Møteinnkalling Kommunestyre

Transkript

1 Møteinnkalling Kommunestyre Møtedato: kl. 17:00 Møtested: Kommunestyresalen Arkivsak: 19/00564 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller e-post. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed fra møtesekretær Batnfjordsøra, Sign. Knut Sjømæling Ordfører møtesekretær 1

2 Saksliste Behandling av utvalgssak 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden /19 Valg av formannskap for valgperioden /19 Valg av ordfører for valgperioden /19 Valg av varaordfører for valgperioden /19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden /19 Valg av valgnemnd for valgperioden /19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden /19 Valg av kontrollutvalg for perioden Referatsaker 1/19 Innsigelse til reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand i Nesset kommune i Møre og Romsdal 90 2/19 Protokoll - styremøte /19 Møteprotokoll

3 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden / Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden : Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre Saksframlegg Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner framlagte møtebok for valgstyret Kommunestyrevalget Saksopplysninger Ut fra valgloven 13-4 første ledd, er kontroll og godkjenning av kommunestyrevalget lagt til det nyvalgte kommunestyret. Det nyvalgte kommunestyret skal fatte vedtak om godkjenning av kommunestyrevalget. Ut fra kommuneloven 17-2 skal dette gjøres i det konstituerende møtet for det nye kommunestyret. Godkjenning gjelder bare for kommunestyrevalget Det er ikke kommet inn klager på gjennomføring av kommunestyrevalget. Det kom inn 467 forhåndsstemmegivninger til årets kommunestyrevalg. På valgdagen (valgting) kom det inn 868 stemmegivninger til årets kommunestyrevalg fra urner ute i de to stemmekretsene. Stemmegivingen totalt viser 1335 kryss i manntall. Siden det er 2 valg, men bare ett manntall, kan det bli differanse på antall kryss i manntallet og opptelte stemmesedler. Noen stemmer bare kommunestyret og noen bare fylkestingsvalget. Men de aller fleste stemmer på begge 2 valgene. Det kom inn 464 stemmesedler til kommunestyrevalget på forhåndsstemminga. 2 av disse var blanke og 2 ble forkastet pga partiet ikke stilte liste til kommunestyrevalget. Det kom inn 857 stemmesedler til kommunestyret på valgtinget. 7 av disse var blanke og 1 ble forkastet pga stemmeseddelen manglet stempel. Vi fikk 3 særskilt stemmer i omslag på valgting. 2 ble forkastet pga velger ikke stod i manntall. 1 ble godkjent pga feil hos stemmestyret ved mottak av stemme. Totalt antall stemmesedler er 1309, 9 blanke, 3 forkastet. 1

4 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden / Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden : Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden Frammøteprosenten ved årets kommunestyrevalg er 64,65%. Det var 2065 stemmeberettigede personer og to stemmekretser. Ved kommunestyrevalget i 2015 var frammøteprosenten ved kommunestyrevalget 64,1% med 1996 stemmeberettigede og fire stemmekretser. Figuren under viser valgdeltakelse, fordelt på krets: Endelig opptelling av stemmesedler og fordeling av mandater i Gjemnes kommunestyre ble slik: Parti: Antall stemmer: Antall mandater: Arbeiderpartiet Fremskrittspartiet 91 1 Høyre Kristelig Folkeparti 79 1 Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre

5 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden / Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden : Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden Faste representanter i Gjemnes kommunestyre for perioden Arbeiderpartiet Per Jostein Halset Arbeiderpartiet Jan Karstein Schjølberg Arbeiderpartiet Bjørnar Danielsen Fremskrittspartiet Erik Aspen Bakke Høyre Jon Hals Høyre Yngve Brakstad Cappelen Kristelig Folkeparti Odd Steinar Bjerkeset Senterpartiet Knut Sjømæling Senterpartiet Johan Aimar Brandvik Senterpartiet Arild Nordengen Senterpartiet Stein Asle Brubæk Senterpartiet Borghild Neergaard Aarset Senterpartiet Stine Bjerkeset Senterpartiet Kirsti Fagerlie Bjerkeset Senterpartiet Odd Ingvar Torvik Senterpartiet Jan Anders Bø Sosialistisk venstreparti Ragnhild Aspås Vedlegg Valgstyreprotokoll - fylkestingsvalget 2019 Valgstyreprotokoll - kommunestyrevalget 2019 Valgte_representanter_53_

6 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden / Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden : Valgstyreprotokoll - fylkestingsvalget 2019

32 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden / Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden : Valgstyreprotokoll - kommunestyrevalget 2019

58 1/19 Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden / Godkjenning av kommunestyrevalget for perioden : Valgte_representanter_53_ Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Valgoppgjør for Gjemnes ENDELIGE RESULTATER - Representanter Partiliste Nr. Navn Fødselsår Poststed Kvotient Representantnr. Senterpartiet 1 Knut Sjømæling ,43 1 Senterpartiet 5 Johan Aimar Brandvik ,33 2 Arbeiderpartiet 9 Per Jostein Halset ,86 3 Senterpartiet 14 Arild Nordengen ,80 4 Høyre 1 Jon Hals ,86 5 Senterpartiet 6 Stein Asle Brubæk ,29 6 SV - Sosialistisk Venstreparti 3 Ragnhild Aspås ,43 7 Senterpartiet 20 Borghild Neergaard Aarset ,78 8 Arbeiderpartiet 1 Jan Karstein Schjølberg ,33 9 Fremskrittspartiet 3 Erik Aspen Bakke ,57 10 Kristelig Folkeparti 4 Odd Steinar Bjerkeset ,86 11 Senterpartiet 2 Stine Bjerkeset ,82 12 Høyre 2 Yngve Brakstad Cappelen ,33 13 Senterpartiet 4 Kirsti Fagerlie Bjerkeset ,92 14 Senterpartiet 16 Odd Ingvar Torvik ,27 15 Arbeiderpartiet 5 Bjørnar Danielsen ,60 16 Senterpartiet 7 Jan Anders Bø , :30:15 Valgoppgjør for Gjemnes Side 1

59 2/19 Valg av formannskap for valgperioden / Valg av formannskap for valgperioden : Valg av formannskap for valgperioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre Saksframlegg Valg av formannskap for valgperioden Rådmannens innstilling: Saken blir lagt fram uten innstilling. Saksopplysninger Gjemnes formannskap skal ha 5 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til formannskapet skal velges for 4 år, av og blant kommunestyret sine valgte medlemmer, jfr. Kommuneloven (2018) 5-6. Valget skal gjøres i kommunestyret sitt konstituerende møte 8.oktober Ut fra kommuneloven 5-6 kan valg av formannskap holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. Ved valg av formannskap skal en så langt det lar seg gjøre se til at begge kjønn blir representert med minst 40% blant de som valgt, jfr. Kommuneloven (2018) 7-6. En ber om kommunestyret om å gjøre valg av formannskap for valgperioden Vedlegg 1

