Bedriftshelsetjeneste for Forsvarsbygg Utleie Markedsområde Viken

Transkript

1 Rammeavtale Bedriftshelsetjeneste for Forsvarsbygg Utleie Markedsområde Viken KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III Ytelsesbeskrivelse

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Generell orientering om rammeavtalen Generelt om forsvarsbygg Om Markedsområdet Viken Om Nasjonale Festningsverk Om Forsvarsbyggshovedkontor i Oslo Generelt om avtalen Omfang av avtalen Basistjenester: Tilleggstjenester Tilstøtende avtaler Øvrige bestemmelser Krav til lokalisering Kontaktperson Halvårsrapport

3 1 Generell orientering om rammeavtalen Forsvarsbygg, Markedsområdet Viken, ber med dette om tilbud på Rammeavtale Bedriftshelsetjeneste. Hensikten med avtalen er å dekke behovet Markedsområdet Viken (MOVI) og Nasjonale Festningsverk(NFV) har for bedriftshelsetjenester på sørøstlandet (se vedlegg for lokasjoner). I tillegg skal avtalen dekke behov Forsvarsbygg har regionalt eller landsomfattende for kartlegging, utredninger og analyser med eventuelle etterfølgende informasjonsarbeid eller opplæring. Det legges inn en opsjon i avtalen på ivaretagelse av bedriftshelsetjenester for ansatte ved Forsvarsbyggshovedkontor i Oslo. Rammeavtalen kan øvrig benyttes av andre avdelinger i Forsvarsbygg som er samlokalisert på lokasjonene til MOVI eller NFV (ref pkt 1.3 og 1.4). Dette omfatter et begrenset antall personer Generelt om forsvarsbygg Forsvarsbygg utøver eierfunksjonen på vegne av Forsvarsdepartementet, og er en betydelig byggherre, forvalter, utleier, utvikler og selger av eiendommer, bygninger og anlegg (EBA). Forsvarsbyggs portefølje omfat1ter ca. 4 mill m2 bygningsareal, og mål eiendomsareal. Dette gjør oss til Norges største eiendomsforvalter. Forsvaret er vår største kunde, og leier EBA av Forsvarsbygg mot kostnadsdekkende husleie. Forsvarsbygg har ca 1600 ansatte, og er organisert i 6 geografiske områder som ivaretar daglig drift markedsområdene (MO). MO-ene er Viken, Vest, Østlandet, Trøndelag, Hålogaland og Nord. Forsvarsbygg er en IA-bedrift. Flere opplysninger om Forsvarsbygg kan man finne på Tilbydere oppfordres til å skaffe seg god kjennskap til Forsvarsbygg. 1.3 Om Markedsområdet Viken Markedsområdet Viken forvalter er lokalisert på 15 forskjellige etablissementer og har per ansatte. Antall ansatte per etablissement varierer fra 1 til av de ansatte faller innunder definisjonen senior I 2016 er antall ansatte er planlagt redusert med ca 70 stk i forbindelse med avvikling av renholdstjenester. De 15 etablissementene er delt inn i hoved lokasjoner. (områder) Disse områdene er; Buskerud og Vestfold som består av lokasjonene Mågerø, Karljohansvern, Heistadmoen og Eggemoen. - Mågerø har vi 6 ansatte, 2 jobber som driftsteknikere, og 4 som renholdere. 3

4 - Karljohansvern har vi 18 medarbeidere, 4 jobber som renholdere, 4 som driftsteknikere og resten i administrative stillinger. - Eggemoen jobber 4 medarbeidere hvorav 1 jobber som renholder, og 3 som driftsteknikere. - Heistadmoen har vi 7 medarbeidere, hvorav 3 jobber som driftsteknikere, 3 som renholdere, og 1 som prosjektleder. Øvre Romerike som består av lokasjonene Sessvollmoen, Bæreia, Gardermoen, Hauerseter, Trandum, Nordkisa og Kjeller. - Sessvollmoen har vi 56 medarbeidere, ca 11 jobber som driftsteknikere, ca 20 som renholdere, og resten i administrative stillinger eller som prosjektledere. - Bæreia har 1 driftstekniker i tilknytning. - Kjeller har vi 7 medarbeidere, de fleste jobber som driftsteknikere. - Lokasjonene Gardermoen, Hauerseter, Trandum og Nordkisa blir betjent fra Sessvollmoen og har ingen ansatte fast tilknyttet. Rygge flyplass. - Rygge har vi 45 medarbeidere. 14 av disse jobber som driftsteknikere, 21 som renholdere og resten med administrative oppgaver. Kolsås base i Bærum medarbeidere. De fleste av disse jobber som driftsteknikere, vi har også noen administrative stillinger. Linderud, Huseby og Lutvann leir i Oslo medarbeidere som jobber som renholdere og driftsteknikere. Grev Wedels plass 5 i Oslo. - Her har vi 26 ansatte som arbeider i administrative stillinger. (prosjektledere, ledere, fagingeniører) 1.4 Om Nasjonale Festningsverk Nasjonale festningsverk er lokalisert på følgende områder på sørøstlandet: Akershus festning - Har vi 20 personer. De fleste av disse jobber som driftsteknikere. Karljohansvern - Har vi 2 personer. 1 driftsteknikker og en administrativ. Oscarsborg festning - Har vi 9 personer. 1.6 Om Forsvarsbyggshovedkontor i Oslo Antall ansatte i 2015 er om lag 350 personer. Disse er primært administrative stillinger. Disse er lokalisert ved Grev Wedels Plass 5 (GWP). 4

