Beskrivelse av interkommunalt hovedprosjekt på plan, miljø og landbruk for Åfjord, Leksvik og Rissa,

Transkript

1 1 Beskrivelse av interkommunalt hovedprosjekt på plan, miljø og landbruk for Åfjord, Leksvik og Rissa, FELLES KOMPETANSE OG KAPASITET

2 2 1. BAKGRUNN Det interkommunale prosjektet for Åfjord, Leksvik og Rissa startet i Prosjektet bygger på refleksjoner, om sårbare tjenester og behov for utviklende tiltak, blant ansatte og poltikere i de respektive kommunene samt hos rådgivere hos fylkesmann og fylkeskommune. Det er gjennomført en ettårig forberedende prosess med bakgrunn i en forprosjekt-beskrivelse og NIVI-rapport 2012:5. Den forberedende fasen ble avrundet med en forprosjekt-rapport på forsommeren I tillegg er det fattet flere lokalpolitiske vedtak, på høsten 2013 og sommeren Det synes fornuftig å ha et 3-årig prosjekt (inklusive forprosjektet). Det vil si at hovedprosjektet starter høsten 2014 og avslutter våren MÅL OG FORUTSETNINGER Prosjektets overordnede mål: «BEFOLKNINGENS OPPLEVELSE AV LOKALSAMFUNN OG KOMMUNALE TJENESTER PÅ PLAN, MILJØ OG LANDBRUK SKAL STYRKES.» Forprosjektets delmål er gjennomført. Det vil si at man fikk: Kartlagt årsverk, kompetanse og dataløsninger. Innsikt i medarbeideres interesse og tro på fellesløsninger. Kunnskap om kommunale bistandsbehov og bidragsmuligheter. Fokuset var på tilrettelegging for samarbeid. Hovedprosjektets mål: «FELLES KOMPETANSE OG KAPASITET GIR BEDRE OG MER EFFEKTIVE TJENESTER». Dette skal oppnås via følgende strategier: Medarbeidere yter tjenester på tvers av kommunegrenser. Arbeidsgrupper brukes ved utfordrende oppdrag. Bærekraft, folkehelse og estetikk fremmes i virksomheten. Robuste og flerfaglige miljøer skapes (inklusive spesialister). Det må evalueres i hvilken grad samarbeidet realiserer strategiene og innfrir målene. Det foreligger politiske vedtak på at de tre kommunene skal bli deltagere i hovedprosjektet. Det forutsettes at kommunene underskriver en forpliktende samarbeidsavtale, staten finansierer deler av kostnadene, og at tjenestene blir mer effektive og bedre (jfr. lokalpolitiske vedtak i juni 2014).

3 3 3. ORGANISERING Prosjektet er organisert slik: Styringsgruppe Leder Jon Husdal (Åfjord), Einar Strøm (Leksvik), Rune Schei (Rissa), og ansvarlig for prosjektet Vigdis Bolås (Rissa). Prosjektgruppe Samarbeidsgruppe Prosjektleder Sissel Grimsrud (Rissa), kontaktperson Trude Iversen Hårstad (Åfjord), Hans Killingberg (Leksvik) og Siri Vannebo (Rissa). Åfjord med 12 medarbeidere: Hilde Haugdahl Humstad, Sverre Fjeldheim, Per Ove Hårstad, Kari Arnevik Stamnes, Gisle Kvernland, Viktor Blomlie, Trude Iversen Hårstad, Lars Helge Kolmannskog, Magne Silseth, Vemund Stjern, Elin Skorstad og Erlend Aune. Leksvik med 6 medarbeidere: Geir Løkken, Marit Kvarmesbakk, Aud Dagmar Ramdal, Hans Killingberg, Odd-Robert Solvåg og Nils Alvin Hindrum. Rissa med 14 medarbeidere: Grethe Rostad, Tove Gravås, Olbert Aasan, Linn Kristin Hassel, Tore Solli, Liv Heide og Ivar Asbjørn Fallmyr, Siri Vannebo, Toril Bratland Jacobsen, Odd Marvin Ashjemshalten, Trine Bjørnerås, Geir Arne Lein, Ingrid Hjort og Sissel Grimsrud. Samarbeidsgruppa med 32 medlemmer deles i naturlige grupper ift. til ulike aktiviteter og oppdrag. 4. AKTIVITETER Hovedprosjektet vil trolig bestå av tre elementer: Refleksjon og opplæring i grupper). Satsing på utvalgte fagområder. Bytte eller kjøp av forskjellige tjenester. Andre elementer kan innlemmes etter en vurdering. Følgende samarbeidsområder er valgt: Fagområder Refleksjon/opplæring Satsing fagområder Bytte/kjøpe tjenester PLANFELTET Planprosesser på samfunn og delområder Areal-, område- og detaljregulering Konsekvensutredning Byggesaksbehandling og tilsyn Markarbeid, oppmåling og matrikkelføring Var-området med vann, klokk og veger, mv Geodataforvaltning m/planarkiv med mer Utvikling og deltagelse i

