Bergen, 17.september Torsdag kl i Kommunestyresalen

Transkript

1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U.off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 17.september 2010 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Torsdag kl i Kommunestyresalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf / , kari.nygard@post.hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf / , hogne.haktorson@post.hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Anne Line Innvær (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 21/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 22/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet Vedlegg 23/10 Orienteringssaker Kontrollutvalsleiar flyttar til Stord og søker permisjon frå vervet Revisjonsrapportar til FKT si heimeside Drøfte evt. oppfølgingar SIB og rapport frå Fylkesmannen 24/10 Meldingar Vedlegg Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjett Meldingar om vedtak i kommunestyret Notat om revisors uavhengighet Møter i 2.halvår 2010 for kontrollutvalet 25/10 Godkjenning av evaluerte planar for forvaltningsrevisjon og Vedlegg selskapskontroll 26/10 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011 Vedlegg 27/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Fitjar kommune Vedlegg 28/10 Konkurranseutsetting av revisjonsteneste for ny avtaleperiode 29/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2

3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 11/10 20/10 MØTELEIAR Anne Line Innvær (Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) gjekk frå møtet etter sak 17/10. Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) gjekk frå møtet etter sak 18/10. FORFALL (ingen) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Henriette Howden i sak 11/10-15/10 og Øyvind Golten Pettersen i sak 18/10 Frå administrasjonen møtte: rådmann Atle Tornes i sak 11/10-17/10, økonomisjef Trond Salmo i sak 15/10, helse- og sosialsjef Anne Berit Hovstad Johansen i sak 13/10. Ordførar Harald Rydland møtte i sakene 11/10 15/10. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard og Hogne Haktorson. Sakliste: Saknr. Sak 11/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet /10 Orienteringssaker 14/10 Meldingar 15/10 Rekneskap 2009 for Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet 16/10 Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 17/10 Sak til kontrollutvalet frå Fitjar Høgre 18/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 19/10 Gjennomgang av møteprotokollar 20/10 Revisjonsoppdrag for ny periode Ymse 1

4 11/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 12/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Sekretariatet påpeika nokre redigeringsmessige endringar som må gjerast. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 13/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaken vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen v/helse- og Sosialsjef 2 Administrasjonen v/rådmann og ordførar 3 Deloitte / sekretariatet FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Vedr. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Vedr. sak 10/10 Gjennomgang av møteprotokollar frå førre møte: om rutiner for underskrifter, møteprotokollar, protokollutforming, o.l., samt saker under handsaming av budsjett for 2010 Om kva selskap der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for Ymse HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Vedr. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt v/helse- og overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Sosialsjef Anne Berit Hovstad Johansen orienterte om tilsynet som fylkesmannen har gjennomført. Oppfølgingsarbeidet vil gå på å bli betre på bruk av rutinar og opplæring. Frist til å gje tilbakemelding til fylkesmannen er Kontrollutvalet vil be om ein kopi av tilbakemeldinga. Helse og sosialsjef skal og senda fullstendig årsmelding for helseog sosialsektoren over til kontrollutvalet v/sekretariatet. Utvalet vil ha tilbakemelding om stoda innan barneverns-tenesta på eit seinare møte. 2 Administrasjonen Vedr. sak 10/10 Gjennomgang av møteprotokollar frå førre møte: v/rådmann og Det er stilt slike spørsmål til administrasjonen: ordførar Kontrollutvalet stiller spørsmål om korleis rutinar for endelege godkjenning av protokollar med underskrifter er. Vert rutinane for å henta inn underskrifter følgd godt nok opp? Ordførar orienterte om reglementet for dette, og korleis det vert praktisert. Etter drøfting vart konklusjonen at ein skal vurdera prosedyrene her på nytt, om det kan gjerast forbetringar. 2

