Virksomhetsstrategi

Transkript

1 Ytre Namdal Virksomhetsstrategi OMDØMME VISJON BRUKERE VERDIER ANSATTE UTVIKLINGSTILTAK KVALITET ARBEIDSMILJØ RESSURS Realisere gevinstene Nr 1 i Nord-Trøndelag? Nr 5 i Norge? Forbedret Strategisk analyse ressursbruk Utkast utarbeidet

2 Innhold 1. Innledning Forventninger Organisering Mål og mandat Marked IKT-kompetanse Systematisk kompetanseutvikling Organisering, struktur og rutiner Økonomisk sosialhjelp Organisering og oppgaveløsning Dagens organisering av oppgaver og funksjoner Fremtidig organisering av oppgaver og funksjoner Fremtidig kompetanseutvikling Tjenesteområdeleders oppsummering og anbefaling Modell 1 - felles organisering og oppgaveløsning Modell 2 - samhandling om organisering og oppgaveløsning Nærmere om Marked og arbeid Konklusjon og anbefaling

3 1. Innledning Virksomhetsstrategien tar utgangspunkt i forbedringsarbeidet som startet opp høsten 2011, videreført gjennom konkretisering av 4 prioriterte forbedringsområder, jfr. mål og mandat i kapittel 4 nedenfor. 4 arbeidsgrupper har arbeidet med hvert sitt område, og har nå kommet med sine anbefalinger. Virksomhetsstrategien tar hensyn til dette. I tillegg tar strategien hensyn til de anbefalinger RO-senteret har kommet med i tilknytning til prosjektet «Vurdering av økonomisk sosialhjelp i NAV Ytre Namdal». 2. Forventninger Tydelig, tilstede og løsningsdyktig. At alle sammen bidrar positivt, ser muligheter, og er tydelige og konkrete i sine løsninger At løsningene knytter oss sammen til ett tjenesteområde At løsningene bidrar til bedre arbeidsmiljø gjennom opplevelsen av økt mestringsevne; det å lykkes med arbeidsdagen At løsningene bidrar til økt kvalitet for brukerne At løsningene bidrar til bedre arbeidsprosesser og bedre ressursbruk i tjenesteområdet 3. Organisering Arbeidet har vært prosjektorganisert. Det har vært etablert 4 arbeidsgrupper, hver gruppe med egne mandater å jobbe etter. Samtlige ansatte, tillitsvalgte og ledere har vært fordelt mellom de ulike arbeidsgruppene, nesten alle i tråd med egne ønsker. Tidligere nevnte sosialprosjekt har vært organisert som et eget prosjekt, ledet av ROsenteret i Stjørdal. Her har representanter fra politisk og administrativ ledelse fra kommunene deltatt, i tillegg til ledere, tillitsvalgte og ansatte fra NAV lokalt deltatt. Tjenesteområdeleder har vært ansvarlig for prosjektgjennomføringen. 4. Mål og mandat 4.1 Marked Mandat 1. Videreutvikle markedsarbeidet på bruker- og individnivå, og gjennom dette økt måloppnåelse i Jobbmatch 2. Videreutvikle markedsarbeidet på systemnivå gjennom å etablere 3 felles markedskontakter for hele tjenesteområdet 3. Videreutvikle markedsarbeid på toppledernivå gjennom etablering av et regionalt topplederforum i Ytre Namdal 4. Konkretisere grensesnitt mellom nivåene slik at man oppnår maksimal effekt gjennom læring og forbedring 5. Konkretisere måleparametre som synliggjør på en god måte hvilke effekter som skal oppnås 3

4 Konkrete spørsmål som må besvares Nivåuavhengig: Hvilke bedrifter/organisasjoner/enheter er relevante, og hvor ligger de? Hvilke av disse har status som IA-bedrifter? Hvilken informasjon er nødvendig å ha? Hvordan systematisere denne? Hvordan utnytte dette best mulig i Arena (og evt andre systemer)? Hvordan skal man sikre samhandling mellom nivåene slik at effekter forsterkes gjennom informasjon og læring? Hvilke måleparametre angir best de effekter som kan oppnås? Hva skal måloppnåelsen være for hhv 2012, 2013 og 2014? Bruker-/individnivå: Hvem er de relevante brukerne? Hvordan er status for disse brukernes CV-er? Hvordan oppdatere CV-ene? Hvilke rutiner skal benyttes for å øke måloppnåelse ift Jobbmatch? Hvordan skal disse rutinene gjennomføres? Hvilke øvrige rutiner skal gjelde for å få best mulig effekt? Hvilke konsekvenser medfører dette for ansatte, for det enkelte kontor og for hele tjenesteområdet? Systemnivå: Hvilket stillingsinnhold skal markedskontaktene ha? Hvilken kompetanse kreves? Hvordan skal markedskontaktene jobbe eksternt mot aktuelle bedrifter/organisasjoner/enheter? Hvordan skal markedskontaktene jobbe internt mot øvrige ansatte, mot bruker-/ individnivå og mot toppledernivå? Hvilke konsekvenser medfører endringer for ansatte, for det enkelte kontor og for tjenesteområdet? Toppledernivå: Forum for så vidt etablert, første møte 21. desember. Innhold, deltakelse, arbeidsmåte m.v. etableres av deltakerne. 4.2 IKT-kompetanse Mandat 1. Definere hvilke kompetansenivåer som er aktuelle 2. Med bakgrunn i definerte kompetansenivåer, kartlegge/vurdere den enkelte ansattes kompetanse innenfor de ulike IKT-systemene 3. Kartlegge hvilket behov den enkelte ansatte har 4. Utarbeide IKT kompetanseplan, inkl opplegg for gjennomføring 5. Eventuelt foreslå endringer i organisering og arbeidsmåte som følge av økt IKT-kompetanse og IKT-utnytting, både innenfor hvert kontor, og mellom kontorene i tjenesteområdet. 6. Konkretisere måleparametre som synliggjør på en god måte hvilke effekter som skal oppnås Konkrete spørsmål Hvilke kriterier skal benyttes for å definere kompetansenivåer? som må besvares Hvilket nivå innehar den enkelte ansatte i dag? Hvilke behov har de enkelte kontorene og tjenesteområdet? Hvordan kan man utnytte ressursene best mulig ut fra framtidig behov og status? Medfører dette endringer i organisering og arbeidsmåte i forhold til slik vi gjør det i dag? Hvilke konsekvenser? Hvordan skal kompetanseutviklingen gjennomføres? Hvordan skal eventuelle endringer i organisering og arbeidsmåte gjennomføres? Hvilke måleparametre angir best de effekter som kan oppnås? Hva skal måloppnåelsen være for hhv 2012, 2013 og 2014? 4

