Saksdokument. Forslag til vedtak: Oppdatert: Til: Møte i BIBSYS styre 1. september 2011

Transkript

1 Saksdokument Oppdatert: Til: Møte i BIBSYS styre 1. september 2011 S-2011/22 Retningslinjer for valg av personalrepresentant til BIBSYS styre Retningslinjene som ble brukt ved forrige valg viste seg å være unødvendig komplisert. Det er derfor utarbeidet et forslag til nye retningslinjer. Forslaget ble behandlet i BIBSYS LOSAM , der LOSAM sluttet seg til forslaget med en del mindre endringer. Endringene er tatt inn i vedlagte forslag. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til forslaget til retningslinjer for valg av personalrepresentant til BIBSYS styre.

2 Reglement for valg av personalrepresentant til BIBSYS styre Vedtatt av BIBSYS styre 1. september Bakgrunn I BIBSYS vedtekter er det fastlagt: 3 Styret Styret skal ha seks medlemmer, hvorav: - fem medlemmer oppnevnes av Kunnskapsdepartementet - ett medlem velges av og blant de tilsatte i BIBSYS Kunnskapsdepartementet utpeker en leder og en nestleder blant styrets medlemmer, samt to varamedlemmer i nummerert rekkefølge for medlemmene som oppnevnes av departementet. Det velges ett varamedlem blant de tilsatte. Medlem og varamedlem blant de tilsatte skal ha ulikt kjønn. BIBSYS styre fastsetter nærmere regler om valgordning. Funksjonsperioden i styret er normalt fire år. 2. Stemmerett og valgkrets 1. Følgende grupper har stemmerett ved valg: fast ansatte midlertidig ansatte 2. Fast og midlertidig ansatte må være ansatt i minst 50 % stilling og ha tiltrådt denne på dato for utleggelse av manntallet, for å være stemmeberettiget. Side 2

3 3. Stemmerett bortfaller for den som har permisjon for å arbeide i annen stilling utenfor BIBSYS. Ved permisjon for å arbeide i annen stilling ved NTNU følger stemmeretten den stilling vedkommende innehar på dato for utleggelse av manntallet. Stemmerett beholdes ved permisjon med lønn fra BIBSYS. 3. Valgbarhet Ansatte med stemmerett er valgbare så sant de har et ansettelsesforhold som dekker den aktuelle valgperioden. Følgende personer er ikke valgbare: a. Personer som har fungert som personalrepresentant (eller vara) i et sammenhengende tidsrom på 2 styreperioder, ved begynnelsen av den nye valgperioden. b. Personer i lederstillinger. Direktør og ledere som rapporterer direkte til direktør er ikke valgbare til styret. Tvilsspørsmål avgjøres av valgstyret. c. Medlemmer av valgstyret. d. Personer som er innvilget fritak av valgstyret etter å ha bedt seg fritatt for valg. 4. Tidspunkt for valget 1. Direktøren fastsetter en tidsplan for ordinære valg og for suppleringsvalg i perioden. 2. Valgoppgjøret skal foreligge senest 14 dager før representantenes funksjonstid begynner, så sant det er praktisk mulig. 5. Valgstyret 1. Valgstyret har ansvar for å gjennomføre valg og eventuelle suppleringsvalg i løpet av valgperioden fram til nytt valgstyre er oppnevnt. Valgstyret: - Administrerer valget og forberedelsene til dette. - Kunngjør valget senest 3 uker før valgdagen. Samtidig skal det informeres om hvordan valget skal gjennomføres og om at fristen for å nominere kandidater er 2 uker før valgdagen. - Skal påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst 2 kandidater med motsatt kjønn. Dersom det innen nominasjonsfristen ikke er fremmet forslag på minst 2 kandidater med motsatt kjønn, skal valgstyret fremme forslag på et tilstrekkelig antall kandidater. - Gir foreslåtte kandidater beskjed om at de er foreslått og informerer om de rettigheter kandidaten har ifølge dette reglementet. - Behandler søknader om fritak fra å være kandidat på grunn av tidligere verv eller andre tungtveiende årsaker. - Tolker valgreglementet og behandler klager på manntallet. - Kontrollerer valgresultatet og kunngjør resultatet. - Behandler eventuelle klager over valget. Side 3

