Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS

Transkript

1 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning Utgave: Endelig Dato:

2 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 1 DOKUMENTINFORMASJON Oppdragsgiver: Rapporttittel: Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning Utgave/dato: Endelig/ Oppdrag: Oppdragsleder: Skrevet av: Kvalitetskontroll: AS Anskaffelse bankavtale Torbjørn Bergheim Torbjørn Bergheim Lena Myhre og Asle Flatin

3 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Gjennomføring av konkurransen Kravspesifikasjon RfD: Årsrapport og transaksjonsvolum...12 Vedlegg 1: Prisskjema...13 Vedlegg 2: Cash Management...17 Vedlegg 3: Service og servicegrad...18 Vedlegg 4: Tekniske løsninger...19 Vedlegg 5: Forpliktelseserklæring fra underlev Vedlegg 6: Forbehold, egenerklæring og underskrift...21 Vedlegg 7: RfD Årsrapport

4 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 3 1 INNLEDNING 1.1 Om konkurransen og etterspurte tjenester (heretter RfD) inviterer til konkurranse med forhandling for inngåelse av avtale for generelle banktjenester ("dagligbank-tjenester") inkludert kassekreditt. RfD ønsker å inngå avtale med en leverandør som har fokus på teknologisk innovasjon, og som allerede i dag er langt framme på dette feltet, og som i tillegg vil fungere som en proaktiv rådgiver og samarbeidspartner for RfD. RfD er opptatt av å ta i bruk ny teknologi og benytte nye løsninger som gir praktisk nytteverdi i arbeidshverdagen. Kontraktsperioden for oppdraget er 4 år regnet fra oppstartsdato; , med ensidig opsjon på forlengelse med år for oppdragsgiver RfD. 1.2 Om oppdragsgiver Renovasjonsselskapet for Drammens regionen IKS (RfD) (RfD), er et interkommunalt selskap eid av ni eierkommuner. De 9 kommunene er: Drammen, Hurum, Lier, Modum, Nedre Eiker, Røyken, Sande, Svelvik og Øvre Eiker. RfD driver gebyrbasert etter selvkostprinsippet. RfD har ansvar for den interkommunale avfallsordningen i de ni eierkommunene. Selskapet har mer enn abonnenter, fordelt på enkelthusstander, samarbeidsløsninger, borettslag og fritidsboliger, samt abonnenter innen offentlig tjenesteyting og privat næringsliv. I tillegg har RfD ansvaret for driften av 7 gjenvinningsstasjoner og ca. 155 ubetjente returpunkter. RfD er en bestillerorganisasjon. Det betyr at all produksjon er satt ut på offentlig anbud/tilbud til private aktører. RfDs slagord er: "Fra avfall til verdi" og eierkommunenes hovedformål med eierskap i RfD er, ifølge selskapsavtalen, å sikre bolig- og fritidseiendommene, skoler og barnehager i alle eierkommunene: Et fremtidsrettet og bærekraftig tjenestetilbud, som vektlegger eierkommunenes ambisjoner om reduserte utslipp av klimagasser, og er tilrettelagt for kildesortering og gjenvinning av ressursene i avfallet. Et brukervennlig, fleksibelt og likeverdig tjenestetilbud for alle innbyggere, som på en positiv måte stimulerer til bærekraftige holdninger og adferd. Et vesentlig ledd i tjenestetilbudet er aktiv og målrettet informasjon. Et kostnadseffektivt tjenestetilbud, basert på samarbeid og stordrift, til konkurransedyktige priser. Det er planlagt og delvis igangsatt endringer i RfD sitt oppsamlingssystem inneværende år. I tillegg er det vedtatt en ny struktur for gjenvinnings- og omlastestasjoner. Dette alene innebærer investeringer i størrelsesorden NOK millioner i perioden fram mot år Mer informasjon om RfD kan også finnes på Litt om RfDs leverandører og tjenester i dag RfD benytter seg per i dag av banktjenester fra DnB. Økonomisystemet som benyttes er Agresso og dette driftes av Evry. Det benyttes automatisk filflytt ved bruk av ftp-løsning. RfD benytter Telepay 2 til remittering av kunder og leverandører. For innbetalinger benyttes Ocr-filer til innbetalinger med kid-nummer. For innbetalinger uten Kid-nummer benyttes cremul-filer.

