vyzr vyzr.products robotiser administrasjonen copyright vyzr as

Transkript

1 vyzr robotiser administrasjonen vyzr.products copyright vyzr as

2 vyzr robotiser administrasjonen Administrative oppgaver - dvs. alt som ikke er direkte verdiskapende har en egen evne til alltid å vokse seg store på bekostning av direkte verdiskapende arbeid. Derfor er det er lurt å revurdere sine administrative kostnader for å prøve å redusere disse til et minimum. Dette styrker konkuranseevnen og hindrer forvitring. Skyløsninger er nå tilgjengelig til en brøkdel av prisen dere betaler i dag. I tillegg får dere økt samhandling mot kunder og samarbeidspartnere. Det er et paradigmeskifte akkurat nå ved at mange store seriøse aktører flytter alle sine systemer ut i skyen for å spare kostnader. Men er dette i det hele tatt mulig uten tilførsel av ny kompetanse og inspirasjon utenfra? Og kan bedriftene få dette til med de som forvalter gårsdagens IT-kompetanse? Vi i vyzr har brukt hyllevarer i skyen og utviklet disse til smarte løsninger som dere kan ta i bruk fra dag 1. Våre skyløsninger kjører på toppen av SharePoint/Office365 og omfatter rådgiving og implementering av følgende hovedprodukter: - vyzr.crm salgssystem - vyzr.improvements forbedringer, avvik og revisjoner - vyzr.docs dokumentstyring - vyzr.dashboard business intelligence - vyzr.meetings møtereferat - vyzr.survey spørreundersøkelser - vyzr.risk risikostyring - vyzr.comment prosjektkommentering - vyzr.satellite offline-klient med replikering - vyzr.compliance samsvar til minimum kost - vyzr.support supportsystem - vyzr.modules navigator, traffic-lights, aggregator, mail-in Microsoft kommer med nye funksjoner og byggesteiner hver eneste dag. Dem gjør vi om til nyttige løsninger. Vår produktportfølge utvides fortløpende i tett samarbeid med våre kunder, drevet av deres behov for kostnadsreduksjoner og økt nytte. Ta kontakt for en demo og utredning om dine konkrete muligheter. skyløsninger fra vyzr gir % kostnadsreduksjon og økt samhandling og nytte vyzr er din innovasjonspartner i krigen mot administrative kostnader Knut Løtvedt Rådgiver / Daglig Leder / knut.loetvedt@vyzr.com

3 vyzr.crm robotisering av salgsstøttefunksjonen Håndtering av egne kunder og salg er enkelt for den som gjør det i eget system. Men det er nesten umulig å få til en samhandlingseffekt mellom selgere, uten å pålegge dem tidkrevende rapporteringsoppgaver som stjeler tid fra salgsarbeidet og går utover salgsresultatene. Hovedproblemet med bruk av crm, er at mange av de beste selgerne hater byråkrati og registrering. Automatisk fangst av salgsaktiviteter fra Outlook Tenk deg derfor et crm-system som automatisk fanger mail og møter i Outlook som aktiviteter på kunde og prosjekter - uten at selgeren behøver å gjøre annet enn å bruke sin egen Outlook som før. Når selgeren eller salgssjefen er interessert i å vite hvilke salgsaktiviteter som er utført på en kunde eller prosjekt, ligger det allerede klart på kundekortet i crm-systemet automatisk fanget og kategorisert av vyzr.crm. Her finner du ikke bare dine egne aktiviteter og dine kunder; her finner du også aktiviteter og kunder for hele salgsteamet. automatisk fangst og tagging av mail og møter fra Outlook. standard crm-skjema for selskap, personer, prosjekter, etc. vyzr.docs brukes for håndtering av salgsdokumenter og avtaler, inkludert bruk av maler. eksterne oppslag mot andre systemer; ERP, Økonomi, osv vyzr.dashboard brukes for salgsrapporterting. vyzr.crm kjører på toppen av Microsoft SharePoint og bruker MS Power BI for rapportering. Moduler vyzr.aggregator; søker, samler og viser aktiviteter på tvers av siloer. vyzr.trafficlights; fremhever status med bruk av fargekoder. vyzr.navigator: grafisk klikkbart navigeringssystem.

