # 29/15 STYREMØTET DEN REVISJON AV VALGREGLEMENTET

Transkript

1 S T Y R E S A K # 29/15 STYREMØTET DEN Vedrørende: REVISJON AV VALGREGLEMENTET Forslag til vedtak: Styret godkjenner Valgreglement for Kunst- og designhøgskolen i Bergen. Vedlegg: Vedlegg 1 Utkast til revidert valgreglement Vedlegg 2 Innspill til revidert valgreglement fra Avdeling for design Vedlegg 3 Innspill til revidert valgreglement fra Avdeling for kunst Vedlegg 4 Notat med kommentarer til revidert valgreglement fra Avdeling for kunst Vedlegg 5 Gjeldende valgreglement Tidligere dokumenter: Styresak 33/08 Fremtidig styrings- og ledelsesstruktur: Valgreglement Bergen, den

2 Revisjon av valgreglementet Bakgrunn for saken Som kjent utløper styrets funksjonstid 31.desember 2015 med unntak av styreleders funksjonsperiode. Rektor ble valgt for fem år fra 1. august Konkret innebærer dette at det skal velges ny prorektor som er rektors stedfortreder og interne styremedlemmer. I tillegg skal departementet oppnevne eksterne styremedlemmer etter forslag fra styret. KHiBs gjeldende valgreglement fra 2009 er overmodent for gjennomgang og revisjon, et faktum styret har påpekt i sak 45/13 i styremøtene i april og juni Valgstyret har også sett behovet for å gi et revidert valgreglement en mer tydelig overordnet struktur i tillegg til at alle forhold knyttet til valgene er så presist og uttømmende beskrevet som mulig. Til strukturen i valgreglementet er reglene som gjelder alle valg ved KHiB samlet i kapittel 1. Kapittel 2. omhandler valg av rektor og prorektor. Kapittel 3. omhandler valg til styret og kapittel 4., utfyllende regler. På denne måten har valgreglementet fått en mer konsistent form som gjør det enklere å navigere i. I Stortingsmelding nr. 18 ( ), Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høgskolesektoren, tar regjeringen til orde for å endre hovedmodell/styringsstruktur i sektoren fra valgt rektor/styreleder til ekstern styreleder og ansatt rektor. Forslaget er basert på at regjeringen mener at denne modellen best legger til rette for rekruttering av den best kvalifiserte ledelse. Forslaget krever endringer i Uhl, som vil måtte behandles på ordinært vis. Poenget med å nevne dette i denne sammenheng er å gjøre oppmerksom på endringer i KHiBs overordnete rammer som sannsynligvis vil kunne skje. Det er dessuten administrasjonens vurdering at det ville vært hensiktsmessig å gjennomføre en grundig vurdering og prosess knyttet til om KHiB er best tjent med enten den ene eller andre styringsmodellen for fremtiden, om det var slik at styreleders periode også gikk mot slutten. Til orientering vil, slik forslaget ligger, institusjonene fortsatt ha mulighet for å opprettholde en styringsmodell med valgt rektor som styreleder dersom et flertall av styrets medlemmer ønsker det. På bakgrunn av styrets styrkete strategiske rolle som kollegialt organ i institusjonsutviklingen er formuleringen i valgreglementet fra 2009 i 13 punkt 9 om at rektor og prorektor ikke kan komme fra samme avdeling tatt ut. Begrunnelsen for dette er at alle styremedlemmer har det samme ansvaret for å treffe beslutninger til beste for institusjonen, i denne sammenheng prorektor som rektors stedfortreder (med møte og talerett). Til orientering omtaler ikke Uhl valg av prorektor. Prorektor kan ansettes i åremål, jf 6-4. I Uhl 11-1 punkt tre, Særskilte ansettelsesbestemmelser for statlige universiteter og høgskoler, fremgår regler om innstilling og ansettelse av prorektor på tilsvarende vis som vi kjenner det fra ansettelse av leder for avdeling og grunnenhet. Gitt KHiBs lange tradisjoner for valg av faglig ledelse, det faktum at valgt rektor sitter i ytterligere fire år og den endring Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

