VALGREGLER FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG

Transkript

1 VALGREGLER FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG Fastsatt av Høgskolestyret ved Høgskolen i Sør-Trøndelag 29. november 2011, med hjemmel i lov om universiteter og høgskoler 9. (Avløser tidligere lokale valgregler ved Høgskolen i Sør-Trøndelag, vedtatt 24. februar 2010) Kapittel 1 - Generelle bestemmelser 1. Reglenes virkeområde Disse reglene gjelder ved følgende valg ved Høgskolen i Sør-Trøndelag: a) Valg av medlemmer til høgskolestyret og avdelingsstyrer.. b) Valg av valgforsamling ved valg av tillitsverv etter bokstav a).. 2. Valgmåte Valg etter disse regler skjer i valgforsamling, ved manuelt urnevalg eller ved elektronisk valg. Foretrukne valgmåter er elektronisk valg ved valg av tilsatt-representanter og valgforsamling ved valg av studentrepresentanter. 3 Valgstyrets sammensetning og oppgaver 1. Høgskolestyret oppnevner et valgstyre for HiST med ansvar for alle valg etter disse regler. 2. Valgstyret ved HiST skal ha 2 faglige, 1 teknisk-administrativ og 2 studenter som medlemmer. Det skal være ett varamedlem for hver av disse gruppene. Høgskolestyret utpeker leder og nestleder blant de faglige medlemmene. 3. Funksjonstid for tilsatte følger høgskolestyrets funksjonstid. Funksjonstid for studentene er ett år. 4. Dersom et medlem av valgstyret er foreslått til valg til høgskolestyret eller avdelingsstyre, trer vedkommende ut av valgstyret ved det aktuelle valget og varamedlem trer inn. 5. Valgstyret skal administrere valget og forberedelsene til dette. 6. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelser i dette inn for den sentrale klagenemnd vedtatt i HS-V-047/11 Side 1 av 8

2 4. Tidsplan og kunngjøring for avholdelse av valg 1. Valgstyret fastsetter tidsplan for de enkelte valg, inklusive kunngjøring og manntallsfastsetting. 2. Tidspunkt for avholdelse av valget skal gjøres kjent senest 6 uker før valgtidspunkt. Valg kunngjøres gjennom høgskolens ordinære informasjonskanaler. 3. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og fremgangsmåte ved valget, og om frist for å fremme forslag på kandidater. 4. Valgstyret står ansvarlig for innkalling til valgforsamling med minimum 2 ukers varsel. 5. Valgstyret skal påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst like mange personer som det skal velges, medregnet varamedlemmer. 6. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest 1 måned før representantenes funksjonstid begynner. 7. Ved suppleringsvalg kan valgstyret beslutte at minimumsfrister kan fravikes. 5. Stemmerett for tilsatte 1. Tilsatte i minst 50% stilling ved høgskolen og som har tiltrådt før manntallet endelig er fastsatt, har stemmerett. 2. Tilsatte i permisjon som tilfredsstiller punkt 1 har stemmerett. 3. Stillingene rektor, prorektor, dekan, studieleder, professor, dosent, førsteamanuensis, førstelektor, amanuensis, høgskolelektor, høgskolelærer, stipendiat og tilsvarende 2-erstillinger er vitenskapelige. Resten av stillingene anses å være teknisk/administrative. 4. Opplysninger i SAP (høgskolens personal og lønnssystem) er kilde for manntallet. 6. Generelle vilkår for valgbarhet 1. Alle tilsatte i hovedstilling (minst 50 %) er valgbare til verv. 2. Tilsatte som har permisjon er også valgbare, forutsatt at permisjonen utløper senest på dato for fastsetting av manntallet. 3. Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden (jf. Brev fra Kunnskapsdepartementet ref /EHD) 4. Studenter som er stemmeberettigede er også valgbare til verv vedtatt i HS-V-047/11 Side 2 av 8