5 3 Deloitte / sekretariatet Innkallingar og protokollar bør og leggast inn med automatisk sidetals-nummerering. Administrasjonen skal sjå på om dette let seg gjera. Kontrollutvalet peika og på at når det gjeld orienteringar som vert gjeve i enkelte møter, så vert ikkje innhaldet i orienteringane referert. Dette gjer at for dei som ikkje har delteke i møtet, er protokollen lite informativ for kva som har kome fram. Det er ønskje om at det kan gjerast ei kort oppsummering av innhald og evt. konklusjonar når det gjeld orienteringssaker. Det var semje om at orienteringar bør skrivast meir fyldig, slik at det det mest vesentlege innhaldet kjem fram i protokollar. Kontrollutvalet merka seg og at det tek lang tid før protokollar vert lagt ut. Det er t.d. ikkje, pr , lagt ut protokoll frå møter som vart halde 19.01, 09.02, og Dette skuldast stort arbeidspress i administrasjonen i det siste. Kontrollutvalet vil og at sekretariatet undersøkjer nærmare til neste møte, og vurderer å få administrasjonen til å orientera om: o Planar vedr. å leiga inn kompetanse for å sjå på/vurdera KOSTRA-tal på kjernetenester til heimebuande /heimetenester (del av sak om budsjett for 2010). Rådmann orienterte om dette. Det vart påpeika av sekretariatet / kontrollutvalet at liknande undersøkjingar i framtida kan utførast i regi av kontrollutvalet. o Om å nytta fond til finansiering av driftsbudsjett (del av sak om budsjett for 2010) Denne orienteringa vart teke under sak 15/10 Rekneskap Det er opplyst frå Deloitte at det er eit selskap, der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for. Dette gjeld Tinghuset AS. Kontrollutvalet vil vera merksam på spørsmålet om uavhengighet for revisor i denne samanheng vidare framover. Ymse VEDTAK Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 14/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Vedr. budsjett for kontrollutvalet for Fylkesmannen i Hordaland Fitjar kommune budsjett og økonomiplan Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Vedr. budsjett for kontrollutvalet for Orientering om at utgifter til møtegodtgjersle o.l. vil bli lagt inn i revidert budsjett for Sekretariatet legg fram fullstendig budsjettoversyn på første møte til hausten. 2 Fylkesmannen i Hordaland Fitjar kommune budsjett og økonomiplan Kontrollutvalet tok budsjettbrevet frå Fylkesmannen til orientering. 3

6 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret Ordførar orienterte om handsaminga av dei to sakene frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet tok vedtaka til orientering og vil sjå til at desse vert følgd vidare opp. Ymse VEDTAK Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 15/10 REKNESKAP 2009 FOR FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for HANDSAMING I MØTET Rekneskap og årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Rådmann orienterte om arbeidet med årsmeldinga, om trendar og utvikling av rammer for kommunen framover. Økonomisjef Trond Salmo gjekk gjennom avlagt rekneskap, særleg med fokus på bruk av fond. Revisor Henriette Howden orienterte om revisor sitt arbeid. Kontrollutvalet drøfta rekneskap og årsmelding og gav ros til administrasjonen for vel utført arbeid med årsavslutning for Utkast til uttale vart samrøystes vedteke. VEDATAK Kontrollutvalet vedtek uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for /10 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta utkastet til årsmelding og gjekk samrøystes inn for å senda den over til kommunestyret. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for /10 SAK TIL KONTROLLUTVALET FRÅ FITJAR HØGRE FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Saka og brev frå Fitjar Høgre vart gjennomgått og drøfta. På bakgrunn av at budsjettsak om innføring av eigedomsskatt har vore til lovlighetskontroll hjå Fylkesmannen, og at saka er teke opp av eit mindretal i kommunestyret, finn ikkje kontrollutvalet at det er rett å føreta nærmare undersøking om sakshandsaming vedr. budsjetthandsaming, slik det er bede om i brevet. Kontrollutvalet viser til notat om saksgang datert , og dette vert sendt over til Fitjar Høgre, saman med melding om vedtak i saka. Vedtak i saka var samrøystes. VEDTAK Kontrollutvalet viser til at vurdering av saksgang vedr. budsjettprosess når det gjeld innføring av eigedomskatt har vore sendt Fylkesmannen til lovlighetskontroll. Utvalet vil og peika på at det berre er kommunestyret med fleirtalsvedtak som kan pålegga kontrollutvalet å ta opp saker. Med dette som bakgrunn vil ikkje kontrollutvalet følgja opp innspelet frå Høgre si gruppe vedr. budsjetthandsaming hausten