5 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 4 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Henvisning til kunngjøring Denne konkurransen er kunngjort i DOFFIN. 2.2 Oppdragsgiver Selskap: Adresse: Postnr./Sted: (RfD) Postboks Bragernes 3001 Drammen Telefon: Anskaffelsesprosedyre Konkurranse med forhandling etter "Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, nr. 69" og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR )", heretter kalt FOA. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II, og vil bli gjennomført som ett-trinns prosedyre. Oppdragsgiver ønsker å forhandle med minimum 3 og maksimum 5 av tilbyderne som har levert tilbud innen tilbudsfristen og som tilfredsstiller kravene til deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene). Dersom det kommer tilbud fra flere enn 5 kvalifiserte tilbydere, vil de 5 tilbyderne som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli invitert til forhandlinger. 2.4 Antatt framdriftsplan Følgende framdriftsplan skisseres. Datoene etter tilbudsfristen er å anse som tentative, unntatt for oppstartdato for ny avtaleperiode. Dato: Beskrivelse: 11.04, 2014 Utlysning av konkurranse 12.05, 2014, kl Frist for innlevering av tilbud Uke 21 ( ) Forhandlinger med kvalifiserte og utvalgte tilbydere Endelig innstilling i oppdraget Klagefrist på endelig innstilling utløper Uke 25 ( ) Kontraktsignering 01.09, 2014 Oppstart ny avtaleperiode 2.5 Spørsmål Spørsmål om konkurransen kan rettes til:

6 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 5 Selskap: Kontaktperson: E-post: AS Torbjørn Bergheim torbjorn.bergheim@asplanviak.no Eventuelle spørsmål vedrørende tilbudet skal sendes skriftlig per e-post. Alle spørsmål i tilbudsperioden vil primært bli besvart via Doffin, og dermed vil også de øvrige tilbyderne som har meldt sin interesse i konkurransen bli informert. Det er ikke anledning til å få besvart spørsmål med mindre enn sju 7 kalenderdager igjen til dato for frist for innlevering av tilbud. Spørsmål skal ikke rettes til RfD direkte. 2.6 Suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Det tas forbehold om at konkurransegrunnlaget kan bli supplert eller endret fram mot tilbudsfristen. Dersom slike endringer kommer så sent at dette er vanskelig å hensynta for tilbydere, vil slike endringer bli presentert i forhandlingsmøte. 2.7 Dokumentoversikt Konkurransegrunnlaget - dette dokumentet omfatter også følgende: 1. Vedlegg 1: Prisskjema 2. Vedlegg 2: Cash Management 3. Vedlegg 3: Service og servicegrad 4. Vedlegg 4: Tekniske løsninger 5. Vedlegg 5: Forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) 6. Vedlegg 6: Forbehold, egenerklæring og underskrift 7. Vedlegg 7: RfD Årsrapport 2012 (ligger som eget dokument i utlysingen på Doffin). Ellers tilkommer evt. tilleggsinformasjon lagt ut på Doffin i tilbudsperioden. 2.8 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres i følgende eksemplarer: To (2) komplette eksemplarer innsatt i perm Ett (1) komplett eksemplar levert på minnepinne Ett (1) sladdet elektronisk eksemplar levert på minnepinne Tilbudet sendes/leveres slik: Tilbudet legges i lukket og nøytral konvolutt, merket med: RfD bankavtale Tilbudet skal leveres til: Postadresse: Besøksadresse: AS, v/torbjørn Bergheim Postboks 24, 1300 Sandvika Kjørboveien 20, 1337 Sandvika