3 som sannsynligvis kommer som en konsekvens av regjeringens politikk når det gjelder styringsmodell, er det ikke vurdert som hensiktsmessig å ha en annen rekrutteringsform for rektors stedfortreder enn som for rektor i denne omgang. Dette innebærer at Uhl 10-2 legges til grunn også for valg av prorektor. Revisjonsprosessen Nytt valgreglement er basert på reglementet fra 2009, i tillegg til at de erfaringer valgstyret gjorde seg i forbindelse med rektorvalget i 2014 er forsøkt presisert i det nye reglementet så langt vi har kunnet overskue. Utkast til valgreglement er gjennomgått i ledermøtet, presentert i avdelingsmøter i tillegg til at det har vært på høring i avdelingene. På denne bakgrunn er valgreglementet videre bearbeidet i den form det nå fremlegges for styret. Innspillene fra avdelingene er vedlagt i tillegg til valgreglementet fra Ikke alle innspill og spørsmål er kommentert i saksfremlegget. I første rekke gjelder dette innspill og spørsmål som er regulert i Uhl. Vesentlige endringer leseveiledning og vurdering 3 Valgstyre Valgstyret er utvidet med et studentmedlem (fra tre til fire medlemmer). I tillegg er funksjonstiden presisert. Det er i tillegg nå gjort eksplisitt at høgskoledirektøren organiserer et valgsekretariat underlagt valgstyret. 4 Nominasjonskomite Under punkt 3 bokstav b er det tatt inn en passus hvor styret fastsetter kriterier for å kunne stille som kandidat. Dette gir styret anledning til å presisere ønskete egenskaper, kompetanser og kvaliteter ved den/de kandidater som nominasjonskomiteen fremmer. Det er i tillegg gjort eksplisitt at nominasjonskomiteen skal ha et sekretariat til rådighet for sitt arbeid. Begge avdelinger har i sine høringsinnspill kommentert 4. Felles for dem begge er ønsket om økt transparens og en mer utfyllende prosedyre for nominasjonskomiteens arbeid. Etter administrasjonens vurdering er det komplisert å skulle fastsette en prosedyre for nominasjonskomiteen som også inneholder en kravspesifikasjon og kriterier for hvem som kan stille til valg som vil stå seg over tid. Etter administrasjonens vurdering er dette sentrale og viktige poenget ivaretatt gjennom formuleringen om at styret kan fastsette kriterier i form av en kravspesifikasjon for å kunne stille som kandidat. I tillegg åpner formuleringen for at styret i helt motsatt ende kan bestemme at der ikke skal fastsettes kriterier for å kunne stille som kandidat og slik sett at nominasjonskomiteen ikke skal vurdere kvalitet og egnethet ved potensielle kandidater men ha fokus på å fremme aktuelle kandidater overfor valgstyret. Alle mellomløsninger mellom disse ytterpunktene vil også være mulig. Fra administrasjonens perspektiv er det sentrale at det er styret som gjør disse vurderingene i forhold til hvilken funksjon/rolle det skal velges til. 5 Manntall Valg gjennomføres normalt som elektroniske valg og ikke lenger ved urnevalg. Med gjennomføring av elektroniske valg er behovet for å regulere forhåndsstemming bortfalt og tatt ut av forslaget slik det ligger (jf 10 i valgreglementet fra 2009). Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

4 7 Stemmerett Valg av rektor, prorektor og interne styremedlemmer gjennomføres ved direkte valg. I henhold til valgreglementet av 2009 skulle valg av studentrepresentanter gjennomføres som preferansevalg. Preferansevalgsformen har i første rekke sin styrke når det er mange studenter som stiller til valg. Det har ikke vært tilfelle de senere årene. Derfor foreslås omlegging til direkte valg også for denne gruppen. Flertallsvalg gir dessuten i parentes å bemerke et enklere valgoppgjør. 12 Valgmåte og valgbarhet mv. Her er det tatt inn en fotnote for å presisere at der ikke foreligger noen begrensning på hvem som er valgbar som rektor og prorektor i henhold til Uhl (jf nominasjonskomiteens rolle og forankring i styret). I tillegg er ordningen med at rektor og prorektor velges separat og ikke i par, jf 7 opprettholdt av hensyn til rekrutteringsgrunnlag når det gjelder potensielle kandidater. Muligheten for å foreslå alternative kandidater i løpet av en toukers periode er opprettholdt som i reglementet av I punkt 10 er det presisert hvordan blanke- og ikke godkjente stemmer skal håndteres. I punkt 11 er fordelingsnøkkelen mellom stemmerettskategoriene noe justert. Ansatte i tekniske- og administrative stillinger er økt til 20 prosent ved å trekke fra 2,5 prosent fra henholdsvis studenter og ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Begrunnelsen for dette er å finne i totaltallene i de ulike stemmerettskategoriene (eks. ca. 350 studenter) og det faktum av verksmestrene tilhører kategorien tekniske- og administrativt ansatte. Fordelingsnøkkelen er dessuten identisk med det som er å finne i valgreglementene ved KHiO, AHO, NMH og en rekke andre institusjoner i sektoren. 14 Styrets sammensetning og valgmåte I punkt 3. er det presisert hvordan valget skal gjennomføres I punkt 4. er det gjort eksplisitt hvordan Likestillingslovens krav skal ivaretas. 15 Valgbarhet og plikt til å ta i mot valg Under punkt 7 presisert hvem som ikke er valgbare til styret Forslag til vedtak Styret godkjenner Valgreglement for Kunst- og designhøgskolen i Bergen. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

5 Valgreglement for Kunst- og designhøgskolen i Bergen Fastsatt av styret med hjemmel i Lov om universiteter og høgskoler (Uhl) av nr 15, 9-4 ( 9) 10-2 (5). Kapittel 1. Regler som gjelder ved valg ved KHiB 1 Reglementets virkeområde Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for valg av rektor og prorektor samt valg av medlemmer og varamedlemmer til KHiBs styre. 2 Valgperiode 1. Valgperioden for rektor og prorektor er normalt fire år. 2. Valgperioden for ordinært ansatte i undervisnings- og forskerstillinger og for teknisk- og administrativt ansatte er normalt fire år. 3. Valgperioden for studenter er normalt ett år. 4. Eksterne medlemmer oppnevnes normalt for fire år. 5. Valg skjer normalt med virkning fra 1. august samme år. 3. Valgstyre 1. Styret oppnevner et valgstyre bestående av totalt fire medlemmer, med tre representanter med personlige vararepresentanter blant ansatte i hele stillinger og en student med vararepresentant. Styret oppnevner valgstyrets leder. Høgskoledirektøren organiserer et fast valgsekretariat underlagt valgstyret som har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å bistå med alle nødvendige støttefunksjoner i relasjon til valgene. 2. Valgstyret har ansvaret for gjennomføring av valg til rektor, prorektor og styret. Valgstyret treffer avgjørelser i medhold av dette reglement i forbindelse med disse valgene som ikke er tillagt annet organ. Valgstyret er rådgiver for Styret og høgskoledirektøren i valgsaker. 3. Funksjonstiden for medlemmer av valgstyret er tilsvarende valgperioden, jf. 2. Dersom medlem av valgstyre er foreslått til valg til organ hvor valgstyret har ansvaret for valget, trer vedkommende ut av valgstyret og det oppnevnes nytt medlem. Styret oppnevner nye medlemmer ved behov. 4. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak treffes ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Valgstyret rapporterer direkte til høgskoledirektøren. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

