ROLLAG KOMMUNE RAMMEAVTALE RØRLEGGERTJENESTER

Transkript

1 ROLLAG KOMMUNE RAMMEAVTALE PÅ RØRLEGGERTJENESTER

2 1 TILBUDSINNBYDELSE Rollag kommune innbyr til konkurranse med forhandling, for inngåelse av rammeavtale tilknyttet rørleggertjenester. Det vil bli inngått kontrakter ihht. NS Det vises til kunngjøring i DOFFIN. Konkurransegrunnlaget kan også sendes pr. post, dersom tilbyder ber om dette Anskaffelsen skjer iht. Lov av 16. juli 1999 om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Prosedyren Konkurranse med forhandling iht. forskriftens 14-3 pkt a, er benyttet for denne anskaffelsen. Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk og gis på grunnlag av de dokumenter som er distribuert i forbindelse med konkurransen. Konkurransegrunnlaget vil være en del av kontrakten som inngås. Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud i 60 kalenderdager regnet fra tilbudsfristens utløp. I kapittel 3 er det angitt hvordan tilbudet skal utformes. Tilbudet skal leveres i lukket anonym forsendelse og være merket: Rammeavtale Rørleggertjenester Rollag kommune Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen innen kl Tilbudet sendes til: Rollag kommune Kommunehuset Teknisk Etat 3626 Rollag Alternativt kan det leveres i resepsjonen på Rollag kommunehus. Tilbud kan ikke sendes over telefaks eller e-post. Åpning av tilbudene skjer Åpningen er ikke offentlig og kun representanter fra kommunen vil være til stede.

3 2 GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSEN 2.1 Spørsmål Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til oppdragsgivers administrative koordinator Kåre Syvertsen. Spørsmålene kan oversendes pr brev eller e- post, se adresseliste i kapittel 2. Frist for spørsmål er 14 dager før innleveringsfristen. Svar på spørsmål vil bli anonymisert og distribuert til samtlige tilbydere. 2.2 Dokumentasjon som skal følge tilbudet Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet for å dokumentere at tilbyder har de kvalifikasjonskrav som oppdragsgiver krever: 1. Attest utstedt av den kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med lovbestemmelsene. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. 2. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det for de siste tre år, med revisors kommentarer. 3. En beskrivelse av tilbyders personell eller tekniske enheter tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen 4. Dokumentasjon for lærlingordning og bekreftelse på om lærlinger vil bli benyttet. Sentral godkjenning 2.3 Krav til tilbyder Tilbudet skal være undertegnet. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres, eventuelt med en henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Som vedlegg til tilbudsbrevet skal prisskjema- vedlegg 1, Hms-erklæring- vedlegg 2, samt en referanseliste fra tilbyder på tilsvarene oppdrag vedlegges. Tilbyder må oppfylle kravet om at firmaet har en døgnkontinuerlig vaktordning. Materiell som skal leveres, må være godkjent av en godkjennelsesinstans i et EØS-land. Materiellet skal være CE-merket eller med annen godkjenningsmerking.

4 2.4 Kriterier for valg av tilbud De tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli tatt med videre i konkurransen. Det tilbudet som er mest økonomisk fordelaktig for oppdragsgiver vil etter forhandlinger bli valgt. Følgende kriterier blir lagt til grunn for å vurdere hva som er mest økonomisk fordelaktig. Tildelingskriterienes innbyrdes rekkefølge er prioritert og vektet. Pris - 50 % - Leveringssikkerhet 40 % o Teknisk personell o Responstid Referanser 10 % 2.5 Forkastede tilbud Forkastede tilbud vil ikke bli returnert til tilbyder. 2.6 Åpning av tilbudene Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Åpning vil finne sted med interne protokollvitner. 2.7 Informasjon til tilbyderne Alle tilbydere vil få skriftlig informasjon om utfallet av tilbudsevalueringen før kontrakt inngås. Klagefrist er satt til 14 dg. Etter datert brev Adresseliste Kåre Syvertsen Kommunehuset 3626 Rollag e-post: kare.syvertsen@rollag.kommune.no

