Ytelsesbeskrivelse. Vintervedlikehold Vågsøy og Firda kaserne. Konkurransegrunnlag Del III Tjenestekjøp

Transkript

1 Ytelsesbeskrivelse Vintervedlikehold Vågsøy og Firda kaserne Konkurransegrunnlag Del III Tjenestekjøp DRIFT OG SKJØTSEL UTOMHUS PÅ FØLGENDE AV FORSVARETS LOKASJONER; VÅGSØY OG FIRDA KASERNE Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 1 av 7

2 Innholdsfortegnelse Ytelsesbeskrivelse... 1 Vintervedlikehold Vågsøy og Firda kaserne... 1 Konkurransegrunnlag Del III Tjenestekjøp Generelt om Forsvarsbygg GENERELT OM FORSVARSBYGG MARKEDSOMRÅDE VEST Generell orientering om avtalen AVTALENS FORMÅL AVTALENS OPPBYGNING AVTALENS OMFANG LEVERANDØRENS FORPLIKTELSER PROSJEKTETS ORGANISERING: FORHOLDET TIL PLAN OG BYGNINGSMYNDIGHETENE: OPPRETTING ETTER SKADER PÅ BYGNINGER, VEI OG ANLEGG: OPPSTART, FREMDRIFT, OPPFØLGNINGSKRAV OG PERSONELL: FORRETNINGSRUTINER BESTILLINGSARBEIDER INTERNKONTROLL/HMS Prisskjema PRISVILKÅR GENERELT PRISVILKÅR ORDINÆRT ARBEID PRISVILKÅR TILLEGGSTJENESTER Beskrivelse av ordinært vintervedlikehold pr. lokasjon LOKASJON 1 VÅGSØY, MÅLØY LOKASJON 2 FIRDA KASERNE, NORDFJORDEID... 6 Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 2 av 7

3 1 Generelt om Forsvarsbygg Forsvarsbygg ble etablert 1. januar 2002 som en forvaltningsbedrift underlagt Forsvarsdepartementet ved en sammenslåing av Forsvarets bygningstjeneste (FBT) og lokale forvaltningsledd i Forsvarets militære organisasjon. Forsvarsbyggs primæroppgaver er planlegging, utbygging, forvaltning, utleie og salg av Forsvarets eiendommer. Ved siste årsskifte forvaltet Forsvarsbygg rundt seks millioner kvadratmeter bygningsareal. I tillegg forvaltes ca 15 millioner kvadratmeter veier og plasser og et grunnareal på ca 1,25 millioner dekar. Virksomheten har Forsvaret som største og viktigste kunde, men er ikke en del av Forsvarets militære organisasjon. Forsvarsbyggs visjon er at våre leveranser i avgjørende grad skal bidra til Forsvarets omstilling. Dette bidraget skjer i hovedsak på tre områder: Reduksjon av husleie- og driftskostnader. Investeringer som gir verdiskapning i Forsvarets primærvirksomhet. Reduksjon av de arealene som leies ut til Forsvaret. Arbeidet med omlegging og effektivisering av driftsrutinene i Forsvarsbygg skal føre til at Forsvarets kostnader til drift og vedlikehold av eiendom synker, både målt i prosent pr arealenhet og i nominelle kroner. Mer informasjon om Forsvarsbygg finnes på Generelt om Forsvarsbygg Markedsområde Vest Forsvarsbygg Utleie v/markedsområde Vest er lokal forvalter av Forsvarets eiendommer i 5 fylker; Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland og begge agderfylkene. Den totale eiendomsmassen er på ca kvm. Markedsområdet skal forestå drift, vedlikehold og renhold, samt levere tilleggstjenester til Forsvarets militære organisasjon som f eks drift og vedlikehold av utomhusanlegg. 2 Generell orientering om avtalen Forespørselen gjelder vintervedlikehold av veier og plasser i h.h.t. nærmere beskrivelse pr. leir i det etterfølgende. Avtaleeier for avtalekonseptet vil være Forsvarsbygg utleie og administrasjon samt bruk av avtalen vil skje via Forsvarsbygg utleie markedsområde vest. 2.1 Avtalens formål Forsvarsbygg gjør anskaffelser av bygg, vedlikeholds og anleggsarbeider i et stort omfang på landsbasis. De fleste arbeidene og tjenester utføres av eksterne firmaer, men oppdragsgiver har også en viss del egenproduksjon, spesielt innenfor drift og vedlikehold av bygningsmassen. Forsvarsbygg ønsker å effektivisere sine anskaffelser fra firmaer innenfor bygg og anleggsbransjen. Oppdragsgiver har behov for et fleksibelt avtalekonsept som også ivaretar anskaffelsesregelverkets krav til seriekjøp. Denne avtalen skal primært dekke oppdragsgivers behov for å ivareta vintervedlikehold ved en del av våre installasjoner. 2.2 Avtalens oppbygning Avtalen er bygget opp slik at Leverandør skal utføre vintervedlikehold for aktuell(e) lokasjoner i henhold til Forsvarsbygg sin beskrivelse, jf. pkt. 4. Forsvarsbygg faktureres etterskuddsvis pr. måned etter faktisk forbruk og i henhold til inngitte prisposter, jf. prisskjema Forsvarsbygg kan ved behov bestille tilleggstjenester i henhold til oppgitte enhetspriser. 2.3 Avtalens omfang Forsvarsbygg ønsker å innhente priser for utførelse av vintervedlikehold ved følgende lokasjoner: Lokasjon 1: Vågsøy, Måløy Lokasjon 2: Firda kaserne, Nordfjordeid Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 3 av 7