6 4. Nominasjonskomité 1. Styret oppnevner en nominasjonskomité med ansvar for å arbeide for å fremme kandidater til valgene på rektor og prorektor. 2. Nominasjonskomiteen skal ha følgende sammensetning: a. Ett av de eksterne medlemmene i styret som leder for komiteen b. En ordinært ansatt i undervisnings- og forskerstilling fra hver avdeling etter forslag fra dekan c. En ansatt fra teknisk- administrative stillinger etter forslag fra høgskoledirektøren d. En student fra hver avdeling etter forslag fra studentrådet 3. Nominasjonskomiteen har følgende mandat: a. Nominasjonskomiteen skal på selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få frem kandidater, samt motta forslag på kandidater til rektor og prorektor. b. Nominasjonskomiteen skal se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene, fastsatt av styret, for å stille som kandidat. c. Nominasjonskomiteen skal i samarbeid med valgstyret, sørge for at alle godkjente kandidater blir presentert for velgerne. d. Nominasjonskomiteen velger selv sin arbeidsform. e. Dersom et medlem av nominasjonskomiteen blir foreslått til verv, skal vedkommende fratre sitt verv. Vedkommende erstattes da av en fra samme gruppe. 4. Funksjonstiden for medlemmer i nominasjonskomiteen er tilsvarende valgperioden, jf 2. Styret oppnevner nye representanter ved behov. 5. Nominasjonskomiteen skal ha til sin disposisjon et sekretariat som har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å bistå med alle nødvendige støttefunksjoner i relasjon til nominasjonsarbeidet. 6. Nominasjonskomiteen skal avslutte sitt arbeid og presentere kandidatene for velgerne senest fire uker før valgdagen. 5. Manntall 1. Høgskoledirektøren har ansvaret for at det foreligger oppdatert oversikt over de stemmeberettigede. 2. Valg ved KHiB gjennomføres normalt som elektroniske valg. Valgstyret kan avgjøre å gjennomføre valg på andre måter. 6. Stemmerett 1. Personer som er ansatt i ordinære åremålsstillinger eller faste stillinger som KHiB har arbeidsgiveransvar for etter 1. februar i valgåret har rett til å stemme. Stemmerett har likevel ikke: a) den som er ansatt i mindre enn 40 % stillingsbrøk Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

7 b) den som er ansatt for mindre enn ett år, med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved KHiB i minst ett år når valget holdes c) den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor institusjonen 2. Studenter i ordinære studier som er registrert og har betalt semesteravgift for det semester valget gjennomføres i, har stemmerett ved valg av rektor, prorektor og valg av representanter for studentene til styret. 7. Valgmåte 1. Valg av rektor, prorektor og interne styremedlemmer gjennomføres ved direkte valg, normalt som elektronisk valg. 2. Valg av rektor og prorektor gjennomføres separat 3. Medlemmer og like mange varamedlemmer i rekkefølge, velges av og blant den enkelte stemmerettskategori i separate valg. Hver kategori utgjør en valgkrets jf Stemmerettskategorier 1. Følgende stemmerettskategorier utgjør egne valgkretser ved valg: a) ansatte i undervisnings- og forskerstillinger b) teknisk og administrativt ansatte c) studenter 2. Høgskoledirektøren avgjør i tvilstilfeller hvilken stemmekategori en stilling tilhører. 3. Kravene i likestillingsloven 21, jf. 7-6 tredje ledd, om representasjon av begge kjønn, skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. 9. Valgprotokoll 1. Resultatet av valg skal føres inn i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. 2. Resultatet av valg kunngjøres straks av valgstyret. Valgprotokoll sendes til styret. 10. Nyvalg og suppleringsvalg 1. Valgstyret forbereder og arrangerer nyvalg og suppleringsvalg når lov og retningslinjer for valg av rektor og interne styremedlemmer ved KHiB krever det. 2. Valgstyret kan fravike krav om manntallslister og tidsfrister foran nyvalg og suppleringsvalg. 11. Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved valget. Klage må fremsettes overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er bekjentgjort. Beslutninger truffet av valgstyret kan påklages til styret. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

