kl i kommunestyresalen i Øygarden rådhus, Rong

Transkript

1 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl i kommunestyresalen i Øygarden rådhus, Rong Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Karstein Pahr (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Roald Breistein Seniorrådgjevar Vedlegg: Kopi: Sakliste Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Øygarden kommune Deloitte AS Rådmannen i Øygarden kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 39/10 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 40/10 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Vedlegg 41/10 Rådmannen orienterer 42/10 Forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og Vedlegg budsjettering Forslag til prosjektplan 43/10 Meldingar Eige vedlegg 44/10 Orienteringssaker 45/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 2

3 Øygarrdeen kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: I møterom Rongesundet i Øygarden rådhus Saknr.: 32/10 38/10 MØTELEIAR Karstein Pahr (KrF) DESSE MØTTE Helga Vik Barnes (Ap) Marit M. Bakka Torsvik (Uavh) møtte i staden for Therese Hellesøy Strand (KrF) FORFALL Therese Hellesøy Strand (KrF) DESSUTAN MØTTE Ordførar Olav Martin Vik, deler av sak 35/10 Økonomisjef Siri Ravnanger, deler av sak 34/10 Personalsjef May Ruth Tolleshaug deler av sak 34/10 Deloitte AS v/ forvaltningsrevisor Tone Dahle Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/seniorrådgjevar Roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 32/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 33/10 Godkjenning av møteprotokoll frå møte /10 Rådmannen orienterer 35/10 Forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i Øygarden kommune Revisjonsrapport 36/10 Meldingar 37/10 Orienteringssaker 38/10 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

4 32/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 33/10 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes vedteken. 34/10 RÅDMANNEN ORIENTERER FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Personalsjef May Ruth Tolleshaug orienterte om status og planar når det gjeld etiske retningsliner i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Øygarden kommune held på med å lage eit utkast som skal leggjast fram til endeleg handsaming i løpet av 3-4 månader. Økonomisjef Siri Ravnanger presenterte siste tilgjengelege driftsrapport og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. 35/10 FORVALTNINGSREVISJON AV BARNEVERNSTENESTA I ØYGARDEN KOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ser med uro på at denne forvaltningsrevisjonsrapporten viser ei rekkje brot på barnevernslova i Øygarden kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Rettsreglane som gjeld for barnevernstenesta umiddelbart vert etterlevd ved at forslag til tiltak i punkt 6 i rapporten vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. 2

5 HANDSAMING I MØTET Forvaltningsrevisor Tone Dahle frå Deloitte presenterte resultatet av forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret ser med uro på at denne forvaltningsrevisjonsrapporten viser ei rekkje brot på barnevernslova i Øygarden kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Rettsreglane som gjeld for barnevernstenesta umiddelbart vert etterlevd ved at forslag til tiltak i punkt 6 i rapporten vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. 36/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 16 Kommunestyret Vedtak i sak 51/10 i møte Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning - Rapport 17 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Vedtak i sak 56/10 i styremøte Revisorrolla, kommune ift. Kommunalt eigarskap 18 AGENDA Kaupang Øygarden kommune Kostnadsgjennomgang Analyse av kommunens ressursbruk sammenliknet med andre kommuner Kapittel 1 Sammendrag og anbefalinger FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 16 Kommunestyret Vedtak i sak 51/10 i møte Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning Rapport Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presenterer handlingsplanen som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å retta opp situasjonen innan eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune Etter detta vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Melding nr. 16: Vedtak i sak 51/10 i møte Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning Rapport Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presenterer handlingsplanen som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å retta opp situasjonen innan eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune. Meldingane vert elles tekne til orientering. 3

6 37/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune 3 Sekretariatet Neste møte i kontrollutvalet FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 3 Sekretariatet Neste møte i kontrollutvalet Neste møte i kontrollutvalet vert fastsett til kl VEDTAK Orientering nr. 3: Neste møte i kontrollutvalet: Neste møte i kontrollutvalet vert fastsett til kl Resten av orienteringssakene vert tekne til orientering. 38/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Karstein Pahr kontrollutvalsleiar Roald Breistein sekretær 4

7 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 41/10 41/10 RÅDMANNEN ORIENTERER Selskapskontroll - Eigarskapsforvaltning Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 51/10 i møte : Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presenterer handlingsplanen som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å retta opp situasjonen innan eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune. På bakgrunn av dette er det gjort avtale med administrasjonen om at dei kjem i møtet for å orientere om denne saka. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

8 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 42/10 42/10 FORVALTNINGSREVISJON INNAN ØKONOMISTYRING OG BUDSJETTERING FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i sak 41/09 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Barnevern med levering våren 2010 og Økonomistyring og budsjettering med levering hausten Deloitte vert vidare, til det første møtet i 2010, beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk når det gjeld forvaltningsrevisjon innan Økonomistyring og budsjettering. I den vedtekne plan for forvaltningsrevisjon står det dette om prosjektet Økonomistyring og budsjettering : Prioritet Forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Økonomistyring og budsjettering Organisering System og rutinar Kompetanse og kapasitet Regeletterleving I saksframlegg til sak 05/10 til møte i kontrollutvalet stod det m.a. dette: Sekretariatet har merka seg at Deloitte har estimert eit forholdsvis høgt timeforbruk på denne forvaltningsrevisjonen sett i høve til kva som har vore vanleg i forvaltningsrevisjonar som er gjort på tilsvarande område i andre kommunar vi er sekretariat for. Vi tilrår at kontrollutvalet går i dialog med Deloitte med tanke på å få ned timetalet. Dette vil truleg medføre at omfanget av forvaltningsrevisjonen også må endrast noko. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

