Forstudien Status og ambisjoner for Smart Østfold

Transkript

1 Forstudien Status og ambisjoner for Smart Østfold RAPPORT SAMMENDRAG Kartleggingen omfatter 16 kommuner i Østfold og Østfold fylkeskommune. Det er registrert totalt 85 aktiviteter innen digitaliserings- og smartbyarbeid. Forstudien har gjennom dette identifisert et stort antall relevante aktiviteter for et mer strukturert og planlagt samarbeid. Rapporten viser et potensiale for samarbeid både mellom kommuner og med næringslivet og andre relevante aktører. Videre er det avdekket et godt grunnlag og en god vilje til videre regionalt samarbeid. Det foreslås at dette følges opp med et nytt prosjekt i «Smart Østfold fase 2». Formålet med dette er ny organisering og tettere samordning av digitaliserings- og smartbyarbeid i Østfoldkommunene. Samarbeidsmodellen til Hordaland og Rogaland kan være aktuelle utgangspunkt for en slik regionalt organisering. I «Smart Østfold fase 2» bør det også vurderes om det skal søkes samarbeide med kommuner/fylker i den nye Viken-regionen. Rapporten omfatter vedlegg med nærmere beskrivelse av resultat for kartlegging av status, digitaliseringsarbeid og smartprosjekter, innspill av prosjektidéer, og en oversikt av relevante nettverk, samarbeidspartnere og finansieringskilder. Styringsgruppens anbefaling 1) Styringsgruppen anbefaler at det opprettes en fase 2 i Smart Østfold der en samhandlingsmodell operasjonaliseres. Det må utarbeides konkrete planer for organisering, felles satsningsområder, finansiering og fremdrift.

2 2) Sarpsborg kommune utarbeider en skisse for et hovedprosjekt - prosjektplan for neste fase 2. Skissen oversendes rådmannsutvalget i Østfold. 3) Deltakerne i prosjektgruppen tar initiativ for samordning og erfaringsutveksling av aktuelle prosjekter der kommunene har felles interesser. 4) Sarpsborg kommune legger til rette for et dagsmøte for erfaringsutveksling på temaet velferdsteknologi. 1. BAKGRUNN OG ORGANISERING Rådmennene i Østfold besluttet i møtet den 3.mai 2018 å gjennomføre en forstudie for å kartlegge status for digitaliserings- og smartbyarbeid i kommunene og fylkeskommunen i Østfold. Forstudien er gjennomført i tidsrommet juni desember Det ble lagt opp til en prosess som sikret god forankring videre i kommunene ut fra kommunenes behov. Som et første steg var det viktig å gjennomføre en kartlegging av hva kommunene allerede gjør i forbindelse med digitaliserings- og smartbyarbeid, hva kommunene har behov for videre og hvilke ambisjoner de har. Det ble besluttet at kartleggingen ble gjort i regi av en egen prosjektgruppe med deltakelse fra utvalgte kommuner. Et neste steg er å foreslå tiltak og en videre samordning av en eller flere prosesser mellom kommunene. Alle kommunene i Østfold har fått invitasjon til å delta i kartleggingen. Kartleggingen omfatter 16 kommuner i Østfold og Østfold fylkeskommune. Forstudien overleveres rådmannsutvalget i Østfold for oppfølging av rapportens anbefalinger. Arbeidet er finansiert av egeninnsats fra kommunene og med skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Østfold. Sarpsborg kommune har vært vertskommune for prosjektet Organisering av arbeidet Prosjektgruppe Marie Moksness, Sarpsborg kommune, prosjektleder Smart Østfold

3 Martin Vik, Halden kommune, Leder kommunikasjon og digitalisering Ole Gabrielsen, Sarpsborg kommune, Kommunesjef Digitalisering Astrid Stranda Hoff, Indre Østfold v/eidsberg kommune, Digitaliseringsrådgiver Vidar Østenby, Smartkom v/marker kommune, Kommunalsjef næringsliv Gard Jenssen, Fredrikstad kommune, Programleder Smart Fredrikstad Odd Ruud, nye Moss kommune, Stabssjef Innovasjon Anders Sørby, Østfold fylkeskommune, IT-sjef Styringsgruppe Unni Skaar, Sarpsborg kommune, styringsgruppeleder, rådmann Bjørn Sjøvold, Indre Østfold, assisterende rådmann Anne Skau, Østfold fylkeskommune, fylkesrådmann Tove Skadsheim, Marker kommune og Smartkom-nettverket i Østfold, rådmann Ole Petter Finess/Nina Grønvold Tangnæs, Fredrikstad kommune, rådmann Hans Reidar Ness, nye Moss kommune, prosjektrådmann Roar Vevelstad, Halden kommune, rådmann 1.2 Hovedtrekk fra kartleggingen Forstudien har dokumentert status, omfang og innhold i digitaliserings- og smartbyarbeid i kommunene og fylkeskommunen i Østfold. Resultatene viser at det er et stort engasjement og mange relevante aktiviteter. En detaljert liste over innrapporterte aktiviteter er beskrevet i eget vedlegg. Totalt er det registrert inn 85 aktiviteter.

