Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Rammeavtale for tolketjenester. Doculivenr.11/00108

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Rammeavtale for tolketjenester Doculivenr.11/00108 Saksnr.: 11/00108 Dato: Åpen anbudskonkurranse

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON TROMS POLITIDISTRIKTS KONTAKTPERSON TILBYDERENS KONTAKTPERSON PERIODE FOR HENVENDELSE TAUSHETSPLIKT ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV SKATTEATTESTER HMS EGENERKLÆRING TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD STRUKTURELLE KRAV Kvalifiseringsdokumenter Tilbudsdokumenter Tilbudsbrev Kravspesifikasjon (utfylt) Priser Språkbehov Forbehold og forutsetninger Annen dokumentasjon fra tilbyder FORMELLE KRAV Språk Innpakning og merking Leveringsadresse FRISTER Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan TILDELINGSKRITERIER KVALITET (40 %) PRIS (20 %) SPRÅKLIG BREDDE (40 %) Konkurransegrunnlagets adm best Side 2 av 10

3 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG 1.1 OPPDRAGSGIVER Troms politidistrikt er en del av Troms fylke og omfatter 17 kommuner med et folketall på I Tromsø by er det ca innbyggere. Politidistriktets administrasjonssted er lokalisert til Tromsø. Politidistriktet grenser i nord mot Vestfinnmark politidistrikt og i sør mot Midtre Hålogaland politidistrikt og er et av de største politidistriktene i areal. I øst grenser politidistriktet mot Lapplands fylke i Finland og Norbotten fylke i Sverige. Fire politidistrikt har ansvar for polititjeneste på den norske kontinentalsokkelen. Som ett av de fire har Troms politidistrikt politimyndighet i området nord for 68. breddegrad 30.min. I tillegg til havområdene utenfor Svalbard. Politidistriktet har 3 funksjonelle driftsenheter, 1 stabsenhet og 13 geografiske driftsenheter. Funksjonelle enheter Politiets sikkerhetstjeneste Retts- og påtaleenhet Forvaltningsenheten Administrativ enhet Geografiske enheter Tromsø politistasjon og Karlsøy politipost Namsfogden for Tromsø og Karlsøy Region Lenvik, Sørreisa og Berg Region Målselv, Bardu og Balsfjord Region Nordreisa, Lyngen og Skjervøy 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL Troms politidistrikt skal inngå rammeavtale for anskaffelse av tolketjenester til politidistriktet. Tolketjenesten omfatter frammøtetolking, skjermtolking (videokonferanse), og telefontolking. Basisspråket det tolkes til/fra er norsk. Tilbyders tolker vil bli benyttet i politiets etterforskning, utlendingskontroll/utlendingssaker og ved påtalearbeid. Varigheten på oppdragene vil variere fra gang til gang. Oppstart av kontrakt planlegges til 1.april Oversikt over språk se Del 2 Vedlegg B Språkbehov. Anskaffelsen er inndelt i en språkgruppe. Det gis anledning til å inngi tilbud på ett eller flere språk innad i gruppen. I henhold til tildelingskriteriene er det ønskelig å ha færrest mulig leverandører. Hvert språk vurderes separat, men i tillegg gis det poeng for språk som er dekket innenfor språkgruppen. Tolketjenesten skal kunne leveres til alle driftsenheter i politidistriktet angitt i Del 2 Vedlegg D Leveringssteder. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon. Konkurransegrunnlagets adm best Side 3 av 10

4 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG (Ramme)avtalen(e) inngås for en periode på 2 år to år med opsjon på 1 - ett år + 1 ett år. Avtalen(e) løper fra undertegnelsesdato. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for fremtidig avtalevolum for oppdragsgiver, estimeres en verdi på ca kr hvert år. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Invitasjonsbrev Administrative bestemmelser DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Språkbehov Vedlegg C Forbehold og forutsetninger Vedlegg D Leveringssteder Vedlegg E Priser Vedlegg F Tilbyders vedlegg Her er Del 1 ment å styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 3.1 TROMS POLITIDISTRIKTS KONTAKTPERSON Renate Myrvang er kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: post.troms@politiet.no med kopi til renate.myrvang@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt enheter, i politiet, for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. 3.2 TILBYDERENS KONTAKTPERSON Tilbyderen skal i tilbudsbrevet, plassert fremst i tilbudet, jf Kvalifiseringsdokumenter og punkt Tilbudsbrev, oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet. Konkurransegrunnlagets adm best Side 4 av 10

