Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2010/35 PS 2010/36 PS 2010/37 PS 2010/38 RS 2010/18 RS 2010/19 RS 2010/20 PS 2010/39 PS 2010/40 PS 2010/41 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Orientering om gjennomført tilsyn fra Arbeidstilsynet Halden kommune som opplæringsbedrift - status Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkiv- Saksnr 2008/ /662 Lønnsrapport for september /2017 HMS årsrapporter for /3379 Seniorordningen - videreføring 2008/790 Sykefraværsstatistikk og rapporter pr kommunalavdelinger 2010/1148 Side nr. John Østensvig utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Utvalg: Hovedutvalg for administrasjon Møtested: Formannskapssalen, Halden rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00 Møteprotokoll Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer John Østensvig Leder AP Mona Irene Bråthen Nestleder AP Gerd Berit Odberg Medlem KRF Roy Eilertsen Medlem SV Else-Kathrine Hveding Medlem H Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lars Petter Lie MEDL FRP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ansattes representanter: Kirsti Rørmyr Fagforbundet Asle Milde Utdanningsforbundet Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Personalsjef Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. John Østensvig Utvalgsleder Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssekretær Side 3

4 Saksliste PS 2010/29 PS 2010/30 PS 2010/31 PS 2010/32 RS 2010/17 PS 2010/33 PS 2010/34 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Lønnsrapporter pr. juni, juli og august /2017 Halden kommune som opplæringsbedrift for lærlinger - status Sykefraværsstatistikk og rapport pr. kommunalavdeling pr / /1148 Side nr. John Østensvig Utvalgsleder Side 4

5 PS 2010/29 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen godkjent. PS 2010/30 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Sakslisten ble enstemmig godkjent. Vedtak: Sakslisten godkjent. PS 2010/31 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Protokollen fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokollen fra forrige møte godkjent. PS 2010/32 Referatsak Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Referatsak ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsak tatt til orientering. Side 5

6 RS 2010/17 Lønnsrapporter pr. juni, juli og august 2010 PS 2010/33 Halden kommune som opplæringsbedrift for lærlinger - status Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Utvalgsleder John Østensvig fremmet følgende forslag til vedtak: Hovedutvalget ber administrasjonen ta en grundig gjennomgang mht. ressurser, både menneskelige og økonomiske, hvor målet skal være at Halden kommune finner plass til ytterlige lærlinger. Eventuelle lærlinger rekrutteres fortrinnsvis fra lokalsamfunnet. Utvalgsleders forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalget ber administrasjonen ta en grundig gjennomgang mht. ressurser, både menneskelige og økonomiske, hvor målet skal være at Halden kommune finner plass til ytterlige lærlinger. Eventuelle lærlinger rekrutteres fortrinnsvis fra lokalsamfunnet. PS 2010/34 Sykefraværsstatistikk og rapport pr. kommunalavdeling pr Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sykefraværsstatistikk og rapporter pr. kommunalavdeling pr tas til orientering. Side 6

7 PS 2010/35 Godkjenning av innkalling PS 2010/36 Godkjenning av saksliste PS 2010/37 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 7

8 PS 2010/38 Referatsaker Side 8

9 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Referatsak Fra: Til: HAMU Orientering om gjennomført tilsyn fra Arbeidstilsynet 21.april 2010 gjennomførte Arbeidstilsynet et overordnet tilsyn i Halden kommune som en del av sin kampanje Arbeid for helse som setter fokus på organisatorisk arbeidsmiljø. 25.mai 2010 ble det avholdt et oppsummeringsmøte, og 2.juli 2010 mottok vi Tilsynsrapport med varsel om pålegg. Kommentarer på rapporten ble sendt 12.august, og vi mottok endelig vedtak om pålegg 6.september Vedlagt ligger foreløpig tilsynsrapport, vår tilbakemelding og vedtak om pålegg. Vedlegg: 1 Tilsynsrapport med varlsen om pålegg 2 Tilsynsrapport med varsel om pålegg - kommentarer 3 Vedtak om pålegg Side 9