60 3/19 Valg av ordfører for valgperioden / Valg av ordfører for valgperioden : Valg av ordfører for valgperioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre Saksframlegg Valg av ordfører for valgperioden Rådmannens innstilling: Saka blir lagt fram uten innstilling Saksopplysninger Ihht. Kommuneloven (2018) 6-1 velger kommunestyret ordfører blant medlemmene som blir valgt inn i formannskapet. Valget skal gjøres for hele valgperioden på 4 år. En ber om at kommunestyret velger ordfører Vurdering Vedlegg 1

61 4/19 Valg av varaordfører for valgperioden / Valg av varaordfører for valgperioden : Valg av varaordfører for valgperioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre Saksframlegg Valg av varaordfører for valgperioden Rådmannens innstilling: Saken blir lagt frem uten innstilling Saksopplysninger Ihht. Kommuneloven (2018) 6-2 velger kommunestyret varaordfører fra medlemmene som er valgt inn i formannskapet. Varaordføreren skal velges for 4 år. En ber kommunestyret om å velge varaordfører. Vurdering Vedlegg 1

62 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre Saksframlegg Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden Rådmannens innstilling: Saken blir lagt frem uten innstilling. Saksopplysninger I henhold til Vedtekter i KS skal valg til KS organer foretas av det konstituerende møtet i kommunestyret. Hver kommune velger representanter med varamedlemmer på bakgrunn av folketallet pr det år valg til kommunestyret avholdes, etter følgende skala: Inntil 5000 innbyggere 1 representant. Kommunens representant velges blant de faste kommunestyrerepresentantene. Ordføreren bør være velges som representant til fylkesmøtet. Det må velges to vararepresentanter. Ber om at kommunestyret foretar valg av utsending til Kommunens Sentralforbund for periode Vurdering Vedlegg VALG TIL KS Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting

63 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : VALG TIL KS KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 13/ Kommuner og fylkeskommuner Arkivkode: Tor Magne Fredriksen, Saksbehandler: Deres referanse: Dato: VALG TIL KS I henhold til Vedtekter i KS (vedlegg 1) skal valg til KS organer foretas av de konstituerende møter i kommunestyrer og fylkesting. Det er særdeles viktig at valgene foretas på første møtet for at delegatene skal være klar før fylkesmøtet. Valg av tillitsvalgte til Landstinget, landsstyret, hovedstyret, fylkesmøter og fylkesstyrer i KS fra kommuner og fylkeskommuner skal velges blant folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner. I kommuner og fylkeskommuner der det er parlamentarisk styre kan kommune-/by-/fylkesråder velges selv om de ikke er folkevalgt. 1. Valg til KS fylkesmøte a) Slik gjør kommunene Kommunestyrets konstituerende møte velger representanter og vararepresentanter til KS Fylkesmøte. Om kommunenes valg av representanter til fylkesmøte Fra KS vedtekter 10: Hver kommune velger representanter med varamedlemmer til fylkesmøtet på bakgrunn av folketallet pr det år valg til kommunestyret avholdes, etter følgende skala: Inntil 3000 innbyggere - 1 delegat 3001 til innbyggere - 2 delegater til innbyggere - 3 delegater til innbyggere - 4 delegater til innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater til innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 10 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 12 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 16 delegater og flere innbyggere - 17 delegater KS Besøksadr.: Haakon VIIs gate 9 Nettside: Telefon: Bankgiro: Postadr.: Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo E-post: ks@ks.no Org.nr.: Iban: NO

64 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : VALG TIL KS Kommunens representanter velges blant de faste kommunestyrerepresentanter eller kommune-/byråder i kommunestyrets konstituerende møte. Ordføreren bør være blant representantene. Om kommunenes valg av vararepresentanter til fylkesmøte Det bør velges like mange vararepresentanter som representanter + 2 ekstra (for hvert parti/gruppering). b) Slik gjør fylkeskommunene Konstituerende fylkesting velger representanter og vararepresentanter til KS fylkesmøte. Om fylkeskommunenes valg av representanter til fylkesmøte Fra KS vedtekter 10: Hver fylkeskommune velger representanter med varamedlemmer til fylkesmøtet blant fylkestingets representanter og fylkesrådene på bakgrunn av folketallet pr det år valg til fylkesting avholdes, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 16 delegater til innbyggere - 17 delegater til innbyggere - 18 delegater til innbyggere - 19 delegater til innbyggere - 20 delegater til innbyggere - 21 delegater til innbyggere - 22 delegater til innbyggere - 23 delegater og flere innbyggere - 24 delegater Fylkeskommuner med parlamentarisk styringssystem velger selv om fylkesordfører eller fylkesrådsleder møter. Om fylkeskommunenes valg av vararepresentanter til fylkesmøtet Det bør velges like mange vararepresentanter som representanter + 2 ekstra (for hvert parti/gruppering). 2. Valg til Landstinget a) Slik gjør kommunene Kommunenes representanter og vararepresentanter til KS Landsting velges på det konstituerende fylkesmøtet i KS. Oversikt over datoer for disse møtene er vedlagt (vedlegg 3). Side 2 av 5

65 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : VALG TIL KS Fylkesmøtets valg av delegater til Landstinget Fra KS vedtekter 4: Kommunenes landstingsdelegater med varadelegater velges for landstingsperioden på første fylkesmøte etter kommune- og fylkestingsvalget. Kommunenes representanter i fylkesmøtet velger så mange landstingsdelegater som det samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 17 delegater til innbyggere - 19 delegater til innbyggere -21 delegater til innbyggere - 23 delegater til innbyggere -25 delegater til innbyggere - 27 delegater til innbyggere - 29 delegater og flere innbyggere - 31 delegater Fylkesmøtets valg av varadelegater til Landstinget Det velges et antall varadelegater som tilsvarer hvert partis (grupperings) antall delegater med tillegg av to. Bare kommunene har stemmerett på kommunenes landstingsdelegater. Fylkeskommunene velger sine delegater med vara direkte, se pkt. 2b under. Oslo kommune velger delegater etter kommuneskalaen. b) Slik gjør fylkeskommunene Om fylkeskommunens valg av delegater til Landstinget Fylkeskommunene må velge sine Landstingsdelegater (og varadelegater) før det konstituerende Fylkesmøtet i KS. Fra KS vedtekter 4: Fylkeskommunens landstingsdelegater med varadelegater velges blant fylkestingets representanter og fylkesrådene for landstingsperioden innen utgangen av oktober måned det år fylkestingsvalget er holdt, j.fr. 17 nr.1 i Kommuneloven. Hver fylkeskommune velger delegater etter samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 4 delegater til innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater til innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 10 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 12 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater og flere innbyggere - 15 delegater Side 3 av 5