5 3.3 PERIODE FOR HENVENDELSE Spørsmål til konkurransen kan sendes fram til Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere. Alle henvendelser skal være skriftlige. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. anskaffelsesforskriften ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING 4.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og av Forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Oppdragsgiver påpeker at det ved en åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. 4.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen. Kunngjøringen kan finnes på KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår med vedlegg. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold eller settes forutsetninger. Slike forbehold/ forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger og ny formulering og/ eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold og forutsetninger som knyttes til oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal i tillegg føres i merknadsrubrikken til hvert enkelt krav. Alle forbehold som fremkommer i andre bilag vil bli ansett som ugyldige. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige forutsetninger vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Konkurransegrunnlagets adm best Side 5 av 10

6 5 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikkekvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke vurderes nærmere. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. 5.1 SKATTEATTESTER Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Norske interessenter skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Interessenter fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. 5.2 HMS EGENERKLÆRING Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Krav Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Krav til dokumentasjon Tilbyder skal legge frem egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen html 5.3 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Konkurransegrunnlagets adm best Side 6 av 10

7 Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Krav til dokumentasjon Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.4 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Tilbydere som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. Kravet bedømmes oppfylt / ikke oppfylt. Krav Krav til dokumentasjon Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 6 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD 6.1 STRUKTURELLE KRAV Dette avsnittet beskriver hvordan kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudet ønskes organisert og strukturert. Det samlede tilbudet skal leveres med kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i samme ringperm, i 1 eksemplar(er), altså 1 permer totalt. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling i permen i henhold til strukturen i punkt og Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudsdokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original perm. Troms politidistrikt ønsker at kun materiale som har saklig sammenheng med tilbudet skal vedlegges. Kun etterspurt dokumentasjon vil bli vurdert Kvalifiseringsdokumenter Kvalifiseringsdokumentene skal leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev (kopi) 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Dokumentasjon på kredittverdighet Konkurransegrunnlagets adm best Side 7 av 10

8 6.1.2 Tilbudsdokumenter Tilbudet skal som minimum inneholde: 1. Tilbudsbrev 2. Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon (utfylt) 3. Del 2 Vedlegg B Språkbehov 4. Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger 5. Del 2 Vedlegg E Priser 6. Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Tilbyders kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 3.2 Tilbyderens kontaktperson. Opplysninger om hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt Vedståelsesfrist. Eventuelt hvilke språk tilbudet gjelder. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder Kravspesifikasjon (utfylt) Besvarelse skal skje i skjemaet hvor kravene er spesifisert, se Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon. Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon eller løsning. Slike referanser skal være detaljerte, med punktnummer, sidenummer og dokumentnummer slik at det er enkelt å finne frem. Dersom det knyttes forbehold/ forutsetninger til noen av kravene, skal dette utdypes i merknadsrubrikken til det enkelte krav, i tillegg til i Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. I kravspesifikasjonen er alle krav å anse som minimumskrav. Tilbud som ikke tilfredsstiller disse vil bli avvist. For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse Priser Priser skal fylles ut i Del 2 Vedlegg E Priser og vedlegges tilbudet. Tilbyderen må påse at alle nødvendige komponenter for en fungerende løsning prises, også dersom ikke enhver komponent til fungerende løsning fremgår av konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon. Priser på tilleggstjenester vurderes ikke i konkurransen Språkbehov Troms politidistrikts språkbehov er angitt i Del 2 Vedlegg B Språkbehov. Tilbyderen skal krysse av for hvilke språk som tilbys, og hvor mange tolker, samt kategori på tolker innenfor hvert språk. Det kan bli behov for øvrig språk slik at tilbyder må opplyse hvilke øvrige språk tilbyder kan levere. Oversikten over øvrige språk i Del 2 Vedlegg B Språkbehov er ikke uttømmende. Øvrige språk vil ikke bli vurdert i denne konkurransen. Konkurransegrunnlagets adm best Side 8 av 10

9 6.1.7 Forbehold og forutsetninger Forbehold og forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger Annen dokumentasjon fra tilbyder Eventuell annen relevant dokumentasjon fra tilbyder for å utdype tilbudet skal vedlegges i Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg. Dette være seg løsningsforslag etc. Dokumentene må påregnes å inngå i den endelige kontrakten. 6.2 FORMELLE KRAV Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk Innpakning og merking Tilbudsdokumentene og kvalifiseringsdokumentene leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Tilbud tolketjenester, Saksnr.: 11/ Leveringsadresse Tilbudet skal leveres/sendes til: Troms Politidistrikt Grønnegata 122/Postboks Tromsø 6.3 FRISTER Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl Tilbudet skal være Troms politidistrikt i hende på leveringsadressen, jf pkt Leveringsadresse, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til Fremdriftsplan Troms politidistrikt har som mål at leverandør skal være valgt innen mars Konkurransegrunnlagets adm best Side 9 av 10

