Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret. Sak: Suppleringsvalg til avdelingsstyret ved ASP

Transkript

1 Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato: Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: Suppleringsvalg til avdelingsstyret ved ASP HS-V-21/12 Saksbehandler/-sted: SPO / organisasjonsdirektør Tidligere sak(er): Vedlegg: Lenke til tidligere saker, lover og regelverk: Vedlegg 1: Valgregler for Høgskolen i Sør-Trøndelag (datert ) Universitets- og høyskoleloven html Henvisning til HiSTs måltavle ( Strategiområde Hovedmål Delmål Effektiv forvaltning Risikomomenter til vedtaksforslaget: (Vurderinger ift risikobildet er beskrevet nærmere i saksframlegg) Økonomiske konsekvenser Ja Nei x Kommunikasjonsmessige Ja Nei x konsekvenser Annen risikovurdering Side 1 av 4

2 Forslag til vedtak: 1. Høgskolestyret godkjenner gjennomføringen av suppleringsvalget av faglige varamedlemmer til avdelingsstyret ved ASP, og vedtar valget av Mary-Elizabeth Bradley Eilertsen, Ingvild Aune og Geir-Tore Stensvik som faglige varamedlemmer med funksjonstid til Den nummererte faglige varamedlemslisten for avdelingsstyret ved ASP blir dermed: 1. Førsteamanuensis Ola Brattås 2. Førsteamanuensis/førstelektor Mary-Elizabeth Bradley Eilertsen 3. Førstelektor Ingvild Aune 4. Høgskolelektor Geir-Tore Stensvik Sammendrag: På grunn av endring i valgreglene (HS-V-003/12) om valgbarhet av studieledere måtte studieleder Trond Lundby og varamedlemmene studieleder Toril Platou og studieleder Viggo Mastad fratre sine verv i avdelingsstyret ved ASP. Varamedlem høgskolelektor Raija Dahlø ble fast medlem. Listen over faglige varamedlemmer var da redusert til kun førsteamanuensis Ola Bratås. Behovet for supplering av nye varamedlemmer var dermed til stede. Suppleringsvalget ble gjennomført som et elektronisk preferansevalg med stemmeperiode til Valgdeltakelsen ble på 22,1%. Til de tre verv som varamedlemmer stilte tre kandidater. Samtlige kandidater fikk stemmer og er derfor valgt. Kjønnskvotering er ivaretatt gjennom at den nye varamedlemslisten inneholder to kvinner og to menn Det har ikke kommet inn noen klager på manntallet eller gjennomføring av valget. SAKSFREMSTILLING: 1. Bakgrunn for saken Endringen av valgreglene i HS-V-003/13 med fokus på habilitet og valgbarhet, resulterte i at avdelingsstyremedlem studieleder Trond Lundby og varamedlemmene studieleder Toril Platou og studieleder Viggo Mastad måtte fratre sine verv. Varamedlem høgskolelektor Raija Dahlø ble fast medlem. Listen over faglige varamedlemmer var da redusert til kun førsteamanuensis Ola Bratås. Behovet for supplering av nye varamedlemmer var dermed til stede. Side 2 av 4

