PROSJEKTPLAN: Styrk Fosen

Transkript

1 Bjugn, Leksvik, Osen, Rissa, Roan, Åfjord, Ørland PROSJEKTPLAN: Styrk Fosen Drivkraft og kvalitet i plan- og miljøarbeid

2 1 Innhold 1. Bakgrunn Visjon, mål og tiltak Organisering Aktivitets- og milepælsoversikt Interessent-oversikt Kommunikasjon og forankring Risikovurdering Økonomi Avtaler og vedtak... 7

3 2 1. Bakgrunn Klima- og miljøutfordringer krever omstilling av globale, nasjonale, regionale og lokale samfunn. Vekst og utvikling må skje innen naturens tålegrenser. Det må skje en overgang til produkter og tjenester som gir betydelig mindre negative konsekvenser for klima og miljø enn i dag. Samfunnet må igjennom et grønt skifte. Det vil være krevende, men fullt mulig. Det grønne skiftet må skje innenfor en periode på år. Klima og miljøutfordringer har særlig betydning for landbruk-, plan- og miljøarbeid. Landbruksdelen er organisert i eget prosjekt, kalt DYRK FOSEN. Her beskriver vi et tilsvarende prosjekt, for plan- og miljødelen, kalt STYRK FOSEN. Visjonen for arbeidet er: STYRK FOSEN MED DRIVKRAFT OG KVALITET I PLAN- OG MILJØARBEID. Vi bygger på NIVI-rapport 2012:5 som viste til sårbare tjenester i små og mellomstore kommuner, samt Det interkommunale prosjektet på plan, miljø og landbruk for med ønske om relasjonelle og kompetansebyggende miljøer. Prosjekterfaringen er at kommunene har begrensede ressurser, her forstått som årsverk, og at interkommunalt samarbeid kan gi fagområdene fornyet styrke, drivkraft og kvalitet. Det grønne skiftet og klimatilpasning er likså viktige for miljø og plan som for landbruk. De tre områdene henger nært sammen. De trenger hverandres faglige innsikt. Hendelser som skjer i ett felt kan fort berøre de andre. En samfunns- og reguleringsplan kan få konsekvenser for jordbruk, og en bondes grøfting kan få konsekvenser for stedets miljø. Følgelig bør både DYRK FOSEN og STYRK FOSEN legge til rette for felles arenaer. Det kan være seminar av veiledende og opplærende art hvor medarbeidere, ledere og politikere fra landbruk, plan og miljø møtes for felles refleksjon og utvikling. Utfordringen, ved det grønne skiftet med tilhørende klimatilpasninger, er å legge til rette for en interkommunal flerfaglighet. Det betyr at innsikten på landbruk, plan og miljø innlemmes i en tidvis helhet. Det vil understøtte nødvendig utviklingstrinn i både lokale og regionale samfunn. Det gjøres oppmerksom på at den foreliggende prosjektbeskrivelsen er av foreløpig karakter. I perioden november 2016 januar 2017 inviteres faggruppene på miljø og plan til dialog om nåsituasjon, fremtidig mål med strategier, interessenter, kommunikasjon, risikovurdering med videre. Det vil også bli laget en fullstendig aktivitetsoversikt med milepæler. Forankring i berørte faglige, politiske og organisatoriske målgrupper vil skje samtidig med justering av prosjektet. Forventet oppstart er februar Da er prosjektbeskrivelsen bearbeidet og prosjektorganisasjonen klar. I utgangspunktet tror vi alle fosen-kommunene gjerne ønsker et aktivt nettverk på plan og miljø. Det kan allikevel være enkelte som har så knappe ressurser at de velger å ikke delta i prosjektet. Dette må respekteres. Det understrekes at dette arbeidet kun dreier seg om nettverkssamlinger, og ikke om stedlig kontor. Vårt ønske er åpne refleksjoner og tillitsfulle relasjoner. Det forutsettes politisk behandling i de involverte kommunene.