5 4.3 Systematisk kompetanseutvikling NAV Ytre Namdal: Virksomhetsstrategi Mandat 1. Kartlegge fremtidig kompetansebehov 2. Kartlegge dagens kompetanse 3. Foreta en risikovurdering mellom dagens kompetanse og fremtidig kompetansebehov, og på bakgrunn av dette, utarbeide en kompetanseutviklingsplan for det enkelte kontor/tjenesteområdet 4. Utarbeide opplegg for hvordan kompetanseutviklingen skal gjennomføres, inkludert system og opplegg for intern læring 5. Det skal tas hensyn til hvilke muligheter som ligger på 6. System og opplegg for kartlegging av status, behov og risikovurdering utarbeidet av fylket benyttes (jfr arbeidsbok 2012 ) 7. Konkretisere måleparametre som synliggjør på en god måte hvilke effekter som skal oppnås Konkrete spørsmål som må besvares Hvilket fremtidig kompetansebehov har vi? Hva er status innenfor disse områdene i dag? Hvilke områder bør prioriteres, for det enkelte kontor og for tjenesteområdet samlet sett? Hvor er risikoen høyest? Hvordan skal kompetanseutviklingen skje mest mulig effektivt, og samtidig mest mulig ressursbesparende? Hvordan kan NAVET benyttes mest mulig effektivt? Hvilke måleparametre angir best de effekter som kan oppnås? Hva skal måloppnåelsen være for hhv 2012, 2013 og 2014? 4.4 Organisering, struktur og rutiner Mandat 1. Kartlegge hvilke oppgaver som kan samkjøres / gjøres felles for alle kontorene i tjenesteområdet. 2. Foreslå hvordan en slik samkjøring / samling av oppgaver kan organiseres. 3. Konkretisere hvilke konsekvenser dette medfører i rutiner og arbeidsprosesser, både på det enkelte kontor, og for hele tjenesteområdet 4. Synliggjøre hvilke gevinster endringene medfører, både i forhold til mindre risiko, økt kvalitet og forbedret ressursutnytting 5. Konkretisere måleparametre som synliggjør på en god måte hvilke effekter som skal oppnås Konkrete spørsmål som må besvares Hvilke oppgaver er uhensiktsmessig organisert i dag ut fra at de er smale, utøves sjelden, og medfører unødvendig krav til kompetanse og ressursbruk på de enkelte kontorene? Hvilke oppgaver er hensiktsmessig å samle på en/færre ressurser, enten på det enkelte kontor eller for hele tjeneste området, ut fra at dagens organisering medfører mangel på kompetanse og/eller ressursutnytting? Hvordan kan en slik samling/samkjøring av oppgaver gjennomføres? Hvilke gevinster er mulig å realisere, både i form av mindre risiko, økt kvalitet og mindre ressursbruk? Hvordan skal frigjorte ressurser utnyttes til beste for hele tjenesteområdet? Hvilke data angir utnytting av kapasitet med videre mellom kontorene slik det er i dag? Hvordan ser denne statistikken ut? Hvordan skal tjenesteområdet organisere journalføringsoppg? Hvilke måleparametre angir best de effekter som kan oppnås? Hva skal måloppnåelsen være for hhv 2012, 2013 og 2014? 5

6 4.5 Økonomisk sosialhjelp Hovedformål 1. Økt kunnskap om hvilke faktorer som påvirker sosialutbetalingene i regionen 2. Økt kunnskap om hvilke faktorer som kan forklare nivåforskjellene i regionen 3. Økt kunnskap om hvilke endringer vi som organisasjon kan gjøre for å redusere nivåforskjellene 4. Oppnå mest mulig lik praksis mellom kommunene når det gjelder organisering av oppgaver og gjennomføring av arbeidsprosesser, basert på det-beste fra hver av kommunene 5. På sikt bidra til at nivåforskjellene mellom kommunene utjevnes Konkrete mål for prosjektet Analyse av tilgjengelig statistikk når det gjelder faktorer som påvirker utbetalinger til økonomisk sosialhjelp, både med hensyn til status og utviklingstrekk Analyse av egen organisering og arbeidsmåte når det gjelder behandling og oppfølging av mottakere av økonomisk sosialhjelp Beste-praksis -sammenlikning mot kommuner som utmerker seg når det gjelder nivå på utbetalinger og behandling og oppfølging av brukere Konkrete forslag til endringer i egen organisering og arbeidsmåte, inkludert gevinster som er mulig å realisere både med hensyn til ansatte, brukere og ressursbruk 5. Organisering og oppgaveløsning 5.1 Dagens organisering av oppgaver og funksjoner Nedenfor vises en skisse av hvordan tjenesteområdet har organisert sine oppgaver og funksjoner pr dato. TJENESTEOMRÅDE YTRE NAMDAL MOTTAK MOTTAK LEKA NÆRØY SOSIAL SYFO SOSIAL SYFO I prinsippet er kontorene organisert hver for seg på samme måte: Felles tjenesteområde, ledet av tjenesteområdeleder 3 NAV-kontorer, ledet av egne avdelingsledere 3 team på hvert kontor (mottak, sosial og syfo) I alt 20 ansatte, fordelt med 2 på Leka, 9 på Nærøy og 8 på Vikna. Tjenesteområdeleder i tillegg. 6

7 Hovedutfordringer fremkommet i tilknytning til dagens organisering: Hovedinntrykk Utvikle kontorene til ett tjenesteområde: o felles kultur, verdier og holdninger o felles organisering og struktur i oppgaveløsning og oppgaveflyt o bedre kvalitet o bedre ressursutnytting, og gjennom dette bedre arbeidsmiljø og økt mestringsevne o Størst behov for Nærøy, minst for Vikna, Leka mellom Ledelse Klar struktur og ansvarsdeling Felles tjenesteområde, mer helhet Tydelig ledelse Organisering Felles tjenesteområde, helhetlig kultur, verdier og holdninger Bedre organisering totalt, mellom kontorene, internt på kontorene, vedrører både funksjoner og arbeidsprosesser Samarbeid og samhandling Økt samarbeid samorganisering, spesialisering, felles rutiner, felles kompetanseutvikling Arbeidsprosesser og arbeidsflyt Sentralisering funksjoner knyttet til IKT, felles rutiner, opplæring Sentralisering hvor dette er hensiktsmessig ut fra kompetanse og ressursutnytting Kompetanse Marked Dialog/samtaler med ressurskrevende brukere IKT Spesialistfunksjoner og «snevre områder» Ressursutnytting Samkjøring og sentralisering av oppgaver/funksjoner Strukturering, rutineutvikling og arbeidsflyt Holdningsendring, mestring, motivasjon Kvalitet System, struktur og forutsigbarhet Felles saksbehandling og tjenesteyting mellom kontorene Arbeidsmiljø Ressursutnytting, organisering og struktur, mestring Markedsarbeid For lite synlig i markedet, god på enkeltsaker ifm sykefraværsoppfølging, mindre god på helhetlig arbeid mot arbeidsgivere og andre Rekruttering, arbeidsmiljø, kompetanse Økonomi Reduserte driftsrammer med akkumulert 2 % pr år, tilsvarende 1 årsverk etter 5 år Utgiftsnivå økonomisk sosialhjelp i Nærøy Fellesfunksjoner Namdals-regionen Sosial (jfr. sosialprosjektet) Vikna beste praksis (nasjonalt). Betyr at Nærøy må lære av Vikna. Forbedringsområdene omhandler: felles kultur, verdier og holdninger felles organisering og struktur i oppgaveløsning og oppgaveflyt bedre kvalitet bedre ressursutnytting, og gjennom dette bedre arbeidsmiljø og økt mestringsevne 7