5 3 ORIENTERING OM RAMMEAVTALEN 3.1 Overordnet målsetning og forutsetninger Tilbyderen skal forplikte seg i avtaleperioden å medvirke til minimalisering av Rollag kommunes totale logistikkostnader (TLK), slik at relasjonene mellom kommunen og tilbyder blir så effektive og rasjonelle som mulig. Med TLK menes pris, kvalitet, miljø, leveringstid og presisjon, kundetilpasning, livsløpsbetraktninger og administrative kostnader. 3.2 Rammeavtalens art og omfang Rollag kommune har ikke ansatt egne rørleggere for drift og vedlikehold av rør/vvs installasjoner i kommunale bygninger. Rørleggertjeneste med tilhørende vareleveranse skal kjøpes gjennom rammeavtale. Anskaffelsen har som formål å sikre Rollag kommune tilgang på rørleggere (kjøp etter behov), og vil omfatte levering av tjenester til bygninger og installasjoner som Rollag kommune eier eller har driftsansvar for. Kontraktsperioden for rammeavtalen vil gå fra våren 2013 til våren 2015 med opsjon på 2 år, for ett år av gangen. Dersom oppdragsgiver velger å benytte opsjonen om forlengelse, vil dette bli varslet skriftlig til leverandøren senest 1 måned før avtalens utløp. Anslått estimert årlig verdi av oppdraget er ca kr. eks. mva. Avtalen gjelder arbeider for beløp opp til en ramme av kr ,- eks mva - pr oppdrag. Ved oppdrag over kr ,- eks. mva. kan Rollag kommune, eiendomsavdelingen, holde egen konkurranse uavhengig av denne avtale, dersom dette anses formålstjenelig. 3.3 Organisering og entrepriseform Det skal inngås NS 8406 kontrakter med valgte tilbyder. 3.4 Tidsfrister og leveringssteder Tidsfrist for oppdragene iht. responstid prisskjema. Det forutsettes at tilbyder har bemanning og kompetanse til å håndtere oppdrag fortløpende. Inngåelse av rammeavtale har til formål å sikre Rollag kommune rask og fortløpende tilgang på slike tjenester, når behov oppstår. Tjenesten skal leveres iht til prisskjema responstid. Hasteoppdrag defineres som hendelser som oppstår som uforutsette. Leveringssteder er enheter under kommunal forvaltning i Rollag kommune, eiendomsavdelingen. Rollag kommune skal betraktes som én kjøper, dog med flere leveringsadresser.

6 3.5 Andre forhold Det forutsettes at tilbyder utpeker en kontaktperson med ansvar for oppfølging av alle leveranser til Rollag kommune. Tilbyders kontaktperson skal være ansvarlig for kontrakten og være den personen i bedriften som Rollag kommune skal forholde seg til. Oppdraget skal utføres mest mulig rasjonelt og effektivt for oppdragsgiver. Tilbyder vil ved inngåelse av kontrakt påta seg å medvirke til å opprettholde eiendommenes og tekniske installasjoners standard og kvalitet, samt å holde driftsutgiftene nede. Kjøp av tjenester gjennom denne rammeavtalen vil være basert på at det inngås arbeidsavtaler/ foretas bestillinger ved behov. Det skal føres timelister pr. oppdrag med månedlig fakturering etter medgått tid og materialforbruk. I mange tilfeller vil det være behov for å avtale en kostnadsramme før et arbeidsoppdrag bestilles utført. I slike tilfeller kreves det at tilbyder gir et bindende pristilbud basert på rammeavtalens betingelser (avtalte timepriser, materialkostnader, påslagsprosent mv). Oppdragsgiver gir/ bekoster ingen opplæring utover ordinær innføring i arbeidsoppgavene / oppdragene som skal utføres. 3.6 Bestillingsrutiner Ved kontraktinngåelse vil det bli utarbeidet rutiner for bestillinger med utfyllende oversikt over innkjøpere/bestillere og deres myndighet, samt adresselister over bygningsmassen. 3.7 Sluttdokumentasjon Ved oppdrag hvor der er montert nytt utstyr, overflatebehandlinger og lignende skal det leveres en sluttdokumentasjon på de produkter og overflater som er levert. Eventuelle protokoller, produktdatablad, vedlikeholdsanvisninger, branndokumentasjon og lignende skal også leveres. Branndokumentasjon jfr. pkt. 6.2 i konkurransegrunnlaget 3.8 Tilbyderen har ansvaret for et kontinuerlig samarbeid og skal ta initiativ til oppfølgingsmøter, minst 1 gang pr halvår.