66 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : VALG TIL KS Om fylkeskommunens valg av varadelegater til Landstinget Ved valg av varadelegater brukes samme skala som for delegater + at KS anbefaler 2 ekstra varadelegater for hvert parti/gruppering. KS vedtekter regulerer valg til KS organer KS vedtekter er vedlagt i sin helhet (vedlegg 1). Det anbefales å lese disse hvis man er usikker på noen av valgene. I følge vedtekter for KS 3, fjerde avsnitt, kan valg til KS organer kreves fremmet som forholdstallsvalg. Ved alle valg til KS organer, lokalt og sentralt, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % av medlemmene. Generelt ved valg til KS organer Hvis en person er valgt som representant eller vararepresentant fra fylkeskommunen, bør ikke vedkommende velges som representant (eller vara) fra en kommune (eller motsatt). Konstituerende fylkesmøte i ditt fylke (= fylkesmøte) Det konstituerende fylkesmøtet i ditt fylke vil finne sted i henhold til vedlagte oversikt (vedlegg 2). Foruten valg av landstingsdelegater skal dette møtet i følge vedtektene, velge fylkesstyre. Innkalling til det konstituerende fylkesmøtet vil bli sendt fra KS i fylket. Her gis nærmere informasjon om valg til fylkesstyret. KS Landsting KS 20. Landsting vil finne sted i Oslo februar Kommunal Politisk Toppmøte Det vil i 2020 bli arrangert Kommunal Politisk Toppmøte (KPT) i tilknytning til Landstinget. Program og invitasjon sendes senere ut til medlemmene fra KS Agenda. Meld inn valgene til KS i eget fylke Beskjed om valgene til KS organer (med navn, privatadresse, partitilhørighet, e-postadresse og mobiltelefonnr.) sendes KS i ditt fylke så snart valget er foretatt (se vedlagte skjema i vedlegg 3). Det er viktig at KS får vite hvem som er valgt til ordfører og varaordfører (oppgis også i skjemaet). Spørsmål? Spørsmål om ovennevnte kan rettes til KS region-/fylkesadministrasjon (se vedlegg 2) eller KS sentralt ved Tor Magne Fredriksen tlf Epost: tmf@ks.no. Lykke til med konstitueringen og valgene! Med vennlig hilsen Gunn Marit Helgesen Lasse Hansen Side 4 av 5

67 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : VALG TIL KS Vedlegg: 1. Vedtekter KS. 2. Oversikt over KS i fylkene og konstituerende fylkesmøter 3. Skjema for utfylling: Valg av representanter til KS fylkesmøte Side 5 av 5

68 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting VEDTEKTER FOR KS Vedtatt på Landstinget i KS februar 2016, revidert etter ekstraordinært Landsting i KS Vedtekter for KS 1 Formål 1.1. KS er en arbeidsgiver-, interesse- og rådgivningsorganisasjon, som gjennom ivaretakelse av medlemmenes interesser, skal arbeide for en effektiv og selvstendig kommunesektor som ivaretar innbyggernes behov. 2 Medlemskap 2.1. KS er en medlemsorganisasjon Alle kommuner og fylkeskommuner har rett til å være medlemmer av KS. Medlemskapet omfatter også KS arbeidsgivervirksomhet. Landstinget kan gjøre unntak. Vedtekter for arbeidsgivervirksomheten fastsettes av Landstinget I henhold til samarbeidsavtalen mellom KS og KS Bedrift skal bedrifter med kommunalt eierskap og bedrifter som leverer tjenester innen offentlig sektor være medlem av KS Bedrift. Dersom samarbeidsavtalen bortfaller vil disse bedrifter kunne tas opp som medlem av KS etter godkjenning av Hovedstyret Inn- og utmelding i KS skjer skriftlig Utmelding av KS kan bare skje med virkning fra den inneværende Hovedtariffavtalens utløpsdato Utmelding må være Hovedstyret i hende innen 1. juni året før Hovedtariffavtalens utløp Hovedstyret kan vedta at medlemmer som opptrer i strid med vedtektene skal helt eller delvis ekskluderes eller nektes bistand Medlemmer som har meldt seg ut, kan ikke reise krav på noen del av KS aktiva. 3 Valg til KS organer 3.1. KS tillitsvalgte skal representere medlemmene Tillitsvalgte til Landstinget, Landsstyret, Hovedstyret, Fylkesmøter og Fylkesstyrer i KS fra kommuner og fylkeskommuner skal velges blant folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner, samt kommune-/by-/fylkesråder selv om de ikke er folkevalgte. Valgene gjelder normalt for 4-årsperioden, med unntak for kommune-/by-/fylkesråder som ikke er folkevalgte og som fratrer sitt verv KS Bedrifts representanter til Landstinget, Landsstyret, Hovedstyret og Fylkesstyrene velges av Bedriftsstyret. Valgene gjelder for landstingsperioden, men representanter som ikke lenger er valgbare, jfr. 4.1 og 4.3. i vedtekter for KS Bedrift, fratrer sine tillitsverv i KS og KS Bedrift. 1

69 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Valg fra kommuner og fylkeskommuner til KS organer kan kreves fremmet som forholdstallsvalg. Det samme gjelder valg og oppnevning som KS foretar av representanter til organer i og utenfor KS Ved alle valg til KS, lokalt og sentralt, skal hvert kjønn være representert med minst 40% av medlemmene. 4 Valg av landstingsrepresentanter 4.1. Kommunenes landstingsdelegater med varadelegater velges for landstingsperioden på første fylkesmøte etter kommune- og fylkestingsvalget. Kommunenes representanter i Fylkesmøtet velger så mange landstingsdelegater som det samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret tilsier: Inntil innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 17 delegater til innbyggere - 19 delegater til innbyggere -21 delegater til innbyggere - 23 delegater til innbyggere -25 delegater til innbyggere - 27 delegater til innbyggere - 29 delegater og flere innbyggere - 31 delegater 4.2. Det velges et antall varadelegater som tilsvarer hvert partis (grupperings) antall delegater med tillegg av to Fylkeskommunens landstingsdelegater med varadelegater velges blant Fylkestingets representanter og Fylkesrådene for landstingsperioden innen utgangen av oktober måned det år fylkestingsvalget er holdt, j.fr. 17 nr.1 i Kommuneloven. Hver fylkeskommune velger delegater etter samlede innbyggertall i fylket pr i valgåret, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 4 delegater til innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater til innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 10 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 12 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater og flere innbyggere - 15 delegater 4.4. Ved valg av varadelegater forholdes som i 2. ledd Oslo kommune velger delegater etter kommuneskalaen Bedriftsmedlemmenes representanter og vararepresentanter til Landstinget velges av Bedriftsstyret. Antall representanter fra bedriftsmedlemmene regnes ut basert på forholdet mellom 2