8 5.2 Fremtidig organisering av oppgaver og funksjoner Arbeidsgruppe 4 har vurdert muligheter for endret organisering av oppgaver og funksjoner. Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling fremkommer nedenfor: MOTTAK: Mottak i alle tre kommuner skal tilby generell veiledning om alle ytelser/stønader og tilby bistand og informasjon til å fremsette søknad/krav. Hjelp til å registrere arbeidssøkere tilbys i alle kommunene (dagpenger og AAP). Journalføring gjøres av en veileder i TO pga. effektivitet og kvalitet. - Risiko - ensformig jobb 1. Motta person og vurdere 14A kan gjøres fra ett kontor. - vil gi bedre kvalitet for bruker og NAV, men de mister kompetanse på de to andre kontorene. 2. Oppfølging av ordinære arbeidssøkere gruppeinnkalling i TO i tillegg til individuell som tidligere. - Bedre effektivitet og mestring for NAV ansatte og bedre service til de arbeidsledige. - Alle nytilmeldte bør kalles inn til kartlegging innen 14 dager. 3. Rekruttering/formidling/jobbmatch kan gjøres fra et kontor. - bedre effektivitet, mestring og kvalitet. Fordrer god kvaliteten på registrering/jobbønsker/cv. 4. Enslige forsørgere kan følges opp fra et kontor. - Liten risiko. - Bedre kvalitet og effektivitet. 5. OT oppfølging en fra hvert kontor har oppfølging, samarbeider. - Bedre kjent med gruppen, krevende/givende å jobbe med. 6. Tiltak oppfølging gjøres av hver veileder. Registrering gjøres av få saksbehandlere (på hvert kontor eller på et kontor). - Raskere og mer effektivt. SYFO: Journalføring kan gjøres av en veileder i TO pga. effektivitet og kvalitet. - Risiko - ensformig jobb. 1. Ajourhold av sykepengetilfeller kan gjøres av en veileder i TO. - Effektivt men rutinearbeid. 2. Registrering av sykemeldinger 1A kan gjøres av en veileder i TO - Effektivt men rutinearbeid ukers oppfølging kan gjøres av en veileder i TO. - Større effektivitet og lik/bedre praktisering av regelverket. - Bør ha bedre dialog med lege, arbeidsgiver og sykemeldte. 4. Rapporter og oppfølgingsplan usikker på om det er aktuelt, skjer automatisk. 5. Faste møter med legene gjøres av alle veiledere i SYFO-teamet. 6. Dialog 2, 26 uker kan gjøres av markedskontaktene. - bedre oppdatert om bedriftene og mulighetene, bedre kvalitet og utadrettet arbeid. - Kan bli flere og forholde seg til for den sykemeldte. - Mindre helhet for veileder som skal følge opp den sykemeldte i ettertid ukers plan bør gjøres av hver enkelt veileder. - Sikrer bedre løsninger. Krever lite. 8

9 8. AAP oppfølging/saksbehandling kan gjøres av et kontor i TO. - Bedre mestring, kompetanse og lik behandling i TO. - Kan bli flere saksbehandlere og flere kontor i TO å forholde seg til. 9. Tiltak oppfølging av veileder AAP. - Kjenner saken bedre og riktig og målrettet tiltak. 10. Tiltak saksbehandling legges til et kontor i TO. - Spesialisering, effektivitet og bedre kompetanse. 11. Uføre oppfølging legges til et kontor. - økt mestring, kvalitet og kompetanse. - Lik behandling i TO 12. Uføre saksbehandling kan legges til et kontor /veileder i TO. - bedre kvalitet og kompetanse - lik behandling i TO 13. Bedriftskontakt sykefravær legges til markedskontaktene (ikke enkeltsaker) - bedre kontakt med bedriftene - kan forebygge sykefravær færre å forholde seg til - Er personavhengig. - Arbeidsavklaring innad i NAV hvem gjør hva i forhold til sykefraværsoppfølging. 14. Utenlandsopphold, saksbehandling gjøres av en veileder - God kompetanse og effektiv saksbehandling - Vanskelig område 15. Kronisk syke kan gjøres fra et kontor i TO. - God kompetanse og effektiv saksbehandling - Rutinepreget SOSIAL: Tar ikke hensyn til at det er tre kommuner med hvert sitt budsjett og forutsetter at ansatte kan jobbe i alle kommunene uavhengig av hvor de er ansatt. 1. Behandle søknad om øk. sosialhjelp kan gjøres fra et kontor i TO - Bedre kompetanse og effektivitet - Raskere svar lik behandling - Mister kontakt saksbehandler bruker - Avstand til beslutter/saksbehandler 2. Oppfølging øk. sosialhjelp kan gjøres fra et kontor i TO - Bedre kompetanse og effektivitet - Gir bedre veiledning - Mister lokal kunnskap kontakt mot samarbeidsparter - Mindre tilgjengelighet til saksbehandler 3. KVP saksbehandling og registrering kan gjøres fra et kontor i TO - Bedre kompetanse og effektivitet - Raskere behandling 4. KVP oppfølging kan gjøres fra et kontor i TO - bedre kompetanse og effektivitet - Negativt - tilgjengelighet 5. Økonomisk rådgivning, forvaltningskontor og økonomiavtaler se øk. sosialhjelp - bør gjøres på hvert kontor - bør gjøres av saksbehandler som følger opp bruker 6. Gjeldsrådgivning kan legges til et kontor i TO - bedre kompetanse og effektivitet - bedre veiledning - lite fagmiljø, sårbart - ingen/lite kvalitetssikring 9

10 7. Boligtildeling bør gjøres på hvert kontor - Lokalkunnskap - tilgjengelighet 8. Bostøtte et kontor i TO (gjelder for Leka og Nærøy) - bedre kompetanse og effektivitet - bedre veiledning/kunnskaper 9. Lån og tilskudd fra Husbanken bør ligge i hver kommune. - Avhengig av arbeidsmengde fra kommune til kommune (Leka) - Nærhet ARBEIDSGRUPPE 4 SITT FORSLAG TIL LØSNING: Forutsetter at brukerne møter på Nav kontoret i sin kommune (kan møte i nabokommune dersom det er ønskelig fra bruker, sistnevnte gjelder spesielt området Marøya-Ottersøy, hvor det er betydelig kortere avstand til Rørvik). MOTTAK: Skal være et mottak i hver kommune. Oppgaver kan fordeles på hvert kontor eks. oppgave 1,2 og 3 løses av ansatte på Vikna. Oppgave 4, 5 og 6 løses av ansatte i Nærøy. konsekvensen for bruker: - bedre kvalitet og effektivitet - Saksbehandler mindre tilgjengelig. Konsekvenser for ansatte. SYFO: - Positivt/negativt i forhold til større kollegium/fagmiljø. - Usikkerhet i forhold til arbeidssted/tilhørighet - kjøring - Endrede oppgaver kan medføre større mestring/mer ensidig Oppgave 1 7, 13, 14 og 15 legges til Vikna og oppgave 8 12 legges til Nærøy. konsekvenser for bruker: - bedre kvalitet og effektivitet - flere saksbehandlere å forholde seg til - Saksbehandler mindre tilgjengelig. konsekvenser for ansatte: SOSIAL: - Bedre mestring - Mer ensformig smalere arbeidsfelt. - Usikkerhet i forhold til arbeidssted/tilhørighet kjøring. - Sårbart i forhold til at en mister kunnskap/bredde. Tar ikke hensyn til at det er tre kommuner med hvert sitt budsjett og forutsetter at ansatte kan jobbe i alle kommunene uavhengig av hvor de er ansatt. Oppgave 1, 2, 5 legges til et kontor, Vikna og 3, 4, 6 legges til Nærøy. 10

