Otra IL Hovedstyret Hornnes 31.jan 2014

Transkript

1 Otra IL Hovedstyret Hornnes 31.jan 2014 REFERAT FRA STYREMØTE NR OTRA IL Sted: Miljørommet, Otrahallen. Tid: Torsdag 30.jan kl Til stede: Glenn Qvam Håkonsen, Lasse Hornnes for Håndball, Geir Magne Feed, Rune Hornnes, Olav Tveitå, Jon Gunnar Kjetså, Kristin Erstad, Trond Haugom for Sykkel, Sigurd Wiberg, Geir Dåsvatn, Margrethe Roel Omland og Tony Halsall (daglig leder). Forfall: Dag Gullesen, Eva Sørgård Haugen, Thorbjørn Leifsen, Torgeir Moi og Bjarte Frøysnes og Christian Andersen 1-1 Godkjenning av referat fra møte nr Godkjent 1-2 Hovedsponsoravtale Leder informerte om møter og brev fra banken. Alle i hovedstyret var enig med han om å forsette avtalen med Eh-banken var det beste for idrettslaget. Vedtak: Styret i Otra IL har en intensjon om og re-forhandle med Eh-banken. Otra IL kommer ikke til å åpne for forhandlinger med andre hovedsponsorer for neste avtaleperiode. 1-3 Presentasjon av Trollbakken v/glenn - Glenn informerte om status i prosjektet, det som er ferdigstilt nå er Dirtjumps langs kanten av bakken til sykkel og ski, den litte pumptrackløypa er også klar. K5 og K 10 bakkene er klarte for hopping på snø. Har alt arrangert Trollrennet på hopp, med 17 ivrige deltagere. Faste onsdagstreninger er også igangsatt. Del 2 av Pumptrack blir større en planlagt, da dette nå blir et Nærmiljøanlegg, som gir større Spillemiddelutbetaling. Det er sprengt ut 6000 m3 fjell, håper på å få ferdig K 17,5 med plast i løpet av Hoppgruppa har vært flinke til å jobbe inn dugnadspenger, det sammen med spillemidler og lån/støtte fra hovedlaget gjør at utbygginger og utgifter til dags dato er finansiert. Håper på like mye dugnad og utbetalinger i 2014 for videre utbygging og kommunal støtte! Planlagt arbeid i 2014 er å rydde hele området så, det kan brukes til ski/ake leik, og bygge anleggsvei opp bakken. Styret var tilfreds med presentasjonen, men Geir Dåsvatn ønsket å legge til protokolltilførsel ang saksbehandlingen. (se vedlegg). 1-4 Otravasken Otra IL har igjen fått kr ,- fra YX Evje fra Otravasken sin. Sjef på YX Evje Egil Bjorå ønsket at midlene skulle gå til barneaktiviteter, og syns prosjektet med Freeridegruppa og det anlegget de bygger var et fint tiltak og støtte. Vedtak: Otra IL bevilger kr ,- til det prosjektet, som blir kjærkomne midler til egenkapitalen i forbindelse med spillemiddelsøknaden..

2 1-5 Enjoyguiden Firmaet Pectomedia som samarbeider med mange idrettslag i Norge om salg av Enjoy Bonusguiden ønsker å utvide markedet sitt, og samarbeid med Otra IL. De har blitt tipset via Sport 1 Evje at vi kunne være gode samarbeidspartnere. Har hatt kort møte med en representant, og det virket seriøst. Info fra firmaet er sendt i en annen mail Vedtak: Hovedstyret er positive til at grupper og lag kan inngå samarbeid med Pectomedia om distribusjon av denne til inntekt for eget lag Disponering bankkonti - Vi har tidligere vedtatt følgende ang disponering av bankkonti: Daglig leder av Otra IL signerer alle utbetalinger fra undergrupper i tillegg til kasserer i hver enkelt gruppe. Økonomiansvarlig i arbeidsutvalget signerer alle utbetalinger i hovedlaget etter at betalinger er lagt til forfall av daglig leder i Otra IL. Rutinen gjennomføres så snart Otra ILs bankforbindelse får lagt til rette for dette for idrettslaget. Vi ønsker å endre dette til at økonomiansvarlig har fullmakt og anledning til å godkjenne betalinger for alle grupper i Otra IL. I tilfelle daglig leder skulle være forhindret Vedtak: Daglig leder av Otra IL eller økonomiansvarlig i hovedstyret signerer alle utbetalinger fra undergrupper i tillegg til kasserer i hver enkelt gruppe. Økonomiansvarlig i arbeidsutvalget signerer alle utbetalinger i hovedlaget etter at betalinger er lagt til forfall av daglig leder i Otra IL. Rutinen gjennomføres så snart Otra ILs bankforbindelse får lagt til rette for dette for idrettslaget.