10 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Fra: Til: Rådmannen Hovedutvalget for administrasjon Halden kommune som opplæringsbedrift gjennomgang mht. ressurser Sak vedr. Halden kommune som opplæringsbedrift for lærlinger status var satt på kartet av utvalgsleder til møtet i hovedutvalget for administrasjon Det ble fattet flg. vedtak i saken: Hovedutvalget ber administrasjonen ta en grundig gjennomgang mht. ressurser, både menneskelige og økonomiske, hvor målet skal være at Halden kommune finner plass til ytterligere lærlinger. Eventuelle lærlinger rekrutteres fortrinnsvis fra lokalsamfunnet. Rådmannens ledergruppe har hatt en grundig gjennomgang iht. vedtaket fattet i hovedutvalget for administrasjon Menneskelige ressurser: Halden kommune benytter i dag et minimum av ressurser til administrasjon av lærlingordningen, p.t. 50 % stilling. Dette medfører at det kun er tid til de høyst nødvendige oppgavene og begrenset tid til utviklingsarbeid. Kjøp av tjenester fra Opplæringskontoret for offentlig sektor (OKOS) ville ha en kostnad tilsvarende ett årsverk. Dette ble undersøkt for noen få år siden. Ved utøking av antall lærlinger, må ressurser til administrasjon av ordningen økes til ca. 75 % stilling. Lærlingansvarlig arbeider i dag 50 % stilling i servicesenteret. Dette medfører lite fleksibilitet i arbeidet med lærlingordningen og i tillegg en utfordring for den daglige driften i servicesenteret pga. møtevirksomhet, kurs o.l. som ikke kan legges utenom servicesenterets kjernetid. Lærlingansvarlig må følgelig ha andre arbeidsoppgaver i tillegg til lærlingordningen i ca. 25 % stilling dersom antall lærlinger økes. Økonomi: KS forventer at kommunene tar inn én lærling pr innbyggere. Halden har p.t. 7 lærlinger utover dette (36). Kommunes netto kostnad pr. lærling er som følger: År 1: = ,- inkl. arbeidsgiveravgift År 2: = ,- inkl. arbeidsgiveravgift Side 10

11 År 3: = ,- inkl. arbeidsgiveravgift Totale tilleggskostnader i perioden blir ,- pr. lærling. I tillegg kommer ubekvemstillegg for ev. helsefagsarbeidere. Nye fagområder: Antall lærlingplasser innenfor barne- og ungdomsarbeiderfaget og helsearbeiderfaget bør ikke økes av hensyn til hhv. muligheten for arbeid etter endt utdanning og instruktør- /veilederkapasitet. Økningen av antall lærlingplasser må komme innenfor fagområder hvor vi pr. i dag har få lærlinger eks. kontor og administrasjon, IT & service og fagområder innenfor teknisk. Spesielt bør antall fagområder og lærlingplasser innenfor teknisk økes. Dette krever et omfattende forarbeid for å få på plass faglig ansvarlig, instruktører og interne planer for opplæring. Rekrutteringsområde: De aller fleste lærlinger i Halden kommune er rekruttert blant haldenungdommen. 1-2 lærlinger har fra tid annen vært rekruttert fra nabokommuner (institusjonskokk, kontor). Det er naturlig at flest mulig av lærlingplassene forbeholdes ungdom hjemmehørende i Halden. Kvalitets- og minstekrav: Det er viktig at kommunen stiller faglige krav ved inntak av lærlinger. Intervjuer og innhenting av referanser fra videregående skole samt tidligere praksissteder blir viktig. Verken lærlingen selv eller kommunen er tjent med at lærlingen ikke avslutter lærlingtiden med fagbrev. Grunnet høyt sykefravær og en del sosiale problemer blant lærlingene har oppfølgingen av disse den senere tid krevd mye av både ledere, instruktører og lærlingsansvarlig. Økonomiske forhold: Rådmannen ser positivt på lærlingordningen og erkjenner kommunens modellfunksjon som opplæringsbedrift i lokalsamfunnet. Regnskapet pr. utgangen av 2.tertial viser imidlertid at kommunen har store økonomiske utfordringer, og det vil bl.a. bli innført ansettelsesstopp i hele kommunen. Situasjonen medfører også at det blir en krevende oppgave å få budsjettet for 2011 i balanse. Rådmannen er derfor kommet fram til at det på nåværende tidspunkt ikke vil være rom for å øke antall lærlinger med de økonomiske og personellmessige konsekvenser dette vil få for kommunen. Side 2 av 2 Side 11