5 2. Generelt om avtalen Det skal inngås én avtale. Leverandøren kan alene eller i samarbeid med andre inngi tilbud i konkurransen. Avtalen ønskes iverksatt snarest. Bedriftshelsetjenesten skal utøves i samsvar med gjeldende regelverk på området. Det er viktig at leverandøren setter seg godt inn i samlet HR-politikk for Forsvarsbygg. 3 Omfang av avtalen Rammeavtalen omfatter basistjenester og tilleggstjenester. Omfanget av basistjenestene dekker det planlagte arbeidet, mens tilleggstjenester omfatter tjenester basert på behov i organisasjonen. Basert på historiske tall og erfaring vil omfanget av avtalen ligge på ca kr per år. Opsjon på GWP forventes å ligge i størrelsesorden kr per år 3.1 Basistjenester: Planlagte tjenester som skal dekkes av en stykkpris pr person og etter medgåtte timer. Planlegging og samarbeidsmøter (medgåtte timer): Generell HMS-rådgivning, herunder utarbeidelse av årlige handlingsplan, opplæring og informasjonsvirksomhet. Forsvarsbygg ønsker at det i samarbeid med tilbyder, utarbeides en årlig handlingsplan. Denne skal evalueres i samarbeid etter ½ år. Deltagelse 2 ganger pr år. Gjennomføres ved Forsvarsbyggs lokasjon i Oslo Bistå i AMU-møter (medgåtte timer): Disse blir avholdt fire ganger i året. Dedikert kontaktperson hos leverandør stiller på alle AMU hos henholdsvis MO Viken og NFV. Det forventes at denne personen kan rapportere og svare på spørsmål knyttet til arbeid som er utført. Et AMU-møte varer i inntil 2,5 timer Gjennomføres ved Forsvarsbyggs lokasjon i Oslo Arbeidshelseundersøkelser (stykkpris per person): Omfatter driftsteknikere og renholdere og må kunne levere differensiert/målrettede undersøkelser basert på behov på de enkelte lokasjonene. Arbeidshelseundersøkelsene skal fokusere på helsepåvirkninger i arbeidssituasjonen og mulige forbedringstiltak. Omfanget av undersøkelsen vil kunne variere fra arbeidssted til arbeidssted. Hvilke undersøkelser som gjøres, er avhengig av hvilke påvirkninger medarbeiderne utsettes for i arbeidsmiljøet. Resultatene fra helseundersøkelsen skal aggregeres og rapporteres som del 5

6 av halvårsrapporten. Som eksempel skal tilbyder skal beskrive innhold og omfang av en arbeidshelseundersøkelse for en person som jobber skift og som er i kontakt med kjemikaler. MO Viken har 45 medarbeidere som skal ha helseundersøkelse hvert år. NFV har ca 20 medarbeidere som skal ha helseundersøkelse hvert år. GWP har ingen medarbeider som skal ha helseundersøkelse hvert år. Gjennomføres hos leverandør eller ved Forsvarsbyggs lokasjon dersom lokaliseringskrav ikke oppfylles (ref 6.1). Yrkesrettet vaksinering (medgåtte timer): En andel av medarbeidere tilbys yrkesrettet vaksinering. Tilbyder skal journalføre hvem som har tatt hvilke vaksiner og når. Innen utgangen av hver januar sendes en oversikt som viser hvem som har tatt hvilke vaksiner i året som gikk - fordelt per virksomhet. Tilbyder fakturerer vaksinene separat, mens arbeid knyttet til vaksinasjonen faktureres etter stykkpris satsen oppgitt i prisskjema. Antall vaksinasjoner gjennomført i løpet av et år vil kunne variere noe, men et snitt vil være: ca 6 stk for MO Viken, og ca 4 stk for NFV. GWP har ingen. Gjennomføres hos leverandør eller ved Forsvarsbyggs lokasjon dersom lokaliseringskrav ikke oppfylles (ref 6.1). Totalt vil omfanget av basistjeneste (eksklusiv opsjon GWP) omfatte ca 30 timer møtevirksomhet og planlegging, ca 65 helseundersøkelser og ca 10 vaksinasjoner per år. 6