4 Hver av lokasjonene representerer selvstendige konkurranser og tilbydere kan velge hvorvidt det er ønskelig å inngi tilbud på en eller flere lokasjoner. 2.4 Leverandørens forpliktelser Leverandøren er forpliktet til å utføre arbeidet i henhold til de krav som er fastsatt i denne avtalen samt i samsvar med god bransjenorm. 2.5 Prosjektets organisering: Tjenesteyter og Forsvarsbygg forplikter seg gjensidig til å møte etter innkalling til driftsmøter/ annet etter nærmere avtale. Begge parter har innkallingsrett og møteplikt. 2.6 Forholdet til plan og bygningsmyndighetene: Det kreves ikke ansvarsrett for denne anskaffelsen i forhold til Plan- og bygningsmyndighetene. 2.7 Oppretting etter skader på bygninger, vei og anlegg: Tjenesteyter skal vise nødvendig aktsomhet ved transport og arbeider. Tjenesteyter må sørge for oppretting av skader etter egne aktiviteter. Denne opprettingen skal skje fortløpende så langt som mulig og senest omgående etter sesongslutt, innen 15.mai. Eksempler er rep. av kantstein, trappekanter etc. som kan tilbakeføres til tjenesten, nedkjørte plener, bed o.l. 2.8 Oppstart, fremdrift, oppfølgningskrav og personell: Det tas sikte på at arbeidene starter opp i slutten av desember 2013, og tilbudets priser forutsettes å være basert på dette. Likevel må tilbyder kunne utføre arbeidet tidligere avhengig av om snøfall/isdannelse mv. skjer før denne dato slik at Forsvarets operative behov blir ivaretatt. Det forutsettes at valgt oppdragstaker tilgodeser tilstrekkelig kapasitet fra oppstart av kontrakt, slik at arbeidene kan starte opp uten unødige forsinkelser, og at nødvendig framdrift gjennom driftssesongen sikres. Det kan bli stilt krav til oppfølging og rapportering. Tjenesteyter plikter å utføre nødvendig kontroll for å sikre at gjeldene kvalitetskrav med videre blir oppfylt. Generelt gjelder at tjenesteyter selv skal forestå og bekoste all løpende kontroll av arbeider hvor ikke annet er angitt. Den kvalitetskontroll som oppdragsgiver måtte iverksette, fritar ikke tjenesteyter for de forpliktelser han har i forhold til inngått avtale. Forsvarsbyggs kontrollperson skal ut fra avtalens/kontraktens innhold avgjøre om kvalitet på utført arbeid er god nok. Leverandøren er selv ansvarlig for å følge med på temperatur og nedbør og iverksette tiltak i forhold til dette, for å tilfredsstille leveransekravene. Dette gjelder innenfor oppgitte kjernetider pr. leir. Utenom dette er det oppgitt krav til oppmøtetid/responstid, generelt og pr leir. Det stilles krav til at fast personell skal utføre oppdraget og fortrinnsvis med norske statsborgere. I tilfelle om bruk av utenlandske statsborgere, skal disse være faste for sesongen, og det vil bli avkrevet «Request for visit» som godkjennes av vedkommende lands ambassade/konsulat. For norske statsborgere kreves utfylling av Personopplysningsskjema samt avholdelse av autorisasjonssamtale etter nærmere avtale. Det er leverandøren som har risikoen for at hans personell oppnår nødvendige godkjenninger/klareringer innen oppstart av arbeidene. Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 4 av 7