12 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Referatsak Fra: Til: Rådmannen Hovedutvalget for administrasjon Lønnsrapport for september 2010 Vedlagt framlegges lønnsrapport for september Vedlegg: 1 Lønnsrapport for september 2010 Side 12

13 Side 13

14 Side 14

15 Side 15

16 Side 16

17 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2010/ Utsendte vedlegg 1 Oppsummering av HMS årsrapporter fra enhetene i kommunalavdeling helse og omsorg. 2 Behandling i sektor AMU helse og omsorg 4 Oppsummering av HMS årsrapporter fra undervisning & oppvekst 5 Årsapport HMS - kommunalavdeling teknisk og kultur 6 HMS årsrapport sentral felles 6 Handlingsplan sentral felles Ikke utsendte vedlegg HMS årsrapporter for 2009 til behandling i HAD Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: I henhold til kommunens HMS- håndbok skal hver enhet utarbeide en årsrapport. I tillegg vil det være naturlig å utarbeide en handlingsplan for neste år. Alle årsrapporter med handlingsplaner skal sendes til sektor-amu for behandling, før det går videre til hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU), hovedutvalg for adminstrasjon (HAD) og til formannskapet. Det drives mye godt og systematisk HMS-arbeide i kommunen, men det er vil fortsatt være muligheter for videreutvikling og forbedring. Gjennom opplæring, revisjon og egnekontroll jobbes det videre med dette. Vedlagt saken er oppsummering fra kommunalavdeling helse og omsorg, undervisning og oppvekst og teknisk og kultur. For sentral felles vedlegges årsrapport og handlingsplan da de rapporteres direkte til HAMU. Uttalelsen fra sektor-amu helse og omsorg vedlegges også saken. HAMU fattet i møte følgende vedtak i saken: Behandling og kommentarer til HMS- årsrapporter tas til orientering og videresendes hovedutvalget for administrasjon og formannskapet. Side 17

18 Rådmannens innstilling: Behandling og kommentarer til HMS- årsrapporter tas til orientering og videresendes til formannskapet. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side 18

19 Halden kommune Kommunalsjef helse og omsorg Notat Til: Fra: Else Marie Breda Gun Kleve Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2010/ Gun Kleve Oppsummering av HMS årsrapporter fra enhetene i kommunalavdeling helse og omsorg. Det har i 2009 vært et arbeidsomt år for alle enhetene i kommunalavdelingen. Det har pågått omstilling samtidig som nye arbeidstidsordninger ble innført. Sykefraværet var i 2009 nedadgående de første 8 mnd. På høsten tok det seg opp, men årsgjennomsnittet ble likevel lavere enn for Rapportene viser at det jobbes aktivt med HMS ute i enhetene, og at internkontrollsystemet fungerer godt. HMS- beskrivelser, mål, struktur, lov og forskrift. Rapportene viser at de fleste ansatte vet hvor håndboka på arbeidsplassen er, og at de har lest den. Det er opprettet avkrysningslister hvor ansatte dokumenterer at de har gått igjennom boka. Forebyggende HMS Det mangler noe på risikovurderinger i forhold til helse, miljø og sikkerhet, men de ansatte er kjent med risikofylt arbeid. HMS runder blir gjennomført etter oppsatt plan. Handlingsplaner. Handlingsplaner er laget i alle enheter. Det var en stor satsing i 2008 på tiltak som ble innarbeidet i budsjettet for Omfanget er derfor mindre i Avvikshåndtering Det registreres av rapportering av avvik kan bli bedre. De siste månedene har flere enn før sendt saker til kommunalsjef til orientering. Saker hvor personskade forekommer blir rapportert umiddelbart, mens de mindre avvikene nå er bestemt skal samles og sendes til kommunalsjef en gang pr. mnd i et oppsummeringsskjema. Sykefravær Det er stort fokus på oppfølging av de som er syke. Det er etablert rutiner i samarbeid med personalavdelingen som følges. Kommunalavdeling helse og omsorg har flest ansatte av alle avdelingene i Halden kommune. Det er også yrker her som er spesielt utsatte for enkelte sykdommer/skader. Sykefraværet er også høyest i denne avdelingen. Ressursinnsatsen i forhold til oppfølging av de sykemeldte er derfor stor også fra personalavdelingen. Samarbeidet om Side 19