3 7. Tilsattes plikt til å ta imot valg og til å fungere i vervet. Permisjon, fratredelse, fritak og suppleringsvalg Forholdet reguleres av universitets- og høgskolelovens 9-5 med følgende tilpasninger. 1. Den som har permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. 2. Høgskolestyret selv kan etter søknad frita fra verv ved vanskelighet eller belastning ved å skjøtte vervet. Den som er tilsatt i deltidsstilling, kan fritas hvis vervet vil være en urimelig byrde i vedkommende arbeidsforhold. Fritak kan gis ved vanskelighet eller belastning i utøvelse av styrings og lederfunksjoner i HiST. 3. Ved fratredelse eller fritak møter varamedlem. Er det ikke tilgjengelig varamedlem, gjøres det suppleringsvalg av nye varamedlemmer for resten av styreperioden. 4. Kandidater som foreslås, bør være forespurt og ha sagt seg villig til å påta seg verv på forhånd. 8. Stemmerett for studenter. Plikt til å fungere i verv. 1 Den som er registrert som student og har betalt semesteravgift innen ordinær betalingsfrist i det semester valget finner sted, har stemmerett 2 Opplysninger i FS er kilde for manntallet (er student, betalt avgift, organisatorisk tilhørighet etc.) 3 Studenter som også har stemmerett som tilsatt, skal stemme som tilsatt. 4 Studenter som i perioder er lønnet av HiST (leder/nestleder studentparlamentet, opptakskontor etc) skal stemme som student. 5 Studenter har ikke plikt til å ta imot valg, og kan forlange seg strøket fra kandidatlisten. Men hvis de ikke trekker seg, og blir valgt, har de samme plikt til å fungere i vervet som tilsatte. Dette jf kommentarer til universitets- og høgskolelovens 9-5 (1). 9. Liste over stemmeberettigede. Klage over manntallsføringen. Valgstyret (ved valgsekretariatet) er manntallsfører Tilsatt-oversikt hentes fra SAP. Student-oversikt hentes fra FS. Manntallet defineres to ganger i løpet av året, etter at fristen for betaling av studieavgift utløper og er registrert hvert semester. Klage over manntallsføringen avgjøres av valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest 2 uker før valgdagen vedtatt i HS-V-047/11 Side 3 av 8

4 10. Forslag på kandidater 1. Alle stemmeberettigede har rett til å komme med forslag på kandidater til vervene. 2. Forslag på kandidater må være valgstyret i hende senest 3 uker før vedkommende valg. 11 Valg ved elektronisk valg 1. Skal valg skje ved elektronisk valg, fastsetter valgstyret tidsperioden for når det kan avgis stemme. Normalt skal denne tidsperiode være minst en uke. 2. For å kunne avgi stemme må den stemmeberettigede være i manntallet. (se 9) 3. Ved elektroniske valg plikter valgstyret (ved valgsekretariatet): a. å gjøre det elektroniske valgsystemet lett tilgjengelig for alle tilsatte og studenter b. informere elektronisk om tidsplan for framtidige valg via høgskolens vevportaler c. gjøre manntallet elektronisk tilgjengelig etter fastsettelse (se 9), og informere om manntallet og klagemulighet via høgskolens vevportaler d. elektronisk informere om kandidatene via valgsystemet og høgskolens vevportaler, og gi kandidatene mulighet til å publisere egenprodusert informasjon. 4. For hvert valg skal valgstyret spesielt vurdere om den tekniske tilgjengelighet til det elektroniske valgsystemet og den elektroniske informasjonen om kandidatene, har vært tilfredsstillende 12. Valg ved manuelt urnevalg 1. Ved manuelt urnevalg kan valgstyret for det enkelte valg bestemme at det skal tillates avgitt poststemmer. 2. Den som ikke er til stede på valgdagen, kan avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innlevert på stemmestedet senest kl dagen før den ordinære valgdagen. 3. Den som blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i særskilt lukket konvolutt påført navn og adresse for velgeren 13 Valg ved valgforsamling 1. Skal valg skje i valgforsamling, innkaller valgstyret til dette med en frist på minimum 2 uker, jf vedtatt i HS-V-047/11 Side 4 av 8

5 2. Den som ved valg, oppnevning eller i stillings medfør er medlem av valgforsamlingen som skal foreta valg etter disse regler, har plikt til å møte og stemme om han eller hun ikke har forfall pga. sykdom, nødvendig reisefravær, eksamensavvikling eller andre tungtveiende grunner. 3. Den som innkalles, må bekrefte at han eller hun møter straks innkalling er mottatt. Hvis ikke slik melding er mottatt av valgstyrets sekretariat senest en uke før valget skal finne sted, innkalles vararepresentant for vedkommende. 4. Forfall fra å møte i valgforsamling skal meldes straks det foreligger. Vararepresentant kan bare møte etter innkalling fra valgstyret. 14. Regler for beregning av preferansevalg 1. Valg på enkeltrepresentant og valg på flere representanter 1.1 Stemmene vektes ved at de deles med delingstallene 1, 3, 5 osv. for henholdsvis rangering som nr. 1, 2, 3, osv. Det vil si at førstestemmene teller med tallverdi 1, andrestemmene med tallverdi 1/3, tredjestemmene med verdi 1/5 osv 1.2 Ved valg på enkeltrepresentant er den kandidat valgt som oppnår høyeste stemmetall etter pkt 1.1. Ved valg på flere representanter er de kandidater valgt innen sin gruppe som oppnår høyeste stemmetall etter pkt. 1.1, med mindre dette strider mot reglenes bestemmelser om kjønnsmessig balanse. Vararepresentanter rangeres tilsvarende i nummerrekkefølge. 1.3 Ved stemmelikhet ved valg på flere representanter foretas loddtrekning. 15. Kjønnsmessig balanse 1. Ved valg skal Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg eller flertallsvalg at et kjønn vil få færre representanter enn nevnt i pkt 1, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp inntil man har oppnådd slik balanse. 16. Valgprotokoll Utfallet av valg etter disse regler skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om utfallet av valget sendes til rektor og kunngjøres straks vedtatt i HS-V-047/11 Side 5 av 8