5 I enkelttilfeller, hvor Forsvaret finner det nødvendig, kan utkalling av brøytemannskaper med materiell kunne skje utenom normal arbeidstid. Det kreves at tilbyder har kapasitet/ressurser og arbeidstidsordninger som ivaretar dette. Der annet ikke er nevnt pr. sted/ leir under pkt. 4 gjelder følgende generelle krav til responstider ved avrop/ekstrabestillinger: Fremmøte for prioritert brøyting/strøing (dvs. ved øvelse, beredskap o.l.): 1 time hele døgnet Fremmøte rydding av lavere prioritet samt volumrydding: 2 timer hele døgnet. 2.9 Forretningsrutiner Partene skal senest ved arbeidenes oppstart bli enige om de forretningsrutiner som skal gjelde for denne anskaffelsen, og partene er forplikt til å forholde seg til disse rutinene gjennom hele avtaleperioden (fakturering, bestillingsrutiner, etc.). Det vil bli lagt ut brøytekart pr lokasjon i Doffin i løpet av august/september. Eventuelle spørsmål rettes til Forsvarsbygg sin kontaktperson, se konkurransegrunnlagets del I. Svar vil bli lagt ut kollektivt Bestillingsarbeider Alt arbeid som utføres utover det som er spesifisert i mengdeliste/teknisk beskrivelse innenfor kjernetider, skal bestilles av oppdragsgiver. Tilleggsarbeider skal kunne bestilles direkte fra bruker i henhold til fullmaktsliste Internkontroll/HMS Tjenesteyter plikter å opprette internkontrollsystem iht. forskrift om internkontroll, fastsatt ved kgl.res. 22.mars På Forsvarsbyggs forlangende skal dette fremlegges for kontroll. 3 Prisskjema 3.1 Prisvilkår generelt Prisene skal dekke leverandørens fortjeneste og kostnader, herunder kostnader til administrasjon, kontorhold, generelle kapitalytelser, offentlige avgifter slik som tilknytningsavgifter, deponiavgift osv både generelt og knyttet til oppdraget. Ved utførelse av arbeider skal avregningen starte på det tidspunkt at mannskaper, maskiner og utstyr er operativ på oppdragsstedet. Det dekkes ikke kostnader knyttet til driftsstans og stopptid som har årsak i feil og mangler på leverandørens utstyr og maskiner, eller som på annen måte kan henføres til forhold som leverandøren selv har ansvaret for. Det vil ikke bli gitt anledning til å fakturerer Forsvarsbygg for reise, bo eller km kostnader ved utførelse av arbeider på denne avtalen. 3.2 Prisvilkår ordinært arbeid Ordinært vintervedlikehold i henhold til Forsvarsbyggs beskrivelse i punkt 4 skal avregnes i henhold til inngitte enhetspriser under «ordinært arbeid» i prisskjema. Inngitte enhetspriser skal inkludere samtlige kostnader i forbindelse med utførelse av tjenesten, herunder personell, materiell, maskineri o.l. Det vil ikke være anledning til fakturerer Forsvarsbygg for ytterligere kostnader utover det som fremgår av oppgitte enhetspriser i prisskjema. Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 5 av 7