70 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting samlet kontingent innbetalt foregående år fra kommunene, fylkeskommunene og bedriftsmedlemmene Eventuell landstingsrepresentasjon fra Longyearbyen dekkes av Troms Hovedstyrets medlemmer deltar i Landstinget med stemmerett. Såfremt et styremedlem velges som landstingsdelegat, innkalles varadelegat til Landstinget. 5 Landstinget 5.1. Landstinget er KS øverste myndighet. Landsting holdes hvert fjerde år i det år som følger etter avholdt kommunevalg/fylkestingsvalg Ordinært Landsting innkalles med minst tre måneders varsel. Dagsorden og saksdokumenter bør være sendt delegatene senest en måned før møtet Ekstraordinært Landsting holdes når det foreligger saker av så stor betydning at Hovedstyret eller Landsstyret finner det påkrevd, eller når et flertall av fylkesstyrene anmoder om det Landstinget velger selv sin ordstyrer Landstinget velger umiddelbart etter sin konstituering en valgkomité på 11 medlemmer. Valgkomiteen avgir innstilling til de valg som skal foretas på Landstinget Landstinget skal behandle de saker som framgår av vedtektene, og for øvrig de saker som Landsstyret/Hovedstyret legger fram Saker som et medlem eller et Fylkesstyre eller Bedriftsstyret måtte ønske forelagt Landstinget, må være sendt til Hovedstyret senest åtte uker før første møtedag Landstinget fastsetter kontingentrammen for kommuner og fylkeskommuner for en fireårs periode. Landstinget fastsetter grunnkontingenten for kommuner og fylkeskommuner og fordelingen av kontingenten mellom kommunene og fylkeskommunene Landstinget skal foreta de foreskrevne valg jfr. 5, 7 og 8. Ved valg deltar bedriftsmedlemmenes representanter kun ved valg av Hovedstyrets leder og nestleder Landstinget velger blant landstingsdelegatene 19 av de 54 representantene med varamedlemmer til Landsstyret Landstinget velger 14 av Hovedstyrets 15 medlemmer med varamedlemmer. Det velges to varamedlemmer mer enn antall medlemmer pr. gruppe Landstinget velger Hovedstyrets leder og nestleder(-e) blant Hovedstyrets medlemmer. 6 Landsstyret 6.1. Landsstyret består av til sammen 54 medlemmer med varamedlemmer, hvorav ett velges direkte av Bedriftsstyret. Hovedstyret og fylkesstyrelederne er automatisk medlemmer av Landsstyret. Hovedstyrets varamedlemmer er samtidig tilsvarende varamedlemmer til Landsstyret. Fylkesstyrets nestleder eller et annet styremedlem velges som varamedlem for fylkesstyrelederen til Landsstyret. 3

71 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Hvis fylkesstyrelederen blir valgt som hovedstyremedlem, blir Fylkesstyrets nestleder medlem av Landsstyret. Hvis også Fylkestyrets nestleder blir valgt som Hovedstyremedlem, blir en annen representant valgt av og blant Fylkesstyrets medlemmer, som medlem av Landsstyret Landsstyret ledes av Hovedstyrets leder/nestleder For at Landsstyret skal være vedtaksført, må minst 35 medlemmer være tilstede Landsstyret fastsetter mål for organisasjonen for perioden mellom Landsting og behandler KS krav til Staten i forbindelse med konsultasjonene Landsstyret skal vedta årsberetning og regnskap. Hovedstyret har ikke stemmerett ved behandling av årsberetning og regnskap. Landsstyret velger forut for denne behandlingen en særskilt ordstyrer. Ved behandling av disse sakene er Landsstyret vedtaksført når minst 25 medlemmer er til stede (eksklusive Hovedstyret) Landsstyret, med unntak av Hovedstyrets medlemmer, er generalforsamling for selskapet KS Holding AS Landsstyret kan inntil neste Landsting fastsette korrigert kontingentramme og korrigere kontingenten for alle medlemsgrupper dersom særskilte forhold skulle tilsi det, jfr Landsstyret foretar eventuelle suppleringsvalg til landstingsvalgte tillitsverv i perioden mellom Landsting Landsstyret kan ta opp saker på eget initiativ og behandler for øvrig de saker som Hovedstyret legger fram Landsstyret velger et Organisasjonsutvalg med tre til fem medlemmer, jfr. 8. Organisasjonsutvalgets medlemmer kan ikke ha andre tillitsverv i KS. Landsstyret fastsetter retningslinjer for utvalgets arbeid Landsstyret velger revisor Landsstyret holder møte minst en gang pr. år og ellers når minst 17 medlemmer og/eller Hovedstyret finner det påkrevd. 7 Hovedstyret 7.1. Hovedstyret består av 15 medlemmer med varamedlemmer, hvorav ett velges av Bedriftsstyret Rådmannsutvalgets leder er observatør med tale- og forslagsrett Hovedstyret er beslutningsdyktig når minst 11 medlemmer er til stede Hovedstyret leder KS virksomhet og setter i verk Landstingets og Landsstyrets vedtak. Hovedstyret fastsetter budsjettet for den samlede virksomhet og forvalter KS eiendeler Hovedstyret ivaretar eierinteressene i datterselskap og andre selskap hvor KS har eierandeler Hovedstyret velger et arbeidsutvalg. 4