7 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 6 Tilbudsfrist: Tilbudet skal være mottatt/være i hende på besøksadressen innen mandag kl Tilbud per telefaks eller e-post aksepteres ikke. Mottatte tilbud returneres ikke. Tilbud som ikke er mottatt/i hende innen tilbudsfristen vil forkastes. 2.9 Tilbudsåpning Det vil bli foretatt lukket tilbudsåpning den kl Åpningsprotokoll vil bli ført. Protokoll vil ikke bli sendt tilbyderne Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås i 90 kalenderdager fra tilbudsfristen Språk Tilbudet, også alle vedlegg, skal være på norsk. I tilfeller hvor det vedlegges dokumentasjon på annet språk enn norsk, skal det foreligge en oversettelse foretatt av autorisert translatør Kontraktsutkast Det bes om at utkast til kontrakt vedlegges tilbudet. Tilbyderne bes vedlegge forslag til kontraktsbetingelser i sitt tilbud. Det henvises i den sammenheng til kapittel 3.2 "Om kontraktsbetingelser", i dette dokumentet 2.13 Om forbehold i tilbud Evt. forbehold skal prissettes. Vær imidlertid oppmerksom på at ved konkurranse med forhandling, har oppdragsgiver rett til å avvise tilbud som inneholder forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud, jf. FOA (1). Dersom det etter forhandlingene fortsatt er tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes, kan tilbudet falle inn under følgende avvisningsbestemmelser: Plikt til å avvise det dersom det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Plikt til å avvise dersom det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene Krav til tilbudet Ved innlevering skal tilbudet være organisert i kapitler i permer i samsvar med innholdslisten nedenfor. Tilsvarende gjelder for minnepinne:

8 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 7 Kapittel: 1. Tilbudsbrev. 2. Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav i den rekkefølgen som nevnt i dette dokumentet. 3. Tilbyders kontraktsutkast 4. Vedlegg 1: Utfylt Prisskjema 5. Vedlegg 2: Utfylt skjema vedr Cash Management 6. Vedlegg 3: Utfylt skjema vedr Service og servicegrad 7. Vedlegg 4: Utfylt skjema vedr Tekniske løsninger 8. Vedlegg 5: Evt forpliktelseserklæring(er) fra underleverandør(er) 9. Vedlegg 6: Forbehold, egenerklæring og underskrift 2.15 Kvalifikasjonskrav Følgende krav stilles til tilbyder og skal dokumenteres som en del av tilbudet: 1. Firmaattest: Kvalifikasjonskrav: Virksomhet skal være et lovlig etablert bankforetak. Dokumenteres ved: Firmaattest fra foretaksregisteret. 2. Skatte- og avgiftsforhold: Kvalifikasjonskrav: Virksomhet må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift. Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. 3. Helse, miljø og sikkerhet: Kvalifikasjonskrav: Virksomheten skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Virksomheten skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres ved: Signert HMS egenerklæring for arbeid som skal foregå i Norge. 4. Økonomisk situasjon:

9 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 8 Kvalifikasjonskrav: Virksomhetens skal ha tilfredsstillende økonomi/økonomisk sikkerhet som sikrer evnen til å gjennomføre oppdraget. Dokumenteres ved: Kopi av virksomhetens 3 siste års revisorgodkjente årsregnskap, inklusive årsberetning og revisjonsberetning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til evt. å innhente kredittrating. 5. Referanser fra tilsvarende oppdrag: Kvalifikasjonskrav: Det kreves at virksomheten har erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende oppdrag menes tilsvarende oppdrag i art og omfang. Dokumenteres ved: Tre (3) referanser fra lignende avtaler, hvor det oppgis omfang, omsetning, referanseperson hos referansen inkl. e-post og tlf.nr. 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Kvalifikasjonskrav: Det kreves at virksomheten er ISO:9001-sertifisert, eller følger kravene i denne. Videre at virksomheten har tilstrekkelig organisering og kompetanse til å kunne utføre det forespurte arbeidet. Dokumenteres ved: Relevante sertifiseringer, samt beskrivelse og dokumentasjon av virksomhetens kvalitetssystem, samt organisasjonskart. 7. Miljø Kvalifikasjonskrav: Det kreves at virksomheten har et miljøstyringssystem tilsvarende ISO:14001, eller følger kravene i denne. Dokumenteres ved: Beskrivelse og dokumentasjon av virksomhetens miljøstyringssystem og dokumentasjon av sertifiseringer. 8. Underleverandører: Kvalifikasjonskrav: Evt. tilbudte underleverandører skal forplikte seg til å levere de tjenestene som er beskrevet i dokumentet på lik linje med tilbyder. Dokumenteres ved: Kravet skal dokumenteres med: Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør som angir hva slags type tjeneste underleverandøren skal bidra med, og at underleverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppdraget.