7 3.2 Tilleggstjenester Disse tjenestene bestilles etter behov og dekkes etter medgåtte timer. Som eksempel på hva som kan bestilles av slike tilleggstjenester under rammeavtalen nevnes; Forsvarsbygg har utarbeidet virksomhetsspesifikke beredskapsplaner. I tillegg er det utarbeidet en overordnet beredskapsplan som trer i kraft dersom den aktuelle virksomheten har behov for bistand til å håndtere krise. I et gitt tilfelle kan det være behov for bistand fra bedriftshelsetjenesten f.eks. debrifing, oppfølging av medarbeidere/pårørende og evaluering av krisehåndteringen. Bistå med planlegging og gjennomføring av endringer i arbeid og arbeidsmiljø, f eks i forbindelse med flytteprosesser. o Ansatte ved lokasjonen på Grev Wedels plass i Oslo er planlagt flyttet i avtaleperioden. Bistå med rådgivning under endrings- omstillingsprosesser. o Forsvarsbyggs enerett og plikt til å levere renholdstjenester til Forsvaret opphører snarest og senest innen 30. april Lokalt vil dette direkte berøre ca 80 ansatte i MO Viken og NFV. Avviklingen av renholdstjenester vil også medføre omstilling av stab og støttefunksjoner for forsvarsbygg. o Forsvarsbyggs organisasjon er under stadig omstilling både som en direkte konsekvens av Forsvarets pågående omstillinger og for å intern effektivisere/optimalisere egen oppdragsløsning. Tilbyder må også kunne bistå i med gjennomføring av årlige førstehjelpskurs. Det gjennomføres årlige vernerunder ved de ulike lokasjonene. Det er ønskelig at tilbyder ved behov kan trekkes inn ved planlegging, gjennomføring, og/eller tiltak etter vernerundene. Bistå i forebygging og oppfølging av sykefravær. IA rådgivning, herunder deltakelse ved dialogmøter og andre avtalepunkter iht IAavtalen. Bistå ved individuell tilrettelegging. Bistand i AKAN-arbeid. Forebyggende arbeidet og individuell rådgivning ved behov Kartlegging av arbeidsmiljø Ergonomisk oppfølging av ansatte ved behov. Bistand ved risikovurderinger Sammen med Forsvarsbygg definere og gjennomføre senior- og/eller utvidetarbeidshelseundersøkelser. Med «utvidet» arbeidshelseundersøkelse menes prøvetaking, tester og målinger. 7

8 Kartlegging av inneklima, samt ytre miljø; bistå ved utarbeidelse av tiltak Bistå i konfliktløsningsprosesser Planlegging og deltakelse samt oppfølging av: - utarbeidelse av retningslinjer for arbeidsprosesser relatert til HMS - forebyggende arbeid relatert til HMS - Innhenting av helseinformasjon om ulike stoffer og informere om risikofaktorer og skadevirkninger som kjemiske stoffer kan gi. Bistå med støtte til gjennomføring av «40 timers» HMS kurs Psykososial rådgivning; samtale med psykolog ol Støtte for leder (f. eks den vanskelige samtalen ) Annen bistand relatert til arbeidsmiljøspørsmål mv 4 Tilstøtende avtaler Forsvarsbygg har i dag rammeavtale for bedriftshelsetjenester som dekker Grev Wedels Plass (kontorhotell i oslo). Dette omfanget legges inn som opsjon i avtalen og vil kunne utløses når avtalen for Grev Wedels plass utløper ( ). 6 Øvrige bestemmelser 6.1 Krav til lokalisering Utføringen av tjenestene skal baseres på at de ansatte skal kunne møte opp i leverandørens lokaler uten nevneverdig ulempe. Dette for å ivareta basistjenestene arbeidshelseundersøkelse og vaksinering. Det forutsettes derfor at det for gjennomføring av kontrakten med Forsvarsbygg eksisterer eller opprettes tilholdssted for bedriftshelsetjenesten ved eller i nærheten av vår lokasjoner: - Rygge Flystasjon Flyplassveien Rygge - Grev Wedels plass Oslo - Karljohansvern Nedrevei Horten - Sessvollmoen 2054 Mogreina, Med nærhet menes inntil ca 45 min kjøretid fra overnevnte adresser. Dersom dette ikke ivaretas skal leverandør tilby tjenesten ved Forsvarsbyggs lokaler. Dersom tilbyder ivaretar kravet om lokalisering skal det i tillegg tilbys gjennom føring av arbeidshelseundersøkelse og vaksinering ved Forsvarsbyggs lokaler. 6.2 Kontaktperson 1 (en) person skal defineres som kontaktperson for og delta på møter og planlegge gjennomføring av tjenestene for henholdsvis MO Viken og NFV. 8

9 6.4 Halvårsrapport Tilbyder skal utsende halvårsrapport henholdsvis, 01.05, pr. år på bedriftshelsetjenester hvor medgått forbruk på basistjenester og tilleggstjenester fremkommer. Handlingsplan skal kunne justeres ved behov innenfor tjenestene som er listet i kravspesifikasjonen over. I tillegg skal halvårsrapporten oppsummere aktiviteter gjennomført i foregående halvår i henhold til utførte tjenester. Rapportering av skal være inkludert i enhetsprisene. 9