72 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Hovedstyret legger fram for Landsstyret årsberetning og regnskap i revidert stand Hovedstyret kan for enkelte områder eller spesielle saker, oppnevne utvalg og fastsette nærmere bestemmelser for deres virksomhet Hovedstyret fastsetter vedtekter for Rådmannsutvalget (jfr. 9) Hovedstyret kan gjøre vedtak om arbeidsstengning (lockout) Hovedstyret tilsetter administrerende direktør (jfr. 13) Hovedstyret tolker KS vedtekter. 8 Organisasjonsutvalget 8.1. Organisasjonsutvalget skal utarbeide og foreslå godtgjøringsreglement for KS, og behandle saker av kontrollerende karakter angående tillitsvalgte i KS. 9 Rådmannsutvalget 9.1. KS har et rådmannsutvalg som rådgivende organ sentralt og på fylkesnivå. Det sentrale utvalget velges av rådmannslandsmøtet Rådmannsutvalgets leder er observatør med tale- og forslagsrett i Hovedstyret. Nestleder er vararepresentant til Hovedstyret. Tilsvarende gjelder Landstinget, Landsstyret og på fylkesnivå. 10 Fylkesmøtet Fylkesmøtet er KS øverste organ i fylket Det kan avholdes felles Fylkesmøter på tvers av fylkesgrensene Kommunen/fylkeskommunen bærer selv utgiftene ved sine representanters deltakelse i Fylkesmøtet Fylkesstyrets leder leder Fylkesmøtene Første Fylkesmøte etter valget hvert 4. år velger Fylkesstyre og landstingsdelegasjon Fylkesmøtet har ett obligatorisk møte i året. Møtet kan avholdes i forbindelse med arbeidet med å forankre konsultasjoner, tariffspørsmål, forpliktende avtaler og andre viktige/prinsipielle saker Fylkesmøtet gir retning for Fylkesstyrets arbeid og behandler årsmelding om Fylkesstyrets arbeid Fylkesmøtet avholder for øvrig møte når en tredel av kommunene/fylkeskommunene anmoder om det, eller når Fylkesstyret bestemmer det. 5

73 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Hver kommune velger representanter med varamedlemmer til Fylkesmøtet på bakgrunn av folketallet pr det år valg til kommunestyret avholdes, etter følgende skala: Inntil 3000 innbyggere - 1 delegat 3001 til innbyggere - 2 delegater til innbyggere - 3 delegater til innbyggere - 4 delegater til innbyggere - 5 delegater til innbyggere - 6 delegater til innbyggere - 7 delegater til innbyggere - 8 delegater til innbyggere - 9 delegater til innbyggere - 10 delegater til innbyggere - 11 delegater til innbyggere - 12 delegater til innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 16 delegater og flere innbyggere - 17 delegater Oslos representasjon er angitt i Kommunens representanter velges blant de faste kommunestyrerepresentanter eller kommune- /byråder i kommunestyrets konstituerende møte (jfr 3). Ordføreren bør være blant representantene Hver fylkeskommune velger representanter med varamedlemmer til Fylkesmøtet blant Fylkestingets representanter og Fylkesrådene på bakgrunn av folketallet pr det år valg til fylkesting avholdes, etter følgende skala: Inntil innbyggere - 13 delegater til innbyggere - 14 delegater til innbyggere - 15 delegater til innbyggere - 16 delegater til innbyggere - 17 delegater til innbyggere - 18 delegater til innbyggere - 19 delegater til innbyggere - 20 delegater til innbyggere - 21 delegater til innbyggere - 22 delegater til innbyggere - 23 delegater og flere innbyggere - 24 delegater Fylkeskommuner med parlamentarisk styringssystem velger selv om fylkesordfører eller fylkesrådsleder møter Øvrig samhandling mellom KS medlemmer på fylkesnivå skjer gjennom andre møter der medlemmene selv velger sin representasjon. 11 Fylkesstyret 6

74 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Fylkesstyret skal fremme KS formål i tråd med prioriteringer fra Landstinget, Landsstyret og KS Hovedstyre Fylkesstyret består av 7 til 15 medlemmer med varamedlemmer, hvorav en representant med varamedlem valgt av Bedriftsstyret. Dersom man etablerer fylkesstyrer over (de nye) fylkesgrensene økes antall medlemmer til maks Fylkesstyret tilrettelegger og forestår den løpende politiske virksomheten på fylkesnivå Fylkesstyret skal bidra til medlemsforankring og uttalelser i viktige saker Fylkesstyret koordinerer samhandlingsarenaer lokalt Fylkesstyret framlegger årsmelding om sin aktivitet for Fylkesmøtet Fylkesstyret og dets leder og nestleder velges på Fylkesmøtets første møte i perioden Fylkesstyrets medlemmer med varamedlemmer fra kommuner og fylkeskommuner velges blant landstingsdelegatene fra fylket og deres varadelegater Både kommuner og fylkeskommuner skal være representert i Fylkesstyret Lederen av det lokale Rådmannsutvalget er observatør i Fylkesstyret med tale- og forslagsrett Fylkesstyrets arbeid tilrettelegges av et sekretariat. 12 Ugildhet Medlemmer av KS organer og tilsatte i KS administrasjon fratrer ved forberedelsen og avgjørelsen av saker i samsvar med ugildhetsbestemmelsene i forvaltningsloven og kommuneloven. 13 KS administrasjon Administrerende direktør forestår daglig ledelse av KS virksomhet. Administrerende direktør rapporterer til Hovedstyret. 14 Kontingent, m.v Landstinget fastsetter kontingentrammen for kommuner og fylkeskommuner for en fireårs periode Kontingenten for kommunene og fylkeskommunene fastsettes i forhold til antall innbyggere, med en grunnkontingent (for kommunene) og en kontingentramme som fastsettes av Landstinget, jfr. 5. Fordelingen av kontingenten mellom kommunene og fylkeskommunene fastsettes av Landstinget Statistisk Sentralbyrås siste offisielle oppgaver over folketallet legges til grunn for utregningen Dersom samarbeidsavtalen mellom KS og KS Bedrift faller bort og bedrifter tas opp som medlemmer av KS, fastsettes kontingenten for bedriftene av Hovedstyret Landsstyret kan korrigere kontingentene, jfr

75 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Medlem som melder seg ut, plikter å betale kontingent inntil de tariffavtaler som medlemmet er bundet av, løper ut Nettverk/medlemsgrupper med felles interesser kan kjøpe administrativ og faglig bistand fra KS sentralt og lokalt etter nærmere angitte retningslinjer for det enkelte nettverk/medlemsgruppe. 15 Vedtektsendring Endring av vedtektene kan bare vedtas av Landstinget og med minst 2/3 flertall. Forslag til vedtektsendring må være sendt Hovedstyret innen seks måneder før Landstinget skal holdes. Slike forslag skal Hovedstyret forelegge Fylkesstyrene til uttalelse Ved ekstraordinært Landsting kan seks måneders fristen fravikes. 16 Oppløsning av KS Forslag om oppløsning av KS må framsettes for Hovedstyret senest 6 måneder før Landstinget. Hovedstyret må senest 5 måneder før Landstinget sørge for at KS medlemmer blir forelagt forslaget om oppløsning Beslutning om oppløsning av KS må fattes med minst ¾ flertall av landstingsdelegatene Ved oppløsning av KS skal organisasjonens aktiva bindes i minst 10 år for å kunne overføres til en/flere ny(e) organisasjon(er) etter beslutning i det sist fungerende Hovedstyret. Hvis en/flere ny(e) organisasjon(er) ikke er opprettet innen den tid, skal disponible midler anvendes på den måten som det sist fungerende Hovedstyret besluttet. Beslutning om dette treffes med 2/3 flertall. 2. Vedtekter for Arbeidsgivervirksomheten 1 Formål og medlemskap Det vises til KS vedtekter 1 og 2. 2 Tilslutning og fullmakt Tilsutning og fullmaktsoverføringen (jfr. vedtektens 6) til KS arbeidsgivervirksomhet skjer skriftlig og på fastsatt skjema. 3 Rettigheter De enkelte medlemmer har rett til rådgivning og bistand fra KS i forbindelse med: Inngåelse og revisjon av tariffavtaler og andre avtaler med de ansattes organisasjoner Tolking av avtaler, lover og bestemmelser. Forebygging og løsning av rettstvister og interessetvister. 8