7 4 KONTRAKTBESTEMMELSER 4.1 Generelt Som kontraktbestemmelser gjelder: «NS 8406 Forenklet bygg og anleggskontrakt. 4.2 Avtaledokument Avtaledokumentet vil sammen med kontraktbestemmelser NS 8406, kontraktvedlegg fra tilbudet og konkurransegrunnlag utgjøre kontraktens dokumenter. 4.3 Gyldighetsrekkefølge på dokumenter Ved kontraktsinngåelse gjelder dokumentene i denne rekkefølge (endring i forhold til NS 3408 pkt. 4): 1. Oppdragsgivers konkurransegrunnlag 2. Tilbyders tilbud. 3. NS Kontrakt underskrevet av begge parter. 4.4 Kontraktssum fastpris / regulering Endring: Oppdragene skal leveres for avtalte enhetspriser, alternativt fastpris hvor dette er avtalt 4.5 Regningsarbeid Tilbyder skal i tilbudsskjemaet oppgi faste timesatser som skal gjelde for hele rammeavtaleperioden. Timesatsen skal omfatte alle direkte og indirekte kostnader, herunder arbeidskostnader, sosiale kostnader, arbeidstakerens verktøygodtgjørelse, transport, kjørekostnader, reisetid, administrasjon og fortjeneste. 4.6 Kostnadsoverslag Tilbyder skal på oppdrag etter forespørsel gi et bindende pristilbud. 4.7 Faktureringsgrunnlag Det skal førest timelister pr. oppdrag med månedlig fakturering eller ved avsluttet oppdrag etter medgått tid og materialforbruk eller ihht. pristilbud. Fakturaer skal som minimum inneholde følgende opplysninger: 1. Organisasjonsnummer 2. Navn og adresse til mottaker av tjenesten: Rolla kommune Faktutasenteret Sentrum Rødberg 3. Navn og adresse på oppdraget 4. Beskrivelse av hvilken tjeneste som er levert. 5. Kontraktsbeløpet uten avgift. 6. Vederlag for tjenesten uten avgift. 7. Selve avgiftsbeløpet

8 8. Fakturanummer 9. Fakturadato Fakturer som ikke er merket ihht ovenstående vil bli returnert. 4.8 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser skal være fri måned + 30 dager. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Det skal ikke beregnes ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr eller andre former for gebyr. 4.9 Kontroll og dokumentasjon Endring: Endres fra hver uke til månedlig eller når oppdrag som går over kortere tid en 1 måned er ferdigstilt/ utført Forsikring Forsikringsplikten ligger hos tilbyder Mulkt Kontraktssum endres til kostnad for det enkelte oppdrag. Mulkt påløper uten særskilt varsel Gebyrer og avgifter Gebyrer og avgifter for ytelser fra det offentlige som faktureres til tilbyder, skal betales av tilbyder. Oppdragsgiver refunderer ikke disse kostnadene. Dersom det er nødvendig for tilbyder å fremskaffe lokal godkjenning, skal kostnader i forbindelse med dette dekkes av tilbyder Mangel ved kontraktsarbeidet Utbedring av mangler i reklamasjonstiden skal utføres etter avtale og i full forståelse med oppdragsgiver. Dersom hensynet til brukeren gjør det nødvendig å utføre arbeidet utenfor ordinær arbeidstid, skal dette ikke medføre krav på overtidsgodtgjørelse eller lignende Frist for utbedring Oppdragstaker plikter å utbedre påviste mangler innen 7 arbeidsdager, dersom annet ikke er særskilt avtalt.

