Innholdsfortegnelse KRAVSPESIFIKASJON VED ANSKAFFELSE AV. Rammeavtale - Tolketjenester. Vedlegg 2 1. INTRODUKSJON... 2

Transkript

1 Vedlegg 2 KRAVSPESIFIKASJON VED ANSKAFFELSE AV Rammeavtale - Tolketjenester Innholdsfortegnelse 1. INTRODUKSJON INSTRUKSJON FOR BESVARELSE AV KRAVSPESIFIKASJONEN KRAV TIL TOLKINGEN OG TOLKENE ADMINISTRATIVE KRAV KRAV TIL TILGJENGELIGHET... 8

2 1. INTRODUKSJON Sykehuset bruker tolker aktivt i behandlingen av pasienter med utenlandsk opprinnelse. Det er behov for tolker både når det gjelder polikliniske konsultasjoner og pasienter som er lagt inn på sykehuset for planlagt utredning/behandling og øyeblikkelig hjelp. Basisspråket det vil oversettes til/fra er norsk. Oppdragets varighet vil variere fra gang til gang, alt fra å tolke på en poliklinisk konsultasjon som varer i 30 minutter, til å tolke for en pasient på fødestua hvor oppdraget kan ta mange timer. Det ønskes tilbud på muntlig tolking på diverse språk, se vedlegg 3 Avtalte språk og priser. Med muntlig tolking menes tolking ansikt til ansikt, telefontolking og skjermtolking/ videokonferanse (VK). Oversettelser av tekst omfattes ikke av rammeavtalen. SIHF skal kunne benytte en eventuell rammeavtale(r) ved at man inngår egne avtaler (avrop) basert på rammeavtale. 2. INSTRUKSJON FOR BESVARELSE AV KRAVSPESIFIKASJONEN Kravene i denne spesifikasjonen er organisert i tabeller. Dette er gjort for å forenkle oppdragsgivers evaluering ved at alle tilbydere besvarer kravene på samme sted og på samme måte. Tilbyder skal for hvert enkelt krav svare på om den tilbudte løsningen tilfredsstiller kravet ved å svare henholdsvis ja eller nei i kolonnen merket Ja/Nei. Det skal kun svares ja når Tilbyder kan forplikte svaret i en eventuell kontrakt (dvs at alle andre kolonner enn kravet og kolonnen med JA slettes og vedlegges kontrakten) Under kravene står det Krav til svar: som forteller type svar som kreves. Tilbyder skal svare på hvert krav i den høyre kolonnen merket Tilbyders svar eller dersom det ikke er plass, henvise til andre steder i tilbudet der dette er besvart. Følgende standard krav til svar er benyttet: Standard krav til svar Faktisk ytelse: Kommentar Tilbyder skal i forbindelse med kravet oppgi den faktiske ytelsen til den løsning som tilbys. Teknisk løsning: Tilbyder skal gi en beskrivelse av den tekniske løsning som tilbys. Dersom svaret er omfattende, eller tilfredsstillende beskrevet i allerede eksisterende spesifikasjoner/system beskrivelser, er det tilstrekkelig at tilbyder gir en eksakt referanse til spesifikasjoner/beskrivelser, forutsatt at disse vedlegges tilbudet. Verifikasjons dokumentasjon: Tilbyder skal gi en referanse til tester (f. eks kvalifikasjonstester) eller annen relevant dokumentasjon som bekrefter at kravet er tilfredsstilt. Referanse må være så presis at det er enkelt å fastslå at systemkravet er tilfredsstilt. Dersom tilbyder ikke er i stand til å framskaffe verifikasjons dokumentasjon, skal tilbyder komme med forslag til hvordan man kan verifisere at kravet er tilfredsstilt. Der standard krav til svar ikke er tilstrekkelig, vil krav til svar bli beskrevet spesielt. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 2 av 2