6 3.3 Prisvilkår tilleggstjenester Tilleggstjenester kan bestilles av Forsvarsbygg ved behov som måtte oppstå utover hva som er beskrevet under punkt 4 pr. lokasjon. Arbeid i forbindelse med tilleggstjenester skal ikke iverksettes før det foreligger en skriftlig ordrebekreftelse fra Forsvarsbygg. Inngitte enhetspriser skal inkludere samtlige kostnader i forbindelse med utførelse av tjenestene, herunder personell, materiell, maskineri o.l. Det vil ikke være anledning til fakturerer Forsvarsbygg for ytterligere kostnader utover det som fremgår av oppgitte enhetspriser i prisskjema. 4 Beskrivelse av ordinært vintervedlikehold pr. lokasjon 4.1 Lokasjon 1 Vågsøy, Måløy Utførelse: I henhold til avmerket kart og/eller angitte prioriteringer. Det er leverandørens ansvar å sørge for framkommelig veibane og plasser som angitt. Leverandøren vurderer nødvendige tiltak for oppnåelse av dette, snøbrøyting, skraping og/eller strøing/salting. Uansett skal brøyting og snørydding iverksettes ved snødybde mer enn 5 cm. Strøing/salting skal utføres ved glatt/isete veibane. Alle parkeringsplasser og kjørbar vei skal være ryddet/strødd mellom kl og alle hverdager samt ved ekstra behov innenfor disse klokkeslett slik: P-plass ved bom/ FV600 1,7km vei fra bom v/ FV 600 til p-plass v/ anlegget, skrånende/stigende asfaltert vei P-plass øverst v/ anlegget Særlig ved dette anlegget er krav om stikking samt nedtaking etter sesong Samlet areal: m2 Alle sjåfører må vise legitimasjon ved passering vaktpost (bom) der dette er etablert. For inngivelse av priser: Se prisskjema Vågsøy, arkfane 1. NB: Prispost 1 og 3 er faste kostnader som skal faktureres uavhengig av snøfall. Øvrige prisposter skal faktureres i henhold til faktisk medgått arbeid. 4.2 Lokasjon 2 Firda kaserne, Nordfjordeid Utførelse: I henhold til avmerket kart og/eller angitte prioriteringer. Det er leverandørens ansvar å sørge for framkommelig veibane og plasser som angitt. Leverandøren vurderer nødvendige tiltak for oppnåelse av dette, snøbrøyting, skraping og/eller strøing/salting. Uansett skal brøyting og snørydding iverksettes ved snødybde mer enn 10 cm. Strøing/salting skal utføres ved glatt/isete veibane. Parkeringsplass og kjørbar vei skal være ryddet/strødd mellom kl og alle hverdager samt ved ekstra behov innenfor disse klokkeslett slik: Hovedinngang inklusiv trapp Parkeringsplass bak og rundt hovedbygget, særlig med tanke på fremkommelighet ved brannutrykning Samlet areal: 4.000m2 Ved forhåndsmeldt behov fra bruker (øvelser etc. meldt senest 24 timer i forveien), skal det brøytes/ strøs både kveld og morgen ved behov/etter nærmere avtale. Dette avklares i samråd med Forsvarsbygg v/ driftstekniker (oppgis senere). Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 6 av 7

7 Tilgang: Tilgang til etablissement etter godkjent liste. Alle sjåfører må vise legitimasjon ved passering vaktpost (bom) der dette er etablert. For inngivelse av priser: Se prisskjema Firda, arkfane 2. NB: Prispost 1 og 3 er faste kostnader som skal faktureres uavhengig av snøfall. Øvrige prisposter skal faktureres i henhold til faktisk medgått arbeid. Konkurransegrunnlag Del III Ytelsesbeskrivelse Rev Side 7 av 7