3 2. Gjennomføring av valget Suppleringsvalget ble gjennomført som et elektronisk preferansevalg med SPO som valgsekretariat. Valgets tidsplan: Dato Hva Manntallet ble gjort elektronisk tilgjengelig Frist for innsending av forslag på kandidater Frist for klage på manntallet Stemmeperiode Publisering av foreløpig resultat Frist for klage på valget. Følgende informasjon ble gitt av valgsekretariatet (i tillegg har avdelingens ledelse informert via indre kanaler i avdelingen): Dato Hva Publisert hvor Informasjon om valget og valgets framdrift. Oppfordring om å fremme forslag på kandidater innen fristen, og sjekke manntallet innen frist. Aktuelt for ASP på ansattportalen, valgets vevside Presentasjon av kandidatene Aktuelt for ASP på ansattportalen, valgets vevside Oppfordring til å avgi stemme Aktuelt for ASP på ansattportalen Valgresultat og klagefrist for valget Aktuelt for ASP på ansattportalen Under hele valgperioden har det elektroniske valgsystemet vært teknisk tilgjengelig og ingen feilmeldinger er mottatt. Teknisk valgrapport: Valgnavn: Vår Suppleringsvalg avd.styret ASP Valgperiode: : :30 Valgsted: ASP - avd for sykepleierutdanning Velgergrupper: Vitenskapelig tilsatt Verv/Position: Varamedlemmer i avd.styret Antall til dette vervet: 3 Antall med stemmerett ved dette valget: 86 Antall som stemte ved dette valget: 19 Valgoppslutning: % Stemmeresultat (vektet preferansevalg): Valg: Vår Suppleringsvalg avd.styret ASP Avholdt: : :30 Verv: Varamedlemmer i avd.styret antall personer som har avgitt stemme Mary-Elizabeth Bradley Ingvild Aune Geir-Tore Stensvik Eilertsen sum 1. Pri. 2. Pri. 3. Pri. sum sum Side 3 av 4

4 Vitenskapelig tilsatt Pri. Pri. Pri. Pri. Pri. Pri. 19 2/1 9/3 5/5 6 14/1 2/3 2/ /1 5/3 5/ Rektors vurdering Rektor er godt fornøyd med gjennomføringen av valget, og finner at den er i tråd med høgskolens valgregler. Rektor anbefaler Høgskolestyret å godkjenne gjennomføringen og valgresultatet. 4. Lover, regelverk og tidligere vedtak Universitets- og høgskoleloven 9 Valgregler for Høgskolen i Sør-Trøndelag 5. Økonomiske og kommunikasjonsmessige konsekvenser (risikovurdering) Ingen Side 4 av 4

5 VALGREGLER FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG Fastsatt av Høgskolestyret ved Høgskolen i Sør-Trøndelag 22. februar 2012, med hjemmel i lov om universiteter og høgskoler 9. (Avløser tidligere valgregler ved Høgskolen i Sør-Trøndelag, vedtatt 29. november 2011) Kapittel 1 - Generelle bestemmelser 1. Reglenes virkeområde Disse reglene gjelder ved følgende valg ved Høgskolen i Sør-Trøndelag: a) Valg av medlemmer til høgskolestyret og avdelingsstyrer. b) Valg av valgforsamling ved valg av tillitsverv etter bokstav a). 2. Valgmåte Valg etter disse regler skjer i valgforsamling, ved manuelt urnevalg eller ved elektronisk valg. Foretrukne valgmåter er elektronisk valg ved valg av tilsatt-representanter og valgforsamling ved valg av studentrepresentanter. 3 Ansvar for gjennomføring, godkjenning og klagebehandling av valg 1. Rektor er valgsekretariat ved valg av tilsatt-representanter til høgskolestyret og avdelingsstyrene 2. Studentparlamentet er valgsekretariat ved valg av student-representanter til høgskolestyret og avdelingsstyrene 3. Høgskolens klagenemd er ankeinstans for klagesaker i samband med valgene til høgskolestyret og avdelingsstyrene 4. Høgskolestyret selv skal godkjenne valggjennomføringen og valgresultatene. 4. Tidsplan og kunngjøring for avholdelse av valg av tilsatt-representanter 1.Valgsekretariatet fastsetter tidsplan for de enkelte valg, inklusive kunngjøring og manntallsfastsetting. 2. Tidspunkt for avholdelse av valget skal gjøres kjent senest 6 uker før valgtidspunkt. Valg kunngjøres gjennom høgskolens ordinære informasjonskanaler. 3. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og fremgangsmåte ved valget, og om frist for å fremme forslag på kandidater. 4. Valgsekretariatet står ansvarlig for innkalling til valgforsamling med minimum 2 ukers varsel vedtatt i HS-V-003/12 side 1 av 8