4 «Hvis du er lykkelig og har det bra, er den mest sannsynlige årsaken at du er feilinformert» vyzr.improvements forbedringer, avvik og revisjoner Hendelser, avvik og revisjoner håndteres av mange i dag i Excel, egenutviklet system, spesialsystemer eller som tilleggsmoduler til et ERP-, CRM-, MPS-system. En hovedutfordring for alle systemer av denne typen er at terskelen for innrapportering ofte er svært høy, og at de som rapporterer sakene ikke får ordentlig tilbakemelding. Det er også en utfordring å samordne korrigerende tiltak med samme årsak når systemene er spredt ut i flere delsystemer. vyzr.improvements - like enkelt å melde avvik som å sende en mail vyzr.improvements er laget for enkel og effektiv registrering og oppfølging av hendelser, avvik, kundeklager, forbedringsforslag etc. Løsningen omfatter styrt saksbehandling fra oppdagelse til bekreftelse på varig virkning. Systemet kan også enkelt hente data fra andre systemer, som f.eks. kundeinfo fra CRM, ordreinfo fra økonomisystemet, osv. Mail-in av saker rett i systemet. Ta et bilde send inn saken uten skjema eller pålogging. Automatisk tilbakemelding til bruker ved innmelding og statusoppdatering Standardskjema for kundeklager, reklamasjoner, revisjoner, avvik, observasjon, vernerunde osv. Enkelt å lage egne skjema og felter Eksterne oppslag mot andre systemer; ERP, HR, Økonomi, osv Styrt arbeidsflyt for alle saker og oppgaver Visninger for «mine saker, oppgaver og saker jeg har meldt inn» Visninger pr. tag; sortert, gruppert og filtrert Rapportering ved bruk av vyzr.dashboard. vyzr.improvements kjører på toppen av Microsoft SharePoint og bruker Power BI for rapportering og analyse. Moduler vyzr.trafficlights fremhever status med bruk av fargekoder vyzr.navigator grafisk navigeringssystem vyzr.dashboard business intelligence vyzr.aggregator samler datasett fra flere kilder Dekker alle krav gitt i NS-ISO

5 vyzr.docs robotiser dokumenthåndteringen Tror du kravet til dokumentasjon vil avta i fremtiden? Dokumentmengden er i dag sterkt drevet av myndigheter og kunder med gode føre var-prinsipper for sikkerhet, miljø, og kvalitet. Selv om mange kan mene at krav-/nyttefaktoren er ute av proporsjon, er det etterpåklokskapen som regjerer ved feil, ulykker, eller miljøskade. Stakkars den som ikke har de rette dokumenter og vise til da! Derfor tror vi at dokumentmengden vil øke i fremtiden, snarere enn å avta. En annen utfordring er at det etableres dokumentsiloer med duplikater av de samme dokumentene mellom aktører i verdikjeden. Dette kreerer unødvendige administrative kostnader når alle må: lage mail, laste opp vedlegg, sende mail, motta mail, laste ned vedlegg, laste opp dokumentet i egen dokumentsilo, osv. Dette gjentas i alle ledd i kjeden. Større selskaper bruker ofte den samme kostnadskrevende silometode internt. Etabler automatisk dokumentdeling med dine kunder og samarbeidspartnere I stedet for å kjempe mot dokumentasjonskravene, bidrar vyzr.docs til å automatisere vekk det meste av dokumenthåndteringen, inkludert distribusjon (les deling) av dokumenter internt og eksternt. vyzr.docs er et generisk dokumenthåndteringssystem for styrende og operativ dokumentasjon, prosjektarkiv, sertifikater, osv. Løsningen dekker alle krav til lagring, deling, gjenfinning, kommentering, versjonshåndtering og arbeidsflyt. Dette inkluderer også deling av dokumenter med kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Din gevinst er at alle har enkel og sikker tilgang til oppdatert informasjon «24/7». upload opplasting og tagging av dokumenter tags tagging og nummerering av dokumenter generate generering av dokumenter fra mal workflow saksbehandling og godkjenning av dokumenter comment kommentar til et dokument archive arkivering / styrt sletting av dokumenter confirm lesebekreftelse fra definerte målgrupper search fra strukturert søk til «google internt» vyzr.docs kjører på toppen av Microsoft SharePoint Moduler vyzr.aggregator søker, samler og viser dokumenter på tvers av dokumentsiloer vyzr.trafficlights fremhever status vha. fargekoder vyzr.navigator grafisk klikkbart navigeringssystem vyzr.mail-in opplasting og tagging av dokumenter direkte fra mail vyzr.transmittal formell dokumentutsendelse vyzr.read lesebekreftelse *Nyhet Dekker alle krav gitt i NS-ISO