6 Kapittel 2 - Valg av høgskolestyre 17. Valg og oppnevning av høgskolestyret. Funksjonstiden. 1. Valg og oppnevning av høgskolestyret reguleres av universitets- og høgskolelovens 93 (jfr. også Høgskolestyrets vedtak i sak 067/2006). Høgskolestyret har følgende medlemmer: 4 medlemmer valgt av og blant tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger 1 medlem valgt av og blant tilsatte i tekniske og administrative stillinger 2 medlemmer valgt av og blant studentene 4 eksterne medlemmer inkl. styreleder, hvorav 2 inklusiv styreleder er utpekt av departementet og 2 er utpekt av Sør-Trøndelag fylkeskommune, alle etter innstilling fra høgskolestyret. 2. Innen hver kategori velges minst like mange varamedlemmer i nummerert rekkefølge. 3. Funksjonstiden er 4 år. Studentrepresentanter og deres varamedlemmer velges for ett år av gangen. 18 Ved valg i valgforsamling 1. Dersom valget skal holdes i valgforsamling, skal delegater til valgforsamlingen utpekes fra den enkelte avdeling/ha, i samsvar med nedenstående beregningsregler. Delegater velges i allmøte av og blant den enkelte kategori. 2. Valgforsamlingen for undervisnings- og forskningstilsatte settes sammen av 30 delegater, forholdsmessig fordelt på avdelingene etter antallet faglige tilsatte. 3. Valgforsamlingen for teknisk/administrativt tilsatte settes sammen etter følgende regler: 0 10 tilsatte 2 representanter tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant flere enn 100 tilsatte + 1 representant 4. I tillegg til det antall delegater som følger av ovenstående, må hver avdeling/ha oppnevne to varadelegater til hver kategori. 5. Studentparlamentet er valgforsamling ved valg av studentrepresentanter til høgskolestyret vedtatt i HS-V-047/11 Side 6 av 8

7 Kapittel 3 - Valg av avdelingsstyre 19. Valg og oppnevning av avdelingsstyrene. Funksjonstiden. 1. Sammensetningen av avdelingsstyre er som følger: 4 medlemmer valgt av og blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling 1 medlem valgt av og blant de teknisk og administrativt tilsatte 2 medlemmer valgt av og blant studentene 2 eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolestyret etter innstilling fra avdelingen, hvorav en oppnevnes som avdelingsstyrets leder. 2. Innen hver kategori velges minst like mange varamedlemmer i nummerert rekkefølge. 3. Funksjonstiden er 4 år. Studentrepresentanter og deres varamedlemmer for ett år av gangen. 20 Sammensetning av valgforsamling til avdelingsstyrene 1. Dersom valget skal holdes i valgforsamling, skal delegater til valgforsamlingen utpekes i samsvar med nedenstående beregningsregler. Delegater velges i allmøte av og blant den enkelte kategori. 2. Valgforsamling for undervisnings- og forskningstilsatte har 5 medlemmer. 3. Valgforsamlingen for teknisk-administrativt tilsatte settes sammen etter følgende beregningsregler: 0 10 tilsatte 2 representanter tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant flere enn 100 tilsatte + 1 representant 4. I tillegg til det antall delegater som følger av ovenstående beregningsregler i pkt. 2 3, må hver avdeling oppnevne to varadelegater til hver kategori. 5. Studentutvalget ved avdelingen er valgforsamling ved valg av studentrepresentanter til avdelingsstyre vedtatt i HS-V-047/11 Side 7 av 8

8 Kapittel 4 - Klage og ikrafttreden 21. Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Eventuell anke over valgstyrets beslutning behandles av høgskolens klagenemd. 4. Mener høgskolens klagenemnd at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg, som lovlig valgt. 22. Ikrafttreden m.v. Reglene trer i kraft straks vedtatt i HS-V-047/11 Side 8 av 8