8 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør hvor dette er mulig og tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styret. Valgstyret skal avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelsen. Denne skal gjøres kjent for klager. 4. Mener styret at det er gjort feil som kan ha vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, blir tidligere medlem stående selv om tjenestetiden er utløpt. Kapitel 2. Valg av rektor og prorektor 12. Valgmåte og valgbarhet m.v Valgbar som rektor og prorektor er institusjonens fast- eller åremålsansatte i undervisnings- og forskerstilling. 2. Eksterne kandidater som tilfredsstiller de fastsatte kvalifikasjonskravene er også valgbar. 3. Ingen kan gjenvelges som rektor eller prorektor hvis vedkommende vil ha fungert i vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse. 4. Etter at nominasjonskomiteen har presentert kandidatene skal velgerne gis en frist på to uker til å foreslå alternative kandidater til rektor, samt foreslå kandidater til prorektor. Forslag på rektor og prorektor skal være innkommet til valgstyret senest to uker før valget. Forslag må være underskrevet av minst fem stemmeberettigede. 5. Alle forslag til rektor/prorektor skal være vedlagt skriftlig samtykke fra vedkommende. Et slikt samtykke kan ikke trekkes tilbake. 6. Valg av rektorat gjennomføres før valg av ansatte medlemmer til styret. Tidspunktet for valget fastsettes av styret. Valgstyret fastsetter fristen for å sette fram forslag til kandidater og kunngjør valgdato og tidsplan for valget. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsetting av forslag og for fremgangsmåten ved valget. 7. Forslagsrett har stemmeberettigede ansatte og studenter. Forslag må være underskrevet av minst fem stemmeberettigede. Ingen kan skrive under på mer enn ett forslag. 8. Blir det foreslått en kandidat som ikke er ansatt ved KHiB eller som kan kreve seg fritatt etter universitets- og høyskolelovens 9-5, må forslaget være vedlagt skriftlig samtykke fra vedkommende. Et slikt samtykke kan ikke trekkes tilbake. 1 12, punkt 1 og 2, er retningsgivende. Det foreligger ingen begrensning i hvem som er valgbar som rektor og prorektor, jf. Uhl 10-2, nr. 1. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

9 9. Fremsatte forslag skal straks meddeles de foreslåtte kandidater. Når fristen for å sette fram forslag er ute, kunngjøres de innkomne forslag, og det kalles inn til presentasjonsmøte, jf. 13. Den som har plikt til å motta valg, men ikke ønsker valg, kan kreve dette opplyst i forbindelse med valget. 10. Valg av rektor og prorektor skjer ved flertallsvalg på følgende måte: a. Den kandidat er valgt som har oppnådd mer enn 50 % av de avgitte ikke-blanke, vektede og godkjente stemmene. b. Oppnår ingen kandidat mer enn 50 % av de godkjente stemmene i første valgomgang, foretas det omvalg mellom de to kandidater som fikk flest stemmer i første valgomgang. c. I tilfelle stemmelikhet i 2. valgomgang avgjøres valget ved loddtrekning. 11. Stemmene telles særskilt for de tre stemmekategoriene og vektes etter følgende fordelingsnøkkel: a. ansatte i undervisnings- og forskerstilling 60 prosent b. ansatte i tekniske og administrative stillinger 20 prosent c. studenter 20 prosent 12. Fratrer rektor mer enn seks måneder før funksjonstiden er ute, foretas nyvalg for den tid som er igjen jf Uhl Kandidatpresentasjon Før valget skal det holdes møte der kandidatene blir presentert for KHiBs ansatte og studenter. Samtlige kandidater plikter å møte. Alle stemmeberettigede har talerett i møtet. Valgstyret er ansvarlig for den praktiske gjennomføring av møtet. Kapittel 3. Valg til Styret 14 Styrets sammensetning og valgmåte 1. Styret ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen består av: Rektor (styrets leder) Tre representanter valgt av og blant fast- eller åremålsansatte i undervisnings- og forskerstillinger En representant valgt av og blant teknisk og administrativt ansatte To representanter valgt av og blant studentene Fire eksterne representanter oppnevnt av departementet etter forslag fra styret 2. Prorektor er rektors stedfortreder og tiltrer i styrelederfunksjonen når rektor har fravær. Prorektor har ellers møte- og talerett i styret. 3. Valg av styremedlemmer og varamedlemmer gjøres ved simpelt flertall og foretas særskilt innenfor den valgkrets medlemmet utgår fra, jf 8. Hver velger kan stemme på inntil så mange kandidater som det skal velges representanter (ikke inkludert vararepresentanter). Den kandidaten som får flest stemmer av de som ikke velges til styremedlem blir første varamedlem, og den som får nest flest stemmer av de som ikke blir valgt som styremedlem blir andre varamedlem. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

10 4. Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse skal oppfylles slik: a. Skal det velges to eller tre medlemmer innen kategorien, skal begge kjønn være representert. Tilsvarende gjelder for varamedlemmer. Dersom det ved opptellingen viser seg at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn opp. Kjønnsmessig balanse skal først oppfylles for medlemmer, dernest for varamedlemmer. b. Skal det kun velges ett medlem, skal varamedlemmet være av motsatt kjønn 15. Valgbarhet og plikt til å ta imot valg 1. Valgbar er den som har stemmerett etter Valgbar er likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn ett år, med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved KHiB i minst ett år når valget holdes. 3. Ansatte som blir valgt til tillitsverv etter dette reglement, har plikt til å ta imot valget. Den som har tjenestegjort i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlemmer som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. 4. Valgbar som studentrepresentant er den som har stemmerett etter 6 nr. 2. Student som tar imot valg etter dette reglement, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar, jf. 2 nr Et styremedlem blir sittende inntil nytt styremedlem er valgt selv om tjenestetiden er utløpt. 6. Når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier det, kan valgstyret etter søknad frita en foreslått kandidat fra å stille til valg. 7. Følgende personer er ikke valgbare til styret: a. Personer som har fungert i det aktuelle vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden etter reglene i Universitets- og høgskoleloven. b. Personer i følgende lederstillinger: Rektor Prorektor Høgskoledirektør Dekaner Ku ledere Administrative ledere for enheter i administrasjonen 16 Valgdato. Frist for fremsetting av forslag 1. Tidspunktet for valget fastsettes av Styret. Valgstyret fastsetter fristen for å sette fram forslag til kandidater og kunngjør valgdato og tidsplan for valget. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsetting av forslag og for fremgangsmåten ved valget. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