6 vyzr.dashboard business intelligence Mange bruker i dag Excel for rapportering til ledelse og styret, med tidkrevende innsamling av data fra ulike systemer for økonomi, CRM, ERP, HMS, etc. Større bedrifter har ofte egne datavarehus med tilhørende skreddersydd rapportering, men til en langt høyere pris. Problemet for mange er at slike løsninger enten er for dyre eller for dårlige. «Excel på steroider Nå er dashboard-løsningene til de store tilgjengelig for alle i skyen bare bedre, og til en brøkdel av prisen! vyzr tilbyr et dashboard bygget på toppen av «Microsoft Power BI» og omfatter en rekke standardrapporter til ledelse og styret basert på realtime data. Løsningen visualiserer organisasjonens prestasjoner på intranett og ekstranett, der organisasjonen, kundene og interessepartene er til stede. Løsningen gir ledere og medarbeidere økt kunnskap og evne til å fokusere og prioritere de tiltakene som gir best resultatforbedring. standardrapporter for rapportering internt og eksternt mot alle vyzr.products skreddersøm av dashboards for alle formål ekstern integrasjon og kobling mot kildedata; SQL, Oracle, O-data, osv. drag & drop håndtering av relasjoner mellom tabeller (kuber) One-click visualisering av tabell og grafer; stolpe, pai, osv publisering og deling til SharePoint Online interaktive drilldown og filtrering publisering til egen Power BI-app for iphone og Android vyzr.dashboard kjører på toppen av Microsoft Power BI, som er en del av MS Office 365

7 vyzr.survey spørreundersøkelser vyzr.survey forenkler og effektiviserer kommunikasjonen internt og eksternt. Løsningen er intuitiv i oppsett og bruk, gir nytte fra første dag og kan brukes til alt fra medarbeiderundersøkelser og lederbekreftelser til compliance, leverandøroppfølging, kundeundersøkelser og kompetansekartlegging. Nytte bekrefter ansvar og utførelse bevisstgjør og motiverer medarbeidere og ledelse synliggjør avvik og forbedringer, øker kunnskap og holdninger templatebank med spørsmålsmaler og -typer målgruppe personbank enkelt å konfigurere svaralternativer enkel tagging for å kombinere spørsmål og person rapportering ved bruk av vyzr.dashboard. vyzr.survey kjører på toppen av Microsoft SharePoint

8 vyzr.risk risikohåndtering For å kunne håndtere risiko på en enkel og lønnsom måte, kan de fleste komme langt med en kvalitativ risikovurdering for de viktigste risikoområdene. Analysen kan også adressere risiko opp imot relevante krav fra kunder eller myndigheter. «forskjellen på klokskap og etterpåklokskap kan utgjøre millioner» Analysen gjennomføres av personer med dokumentert operativ og faglig kompetanse slik at den får legitimitet i markedet. Skal du ta en kalkulert risiko er lurt å lage en skikkelig kalkyle vyzr.risk er et verktøy og en metode for gjennomføring av risikoanalyser. Dette sparer bedriften din fra potensielt store kostnader, men frigjør også ressurser som er bundet i innbilt fare. Samtidig lærer vi dere opp i metode og verktøy for å skapes varig risikokunnskap i bedriften. kobling av risk og barrierer mot policy og mål standardskjema for risikovurdering, sikker jobbanalyse, etc. enkelt å lage egne risikoskjema og felter, inkludert eksterne oppslag styrt arbeidsflyt for alle risikotyper dekker alle krav til risikovurdering gitt i NS-ISO rapportering ved bruk av vyzr.dashboard. Kan fullintegreres med vyzr.improvements SharePoint vyzr.risk kjører på toppen av Microsoft SharePoint og bruker Microsoft Power BI for rapportering og analyse. Vi har rådgivere