10 7 TILDELINGSKRITERIER Kontrakten(e) tildeles de(n) tilbyder(e) som etter en helhetsvurdering har levert det mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier, oppgitt med tilhørende vekting nedenfor. Ved evalueringen benyttes en poengskala fra Det gis poeng avhengig av graden av oppfyllelse til hvert tildelingskriterium. Multiplisert med vektingen av kriteriene oppnås en vektet poengsum. 7.1 KVALITET (40 %) Kvalitet vurderes ut i fra tilbudt kompetanse og tilgjengelig kompetanse (leveringsdyktighet). Oppfyllelse vurderes ut ifra antall tilgjengelige tolker pr kompetansenivå pr språk. Besvarelse i Vedlegg B- Språkbehov. Ønsker primært (flest mulig oppdrag) levert med tolker med kompetansenivå 1-3 og som er registrert i Nasjonalt Tolkeregister. 7.2 PRIS (20 %) Pris evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Del 2 Vedlegg E Priser. 7.3 SPRÅKLIG BREDDE (40 %) Språklig bredde vurderes ut i fra antall språk som kan tilbys i tillegg til tilbudt språk. Vurderingen av tilbyders språklig bredde er inndelt i følgende underkategorier: Undergruppe 1a) 65 % Undergruppe 1b) 35 % Undergruppe 1a) inneholder de mest brukte språk. Dekning av disse anses å ha en høyere prioritet enn språk i gruppe 1b). Konkurransegrunnlagets adm best Side 10 av 10

11 Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon Rammeavtale for tolketjenester DLnr 11/00108 Saksnr.: 11/00108 Dato: Åpen anbudskonkurranse

12 1 KRAVSPESIFIKASJON Tolketjenesten omfatter frammøtetolking, skjermtolking (videokonferanse) og telefontolking. Basisspråket det tolkes til/fra er norsk. Tilbyders tolker vil bli benyttet i politiets etterforskning, utlendingskontroll/utlendingssaker og ved påtalearbeid. 1.1 KRAV Troms politidistrikt vil gjennomføre vurdering av krav for hovedleveransen. Krav gis ikke karakter eller vektes, men bedømmes oppfylt/ikke oppfylt. For at krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredstillende beskrivelse. 2 KRAV Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon. All dokumentasjon utover kommentarfelt skal gis i Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg. Slike referanser skal henvises med punktnummer. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON OPPFYLT I FØLGE TILBYDER 2.1 KRAV TIL KOMPETANSE JA Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon Side 2 av 4

13 NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON OPPFYLT I FØLGE TILBYDER 1. Tilbudt kompetanse på tolker innenfor hvert språk fylles ut i Del 2 Vedlegg B Språkbehov. Bruk kategoriseringen av kompetansenivå som vist nedenfor (nivåene 1-5 er hentet fra Nasjonalt Tolkeregister). Det er tilbyders plikt og ansvar å sikre at opplysningene som er gitt er korrekte. Tilbyder må bekrefte at dokumentasjon på kompetanse til enhver tid er tilgjengelig for oppdragsgiver ved forespørsel. Nivå 1: Tolker med statsautorisasjon og tolkeutdanning. Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) eller Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) og minst 30 studiepoeng/10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Nivå 2: Tolker med statsautorisasjon Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) eller Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi). Nivå 3: Tolker med tolkeutdanning Tolker med minst 30 studiepoeng og/eller 10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Nivå 4: Oversettere med grunnleggende tolkeopplæring Statsautoriserte translatører og/eller fagoversettere som har kurset i Tolkens ansvarsområde (TAO). Nivå 5: Personer med bestått tospråklig test og grunnleggende tolkeopplæring Personer som har tilfredsstillende resultat Tospråklig sjekk for potensielle tolker (ToSPoT), samt kurs i Tolkens ansvarsområde (TAO). Nivå 6: Personer med øvrig kvalifikasjoner Personer som har andre kvalifikasjoner enn øvrige nivåer plasseres i nivå 6. Dette gjelder eksempelvis personer med internkursing, ikke- dokumenterbare kvalifikasjoner etc. Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon Side 3 av 4