10 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 9 9. Utfylte skjemaer - tildelingskriterier: Kvalifikasjonskrav: Komplett tilbud. Dokumenteres ved: Det kreves at all etterspurt dokumentasjon er vedlagt tilbudet. Det kreves at alle skjemaer knyttet til tildelingskriterier er utfylt. Evt forbehold skal prissettes Tildelingskriterier for oppdraget Oppdragsgiver vil velge det tilbudet som etter en helhetsvurdering er det økonomisk mest fordelaktige totalt sett. Under hvert tildelingskriterie vektes hvert kulepunkt likt, om ikke annet er nevnt i vedlegg. Nr Tildelingskriterier Vekt 1 Pris (Vedlegg 1) Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Rentebetingelser Pris på de tjenester som tilbys (betingelser og transaksjonskostnader). Alle etablerings-/omstillingskostnader knyttet til inngåelse av ny bankavtale, herunder også kostnader knyttet til krav og endringer på datasiden, f.eks i forbindelse med transaksjoner. Det benyttes i dag Agresso Økonomisystem og automatisk filflytt ved bruk av ftp-løsning. Dersom det forutsettes overgang til annen rutine / løsning skal dette navngis, beskrives og prises fullt ut, samt alle øvrige kostnader tilknyttet en slik overgang og integrering. 70 % 2 Cash Management (Vedlegg 2) Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Markeds- og produktutvikling innenfor nye betalings-, meldings- og fakturaformidlingsløsninger B2C-/B2B-teknologi osv. av betydning for RfD og tilbyders rolle i dette. Tilbyders tilbud om CM-analyse/gjennomgang hos RfD. Tilbyders tilbud om kompetanseoverføring innen CM. Tilbyders løsninger for lokal deponering av kontanter og håndtering av bankgiroutbetalinger for RfD (Drammen by). 10 % 3 Service og servicegrad (Vedlegg 3) Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Tilbyders tilbudte organisering, kompetanse, kommunikasjonskanaler og samarbeide med RfD i den evt. avtaleperioden. RfD foretrekker en fast kontaktperson for avtalen. Dekking av RfDs behov for personlig service og responstider for så vel bankfaglig som teknisk bistand på/eller i fysisk nærhet til RfDs kontor i Drammen. Banker uten filial/-er i kommunen bes spesielt om å redegjøre for hvordan og innenfor hvilke responstider disse behovene kan dekkes. Service og oppfølging i det daglige, herunder responstid på telefoniske eller nettbaserte henvendelser. Forts under 10 %

11 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 10 forts 4 Det generelle tilbudet om tilgang på kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys RfD i det daglige innenfor vanlig drift og innen finansrådgivning. Egen kompetanse om og tilbud om kompetanseoverføring innen kommunal økonomi, økonomi for interkommunale selskaper og innsikt i selvkostregimet. Tekniske løsninger (Vedlegg 4) Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Beskrivelse av «teknisk plattform» Andre aktuelle tekniske løsninger aktuelle for bruk i avtalen. Tekniske kommunikasjonskanaler. 10 % 2.17 Evalueringsmodell I evalueringen hvert av tildelingskriteriene evalueres for seg, hvor beste tilbyder får 10 poeng (på en skala fra 1-10). Under tildelingskriteriet «Pris», vil tilbyder med lavest «Pris» få 10 poeng. For øvrige tilbudte priser vil poengscoren fastsettes ved hjelp av følgende formel: Poengscore = 10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris Poengsummene under hvert tildelingskriterie vil så vektes forholdsmessig og summeres. Poengscoren for hvert kriterie vektes og poengene for hvert tilbud summeres slik som det er illustrert under. Tilbudet med høyest vektet poengsum vil da være det økonomisk mest fordelaktige. Vekting Tilbyder 1 Tilbyder 2 Poeng Vektet Poeng Vektet Pris 0,70 Cash Management 0,10 Service og servicegrad 0,10 Tekniske løsninger 0,10 Vektet sum Vektet sum