76 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Utforming av lønns- og personalpolitikk og personaladministrative tiltak. Dyktiggjøring av folkevalgte oppnevnte i styrer og ansatte i lønns- og personalsaker. 4 Plikter Medlemmene er bundet av gjeldende tariffavtaler og er forpliktet til: Å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i samsvar med disse. Å slutte opp om den felles lønnspolitikken. Å følge de retningslinjer som gis i en konfliktsituasjon. Ikke uten KS samtykke inngå avtaler som strider mot bestemmelser i sentralt inngåtte avtaler. 5 Avstemning 1. Hovedtariffavtale og Hovedavtale skal være gjenstand for uravstemning blant medlemmer som omfattes av avtalene. Avtaleutkast om regulering av Hovedtariffavtalen etter 1. avtaleår vedtas av Hovedstyret. Hovedstyret kan fatte vedtak om at delregulering av Hovedtariffavtalen etter 1. avtaleår skal være gjenstand for uravstemning, jfr. 1. ledd. 2. Avtaleutkast til sentrale generelle særavtaler og sentrale forbundsvise særavtaler, jfr. Hovedavtalens 1 3, vedtas av Hovedstyret. Hovedstyret kan fatte vedtak om at slike avtaler skal være gjenstand for uravstemning tilsvarende som for Hovedtariffavtale og Hovedavtale etter pkt. 1, 1. ledd. Dersom minst 1/3 av Hovedstyrets medlemmer krever det, skal slik avtale være gjenstand for uravstemning. 3. Ved uravstemning anses en tariffavtale som vedtatt når 1/3 av de avgitte stemmer fra medlemmene, og som representerer minst halvparten av arbeidstakerne hos medlemmene som avgis stemmer, svarer JA til det anbefalte forhandlingsforslag. Antall arbeidstakere i fast stilling pr. 1. januar i avstemningsåret legges til grunn. Alle medlemmer etter vedtektenes 2 og som omfattes av avtalen, blir bundet av et uravstemningsresultat. Det samme gjelder Hovedstyrevedtak der Hovedstyret fatter vedtak om godkjenning av et forhandlingsforslag. 6 Fullmakter KS har fullmakt til på vegne av medlemmene å: Inngå og si opp tariffavtaler. Forkorte oppsigelsesfrister i tariffavtalte forhold. Iverksette arbeidsstegning (lockout) i henhold til Hovedstyrets vedtak, Arbeidstvistloven og Hovedavtalens bestemmelser. Motta og godta, arbeidsoppsigelse (plassoppsigelse) i henhold til Arbeidstvistloven og Hovedavtalens bestemmelser. Motta stevning og bringe rettstvister inn for Arbeidsretten eller evt. annen tvisteløsningsinstans. Bringe interessetvister inn for Rikslønnsnemnd eller evt. annen tvisteløsningsinstans. 9

77 5/19 Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden / Valg av utsending til Kommunenes Sentralforbund for perioden : Vedtekter for KS - Oppdatert etter ekstraord. Landsting Opphør Tilslutning til KS arbeidsgivervirksomhet opphører ved: 1. Umelding av KS. 2. Hel eller delvis eksklusjon, jfr. 2 i KS vedtekter. Utmelding etter punkt 1 skjer i h.h.t. KS vedtekter 2. 8 Vedtektsendringer Disse vedtekter kan endres i samsvar med bestemmelsene i 15 i KS vedtekter. 10

78 6/19 Valg av valgnemnd for valgperioden / Valg av valgnemnd for valgperioden : Valg av valgnemnd for valgperioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre Saksframlegg Valg av valgnemnd for valgperioden Rådmannens innstilling: Saken legges fram uten innstilling Saksopplysninger For valgperioden skal kommunestyre velge ulike styrer, råd og utvalg. Det skal også velges representanter til statlige nemnder og representanter til å ta del i interkommunale samarbeidsformer. Siste valg periode hadde valgnemnda 7 medlemmer: 1. Knut Sjømæling, SP 2. Kjell Per Dønheim, FRP 3. Heidi Hogset, V 4. Anna Grindvold, KRF 5. Jan Karstein Schjølberg, AP 6. Leif Ståle Engdahl, H 7. Kjellfrid Blakstad, SV Valgnemnda legger fram innstilling i ulike valgsaker til kommunestyret En ber kommunestyret velge ny valgnemnd. Vurdering Vedlegg 1

79 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Valg av plan- og byggekomite for valgperioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre /19 Saksframlegg Valg av plan- og byggekomite for valgperioden Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. Saksopplysninger I kommunestyremøte ble det gjort enstemmig vedtak om endring av Plan og byggekomiteen gjort i PS 70/15: Plan og byggekomite valgt i sak 70/15 og mandat for plan og byggekomiteen fra 2003 oppheves. Det velges ny plan og byggekomite bestående av tre faste medlemmer med tre vara i nummerorden ut kommunestyreperioden. Forslag til reglement for gjennomføring av kommunale bygge og anleggsprosjekter fastsettes som kommunens retningslinjer, se vedlegg. En ber kommunestyret velge Plan- og byggekomite for valgperioden Vedlegg Reglement for gjennomføring av kommunele byggeog anleggsprosjekter 1

80 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Gjemnes kommune Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter Vedtatt av Gjemnes kommunestyre , sak?? 1

81 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter Innhold 1. Formål med reglementet Omfang Organisering av byggeog anleggsprosjekt Oppstart av planprosess Plan- og byggekomite Administrativ prosjektorganisasjon prosjektansvarlig Byggefasen Behandling av byggeog anleggsprosjekter Økonomistyring / rapportering Oppstart av byggeog anleggsprosjekter Finansiering Kostnadskontroll og rapportering Sluttrapport med regnskap Spesialrutine for prosjekter som avsluttes før spillemidler mottas...6 2