4 3 2. Visjon, mål og tiltak Visjonen for arbeidet er: STYRK FOSEN Prosjektets mål er interkommunalt samarbeid, med høy, bred og nyskapende aktivitet, basert på nettverkssamling, grønt skifte og klimatilpasning. Miljø- og planarbeidet på Fosen skal styrkes med drivkraft og kvalitet. Felles fokus for miljø- og plangruppen er: - Nettverk - Kunnskapsdeling - Kompetansebygging - Helhetlig kunnskapsgrunnlag - Ressursutnyttelse - Forvaltningsskikk - Rutineutvikling - Innbyggerorientering - Veiledning - Kommunikasjon - Medvirkning - Omdømme - Innovasjon Landbruksprosjektet har antagelig flere av de samme fokusområdene. Eksempler på relevante tema som berører flere aktører er; Hva innebærer omlegging til grønt skifte for kommunene? Hva kan kommunale virksomheter, næringsdrivende, organisasjoner og innbyggere gjøre for å bli «grønne pådrivere»? Hvilken betydning har klimatilpasning for kommunale virksomheter, næringsdrivende, organisasjoner og innbyggere? Er noen instanser og aktører mer sentrale og berørte enn andre?

5 Regional vannforvaltningsplan Trøndelag ble godkjent av Klima- og miljødepartementet Alle berørte myndigheter er forpliktet til å følge opp ved å legge planen til grunn for sin planlegging og virksomhet. Hvilke føringer gir regional vannforvaltning for kommunale enheter, næringsdrivende, organisasjoner og innbyggere? Hva betyr folkehelse, miljø og estetikk for kommunale medarbeidere ved plan-, miljøog landbruk? Hvordan organiserer kommunene dette arbeidet, internt og eksternt? Hvordan håndterer kommunene «sine» kulturminner? Ivaretar dagens praksis god forvaltning og utvikling? Hvilke organisatoriske grep kan vurderes for fremtiden? Her ser vi at landbruk også kan ha nytte av å delta på flere tema Organisering Styringsgruppa består av varaordfører fra hver kommune og prosjektansvarlig. Styringsgruppa Pådriver for plangruppa Pådriver for miljøgruppa Arbeidsgruppene består av fagfolk fra hver kommune med pådrivere valgt av styringsgruppa. Møtefrekvens: Styringsgruppa treffer pådriverne hvert kvartal eller halvår for å planlegge og følge opp milepæler og aktiviteter. Pådriverne innkaller deltagerne annenhver måned til koordinering og gjennomføring av milepæler og aktiviteter. Det gis løpende status til styringsgruppa og årlig status til tilskudds-utbetaler og deltagende kommuner ved berørte politiske utvalg.

6 5 5. Aktivitets- og milepælsoversikt Det skal lages årlig liste over viktige milepæler og aktiviteter med dato for utført/oppnådd og ansvarlig. Lista under er kun for forprosjekt-perioden november 2016 januar Tid Oppgaver Ansvar Nov-Jan Forprosjekt med justering av prosjektskisse Styringsgruppa og faggruppene Ha dialog om nå situasjon, framtidig mål med strategier, sentrale Prosjektansvarlig interessenter, kommunikasjonsprofil, risiko for å mislykkes med prosjektet, med videre. Lage aktivitetsoversikt med milepæler for et år om gangen. Prosjektansvarlig Klaregjøre organiseringen av prosjektet og velge pådrivere. Prosjektansvarlig Forankre prosjektet i berørte faglige, politiske og eventuelt organisatoriske Prosjektansvarlig målgrupper. Jan Sørge for en felles administrativ avtale og politisk vedtak i hver kommune som felles plattform for prosjektet. Rådmenn og varaordførere Feb Hovedprosjekt med igangsetting av aktiviteter Prosjektansvarlig og pådrivere STYRK FOSEN bør minst legge til rette for et årlig seminar av veiledende og opplærende art hvor medarbeidere og politikere fra plan og miljø møter landbruk for felles refleksjon og utvikling. DYRK FOSEN kan forhåpentligvis ha en tilsvarende samling hvor landbruk inviterer plan og miljø. 6. Interessent-oversikt Interessenter er aktører som kan påvirke eller bli påvirket av prosjektet. Aktør Kommunene Regionale instanser som fylkesmann og fylkeskommunen Målgruppe med særlig interesse Politikere Rådmenn og ledere Medarbeidere Miljøvernmyndighet Planmyndighet Påvirkningsmulighet Makt til å styre utvikling Koordinerende ansvar Kjenner fagområdene og lokalsamfunnene Faglig veileder og kontrollør med Prosjektaktivitet Informere, vekke interesse for nytten av prosjektet, samordne og delta Informere og samordne virkemidler Organisasjoner Styret og medlemmer Innspill og merknader Informere og ta imot innspill Næringsliv Ledelse og ansatte Innspill og merknader Informere og ta imot innspill Innbyggere