12 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 11 3 KRAVSPESIFIKASJON 3.1 Forespurte produkter og tjenester Tilbydere skal tilby og evt. prise, beskrive og dokumentere følgende produkter og tjenester: Produkter m/betingelser: Kassekredittkonto/driftskonto ramme NOK ,- basert på NIBOR 3 mnd + punkter og kvartalsvis kapitalisering Skattetrekkskonto Nettbank Betalingsformidling ut/inn Fil-løsning med funksjon á la den Ftp-løsningen som RfD har i dag eller tilsvarende (for eksempel NETS, eller lignende). I dag har RfD ftp-løsning med regelmessig automatisk løpende 2-veis kommunikasjon på filoverføringer, for å unngå duplikater, etc. For innbetalinger skal det benyttes Ocr-filer med kid-nummer. For innbetalinger uten Kid-nummer skal det benyttes Cremul-filer. Betalingsterminaler Visa/Mastercard Årlig revisjons-/engasjementsoppgave Årlig gjennomgang av Cash Management med leverandørs utarbeidelse av rapport og felles gjennomgang med RfD vedr mulige tiltak inkl. minimum ett årlig fysisk møte hos RfD. 3.2 Om kontraktsbetingelser RfD ønsker inngåelse av avtale på 4 år, med ensidig opsjon for oppdragsgiver på års forlengelse. Det ønskes at tilbyder fremlegger forslag til kontrakt. RfD ønsker imidlertid følgende medtatt som del av en inngått avtale: Norsk som muntlig og skriftlig språk i kommunikasjon Det skal være en hovedkontaktperson hos leverandør for avtalen og en hovedkontaktperson for den daglige kontakten/gjennomføring av avtalen. Det kan også være en person som håndterer begge disse oppgavene, evt. Ved evt. opprettelse av datterselskaper, e.t., underlagt RfD IKS, forutsettes minimum samme betingelser, eller bedre, både for RfD IKS og i evt datterselskap, e.t. Månedlig fakturering av gebyrer, på månedens siste dag. Betingelser basert på NIBOR 3 mnd og kvartalsvis kapitalisering Betingelsene som tilbys RfD skal ikke på noe område være dårligere enn bankens standard betingelser

13 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 12 4 RFD: ÅRSRAPPORT OG TRANSAKSJONSVOLUM Årsrapport: For RfDs siste utgitte årsrapport "Årsrapport 2012 Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS", inkl. styrets årsberetning og regnskap, se eget vedlegg i utlysingen/doffin. Transaksjonsvolum: Følgende transaksjonsvolum er registrert hos RfDs nåværende bankforbindelse for 2012 og for Antall trans Antall trans Transaksjoner: Utbetaling med melding Utbetaling med melding-fil Lønnsutbetaling - fil Utbetaling med KID Utbetaling m/strukturert fakturainfo Europa-betaling SEPA ULE 1 2 Innbetalingstjenester AvtaleGiro m/varsling 4 1 AvtaleGiro u/varsling DIP innbetalinger (utland) 8 6 DIP med/uten betalingsdetaljer DIP m/kid DIP med/uten betalingsdetaljer DIP innbetalinger (giro) efaktura B2C betalingskrav efaktura B2C betalingsk. m/atg OCR Innbetalingsservice

