Møteinnkalling. Rollag kommune. Utvalg: Kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 18:00

Transkript

1 Rollag kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 18:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Tema: Rollaghallen, informasjon om framdriften i byggeprosjektet. Rollag kommune, Dag Lislien ordfører

2 Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 17/13 PS 18/13 RS 3/13 Sakstittel Meldinger og orienteringer Referat Årsrapport 2012 Kongsbergregionen Lukket/åpen PS 19/13 Regnskap og årsrapport 2012 PS 20/13 Årsrapport finansforvaltning 2012 PS 21/13 Regnskap og årsberetning 2012 for Idrettsskolen Numedal Folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF PS 22/13 Kontrollutvalgets årsrapport for PS 23/13 Plan for forvaltningsrevisjon PS 24/13 PS 25/13 PS 26/13 Utredning om kommunestruktur - prinsippsak Etablering av interkommunal legevakt i Numedal og Kongsberg Høring - Utviklingsplan for Vestre Viken helseforetak PS 27/13 Oppvekst og kultur Numedal - interkommunalt samarbeid i Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal PS 28/13 Sluttbehandling reguleringsplan - del av plan Årset/Votndalen PS 29/13 Fastsetting av planprogram - Middelaldersenter på Nord- Fekjan PS 30/13 Overgang fra matrikkeladresse til gateadresse (vegnavn) i Rollag PS 31/13 Søknad om tilleggsbevilgning til gatelys langs fylkesvei 107

3 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 033 Saksmappe : 2013/60 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Else Berit Grette Meldinger og orienteringer MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Kommunestyre /13 Ordfører vil orientere om følgende: Status ungdomsfengsel MOT-turneen Mat-festivalen Status Stedsutvikling Status Veggli Næringspark Motorferdsel Numedalsbanen

4 PS 18/13 Referat RS 3/13 Årsrapport 2012 Kongsbergregionen

5 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 210 Saksmappe : 2013/216 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Regnskap og årsrapport 2012 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /13 Kommunestyre /13 Vedtak i Formannskapet innstilling til kommunestyret: Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året Årsrapport for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på kroner disponeres slik: o Dekke ikke finansiert andel i investeringsregnskapet 2013 med kroner. o Bevilge kroner til innredning møterom og kontor o Avsetning til disposisjonsfond med kroner Utvalgsleders forslag til vedtak : Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året Årsrapport for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på kroner disponeres slik: o Dekke ikke finansiert andel i investeringsregnskapet 2013 med kroner. o Bevilge kroner til innredning møterom og kontor o Avsetning til disposisjonsfond med kroner Behandling i Formannskapet : Innstillingen ble enstemmig vedtatt.

6 Saken gjelder: Framleggelse av årsrapport og årsregnskap 2012 for Rollag kommunekasse. Saksopplysninger: Årsregnskapet for 2012 for Rollag kommune ble i henhold til Regnskapsforskriftene avlagt og sendt Statistisk Sentralbyrå (SSB) innen rapporteringsfristen 15. februar Rådmannens to dokumenter, Årsregnskap 2012 og Årsrapport 2012 ble overlevert Buskerud Kommunerevisjon IKS innen 31. mars (i henhold til kravet om overlevering innen utgangen av mars måned.) Med referanse til Regnskapsforskriften 10 Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning, skal formannskapet avgi innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Fristen for kommunestyrets godkjenning av årsregnskapet er 1.juli. Revisor skal for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til kommunestyret. Revisjonsberetning fra Buskerud Kommunerevisjon IKS ligger fremst i regnskapsdokumentet. Kontrollutvalget er i henhold til forskrift om Kontrollutvalg 7 Uttalelse om årsregnskapet tillagt følgende rolle: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget behandlet Rollag kommunes regnskap og rådmannens årsrapport 2012 i sitt møte 9. april Uttalelse fra Kontrollutvalget følger vedlagt. Driftsregnskapet Regnskapet blir gjort opp med positivt netto driftsresultat på 2,7 % av kommunens inntekter eller 4,1 millioner kroner. Fylkesmannen anbefaler at netto driftsresultat skal være minimum 3 % av sum inntekter for å ha handlingsrom dersom kommunen får uforutsette utgifter eller inntektssvikt i året. Driftsregnskapet samlet sett for enhetene (tjenesteproduksjon) har positivt avvik på 3,1 millioner kroner. Resultatet er litt misvisende fordi det er inntektsført erstatning for vern av Trillemarka-Rollagsfjell (kommuneskogen) med 2,98 millioner kroner i enheten Plan og utvikling. Holder vi dette beløpet utenom vil samlet drift for enhetene være positivt med kroner. Avvikene varierer noe mellom enhetene og er nærmere omtalt i årsrapporten. De største avvikene i forhold til budsjett på andre utgifter og inntekter som ikke gjelder tjenesteproduksjon er bl.a. premieavvik og amortisering av premieavvik på pensjon. Det er også noe lavere inntekter på kraftomsetning enn forutsatt i budsjettet. I tillegg er det økning i skatteinngangen i forhold til anslag i budsjett og dermed lavere rammetilskudd (redusert inntektsutjevning). Til sammen utgjør avviket på andre inntekter og utgifter i alt 1,3 millioner kroner (positivt avvik). Kommunens driftsregnskap er oppgjort med regnskapsmessig mindreforbruk på 4,4 millioner kroner. Investeringsregnskapet Totalt er det gjennomført investeringer for 10,1 millioner kroner. Investeringene er finansiert med lånemidler, momskompensasjon overføring fra driften og tidligere avsetninger.