14 NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON OPPFYLT I FØLGE TILBYDER 2. Tilbyder skal utarbeide en administrativ rutine som ivaretar at det til enhver tid benyttes tolker med best mulig kompetanse. 2.2 KRAV TIL LEVERINGSDYKTIGHET 3. Tilbyder skal kunne motta bestilling av tolk gjennom et bestillingspunkt (e-post og telefon). JA 4. Tolketjenestene skal være tilgjengelig hele døgnet, året rundt i politidistriktets virkeområder som angitt i Del 2 Vedlegg D Leveringssteder. 5. Antall tolker tilgjengelig innenfor hvert språk skal fylles ut i skjema Del 2 Vedlegg B Språkbehov. 6. Tilbyder skal levere tilbudte tolketjenester innenfor følgende responstider (oppmøte/oppdragsstart): Telefontolking For språk i undergruppe 1a) maksimum 1 time For språk i undergruppe 1b) maksimum 2 timer Fremmøte og skjermtolking For alle språk maksimum 24 timer Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon Side 4 av 4

15 Del 2 Vedlegg B Språkbehov og Vedlegg E Prisskjema Tolketjenester Saksnr.: 11/00108 Utfylling av skjema Del 2 Vedlegg B Språkbehov Det er viktig at kolonnene i skjemaene fylles ut i.h.t. følgende retningslinjer: Skjemaene består av følgende kolonner som skal fylles ut: Tilbudt språk Kompetansenivå Fyll ut for hvilke språk som tilbys ved å skrive 0 dersom språk ikke tilbys og 1 dersom språk tilbys (0 = nei, 1= ja). Fyll inn antall tolker innenfor de ulike kompetansenivå ihht Nasjonalt Tolkeregister. Tolker kan ikke stå oppført både som registrerte i Nasjonalt Tolkeregister og ikke registrert i Nasjonalt Tolkeregister (dobbeltregistrering). Utfylling av skjema Del 2 Vedlegg E Prisskjema Det er viktig at kolonnene i skjemaene fylles ut i.h.t. følgende retningslinjer: Skjemaene består av følgende kolonner som skal fylles ut: Fremmøte og skjermtolking Fyll inn tilbudt pris til de ulike forespurte produktene. Priser skal Tilbudt pris oppgis i NOK inklusive merverdiavgift og inkludert eventuelle andre skatter og avgifter. Telefontolking Tilbudt pris Fyll inn tilbudt pris til de ulike forespurte produktene. Priser skal oppgis i NOK inklusive merverdiavgift og inkludert eventuelle andre skatter og avgifter.

16 Del 2 Vedlegg B Språkbehov Tolketjenester Saksnr.: 11/00108 Leverandør: Antall tilbudte språk i undergruppe 1a: 0 Antall tilbudte språk i undergruppe 1b): 0 Språk Erfaringstall Tilbudt språk 1 = ja og 0 = nei Kompetanse Fyll inn antall ikke registrerte tolker i NT Kompetanse Fyll inn antall registrerte tolker i NT Polsk Russisk Badini Sorani Kurmanji Arabisk 1a) Dari Somali Litauisk Tigrinja Fransk Bosnisk/kroatisk/serbisk (serbokroatisk) Amharisk Pashto Spansk Thai Farsi Oromo Portugisisk 5-10 Tsjetsjensk Kinesisk, mandarin

17 Del 2 Vedlegg B Språkbehov Tolketjenester Saksnr.: 11/ b) Engelsk Rumensk Albansk Swahili (kiswahili) Estisk Bulgarsk Finsk Georgisk Latvisk Tamil Urdu Lingala Nepali Italiensk Hazarghi Usbekisk Turkmensk Kirundi Ungarsk Wolof Akan (fante, akuapem) Armensk Aserbajdsjansk (Azeri) Bengali Burmesisk Ganda (luganda) Gresk Hausa Hebraisk Hindi Ibo (Igbo) 1-5

18 Del 2 Vedlegg B Språkbehov Tolketjenester Saksnr.: 11/00108 ØVRIGE SPRÅK Indonesisk Islandsk Japansk Kinyarwanda (rwanda) Koreansk Lulesamisk Makedonsk Mongolsk Nederlandsk Nord-samisk (samisk) Panjabi (indisk og pakistansk) Persisk (farsi) Rundi (kirundi) Singalesisk Slovakisk Slovensk Svensk Tadjikisk Tagalog (filipino) Tsjekkisk Tyrkisk Tysk Uigurisk (arabisk alfabet) (uighur) Ukrainsk Vietnamesisk 0 Undergruppene (1a, 1b) angir kronologisk rekkefølge for omfanget av oppdragene basert på tidligere erfaringstall gjennom 1 år. Erfaringstallene medfører ingen forpliktelse for Oppdragsgiver mht fordeling og hvilke språk som vil bli etterspurt. Liste over øvrige språk er ikke uttømmende. Dersom tilbyder kan tilby andre språk enn de som er listet kan disse tilføyes listen.