14 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 13 VEDLEGG 1: PRISSKJEMA Tildelingskriterie 1 "Pris", vektes 60 %. Prisskjema skal fylles ut av tilbyder, og alle hvite felter skal fylles ut, om ikke annet er nevnt. Alle priser skal oppgis i NOK ekskl. mva. og inkludere alle tilbyders kostnader. Evt. forbehold skal prissettes (i eget skjema). Størrelsene og tjenestene beskrevet i kolonne "B" i prisskjemaene er ikke forpliktende for oppdragsgiver i en inngått avtale. Tabell for evaluering. Fylles ut av oppdragsgiver. Fra tabell V1-1 Sum pris Fra tabell V1-2 Fra tabell V1-3 Sum tabell V1-1, V1-2 og V1-3 Vedlegg 1-1: Rentebetingelser Fra tildelingskriterie 1: Nr 1 Tildelingskriterier Pris Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Rentebetingelser Pris på de tjenester som tilbys (betingelser og transaksjonskostnader). Alle etablerings-/omstillingskostnader knyttet til inngåelse av ny bankavtale, herunder også kostnader knyttet til krav og endringer på datasiden, f.eks i forbindelse med transaksjoner. Det benyttes i dag Agresso Økonomisystem og automatisk filflytt ved bruk av ftp-løsning. Dersom det forutsettes overgang til annen rutine / løsning skal dette navngis, beskrives og prises fullt ut, samt alle øvrige kostnader tilknyttet en slik overgang og integrering. Tilbyder bes oppgi NIBOR 3 mnd + punkter og kvartalsvis kapitalisering. Tilbyder fyller ut kolonne "A". Tabell V1-1: Drift-/kassekredittkto: A B Evaluering A*B NIBOR 3 mnd + punkter Gj.snt innest./ trekk * 12 mnd * 6 år Rente innskudd NOK Rente kassekreditt-trekk NOK Provisjon kassekreditt i %% Ramme NOK Skattetrekkskto: Rente innskudd NOK Sum

15 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 14 Vedlegg 1-2: Transaksjoner Fra tildelingskriterie 1: Nr 1 Tildelingskriterier Pris (Vedlegg 1) Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Rentebetingelser Pris på de tjenester som tilbys (betingelser og transaksjonskostnader). Alle etablerings-/omstillingskostnader knyttet til inngåelse av ny bankavtale, herunder også kostnader knyttet til krav og endringer på datasiden, f.eks i forbindelse med transaksjoner. Det benyttes i dag Agresso Økonomisystem og automatisk filflytt ved bruk av ftp-løsning. Dersom det forutsettes overgang til annen rutine / løsning skal dette navngis, beskrives og prises fullt ut, samt alle øvrige kostnader tilknyttet en slik overgang og integrering. Tilbyder fyller ut kolonne "A". Tabell V1-2: Konto: Etableringsgebyr felleskto kassekreditt/driftskto. (NOK 25 mill.) A B Evaluering A*B Pris (år/stk) Transaksjonsvolum (år/stk) * 6 år 0,17 Årlig adm.gebyr k-/d-kto. 1 Endring av vilkår k-/d-kto. 1 Etableringsgebyr skattetrekkskto. 0,17 Årlig adm.gebyr skattetrekkskto. 1 Endring av vilkår skattetrekkskto. 1 Nettbank: Etableringsgebyr 0,17 Programvare 0,17 Pris per abonnement 0,17 Pris per bruker 0,17 Bilagshistorikk nettbank 10 Betalingsformidling - ut: Utbet. Lønn - fil 300 Utbet u/melding 1 Utbet m/melding 850 Utbet m/melding-fil 50 Utbet m/strukturert fakturainfo 500 Utbet m/kid Utbetalingsanvisning 5 Swift m/iban 10 Swift u/iban 1 Europa-bet. SEPA ULE 2 Betalingsformidling inn: OCR std.giro m/melding 1 OCR std.giro m/kid 1 OCR std.giro m/fakturanr 1 OCR returfil 1 OCR - innbetalingsservice Cremul innbet. m/melding 1 Cremul innbet. m/kid 1 Cremul innbet. m/fakturanr 1 Cremul data for bankavst. 1