4 4 Fagområder Refleksjon/opplæring Satsing fagområder Bytte/kjøpe tjenester regional planpolitikk LANDBRUKSFELTET Velferdsordninger Produksjonstilskudd Gårdskart Næringsutvikling Jordbruk Skogbruk Landskapsskjøtsel Utvikling og deltagelse i reg landbrukspolitikk MILJØFELTET Lovforvaltning (forurensing, med mer) Miljøprogram inkl. undersøk av vann, mm Miljøledelse, utredning, klima- og energiplan Utvikling og deltagelse i reg. miljøvernpolitikk (Forurensing og motorferdsel) (På miljøfeltet består lovforvaltning av forurensing, verneområde, naturmangfold, forvaltning av vassdrag, fiske, rovvilt, hjortevilt og motorferdsel.) Denne oversikten er utviklet av samarbeidsgruppa, prosjekt- og styringsgruppa samt rådmennene. Noen fagområder har verken fått grønne eller lilla kryss. Det vil si at de på nåværende tidspunkt ikke er blinket ut for særlig satsing eller for bytte/kjøp av tjenester. Denne vurderingen kan selvfølgelig endre seg over tid. Oversikten er også vurdert og godtatt av flere kommunalpolitiske utvalg. På bakgrunn av prosjektets inndeling, med vekt på refleksjon og opplæring, satsing på egnede fagområder, samt bytte/kjøp av tjenester, er det naturlig å dele samarbeidsgruppas 32 medarbeidere inn i 7 arbeidsgrupper. Man tror også at hver gruppe bør ledes av en utpekt medarbeider. Dette for å sikre at prosjektets mål og strategier blir nådd. Gruppeinndelingen bør inndeles slik: Faggrupper 0.Ledelse (de med personalansvar) Deltagere: Ca 5 medarbeidere. Aktiviteter og gjøremål samles ved behov for avklaring av ressurser (f.eks. ved ledig stilling i en kommune er det naturlig å vurdere om tjenesten kan kjøpes av medarbeider i annen kommune, eller om man bør ha en viss felles satsing). Gruppa bør ledes av ansvarlig rådmann For øvrig er alle lederne med i en faggruppe. Dette fordi de ofte har et praktisk ansvar på enkelte fagområder.