19 Del 2 Vedlegg E Prisskjema Tolketjenster Saksnr.: 11/00108 Leverandør: Fremmøte- og skjermtolking Tilbudt pris Telefontolking Tilbudt pris Til evaluering Produkt Beskrivelse med betegnelse Erfaringstall Enhet Oppmøtesats Politihus Ved fremmøtetolking og skjermtolking. Samme Stk 57 0 Oppmøtesats Region sats uansett tidspunkt for tolkingen. 48 Stk 0 1a) Hverdager (man-fre) Grunnpris/første time tidsrom 08:00-17:00 Minstesats er 1 time, deretter time 0 regnes ½ time Pr. påfølgende halve time tidsrom 08:00-17:00 ½ time 1b) Grunnpris/første time tidsrom 17:00-22: time 0 Pr. påfølgende halve time tidsrom 17:00-22:00 ½ time 1c) Grunnpris/første time tidsrom 22:00-08: time 0 Pr. påfølgende halve time tidsrom 22:00-08:00 ½ time 2a) Helg Grunnpris/første time (fra fre kl 22:00 til man kl 08:00) 20 1 time 0 Pr. påfølgende halve time ½ time 3a) Helligdager/høytidsdager Grunnpris/første time (fra dagen før kl 22:00 til kl 5 1 time 0 08:00 dagen etter) Pr. påfølgende halve time ½ time Totalsum 0 Hovedgruppene (1a), 1b), 1c), 2a), 3a)) angir kronlogisk rekkefølge for omfanget av oppdragene basert på tidligere erfaringstall gjennom 1 år. Fordeling fremmøte og telefontolking har vært ca. 20/80. Prisestimatet er basert på gjennomsnittlig varighet på 1,5 time på oppdragene. Oppmøtesats skal dekke alle utgifter i forbindelse med oppdraget, herunder billettutgifter, km. godtgjørelse, reisetid og diett. Utgifter til overnatting dekkes etter faktura av politi Oppmøtesats kun for reiser utover 3 mil fra arbeidssted til oppmøtested. Erfaringstall fremmøtetolker: Politihus 57 oppdrag, Region Nordreisa 6 oppdrag, Region Målsev 8, Region Lenvik 34 Tallene medfører ingen forpliktelse for Oppdragsgiver mht fordeling og varighet. Tilleggstjenester Beskrivelse med betegnelse Enhet Tilbudt pris Oversettelser Vitnemål og attester 1 side tekst = 300ord/2000tegn, Vanlig tekst stk pr side mellomrom inkludert.for vanlig Fagtekst pr side tekst, fagtekst, jurdisk tekst og oversatt tranlatør er følgende Juridisk tekst pr side inkludert i prisen: Tekstkorrektur, Oversatt av statsautorisert translatør pr side Satskorrektur 1.gang. Korrektur og språkvask Mengderabatt fra 10 sider Hastetillegg- bestilt levering innen 48 timer pr time prosent prosent

20 Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger Rammeavtale for tolketjenester DLnr 11/00108 Saksnr.: 11/00108 Dato: Åpen anbudskonkurranse

21 1 FORBEHOLD OG FORUTSETNINGER Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger Side 2 av 2

22 Del 2 Vedlegg D Leveringssteder Rammeavtale for tolketjenester DLnr 11/00108 Saksnr.: 11/00108 Dato: Åpen anbudskonkurranse