6 5. Valgsekretariatet skal påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst like mange personer som det skal velges, medregnet varamedlemmer. 6. Valgoppgjøret bør være avsluttet senest 1 måned før representantenes funksjonstid begynner. 7. Ved suppleringsvalg kan valgsekretariatet beslutte at angitte minimumsfrister kan fravikes. 5. Stemmerett for tilsatte 1. Tilsatte i minst 50% stilling ved høgskolen og som har tiltrådt før manntallet endelig er fastsatt, har stemmerett. 2. Tilsatte i permisjon som tilfredsstiller punkt 1 har stemmerett. 3. Personer i stillingene rektor, prorektor, dekan, studieleder, professor, dosent, førsteamanuensis, førstelektor, amanuensis, høgskolelektor, høgskolelærer, stipendiat og tilsvarende 2-er-stillinger er vitenskapelige og skal stemme på undervisnings- og forskerrepresentanter. Resten av stillingene anses å være teknisk/administrative. 4. Opplysninger i SAP (høgskolens personal og lønnssystem) er kilde for manntallet. 6. Generelle vilkår for valgbarhet for tilsatte 1. Alle tilsatte i hovedstilling (minst 50 %) er valgbare til verv, med unntak av personer i følgende stillinger: a. Rektor, prorektor, dekaner og direktører er ikke valgbare til Høgskolestyret b. Dekan, prodekan og tilsatte studieledere er ikke valgbare til avdelingsstyrene. 2. Tilsatte som har permisjon er også valgbare, forutsatt at permisjonen utløper senest på dato for fastsetting av manntallet. 3. Ingen kan gjenvelges som styremedlem hvis vedkommende vil ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden (jf. Brev fra Kunnskapsdepartementet ref /EHD) 7. Tilsattes plikt til å ta imot valg og til å fungere i vervet. Permisjon, fratredelse, fritak og suppleringsvalg Forholdet reguleres av universitets- og høgskolelovens Plikt til å ta imot og utføre tillitsverv (1) En ansatt som blir valgt til styret eller andre tillitsverv ved institusjonen, har plikt til å ta imot vervet. Den som har gjort tjeneste i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. (2) Innehaver av tillitsverv skal fratre når valgbarheten opphører. med følgende tilpasninger: vedtatt i HS-V-003/12 side 2 av 8

7 1. Den som har permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer. 2. Høgskolestyret selv kan etter søknad frita fra verv ved vanskelighet eller belastning for vedkommende å skjøtte vervet. Den som er tilsatt i deltidsstilling, kan fritas hvis vervet vil være en urimelig byrde i vedkommende arbeidsforhold. Fritak kan også gis ved vanskelighet eller belastning i utøvelse av styrings og lederfunksjoner i HiST. 3. Ved fratredelse eller fritak møter varamedlem. Er det ikke tilgjengelig varamedlem gjøres suppleringsvalg av nye varamedlemmer. 4. Kandidater som foreslås, bør være forespurt og ha sagt seg villig til å påta seg verv på forhånd. 8. Stemmerett for studenter. Plikt til å fungere i verv. 1 Den som er registrert som student og har betalt semesteravgift innen ordinær betalingsfrist i det semester valget finner sted, har stemmerett 2 Opplysninger i FS (høgskolens elektroniske studentkartotek) er kilde for studentmanntallet 3 Studenter som også har stemmerett som tilsatt, skal stemme som tilsatt. 4 Studenter som i perioder er lønnet av HiST i studentverv og lignende, eksempelvis leder/nestleder studentparlamentet, medarbeidere i opptakskontor etc, skal stemme som student. 5 Studenter har ikke plikt til å ta imot valg, og kan forlange seg strøket fra kandidatlisten. Hvis de ikke trekker seg, og blir valgt, har de samme plikt til å fungere i vervet som tilsatte (jf Bernts kommentarer til universitets- og høgskolelovens 9-5 (2).) 9. Liste over stemmeberettigede. Klage over manntallsføringen. Valgsekretariatet er manntallsfører Manntallet defineres to ganger i løpet av året, etter at semesterfristen for betaling av studieavgift utløper. Klage over manntallsføringen avgjøres av valgsekretariatet. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest 2 uker før valgdagen. 10. Forslag på kandidater 1. Alle stemmeberettigede har rett til å komme med forslag på kandidater til vervene. 2. Forslag på kandidater må være valgsekretariatet i hende senest 3 uker før vedkommende valg vedtatt i HS-V-003/12 side 3 av 8