9 Hva er forskjellen på ISO 9000 og ISO 14000? miljøkrav innkjøp 6000 vet ikke vyzr.compliance samsvarsmåling Hvem har ansvaret når noe går galt? Selv om de fleste er enige i at vi må ha trygge og bærekraftige mål for sikkerhet og miljø, vil avvik og pålegg fra myndigheter tidvis oppleves som urimelige og lite formålstjenlig. Mange velger likevel å legge seg flat for overmakten for å få avvik og pålegg ut av verden, og for å redusere omdømmerisikoen ved eventuell negativ markedseksponering. Men det er også kostnadsdrivende å investere i tiltak som man egentlig ikke tror på bare fordi en myndighet eller en kunde «pålegger» deg å gjøre det. Utfordringen til slutt er at uansett om du oppfyller alle krav og har gjennomført alle tiltak fra alle kravstillere, er det du som sitter igjen med ansvaret når noe går galt. Ryggdekking til minimum kost vyzr.compliance er en enkel og effektiv metode og verktøy for å dokumentere samsvar med relevante krav fra kunder, myndigheter og sertifiseringsselskap. Nøkkelen til kostnadsbesparelser ligger i en begrunnet tolking av alle krav mht. relevans og konkret betydning for selskapet, inkl. bevis for etterlevelse. Samsvarstabeller med linker til bevis for etterlevelse vyzr.compliance bruker strukturerte samsvarstabeller som kobler krav mot bevis for etterlevelse. I tillegg bruker vi tags for sortering og gruppering av bevisdokumentasjon og -lister mot sektorielle krav fra ulike kravstillere. Å lage samsvarstabeller er egentlig så lett å få til at det er bare å gjøre det selv. men med vyzr.compliance blir det enda enklere. automatisk kobling mot fra lovdata. mange relevante kravdokumenter i tabell klar for tolking; eks.: NS-ISO 9001:2015, 14001; 2015 standardskjema for compliance mot ulike kravstillere. enkelt å lage egne samsvarsskjema og felter, inkludert eksterne oppslag enkelt å koble krav mot risk, barrierer, policy og mål styrt arbeidsflyt for alle krav rapportering ved bruk av vyzr.dashboard. kan fullintegreres med alle vyzr.products vyzr.compliance kjører på toppen av Microsoft SharePoint og bruker Microsoft Power BI for rapportering og analyse

10 «ingen kommentar» kan koste dyrt vyzr.comment prosjektkommentering Det er arbeidskrevende og utfordrende for en reder eller byggherre å holde orden på alle tegninger og dokumenter som strømmer på fra entreprenører og leverandører i en byggeperiode. Men det er enda viktigere for eieren å holde orden på alle notater og kommentarer til tilsendte dokumentasjon. Det gjelder å svare innen fristen før bordet fanger, samt følge opp at hver eneste kommentar blir innarbeidet i dokumentasjonen og tatt hensyn til i sluttleveransen. Det er alltid ordlyden i de offisielle kommentarene som gjelder ved en eventuell tvistesak. En kommentar gitt etter svarfristen er utløpt har ingen nytte. Mest mulig skip og bygg for pengene Det handler om å automatisere kommentarprosessen slik at eier og eierrepresentanter unngår å gå seg vill i dokumentadministrasjon og kan konsentrere seg om kommersielle kommentarer til tilsendt dokumentasjon i byggeperioden. vyzr.comment holder orden på alle notater og offisielle kommentarer mot enhver dokumentrevisjon, og slipper ikke taket på disse før de er sjekket ut som levert. Kommentarene vil eventuelt inngå som bevisdokumentasjon i en tvistesak. vyzr.comment holder orden på dokument-kommentarer gjennom hele livssyklusen. dashboard for styring av kommentarprosessen automatisk arkivering, tagging, deling og gjenfinning av prosjektdokumenter automatisk dokumentdeling med entreprenør og leverandør i skyen arbeidsflyt for notater og kommentarer. legge til, redigere og slette interne notater, og kommersielle kommentarer. automatisk utsendelse av offisielle kommentarer automatisk håndtering av responskommentarer fra entreprenør eller leverandør versjonskontroll av dokumenter, notater og kommentarer