5 5 Faggrupper 1.Plan Deltagere: Ca 4-6 medarbeidere. Fellesordninger: (a) Leksvik kjøper allerede samfunnsplanlegging fra Rissa. 2.Kart- og oppmåling Deltagere: Ca 4-5 medarbeidere. Fellesordninger: (a) Rissa har allerede en koordinerende funksjon for kartdatabasen på Fosen. 3.Byggesak Deltagere: Ca 2-3 medarbeidere. Fellesordninger: (a) Leksvik kjøper allerede byggesaksbehandling fra Rissa. 4.Var Deltagere: Ca 3-4 medarbeidere. Fellesordninger: Ingen per august Landbruk Deltagere: Ca medarbeidere. Fellesordninger: (a) Rissa og Leksvik bytter allerede veiledning på skogsforvaltning mot lovforvaltning med saksbehandling på fradeling av landbruks-eiendommer. (b) Åfjord og Rissa er også med i landbruksprosjekt med Roan. 6.Miljø og vann (ca 2-4 p.) Deltagere: Ca 2-4 medarbeidere. Fellesordninger: (a) Rissa og Åfjord er med i vannkvalitetsprosjekt for Nordre Fosen. Aktiviteter og gjøremål Gruppa : og bytter/kjøper tjenester på samfunns- og arealplaner. Gruppa kan f.eks. ledes av kontaktpersonen i Rissa som har ansvar for prosjektområdets politikk. starter med å vurdere plasseringen av koordineringsansvaret for kartdatabasen på Fosen, og vurderer så bytte/kjøp av oppmåling og kart. Gruppa kan f.eks. ledes av kontaktpersonen i Åfjord som har ansvar for prosjektområdets politikk. starter med å bytte byggesakstilsyn, og vurderer så bytte/kjøp av byggesaksbehandling. Gruppa kan f.eks. ledes av nærmeste leder i Åfjord som har ansvar for prosjektområdets politikk. avklarer satsingsområde og satsingsform (dvs. om to-tre personer skal fordele feltet seg imellom og bli spesialister, og vurderer også bytte/kjøp av VAR-tjenester. Gruppa kan f.eks. ledes av nyansatt sjef i Åfjord som har ansvar for prosjektområdets politikk. bytter tjeneste på landbrukstilsyn. avklarer satsing på drift av produksjonstilskudd (dvs. om en-to personer skal ha saksbehandlingsansvar for produksjonstilskudd f.eks. i 150 % stilling), reflekterer omkring satsing på andre fagområder, og vurderer behovet for oppdeling av gruppa. Gruppa kan f.eks. ledes av landbruksrådgiver i Leksvik som har ansvar for prosjektområdets politikk. avklarer satsingsområde og satsingsform (med det menes om en person f.eks. skal ha ansvaret for å koordinere miljøsaker i % stilling), men gruppa vurderer også bytte/kjøp av miljø-tjenester. Gruppa kan f.eks. ledes av miljørådgiver i Rissa som har ansvar for prosjektområdets politikk.

6 6 Noen relasjonelle forutsetninger: Gruppene bør ha: Faglige ledere. En felles og lukket intranettside.(bruk av «Grupper» på startsiden til Fosen IKT virker lovende. Dette fordi den inneholder to funksjoner: For det første kan medarbeiderne kommunisere seg imellom på en «vegg». For det andre kan det legges ut filer som medlemmene bør lese. Deriblant en oppdatert oversikt over medarbeidernes kompetanse, nåværende arbeidsoppgaver samt oppdrag man kan påta seg for andre. Obligatorisk treff hver annen måned for (a) status på fagområdet (bidragsmulighet eller bistandsbehov ift. nye og gamle oppdrag), (b) faglig refleksjon ift. utfordrende og prinsipielle saker, og/eller (c) opplæring med interne eller eksterne krefter. Politikere inviteres to-tre ganger pr år til felles arrangement. Samarbeidsgruppa/gruppene bør ha felles samling med styringsgruppa og rådmenn en gang pr år. Styrings- og prosjektgruppa bør møtes hver fjerde måned. Fylkesmann og fylkeskommunen bør invitere styrings- og prosjektgruppa samt faglederne til samlinger en-til to ganger pr år. For øvrig inngår prosjektleder i en gruppe med andre prosjektledere. Dette for å gi og ta kunnskap og få flerfaglig veiledning fra fylkesmannens og fylkeskommunens representanter. 5. INFORMASJON, FORANKRING OG ERFARING På slutten av forprosjektet fremsto alle berørte medarbeidere og ledere som godt orientert. Dette fordi det har vært flere fellessamlinger, gruppemøter og individuelle samtaler. Politikerne har fått muntlig og skriftlig informasjon ved 2-3 anledninger. Det er også laget en enkel beskrivelse av forprosjektet høsten 2013 samt en oppsummerende rapport våren Den 4. juni 2014 hadde samarbeidsgruppa et oppsummerende møte. Da ba man blant annet om tilbakemelding på forprosjektets innhold, rammer og prosess. Her refereres tilbakemeldingene i stikkords form. (Sort skrift betyr at noe er fint eller greit nok, mens rød skrift innebærer at noe bør utbedres eller huskes på. Tilbakemelding på forprosjektets gjennomføring: Innhold Rammer Prosess PLAN (1) Forslaget til VAR-samarbeid er ok. (2) Forslaget på byggesakstilsyn er ok. (3) Rapporten gjenspeiler realitetene. (4) Alt er greit nå og «vi er på». (5) Fokus på faglig samarbeid. (6) Et godt prosjekt som bør videreføres. (1) Greit. (1) Tilstrekkelig prosess. (3) Det var nødvendig med lengre tid enn planlagt for å bedre sosiale og faglige forhold i samarbeidsgruppa, og for å få sterkere eierskap mellom samarbeidsgruppa og prosjektet. (4) Litt lite info i starten. (5) Enkel og ryddig prosess med flere gode refleksjonssamlinger. (6) Bra prosjektledelse og samarbeid.