20 oppfølgingen fungerer godt. Alle avdelinger rapporterer at de ansatte er kjent med rutinene for sykefravær. Psykososialt arbeidsmiljø På dette området er det fortsatt mangler. Ikke alle ansatte er kjent med rutinene, men det er satt opp som satsningsområde for Akan Også på dette området er det forbedringspotensiale. Avdelingen har hatt akan avtaler i 2009, men det antas at flere avtaler kunne vært inngått. Det er rapportert at også dette vil være satsningsområde fremover. Brannvernrutiner Rutinene fungerer godt. Brannvern har vært fokusområde i flere år, og er godt innarbeidet i alle avdelinger. Kjemikalier De steder som håndterer kjemikalier rapporterer at området er under kontroll. Opplæring Det er satset på opplæring av verneombud og ledere i Et 40 timers kurs er avholdt i første kvartal, og det er satt opp et nytt til høsten. Det vil være behov for jevnlig kursvirksomhet. Nye ledere og nye verneombud kommer stadig til, og det er behov for opplæring for disse. Oppfrisking av kunnskapen for de som har vært med en stund er også nødvendig. Side 2 av 2 Side 20

21 Behandling av sak om HMS-årsrapporter og handlingsplaner i sektor-amu helse og omsorg Sak nr. 08/10 Gjennomgang av HMS- årsrapporter og handlingsplaner Vedtak: Arbeidsmiljøutvalget ser positivt på utviklingen innen kommunalavdelingen. Flere har sendt inn HMS-årsrapporter og handlingsplaner enn tidligere. HMS-årshjulet benyttes av stadig flere, tiltak kommer inn i budsjettprosessen. Det mangler årsrapporter fra tidligere Karrestad enhet, dette skyldes brudd i rapporteringen pga omorganisering, sammenslåing av avdelinger/enheter og at enkeltpersoner sluttet. Større omorganiseringer gjør det vanskelig å rapportere, og det er ikke alltid hensiktsmessig å iverksette tiltak når man skal flytte/ omgjøre. Båstadlund har levert inn omfattende rapporter og planer, de kommer til å ta i bruk overordnede maler fra neste år. Side 21

22 Halden kommune Personal og organisasjon Notat Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2010/816-1 Else Marie Breda Årsrapporter undervisning og oppvekst Det er levert HMS (helse, miljø og sikkerhet) årsrapporter fra enheter i undervisning og oppvekst. Kommunalavdelingen består av sju kommunale barnehager, 13 skoler, pedagogisk psykologisk tjeneste, voksenopplæring, samt skole og miljøsenteret. Rapportene kartlegger forhold knyttet til IK (internkontroll) håndboka, forebyggende HMS, avvikshåndtering, psykososialt arbeidsmiljø, handlingsplaner, sykefravær, brannvernrutiner, kjemikalier og opplæring. Rapportene viser at det er etablerte rutiner på nevnte områder, og at de etterleves. En gjenomgang av den enkelte rapport knyttet til enheter gir informasjon om status og avdekker eventuelle behov for forbedringer av rutiner og/eller opplæring. Kommunalavdelingen har et stort fokus på at rutiner knyttet til områder i HMS rapporten følges. Side 22