8 11 Valg ved elektronisk valg 1. Skal valg skje ved elektronisk valg, fastsetter valgsekretariatet tidsperioden for når det kan avgis stemme. Normalt skal denne tidsperiode være minst en uke. 2. For å kunne avgi stemme må den stemmeberettigede være i manntallet. (se 9) 3. Ved elektroniske valg plikter valgsekretariatet: a. å gjøre det elektroniske valgsystemet lett tilgjengelig for alle stemmeberettigede b. informere elektronisk om tidsplan for valg via høgskolens vevportaler c. gjøre manntallet elektronisk tilgjengelig etter fastsettelse (se 9), og informere om manntallet og klagemulighet via høgskolens vevportaler d. elektronisk informere om kandidatene via valgsystemet og høgskolens vevportaler, og gi kandidatene mulighet til å publisere egenprodusert informasjon. 4. For hvert valg skal valgsekretariatet spesielt vurdere om den tekniske tilgjengelighet til det elektroniske valgsystemet og den elektroniske informasjonen om kandidatene, har vært tilfredsstillende 12. Valg ved manuelt urnevalg 1. Ved manuelt urnevalg kan valgsekretariatet bestemme at det skal tillates avgitt poststemmer. 2. Den som ikke er til stede på valgdagen, kan avgi forhåndsstemme etter at de innkomne forslag på kandidater er kunngjort. Forhåndsstemme må være innlevert på stemmestedet senest kl dagen før den ordinære valgdagen. 3. Den som blir nektet stemmerett, skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i særskilt lukket konvolutt påført navn og adresse for velgeren 13 Valg ved valgforsamling 1. Skal valg skje i valgforsamling, innkaller valgsekretariatet til dette med en frist på minimum 2 uker, jf Den som ved valg, oppnevning eller i stillings medfør er medlem av valgforsamlingen som skal foreta valg etter disse regler, har plikt til å møte og stemme om han eller hun ikke har forfall pga. sykdom, nødvendig reisefravær, eksamensavvikling eller andre tungtveiende grunner. 3. Den som innkalles, må bekrefte at han eller hun møter straks innkalling er mottatt. Hvis ikke slik melding er mottatt av valgsekretariatet senest en uke før valget skal finne sted, innkalles vararepresentant for vedkommende. 4. Forfall fra å møte i valgforsamling skal meldes straks det foreligger. Vararepresentant kan bare møte etter innkalling fra valgsekretariatet vedtatt i HS-V-003/12 side 4 av 8

9 14. Regler for beregning av preferansevalg 1. Valg på enkeltrepresentant og valg på flere representanter 1.1 Stemmene vektes ved at de deles med delingstallene 1, 3, 5 osv. for henholdsvis rangering som nr. 1, 2, 3, osv. Det vil si at førstestemmene teller med tallverdi 1, andrestemmene med tallverdi 1/3, tredjestemmene med verdi 1/5 osv 1.2 Ved valg på enkeltrepresentant er den kandidat valgt som oppnår høyeste stemmetall etter pkt 1.1. Ved valg på flere representanter er de kandidater valgt som oppnår høyeste stemmetall etter pkt. 1.1, med mindre dette strider mot reglenes bestemmelser om kjønnsmessig balanse. Vararepresentanter rangeres tilsvarende i nummerrekkefølge. 1.3 Ved stemmelikhet ved valg på flere representanter foretar valgsekretariatet loddtrekning. 15. Kjønnsmessig balanse 1. Ved valg skal Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg eller flertallsvalg at et kjønn vil få færre representanter enn nevnt i pkt 1, rykker de kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer på, opp inntil man har oppnådd slik balanse. 16. Valgprotokoll Utfallet av valg etter disse regler skal føres inn i en særskilt valgprotokoll og kunngjøres straks. Valgets gjennomføring og valgprotokoll skal vedtas av Høgskolestyret vedtatt i HS-V-003/12 side 5 av 8