7 Det er overført 1,38 millioner kroner i investeringsmidler fra 2012 til 2013 jfr. vedtak i kommunestyre sak 78/2012. Ved avslutning av årets regnskap viser det seg at prosjekter som ikke er gjennomførte og som videreføres i 2013 tilsvarer 1,74 millioner kroner. Avviket må dekkes inn i Investeringsregnskapet avsluttes med 0 kroner i mer- mindreforbruk og det er overført 0,3 millioner kroner mindre fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet enn budsjettert. Viser til egen detaljert prosjektoversikt på side 79 og 80 i rådmannens årsrapport. Balanseregnskapet Kommunens fondsreserve er 23,9 millioner kroner ved utgangen av Av dette er 16,4 millioner kroner allerede disponert gjennom tidligere vedtak eller øremerket spesielle formål. Resterende 7,4 millioner kroner knyttes til næringsfond med 1,3 millioner kroner og ubundne investeringsfond med 0,6 millioner kroner og disposisjonsfond med 5,5 millioner kroner. Langsiktig gjeld pr utgjør 56,1 millioner kroner. Dette er en økning på 3 millioner kroner fra året før. Det er foretatt låneopptak på 5 millioner kroner til investeringsformål og 1,1 millioner til videre utlån (Startlån). Det er nedbetalt 3,1 millioner kroner i avdrag i Arbeidskapitalen er redusert med 0,3 millioner kroner i Det vil si at kommunen har mottatt 0,3 millioner kroner mindre enn hva den har brukt av midler. I forhold til kommunens driftsvolum anses arbeidskapitalen og likviditetsreserven å være tilfredsstillende. Revisjonsberetningen inneholder ingen presiseringer eller forbehold. Disponering av regnskapsmessig overskudd I forbindelse med ombygging i kommunehuset er det behov for midler til innredning av nye møterom og kontor. Utgiften anslås til kroner. Rådmannen foreslår å disponere mindreforbruk i driftsregnskap 2012 på kroner på følgende måte: Dekke ikke finansiert andel av investeringsregnskapet 2013 med kroner. Bevilge kroner til å innrede nye møterom og kontor. Avsette kroner til disposisjonsfond. Konklusjon: Det framlagte regnskap godkjennes og fastsettes som årsregnskap for året Årsrapport for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på kroner disponeres slik: o Dekke ikke finansiert andel i investeringsregnskapet 2013 med kroner. o Bevilge kroner til innredning møterom og kontor o Avsetning til disposisjonsfond med kroner Vedlegg: 1. Regnskapsdokumentet for Årsrapport Kontrollutvalgets uttalelse