11 2. Dato for valget skal gjøres kjent senest fem uker før valgdagen. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest to måneder før representantenes funksjonstid begynner. 17. Forslag på kandidater 1. Enhver som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person fra egen gruppe, til valget. Forslaget skal fremmes for valgstyret og må være undertegnet av minst fem stemmeberettigede. Ingen kan skrive under på flere kandidatforslag enn det antall kandidater som skal velges i den enkelte kategori. 2. Den som kan nekte valg, kan også kreve seg strøket av forslag. Slikt krav skal fremmes til valgstyret snarest mulig. En person som før eller under kandidatpresentasjonen er gjort oppmerksom på at vedkommende vil bli foreslått, mister retten til å nekte valg dersom denne ikke er gjort gjeldende senest på kandidatpresentasjonen. 18 Kandidatpresentasjon Før valget skal valgstyret i samarbeid med nominasjonskomiteen sørge for at kandidatene blir presentert for de enkelte kategorier av stemmeberettigede. Valgstyret avgjør, i samråd med kandidatene og forslagsstillerne, på hvilken måte presentasjonen skal skje. 19 Uttreden i valgperioden 1. Den som avslutter sitt tilsettingsforhold ved KHiB, trer ut av det verv vedkommende er valgt til. Dette gjelder også den som av andre grunner taper sin valgbarhet til vedkommende verv. 2. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor KHiB, trer ut i permisjonstiden. 3. Styret kan etter søknad frita et medlem fra verv for resten av valgperioden når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier dette. 4. Suppleringsvalg holdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra varamedlemslisten. 20 Eksterne representanter Departementet foretar oppnevning av eksterne medlemmer og varamedlemmer for disse. Forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer fremmes av styret. Kapittel 4: Utfyllende regler 21 Ikrafttreden og overgangsregler Bestemmelsene i dette reglement trer i kraft fra vedtaksdato. Bestemmelsene om hvem som kan fremme forslag på rektor/prorektor og bestemmelsene om forslagsfrist og tidspunkt for valgavvikling ved valg til styret, trer i kraft fra vedtaksdato. 22 Utfyllende regler Styret kan gi nærmere bestemmelser om utfylling og gjennomføring av dette reglement Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen Academy of Art and Design

12 Valgreglement for Kunst- og designhøgskolen i Bergen Fastsatt av styret med hjemmel i Lov om universiteter og høgskoler (Uhl) av nr 15, 9-4 ( 9) 10-2 (5). Kapittel 1. Regler som gjelder ved valg ved KHiB 1 Reglementets virkeområde Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for valg av rektor og prorektor samt valg av medlemmer og varamedlemmer til KHiBs styre. 2 Valgperiode 1. Valgperioden for rektor og prorektor er normalt fire år. 2. Valgperioden for ordinært ansatte i undervisnings- og forskerstillinger og for teknisk- og administrativt ansatte er normalt fire år. 3. Valgperioden for studenter er normalt ett år. 4. Eksterne medlemmer oppnevnes normalt for fire år. 5. Valg skjer normalt med virkning fra 1. august samme år. 3. Valgstyre 1. Styret oppnevner et valgstyre bestående av totalt fire medlemmer, med tre representanter med personlige vararepresentanter blant ansatte i hele stillinger og en student med vararepresentant. Styret oppnevner valgstyrets leder. Høgskoledirektøren organiserer et fast valgsekretariat underlagt valgstyret som har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å bistå med alle nødvendige støttefunksjoner i relasjon til valgene. 2. Valgstyret har ansvaret for gjennomføring av valg til rektor, prorektor og styret. Valgstyret treffer avgjørelser i medhold av dette reglement i forbindelse med disse valgene som ikke er tillagt annet organ. Valgstyret er rådgiver for Styret og høgskoledirektøren i valgsaker. 3. Funksjonstiden for medlemmer av valgstyret er tilsvarende valgperioden, jf. 2. Dersom medlem av valgstyre er foreslått til valg til organ hvor valgstyret har ansvaret for valget, trer vedkommende ut av valgstyret og det oppnevnes nytt medlem. 4. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak treffes ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Valgstyret rapporterer direkte til høgskoledirektøren. 4. Nominasjonskomité 1. Styret oppnevner en nominasjonskomité med ansvar for å arbeide for å fremme kandidater til valgene på rektor og prorektor. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