23 Halden Kommune Håndbok helse miljø og sikkerhet (HMS) Skjema HMS- handlingsplan Halden kommune Gjelder fra: Revisjonsnr: Dokumentnr: HMSHK 0205a Antall sider: 3 Utarbeidet av: Spesialkonsulent Gunnar Samuelsen Systemansvarlig: Fagleder HMS Else Marie Breda Godkjent av: Hovedarbeidsmiljøutvalget Dato: Handlingsplanen viser hvordan HMS-forbedringsområder og avvik løses i avdelingen, eller hvilke saker som må løftes til neste nivå for prinsipiell avgjørelse eller som dokumentasjon til budsjettprosessen. Handlingsplanen brukes etter risikovurderinger, HMS-runder eller avvik som framkommer på annen måte. Tidligere Handlingsplaner taes fram før HMS-møter ved f.eks. risikovurderinger og HMS-runder hvor man ser om tiltakene er gjennomført. Handlingsplanen er en oversikt som er med på å synliggjøre og dokumentere et systematisk HMS-arbeid jfr. Internkontrollforskriften 5. Avdeling/team/enhet: Sentral felles Leder: Lars Th. Larsen Gjelder for tidsrommet: 1/ til 31/ (jfr. HMS-årshjulet og HMS-kalenderen) *Evt. vedlegg Kan være aktuelt når saken løftes hvor det er behov for en grundigere saksframstilling, uttalelse fra bedriftshelsetjeneste, tilsynsmyndighet ol Beskrivelse av HMS-avviket eller et HMS-forbedringsområde. Beskriv evt: brudd på lov/forskrift, risikoforhold og konsekvenser ved ikke å løse avviket. Det har ikke vært avholdt vernerunde med verneombud i Personalsjef og fagleder HMS, har hatt jevnlige runder hvor fysiske forhold er sett på.( i kombinasjon med brannrunder). Verneombud har ikke gjennomført 40 timers kurs Det er ikke foretatt risikovurderinger. Dato 1. g. registrert Tiltak for å forebygge eller rette opp avvik Eks: 1. Tiltak som kan løses innen avd. øk. rammer 2. Tiltak som må løftes (angi til hvem) 1. Det bør avholdes en generell vernerunde sammen med verneombud. 2. Det bør gjennomføres en vernerunde med fokus på det psykososiale arbeidsmiljøet 1. Verneombud gjennomgår opplæring på 40 timers kurset som settes opp. Ifm vernerunder gjennomfører fagleder HMS og verneombud en vurdering om aktuelle områder for risikovurdering. Gjennomføring Dato: Innen Innen Høsten 2010 Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging EMB 0 EMB gi verneombu d beskjed om kurs. Antatt kostnads 0 Kostnadsanvisning (Ansvar, art, funksjon) *Evt. vedlegg nr: Side 1 av 3 Side 23

24 Beskrivelse av HMS-avviket eller et HMS-forbedringsområde. Beskriv evt: brudd på lov/forskrift, risikoforhold og konsekvenser ved ikke å løse avviket. Dato 1. g. registrert Tiltak for å forebygge eller rette opp avvik Eks: 1. Tiltak som kan løses innen avd. øk. rammer 2. Tiltak som må løftes (angi til hvem) Gjennomføring Dato: Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging Antatt kostnads Kostnadsanvisning (Ansvar, art, funksjon) *Evt. vedlegg nr: Side 2 av 3 Side 24

25 Beskrivelse av HMS-avviket eller et HMS-forbedringsområde. Beskriv evt: brudd på lov/forskrift, risikoforhold og konsekvenser ved ikke å løse avviket. Dato 1. g. registrert Tiltak for å forebygge eller rette opp avvik Eks: 1. Tiltak som kan løses innen avd. øk. rammer 2. Tiltak som må løftes (angi til hvem) Gjennomføring Dato: Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging Antatt kostnads Kostnadsanvisning (Ansvar, art, funksjon) *Evt. vedlegg nr: Side 3 av 3 Side 25