82 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter 1. Formål med reglementet 1.1 Reglementet gir retningslinjer for enhetlig behandling og styring i forbindelse med planlegging og gjennomføring av kommunens byggeog anleggsprosjekter i hht. vedtatt investeringsbudsjett. 1.2 Reglementet regulerer de ulike aktørers rolle, myndighet og ansvar. Andre føringer for kommunenes gjennomføring av investeringsprosjekter finnes bl.a. i Lov om offentlige anskaffelser av , og Forskrift om offentlige anskaffelser av , med etterfølgende endringer. Det samme gjelder aktuelle lover og regler som regulerer kommunens virksomhet, herunder kommunens økonomireglement, anskaffelsesreglement, delegasjonsreglement og møtereglement. 2. Omfang 2.1 Reglementet gjelder for gjennomføring av investeringer i kommunale bygg med tilhørende utomhusanlegg og inventar, kommunaltekniske anlegg (veg, vann, avløp), herunder også park- og idrettsanlegg. 2.2 Byggeprosjekter med en samlet investeringsramme på mindre enn 10 millioner kr eks. mva og alle kommunaltekniske prosjekter samt opparbeidelse av friområder, parker og utendørs idrettsanlegg - gjennomføres i sin helhet av rådmannen dersom ikke annet blir bestemt. For slike prosjekt gjelder punkt 3 og 4 så langt det passer. 2.3 Byggeprosjekter med en investeringsramme på over 10 millioner kr eks. mva styres politisk av en plan- og byggekomité (jfr. punkt 3.2). 3. Organisering av byggeog anleggsprosjekt 3.1 Oppstart av planprosess For å sikre en best mulig politisk styring skal den ordinære saksgang følges for byggeog anleggsprosjekt. Prinsippene for fullført saksbehandling legges til grunn Plan- og byggekomiteen får sine oppdrag fra kommunestyret. Før oppstart av byggeprosjekter, unntatt prosjekter som fremgår av punkt 2.2, fremmer rådmannen sak til kommunestyret som fastsetter plan og mandat for prosjektet, jfr. punkt Plan- og byggekomite Valg og sammensetning Plan- og byggekomiteen består av 3 medlemmer - med 3 varamedlemmer i rekkefølge - som oppnevnes av kommunestyret for valgperioden i hht. kommunelovens 10. Kommunestyret velger leder og nestleder. Rådmannen sørger for sekretariat og er ansvarlig for saksforberedelse til komiteen Arbeidsoppgaver Plan- og byggekomiteen skal: a. forestå den politiske oppfølging av planlegging og gjennomføring av kommunale byggeprosjekter. Komiteen har følgelig ansvar for å følge opp at plan- og byggeprosessen gjennomføres forsvarlig og i henhold til de økonomiske rammer, tidsfrister, samt føre tilsyn med at byggeprosjektet følger de politiske føringer som er framkommet gjennom forprosjekt, vedtak i kommunestyret, og reglement og mandat, jfr. punkt b. påse at brukstillatelse/midlertidig brukstillatelse er framlagt før innflytting. 3

83 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter c. behandle foreløpig sluttrapport med byggeregnskap senest 3 måneder etter overtakelse. d. behandle endelig sluttrapport med regnskap senest 3 måneder etter første års garantibefaring. e. rapportere til kommunestyre Avgjørelsesmyndighet Innenfor de målene, rammene og retningslinjene som er vedtatt for det enkelte byggeprosjekt har plan- og byggekomiteen myndighet til å avgjøre: a. prosjekteringsmåten b. engasjement av arkitekt og rådgivende ingeniører c. valg av entrepriseform d. godkjenning av anbud/tilbud e. valg av utførende entreprenører/leverandører f. avgjøre om innkjøp av inventar og utstyr mv., som er nødvendig for å gjøre byggeprosjektet operativt, skal gjennomføres ved bruk av kommunens innkjøpsavtaler eller om det skal benyttes separate anbud for de forskjellige byggeprosjekter Plan- og byggekomiteens avgjørelser rapporteres til kommunestyre (møteprotokollen) Plan- og byggekomiteen holdes løpende orientert om status i prosessen, og blir forelagt til avklaring saker av vesentlig betydning for prosjektet, inklusive fremdrift og økonomi Eventuelle prinsipielle avvik i prosjektet under byggefasen, inkl. behov for eventuelle tilleggsbevilgninger, skal fremmes for behandling i kommunestyret. 3.3 Administrativ prosjektorganisasjon prosjektansvarlig Prosjektorganisasjon Avhengig av prosjektets karakter og størrelse oppnevner rådmannen en entydig administrativ prosjektorganisasjon. Den administrative plan- og byggeprosessen organiseres i henhold til gjeldende lov, regel- og avtaleverk, herunder sikring av ansattes medbestemmelse. Arkitekt/rådgivere/-brukerrepresentanter inngår i gruppen Prosjektansvarlig prosjektleder/byggeleder a. Rådmannen er kommunens prosjektansvarlige og oppnevner (eventuelt leier inn) en prosjektleder/byggeleder/byggherreombud. Prosjektleder/byggeleder sorterer administrativt under rådmannen og rapporterer til denne for videre rapportering. b. Prosjekt-/byggeleder har ansvar for den daglige oppfølgingen av prosjektet på vegne av byggherren og er kommunenes kontaktperson overfor arkitekter, konsulenter og entreprenører gjennom hele gjennomføringen av prosjektet. c. Det tilligger prosjekt-/byggeleder å innhente alle relevante opplysninger og sørge for alle nødvendige formalia i forbindelse med et prosjekt. Politisk vedtatte rammer skal holdes. d. Prosjekt-/byggeleder skal koordinere alle kommunenes enheter i forhold som vedrører prosjektet. e. Prosjekt-/byggeleder har det daglige budsjettoppfølgingsansvar og skal minst hver måned gjennomgå regnskaps- og budsjettoppfølgingsrapporter for å kunne forutse avvik mellom bevilget beløp og regnskap og iverksette eventuelle justeringer for å 4