7 18/10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte presenterte den førebuinga dei hadde gjort i høve evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Med dette som utgangspunkt vart det gjennomført ein prosess med kontrollutvalet der risikobiletet vart evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Deloitte vil redigere Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Redigert plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll vert å legga fram til godkjenning på neste møte. Deretter skal dei redigerte planane sendast til kommunestyret til orientering. Etter dette vart det fatta samrøystes vedtak i saka. VEDTAK 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet 3. Deretter vert planane send kommunestyret til orientering. 19/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Protokollar vart gjennomgått og kommentert. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 20/10 REVISJONSOPPDRAG FOR NY PERIODE FORSLAG TIL INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet drøfta saka og forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: e. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med f. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. g. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. h. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. 5

8 YMSE I møte vart det teke opp at sak om å vurdera opne møter i kontrollutvalet skal leggast fram. Sekretariatet syter for dette til neste møte. Anne Line Innvær Leiar Kari Nygard Sekretær 6

9 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.september 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 23/10 23/10 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kontrollutvalsleiar Søknad om permisjon grunna flytting til Stord 2 Sekretariatet Revisjonsrapport til Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 3 Sekretariatet Evt. vidare oppfølging / orientering om Sunnhordland Interkommunale Barnevernstreneste Drøfte evt. vidare oppfølging av Fylkesmannen sin rapport om Rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

10 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.september 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 24/10 24/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjett pr. september Deloitte Notat om revisor sin uavhengighet 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret 4 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalsmøter 2.halvår 2010 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde pr. september 2010 Notat om revisors uavhengighet Meldingar om vedtak frå kommunestyret Møteplan for 2.halvår 2010 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 Vedlegg til SAK 24/10 til møte i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Fitjar kommune, rekneskapsoppsett form. Tekst Budsjett 2010 Rekneskap pr Merknader Møtegodtgjersle Møtegodtgj. Kr 590 pr.medl.pr.møte, utv.leiar kr Tapt arbeidsforteneste Arbeidsgjevaravgift 14,1 % av Ref.krav frå arbeidsgjevar (tapt arb.fort.) 0,13 Servering på møta Kontrollutvalsmøter 0,25 Kurs/opplæring Fagleg konferanse / dagskurs for kontr.utvalet 0,07 Skyss / kostgodtgjersle Reise ifm. kurs/opplæring Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Diverse utgifter / abonnement Abonnem. til kontrollutvalsmedlemmer 0,25 Kjøp av sekretariatstenester Berekna sekretariatskostn. 4 møter, SSB-auke iflg. avtale 0,25 Kjøp av revisjonstenester Justert timeforbruk prosjektarbeid, SSB-auke iflg. avtale 0,25 Ekstra tiltaksmidlar Til evt.ad-hoc-oppgav., øvrig forv.rev., selsk.kontr. og utgreiingar Meirverdiavgift MVA-kompensasjon

12

13

14

15

16

17

18

19

20 UTDRAG FRA MøTEPROTOKOLL KOMMUNESTYREMøTE PS Arsrekneskap 20Og Framlegg t l vedtak: riijar foi iannskap rår FItjâr kommunestyre til å gjera slikt vedtãk: Fitjar kommunestyre godkjenner åtsrekneskapen for 2009' Behandl ng Formannskapet S.2010: Økoñomisjef Trönd Salmo or enterte om vjktige punkt i årsrekneskapet' Tilråd ne frå formannskapet: (Sãmrøystes) Fitjar kommunestyre godkjenner årsrekneskapen for Behãndl ng I KÕmmuriestyret - 16.O6'2010: Representanten Agnar Aarskog (AP) gav ros til administrasjonen som har klart å halda budsjettet. Vedtak: (Samrøystes) Som framlegg. Ps 26 I LO Ârsmeld ng 2oog Framlegg til vedtak: Fitjar foiriannskap rår ritjar kommunestyre til å gjera slikt vedtak: Fitjar kommuriestyre tek'årsmeldine for Fitjar kommuñe 2oog" tit vitr ng. Behandling i Formannskapjt - 19.o5.2o10:, Tilråd ngfrå:fqnlrannskapetå(samrøsyts) Fitjãr ko lmunestyrê tek'ârsmelding for Fitiar kommune 2009" til v tring. Behãñdlíûf Í Komr.nuneÊtyret - 16'O6.2Ó10: R pfêsentantên Agnàr Aarqkrg (ae1 h fram forstag om å ser de samandrag av årsmadtnga ut'úl InnbygEÞrane. Admlnistrasþnen tar dêttê til viking. R presentänten Torvald Ingebr gtsen (AF)r som feiar I eldrcrådet, påpeika at det kkle tåg føre årsmeld' ng frå eldrerådet. ' Vedtalt: (Sámiøistes) Som tramlegg.