3 3. KRAV TIL TOLKINGEN OG TOLKENE Krav Alle tolker skal være registrert i Nasjonalt Tolkeregister Krav til svar: Faktisk ytelse Tolkingen skal gjennomføres slik at kommunikasjonen mellom Kjøperens personale og Kjøpernes pasienter skal bli best mulig (Kjøper er den som gjør avrop på rammeavtalen) Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge et forslag til administrativ rutine som sikrer at tolkene som til enhver tid tilbys ved avrop har en best mulig kompetanse og erfaring, og eventuelt tilby garanti knyttet til kompetanse og erfaring på tolkene som vil bli tilbudt. Bruk kategoriseringen av kompetansenivå som vist nedenfor (nivåene nedenfor er hentet fra Nasjonalt Tolkeregister): Nivå 1: Tolker med statsautorisasjon og tolkeutdanning Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) og minst 30 studiepoeng/10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Nivå 2: Tolker med statsautorisasjon Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Nivå 3: Tolker med tolkeutdanning Tolker med minst 30 studiepoeng og/eller 10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Tilfredstilles Ja/ Nei Tilbyders svar Nivå 4: Oversettere med grunnleggende tolkeopplæring Statsautoriserte translatører og/eller fagoversettere som har grunnleggende tolkeopplæring minst tilsvarende kurset Tolkens Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 3 av 3

4 ansvarsområde utviklet av UDI. Nivå 5: Personer med bestått tospråklig test og grunnleggende tolkeopplæring Personer som har tilfredsstillende resultat på tospråklig test minst tilsvarende ToSPoT, samt grunnleggende tolkeopplæring minst tilsvarende Tolkens ansvarsområde utviklet av UDI. Tolkingen skal gjennomføres slik at yrkesetiske tolkeregler følges. Herunder skal tolken være et nøytralt talerør og ikke opptre som part i forholdet mellom Kjøper og Kjøpers pasienter. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge en beskrivelse av hvordan kravet vil bli innfridd. Krav til utseende/klær ved oppmøtet: Tolken skal fremstå og opptre nøytralt for å ikke ta fokus fra tolkeoppgaven. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge en beskrivelse av hvordan kravet vil bli innfridd Leverandør bør sørge for at alle tolker som utfører tolkeoppdrag i sykehus har gjennomgått enkel opplæring innenfor anatomi og enkel medisinsk terminologi innenfor alle fagfelt. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge informasjon om slik opplæring er gitt evt. forslag til hvordan en slik opplæring kan gjennomføres. Leverandør skal sørge for at taushetsplikten jfr. Lov om Helsepersonell 21 ogforvaltningsloven $13 overholdes, og at det ved telefontolking ikke er andre tilstede i rommet tolken benytter. Se vedlegg 9. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge en beskrivelse av hvordan kravet vil bli innfridd Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 4 av 4

5 4. ADMINISTRATIVE KRAV Krav Kjøper skal kunne gjøre avrop mot ett sentralt bestillingspunkt hos Leverandør. Det vil si ett telefonnummer, én e-postadresse og ett faksnummer. I tillegg eventuelt ett telefonnummer som kan ringes for å bestille tolkeoppdrag utenom normal arbeidstid. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge tilbudet et forslag til administrativ rutine. Hvert tolkeoppdrag skal ha et eget oppdragsskjema, dvs et skjema som er utformet slik at det gradvis utfylles ifm. avrop, ordrebekreftelse, oppmøte og kompletteres ifm. avslutning av tolkingen. Kommentar: For planlagte oppdrag fyller Kjøper ut de første feltene i skjemaet og sender til Leverandør. I akutte situasjoner fyller Leverandør ut de første feltene i skjemaet idet Kjøper ringer for å gjøre avrop. Oppdragsskjemaet bør inneholde følgende opplysninger/felt for opplysninger (ikke utfyllende): Kontaktperson hos Kjøper som bestiller tolketjenesten Telefonnummer/e-postadresse til Kjøpers kontaktperson Bestillingsdato/ordredato Kjøpers kostnadssted Språk det skal tolkes på Ønsket dato og tid (fra kl. til antatt kl.) for når tolkeoppdraget skal gjennomføres. Sluttidspunktet må kunne endres ifm tolkingen (ikke alltid planleggingsbart når oppdrag slutter) Felt for kort beskrivelse av den tolkeoppgaven som skal gjennomføres Spesifisere om man ønsker mannlig eller kvinnelig tolk, eller om dette ikke er vesentlig Tilfredstilles Ja/ Nei Tilbyders svar Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 5 av 5