4 Prosjekteier Fredrikstad 21 Halden 6 Indre Østfold 7 Østfold fylkeskommune 6 Sarpsborg 17 Smartkom nettverk 19 Nye Moss 8 Rømskog 1 Totalt innrapporterte prosjekt 85

5

6

7

8 Innmeldte aktiviteter består av digitaliserings- og smartbyarbeid. Det er i kartleggingen ikke gjort noe skille mellom type prosjekter. Resultatene viser at aktiviteter som omfatter utvikling av tjenester eller prosesser/organisering er betydelig vektlagt. Det er variasjon av aktiviteter innen alle tjenesteområder, men en hovedvekt innen teknisk, helse og velferd og plan, kultur og samfunn. Samarbeidspartnere er både offentlige og private aktører, med en hovedvekt på offentlige virksomheter. En kartlegging av forventede gevinster viser en hovedvekt av aktiviteter som vil gi økt kvalitet og bedre omdømme. Oppsummert er det et stort volum aktiviteter, med varierende innretning og ulik grad av konkretisering av innhold. Flere av prosjektene har likelydende tema, men er i ulike faser. Forstudien har tatt utgangspunkt i Difis definisjon av prosjektfaser. Hovedandelen av de registrerte aktivitetene befinner seg enten i en planleggingseller gjennomføringsfase. 38,8 % av aktivitetene er i en gjennomføringsfase og 12,9 % i en realiseringsfase der resultatene implementeres, mens 47,1 % av aktivitetene er i innledende faser. Dette viser at det er et stort potensiale i å samordne arbeidet innenfor ulike prosjektområder. 1.3 Status og behov i de kartlagte kommunene Hver enkelt kommune, kommunegruppe og fylkeskommune har gitt innspill til sine behov gjennom deltakelse i prosjektgruppen. Rakkestad og Rømskog kommuner har også fått invitasjon til å delta i kartleggingen Indre Østfold kommune Indre Østfold kommune er i prosess med å sette ny organisasjon. Kommunen melder om behov for en arena for erfaringsutveksling, koordinering og prioritering av prosjekter/aktiviteter. felles ressurser til informasjonsinnhenting og støtte til søknad om finansiering for å gjennomføre tiltak man blir enige om. behov for samhandling, regionalt og nasjonalt. et ønske om å se til andre samarbeid i Rogaland og Hordaland for en felles organisering av digitalisering og innovasjonsarbeid.

9 behov for effektiv realisering og utrulling av innovative tiltak som er utprøvd hos andre kommuner. deling og utnytte kompetanse på tvers Smartkom nettverket Smartkom-nettverket består av Råde, Skiptvet, Marker, Våler, Hvaler og Aremark. Kommunene i nettverket er i behov av kapasitet og kompetanse for det videre arbeidet. Det foregår mange, og til dels parallelle prosesser i kommunene, slik at det vil være hensiktsmessig med samordning av enkelte tiltak, både i og utenfor Smartkom. Hvaler og Marker har samarbeidsavtale med Smart Innovation Norway i likhet med flere av bykommunene, og noe av behovet ivaretas for disse kommunene gjennom dette. Andre kommuner i Smartkom løser kompetansebehovet med bistand fra andre private kompetansemiljøer eller kommuner. Kommunene ønsker i fellesskap å delta i aktiviteter eller prosjekter det er vanskelig for de mindre kommunene å dra alene Nye Moss kommune Kartlegging av behov inn i innovasjons- og digitaliseringsarbeidet er i mindre grad påbegynt i nye Moss. Det pågår aktiviteter i Moss og Rygge kommune samt Moss Havn der prosjektet nye Moss kommune arbeider med å få en oversikt gjennom aktiv porteføljestyring. På generell basis er det behov for ny kunnskap, ny kompetanse, nye roller og nye måter å styre på. Nye Moss kommune har et politisk og administrativt vedtak på at den nye kommunen skal dekke behov og ikke levere tjenester. Dette gir et sterkt styringssignal om en vesentlig endring i måten den nye kommunen vil arbeide på. Et stort prosjekt for nye Moss kommune er konsolidering av applikasjonsporteføljen. Konsolideringsarbeidet vil også danne grunnlaget for å få orden i eget hus (Master Data Management) som vil gjøre det enklere å gjennomføre innovasjons- og digitaliseringsprosjekter.