21 ps Årsmelding kontrolluhralet 2009 Tilråd ng frå kontrolluwalet: (samrøystes) Kommunes!y'ret godkjenner årsmeldìng frå kontrollutvalet for 2009' Behandl ng i Kommunestyret ,201o: Vedtak: (sämrøvstes) Som framlegg. ps 28/10 RevisJonsoppdrag for ny període Innstilling t l k-ommunestyr^et: Kontrotlutvllet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. T dsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fòm.. 01,O Fullmakta omfattar gjennornføring av heile prosessen, herunderi a. Forleng ng av gjeldande avtale med Delo tte AS Fram t l og med b. utarbeiding og godkjenning av t lbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstem hjelþ. d. Vurdera mottekne t lbod og innstllla overfor kommunestyref pã vaj av rev sor. Behandling i Kommunestyret - 16'o6'2o1o; v dtq,!(": ( Sam røystes ) _ Som frç,ûìlegg' PS 32l10 Reglement for f nansforvaltn ng Ftiar kommune Framlegg til vedtaki Formannskapet tilrår Fítjar kommunestyre å gjera sl kt vedtak; Fi$ar komrnunestyre vedtek Reglement for finansforvaltn ng F tjar kommune dagsett Aehandling For ñannskapet - 09,O6.2O10: T lråding. t l klrmmunestyret: (Samrøystes) F tjêr kommunèstyr vedtek Reglem nt for flnañsforváttnirlg F tjar kommune dagsett 16.06,2010. Behândl ng Kommunestyret : vedts.kr (Samrøystes) Som framlegg.

22 PS 33/10 SelskapsoversiK og eigarstrategi 2009/10 Framlegg til vedtak: Formannskapet rår kommunestyret til å g era fytgjande vedtak,: S lskapsoversikt 2009/10 vert teke tít vitrlng. Behandling i Formannskapet r ordlørar Harald Rydland (KrF) kom med utfyltande opplysningar til selskapsoversikten i møtet; Admìn strasjonen ajourfører lista tjl komm u nestyret Tilrådfng t l kom m rneetyreû (Samrøystes) Setska.psoversikt 2009/10 velt teke t l vitring, Behandl ng í Ko ntnunestyr t - t6,o6.aot0: Vedtak: (Sãmrøysté6) Som framlegg.

23 r TTJAR Politiske møte Fitjar kommune 2. halvår 2O1O September Utval for plan og miljø FormannskaDet Utval for oppvekst og omsorg Kommu nestyre Kontrollutvalet Oktober Utval for plan og miljø Formannskapet. Budsjettmøte med gru ppeleiarar og utvalsleiarar Utval for oppvekst og omsorg November Kontrollutvalet Formannskapet Utval for plan og miljø Kommu nestyre Utval for oppvekst og omsorg Desember Formannskaoet Utval for plan og miljø Kommunestyret Eldrerådet og råd for funksjonshemma sine møteplanar vert fastsett seinare. Tysdag 7. Onsdag 8. Tysdag 14, Onsdag 22. Torsdag 23. Tysdag 5. Onsdag 20. Tysdag 26. Torsdag 4. Onsdag 10. Tysdag 16. Onsdag 17. Tysdag 23. Onsdag 1. Tysdag 7. Onsdag 15. Kl Kl i Sælevik Kt Kl Kl. 14:00 KI Kl, Kl Kl Kl Kl Kl Kl Kl Kt Møtestad er til vanleg på rådhuset i Fitjar. Evt. endring itid og stad for møta vert kunngjort.