9 Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 05/10 i møte : HANDSAMING I MØTET På bakgrunn av kontrollutvalet sin budsjettmessige situasjonen ønskjer utvalet at forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering vert utsett til siste del av hausten Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet ønskjer at forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering vert utsett til siste del av hausten Drøfting: Med utgangspunkt i dette vedtaket har Deloitte levert eit nytt forslag til prosjektplan for Økonomistyring og budsjettering dagsett , der omfanget på revisjonen og dermed også timetalet, er foreslått redusert. Den nye prosjektplanen saman med forslag til prosjektplan dagsett ligg begge ved. Deloitte føreslår i begge prosjektplanane dette føremålet med denne revisjonen: Føremålet med oppdraget er å gjennomføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt som vurderer om Øygarden kommune si økonomistyring er føremålstenleg. Revisjonen vil gjennomgå Øygarden kommune si økonomistyring knytt til den ordinære drifta. I prosjektplan dagsett legg Deloitte opp til å svare på følgjande: 1. I kva grad har Øygarden kommune tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utøve god økonomistyring? 2. I kva grad bidrar budsjettprosessen i Øygarden kommune til eit realistisk budsjett og grunnlag for god økonomistyring? 3. I kva grad blir årsbudsjettet sett i samanheng med Øygarden kommune sin økonomiplan? 4. I kva grad er budsjettoppfølging føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring og i samsvar med gjeldande regelverk? 5. I kva grad er etablerte rutinar for rapportering føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring? 6. I kva grad blir det rapportert i samsvar med etablerte rutinar? 7. I kva grad er innhaldet i rapporteringa føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring? I prosjektplan dagsett legg Deloitte opp til å svare på følgjande: 1. I kva grad har Øygarden kommune tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utøve god økonomistyring? 2. I kva grad bidrar budsjettprosessen i Øygarden kommune til eit realistisk budsjett og grunnlag for god økonomistyring? 3. I kva grad blir årsbudsjettet sett i samanheng med Øygarden kommune sin økonomiplan? 4. I kva grad er etablerte rutinar for budsjettoppfølging og rapportering som sikrar god økonomistyring? I begge prosjektplanane går det fram at Deloitte m.a. vil nytta dokumentanalyse, intervju og verifiseringsprosessar som metode for å samle inn data. I prosjektplanen dagsett er det lagt opp noko færre intervju, men i staden vil det verta gjennomført e-postførespurnader i samband med innhenting av informasjon. Sekretariatet meiner at begge dei mottekne prosjektplanane er godt gjennomarbeidd og i tråd med dei føringar kontrollutvalet har gjeve. Føremål og problemstillingar synest også å vera fornuftig og i tråd 2

10 med føringar gjeve frå kontrollutvalet sjølv om omfanget ikkje er like stort i begge prosjektplanane. Kontrollutvalet bør i møtet ta stilling til om dei ønskjer å gjennomføre forvaltningsrevisjonen basert på den eine eller den andre prosjektplanen. Konklusjon: Med utgangspunkt i det omfang som ligg i begge dei føreslåtte prosjektplanane har sekretariatet ikkje merknad til at det vert disponert ein ressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, enten utvalet vel den eine eller den andre prosjektplanen. Det er noko uklart om det inkludert i timetalet ligg presentasjon av revisjonsrapporten for kommunestyret. Dette bør kontrollutvalet sikre at det gjer. Begge prosjektplanane legg opp til at revisjonen skal starte opp i byrjinga av januar 2011 medan ferdigstilling er tenkt innan hhv eller FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Økonomistyring og budsjettering, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan dagsett.. og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den valde prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar saman med sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 4. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan.., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Prosjektplan frå Deloitte dagsett Prosjektplan frå Deloitte dagsett

11 4

12 5

13 6

14 7

15 8

16 9

17 10

18 11

19 12

20 13

21 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 43/10 43/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 19 Kommunestyret Vedtak i KST sak 54/10 Forvaltningsrevisjon av 1 barnevernstenesta 20 Kommunestyret Vedtak i KST sak 55/10 Budsjett 2011 for 7 kontroll og tilsynsarbeidet i Øygarden kommune 21 Kommunestyret Vedtak i KST sak 56/10 Eigarskapsmelding for 9 Øygarden kommune Kommunestyret Vedtak i KST sak 58/10 Finansreglement for 21 Øygarden kommune 23 Kommunestyret Sak til KST sak 69/10 Organisering av 45 kommunalt føretak innanfor VAR-området 24 FKT Medlemsbrev nr. 2 / 2010 frå Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 68 FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Meldingane ligg ved som eige vedlegg Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

22 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 44/10 44/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen 2 Sekretariatet Revisjonsrapportar til, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) si heimeside 3 Sekretariatet KS har opna ein nettstad med adressa På denne heimesida kan ein m.a. finne informasjon om varsling, etikk, korrupsjon osv. 4 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen ligg ved til dei faste medlemmene 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune 6 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i 2011 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

23 Øygarden kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 45/10 45/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR I denne saka vert møteprotokollar frå politiske organ lagt fram for kontrollutvalet. Møteprotokollane er send ut frå administrasjonen eller dei kan lastas ned frå Øygarden kommune si heimeside. Protokollane gjer primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet vart i møte samde om å dela jobben med å lesa gjennom protokollane før møta i utvalet slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Faste utval for plansaker Komité for teknikk Komité for levekår Kontrollutvalsmedlem: Therese Hellesøy Strand Karstein Pahr Karstein Pahr Helga Vik Barsnes Helga Vik Barsnes Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret og Formannskapet , og Faste utval for plansaker og Komité for teknikk Komité for levekår FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.