8 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 250 Saksmappe : 2013/124 Avd : Økonomikontor Saksbehandler : Anne Rudi Årsrapport finansforvaltning 2012 MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /13 Kommunestyre /13 Vedtak i Formannskapet innstilliing til kommunestyret: Rapporten om finansforvaltning 2012 tas til orientering. Utvalgsleders forslag til vedtak : Rapporten om finansforvaltning 2012 tas til orientering. Behandling i Formannskapet : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Fakta: I henhold til reglement for finansforvaltning, vedtatt av kommunestyret 16. desember 2010, sak 68/2010 skal det rapporteres tre ganger årlig, ved 1. og 2 tertial i tertialrapportene og en særskilt rapport ved årets slutt. Dette er årsrapporten for Årsrapport Plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål.

9 Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet til driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Når det gjelder ledig likviditet og midler beregnet til driftsformål, har Rollag kommune kun plasseringer i bankinnskudd. Bankinnskuddene er plassert i Sparebank1, Buskerud og Vestfold som er vår hovedbankforbindelse fra 27. august Pr stod det et mindre beløp igjen i Nes Prestegjeld Sparebank som var vår forrige hovedbankforbindelse. Kapital pr 31.12: Bank: Nes Prestegjeld Sparebank Sparebank1, Buskerud og Vestfold Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i 2012 da vi bare har bankinnskudd og ansvarlig lån. Bankinnskuddene til Rollag kommune har markedsrente. Innskuddene forrentes til 3 måneders nibor + margin på 1,07 %. I regnskapet for 2012 er det inntektsført renter av bankinnskudd med kroner. Bankrente var budsjettert med kroner. Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og krav i finansreglementet i Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål. Plassering av langsiktig finansielle aktiva har som formål å forvalte frigjort kapital fra salg av eiendommer og andre midler etter kommunestyrets vedtak, og sikre en langsiktig avkastning som skal bidra til å gi innbyggerne et godt tjenestetilbud. Det styres etter en investeringshorisont på mer enn 5 år, samtidig som en søker en rimelig avkastning. Rollag kommune har ingen plassering av langsiktig finansielle aktiva ved utgangen av Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler. Formålet med forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrig finansavtaler er å skaffe kommunen finansiering til gunstigst mulig betingelser, uten at man påføres vesentlig finansiell risiko. Rollag kommune har langsiktig gjeld pr på ,- kroner fordelt på følgende låneinstitusjoner: KLP Kommunalbanken Husbanken Det har ikke vært vesentlige markedsendringer i forhold til lånesiden i Rollag kommune har følgende fordeling mellom faste og flytende renter pr Flytende renter Faste renter Sum lån Husbanken

10 KLP Kommunalbanken Sum Andel i % 50,64 % 49,36 % I henhold til finansreglementet skal minimum 25 % av porteføljen være på fast rente. Dagens sammensetning har en høyere andel fast rente, men vil endre seg betraktelig i løpet av 2013 da flere av lånenes avtaler utløper. Flytende rente er pr ligger på 2,25 %. Rollag kommune har følgende satser for faste renter og utløpsdatoer for renter pr Faste renter Beløp Rente Utløp fastrente Kommunalbanken ,91 % Kommunalbanken ,09 % Kommunalbanken ,19 % Kommunalbanken ,97 % Rollag kommune har gjennomført låneopptak på 5 millioner kroner til investeringsformål i Låneopptak til investeringsformål er gjennomført i tråd med inngått rammeavtale gjennom BTV innkjøp. Rammeavtalen forutsetter minikonkurranse mellom tre låneinstitusjoner; KLP, DnB og Kommunalbanken. Kommunalbanken vant konkurransen ved låneopptak til fast rente på 5 millioner kroner. Det er foretatt låneopptak fra Husbanken på kroner til videre utlån (startlån) Det er innbetalt 3,1 millioner kroner i avdrag i Det er ikke avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet med unntak av at andel fastrente lån kan være lavere enn i dag. Dette blir korrigert i Følgende rentesatser tilbys pr. 27. februar 2013: Fastrente, basert på et lån med 20 års avdragstid Renteregulering: 1 ÅR 3 ÅR 5 ÅR 7 ÅR 10 ÅR Nominell rente: 2,24 % 2,66 % 3,17 % 3,55 % 3,91 % Effektiv rente: 2,25 % 2,68 % 3,19 % 3,58 % 3,94 % Rådmannens konklusjon: Rapporten om finansforvaltning 2012 tas til orientering.