26 Halden Kommune Håndbok helse miljø og sikkerhet (HMS) Årsrapport oppsummeringsskjema Enhetsnivå Gjelder fra: Revisjonsnr: Dokumentnr: HMSHK 0403 Antall sider: 2 Utarbeidet av: Spesialkonsulent Gunnar Samuelsen Systemansvarlig: Fagleder HMS Else Marie Breda Godkjent av: Hovedarbeidsmiljøutvalget Dato: Dette skjema skal fylles ut av enhetsleder. Kopi sendes kommunalsjef innen medio februar mnd. Enhet: Sentral Felles består av 3 enheter, rapporten utfylt av Fagleder HMS. Enhetsleder (navn): Toril Bjerkeli, Roar Vevelstad, May- Britt Svendsen Antall verneombud i enheten: 1 Gjeldende driftsår: 2009 Sentralkjøkkenet hører under denne enheten, men leverer egen årsrapport siden virksomheten skiller seg vesntlig fra den øvrige enheten. HMS OMRÅDE JA NEI KOMMENTAR HMS-beskrivelse, mål, struktur, lov og forskrift (kap.01) Ansatte vet hvor IK - håndboka er oppbevart Alle ansatte har tilgang via egen PC. Utskreven HMS bok er ikke distribuert,men finnes hos fagleder HMS. IK-håndboka inneholder kommunens generelle HMS-beskrivelse Ansatte er kjent med kommunens generelle HMS-beskrivelse IK - håndboka inneholder kommunens HMS målsetting Ansatte er kjent med kommunens, og enhetens HMS målsetting IK - håndboka inneholder kommunens HMS-organisasjonsstruktur Ansatte er kjent med kommunens HMS-organisasjonsstruktur IK - håndboka inneholder oversikt over plassverneombud Ansatte er kjent med kommunens hovedverneombud IK - håndboka inneholder aktuelle lover og forskrifter for avdelingen Ansatte er kjent med aktuelle lover og forskrifter Forebyggende HMS (kap.02) Det er gjort risikovurdering mht. helse, miljø og sikkerhet Det er ikke foretatt egen risikovurdering i noen av avdelingene. Ansatte er kjent med evt. risikofylt arbeid Fysiske forhold er gjennomgått, men ikke hatt HMS runde på f.eks psykososialt arbeidsmiljø. HMS-runder er gjennomført i rapportåret Sjekklister finnes i IK - håndboken Verneombud deltar på HMS-rundene Handlingsplaner (kap. 02) I rapportåret er det utarbeidet handlingsplaner for å forebygge risikofylt arbeid og å rette på avvik Ansatte er kjent med handlingsplanene Avvikshåndtering (kap.03) Avviksskjema (generelle) finnes i IK - håndboken Ansatte er kjent med rutinene ved alle typer avvik (fysiske og psykososiale) Ansatte er gjort kjent med evt. avvik på arbeidsplassen Antall registrerte avvik (totalt ant. registrerte avvik) antall: 0 Avviksskjema for ulykker og nestenulykker finnes i IK-håndboka Meldingsskjema til NAV og forsikringsselskap finnes i IK-håndboka Antall registrerte skader og ulykker er registert: antall: 0 Antall registrerte avvik nestenulykker er registrert antall: 0 Har årsak til ulykke/skade medført endringer i arbeidsrutiner? Sykefravær (kap. 07) Ansatte er kjent med kommunens rutiner ved sykefravær Rutinene er fulgt i oppfølging av alle ansatte som har fravær grunnet sykdom Psykososialt arbeidsmiljø (kap. 08) Side 1 av 2 Side 26

27 Ansatte er kjent med kommunens rutiner ved mobbing, trakassering Ansatte er kjent med kommunens rutiner ved konflikter i arbeidsmiljøet Ansatte er kjent med kommunens rutiner for varsling AKAN (kap.09) Ansatte er kjent med kommunens rutiner ved rusmisbruk hos ansatte Brannvernrutiner (kap egen perm) Tilfredsstillende brannvernhåndbok er tilgjengelig Ansatte er kjent med gjeldende branninstruks Brannvernsleder er kjent for alle ansatte Vært skifte av brannvernleder okt 09. Brannøvelse er avholdt i rapportåret Kjemikalier (kap. 11) Forskrift for håndtering av kjemikalier er kjent for ansatte I den grad dette er aktuelt for kontoransatte. Alle kjemikalier er risikovurdert Kjemikalier er forsvarlig oppbevart Stoffkartotek ( produktblader) er tilgjengelig for ansatte Unødvendige kjemikalier er fjernet på forskriftsmessig måte Opplæring Leder har opplæring i helse- miljø- og sikkerhetsarbeid Verneombud har opplæring i helse- miljø- og sikkerhetsarbeid Dato: Leder: Lars Th. Larsen Verneombud:Kirsten Mellingseter Side 2 av 2 Side 27