24 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.september 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 25/10 25/10 GODKJENNING AV EVALUERTE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn: Då kommunestyret, etter tilråding frå kontrollutvalet gjorde vedtak om planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i møte , lyder pkt. 4 og 5 i vedtaket om plan for forvaltningsrevisjon slik: Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innanfor dei utvalde områda i planen. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. I plan for selskapskontroll lyder pkt.4 i vedtaket slik: Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. På møte i kontrollutvalet gjennomførte Deloitte ein prosess med kontrollutvalet, der risikobiletet var evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Det vart fatta slikt vedtak: 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet 3. Deretter vert planane send kommunestyret til orientering. Drøfting. Plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll er nå redigerte og justert ut frå signala som kontrollutvalet har gjeve. Redigerte planar følgjer som eige vedlegg til saka til dette møtet. Kontrollutvalet må setja seg inn i planane for å sjå til at dei er i tråd med ønska prioritering. Konklusjon. Det vert rådd til at kontrollutvalet godkjenner redigerte / justerte planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og sender dei til kommunestyret til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

25 FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet godkjenner justert plan for selskapskontroll slik den ligg føre. 3. Dei to justerte planane vert sendt til kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Revidert utgåve av plan for forvaltningsrevisjon Revidert utgåve av plan for selskapskontroll

26 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.september 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 26/10 26/10 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 formuleringa om at kontrollutvalet skal utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i inneverande budsjettår og gjeldande avtale med revisor. Nogjeldande avtale med Deloitte går ut Det heftar såleis noko uvisse om kva revisjonskostnadene vert for andre halvår. Budsjettmessig er det kalkulert med same sum i vår- og hausthalvåret. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ut frå planane innafor dette området, vil prosjekt-arbeid kreva ei ramme på om lag 250 timar for kommunar med størrelse som Fitjar. Det er også lagt inn kr ,- i ekstra tiltaksmidlar til evt. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte koma undervegs i året. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 4-5 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene i kontrollutvalet er her budsjettert som i inneverande år. Kostnader er medteke slik at medlemmar i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) og servering på utvalsmøta. Det er også kommuneval i 2011, og det skal veljast nytt kontrollutval hausten Det vil difor vera rett å setja budsjett ut frå minimum 4-5 møter. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

27 Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Kontrollutvalet legg med dette fram framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Det er kommunestyret som har ansvar for å ta stilling til kontrollutvalet sitt budsjett, og ein ber om at saksframlegget og framlegg til budsjett for 2011 følgjer saka fram til kommunestyret. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2011, slik det ligg føre. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Rådgjevar Vedlegg: Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for

28 Vedlegg til SAK 26/10 til møte i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Fitjar kommune, budsjettframlegg for 2011 form. Tekst Budsjett 2010 Budsjett 2011 Merknader Godtgjersle folkevalde (4-5 møter pr. år) Møtegodtgj. Kr 590 pr.medl.pr.møte, utv.leiar kr Tapt arbeidsforteneste ,12 Feriepengar av tapt arbeidsfort., 12% ,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % av ,13 Servering på møta Kontrollutvalsmøter 0,25 Kurs/opplæring Fagleg konferanse / dagskurs for kontr.utvalet 0,07 Reise- og opphaldsutgifter Reise ifm. kurs/opplæring Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 0,25 Diverse utgifter / abonnement Abonnem. til kontrollutvalsmedlemmer 0,25 Kjøp av sekretariatstenester Berekna sekretariatskostn. 4 møter, SSB-auke iflg. avtale 0,25 Kjøp av revisjonstenester Justert timeforbruk prosjektarbeid, SSB-auke iflg. avtale 0,25 Ekstra tiltaksmidlar Til evt.ad-hoc-oppgav., øvrig forv.rev., selsk.kontr. og utgreiingar Meirverdiavgift MVA-kompensasjon

29 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 23.september 2010 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 27/10 27/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE FITJAR KOMMUNE Bakgrunn for saka: I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jmf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Uavhengighetserklæring frå revisor vert lagt fram for kontrollutvalet ein gong for året, til vanleg på hausten. Ansvarleg revisor frå Deloitte AS i Fitjar kommune Else Holst Larsen har sendt over slik eigenvurdering datert Eigenvurderinga ligg ved saka. Drøfting: I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarleg revisor si eigenevurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifike lovheimlar om uavhengighet, jmf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringa. Sekretariatet har gjort arfaring frå andre kommunar at Deloitte som ansvarleg revisor måtte seia seg ugild i høve til utføring av selskapskontroll i aksjeselskap som kommunen har eigarandel i, fordi dei også er revisor for selskapet det skal utførast selskapskontroll i. Det kan såleis vera eit spørsmål om Deloitte i slike tilfelle er tilstrekkeleg uavhengige i høve kommunen dei er ansvarleg revisor for. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.