13 2. Nominasjonskomiteen skal ha følgende sammensetning: a. Ett av de eksterne medlemmene i styret som leder for komiteen b. En ordinært ansatt i undervisnings- og forskerstilling fra hver avdeling etter forslag fra dekan c. En ansatt fra teknisk- administrative stillinger etter forslag fra høgskoledirektøren d. En student fra hver avdeling etter forslag fra studentrådet 3. Nominasjonskomiteen har følgende mandat: a. Nominasjonskomiteen skal på selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få frem kandidater, samt motta forslag på kandidater til rektor og prorektor. b. Nominasjonskomiteen skal se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene, fastsatt av styret, for å stille som kandidat. Ønsker transparenthet over prosessen og kriteriene. Kan det vedlegges et dokument over prosedyrer og kriterier slik at en unngår saksbehandlingsfeil? c. Nominasjonskomiteen skal i samarbeid med valgstyret, sørge for at alle godkjente kandidater blir presentert for velgerne. d. Nominasjonskomiteen velger selv sin arbeidsform. Er det krav til oppstartsmøte, antall møter og konklusjonsmøte? e. Dersom et medlem av nominasjonskomiteen blir foreslått til verv, skal vedkommende fratre sitt verv. Vedkommende erstattes da av en fra samme gruppe. 4. Funksjonstiden for medlemmer i nominasjonskomiteen oppnevnt fra de ulike stemmerettskategoriene er 4 år, med unntak av studentrepresentantene som fungerer i ett år. Representanter oppnevnt av styret fratrer etter valg av rektor og styre og etter at forslag på eksterne styremedlemmer er fremmet. Denne setningen oppleves uklar. Styret oppnevner nye representanter ved behov. Hvor mange ganger kan eksterne rep. gjenvelges? 5. Nominasjonskomiteen skal ha til sin disposisjon et sekretariat som har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å bistå med alle nødvendige støttefunksjoner i relasjon til nominasjonsarbeidet. 6. Nominasjonskomiteen skal avslutte sitt arbeid og presentere kandidatene for velgerne senest fire uker før valgdagen. 5. Manntall 1. Høgskoledirektøren har ansvaret for at det foreligger oppdatert oversikt over de stemmeberettigede. 2. Valg ved KHiB gjennomføres normalt som elektroniske valg. Valgstyret kan avgjøre å gjennomføre valg på andre måter. 6. Stemmerett 1. Personer som er ansatt i ordinære åremålsstillinger eller faste stillinger som KHiB har arbeidsgiveransvar for etter 1. februar i valgåret har rett til å stemme. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

14 Stemmerett har likevel ikke: a) den som er ansatt i mindre enn 40 % stillingsbrøk b) den som er ansatt for mindre enn ett år, med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved KHiB i minst ett år når valget holdes c) den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor institusjonen 2. Studenter i ordinære studier som er registrert og har betalt semesteravgift for det semester valget gjennomføres i, har stemmerett ved valg av rektor, prorektor og valg av representanter for studentene til styret. 7. Valgmåte 1. Valg av rektor, prorektor og interne styremedlemmer gjennomføres ved direkte valg, normalt som elektronisk valg. 2. Valg av rektor og prorektor gjennomføres separat 3. Medlemmer og like mange varamedlemmer i rekkefølge, velges av og blant den enkelte stemmerettskategori i separate valg. Hver kategori utgjør en valgkrets jf Stemmerettskategorier 1. Følgende stemmerettskategorier utgjør egne valgkretser ved valg: a) ansatte i undervisnings- og forskerstillinger b) teknisk og administrativt ansatte c) studenter 2. Høgskoledirektøren avgjør i tvilstilfeller hvilken stemmekategori en stilling tilhører. 3. Kravene i likestillingsloven 21, jf. 7-6 tredje ledd, om representasjon av begge kjønn, skal være oppfylt innen den enkelte valgkrets. 9. Valgprotokoll 1. Resultatet av valg skal føres inn i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. 2. Resultatet av valg kunngjøres straks av valgstyret. Valgprotokoll sendes til styret. 10. Nyvalg og suppleringsvalg 1. Valgstyret forbereder og arrangerer nyvalg og suppleringsvalg når lov og retningslinjer for valg av rektor og interne styremedlemmer ved KHiB krever det. 2. Valgstyret kan fravike krav om manntallslister og tidsfrister foran nyvalg og suppleringsvalg. 11. Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved valget. Klage må fremsettes overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er bekjentgjort. Beslutninger truffet av valgstyret kan påklages til styret. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