28 Halden kommune Kommunalsjef teknisk og kultur Til: Fra: Else Marie Breda Åsmund Bråtekas Notat Sak nr: Saksbehandler: Dato: 2010/ Åsmund Bråtekas Oppsummering av årsapporter - HMS - kommunalavdeling teknisk og kultur Innledning 2009 har vært et krevende år for hele kommunalavdelingen. Iverksettelsesevnen er svært høy sett i sammenheng med en relativt stor belastning på enhetenes beskjedne bemanning. Hastigheten i gjennomføring av omfattende prosjekter har i noen sammenhenger ført til lavere kvalitet på annen oppgaveløsning. Prioritering av et satsningsområde betyr nedprioritering av andre oppgaver, og det kan medføre at omgivelsene i noen sammenhenger signaliserer utilfredshet med oppgaveløsningen. Til tross for at oppgaveløsningen har vært krevende har kommunalavdelingen meget lavt sykefravær. Det lave sykefraværet vitner om at ansatte trives på jobb, at arbeidsmoralen er høy og at enhetslederne utøver god ledelse også mht til sykefraværsoppfølging. I 2009 har det vært et tettere samarbeid med personalavdelingen, dette har ført til en profesjonalisering av dette viktige arbeidet. Uansett er det behov for ytterligere satsning på sykefravær, og bedring av arbeidsmiljø, innenfor noen enheter. Rapportene viser at det jobbes aktivt med HMS ute i enhetene, og at internkontrollsystemet fungerer godt på de fleste arbeidsstedene, men at det enkelte steder bør prioriteres sterkere. HMS- beskrivelser, mål, struktur, lov og forskrift. Rapportene viser at de fleste ansatte vet hvor håndboka på arbeidsplassen er, og at de har lest den. Det er enkelte steder det bør tas en gjennomgang for forbedring. Forebyggende HMS Det mangler noe på risikovurderinger på noen områder. På anlegg og i arbeider som medfører risiko er dette godt implementert. Allikevel finnes det avvik som ikke er tilfredsstillende. Handlingsplaner. Handlingsplaner er laget i de fleste enheter. På de enheter som utfører risikofylt arbeid er dette godt implementert, men det finnes unntak som ikke er tilfredsstillende. Avvikshåndtering Avvikshåndtering er godt ivaretatt. Men det finnes arbeidssteder der dette ikke er ivaretatt på tilfredsttilende måte. Saker hvor personskade forekommer blir rapportert umiddelbart. Sykefravær Side 28

29 Det er stort fokus på oppfølging av de som er syke. Det er etablert rutiner i samarbeid med personalavdelingen som følges, se forøvrig innledningen i dette dokumentet. Psykososialt arbeidsmiljø I følge oppsummeringsskjemaene er alle ansatte kjent med rutinene. Akan I følge oppsummeringsskjemaene er alle ansatte kjent med rutinene. Det er ikke inngått AKANavtaler i Brannvernrutiner Rutinene fungerer godt og er tilfredsstillende innarbeidet i alle enheter, med noen mindre avvik. Kjemikalier Kjemikaliehåndtering er under kontroll og rutiner er implementert på de arbeidsstedene der det er relevant. Med et unntak, det er ikke tilfredsstillende. Opplæring Det er satset på opplæring av verneombud og ledere i Et 40 timers kurs er avholdt i første kvartal og det er satt opp et nytt senere på året. I tillegg har det vært kurs ifm anleggsarbeid, brannvern osv som er relevant i sammenhengen. Det er bevissthet rundt kompetanseheving innen HMS-området både fra enhetslederne, verneombud og sektorarbeidsmiljøutvalg. Avslutning Rapportene viser at det jobbes seriøst med HMS i kommunalavdelingen og at systemer for IK fungerer tilfredsstillende. Allikevel skal det sies at det på enkelt arbeidssteder ikke er prioritert nok, dette inntrykket forsterkes av at det utføres arbeidsopgaver som medfører risiko for den enkelte ansatte. De stedene som har rapportert ikke tilfredsstillende vil pålegges forbedringsarbeid. Side 2 av 2 Side 29