4 2. Direktøren oppnevner, etter drøfting i LOSAM, valgstyret for valg av styremedlem. Direktøren utpeker leder for valgstyret blant de oppnevnte medlemmene etter drøfting i LOSAM. 3. Valgstyret skal ha minst 3 medlemmer. Valgstyret skal med vekt på likebehandling av kandidatene bidra til engasjement og bred valgdeltagelse ved: a. Innen nominasjonsfristen, utbre kunnskap om hva vervet innebærer. b. Under nominasjonsperioden, bidra til at det foreslås et tilstrekkelig antall kandidater til at det kan bli et reelt valg, og eventuelt selv fremme forslag på kandidater. c. Etter nominasjonsfristens utløp og før valgdagen, organisere valgmøte og presentere kandidatene. 4. Valgstyret er vedtaksdyktig når lederen og mer enn halvparten av medlemmene, totalt minst 3, er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. 6. Manntall 1. Direktøren er manntallsfører. Stemmeretten er knyttet til at velgerne er registrert i BIBSYS lønnssystem, nærmere regler for stemmeretten er gitt i punkt 2. Manntallet over stemmeberettigede legges ut på intranettet, senest 3 uker før valgdagen. Velgerne må selv kontrollere at de er ført opp i manntallet. 2. Klage over manntallsføringen rettes til direktøren som manntallsfører, senest 2 uker før valgdagen. Dersom direktøren ikke finner å kunne rette manntallet, avgjøres klagen av valgstyret. 7. Nominasjon, kunngjøring av kandidater, valgkamp 1. Alle stemmeberettigete ansatte ved BIBSYS kan sende inn forslag på kandidater. Forslagene må være undertegnet av en stemmeberettiget. 2. Forslagene må være valgstyret i hende senest 2 uker før valgdagen. Kandidatene forespørres av valgstyret. 3. Valgstyret kunngjør kandidatene senest 10 dager før valgdagen. Valgkamp gjennomføres i perioden mellom kunngjøringen og dagen før valgdagen. 4. Det skal være minst to kandidater med motsatt kjønn. Side 4

5 8. Oversikt frister 3 uker før valgdagen: Manntallet er klart og tidspunkt for valget (valgdagen) kunngjøres 2 uker før valgdagen: Nominasjonsfristen: frist for å levere forslag på kandidater til valgstyret. 10 dager før valgdagen: Frist for valgstyret til å kunngjøre navn på kandidatene til valget. Valgoppgjøret skal foreligge senest 14 dager før representantenes funksjonstid begynner, så sant det er praktisk mulig. 9. Gjennomføring av valgoppgjøret 1. Valget gjennomføres skriftlig. Det er ikke anledning å stemme på annen måte, for eksempel via mail. Valget skal være hemmelig. 2. Det føres opp to navn på valgseddelen, en kvinne og en mann. 3. Valgkomiteen teller opp stemmene så raskt som mulig etter valgdagen. Resultatet publiseres på intranettet og gjøres kjent for alle ansatte. 4. Den med flest stemmer blir fast medlem. Varamedlem blir den med motsatt kjønn som har flest stemmer. 5. Ved stemmelikhet som har betydning for resultatet av valget, trekkes lodd mellom de kandidatene som har likt antall stemmer. Valgkomiteen fastsetter nærmere retningslinjer for dette. 10. Endringer i løpet av valgperioden Hvis fast styrerepresentant slutter i løpet av valgperioden avholdes nytt valg på både fast og vara representant for resterende del av valgperioden. Hvis vara styrerepresentant slutter holdes valg på vararepresentant med motsatt kjønn av fast representant for resterende del av valgperioden. 11. Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved valget. Klage må fremsettes overfor valgstyret så raskt som mulig og senest en uke etter at resultatet av valget er bekjentgjort. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør hvor dette er mulig og tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt ovenfor. Side 5

6 3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes valgresultatet straks til BIBSYS styre. Valgstyret skal avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelsen. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager. 4. Mener BIBSYS styre at det er gjort feil som kan ha vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, blir tidligere (vara)representant stående selv om tjenestetiden er utløpt. Side 6

7 Saksdokument Oppdatert: Til: Møte i BIBSYS styre 1. september 2011 S-2011/25 Styremøter høsten 2011 De viktigste sakene høsten 2011 vil være nytt biblioteksystem, tertialrapport for 2. tertial 2011 og budsjett Med utgangspunkt i arbeidet med disse sakene vil det passe godt med styremøter: Etter 24/10 (Tertialrapport og nytt biblioteksystem) Etter 21/11 (Budsjett 2012 og nytt biblioteksystem) Forslag til vedtak: (Endelige datoer fastlegges på møtet)