Notat. Overordnet risikovurdering. Ny skole og idrettshall på Os

Transkript

1 Notat Overordnet risikovurdering Ny skole og idrettshall på Os Oppdragsgiver: Halden kommune Utarbeidet av: Atkins Norge AS Dato: 21. august 2019

2 Sammendrag Oppdraget Atkins Norge AS ble kontaktet av Halden kommune v/erik Vitanza mandag 12. august 2019 med forespørsel om Atkins kunne bistå med en overordnet usikkerhetsvurdering av prosjektet Ny skole og idrettshall på Os. Det var ønskelig med et første møte der vi kunne diskutere usikkerhetselementene i prosjektet, for så å sammen vurdere om Atkins burde gjennomføre en komplett usikkerhetsanalyse. Det ble videre avholdt et totimers møte tirsdag 13. august med følgende deltakere: Roar Vevelstad Ulf Ellingsen Erik Vitanza Morten Andre Øraas Stian Ilebrekke Rådmann Kommunalsjef teknisk Arkitekt, plan og miljø Eiendomssjef Atkins Norge Sentrale forutsetninger for diskusjon av usikkerhetselementer: Diskusjonen omfattet ikke større premissendringer, dvs. endringer i prosjektets premisser av en slik art at det med rimelighet kan forventes at endringen finansieres ved særskilt tilleggsbevilgning. Hendelser med liten sannsynlighet og store konsekvenser ble heller ikke tatt med i usikkerhetsdiskusjonen. I forkant av møtet ble tidslinjen for prosjektet tilsendt Atkins ( nye-os-skole.aspx.) I etterkant av møtet ble en sammenlikning av anbudsprisene tilsendt og det ble gjennomført en telefonsamtale med WSP v/henrik Forsetlund som er Halden kommunes rådgiver i prosjektet. Ut over dette baseres Atkins usikkerhetsvurdering på innspill mottatt av møtedeltakerne 13. august. Usikkerhetselementer I møtet ble de største usikkerhetselementene diskutert, og er kort oppsummert under. Grunnforhold/massehåndtering Det er gjennomført flere grunnundersøkelser. Forventet mengde forurensning er lagt inn i kalkylen, og fundamenteringsløsninger er diskutert med entreprenørene i dialogkonferansene. Tilbudet fra laveste tilbyder har ingen forbehold på fundamenteringsløsningen. Entreprenør har ansvaret for de beskrevne grunnforholdene. Alt som dukker opp ut over dette er byggherrens ansvar. Dersom grunnforholdene er mer krevende enn forutsatt vil dette kunne utgjøre større kostnader i et worst case scenarie. Dette er usikkerhet som byggherren alltid står ovenfor inntil disse arbeidene er ferdig. Ut fra informasjonen Atkins mottok i møte synes det som kommunen har gjort tilstrekkelig med grunnundersøkelser på dette stadiet. Side 2 av 5