7 7 Innhold Rammer Prosess VAR-området må sikres yngre rekrutter. (7) Interessante fagområder. (8) Aktuelle samarbeidsområder. LANDBRUK (9) Savner litt på skog mht. motorferdsel. (10)Vi kan samarbeide mer, særlig på produksjonstilskudd (11)Interkommunalt samarbeid er en naturlig utvikling. (12)Spennende med stort samarbeid. MILJØ (13)Samarbeid om miljøtilsyn er viktig. Samarbeid på vann må inn i prosjektet. Samarbeid om miljøledelse, utredning, eller klima- og energiplan kan foregå som bytte/kjøp av tjeneste, men det krever god innvolvering. (7) Prosessen bør fortsette. (8) Forprosjektet er ferdig. (9) Grei prosess. (11 )Kanskje blir hovedprosjektet mer konkret enn forprosjektet. (12)Hovedprosjektet kan bidra til sterkere effektivitet og faglighet. Oversikten viser at medarbeiderne i hovedsak har gode erfaringer med forprosjektet. De viser særlig til refleksjonssamlingene. Allikevel er det også slik at de ønsker at hovedprosjektet skal bli så konkret som mulig. Prosjektledelsen deler disse oppfatningene. Det foreliggende samarbeidet på plan, miljø og landbruk er ønsket av alle berørte medarbeidere og ledere. Deltagerne i styrings- og prosjektgruppa, samt rådmennene, er også meget motivert for deltagelse i hovedprosjektet. I tillegg er det registrert en betydelig politisk interesse. Dette på grunn av situasjonen i mindre kommuner med sårbare tjenester, utsatte medarbeidere og behov for flere spesialister, samt ønske og bedre og mer effektive tjenester. Følgelig synes prosjektet å ha en solid administrativ og politisk forankring. 6. FREMDRIFT, GJØREMÅL OG KOSTNADER Her går man gjennom det første året i hovedprosjektet. Det innebærer at funksjoner og hendelser tid- og kostnadsfestes. Dette betyr ikke at prosessen er fullstendig fastlagt, kun at den er grovt planlagt. Noen økonomiske og materielle forutsetninger: Ansattes timelønn legges på 600 kr som brukes på arbeidede timer og reisetimer. Reisegodtgjørelse med bil er 4,05 kr og samkjøring anbefales. Gjennomsnittlig avstand mellom kommunene er 57 km med ca 1 times resisetid. (Avstanden Åfjord og Leksvik er 68 km, Åfjord og Rissa 55 km, samt Leksvik og Rissa 48 km. Prosjektleders årslønn for 50 % stilling er kr. (Utgangspunktet er årslønn på kr pluss sosiale utgifter kr.