11 Konsekvenser for bruker: - Bedre kvalitet og effektivitet. - Mindre tilgjengelige saksbehandlere. Konsekvenser for ansatte. - usikkerhet i forhold til arbeidssted/tilhørighet. - Større faggruppe Arbeidsgruppe 1 har vurdert fremtidig organisering av markedsarbeidet. Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling fremkommer nedenfor: Det etableres et markedsteam som består av TO-leder, markedskontakter og representant fra Arbeidslivssenteret. TO-leder har ansvar for markedsarbeid i forhold til toppledere i tjenesteområdet, bl.a. med deltakelse i topplederforum, næringslivsforeninger og andre arenaer hvor dette er naturlig. Det etableres i tillegg 2 markedskontakter, à ca. 50 % stilling, ut fra at det antas å være tilstrekkelig med 1 årsverk. Markedskontaktene skal ha kontakt med bedriftene ca. 1 gang pr. måned. Alle bedrifter fra 9 ansatte og oppover skal prioriteres. Grensesnitt mellom markedskontakt opp mot arbeidsgivere: Rekruttering Bruk av selvbetjeningsløsninger Sykefravær o forebygging o bruk av altin o dialogmøter o formidle kontakt til ALS o formidle kontakt til HMS o formidle kontakt til karrieresentret o permitteringer/omstillinger Grensesnitt mellom markedskontakt opp mot saksbehandlere i tjenesteområdet: Arbeidsgivere skal KUN ha kontakt med markedskontakt. Markedskontakt skal jevnlig oppdatere saksbehandlere på NAV om felles bruker. Markedskontakt skal forhandle tiltak Markedskontakt skal gi info til ansatte på Nav på kontormøter/mail/referater Saksbehandler skal kontaktes hvis det skjer uregelmessigheter i forhold til gjennomføringen av tiltak/arbeidspraksis. Kompetanse til markedskontakt: aktivt informere arbeidsgivere og virksomheter om etatens tjenestetilbud være oppdatert på utviklingen innenfor arbeidsmarked og arbeidsliv, og formidle statistikk og annen informasjon på disse områdene. 11

12 være en tydelig, synlig og sentral aktør i det offentlige rom innenfor arbeidsmarked og arbeidsliv. bygge relasjoner mot offentlig sektor og privat næringsliv som bidrar til å oppfylle etatens målsetninger skal ha dialog med arbeidslivets hovedorganisasjoner både lokalt og sentralt alltid fremstå helhetlig og samordnet ved kontakt og tjenesteyting overfor arbeidsgivere og virksomheter! være raskt tilgjengelig i flere kanaler gi god veiledning om arbeidsmarked/arbeidsliv til saksbehandlerne. opprettholde og videreutvikle kunnskap om arbeidsmarkedet gjennom samhandling med virksomheter støtte virksomheter i arbeid med oppfølging av sykmeldte, forebygging og godt nærværsarbeid i arbeidslivet. bistå virksomheter ved rekruttering bistå og tilrettelegge ved rekruttering av arbeidskraft med redusert arbeidsevne. følge opp IA-virksomheter ihht Intensjonsavtalen. innrette kvalifiseringstiltak etter markedets behov og skaffe tiltaksplasser i ordinære virksomheter bistå virksomheter ved omstilling/nedbemanning. Kunnskap om selvbetjeningsløsningene for arbeidsgivere RO-senterets forslag til fremtidig organisering av sosialteamet: Nedenfor fremkommer hvordan RO-senteret foreslår endringer i framtidig samhandling og organisering av sosialtjenesten i tjenesteområdet. Fase 1 Økt samarbeid og samhandling Med utgangspunkt i funnene som er beskrevet i forstudiet skal følgende tiltak startes opp umiddelbart. Tjenesteområdeleder har ansvar for oppfølging av punktene. Fellesmøter for sosialteamene i Vikna og Nærøy: Struktur: Fast dag i måneden. Det skal lages sakskart til møtene Referat skal skrives for hvert møte. Hensikt: Utvikle felles holdninger og rutiner Utvikle felles holdninger som grunnlag for felles saksbehandling Hva er «god nok» saksbehandling? Metoder: Case konkrete saker løses i begge kontorene som case, dette vil gjøre at man kan sammenlikne for å se om det er forskjeller og komme fram til en felles forståelse av viktige prinsipper i saksbehandlingen. Utarbeide felles rutinebeskrivelser. De skal være gjenkjennbare for ansatte når man hospiterer. For brukerne skal det oppleves likt om man flytter fra den ene kommunen til den andre. Arrangere møte med Fylkesmannen for å diskutere hva som ligger i begrepet «god nok» og for å utvikle felles forståelse av hva tolkningen av sentrale paragrafer i lovverket vil si i praksis. 12

13 Hospitering Hensikt: Nærøy skal lære av Vikna hvordan saksbehandlingen er i Vikna, slik at utbetalingsnivået i Nærøy skal nærme seg Vikna. Metode: Hospitering forutsetter at man har planlagt grundig slik at saksbehandlere er med og ser det som spennende å jobbe på tvers av kommunegrensene. Hospiteringen må gå begge veier og tiltaket må følges nøye med løpende dokumentasjon og slik at det gir erfaringslæring. Saksbehandle for hverandre Hensikt: Signal til søkere/brukere om at det er grunn til å ha en forventning om at det er det samme man får enten man tilhører Vikna eller Nærøy. Felles saksbehandling vil også bevirke at utbetalingsnivået på sikt vil gå ned i Nærøy fordi det er måten saksbehandlingen skjer på som først og fremst gjør at det er flere brukere som jamt over får sosialhjelp i lenger tid i Nærøy. Metode: Konkrete saker sendes til hverandre mellom kontorene. Ev. kan saksbehandlere overta saker for hverandre (rullering av saker). Synlige ledere Hensikt: Sikre tett oppfølging av tiltakene. Forutsigbarhet for ansatte. Metode: Avklaring av områdeleders oppgaver i de 2 kommunene (rådmennene). NB! I neste avtaleperiode, vil det bli lagt opp til at tjenesteområdeledere i NAV rapporterer direkte til rådmann, og ikke hs-sjefer slik det er i dag. Avdelingslederes rolle, myndighet og ansvarsområde må avklares og være kjent for alle. Bevisstgjøring av lederstil. Gjelder både områdeleder og avdelingsleder. Fase 2 felles organisering og oppgaveløsning Utredning av felles sosialteam og felles syfo-team for Vikna og Nærøy kommuner, jfr. forslag i NAVprosjektet. De to teamene lokaliseres til hver sin kommune. Denne organisatoriske løsningen har både fordeler og ulemper. Det er likevel et viktig skritt å ta for å videreutvikle sosialteamets funksjoner og sikre en robust tjeneste som mestrer omskiftelige konjunkturer i næringslivet. Forholdene er gode for en mer fysisk integrert tjeneste. Dette er to relativt små kommuner hvor geografien skulle ligge godt til rette for et felles kontor. Riktignok beskrives det til dels store kulturforskjeller (fiskerisamfunn bondesamfunn), men allikevel to kommuner med felles arbeidsmarked og hvor mange bor i en av kommunene og jobber i den andre. 13