11 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 210 Saksmappe : 2013/196 Avd : Økonomikontor Saksbehandler : Anne Rudi Regnskap og årsberetning 2012 for Idrettsskolen Numedal Folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Kommunestyre /13 Forslag til vedtak : Det framlagte særregnskap godkjennes og fastsettes som regnskap for året Årsberetning for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på kroner avsettes til disposisjonsfond. Saken gjelder: Framleggelse av årsberetning og årsregnskap 2012 for Idrettsskolen Numedal Folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF. Saksopplysninger: Årsregnskapet for 2012 for Idrettsskolen Numedal Folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF er jfr Regnskapsforskriften avlagt av styret innen fristen 15. februar Med referanse til regnskapsforskriften for kommunale foretak 16: Regnskapsfrister og behandling av særregnskap og årsberetning: Særregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Vedtaket må angi foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk. Revisjonsberetningen inneholder konklusjon med tre forbehold. Forbeholdene gjelder følgende forhold: Det er ikke mottatt aktuarberegning på foretakets ansatte som er tilsluttet Statens pensjonskasse. Dette medfører usikkerhet knyttet til netto pensjonskostnad i foretakets regnskap for 2012.

12 Det er stort avvik mellom budsjett og regnskap i investeringsregnskapet. Dette skyldes at bygging av ny idrettshall ikke er ferdigstilt i 2012, og det er ikke foretatt budsjettregulering for overføring av budsjettmidler til Avviket mellom budsjett og regnskap i investeringsregnskapet er ikke tilstrekkelig omtalt i årsberetningen. Kontrollutvalget behandler Idrettsskolen Numedal Folkehøgskole og Rollag ressurssenter KF s regnskap og årsberetning 2012 i sitt møte 9. april Uttalelse fra Kontrollutvalget følger vedlagt. Driftsregnskapet Regnskapet blir gjort opp med positivt netto driftsresultat på 10,7 % av foretakets inntekter eller 2,4 millioner kroner. Netto driftsresultat inneholder da inntekter fra momskompensasjonen i investeringsregnskapet på 1,7 millioner kroner. Korrigerer vi netto driftsresultat for momskompensasjonen fra investeringsregnskapet utgjør den 2,7 % eller 0,7 millioner kroner. Foretakets ansatte er tilsluttet Statens Pensjonskasse eller Kommunal Landspensjonskasse og er overført fra Rollag kommune til foretaket fra Foretaket har ikke mottatt egen aktuarberegning for ansatte som er tilsluttet Staten pensjonskasse i Beregningene må gjennomføres i Forholdet er grunnlag for forbehold i revisjonsberetningen. Foretakets driftsregnskap er oppgjort med regnskapsmessig mindreforbruk på kroner. Investeringsregnskapet Totalt er det gjennomført investeringer for 8,7 millioner kroner. Investeringene er finansiert med lånemidler, momskompensasjon av investeringene som er overført fra driften og tilskudd fra kommunen. Investeringene gjelder i sin helhet Rollaghallen. Resterende bevilgning til Rollaghallen på 10,1 millioner kroner finansieres av ubrukte lånemidler på 3,4 millioner kroner, momskompensasjon på 1,7 millioner kroner og tippemidler på 5 millioner kroner. Investeringen sluttføres i Disse størrelsene fremkommer som avvik mellom budsjett og regnskap i hovedoversikten for investeringer i 2012 og er grunnlaget for forbehold i revisjonsberetningen. Investeringsregnskapet i 2012 avsluttes i balanse. Balanseregnskapet Foretakets fondsreserve er 2,1 millioner kroner ved utgangen av Av dette er 0,6 millioner kroner allerede disponert gjennom tidligere vedtak eller øremerket spesielle formål. Langsiktig gjeld pr utgjør 5 millioner kroner. Det er foretatt låneopptak på 5 millioner kroner til investeringsformålet Rollaghallen. Låneopptaket ble gjennomført på slutten av året og det er ikke belastet avdrag i Arbeidskapitalen er økt med 0,9 millioner kroner i Det vil si at foretaket har mottatt 0,9 millioner kroner mer enn hva den har brukt av midler. Beløpet kan spesifiseres ved regnskapsmessig mindreforbruk på kroner og netto avsetning til bundne fond på kroner. Disponering av regnskapsmessig overskudd I tråd med styrets behandling av regnskapet, styresak 05/2013, foreslås det at regnskapsmessig mindreforbruk 2012 på kroner avsettes til disposisjonsfond.