15 Prosedyrer ved klage bør være synlig i reglementet. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør hvor dette er mulig og tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styret. Valgstyret skal avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelsen. Denne skal gjøres kjent for klager. 4. Mener styret at det er gjort feil som kan ha vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, blir tidligere medlem stående selv om tjenestetiden er utløpt. Kapitel 2. Valg av rektor og prorektor 12. Valgmåte og valgbarhet m.v Valgbar som rektor og prorektor er institusjonens fast- eller åremålsansatte i undervisnings- og forskerstilling. 2. Eksterne kandidater som tilfredsstiller de fastsatte kvalifikasjonskravene er også valgbar. Betyr det at også prorektor kan velges eksternt? Hvis mulighet for rektor og prorektor kan stille til valg samlet bør det stå. 3. Ingen kan gjenvelges som rektor eller prorektor hvis vedkommende vil ha fungert i vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved den nye valgperiodens begynnelse. 4. Etter at nominasjonskomiteen har presentert kandidatene skal velgerne gis en frist på to uker til å foreslå alternative kandidater til rektor, samt foreslå kandidater til prorektor. Forslag på rektor og prorektor skal være innkommet til valgstyret senest to uker før valget. Forslag må være underskrevet av minst fem stemmeberettigede. Er det nok tid for referansesjekk, eller bør det være 4 uker fra start? 5. Alle forslag til rektor/prorektor skal være vedlagt skriftlig samtykke fra vedkommende. Et slikt samtykke kan ikke trekkes tilbake. 6. Valg av rektorat gjennomføres før valg av ansatte medlemmer til styret. Tidspunktet for valget fastsettes av styret. Valgstyret fastsetter fristen for å sette fram forslag til kandidater og kunngjør valgdato og tidsplan for valget. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsetting av forslag og for fremgangsmåten ved valget. Litt uklart når det nye styret starter og rektor slutter. Gammelt/nytt styre? 7. Forslagsrett har stemmeberettigede ansatte og studenter. Forslag må være underskrevet av minst fem stemmeberettigede. Ingen kan skrive under på mer enn ett forslag. 1 12, punkt 1 og 2, er retningsgivende. Det foreligger ingen begrensning i hvem som er valgbar til rektor og prorektor, jf. Uhl 10-2, nr. 1. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

16 8. Blir det foreslått en kandidat som ikke er ansatt ved KHiB eller som kan kreve seg fritatt etter universitets- og høyskolelovens 9-5, må forslaget være vedlagt skriftlig samtykke fra vedkommende. Et slikt samtykke kan ikke trekkes tilbake. 9. Fremsatte forslag skal straks meddeles de foreslåtte kandidater. Når fristen for å sette fram forslag er ute, kunngjøres de innkomne forslag, og det kalles inn til presentasjonsmøte, jf. 13. Den som har plikt til å motta valg, men ikke ønsker valg, kan kreve dette opplyst i forbindelse med valget. 10. Valg av rektor og prorektor skjer ved flertallsvalg på følgende måte: a. Den kandidat er valgt som har oppnådd mer enn 50 % av de avgitte ikke-blanke, vektede og godkjente stemmene. Uklart formulert. Hvor stor andel blanke stemmer det kan være før valget må kjennes ugyldig, (ikke tjent med en rektor som får to stemmer). b. Oppnår ingen kandidat mer enn 50 % av de godkjente stemmene i første valgomgang, foretas det omvalg mellom de to kandidater som fikk flest stemmer i første valgomgang. c. I tilfelle stemmelikhet i 2. valgomgang avgjøres valget ved loddtrekning. Rektor ved loddtrekning vil være meget uheldig for kommende rektor. Børe være flertall, selv om det er lite. Anbefaler omvalg. 11. Stemmene telles særskilt for de tre stemmekategoriene og vektes etter følgende fordelingsnøkkel: a. ansatte i undervisnings- og forskerstilling 60 prosent b. ansatte i tekniske og administrative stillinger 20 prosent c. studenter 20 prosent 12. Fratrer rektor mer enn seks måneder før funksjonstiden er ute, foretas nyvalg for den tid som er igjen jf Uhl Kandidatpresentasjon Før valget skal det holdes møte der kandidatene blir presentert for KHiBs ansatte og studenter. Samtlige kandidater plikter å møte. Alle stemmeberettigede har talerett i møtet. Valgstyret er ansvarlig for den praktiske gjennomføring av møtet. Kapittel 3. Valg til Styret 14 Styrets sammensetning og valgmåte 1. Styret ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen består av: Rektor (styrets leder) Tre representanter valgt av og blant fast- eller åremålsansatte i undervisnings- og forskerstillinger En representant valgt av og blant teknisk og administrativt ansatte To representanter valgt av og blant studentene Fire eksterne representanter oppnevnt av departementet etter forslag fra styret og Norsk kulturråd Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

17 2. Prorektor er rektors stedfortreder og tiltrer i styrelederfunksjonen når rektor har fravær. Prorektor har ellers møte- og talerett i styret. 3. Valg av styremedlemmer og varamedlemmer gjøres ved simpelt flertall og foretas særskilt innenfor den valgkrets medlemmet utgår fra, jf 8. Hver velger kan stemme på inntil så mange kandidater som det skal velges representanter (ikke inkludert vararepresentanter). Den kandidaten som får flest stemmer av de som ikke velges til styremedlem blir første varamedlem, og den som får nest flest stemmer av de som ikke blir valgt som styremedlem blir andre varamedlem. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

18 4. Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse skal oppfylles slik: a. Skal det velges to eller tre medlemmer innen kategorien, skal begge kjønn være representert. Tilsvarende gjelder for varamedlemmer. Dersom det ved opptellingen viser seg at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn opp. Kjønnsmessig balanse skal først oppfylles for medlemmer, dernest for varamedlemmer. b. Skal det kun velges ett medlem, skal varamedlemmet være av motsatt kjønn 15. Valgbarhet og plikt til å ta imot valg 1. Valgbar er den som har stemmerett etter Valgbar er likevel ikke den som er tilsatt for mindre enn ett år, med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved KHiB i minst ett år når valget holdes. 3. Ansatte som blir valgt til tillitsverv etter dette reglement, har plikt til å ta imot valget. Den som har tjenestegjort i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlemmer som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. 4. Valgbar som studentrepresentant er den som har stemmerett etter 6 nr. 2. Student som tar imot valg etter dette reglement, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar, jf. 2 nr Et styremedlem blir sittende inntil nytt styremedlem er valgt selv om tjenestetiden er utløpt. 6. Når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier det, kan valgstyret etter søknad frita en foreslått kandidat fra å stille til valg. 7. Følgende personer er ikke valgbare til styret: a. Personer som har fungert i det aktuelle vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden etter reglene i Universitets- og høgskoleloven. b. Personer i følgende lederstillinger: Rektor Prorektor Høgskoledirektør Dekaner Ku ledere Administrative ledere for enheter i administrasjonen 16 Valgdato. Frist for fremsetting av forslag 1. Tidspunktet for valget fastsettes av Styret. Valgstyret fastsetter fristen for å sette fram forslag til kandidater og kunngjør valgdato og tidsplan for valget. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsetting av forslag og for fremgangsmåten ved valget. Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