14 Hensikt Sammenslåing vil gi et faglig større miljø med bedre muligheter for utvikling av en effektiv tjeneste med god kvalitet. Fordeler Brukere i de 2 kommunene vil bli møtt av saksbehandlere som i større grad enn i dag er omforent om tolkningen av lovverket. Det er med på å sikre brukernes rettssikkerhet. Mer like vurderinger med fokus på alternative løsninger i stedet for økonomisk sosialhjelp vil styrke dagens trend som innebærer lavere utbetalinger i begge kommunene. Sammenslåing kan gi bedre ressursutnytting. Løsningen er framtidsrettet med tanke på krav til kompetanse framover. Det vil gi erfaringer som er viktige dersom det i framtiden blir spørsmål om å etablere et felles NAV-kontor for de 2 ev. 3 kommunene. Ulemper Brukerne får ikke alle tjenester i sin kommune. Syfo-teamet og sosialteamet vil være fysisk adskilt. Det vil bli behov for å etablere gode samarbeidsrutiner. Enhver endring kan i starten oppleves som ubehagelig/skremmende. Spesielt ansatte i Vikna sosialteam er i utgangspunktet engstelige/skeptiske for oppløsning av de gode arbeidsrelasjonene de opplever de har bygget opp i løpet av de siste 5 årene. Viktige momenter å ta hensyn til for å lykkes i en sammenslåingsprosess. Full støtte fra overordnet nivå, dvs. administrasjonene og det politiske nivået i de 2 kommunene. Åpenhet og deltakelse fra alle berørte parter. Dvs. innbyggerne i de 2 kommunene, alle ansatte, administrativ ledelse og politisk nivå. Dette krever: God tid til planlegging. o Viktig å beregne god tid til den prosessen ansatte må igjennom. Ikke undervurder motstand, men fokuser på de positive konsekvensene av endringen. o Sørge for å ta vare på «ildsjeler» i prosjektet. o Realistisk milepælsplan. o Lag en strategiplan for informasjon eksternt og internt. Grunnlaget for å lykkes i å slå sammen de 2 sosialtemaene ligger i gjennomføringen av delplan A. Kontorlokaler i Nærøy RO-senteret har også tatt med forhold som er fremkommet i tilknytning til lokalitetene i Nærøy kommune. Dette er momenter som er kommet frem tidligere: Kontorløsningen må utbedres for å gjøre arbeidsforholdene mer hensiktsmessige for de ansatte og for brukerne av kontoret. Noen brukere kvier seg for å komme fordi det er vanskelig å ha fortrolige samtaler pga. dårlig isolasjon på samtalerommene. Uheldig utforming av mottak og kontorløsninger der det er mulig for utenforstående å få med seg innhold i fortrolige samtaler. Dagens utforming av lokalene fører til at ansatte har en hektisk arbeidssituasjon med for dårlige muligheter til å kunne konsentrere seg om arbeidet. 14

15 5.3 Fremtidig kompetanseutvikling NAV Ytre Namdal: Virksomhetsstrategi Arbeidsgruppe 3 har vurdert fremtidig behov for faglig kompetanseutvikling. Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger fremkommer nedenfor Vurderingene og anbefalingene er gjort ut fra en vurdering av dagens kompetansenivå (kompetanse@nav.no) samt en vurdering av viktigheten av å ha god kompetanse innenfor de ulike kompetanseområdene. Leka fremkommer ikke som eget område, men er hensyntatt i «totalt for tjenesteområdet». Mottak Mottak Nærøy Arbeidsledighetstrygd i EØS-land Barnetrygd og kontantstøtte (Utland) Skjemaer og skjemaveileder Hjelpestønad Arbeidsformidling i nternasjonalt (EURES) Barnebidrag Barns/ nære pårørendes sykdom Bidragsforskudd Grunnstønad Enslige førsørgere Foreldre- og svangerskapspenger Gravferdsstønad og båretransport Bistand til brukere uten ytelse Barnetrygd Individstønader Gjenlevende og barnepensjon Kontantstøtte Dagpenger Snitt kompetansenivå 0,00 0,00 0,00 1,50 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,50 2,50 2,50 3,00 3,00 3,00 3,00 3,33 3,33 4,00 NAV-lovens 14A 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Mottak Vikna Arbeidsformidling i nternasjonalt (EURES) Arbeidsledighetstrygd i EØS-land Gjenlevende og barnepensjon NAV-lovens 14A Barnetrygd og kontantstøtte (Utland) Grunnstønad Hjelpestønad Bistand til brukere uten ytelse Barnebidrag Bidragsforskudd Barnetrygd Gravferdsstønad og båretransport Individstønader Enslige førsørgere Dagpenger Skjemaer og skjemaveileder Foreldre- og svangerskapspenger Kontantstøtte Snitt kompetansenivå ,5 1,5 1, ,5 2, Barns/nære pårørendes sykdom 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Mottak TO Arbeidsledighetstrygd i EØS-land Barnetrygd og kontantstøtte (Utland) Hjelpestønad Grunnstønad Arbeidsformidling i nternasjonalt (EURES) Barnebidrag Bidragsforskudd NAV-lovens 14A Gravferdsstønad og båretransport Bistand til brukere uten ytelse Enslige førsørgere Foreldre- og svangerskapspenger Individstønader Barnetrygd Barns/ nære pårørendes sykdom Gjenlevende og barnepensjon Kontantstøtte Snitt kompetansenivå 0,00 1,00 1,50 1,75 2,00 2,00 2,00 2,25 2,25 2,50 2,60 2,80 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,17 Skjemaer og skjemaveileder Dagpenger 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Tabellene viser at det er noen variasjoner mellom kontorene når det gjelder gjennomsnittet for dagens kompetansenivå, og innenfor hvilke områder som viktigst å ha kompetanse innenfor. Et minimums kompetansenivå på 3, kombinert med prioritert «meget viktig», viser at områdene NAV-lovens 14A, bistand til brukere uten ytelse, og enslige forsørgere bør prioriteres. 15

16 SYFO SYFO Nærøy Hjelpemidler i arbeidslivet Veiledningskompetanse Funksjonsvurdering Interesseavklaring Skolekartlegging/-veiledning Oppfølging av arbeidsplass Yrkesveiledning/yrkesavklaring Jobbsøking Tilrettelegging/oppfølging i skole/utdanning Inkluderende arbeidsliv i NAV Arbeidsgiverkontakt Arbeidslivkunnskap Arbeidsmarked Oppfølgingsmetodikk Tilrettelegging av arbeidsplass Arbeidsavklaringspenger (AAP) Arbeidsevnevurdering Kronisk syk Tiltak og virkemidler Snitt 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2,00 2,00 2,00 2,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,50 3,50 3,50 3,50 4,00 Sykefraværsoppfølging 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig SYFO Vikna Funksjonsvurdering Interesseavklaring Skolekartlegging/-veiledning Hjelpemidler i arbeidslivet Inkluderende arbeidsliv i NAV Oppfølging av arbeidsplass Yrkesveiledning/yrkesavklaring Kronisk syk Tilrettelegging av arbeidsplass Tilrettelegging/oppfølging i skole/utdanning Veiledningskompetanse Arbeidslivkunnskap Arbeidsmarked Jobbsøking Arbeidsgiverkontakt Oppfølgingsmetodikk Arbeidsevnevurdering Tiltak og virkemidler Sykefraværsoppfølging Snitt 0,00 0,00 0,00 1,00 1,50 2,00 2,00 2,33 2,50 2,50 2,50 3,00 3,00 3,00 3,33 3,33 3,67 3,67 3,67 4,00 Arbeidsavklaringspenger (AAP) 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig SYFO TO Funksjonsvurdering Interesseavklaring Skolekartlegging/-veiledning Hjelpemidler i arbeidslivet Inkluderende arbeidsliv i NAV Yrkesveiledning/yrkesavklaring Oppfølging av arbeidsplass Tilrettelegging/oppfølging i skole/utdanning Veiledningskompetanse Kronisk syk Tilrettelegging av arbeidsplass Jobbsøking Arbeidsmarked Arbeidslivkunnskap Arbeidsgiverkontakt Tiltak og virkemidler Oppfølgingsmetodikk Sykefraværsoppfølging Arbeidsevnevurdering Arbeidsavklaringspenger (AAP) Snitt 0,00 0,00 0,00 1,00 1,75 2,00 2,00 2,20 2,33 2,50 2,60 2,67 2,83 2,83 3,00 3,00 3,17 3,50 3,50 3,60 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Tabellene viser at det er noen variasjoner mellom kontorene når det gjelder gjennomsnittet for dagens kompetansenivå, og innenfor hvilke områder som viktigst å ha kompetanse innenfor. Et minimums kompetansenivå på 3, kombinert med prioritert «meget viktig», viser at områdene Veiledningskompetanse, arbeidslivskunnskap, arbeidsmarked, arbeidsgiverkontakt og tiltak og virkemidler bør prioriteres. 16