16 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 15 A B Evaluering A*B Pris (år/stk) Transaksjonsvolum (år/stk) * 6 år Konto: Avtalegiro u/varsel 5 Avtalegiro m/varsel Inngående Swift 1 Kontant innbet. 1 Årsavg. OCR 1 Årsavg. avtalegiro 1 DIP-innbet. utland 10 DIP m/bet.detaljer 500 DIP u/bet.detaljer 500 DIP m/kid 200 DIP innbet. giro 30 E-faktura bet.krav B2C E-faktura bet.krav m/atg, B2C Betalingsterminaler - leie: Etableringsgebyr inkl. installasjon 0,17 Månedsleie/gebyr 12 Pris pr transaksjon 1 Pris pr oppgjør 1 Visa/Mastercard for bedrift m/faktura til RfD: Årlig avgift 5 Pris pr transaksjon 50 Årlig revisjons-/engasjementsoppgave: Årlig kostnad/pris 1 Årlig CM-analyse/rapport og møte hos RfD med gjennomgang av mulige tiltak: Årlig kostnad/pris 1 Sum Vedlegg 1-3: Omstillingskostnader Fra tildelingskriterie 1: Nr 1 Tildelingskriterier Pris (Vedlegg 1) Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Rentebetingelser Pris på de tjenester som tilbys (betingelser og transaksjonskostnader). Alle etablerings-/omstillingskostnader knyttet til inngåelse av ny bankavtale, herunder også kostnader knyttet til krav og endringer på datasiden, f.eks i forbindelse med transaksjoner. Det benyttes i dag Agresso Økonomisystem og automatisk filflytt ved bruk av ftp-løsning. Dersom det forutsettes overgang til annen rutine / løsning skal dette navngis, beskrives og prises fullt ut, samt alle øvrige kostnader tilknyttet en slik overgang og integrering. Tilbyder bes oppgi omstillingskostnader Tilbyder fyller ut kolonne "0" med beskrivende tekst og kolonne "A" med kostnad. Hvite felter fylles ut dersom det er en kostnad presentert. Legg ved eget ark om nødvendig. Alle kostnader skal medtas og prises.

17 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 16 Tabell V1-3: 0 A B Evaluering A*B Kostnad Antall ganger kostnaden * 6 år Engangskostnader: oppstår pr år 0,17 0,17 0,17 Løpende kostnader (per år): Periodevise kostnader (per periode): Annet: Sum

18 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 17 VEDLEGG 2: CASH MANAGEMENT Tildelingskriterie 2 "Cash Management", vektes 15 %. Skjema skal fylles ut av tilbyder om ikke annet er nevnt. Evt. forbehold skal prissettes (i eget skjema). Tildelingskriterie 2: Nr 2 Tildelingskriterier Cash Management Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Markeds- og produktutvikling innenfor nye betalings-, meldings- og fakturaformidlingsløsninger B2C-/B2B- teknologi osv. av betydning for RfD og tilbyders rolle i dette Tilbyders tilbud om CM-analyse/gjennomgang hos RfD. Tilbyders tilbud om kompetanseoverføring innen CM. Tilbyders løsninger for lokal deponering av kontanter og håndtering av bankgiroutbetalinger for RfD (Drammen by). Fylles ut av tilbyder. Hvis for lite plass kan ekstra ark vedlegges. Beskrivelse Cash Management

19 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 18 VEDLEGG 3: SERVICE OG SERVICEGRAD Tildelingskriterie 3 "Service og servicegrad", vektes 15 %. Skjema skal fylles ut av tilbyder om ikke annet er nevnt. Evt. forbehold skal prissettes (i eget skjema). Tildelingskriterie 3: Nr 3 Tildelingskriterier Service og servicegrad Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Tilbyders tilbudte organisering, kompetanse, kommunikasjonskanaler og samarbeide med RfD i den evt. avtaleperioden. RfD foretrekker faste kontaktpersoner for avtalen. Dekking av RfDs behov for personlig service/support og responstider, i og utenfor ordinær kontortid, for så vel bankfaglig som teknisk bistand på/eller i fysisk nærhet til RfDs kontor i Drammen. Banker uten filial/-er i kommunen bes spesielt om å redegjøre for hvordan og innenfor hvilke responstider disse behovene kan dekkes. Service og oppfølging i det daglige, herunder responstid på telefoniske eller nettbaserte henvendelser. Det generelle tilbudet om tilgang på kompetanse, service og oppfølging som kan tilbys RfD i det daglige innenfor vanlig drift og innen finansrådgivning. Egen kompetanse om og tilbud om kompetanseoverføring innen kommunal økonomi, økonomi for interkommunale selskaper og innsikt i selvkostregimet. Fylles ut av tilbyder. Hvis for lite plass kan ekstra ark vedlegges. Beskrivelse Service og servicegrad

