Del 2 Bilag 1 Kravspesifikasjon. Oversettelsestjenester Saksnr:

Transkript

1 Del 2 Bilag 1 Kravspesifikasjon Oversettelsestjenester Saksnr: Integrerings og mangfoldsdirektoratet Dato: Åpen anbudskonkurranse

2 INNHOLD 1 Kravspesifikasjon 3 1,1 Om Oppdraget 3 1,2 Definisjoner 3 1,3 Vurdering av krav 4 2 Krav 4 2,1Generelle Krav 4 2,2 Krav Til Kompetanse 6 2,3Krav Til Kvalitetssikring 7 2,4Krav Til Leveringsdyktighet 7 Side 2 av 7

3 1 KRAVSPESIFIKASJON 1.1 OM OPPDRAGET IMDi legger til grunn at tjenestekjøp i 2010 og 2011 representerer det normale behovet for kjøp av tjenester i løpet av et år. Anslaget er kr pr. år ekslusiv merverdiavgift. IMDi tar forbehold om anslaget da IMDis behov varierer. 1.2 DEFINISJONER Oppdrag inndeles i følgende språkkategorier: Kategori 1: Europeiske hovedspråk: Engelsk og Fransk Kategori 2: Andre språk: Amharisk, Arabisk, Burmesisk, Dahri, Farsi, Russisk, Somali, Sorani, Spansk, Tamil, Thai, Tigrinja, Tyrkisk, Urdu og Vietnamesisk Kvalitetssikring innebærer: Kvalitetssikrer/korrekturleser skal, i prioritert rekkefølge, kontrollere 1) at alt er med 2) at innholdet ikke er misforstått og derfor feil eller uheldig gjengitt, eller at en nyanse av innholdets mening ikke kommer frem 3) at ord og formuleringer ikke kan misoppfattes av mottaker av teksten 4) at språket er presist, korrekt og idiomatisk 5) at det er brukt riktig og konsekvent terminologi 6) at språket har rett stiltone og er i tråd med sjangerens konvensjoner 7) at generelle skriveregler er fulgt og at oppsett og formateringer fra originaldokumentet er bevart Side 3 av 7

4 1.3 VURDERING AV KRAV Alle andre krav enn krav til kompetanse og leveringsdyktighet vil bli vurdert som oppfylt/ikke oppfylt. Alle andre krav enn krav til kompetanse og leveringsdyktighet er å oppfatte som minimumskrav, og manglende oppfyllelse av disse kravene vil medføre avvisning av tilbudet. Når det gjelder kravet til kompetanse, vil det i vurderingen bli lagt vekt på erfaring fra eller god forståelse av fagfeltene økonomi og/eller juss. For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. 2 KRAV Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon. All dokumentasjon utover kommentarfelt skal gis i Del 2 Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av leveranser på rammeavtalen. Slike referanser skal henvises med punktnummer. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten. NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON 2.1 GENERELLE KRAV 1. Statsautoriserte translatører som skal utføre oppdrag for Oppdragsgiver skal oppfylle Oppdragsgivers krav til tilfredsstillende vandel. Tilbudte translatører skal godkjenne at deres vandel blir kontrollert, og videre skal de undertegne en taushetserklæring. Side 4 av 7

5 NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON 2. Tilbyder skal etter kontraktsinngåelse vedlikeholde en oppdatert liste med statsautoriserte translatører som Oppdragsgiver skal godkjenne. Tilbyder forplikter seg til kun å bruke translatører fra denne listen. Nye translatører skal forhåndsgodkjennes av Oppdragsgiver før de kan ta imot oppdrag. 3. Oppdrag skal utføres av translatører som er bosatt i Norge. Oppdrag skal ikke sendes ut av landet uten at det er innhentet godkjennelse fra Oppdragsgiver på forhånd. 4. I særskilte tilfeller kan det bli krevd at translatør skal utføre oppdraget i Oppdragsgiver sine lokaler, ev. andre spesifiserte lokaler. 5. Tilbyder skal benytte samme translatør(er) ved oversettelse av beslektede dokumenter (samme sakskompleks). 6. Når oversettelsen er ferdig, skal Tilbyder umiddelbart levere en autorisert oversettelse på papir (originaldokumentet) samt en scannet versjon av den samme til oppdragsgiver. Videre skal Tilbydere levere oversettelsen på et elektronisk redigerbart format, for eksempel i form av en Word-fil. 7. Tilbyder skal fakturere en gang i måneden. Fakturaen skal spesifisere hvert oppdrag med saksnummer, kontaktperson og størrelse på dokumentet. Det skal også fremgå hvem som har oversatt hvert dokument. Side 5 av 7

6 NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON 8. Alle dokumenter skal lagres i kataloger på bedriftens IT systemer sikret med tilgangskontroll Alle originaler, kopier og arbeidsdokumenter skal slettes fra bedriftens systemer etter at oppdraget er levert, med mindre det avtales noe annet med Oppdragsgiver Det kan bli stilt ytterligere krav til sikkerhet i avtaleperioden som Tilbyder skal oppfylle, for eksempel kryptering 2.2 KRAV TIL KOMPETANSE 9. Tilbyder skal tilby statsautoriserte translatører på engelsk, fransk og tysk. Tilbyder skal for tilbudte translatører vedlegge CV-er og dokumentasjon på kompetanse, erfaring, etc. CV-er med dokumentasjon skal være angitt med translatørens navn. Anonymiserte CV-er vil ikke bli vurdert som en del av tilbudet. 10 Tilbyder skal tilby statsautoriserte translatører på øvrige europeiske språk, jf. oversikten i punkt 1. Tilbyder skal for tilbudte translatører vedlegge CV-er og dokumentasjon på kompetanse, erfaring, etc. CV-er med dokumentasjon skal være angitt med translatørens navn. Anonymiserte CV-er vil ikke bli vurdert som en del av tilbudet. Side 6 av 7

7 NR KRAV KOMMENTARER/HENVISNING TIL DOKUMENTASJON 11 Tilbyder skal på forespørsel tilby statsautoriserte translatører på andre språk. 2.3 KRAV TIL KVALITETSSIKRING 12 Oversettelser skal kvalitetssikres av en person med tilsvarende kompetanse som translatører som definert i innledningen til dette dokumentet. Kvalitetssikrer skal godkjennes av Oppdragsgiver. Kravet til kvalitetssikring kan fravikes i hastesaker etter avtale med Oppdragsgiver. 2.4 KRAV TIL LEVERINGSDYKTIGHET 13 Tilbyder skal kunne kontaktes per telefon og e-post, og skal kunne motta oppdrag per e-post. 14 Leveringsfrist avtales for hvert oppdrag. Tilbyder skal finne translatør(er) som kan påta seg ethvert oppdrag innen en rimelig frist. Hasteoppdrag, for eksempel arrestordre og andre dokumenter som må komme utenlandske myndigheter i hende innen korte frister, skal prioriteres. Generelt haster de fleste oppdrag, og de har korte tidsfrister. Tilbyder bes beskrive hvordan sikre overholdelse av korte tidsfrister. Side 7 av 7