17 SOSIAL Sosial Nærøy Individuell plan Rus Psykiske lidelser Boliger til vanskeligstilte Midlertidig husvære/bolig Kvalifiseringsprogrammet Tvungen disponering Stønad i særlige tilfeller Stønad til livsopphold Økonomiskrådgivning og gjeldsrådgivning Snitt kompetansenivå 1,50 2,00 2,50 3,00 3,00 3,50 3,50 4,00 4,00 4,00 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Sosial Vikna Psykiske lidelser Rus Tvungen disponering Individuell plan Boliger til vanskeligstilte Kvalifiseringsprogrammet Økonomiskrådgivning og gjeldsrådgivning Midlertidig husvære/bolig Stønad i særlige tilfeller Snitt kompetansenivå 2,00 2,00 2,33 2,50 2,67 2,67 2,67 3,00 3,67 4,00 Stønad til livsopphold 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Sosial TO Rus Individuell plan Psykiske lidelser Boliger til vanskeligstilte Tvungen disponering Kvalifiseringsprogrammet Midlertidig husvære/bolig Økonomiskrådgivning og gjeldsrådgivning Stønad i særlige tilfeller Stønad til livsopphold Snitt kompetansenivå 1,50 2,00 2,20 2,80 2,80 3,00 3,00 3,20 3,80 4,00 1 Meget viktig 2 Viktig 3 Mindre viktig Det er ingen variasjoner mellom kontorene når det gjelder gjennomsnittet for dagens kompetansenivå, og innenfor hvilke områder som viktigst å ha kompetanse innenfor. Et minimums kompetansenivå på 3, kombinert med prioritert «meget viktig», viser at tjenesteområdet innehar riktig og nødvendig kompetanse pr i dag. 17

18 Arbeidsgruppe 2 har vurdert fremtidig behov for utvikling av IKT-kompetanse. Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger fremkommer nedenfor. Vurderingene og anbefalingene er gjort ut fra en vurdering av dagens kompetanse-nivå (kompetanse@nav.no) samt en vurdering av viktigheten av å ha god kompetanse innenfor de ulike kompetanseområdene. Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring Kommentarer: Den enkeltes kompetanse er hentet fra kompetansenavet, dvs. den enkeltes ansatte egenvurdering. Arena Hovedverktøy for oppfølging av brukere i NAV i forhold til arbeid, sykepenger, aap, uføre og enslig forsørgere inneholder informasjon om alle arbeidssøkere og andre brukere alle ledige stillinger forvaltning av ytelser til arbeidssøkere og brukere på AAP Mål: Alle ansatte på minimum nivå 3. Innhold nivå 3: Motta person Aktivitetsplan Personmappe Arbeidsevnevurdurdering Personmappe Oppfølgingskompetanse (Notat, oppfølging, jobbmatch Innhold nivå 4: Tiltaksgjennomføring Formidling Syfo-oppfølging AAP og 11-5 Arbeidsgivermappe Ferie og sykdom Enkelte får smalere kompetanse Brukere må forholde seg til flere saksbehandlere Nivå 3: Intern opplæring /samlinger. + eksterne? Nivå 4: Ekstern opplæring Superbrukere: Vi har kompetansen i tjenesteområdet. Superbruker: Formidling: 2-3 ansatte

19 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring Infortrygd Gir oversikt over saker som er til behandling, resultater blir brukt til å registrere saker og saksopplysninger gjøre innstillinger og fatte vedtak som gir grunnlag for utbetalinger Ved spørring: Kan/skal brukes dersom man ikke finner nok opplysninger om bruker i personkortet eller GoSys. Ett program på tur ut, men forsatt viktig særlig på sykepengeområdet. Kommentarer: Mål: Alle ansatte på nivå 1 Innhold nivå 1: Oppslag/spørring på rutinene: AA - Arbeidstakerreg. AD - Administrative rutiner SB - Saksregister BA - Barnetrygd KS - Kontantstøtte EF - Enslige forsørgere FA - Foreldrepenger RE - Regnskap SP - Sykepenger Noen må ha kompetanse nivå 3-4. Innhold nivå 3/4: Registrering på rutinene: SP - Alle på syfo GE - De som fatter vedtak AD - De som bestiller rapporter. Enkelte må ha opplæring på spørring, men GoSys gir snart svaret på det meste. Noen må forstsatt ha spesialkompetanse for registrering på nivå 3/4. Nivå 1: Felles gjennomgang kontormøter/samlinger Nivå 2-4: Vi har kompetansen i tjenesteområdet. Opplæring må vurderes i forhold til hvem som har oppgaven Superbrukere: Vi har kompetansen i tjenesteområdet. Skulder til skulder. 19

20 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring GoSys GOSYS er NAV sitt system for oppgavefordeling og informasjonsdeling, samt visning av elektroniske dokumenter. Registreringsverktøy for henvendelser og fordeling av oppgaver på alle tjenesteområder unntatt sosiale/kommunale områder. Ett program under stadig utvikling, og viktig å kunne. Kommentarer: Mål: Alle ansatte på minimum nivå 2. Innhold nivå 2: Registrere henvendelse Lage oppgave Ferdigstille oppgave Bruke GoSys for spørring og hente ALL relevant informasjon i venstremenyen på personbilde. Utfordringer med fordeling av oppgaver ved ferie og sykdom for de med høyest kompetanse. Flere må øke sin kompetanse. Nivå 2: Intern opplæring /samlinger. Nivå 4: Vi har kompetansen i tjenesteområdet. Minst 3 ansatte på ha kompetanse nivå 4: Innhold nivå 4: Journalføring og vurdering av dokument. 20