3 Markedsusikkerhet Fremdrift Prosjektorganisasjonen Bruker- og/eller byggherreendringer Mangler i anbudsgrunnlaget Offentlige prosesser Designutvikling Dette er normalt en stor usikkerhet inntil anbudene er hentet inn. I dette tilfellet er det mottatt tre tilbud og markedsusikkerheten er dermed kraftig redusert. Prosjektet har en krevende fremdrift. Dette kan spille inn på kostnadene i form av forseringskostnader, men dette vil begrense seg ift kapasitet og fysiske gjennomførbarhet. Videre er prosjektet utsatt for prosessrisiko ift politiske valg, men dette vil også begrenses til utsettelser av prosjektet. Det presiseres da at endret omfang ikke er inkludert i en slik vurdering. Organisasjonen som gjennomfører et prosjekt vil ha stor innvirkning på hvordan utfallet av prosjektet blir. En god samhandling mellom byggherre og entreprenør vil sikre at beslutninger blir tatt til rett tid og at byggingen forløper problemfritt. Kommunen har satt på en erfaren og dyktig prosjektleder og det er et eget prosjektstyre som vil følge prosjektet tett. Det vil være ekstra fokus på å få et godt samarbeid med entreprenøren og det er allerede planlagt aktiviteter for dette. Det synes som riggingen av dette prosjektet er gjort på en god måte. Dette gjelder bruker- og/eller byggherrens ønskede endringer etter kontrakt inngått med entreprenør. Det ble uttalt at det kan skje en del her, men derimot vil større premissendringer for prosjektet måtte finansieres særskilt. Det vil være prosjektleders og styrets oppgave å følge med at man ikke godtar premissendringer uten medfølgende finansiering. Feil eller mangler i anbudsgrunnlaget vil medføre at bestillingen må endres hvis prosjektet skal realiseres som forutsatt. Mangler vil typisk avdekkes i løpet av gjennomføringsfasen og entreprenør vil ha krav på kompensasjon for å gjennomføre endringer. Mangler kan blant annet være knyttet til feilspesifikasjoner eller manglende spesifikasjoner. Dette er en usikkerhet som vil inntreffe, men forhåpentligvis være begrenset. Kommunen mener grunnlaget er godt og at det er begrenset med mangler som kan gi stor negativ effekt. Dette elementet har til hensikt å belyse usikkerhet knyttet til blant annet regulering, konsekvenser av rekkefølgebestemmelser, miljø, kulturminner m.m. Offentlige prosesser har konsekvenser først og fremst på tid og derfor indirekte på kostnader. Det er et par innsigelser på dagens regulering, men ikke noe som kan gi større konsekvenser. Det ble ikke vurdert at det kan ligge store kostnader i dette elementet. Prosjektet er i hovedsak ferdig med utviklingen av prosjektet, men skal gjennom en samhandlingsfase med valgte Side 3 av 5

4 entreprenør. Fasens hensikt er at man skal finne kostnadsreduksjoner, men det er også en sannsynlighet for at man finner kostnadsøkninger. Dette elementet vil derfor ha både opp- og nedside. Pris fra laveste tilbyder Det er store avvik i tilbudsprisene som har kommet inn. Kommunen mottok tre tilbud. Fra laveste til høyeste tilbyder er det en differanse på 150 MNOK ekskl. mva. WSP gjorde en sammenlikning av mottatte tilbud. Entreprenørene hadde gitt priser på 2-siffer nivå. Det største avviket var på kap. 20 Bygningsmessige arbeider. Laveste tilbyder hadde ingen forbehold i sitt tilbud. I tillegg er fundamenteringsløsningen diskutert under dialogkonferansen. Entreprenøren vil være ansvarlig for å løse oppgaven innenfor de prisene som er gitt. Ut fra WSP, kommunens og Atkins kjennskap til kvadratmeterpris på liknende bygg er man innenfor normalen. Vurdering Atkins ble informert om at prosjektet har avsatt 12% til forventet tillegg. Ut fra dialogen med kommunen og informasjon om WSPs sammenlikning av priser, mener Atkins at prosjekts avsatte midler til forventet tillegg er på et middels til høyt nivå sammenliknet med relevante prosjekter i samme fase. Det forutsettes da at man benytter kalkyleoppbygning som angitt under. Basert på den foreliggende informasjon mener Atkins at det ikke er nødvendig med en ytterligere og grundigere usikkerhetsanalyse fra oss på nåværende tidspunkt. Vi råder kommunen til å vurdere om usikkerhetsanalysen som ble gjennomført for prosjektet i tidligere fase skal oppdateres. Vi anbefaler å ta «lette» usikkerhetsanalyser av prosjektet ved jevne mellomrom. Dette som et ledd i den kontinuerlige usikkerhetsstyringen av et prosjekt. Vi bistår gjerne med dette om det er ønskelig fra kommunen. Side 4 av 5

5 Side 5 av 5