8 Hovedprosjektets fremdrift i : Mnd Funksjoner og hendelser med kostnadsberegning Sum int. Sum ekst Aug Sep Okt Prosjektleder: -Lønn 50 % stilling -Kjøring (anslag basert på fjoråret) Kontaktpersoner/gruppeledere: -Koordinering: anslag med 12 t x 600 kr = x 7 ledere = kr Foredrag- og kursutgifter: -Ekstern foredragsholder a kr x 2 pr år = kr -Eksterne kurs kr Bevertning: -Lunsj ved samlinger a 100 kr x 150 personer = Skisse laget for hovedprosjektet Styrings- og prosjektgruppemøte i Rissa: -Arbeidstimer: 2 t x 8 p = 16 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 6p = 12 t x 600 k r= kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 2b = 228 km x 4,05 kr =923 kr + passasj. + bomst. De 7 faglige gruppene møtes hver for seg: -Arbeidstimer: 3 t x 36 p = 108 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 36p = 72 t x 600 k r= kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 6b = 684 km x 4,05 kr =2.770 kr + passasj. + bomst Nov Des Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Samarbeidsgruppesamling i Åfjord: Gjester: Foredragsholder, styringsgruppa og inviterte politikere. -Arbeidstimer: 3 t x 36 p = 108 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 36p = 72 t x 600 k r= kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 6b = 684 km x 4,05 kr =2.770 kr + passasj. + bomst. Styrings- og prosjektgruppemøte i Åfjord: -Arbeidstimer: 2 t x 8 p = 16 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 6p = 12 t x 600 k r= kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 2b = 228 km x 4,05 kr =923 kr + passasj. + bomst.. De 7 faglige gruppene møtes hver for seg: -Arbeidstimer: 3 t x 36 p = 108 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 36p = 72 t x 600 k r = kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 6 b = 684 km x 4,05 kr =2 770 kr + passasj. + bomst. Styrings- og prosjektgruppemøte i Rissa: -Arbeidstimer: 2 t x 8 p = 16 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 4 p = 8 t x 600 k r= kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 2 b = 228 km x 4,05 kr = 923 kr + passasj. + bomst. Samarbeidsgruppesamling i Rissa: Gjester: Foredragsholder, styringsgruppa og inviterte politikere. -Arbeidstimer: 3 t x 36 p = 108 t x 600 kr = kr -Reisetimer tur-retur: 2 t x 36p = 72 t x 600 k r= kr -Kjøregodtgjørelse: 57 km x 2 t-r = 114 km x 6 b = 684 km x 4,05 kr = kr + passasj. + bomst. Delrapport skrives og sendes til politisk behandling. Sommerferie

9 Hovedprosjektets samlede utgifter i : Utgiftstyper Int. kostnader Ekst. kostnader Sum utgifter Prosjektleders lønn og kjøring Kontaktpersoner/gruppelederes arbeid Foredrag- og kursutgifter Bevertning Kommunenes kjøregodtgjørelse Kommunenes møte- og reisetid Utgifter totalt Hovedprosjektets første år vil trolig koste kr. Av dette beløpet forventes kr dekt av prosjektmidler og kr er kommunenes egeninnsats. Da er alle relevante utgifter medregnet. En femti-femti deling av utgiftene synes fornuftig. 7. VIDERE ARBEID Styringsgruppa sender søknad om deltagelse i hovedprosjektet med prosjektbeskrivelsen til fylkesmann og berørte parter så som samarbeidsgruppa og politiske utvalg. Hensikten er at alle skal være orientert og få mulighet til å komme med innspill før hovedprosessen starter. Når formalitetene er i orden starter fagfolkenes arbeid med vekt på refleksjon og opplæring, satsing på utvalgte fagområder, samt bytte/kjøp av tjenester. Etter noen tid med iverksettelse av strategiene har man tro på at målene kan realiseres. Det vil si at det er felles kompetanse og kapasitet på plan, miljø og landbruk i tre kommuner, og at innbyggernes opplevelse av lokalsamfunn og kommunale tjenester er styrket. Styringsgruppa mener at intensjonen i prosjektet er sammenfallende med og fremmende for kommunereformens intensjoner. Følgelig oppfordres det til fortsatt økonomisk støtte av prosjektet.