21 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring Velferd Velferd brukes i arbeidet med økonomisk sosialhjelp Fagsystemet i sosialtjenesten brukes til å registrere opplysninger om brukeren vedrørende blant annet bolig, familie, økonomi, helse- og sosial situasjon. Opplysningene danner grunnlag for vedtak om økonomisk sosialhjelp. Vedtakene skrives i det samme systemet. Kommentarer: Innhold nivå 1: Spørrekompetanse Mål: En ansatt i mottak må ha kompetanse nivå 1. Innhold nivå 4: Full saksbehandler kompetanse. En i mottak må ha opplæring på de enkelte kontor. Nivå 1: Intern opplæring. Nivå 4: Opplæring fra Visma og intern opplæring fra kollegaer. Mål: Alle kommunale saksbehandlere må ha kompetanse nivå 4. 21

22 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring Personkorte t Personkortet henter informasjon fra de ulike fagsystemene (Arena, Infotrygd, kommunalt sosialt system, PESYS og BISYS) via GOSYS Personkortet gir raskt en totaloversikt over brukers status og på en stor del av henvendelsene i publikumsmottak vil man kunne finne svaret i Personkortet Mål: Alle ansatte på minimum nivå 2. Innhold nivå 2: Spørring og henting av all relevant informasjon som finnes i systemet. Ingen Nivå 2: Intern opplæring /samlinger. Vi har kompetansen i tjenesteområdet. Dersom man ikke finner svaret her, må man bruke de ulike fagsystemene 22

23 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring PeSys Verktøy for veiledning og saksbehandling på pensjonsområdet Hovedområder i PESYS: Opprette, fordele og utføre oppgaver Brukeroversikt med opplysninger om bruker Pensjonsoversikt (for veiledere) Kommentarer: Alle må ha oppslagskompetanse. 5 ansatte må ha kompetanse på serviceberegning Ingen Vi har kompetansen i tjenesteområdet. Holder oss oppdatert ved intern opplæring. Benytter elektronisk dokumenthåndtering, og alle innkommende dokumenter skannes inn og blir tilgjengelige for veileder gjennom systemet. Program BiSys Beskrivelse BiSys er en forkortelse for bidragssystemet, og er et saksbehandlerverktøy for behandling av bidrags- og farskapssaker Kommentarer: Lokal spesialkompetanse (Nivå 3) på 3 personer i tjenesteområdet. Utfordringer/ Risiko Utfordringer ved fravær og ferier da få personer har kompetanse. Gjennomføring Vi har allerede kompetansen i tjenesteområdet. 23

24 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring NAV.no (Selvbetjenning) Nav.no er NAVs eksterne nettside og hovedkanal for informasjon til brukere Nav.no gir generell informasjon om NAV, rettigheter og plikter både til bruker og til veiledere Nav.no gir mange muligheter for selvbetjening (Ditt NAV), blant annet: registrering som arbeidssøker oversikt ledige stillinger legge ut ledige stillinger og ev. søke om tilgang til CV-basen Dine utbetalinger Din pensjon Bidragsveileder/foreldre -pengveileder Kommentarer: Alle må ha kompetanse nivå 3. Innhold nivå 3: Være godt kjent og trygg på menyene på NAV.no Veileder bør bruke faktaarkene på nav.no som fagbibliotek og oppslagsverk Veileder må beherske innlogging ved hjelp av MinID Markedsføre og henvise til nav.no i all kontakt med brukerne Bistå ved registrering i forhold til dagpenger og aap inkludert kompetanse om meldekort. Ta ut skjemaer Flere må ha opplæring, og noen må ha mye opplæring. En del ansatte må ha opplæring på nivå 4. Kompetansen på nivå 4 kan deles slik at noen har kompetanse på bare deler av områdene under dette nivået. Alle nivåer: Fellessamlinger/ kontormøter. E-læringsprogrammer. Alle søknadsskjemaer hentes ut fra nav.no Nivå 4: Alltin og arbeidsgiverveiledning Bidragveileder 24

25 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring Rettskildene Rettskildene inneholder Folketrygdloven og andre lover innenfor NAVs virkeområde. Dette inkluderer også rundskriv, forskrifter og vedlegg m.m. Kommentarer: For liten kunnskap. Kan ikke finne frem i lover og regler. Kontormøter/felles samlinger. Gjennomgang på hvert enkelt kontormøte sammen med ukesmail, og Navet. Enkelt å raskt å vise siste ukes endringer Navet Navet er NAV sitt intranett og hovedkanal for informasjon til alle medarbeidere i NAV Navet presenterer viktige nyheter både på faglig nivå og generell informasjon. Her får du nyheter både nasjonalt og også lokalt. Kommentarer: Vi vet ikke hvor mye det brukes og hvilken kompetanse den enkelte har. Mål: Alle veiledere/saksbehandlere bør være innom Navet minst en gang pr. dag. Kontormøter/felles samlinger. Gjennomgang på hvert enkelt kontormøte sammen med ukesmail, og endringer rettskildene. 25

26 Nåværende kompetanse (Nivå / antall) Program Beskrivelse Utfordringer/ Risiko Gjennomføring Officepakken Outlook: Veiledere og andre medarbeidere i NAV, må kunne sende mail internt og eksternt, både med og uten vedlegg bruke og alltid være oppdatert på egen kalender Word, Excel, Powerpoint Noa 26

27 6. Tjenesteområdeleders oppsummering og anbefaling Både den interne forbedringsprosessen som er gjennomført, samt prosjektet knyttet til økonomisk sosialhjelp i Nærøy og Vikna kommuner, viser at hovedutfordringene er felles for hele tjenesteområdet/alle kontorene. Mer konkret omhandler dette behovet for felles kultur, verdier og holdninger, felles organisering og struktur, bedre ressursfor den enkelte ansatte. Dette betyr ikke at tjenestene som leveres i dag er dårlige. Samlet scorer tjeneste- utnytting og kompetanseutvikling/opplevelse av økt mestring området høyt (blant de beste i fylket) innenfor alle områdene; i medarbeidertilfredspå våre måle-/styringskort. Samtidig viser medarbeider- og brukertilfredshetsundersøkelsene, e, samt målekortene hetsundersøkelser, i brukertilfredshetsundersøkelser og for kontorene, at det er forskjeller; Vikna høyest, Nærøy lavest, Leka mellom. Dette betyr også at potensialet for videreutvikling ligger i å overføre felles kultur, verdier, holdninger, struktur, systemer med videre fra Vikna-kontoret, kontoret, til de øvrige 2 kontorene Slik tjenesteområdeleder ser det, er det to modeller som de mest relevante: Modell 1 Felles organisering og oppgaveløsning Modell 2 Samhandling om organisering og oppgaveløsning De enkelte modellene gjennomgås kortfattet nedenfor. 6.1 Modell 1 - felles organisering og oppgaveløsning TJENESTEOMRÅDE YTRE NAMDAL MARKED OG ARBEID HELSE OG ARBEID NAV Ytre Namdal VELFERD OG ARBEID Forslag til framtidig organisering innebærer følgende endringer ift i dag: Felles SYFO-team, samlokalisert på ett kontor (Nærøy eller Vikna). Navn endres til Helse og arbeid. Fokus på arbeid og aktivitet. Felles SOSIAL-team, samlokalisert på ett kontor (Vikna eller Nærøy). Navn endres til Velferd og arbeid. Som ovenfor, fokus på arbeid og aktivitet. Felles MARKEDS-team, samlokalisert på ett av kontorene (Nærøy/Vikna). Benevnes Marked og arbeid, som ovenfor, fokus på arbeid og aktivitet. Turnusordning mellom kontorene for å dekke opp på forhånd oppsatte avtaler Dekke Leka kommunes behov 3 dager pr uke, enten ved fast ny stilling, eller rullering/turnus blant øvrige ansatte i tjenesteområdet