23 1 LEVERINGSSTEDER Politihuset i Tromsø, Grønnegata 122, 9008 Tromsø Namsfogden i Tromsø og Karlsøy,Stakkevollv 51,9010 Tromsø Karlsøy politipost, Rådhuset, 9130 Hansnes Barnehuset i Tromsø, Nestranda 9, 9008 Tromsø Region Målselv: Målselv LMK, 9325 Bardufoss Bardu LMK, Infanteriveien 9, 9360 Bardu Balsfjord LMK, Rådhusgt 4, 9050 Storsteinnes Region Nordreisa: Nordreisa LMK, Sentrum 11, Storslett Skjervøy LMK, Strandveien 47, 9180 Skjervøy Lyngen LMK, Sentrum, 9143 Skibotn Region Lenvik: Lenvik LMK,Hans Karoliusv 6, 9300 Finnsnes Sørreisa LMK, Nordsiveien 11, 9310 Sørreisa Berg og Torsken LMK, Kommunehuset, 9380 Gryllefjord Del 2 Vedlegg D Leveringssteder Side 2 av 2

24 Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg Rammeavtale for tolketjenester DLnr 11/00108 Saksnr.: 11/00108 Dato: Åpen anbudskonkurranse

25 1 TILBYDERS VEDLEGG Del 2 Vedlegg F Tilbyders vedlegg Side 2 av 2

26 Vedlegg del 2 - Kontraktsvilkår EKSEMPLAR NR 1 AV 2 GRADERING Ingen KONTRAKTSNUMMER 11/00108 Rammeavtale om kjøp av Tolketjenester mellom Troms politidistrikt og <Leverandør> for perioden med opsjon for 1+ 1 år. Kontrakt består av denne underskrevne side og o Kontraktsvilkår o Vedlegg A: Konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon og tilhørende dokumenter o Vedlegg B: Tilbud o Vedlegg C: Leverandørens vedlegg Ved motstrid mellom bilagene, går Vedlegg A foran de øvrige bilagene. Krav fra Oppdragsgiver vil gå foran Leverandørens løsningsforslag. Administrasjon av avtalen Henvendelser vedrørende denne rammeavtalen skal rettes til nedenfornevnte: For oppdragsgiver: Navn: Renate Myrvang Telefon: Mobil: E-post: renate.myrvang@politiet.no For leverandør: Navn: Telefon: Mobil: E-post: NAVN OG STILLING OPPDRAGSGIVER NAVN OG STILLING LEVERANDØR Truls Fyhn, Politimester DATO UNDERSKRIFT OPPDRAGSGIVER DATO UNDERSKRIFT LEVERANDØR

27 Rammeavtale Tolketjenester Kontraktsvilkår 1 Generelt Avtalen skal dekke Oppdragsgivers behov for Tolketjenester jfr. Oppdragsgivers konkurransegrunnlag med tilbudsfrist Tolketjenesten omfatter frammøtetolking, skjermtolking (videokonferanse), og telefontolking. Basisspråket det oversettes til/fra er norsk. Tolketjenesten benyttes i forbindelse med politiets etterforskning, utledningskontroll/utledningssaker og ved påtalearbeid. Endringer og tillegg til denne avtale skal opprettes skriftlig og undertegnes av begge parter for å være gyldige. Ingen av partene kan overdra denne avtale over til tredjepart uten begge partenes godkjennelse. 2 Avtaletid Avtalen inngås for en periode på 2 (ett) år. Avtalen løper fra Avtalen forlenges deretter automatisk med perioder på 1 (ett) + 1 (ett) år dersom den ikke sies opp av Oppdragsgiver innen 3 (tre) måneder før utløpet av gjeldende avtaleperiode. 3 Leveringsbetingelser Tjenesten skal leveres i samsvar med Avtalen og tolketjenesten skal utføres i samsvar med god tolkeskikk, jfm. Yrkedsetiske regler for tolker som beskrevet i Forskrifter om bevilling som statsautoriserte tolk og tolkeprøven av 6.juni 1997, 5. Herunder skal tolken være et nøytralt talerør og ikke opptre som part i forholdet mellom politidistriktet og politidistriktets brukere. Tolketjenesten leveres til alle driftsenheter i politidistriktet jfr. Del 2 Vedlegg D Leveringssteder. Tolketjenesten skal være tilgjengelig hele døgnet, året rundt i Oppdragsgivers virkeområder. Levering skal skje på det tidspunkt som er avtalt ved hvert enkelt avrop og ihht oppgitte responstider i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte andre Leverandører dersom tjenesten ikke kan leveres innenfor de avtalte responstider. Ved telefontolking skal tolken befinne seg i et egnet miljø til dette, det vil si lukket rom, tilgang på nødvendige arbeidsverktøy, ikke offentlig sted, ingen andre tilstede. Oppdragsgiver kan benytte andre leverandører dersom det i særlige tilfeller er mer hensiktsmessig å bruke andre leverandører. Dette kan være dersom oppdraget krever en spesiell ferdighet eller kunnskap, eller at oppdraget er av en spesiell sikkerhetsmessig art o.l. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benytte egne ansatte ved behov. 4 Leverandørens personell Utseende/klær ved oppmøte: Tolken skal fremstå og opptre nøytralt for å ikke ta fokus fra tolkeoppgaven. Oppdragsgiver kan kreve utbyttet personell som oppdragsgiver finner uegnet for utførelsen av leveransen. Alle tolker skal ved et oppdrag være utstyrt med ID-kort eller lignende som inneholder følgende informasjon: Navn på tolken Bilde av tolken Hvilket språk de behersker med tilhørende kompetansenivå Ovenstående informasjon må gjengis både på norsk og det språket/språkene tolken tolker i, slik at den som tolkes også kan lese denne informasjonen. 5 Bestilling/ Avrop Avrop på avtalen foretas gjennom ett bestillingspunkt hos leverandør (telefon, e-post). Ved bestilling skal Leverandør sende en ordrebekreftelse. Ved oppmøte skal ordrebekreftelsen medfølges. Ordrebekreftelsen skal inneha følgende informasjon: Bestillingsdato Side 2 av 5