30 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2010/ Utsendte vedlegg 1 Evaluering av seniorlønnsordningen i Halden kommune pr Seniorlønn justert for sluttede personer - 1.periode 3 Oversikt seniorlønn 2008/ periode - korrigert 4 Fraværsopptelling seniorevaluering 5 Evaluering og evt. videreføring av seniorordningen - drøftingsnotat 6 Referat fra drøftingsmøte vedr. seniorlønnsordningen Ikke utsendte vedlegg Seniorlønnsordningen i Halden kommune - videreføring Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Magne Songstad Sammendrag av saken: Sak vedr. evaluering av seniorlønnsordningen i Halden kommune pr ble behandlet i hovedutvalget for administrasjon Flg. vedtak ble fattet: 1. Evaluering av seniorlønnsordningen pr tas til orientering. 2. Det fremmes sak om ev. videreføring av ordningen når forhandlingsresultatet for 2010 foreligger. Forhandlingsresultatet for 2010 forelå Resultatet innvirker ikke på kommunens seniorlønnsordning. Saken ble drøftet med hovedtillitsvalgte Drøftingsnotat og referat fra drøftingene følger vedlagt. På bakgrunn av evalueringen pr og rådmannens beslutning etter gjennomførte drøftinger med hovedtillitsvalgte fremmes rådmannens innstilling i saken. Rådmannens innstilling: 1. Seniorlønnsordningen videreføres som en fast ordning i Halden kommune. 2. Nye retningslinjer mht. praktisering av ordningen innføres. Det gis ett års innretningstid for ansatte som allerede er innvilget ordningen. Side 30

31 3. Kommunalsjefer og enhetsledere omfattes ikke av ordningen. 4. Lærere må velge enten kommunal seniorlønnsordning eller en reduksjon i undervisningstiden på 12,5 % (jf. sentral forbundsvis særavtale - SFS 2213) 5. Dersom seniorlønnsordningen i framtiden ikke skulle vise seg økonomisk gunstig for kommunen, vil ordningen måtte vurderes på nytt. 6. Ansatte som er tilstått ordningen, vil iht. tidligere vedtak, opprettholde ordningen til de sier opp sin stilling i Halden kommune, går over på AFP eller går av med ordinær alderspensjon eller tjenestepensjon etter bestemmelsene om særaldersgrenser. Saksutredning: Bakgrunn Seniorlønnsordningen ble vedtatt som en prøveordning for perioden Ordningen ble senere vedtatt videreført til med mulighet for forlengelse til Det har vært noe usikkert om ny pensjonsordning ville få innvirkning på kommunens seniorlønnsordning. Det er nå avklart at dette ikke vil være tilfelle. Evaluering av seniorlønnsordningen pr viser at to viktige forutsetninger for ordningen er innfridd: - den enkeltes gjennomsnittlige sykefravær har gått ned for 42 % av brukermassen og er stabilt for 22 %. - fordelingen av seniorer mellom de tre pensjonskassene tilsier at ordningen fortsatt er økonomisk gunstig sett opp mot uttak av AFP som alternativ og da hel AFP i særdeleshet. Et annet forhold som i liten grad berøres i evalueringen, men som er av vesentlig betydning, er at kommunen har beholdt verdifull kompetanse i et marked hvor det er vanskelig og kostbart å rekruttere kompetanse innenfor flere yrkeskategorier. Den nye IA-avtalens målsetting om seks måneders lengre yrkesaktivitet for seniorer i for hold til 2009, er en annen viktig målsetting som ordningen i et lengre tidsperspektiv må bidra til å oppfylle. Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Økonomi Kommunen har pr. i dag to vesentlige driftsutfordringer knyttet til seniorlønnsordningen: - behovet for kontinuitet og forutsigbarhet i tjenestetilbudet - erstatningsbehovet for en betydelig del av de som tar ut seniorlønnsordningen (eksempelvis turnusarbeidere og lærere) Disse utfordringene henger nøye sammen. Det ble gjennomført drøftinger med hovedtillitsvalgte vedr. praktisering av seniorlønnsordningen. Av beslutningen etter drøftingene framgikk: Kommunens økonomiske situasjon tilsier at det heretter blir nødvendig å se på en mer kostnadseffektiv praktisering av ordningen. Dette henger sammen med en strengere praksis for innleie av vikar. Hensynet til tjenesten bl.a. kontinuitet og erstatningsbehov vil være avgjørende for om styringsretten må benyttes mht. hvordan ordningen kan tas ut. Behovet for tilrettelegging av arbeidstiden for den enkelte senior vil likevel bli forsøkt ivaretatt i et samarbeid mellom den ansatte, enhetsleder og eventuelt HMS. Side 31