28 Etablering av 3 X 100 % markedskontakter. Behov for å avklare hvor grensesnittet mellom markedsteam og henholdsvis dagens SYFO- og mottaksteam går. Innebærer også at dagens mottaksteam legges ned som team, men etableres mer i retning av støttefunksjon ved hvert kontor Legge til rette for at brukere fra tjenesteområdet kan få dekket sitt behov uavhengig av bostedsadresse. Som eksempel, legge til rette for at brukere fra Ottersøy Marøya kan få dekket sitt behov fra Vikna kommune, og ikke Nærøy kommune som i dag. Ivareta beslutter-rollen for hele tjenesteområdet Vurdere endring av dagens avdelingslederfunksjon til team-/fagansvarfunksjon Vurdere hvorvidt det er mulig å etablere ressurs som controller, fortrinnsvis fellesfunksjon for Namdals-regionen Konsekvenser: Forslaget kan oppleves både som en dramatisk endring og som en beskjeden endring, avhengig av hvordan man tilnærmer seg problemstillingen. For ansatte som blir berørt gjennom endret arbeidssted, og der reise til-fra jobb har hovedfokus, kan endringen oppleves betydelig. For ansatte som ikke har fokus på reise til fra jobb, kan endringen oppleves beskjeden. Det vil være de samme oppgaver som skal løses, innenfor samme regelverk, og med samme teknologi. Uansett vil endret arbeidssted kunne oppleves som en ulempe. For brukere vil endringen i hovedsak være beskjeden. Det vil fortsatt være mottaksfunksjon i hver kommune. Rullering/turnusordninger sikrer at brukere med behov for veiledning/samtale med veileder får dette på ønsket kontorsted. Endringen vil medføre et større team, et større faglig nettverk, mindre sårbarhet og risiko, muligheter for stordriftsfordeler, økt kompetanse og økt kvalitet. 6.2 Modell 2 - samhandling om organisering og oppgaveløsning TJENESTEOMRÅDE YTRE NAMDAL MARKED OG ARBEID MARKED OG ARBEID LEKA NÆRØY VELFERD OG ARBEID HELSE OG ARBEID VELFERD OG ARBEID HELSE OG ARBEID Forslaget innebærer følgende: Fortsatt 3 NAV-kontorer som i dag. Dagens SYFO og SOSIAL-team endrer navn til hhv Helse og arbeid og Velferd og arbeid. Dette for å ha fokus på hovedmålsettingen om arbeid og aktivitet for alle. 28

29 Opprettelse av felles MARKEDSTEAM, benevnt som Marked og arbeid, fokus på arbeid og aktivitet. Etablering av 3X100% markedskontakter. Grensesnitt mellom markedsteam og øvrige team, inkludert dagens mottaksfunksjon må avklares. Markedsteamet ledes av TO-leder, og består i tillegg av ressursperson fra ALS. Forslaget innebærer at dagens mottaksteam legges ned som eget team, men opprettholdes som en «støttefunksjon» ved hvert kontor. Samhandling og organisering av oppgaveløsning dekkes gjennom fellesmøter for hvert team, ledet av TO-leder, og organisert slik: Struktur: Obligatoriske heldags arbeidsmøter hver 14. dag (ut 2012). Hvis mulig, ½ dagsmøter fra og med Det skal lages sakskart til møtene Referat skal skrives fra hvert møte. Hensikt/tema: Utvikle felles holdninger og verdier Utvikle felles kriterier, arbeidsprosesser og rutiner Resultatoppnåelse Restanseoversikt Kapasitetsutnytting Oppgavefordeling mellom kontorene Kompetanseutvikling/opplæring utvalgte tema, jfr. kap. 5.3 og 5.4 ovenfor. Metoder: Utarbeide felles rutinebeskrivelser. Gjenkjennbare for ansatte, oppleves felles for brukere, uavhengig av kommune. Metodikk for kartlegging og utvikling av arbeidsprosesser skal benyttes, LEAN-basert. Case. Konkrete saker løses i begge kontorene som case, dette vil gjøre at man kan sammenlikne for å se om det er forskjeller og komme fram til en felles forståelse av viktige prinsipper i saksbehandlingen. Case velges ut i fellesmøter. Saksbehandle for hverandre, og/eller hospitering, avhengig av kapasitetutnytting/ressursutnyttelse. Saksbehandling. Signal til søkere/brukere om at det er grunn til å ha en forventning om at det er det samme man får enten man tilhører Vikna eller Nærøy. Konkrete saker sendes til hverandre mellom kontorene, evt. kan saksbehandlere overta saker for hverandre (rullering av saker). Hospitering. Forutsetter at man har planlagt grundig slik at saksbehandlere er med og ser det som spennende å jobbe på tvers av kommunegrensene. Hospiteringen må gå begge veier og tiltaket må følges nøye med løpende dokumentasjon og slik at det gir erfaringslæring. Internopplæring basert på temaer som fremkommer i behovet for kompetanseutvikling, jfr. kap. 5.3 og 5.4. Eksternopplæring for øvrig. 29

30 6.3 Nærmere om Marked og arbeid Markedsmodell: NAV Ytre Namdal: Virksomhetsstrategi NAV lokalt NAV regionalt NAV og samarbeidsparter Arbeidsmiljø Bidra til at næringslivet beholder egen arbeidskraft Rekruttering Kompetanseutvikling Bidra til at næringslivet får tilgang til ny arbeidskraft Bidra til at næringslivet får tilgang til riktig arbeidskraft Modellen innebærer at markedsteamet skal ha 3 hovedfokusområder: Arbeidsmiljø bidra til at næringslivet beholder egen arbeidskraft (sykefraværsoppfølging, arbeidsmiljøundersøkelser, forbedringsprosesser, ansvarliggjøring ledere og ansatte, tilrettelegging, tiltak og finansiering) Rekruttering bidra til at næringslivet får tilgang til ny arbeidskraft (jobbmatch, lokal CV-database, bruk av internasjonal rekruttering gjennom Eures) Kompetanseutvikling bidra til at næringslivet får tilgang til «riktig» arbeidskraft (talentjakt, karriereplaner og rådgivning, utdanningsplaner, kurs/praksis, prosjektbistand/-støtte/-finansiering) Planlegging og oppfølging av tiltaksplasser m.v. NAV lokalt kan ikke dekke alle disse funksjonene alene. Regionalt krever dette samarbeid mellom tjenesteområdet og arbeidslivssenteret, Eures, rådgivningstjenesten, karrieresenteret, OT på videregående skoler, næringslivsforeninger, deltakelse i ulike prosjekter, inkludert finansiering o.s.v. Tjenesteområdeleder er også av den oppfatning at markedsteamet opprettes uavhengig av endret organisering av sosialteam og syfoteam. Dette fordi markedsarbeidet anses som suksessfaktoren for at NAV skal innfri sine overordnede mål; muligheter for arbeid for flest mulig, og muligheter for meningsfull aktiviteter for mennesker med spesielle behov. Grensesnitt Markedsteam og øvrige team, inkludert mottak: Dagens veilederrolle SYFO Dagens veilederrolle MOTTAK Sykefraværsoppfølging «Rekruttering» Ny markedskontakt Ny markedskontakt 30