6 Oppdragsnummer (leverandørgenerert nr) Felt for spesifikasjon av ønsket tolk (mulighet for samme tolk for samme pasient etc) Oppmøtested hos Kjøper Avtalt dato og tid (fra kl. til antatt kl.) for når tolkeoppdraget skal gjennomføres Tolkens navn og mobiltelefonnummer Faktisk oppmøtetidspunkt (fylles inn av Kjøper) Om det er tolking ved oppmøte eller telefontolk Tidspunktet for når tolkingen ble avsluttet Felt for Kjøpers representants underskrift Krav til svar: Tilbyder vedlegger forslag til oppdragsskjema eller tilsvarende, og hvordan det skal brukes. Tilbyder kompletterer med de felt han mener er nødvendig. Leverandør bør sende ordrebekreftelse iht. Rammeavtale Tolketjenester. Tolkens navn og mobiltelefonnummer spesifiseres i bekreftelsen, evt sendes oppdatert ordrebekreftelse når dette er klart. Krav til svar: Tilbyder vedlegger forslag til administrativ rutine. Tolkene skal ha med seg kopi av oppdragsskjemaet når de møter opp for å tolke hos Kjøper. Skjemaet kompletteres og undertegnes som tidligere nevnt av Kjøpers representant. Tolkene leverer dokumentasjon til Leverandør som grunnlag for fakturering. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge tilbudet et forslag til administrativ rutine og skjema. Alle tolker skal ha med seg ID-kort eller liknende som inneholder en følgende informasjon (mindre justeringer kan bli aktuelt) når de møter opp for å tolke hos Kjøper: Navn på tolken Bilde av tolken Hvilke språk tolken behersker med tilhørende Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 6 av 6

7 kompetansenivå (se nivå 1-5 under kvalitetskrav) Ovenstående informasjon må gjengis både på norsk og det språket/de språkene tolken tolker i, slik at pasienter hos Kjøper også kan lese denne informasjonen. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge forslag til administrativ rutine Leverandøren skal bekrefte avbestillinger skriftlig. Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge beskrivelse av rutiner Leverandøren skal periodisk levere oversikt over alle avrop. Oversikten bør inkludere oversikt over antall planlagte oppdrag og antall akutte oppdrag. Det bør også fremgå hvor stor andel av totalkostnaden som er oppmøtekostnader og hvor stor andel som en ren tolketid, og om det har vært telefontolking eller oppmøte. Krav til svar: Tilbyder skal beskrive rapporteringsmulighetene fra sine produksjonssystemer. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 7 av 7

8 5.KRAV TIL TILGJENGELIGHET Krav Tolketjenestene bør være tilgjengelig hele døgnet, året rundt. Tilfredstilles Ja/ Nei Tilbyders svar Krav til svar: Tilbyder skal vedlegge sine rutiner for å sikre dette kravet hvis han bekrefter at kravet tilfredsstilles. Leverandør bør kunne levere tolketjenester (telefontolking) maksimum 2 timer etter at Kjøper gjør avrop i akutte situasjoner. Krav til svar: Tilbyder skal evt. tilby kortere responstid, og beskrive hvordan kravet tilfredsstilles. For planlagte oppdrag bør Leverandør kunne levere tolketjenester (oppmøte) maksimum 1 arbeidsdag etter avrop. I tillegg er det ønskelig med fleksibilitet iht. endring av tidspunkt. Krav til svar: Tilbyder skal evt. tilby kortere responstid, og beskrive hvordan kravet tilfredsstilles. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Side 8 av 8