20 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 19 VEDLEGG 4: TEKNISKE LØSNINGER Tildelingskriterie 4 "Tekniske løsninger", vektes 10 %. Skjema skal fylles ut av tilbyder om ikke annet er nevnt. Evt. forbehold skal prissettes (i eget skjema). Tildelingskriterie 4: Nr 4 Tildelingskriterier Tekniske løsninger Her inngår tilbyders beskrivelse og dokumentasjon av: Nettbankens fleksibilitet (herunder brukervennlighet, historikk og rapportering). Beskrivelse av «teknisk plattform» Andre aktuelle tekniske løsninger aktuelle for bruk i avtalen. Tekniske kommunikasjonskanaler. Fylles ut av tilbyder. Hvis for lite plass kan ekstra ark vedlegges. Beskrivelse Tekniske løsninger

21 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 20 VEDLEGG 5: FORPLIKTELSESERKLÆRING FRA UNDERLEV. En for hver underleverandør (kopier evt. opp) Fylles ut av eventuell underleverandør for å dokumentere forpliktelse i evt. avtale. Hver enkelt underleverandør må fylle ut hvert sitt skjema, som siden vedlegges tilbudet. Denne erklæringen er basert på følgene krav i Forskrift om offentlige anskaffelser, Dokumentasjon av leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner: En leverandør kan for en særskilt kontrakt, der dette er hensiktsmessig, støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å framlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Erklæringen dekker også tilsvarende krav i Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (vann- og energiforsyning, transport og posttjenester) 7-11 Krav til leverandørens organisering. Tilbyder (firmanavn hovedleverandør): Underleverandør (firmanavn): Oppgaver som skal utføres: Periode for forpliktelse: Underleverandøren bekrefter herved å stille til rådighet den varen eller tjenesten som det er behov for i perioden forpliktelsen gjelder for. Dato/sted underleverandør: Signatur underleverandør:

22 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 21 VEDLEGG 6: FORBEHOLD, EGENERKLÆRING OG UNDERSKRIFT Forbehold (prissatte) Forbehold skal prissettes. Vesentlige forbehold, eller ikke prissatte forbehold, kan føre til at tilbudet avvises. Beskrivelse Pris Egenerklæring og underskrift (alle hvite felter skal fylles ut av tilbyder) Tilbudsbrev, alle kvalifikasjonskravene og kontraktsutkast er besvart og avkrevd dokumentasjon er vedlagt: Vedlegg 1 Prisskjema er fylt ut: Vedlegg 2 Cash management er fylt ut: Vedlegg 3 Service og servicegrad er fylt ut: Vedlegg 4 Tekniske løsninger er fylt ut: Vedlegg 5 Forpliktelseserkl. fra underlev. er vedlagt (dersom underlev er tilbudt): Vedlegg 6 Forbehold er prissatt (dersom det er tatt forbehold): Kontraktsvilkår er vedlagt (Kryss av) Firmanavn: Org.nr.: Adresse: Tlf.: Kontaktperson: Tlf. direkte: E-post direkte: Undertegnede aksepterer alle betingelser gitt i tilbudsdokumentene, eventuelt med prissatte forbehold som angitt over. Oppdragsgiver gis, uten ytterligere samtykke, full frihet til å kontakte referanser i den grad han finner det nødvendig for å vurdere tilbyder, dennes teknologi og relasjoner i markedet. Skal signeres av person med forpliktelsesfullmakt i henhold til kravene i denne utlysingen. Sted den Tilbyder (firma) Underskrift

23 Anskaffelse bankavtale dagligbank og rådgivning 22 VEDLEGG 7: RFD ÅRSRAPPORT 2012 Se eget vedlegg i utlysingen/doffin