10 1.2.4 Fredrikstad kommune Fredrikstad organiserer sitt smartbyarbeid i form av Smart Fredrikstad-programmet. Programmet er forankret i et strateginotat vedtatt i bystyret. Det er bevilget 20 mill. kroner til smartprosjekter. Fredrikstad har ikke foreløpig en digitaliseringsstrategi. Kommunen deltar aktivt i smartbynettverk nasjonalt og internasjonalt, og delfinansierer et PhD prosjekt der formålet er å sette opp et lokalt smartbynettverk. Fredrikstad har ambisjon om å bli best på IoT i Norge. Det er ikke gjennomført en egen behovsanalyse, men overordnet sett ser Fredrikstad på to former for behov: Behov for kompetanse og behov for ressurser. Mht. kompetanse er det et behov for at kommunen trenger oppgradering av kompetanse på digitalisering og prosjektledelse hos de løsningsansvarlige i etatene. Det mangler også spisskompetanse på gevinstrealisering. Når det gjelder ressurser er bildet litt annet. Kommunen har kompetanse på informasjonsforvaltning og åpne data, robotisering, programvareutvikling og stordatahåndtering og -analyse, men her mangler det kapasitet når det gjelder antall person med denne typen kompetanse. Fredrikstad kommune er ikke satt opp til å søke prosjektmidler i store nasjonale og internasjonale utlysninger. Her mangler det både kompetanse og kapasitet Halden kommune Halden kommune har hatt sin styrke ved å gå raskt fra konseptfase til realiseringsfase. Utfordringen ligger derfor i å skaffe til veie tilstrekkelig prosjektlederkompetanse. Videre har kommunen behov for å bedre kartleggingsarbeidet, og hvilke digitaliseringsønsker som finnes i organisasjonen. Samhandling med andre kommuner er viktig for å sikre tilstrekkelig kraft og finansiering, og ønsker derfor prosjekter både med andre Østfold-kommuner, men også andre.

11 På sikt vil det være viktig å vurdere kompetanse innenfor IT-feltet for å sikre datahåndtering og bygging av infrastruktur Sarpsborg kommune Sarpsborg kommune har behov for en arena for koordinering, erfaringsutveksling og prioritering av prosjekter/aktiviteter. Det er et behov for samhandling, regionalt og nasjonalt. Det er et behov for en felles organisering av digitaliseringsarbeidet på lik linje med Rogaland og Hordaland. I dette arbeidet mener Sarpsborg kommune at det er viktig å ta med kommuner og fylker utenfor Østfold. Det er behov for effektiv realisering, skalering og utvikling av prosjektidéer Østfold fylkeskommune Fylkeskommunens igangsatte prosjekter har finansiering og ressurser på plass. For etablering av nye smarte skoler i Fredrikstad og Sarpsborg, vil det være hensiktsmessig med samarbeid med kommunene for å se på ytterligere smarte-løsninger i og rundt skolene. Dette vil gi større synergieffekter med et nytt skolebygg. I samordningen av arbeidet i Østfold er det behov for en arena for erfaringsutveksling, kompetansespredning og gjerne et forpliktende samarbeid om etablering av felles tjenester og løsninger. Det vil være naturlig å jobbe videre med hvilken rolle nye Viken fylkeskommune kan spille for samarbeidet i Smarte Østfold. 2. REGIONALT SAMARBEID 2.1 Skisse til organisering Flere regionale samarbeid er etablert med mål om å kunne nyttiggjøre seg av de stordriftsfordelene felleskomponenter- og løsninger gir innen digitalisering. Forstudien har blant annet sett til samarbeidsmodellen som kommunene i Hordaland og Rogaland har etablert. Det

12 er satt i gang flere utredninger og initiativ av betydning for hvordan man bør organisere arbeidet med å koordinere og samordne tiltak på digitaliseringsområdet. KS har også jobbet med å kartlegge regionale initiativer til samarbeid om digitalisering. Det er særskilt interessant å vurdere invitasjonen i regi av KS om samarbeid i nye Viken. Rapporten gir et bilde av den enkelte kommunes behov med tanke på å skape stordriftsfordeler og samhandling på tvers. Tilsvarende er det enighet om felles prioriteringer og videre arbeid i Smart Østfold. Forstudien ser en betydelig gevinst av å komme i tettere samhandling med eksempelvis næringsliv, akademia, virkemiddelapparat og innbyggere, men anbefaler å fokusere på å samle kommunene i regionen i første omgang. Alle deltakerkommunene har dedikerte ressurser, men forankring, kapasitet, mandat og myndighet varierer. Det oppleves som noe uklart hvor strukturert og formalisert digitaliseringsarbeidet er i de ulike kommunene, noe som utfordrer samarbeid og erfaringsdeling. Samtidig viser dette viktigheten av å sikre et godt forankret, strukturert og formalisert samarbeid med digitalisering og smartbyarbeid i vår region. Digitalisering av kommunene krever langsiktighet og kontinuitet i arbeidet. Forstudien foreslår at det opprettes en fase 2 i Smart Østfold der anbefalingen er å jobbe videre med organisering for en samhandlingsmodell (se avsnitt 2.2. og figur under), felles satsningsområder og en samhandlingsarena. Finansiering og fremdrift blir også sentrale tema for fase Aktuelle temaer for samhandling Med bakgrunn i innspill fra de kartlagte kommunene foreslår forstudien følgende skisse til organisasjonsmodell:

13 Figuren over viser en skisse til organisering der kommunene har en felles styringsgruppe på rådmannsnivå og ett felles koordinerende sekretariat. De horisontale feltene er eksempler på tema for samarbeide. Den enkelte kommunen kan delta på alle samarbeidsområdene eller på bare utvalgte tema. Skissen bør konkretiseres og vurderes i fase 2 Smart Østfold. Koordinerende sekretariat og ressursgruppe Det er et uttrykt behov for en tettere organisering og samordning knyttet til digitaliserings- og smartbyarbeid. Det er behov for effektiv realisering, skalering og utvikling av prosjektidéer. Det er behov for samhandling, regionalt og nasjonalt. I dette arbeidet er det viktig å ta med kommuner også utenfor Østfold. Det foreslås konkret å etablere et sekretariat med en koordinerende funksjon. Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styringsgruppen. Funksjonen skal utrede områder der kommunene ser nytte av felles tilnærming og prøve ut felles løsninger innenfor samme rammeverk. Sekretariatet skal følge opp og

14 koordinere definerte tiltak/prosjekt. Sekretariatets rolle vil også være å ha oversikt på virkemiddelapparatet, nasjonale fora og nettverk, og prosjekter/initiativ, i tillegg til å aktivt arbeide for regional presentasjon på relevante arenaer. Det kan også opprettes ressursgruppe med operative koordinatorer og prosjektledere fra de deltakende kommuner. Organisering og omfang av sekretariat og ressursgruppe avklares i prosjektets fase 2. Felles arena for alle Østfoldkommunene Det er behov for en samhandlingsarena med formål om å involvere, idégenerere, være et utstillingsvindu, skalere prosjekter og legge til rette for deling av kompetanse. En slik arena vil bidra til å samle Østfold, og samtidig legge til rette for koordinert samarbeid. Arenaen foreslås som et arrangement som skal rulleres mellom kommunene to ganger i året, der alle nøkkelpersoner og prosjektledere fra Østfold kommunene inviteres inn. På sikt kan dette også bli en relevant arena for Viken og andre regioner. Det foreslås konkret at arenaen kan brukes til Presentasjon av caser som deles og presenteres fra vertskommunen Invitasjon til å delta i prosjekter Dele ressurser, kompetanse og erfaring Felles tiltak Med bakgrunn i gjennomført kartlegging, forankring og uttrykt behov foreslås det å opprette felles satsning på seks tematiske prosjektområder. Prosjektområdene er knyttet til aktuelle samfunnsutfordringer og utviklingstrender, hvor det allerede er igangsatt initiativ hos flere av kommunene. Det er et stort potensiale for samhandling. Prosjektene trenger langsiktighet, spissing og prioritering.

15 Satsningsområder/tiltak 1. Velferdsteknologi 2. Innbyggerdialog/innbyggerportal 3. Vann og energi 4. Mobilitet 5. Informasjonsforvaltning 6. IoT infrastruktur Prosjektområder 1-3 er i stor grad generiske, og lett overførbare mellom kommunene. Prosjektområde 4 er i noe mindre grad generisk og overførbart. Prosjektområde 5-6 er basistjenesteprosjekt med et langsiktig perspektiv hvor det er stordriftsfordeler og kan anses som grunnleggende prosjekter for drift. Prosjektområder 1-4 er mer kortsiktige, temabasert og har lokale preg. Figuren illustrerer ulike typer fellestiltak.

16 2.3 Forslag til vedtak Rådmannsutvalget i Østfold bør drøfte forslag til organisering og temaer for videre samhandling. Utvikling av samarbeidsmodell bør utføres gjennom et nytt prosjekt fase 2 Smart østfold. Forstudien viser at det er et stort behov for samhandling og at prosjektet bør operasjonaliseres i løpet av VEDLEGG Oversikt av nettverk, samarbeidspartnere og finansieringskilder axo/edit#heading=h.ro5b16begyt5 Presentasjonsslider, Bergen kommune Prosjektplan, Status og ambisjoner Smart Østfold TCk/edit Resultat innspill av prosjektidéer odrwaq/edit#gid=0 Resultat kartlegging av status, digitaliseringsarbeid og smartprosjekter ObPmq8Y/edit#gid=0 Samarbeidsavtale Hordaland a.pdf Sluttrapport Rogaland