3 Refsaker: Samarbeid Otra IL og EH-Kommune ved Barnevernstjenesten. v/glenn Glenn informerte om samtaler med barnevernstjenesten i Eh-kommune, der Otra IL hjelper til med aktiviteter for kommunen på dugnad, men til inntekt for laget/grupper. Et eksempel er svømmeaktiviteter der Otra IL kan stille med instruktører og vakter. Et annet prosjekt er å hjelpe til med ferieklubben. Glenn forsetter kontakten mot tjenesten, og drar inn flere grupper etter hvert. Mål/Visjon/Otratreet Fremdrift v/glenn Glenn og Jon Gunnar har jobbet litt med prosjektet, får Kjetså Design til å tegne Otra-Treet på nytt, så flott ut. Jobber nå med å oppdatere innholdet, og få inn hjelp eksternt for faglig forankring Fremdrift Friidrettsbane v/olav Olav presenterte foreløpige skisser over anlegget, som blir et av landets flotteste, planlegger en 7 ende bane, med ekstra god demping, og muligens undervarme, for skadeforebyggende trening. Kommunen har bevilget inntil kr 2 mill til anlegget, ved interkommunale deltagelse gjennom Bygland Kommune, som er under forhandling vil dette utløse til sammen 2,6 mill i Spillemidler. Sigbjørn Daasvatn trekkes spesielt frem som god hjelp med planlegging og tegninger. Me glede åkke! Fremdrift Sørlandsgalloppen v/jon Gunnar/Sigurd Halvt år til det hele løpes i gang nå, hovedkomiteen har kontroll på det meste, alle lederverv i org.kartet er besatt. Det er vanskeligere å få like mye støtte i sponsormarkedet som det er i byene, men det jobbes knallhardt. Avtaler gode ordninger med opplevelseaktørene. Blir samarbeid med hopp og Freeridegutta om ansvar og drift av O-camp. Håndball og fortballgruppa tar på seg kioskdrift. Mål om 1000 deltager hver dag, løsning for tidtaking blir kjøpt inn eksternt. Idrettregisteringen Alle grupper skal være registert innen fristen 31.jan, dett er siste gang registreringene foregår slik, fra neste år gjøres den automatisk via KlubbAdmin. KlubbAdmin Otra IL er i gang med KlubbAdmin, en ny epoke har startet. Klubbenonline fases ut i løpet av året. Fra i år blir alle medlemmer fakturert medlemskontingent via KlubbAdmin, rett i deres egen side i Norsk idrett MinIdrett. Her må alle medlemmer registrere seg, den enkleste måten for det er at e-postadressen er lagt inn i vårt arkiv. Her må gruppene hjelpe til med å komplettere listene. Fremdrift Årsmøter v/tony Minner på om vedtak i forrige møte om frister for årsmøter m.m. Husk også å lage periodisert budsjett i løpet av februar, samt foreta telling av varelager for videresalg. Statistikker Ny årsrekord i inntekter fra Grasrotandelen Ny rekord i antall medlemmer og betalende Ny rekord på visninger hjemmeside (Google Analytic)

4 Grasrotandelen: Medlemskartotek: Registrerte medlemmer pr : Pr : 1402 Betalte pr : 1342 Æresmedlemmer: 5 Statistikk: Statistikk: Nettkroken AS Google Analytics Måned Antall besøk Sidevisning Antall besøk Sidevisning Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November * 42151* Desember Statistikk: Nettkroken AS Google Analytics Måned Antall besøk Sidevisning Antall besøk Sidevisning Januar (til nå) For Otra IL Tony Halsall Referent Glenn Qvam Håkonsen Leder