19 2. Dato for valget skal gjøres kjent senest fem uker før valgdagen. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest to måneder før representantenes funksjonstid begynner. 17. Forslag på kandidater 1. Enhver som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person fra egen gruppe, til valget. Forslaget skal fremmes for valgstyret og må være undertegnet av minst fem stemmeberettigede. Ingen kan skrive under på flere kandidatforslag enn det antall kandidater som skal velges i den enkelte kategori. 2. Den som kan nekte valg, kan også kreve seg strøket av forslag. Slikt krav skal fremmes til valgstyret snarest mulig. En person som før eller under kandidatpresentasjonen er gjort oppmerksom på at vedkommende vil bli foreslått, mister retten til å nekte valg dersom denne ikke er gjort gjeldende senest på kandidatpresentasjonen. 18 Kandidatpresentasjon Før valget skal valgstyret i samarbeid med nominasjonskomiteen sørge for at kandidatene blir presentert for de enkelte kategorier av stemmeberettigede. Valgstyret avgjør, i samråd med kandidatene og forslagsstillerne, på hvilken måte presentasjonen skal skje. 19 Uttreden i valgperioden 1. Den som avslutter sitt tilsettingsforhold ved KHiB, trer ut av det verv vedkommende er valgt til. Dette gjelder også den som av andre grunner taper sin valgbarhet til vedkommende verv. 2. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor KHiB, trer ut i permisjonstiden. 3. Styret kan etter søknad frita et medlem fra verv for resten av valgperioden når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier dette. 4. Suppleringsvalg holdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra varamedlemslisten. 20 Eksterne representanter Departementet foretar oppnevning av eksterne medlemmer og varamedlemmer for disse. Forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer fremmes av styret. Maks tid for eksterne styremedlemmer og gjenvalg? Kapittel 4: Utfyllende regler 21 Ikrafttreden og overgangsregler Bestemmelsene i dette reglement trer i kraft fra vedtaksdato. Bestemmelsene om hvem som kan fremme forslag på rektor/prorektor og bestemmelsene om forslagsfrist og tidspunkt for valgavvikling ved valg til styret, trer i kraft fra vedtaksdato. 22 Utfyllende regler Styret kan gi nærmere bestemmelser om utfylling og gjennomføring av dette reglement Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design

20 Valgreglement for Kunst- og designhøgskolen i Bergen Generell kommentar: Bruk kryssreferanse i teksten til eksisterende prosedyre beskrivelser mer hyppig slik at det er lettere å få oversikt over hele prosessen. Fastsatt av styret med hjemmel i Lov om universiteter og høgskoler (Uhl) av nr 15, 9-4 ( 9) 10-2 (5). Kapittel 1. Regler som gjelder ved valg ved KHiB 1 Reglementets virkeområde Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for valg av rektor og prorektor samt valg av medlemmer og varamedlemmer til KHiBs styre. 2 Valgperiode 1. Valgperioden for rektor og prorektor er normalt fire år. 2. Valgperioden for ordinært ansatte i undervisnings- og forskerstillinger og for teknisk- og administrativt ansatte er normalt fire år. 3. Valgperioden for studenter er normalt ett år. 4. Eksterne medlemmer oppnevnes normalt for fire år. 5. Valg skjer normalt med virkning fra 1. august samme år. 3. Valgstyre 1. Styret oppnevner et valgstyre bestående av totalt fire medlemmer, med tre representanter med personlige vararepresentanter blant ansatte i hele stillinger og en student med vararepresentant. Styret oppnevner valgstyrets leder. Høgskoledirektøren organiserer et fast valgsekretariat underlagt valgstyret som har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å bistå med alle nødvendige støttefunksjoner i relasjon til valgene. 2. Valgstyret har ansvaret for gjennomføring av valg til rektor, prorektor og styret. Valgstyret treffer avgjørelser i medhold av dette reglement i forbindelse med disse valgene som ikke er tillagt annet organ. Valgstyret er rådgiver for Styret og høgskoledirektøren i valgsaker. 3. Funksjonstiden for medlemmer av valgstyret er tilsvarende valgperioden, jf. 2. Dersom medlem av valgstyre er foreslått til valg til organ hvor valgstyret har ansvaret for valget, trer vedkommende ut av valgstyret og det oppnevnes nytt medlem. 4. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak treffes ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Valgstyret rapporterer direkte til høgskoledirektøren. 4. Nominasjonskomité Kunst- og designhøgskolen i Bergen, Bergen National Academy of Art and Design