11 vyzr.satellite offline-klient med replikering Fartøy og installasjoner som er utenfor dekningsområdet for internett krever ofte full offline-funksjonalitet for å kunne gjøre jobben sin. Dette løses vanligvis med kostbare serverinstallasjoner med sårbar replikering, kombinert med proprietære tykke klienter med stand-alone funksjonalitet (eks. Lotus Notes). Expressklient med replikering mot SharePoint i skyen vyzr.satellite er en enkel og kraftig offline klient som bruker Microsoft SQL server Express som server og database. Nytteverdien av vyzr.satellite er lagring og gjenfinning av dokumenter og saker på et fartøy, samt gjøre dokumenter og saker fra land tilgjengelig på skipet - og vice versa. opplasting og tagging av dokumenter og saker flertrinns søk mailutsending direkte fra satellite full drag & drop funksjonalitet utveksling av dokumenter mellom vyzr.satellite og SharePoint vyzr.satellite bruker Microsoft SQL Express Server og kobles med Microsoft SharePoint for replikering av data.

12 «utfordringen vår er ikke å få endene til å møtes, men å få møtene til å ende» vyzr.meeting møtereferat med aktiv oppgavebehandling vyzr.møtereferat løfter frem det viktigste i alle referater; hvem som skal gjøre hva etter at møtet er ferdig, med tidsfrist. Din gevinst er effektive møter og full styring med gjennomføring av avtalte aksjonspunkter innen gitte tidsfrister. funksjoner standard møtereferat skjema enkelt å tilpasse eget behov listevisning for lesing av referater og oppfølging av oppgaver integrert med Outlook Mail og Kalender automatisk varsling ved overskredet frist arbeidsflyt Løsningen kan integreres med vyzr.crm og vyzr.improvements tekniske krav løsningen kjører på toppen av Microsoft SharePoint / Office 365

13 vyzr.support supportsystem med robotregistrering og statusoppdatering Håndtering av support stiller ofte krav til at kunder registrer supportspørsmål riktig i et elektronisk skjema og til at saksbehandlerne følger opp og sender oppdateringer til kunde. Hovedproblemet er ofte ufullstendig registrering og manglende tilbakemelding til kunde. Automatisk fangst av supportforespørsler fra Outlook Med vyzr.support fanger automatisk opp henvendelser og gir automatisk tilbakemelding til den som melder in saken. Dette sikrer at kunden alltid får oppdatert svar og forenkler og effektiviserer arbeidet til saksbehandleren. automatisk fangst og tagging av supporthenvendelse automatisk status til kunden / den som registrerte saken automatisk fangst og tagging av all kommunikasjon med kunden varsling til saksbehandler ved statusendring og overskredet frist vyzr.support kan integreres med vyzr.crm, vyzr.improvements og vyzr.meetings vyzr.support kjører på toppen av Microsoft SharePoint

14 vyzr.modules tilleggsmoduler til vyzr.products vyzr.navigator Navigator gjør det svært enkelt for brukerne å finne frem til akkurat det som er nyttig for hver enkelt målgruppe og bruker. Vi leverer både standard og custom navigator tilpasset dine spesielle ønsker. vyzr.aggregator Aggregator samler flere datasett på en og samme webside, ved å benytte avansert søketeknikk. Dette er aktuelt der man ønsker å vise data fra flere relevante kilder. vyzr.trafficlights Trafficlights forbedrer lesbarheten i visninger ved å legge på fargekoder som skiller mellom åpne, forfalte og lukkede saker og dokumenter. vyzr.mail-inn Mail-inn er en unik måte å fange inndata fra en mailadresse og lagre det i en dokumentliste. Det forenkler registrering av informasjon ute fra feltet. vyzr.worflow Unik arbeidsflytmodul som er mye enklere og bedre enn den som er innbygget standard i SharePoint. vyzr.read *Ny Gir visshet om at medarbeiderne bekrefter at de har lest viktige dokumenter