28 Rammeavtale Tolketjenester Kontraktsvilkår Språk Kompetansenivå på tolk Oppmøtested Navn på politiets bestiller Politiets referansenummer Kunde skal ved oppstart av kontrakt få en oversikt over tolkene slik at oppdragsgiver ved behov ved bestilling kan spesifisere ønsket tolk. Avbestillinger av telefontolking kan foretas vederlagsfritt inntil 1 timer før avtalt oppdragstidspunkt. For fremmøte og skjermtolking kan oppdragsgiver avbestille et avrop innen 6 timer før avtalt oppdragstidspunkt vederlagsfritt. Avbestillinger mindre enn 6 timer før avtalt oppdragstidspunkt gis kompensasjon på minstesats (dvs 1 time). Dersom tolken har startet sin reise gis minstesats + oppmøtesats. 6 Priser Leverandørens priser er spesifisert i Del 2- Vedlegg E- Pris. Priser er oppgitt i NOK inklusive merverdiavgift. Alle priser er faste i avtaleperioden og inkludert alle kostnader, herunder transport, ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr, toll, skatter og avgifter. Ved en eventuell forlengelse av avtaleperiode kan timesats etter avtale med Oppdragsgiver reguleres ved endring i satsene i salærforskriften. Ved avrop på øvrige språk forutsettes samme pris- og leveringsbetingelser som denne Avtale. 7 Fakturering Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottak av leveransen og korrekt faktura. Det kan ikke beregnes faktura- eller andre gebyr. Fakturaen skal inneholde følgende informasjon: Bankkontonummer Navn på bank Bank adresse Kontraktsnummer Ordrenummer Type tolkeoppdrag (Telefontolk/fremmøtetolk/skjermtolk) Mengde Enhetspris iht kontrakt Leveringsadresse Referansefelt (der det registreres BID-nr til en som har innkjøpsansvar/attestasjonsansvar) Brukerreferanse Unike KID-nummer pr faktura Faktura sendes til følgende adresse: Troms politidistrikt, Fakturamottak SI Postboks 223, 8601 Mo i Rana Leverandøren skal i kontraktsperioden kunne tilby løsning for e-faktura dersom oppdragsgiver anmoder om dette. Leverandør som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor Oppdragsgiver ved eventuelle reklamasjoner og regresskrav. Ved forsinket betaling plikter Oppdragsgiver å svare den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrente i henhold til Lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. 8 Forsikring Staten er selvassurandør. Særskilt forsikring til dekning av denne skal derfor ikke tegnes for Oppdragsgivers regning. Leverandøren plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert Side 3 av 5