5 Protokolltilførsel fra ssremedlem Geir Daasvatn på vegne av fotballgruppa i sak 8-3 på s remøte i Otra lltorsdag 30. ianuar 2414: Utbyggingen av <<Nye Trollbakken hoppanlegg» er tenkt finansiert bl.a. med spillemidler. lnnvilgelse av spillemidler, og bygging av anlegget, pålegger da anleggseier (Otra ll) en 3O års forpliktelse til å holde anlegget åpent for allmenn idrettslig aktivitet og igodkjent teknisk stand. Se bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet -2013, pkt og Bare hovedstyret kan pådra idrettslaget forpliktelser, og ihvertfall av en slik størrelse, med mindre gruppestyret gjennom særskilt vedtak har fått fullmakt til å forplikte laget. Det foreligger ikke noe vedtak i hovedstyret der idrettslaget påtar seg ansvar for forpliktelsen som følger av at «Nye Trollbakken» er tenkt finansiert delvis med spillemidler, og heller ikke noe vedtak der skigruppa v/hopp gis fullmakt til å søke om spillemidler til anlegget. Utbyggingen er da slik vi ser det satt i gang uten de nødvendige formelle vedtak i hovedstyret. Vi oppfatter det slik at hovedstyret for øvrig (flertallet) ikke er enig med fotballgruppa i dette. Det er isåfall tale om uenighet i et viktig prinsipielt spørsmål som gjelder styringen av idrettslaget, og forholdet mellom hovedstyret og undergruppene. Vi ønsker derfor å få vårt syn protokollført i tilknytning til sak 8-3 på sakslista. I den videre behandling av «Nye Trollbakken» vil vi selvsagt forholde oss til at flertallet i styret har et annet syn på hvordan saken skal håndteres, og lojalt følge opp de flertallsvedtak styret måtte treffe. Vi understreker at våre innvendinger gjelder saksbehandlingen i hovedstyret, og ikke selve anlegget. Vi Ønsker skigruppa v/hopp all mulig lykke til med utbyggingen. "6*^n.ør"^rrr (jerr uaasvatn styremedlem i Otra ll og leder i fotballgruppa

6 Protokolltilførsel fra styremedlem Geir Daasvatn på vegne av fotballgruppa i sak 8-3 på styremøte i Otra ll torsdag 30. ianuar 2414: Utbyggingen av <<Nye Trollbakken hoppanlegg» er tenkt finansiert bl.a. med spillemidler. lnnvilgelse av spillemidler, og bygging av anlegget, pålegger da anleggseier (Otra ll) en 3O års forpliktelse til å holde anlegget åpent for allmenn idrettslig aktivitet og i godkjent teknisk stand. Se bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet -2013, pkt o Bare hovedstyret kan pådra idrettslaget forpliktelser, og ihvertfall av en slik størrelse, med mindre gruppestyret gjennom særskilt vedtak har fått fullmakt til å forplikte laget. Det foreligger ikke noe vedtak i hovedstyret der idrettslaget påtar seg ansvar for forpliktelsen som følger av at «Nye Trollbakken» er tenkt finansiert delvis med spillemidler, og heller ikke noe vedtak der skigruppa v/hopp gis fullmakt til å søke om spillemidler til anlegget. Utbyggingen er da slik vi ser det satt i gang uten de nødvendige formelle vedtak i hovedstyret. Vi oppfatter det slik at hovedstyret for øvrig (flertallet) ikke er enig med fotballgruppa i dette. Det er isåfall tale om uenighet i et viktig prinsipielt spørsmål som gjelder styringen av idrettslaget, og forholdet mellom hovedstyret og undergruppene. Vi ønsker derfor å få vårt syn protokollført i tilknytning til sak 8-3 på sakslista. I den videre behandling av «Nye Trollbakken» vil vi selvsagt forholde oss til at flertallet i styret har et annet syn på hvordan saken skal håndteres, og lojalt følge opp de flertallsvedtak styret måtte treffe. Vi understreker at våre innvendinger gjelder saksbehandlingen i hovedstyret, og ikke selve anlegget. Vi Ønsker skigruppa v/hopp all mulig lykke til med utbyggingen. "6rrl6r"^rrrU (jerr uaasvatn styremedlem i Otra ll og leder i fotballgruppa