13 Innstilling: Det framlagte særregnskap godkjennes og fastsettes som regnskap for året Årsberetning for året 2012 tas til orientering. Mindreforbruk i driftsregnskapet på kroner avsettes til disposisjonsfond. Vedlegg: 1. Regnskapsdokumentet for Årsberetning Protokoll fra foretakets styremøte 13. februar Kontrollutvalgets uttalelse

14 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 216 Saksmappe : 2013/238 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Anne Wiese Holm Kontrollutvalgets årsrapport for MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Kommunestyre /13 Kontrollutvalgets enstemmige innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport om virksomheten i 2012 til orientering. Sekretariatets forslag til vedtak: Utkast til årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2012 er drøftet. Saksutredning: I samsvar med etablert praksis legger kontrollutvalget frem en årlig melding om utførelsen av oppdraget som kontroll- og tilsynsorgan for kommunestyret. Sekretariatet har laget et utkast som legges frem til drøfting. Kontrollutvalgets behandling: Kontrollutvalget gjennomgikk rapportutkastet. Etter å ha foretat et par rettelser vedtok utvalget å oversende rapporten til kommunestyret uten ytterligere behandling i utvalget. Vedlegg: Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2012

15 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 210 Saksmappe : 2013/239 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Anne Wiese Holm Plan for forvaltningsrevisjon MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Kontrollutvalget /12 Kommunestyre /13 Kontrollutvalgets enstemmige innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Rollag kommune Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen dersom dette etter utvalgets mening er nødvendig. Saksutredning: Etter 10 i forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret som også kan delelegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden dersom dette er hensiktsmessig. Planen skal, i henhold til samme forskrift, baseres på en overordnet analyse av kommunens aktiviteter med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Endelig analyse forelå i oktober og er behandlet i sak 17/12. Analysen indikerer områder innen kommunens virksomhet som, ut fra vesentlighets- og risikovurderinger, peker seg ut for nærmere undersøkelser. De områdene som peker seg ut, når det tas hensyn til mulig effekt for brukere og for økonomi, er Økonomisk sosialhjelp Barnevern Helsetjenester Omsorgstjenester

16 Psykiatri/psykisk helsevern Rusomsorg Kommunens eiendeler Internkontroll/kvalitetssikring Saksbehandling Beredskapsplan/ROS-analyse Dessuten er det aktuelt å foreta oppfølgingsundersøkelser av tidligere forvaltningsrevisjoner. Sekretariatet har utarbeidet et utkast til plan for inneværende periode. Sekretariatet foreslår nå at kontrollutvalget finner de områdene der utvalget ønsker å gjennomføre forvaltningsrevisjoner. Områdene vil deretter bli innarbeidet i planen slik at den kan oversendes kommunestyret til endelig behandling. Kontrollutvalgets behandling: Med bakgrunn i den overordnede analysen drøftet kontrollutvalget hvilke områder som bør være i fokus denne perioden. Konklusjonen ble at områdene ROS-analyse/beredskapsplan, helsetjenester, kommunens eiendeler og saksbehandling er vesentligst og innarbeides i planen. Planen oversendes deretter kommunestyret til endelig behandling. Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon

17 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 026 Saksmappe : 2010/660 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Utredning om kommunestruktur - prinsippsak - ny behandling MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /12 Kommunestyre /13 Formannskapet /13 Vedtak i Formannskapet innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret i Rollag kommune vil gå inn i et arbeid med å utrede kommunestruktur og mulig kommunesammenslåing med kommunene Flesberg og Nore og Uvdal. 2. Rådmannen gis i oppdrag å fremme en prosjektbeskrivelse for en forstudie til kommunestyret 3. Det forutsettes samsvarende vedtak i de tre kommunene. Utvalgsleders forslag til vedtak: Saken legges fram til drøfting Behandling i Formannskapet : Ordfører foreslo følgende forslag til vedtak. Ordfører tar kontakt med ordfører i Flesberg med sikte på å arrangere et felles møte mellom formannskapene for å utarbeide felles strategi for det videre arbeid med saken. Videre behandling av saken avventes til fellesmøtet er avholdt. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

18 Vedtak i Formannskapet : Ordfører tar kontakt med ordfører i Flesberg med sikte på å arrangere et felles møte mellom formannskapene for å utarbeide felles strategi for det videre arbeid med saken. Videre behandling av saken avventes til fellesmøtet er avholdt. Det er gjennomført et møte mellom formannskapene i Flesberg og Rollag og ett møte mellom formannskapene i Nore og Uvdal, Flesberg og Rollag. Saken legges derfor fram til ny behandling. Bakgrunn: Kommunestyret i Rollag behandlet sak om kommunestruktur Utredning om kommunestruktur prinsippsak i kommunestyremøte Saken er vedlagt her. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Rollag kommune stiller seg i prinsippet positiv til en videre utredning om kommunesammenslåing. 2. Kommunestyret ber rådmannen utarbeide en plan for en forstudie som kan gjennomføres i Forstudien skal danne et beslutningsgrunnlag for å kunne ta stilling til om kommunen skal starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. 3. Forstudien bør inneholde elementer som: a. Kompetansetiltak og innhenting av erfaringer fra andre (konferanser, kommunebesøk m.v.) b. Skaffe oversikt over hvilke oppgaver og aktiviteter en utredning om kommunesammenslåing bør inneholde c. Klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå sammen; herunder mulige endringer av kommunegrenser d. Skaffe oversikt over kostnadene ved en gjennomføring av en utredning, samt mulige finansiering e. Anslå en tidsplan for en utredning. 4. Kommunestruktursaken legges inn i planarbeidet med samfunnsdelen av kommuneplanen Med unntak av pkt. 4 i vedtaket ovenfor, fattet kommunestyret i Flesberg likelydende vedtak i sitt møte I prosessen videre gjennomførte rådmennene møte med Kommunenes Sentralforbund (KS) Hensikten var å drøfte konkretiseringen av et strukturprosjekt både mht. bl.a. innhold, omfang og gjennomføring. KS sitter med god kunnskap og dokumentasjon fra lignende prosjekter, og deres erfaringer og kompetanse er derfor både nyttig og viktig i vårt arbeid med å utarbeide et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag for kommunestyrene. KS sine anbefalinger tilbake til kommunene var tydelige på spesielt to punkter:

19 1. For å lykkes med denne type prosjekter, er det er særdeles viktig at kommunestyrene ansvarliggjøres og har eierskap til prosjektet. Siden det da var relativt kort tid til kommunestyrevalget, anbefalte KS at en avventet videre framdrift til etter valget og at en deretter tar saken opp igjen til ny behandling for å få verifisert at vedtaket om utredning skal stå ved lag. 2. Slik vedtaket fra kommunestyrene er utformet, skal forstudien ta mål av seg å klargjøre hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå sammen, herunder mulige endringer av kommunegrenser, jfr. pkt 3 c. KS anbefaler ikke en slik framgangsmåte. De kommuner som er aktuelle i forhold til en kommunesammenslåing, bør alle være aktivt med i prosjektet og bidra i forhold til det arbeidet som skal gjøres. Å utrede kommunesammenslåing på vegne av andre kommuner, har liten eller kanskje motsatt effekt av hva en ønsker å oppnå. Det er derfor KS sin anbefaling at hvis Rollag og Flesberg ønsker andre kommuner med i utredningsprosjektet, så må dette avklares endelig med disse kommunene før en starter opp. Ordførerne og rådmennene i Rollag og Flesberg hadde i etterkant av KS-møte et oppsummeringsmøte for å drøfte anbefalingene fra KS. En ble der enig om å følge anbefalingene fra KS og at saken om utredning av kommunestruktur legges fram på nytt for nytt kommunestyrene i Likeledes bør en søke endelig avklaring på deltakende kommuner i utredningsarbeidet i forkant av oppstart. Vurdering: I tråd med anbefalingene fra KS legges saken om Utredning om kommunestruktur prinsippsak fram for kommunestyret til ny behandling. Dette for å sikre at vedtaket om utreding av kommunestruktur som ble fattet av forrige kommunestyret skal stå ved lag. Erfaringer fra andre tilsvarende prosjekter peker på at det er særdeles viktig at et slikt prosjekt har tilfredsstillende eierskap i det kommunestyret som vil være oppdragsgiver for prosessen. Rådmannen støtter denne framgangsmåten. Saken m/vedlegg fra 2010 (sak 63/10) følger derfor vedlagt til orientering. Rådmannen vil også støtte anbefalingen fra KS om at en før oppstart av et eventuelt utredningsprosjekt avklarer endelig hvilke kommuner som skal delta. Hensikten med forstudien er bl.a. å gi kommunestyrene et godt nok beslutningsgrunnlag for å ta stilling til om en skal gå videre å starte en konkret utredning om kommunesammenslåing. Det er grunn til å anta at kommunene som evt. er aktuelle og dermed danner grunnlaget for en kommunesammenslåingsprosess, aktivt bør være med i fra oppstarten. Dette vil styrke kvaliteten og dermed danne et bedre beslutningsgrunnlag i neste runde. Med bakgrunn i ovennevnte, vil rådmannen anbefale at kommunestyret tar stilling til følgende: 1. Om kommunestyret opprettholder intensjonene i vedtaket om utredning av kommunestruktur, jfr. sak 63/10 2. Om kommunestyret vil gjennomføre utredningen kun som et prosjekt mellom Rollag og Flesberg kommuner eller om og evt. hvilke kommuner som bør inviteres med i gjennomføringen av forstudiet. Det bør i så tilfelle rettes en formell henvendelse til aktuell kommune med forespørsel om deltakelse. Rådmannen vil anbefale at ovennevnte spørsmål avklares før en tar stilling til videre framdrift. Innhold og omfang i en prosjektplan vil måtte gjenspeiles i forhold til antall deltakende kommuner.

20 Rådmannen er kjent med at tilsvarende sak som denne også legges fram for kommunestyret i Flesberg for behandling. En videre framdrift i saken er selvsagt også avhengig av likelydende vedtak i de to kommunene. Konklusjon: Saken legges fram til drøfting

21 Rollag kommune Rollag : Arkiv : G21 Saksmappe : 2013/214 Avd : Helse Saksbehandler : Heidi Irene Ebner Etablering av interkommunal legevakt i Numedal og Kongsberg MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Folk /13 Kommunestyre /13 Vedtak i Folk innstilling til kommunestyret: 1. Rollag kommune ønsker å inngå et samarbeid med Kongsberg, Flesberg og Nore og Uvdal kommuner om en interkommunal legevaktstjeneste slik det er beskrevet i rapporten «Legevaktsamarbeid i Numedal og Kongsberg», datert Samarbeidet skjer gjennom et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28b med Kongsberg kommune som vertskommune. 2. Det utarbeides forslag til samarbeidsavtale som skal legges fram for kommunestyret før oppstart. Utvalgsleders forslag til vedtak : 1. Rollag kommune ønsker å inngå et samarbeid med Kongsberg, Flesberg og Nore og Uvdal kommuner om en interkommunal legevaktstjeneste slik det er beskrevet i rapporten «Legevaktsamarbeid i Numedal og Kongsberg», datert Samarbeidet skjer gjennom et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28b med Kongsberg kommune som vertskommune. 2. Det utarbeides forslag til samarbeidsavtale som skal legges fram for kommunestyret før oppstart. Behandling Folk : Forslaget ble enstemmig vedtatt.overgang fra matrikkeladresse Saken gjelder: Fremtidig organisering av legevakttjenesten i Rollag kommune