9 5 SPESIELLE KONTRAKTBESTEMMELSER 5.1 Forretningsrutiner for rammeavtaler Tilbyder er forpliktet til å følge de anvisninger som gis i denne tilbudsforespørselen inkl. HMS-instruks. (se vedlegg) Tilbyder må rette seg etter de administrative regler som til en hver tid gjelder på de steder/bygg og for de oppdrag han får. 5.2 Overholdelse av regelverk, søknader m.m. Tilbyder har ansvar for at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og alminnelige anerkjente standarder og retningslinjer, og at det ferdige arbeidet tilfredsstiller dette. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringer i brannskiller etc. skal utføres ihht. forskrifter. Ved ferdigstillelse av oppdrag, skal leverandør overlevere komplett dokumentasjon over branngjennomføringer i hht. offentlige krav og forskrifter. Byggdetaljblader utgitt av NBI og Norsk Standards retningslinjer legges til grunn for arbeidets utførelse og materialvalg, når andre utførelsesmåter og materialer ikke er spesielt beskrevet. 5.3 Hovedbedrift ihht. Arbeidsmiljøloven Oppdragsgiver har ansvar som hovedbedrift for arbeidenes samlede verne- og miljøarbeid i henhold til Arbeidsmiljøloven, der hvor oppdragsgiver har egen aktivitet i samme lokale hvor tilbyder skal arbeide. I de lokaler hvor oppdragsgiver ikke har egen aktivitet, er det tilbyder som har ansvar som hovedbedrift. Det er en forutsetning at tilbyder og evt. underleverandører oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven og vedlagte HMS-instruks for mindre oppdrag. 5.4 Bruk av underentreprenør Bruk av underentreprenør eller innleid arbeidskraft må godkjennes før bruk av oppdragsgiver. Godkjenning vil kun bli gitt i spesielle tilfeller. 5.5 Entreprenørens kontaktperson Oppdragsgiver har rett til å gå tilbake på gitt aksept og kreve nytt personell, dersom oppdragsgiver anser dette som nødvendig. 5.6 Planlegging av arbeidets utførelse Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at i noen tilfeller må oppdrag/gjøremål planlegges i samsvar med våre brukere. 5.7 Kontroll Ved alle arbeidsoperasjoner som ikke senere lar seg kontrollere, plikter tilbyder å varsle oppdragsgiver for kontroll på et tilstrekkelig tidlig tidspunkt til at denne lar seg gjennomføre. Oppdragsgiver skal gis fullt innsyn i tilbyders kontrolldokumentasjon. Skriftlig kontrolldokumentasjon skal utarbeides for samtlige oppdrag Se for øvrig punkt 4.7 om sluttdokumentasjon. 5.8 Opplæring og prøvedrift Ved behov skal tilbyder gi oppdragsgiver eller hans driftspersonell nødvendig opplæring. Dette avtales særskilt for hvert enkelt oppdrag.

10 5.9 HMS, internkontroll og Rent bygg Generelt skal relevante lover og forskrifter følges. Tilbyder skal ha rollene som HMS-koordinator ved gjennomføringen av oppdragene i henhold til forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften). Oppdragsgivers kontaktpersoner vil selv inneha rollen som prosjektleder i henhold til Byggherreforskriften. Ved undertegnelse av kontrakt anses dette som skriftlig avtalt. Se for øvrig HMS-instruks Internkontroll Tilbyder plikter å benytte sitt intern-kontrollsystem Krav til rent bygg og avfallshåndtering Krav til rent bygg skal følges opp i henhold til vedlagte HMS-instruks. Tilbyder er ansvarlig for å rydde og rengjøre etter egne arbeider. Dersom ikke dette følges vil slikt arbeid bli utført på tilbyders regning. Tilbyder er ansvarlig for at dette følges opp i oppdragsfasen. Se vedlagte HMS-instruks. Tilbyder er ansvarlig for at alt avfall kildesorteres i henhold til gjeldende forskrift. Se nærmere beskrivelse i HMS-plan. Tilbyder utarbeider prisskjema.