10 Kapittel 2 - Valg av høgskolestyre 17. Valg og oppnevning av høgskolestyret. Funksjonstiden. 1. Valg og oppnevning av høgskolestyret reguleres av universitets- og høgskolelovens 9-3 (jfr. også Høgskolestyrets vedtak i sak 067/2006). Høgskolestyret har følgende medlemmer: 4 medlemmer valgt av og blant tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger 1 medlem valgt av og blant tilsatte i tekniske og administrative stillinger 2 medlemmer valgt av og blant studentene 4 eksterne medlemmer inkl. styreleder, hvorav 2, inklusiv styreleder, er utpekt av departementet og 2 er utpekt av Sør-Trøndelag fylkeskommune, alle etter innstilling fra høgskolestyret. 2. Innen hver kategori velges minst like mange varamedlemmer i nummerert rekkefølge. 3. Funksjonstiden er 4 år. Studentrepresentanter og deres varamedlemmer velges for ett år av gangen. 18 Ved valg i valgforsamling 1. Dersom valget skal holdes i valgforsamling, skal delegater til valgforsamlingen utpekes fra den enkelte enhet, i samsvar med nedenstående beregningsregler. Delegater velges i allmøte av og blant den enkelte kategori. 2. Valgforsamlingen for undervisnings- og forskningstilsatte settes sammen av 30 delegater, forholdsmessig fordelt på avdelingene etter antallet faglige tilsatte. 3. Valgforsamlingen for teknisk/administrativt tilsatte settes sammen etter følgende regler: 0 10 tilsatte 2 representanter tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant flere enn 100 tilsatte + 1 representant 4. I tillegg til det antall delegater som følger av ovenstående, må hver enhet oppnevne to varadelegater til hver kategori. 5. Studentparlamentet er valgforsamling ved valg av studentrepresentanter til høgskolestyret vedtatt i HS-V-003/12 side 6 av 8

11 Kapittel 3 - Valg av avdelingsstyre 19. Valg og oppnevning av avdelingsstyrene. Funksjonstiden. 1. Sammensetningen av avdelingsstyre er som følger: 4 medlemmer valgt av og blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling 1 medlem valgt av og blant de teknisk og administrativt tilsatte 2 medlemmer valgt av og blant studentene 2 eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolestyret etter innstilling fra avdelingen, hvorav en oppnevnes som avdelingsstyrets leder. 2. Innen hver kategori velges minst like mange varamedlemmer i nummerert rekkefølge. 3. Funksjonstiden er 4 år. Studentrepresentanter og deres varamedlemmer for ett år av gangen. 20 Sammensetning av valgforsamling til avdelingsstyrene 1. Dersom valget skal holdes i valgforsamling, skal delegater til valgforsamlingen utpekes i samsvar med nedenstående beregningsregler. Delegater velges i allmøte av og blant den enkelte kategori. 2. Valgforsamling for undervisnings- og forskningstilsatte har 5 medlemmer. 3. Valgforsamlingen for teknisk-administrativt tilsatte settes sammen etter følgende beregningsregler: 0 10 tilsatte 2 representanter tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant tilsatte + 1 representant flere enn 100 tilsatte + 1 representant 4. I tillegg til det antall delegater som følger av ovenstående beregningsregler i pkt. 2 3, må hver avdeling oppnevne to varadelegater til hver kategori. 5. Studentutvalget ved avdelingen er valgforsamling ved valg av studentrepresentanter til avdelingsstyre vedtatt i HS-V-003/12 side 7 av 8

12 Kapittel 4 - Klage og ikrafttreden 21. Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor valgsekretariatet senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent. 2. Valgsekretariatet kan bestemme at det skal holdes opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Eventuell anke over valgsekretariatets beslutning behandles av høgskolens klagenemd. 4. Mener høgskolens klagenemnd at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg, som lovlig valgt. 22. Ikrafttreden m.v. Reglene trer i kraft straks vedtatt i HS-V-003/12 side 8 av 8