29 Rammeavtale Tolketjenester Kontraktsvilkår krav fra Oppdragsgiver som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. 9 Kvalitet. Ansvar for feil og mangler Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og øvrige krav fastsatt i konkurransegrunnlaget. Tjenesten skal til enhver tid tilfredsstille kravene i gjeldene bransjestandarder. Leverandøren skal ikke forringe sin faglige kompetanse eller kapasitet i den tiden Leverandøren er forpliktet til å utføre tjenester i henhold til denne Avtale. Tolketjenesten skal leveres ihht tilbudt kompetansenivå på tolker jfr. Del 2 Vedlegg B Språkbehov. Det foreligger mangel hos Leverandørens side dersom tjenesten ikke blir utført som avtalt eller Leverandøren for øvrig ikke overholder sine plikter, og det ikke skyldes Oppdragsgiver eller force majeure. Mangler ved leverte tjeneste- herunder at tolk ikke møter til avtalt tid eller ikke utfører oppdraget tilfredsstillende - kan påpekes muntlig eller pr. telefon av rette vedkommende hos Oppdragsgiver til rette vedkommende hos Leverandøren, hvoretter henvendelsen følges opp ved skriftlig reklamasjon. Leverandøren har rett og plikt til å avhjelpe mangelen straks den er blitt muntlig påpekt av rette vedkommende. Dersom det på tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, har Oppdragsgiver rett til heve Avtalen. Ved uenighet har Leverandøren bevisbyrden for å dokumentere at avtalt tolk er levert. Ved forsinket oppmøte har Oppdragsgiver krav på forholdsmessig prisavslag. Mangler ved leverte tjeneste- herunder der det er gitt uriktige opplysninger om kompetansenivå eller at bestilte tolk ikke utfører oppdraget tilfredsstillende forbeholder Oppdragsgiver retten til ikke å betale for oppdraget. 10 Taushetsplikt Taushetspliktbestemmelsene i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker 10.februar 1967 (forvaltningsloven) kommer til anvendelse for partene og andre de eventuelt svarer for. Leverandørens medarbeidere har taushetsplikt for alle opplysninger som erverves i forbindelse med utføring av tjenesten for politidistriktet. Bestemmelser om taushetsplikt skal beskrives i arbeidsavtalen til leverandørens medarbeidere. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges å bevare taushetsplikten også etter fratredelsen 11 Statistikk Tilbyder skal levere rapport en gang i året. Rapporten skal inneholde statistikk over antall oppdrag fordelt på språk og driftsenhet, nivå på tolken knyttet til språk, timeforbruk per oppdrag og andel oppdrag fordelt på oppdragsmåte (telefon/oppmøte/skjerm). 12 Reklame Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Oppdragsgiver dersom leverandøren for reklameformål eller på en annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten ut over å oppgi leveransen som generell referanse. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelser i sine underkontrakter. 13 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandør skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke skal ha dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Side 4 av 5

30 Rammeavtale Tolketjenester Kontraktsvilkår Leverandør skal på anmodning legge fram dokumentasjon som godtgjør lojal atferd i forhold til de ovenfor nevnte forpliktelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har Politidistriktet rett til å holde tilbake deler av kontraktssum til det er dokumentert at forholdene er i orden. 14 Skatteklausul Hvis leverandøren i endelig forvaltningsvedtak er ilagt tilleggsskatt etter forhøyet sats, jf. likingsloven 10-2 jf nr. 1 annet pkt, tilsvarende tilleggsavgift etter merverdiavgiftsloven 73 eller i rettskraftig dom blir domfelt for overtredelse av skatte- og avgiftslovgivningen eller medvirkning til dette, kan Oppdragsgiver si opp rammeavtalen. Det samme gjelder dersom det i et tilsvarende forvaltningssak rettet mot et annet skattesubjekt legges til grunn at Leverandøren har medvirket til skatteunndragelsen. Også forhold begått før kontraktsinngåelsen omfattes av denne klausul. 15 Oppsigelse og heving av avtalen Ved mislighold og/ eller gjentatte kontraktsbrudd av avtalen kan denne sies opp med øyeblikkelig virkning. Avtalen har ellers en gjensidig oppsigelsesfrist på 3 måneder. 16 Force majeure Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. En forsinkelse vil kun bli godtatt som å skyldes force majeure dersom Leverandøren har gjort hva som kan gjøres for å begrense/avhjelpe virkningen av forsinkelsen. Leverandør skal umiddelbart ved forsinkelsens inntreden skriftlig underrette Oppdragsgiver om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å bøte på forsinkelsen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at forsinkelsen skyldes force majeure. Leverandøren skal dessuten fortløpende informere Oppdragsgiver om hva som skal gjøres for å begrense forsinkelsen. 17 Tvister Dersom det oppstår tvister i forbindelse med kontrakten skal disse forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke fram, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn for domstol eller voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser i avtalen. Saken skal føres i den kommune hvor Oppdragsgiver har sitt hovedkontor. Side 5 av 5