7 6 7. Kommunikasjon og forankring Prosjektansvarlig har hovedansvar for ekstern kommunikasjon og prosjektleder/pådrivere er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen. Her beskriver vi hvordan prosjektet bør kommunisere med de viktigste interessentene. Det vil si målet med kommunikasjonen, det mest sentrale budskapet, egnet kommunikasjonsform og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre tiltaket. Aktør Mål Budskap Kommunikasjonsform Ansvarlig Kommunene Forankre Alene er sårbar og Muntlig og skriftlig Fagansvarlig Politikere prosjektets fellesskap gir informasjon med dialog og pådrivere Rådmenn/ledere nytte og styrke i politiske og verdi administrative forum Medarbeidere Organisasjoner Næringsliv Innbyggere 8. Risikovurdering Her nevnes faktorer som oppfattes om viktige for gjennomføring av prosjektet. Suksessfaktor Lite viktig Viktig Høy viktighet Mottiltak Samordnet prosjektsatsing x Informere, reflektere og koordinere Erfaring fra lignende prosjekt x Praktisere åpen dialog Enighet om organisering x Ha begrunnede alternativer Lett å finansiere x Ha kommunikasjon mellom Prosjektleder/pådriver med gjennomføringsevne x aktører på likeverdig nivå Synliggjøre forventninger

8 7 9. Økonomi Her anslås kostnadene med tilhørende budsjett og finansiering: Prosjektet baseres både på ekstern finansiering og egenaktivitet. Lønnsutgiften tar utgangspunkt i 100 % stilling med årlig lønn på kr Når feriepenger, arbeidsgiveravgift og KLP regnes med blir utgangspunktet kr Dekning av kjørekostnaden tar utgangspunkt i at gjennomsnittsstrekningen mellom fosen-kommunene er 139 km tur-retur. Det anslås at styringsgruppa møtes 4 ganger årlig og de to faggruppene 6 ganger årlig, Møte- og reisetiden bygger på forannevnte punkt, og at gjennomsnittlig reisetid turretur blir 1 time og 53 min (pga. avstand til Osen og Roan). Fagmøter har 2 timers varighet og seminarer 4-5 timers varighet. Hver time anslås å koste kr 450. Styringsgruppa forventes å bruke 108 timer årlig på møter og reising. Det blir om lag 2 dagsverk på hver person. Faggruppene forventes å bruke mer, på grunn av møtehyppighet og seminarer. Anslaget ligger på 3-4 dagsverk per person. Kostnad år år år Prosjektleder 20 % (eksternt finansiering) Pådrivere 20 % x 2 (ekstern finansiering) Dagsseminar x 2 for deltagere, andre berørte medarbeidere, ledere og politikere (ekstern finansiering) Dekning av kjørekostnader for styringsgruppe og faggrupper (ekstern finansiering) SUM ekstern finansiering Møte-, seminar- og reisetid for deltagere i prosjektet anslås å bli 692 timer x 450 kr (egeninnsats kommunene) SUM Noen mener at en prosjektlederressurs ikke er nødvendig for et prosjekt som kun består av to faggrupper med få deltagere. Andre mener at prosjekter må ha en enhetlig ledelse. Trolig kan prosjektet fungere greit både med og uten en prosjektleder. Det er imidlertid helt nødvendig med to pådrivere. Forslag finansiering 2017/første år: - FM skjønnsmidler kr - FM restmidler fra avsluttet prosjektet på plan, miljø og landbruk kr - Egeninnsats kommunene kr Sum kr 10. Avtaler og vedtak Det bør foreligge en administrativ avtale om ressursbruk og økonomiske forhold i prosjektet. I tillegg bør prosjektet støttes av politiske vedtak fra hver kommune. Dette bør være klart når hovedprosjektet igangsettes 1. februar 2017.