84 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter holde budsjettene. f. Det er vanligvis prosjekt-/byggeleder som forestår alle bestillinger og attesterer alle innkjøp for prosjektet. Alle bestillinger skal foretas/bekreftes skriftlig. Det skal ikke foretas bestillinger som fører til at kommunen påføres kostnader som ikke har budsjettmessig dekning. 3.4 Byggefasen Byggefasen ledes og gjennomføres av rådmannen (prosjektansvarlig). Det forutsettes at dette skjer i henhold til administrative rutiner. Byggekomiteen holdes løpende orientert om status i prosessen, og blir forelagt til avklaring saker av vesentlig betydning for prosjektet, inklusive fremdrift og økonomi, jfr. punkt Bygge-/prosjektleder engasjeres ved behov. Der det er hensiktsmessig oppretter rådmannen en styrings/-prosjektgruppe med fordeling av oppgaver og ansvar (instruks), jfr. punkt og punkt Byggeleder/arkitekt/-rådgivere/brukerrepresentanter inngår i gruppen. Gruppen kan utvides/endres ved behov. Rådmannen har også ansvar for utarbeidelse av anbudsdokumenter, innhenting av anbud og opprette kontrakter med konsulenter, entreprenører og leverandører alt innenfor rammen av godkjent byggebudsjett. Når anbud er innkommet sørger rådmannen for at det settes opp et revidert kostnadsoverslag som oversendes byggekomiteen til behandling, jfr. punkt Hvis dette ligger innenfor vedtatt budsjett kan arbeidene igangsettes. I motsatt fall må forslag til omarbeidet prosjekt eventuelt søknad om tilleggsbevilgning forelegges kommunestyret til godkjenning. Økonomistyring/rapportering, se punkt 5. Rådmannen, eller den hun bemyndiger, undertegner kontraktene. 4 Behandling av byggeog anleggsprosjekter Bygge- og anleggsprosjekter med investeringsramme over 10 millioner kr eks. mva. skal i de forskjellige fasene i prosjektet behandles/godkjennes i hht. følgende oppsett: Fase Tiltak (administrativ behandling) Godkjennes av Initiativfase Skisseprosjekt Kostnadsantakelse (erfaringstall) Kommunestyret (økonomiplan) Programfase Forprosjekt Plan- og byggekomité Arbeidsmiljøutvalget Prosjekteringsfase Bygge-/romprogram Kommunestyret Hovedprosjekt Detaljprosjekt Kostnadsoverslag /byggebudsjett Kontraheringsfase Kontraktstrategi (valg av entrepriseform) Plan- og byggekomité Anbud/tilbud Kontrahering av entreprenør(er) Byggefasen Prosjektet gjennomføres Rådmann Godkjenningsfase Overtakelse av prosjektet Garantiperiode Sluttrapport med sluttregnskap Kommunestyret Plan- og byggekomiteen innstiller sine saker til kommunestyret. 5

85 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter 5 Økonomistyring / rapportering 5.1 Oppstart av byggeog anleggsprosjekter Alle investeringer budsjetteres og regnskapsføres i investeringsbudsjettet/-regnskapet. Utgifter til byggeog anleggsutgifter skal vedtas og tas med ved rullering av økonomiplan. Bare i unntakstilfelle kan nye byggeog anleggsprosjekt fremmes som enkeltsak i budsjettåret. Alle investeringsbeslutninger skal bygge på en vurdering av behovet og en økonomisk vurdering av investeringen. Den økonomiske vurderingen skal ta for seg kapital- og driftselementet (driftsmessige konsekvenser - årskostnadsanalyse). Utgifter som påløper ved bl.a. planlegging, prosjektering og forundersøkelser til en konkret investering, kan klassifiseres som investeringsutgift fra og med det året det foreligger vedtak om at investeringen skal gjennomføres. 5.2 Finansiering Før byggeog anleggsprosjekt kan igangsettes må prosjektet være fullfinansiert. Bygge- og anleggsprosjekter skal som hovedregel igangsettes det året det er budsjettert. Dersom prosjekt igangsettes senere år, eller går over flere år, korrigeres investeringsbudsjettet i forhold til forventet aktivitet (jfr. budsjettforskriftene). Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyrets godkjennelse. 5.3 Kostnadskontroll og rapportering. Det skal benyttes prosjektregnskap for alle investeringer. Rådmann skal enhver tid holde seg innenfor vedtatte planer og budsjett. Eventuelle avvik i prosjektet skal varsles så tidlig som mulig. Byggekomiteen holdes løpende orientert om status i prosessen og blir forelagt til avklaring saker av vesentlig betydning for prosjektet, inklusive fremdrift og økonomi. Dersom overskridelse av vedtatt budsjettramme kan forventes utarbeider rådmannen sak om dette, med finansieringsforslag, til politisk behandling. Rådmannen kan stoppe investeringen inntil politisk behandling er sluttført. Alle investeringsprosjekter gjennomgås i forbindelse med løpende rapportering til kommunestyret i tertialrapporter og årsmelding i hht. Gjemnes kommunes økonomireglement. 5.4 Sluttrapport med regnskap For alle prosjekter som utføres etter dette reglement punkt 2.3 skal det senest 3 måneder etter overtakelse legges fram foreløpig sluttrapport og byggeregnskap. Innen 3 måneder etter første års garantibefaring utarbeides endelig sluttrapport, inneholdende fullstendig regnskap. Sluttrapport med regnskap sendes kommunerevisjonen og kontrollutvalget før det forelegges kommunestyret, og skal inneholde forslag til vedtak om dekning av overskridelse eller disponering av en besparelse. Sluttregnskap for øvrige byggeog anleggsprosjekt (jfr. punkt 2.2) behandles i forbindelse med avleggelse av årsregnskap. 5.5 Spesialrutine for prosjekter som avsluttes før spillemidler mottas Når prosjektet er sluttført, budsjetteres bruk av fond med de manglende spillemidler. Etter at avslutningen av prosjektet er vedtatt, posteres bruk av fondet slik at prosjektet regnskapsmessig er fullfinansiert. I forhold til budsjettet vil det mangle spillemidler. Når spillemidlene kommer bokføres spillemidlene på vanlig måte og avsettes til fondet. Dersom 6

86 7/19 Valg av plan- og byggekomite for valgperioden / Valg av plan- og byggekomite for valgperioden : Reglement for gjennomføring av kommunelae byggeog anleggsprosjekter Reglement for gjennomføring av kommunale byggeog anleggsprosjekter kommunen får mer eller mindre spillemidler, vil dette kun ha konsekvens for fondet og krever ikke ytterligere behandling i politiske utvalg. 7

87 8/19 Valg av kontrollutvalg for perioden / Valg av kontrollutvalg for perioden : Valg av kontrollutvalg for perioden Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Liv Iren Lillevevang Saksgang Møtedato Kommunestyre /19 Saksframlegg Valg av kontrollutvalg for perioden Rådmannens innstilling: Saken blir lagt frem uten innstilling. Saksopplysninger Ihht. kommuneloven (2018) 23-1 er det kommunestyret selv som velger kontrollutvalget som skal føre løpende kontroll på deres vegne. Viser videre til vedlagte brev pr fra Kontrollutvalgssekretæriatet om valg av medlemmer og valgbarhet. Kontrollutvalget i Gjemnes vedtok i sitt siste møte ( ) forslag til nytt reglement for kontrollutvalget i Gjemnes, se vedlegg. Kommunestyret vil få denne saken i neste møte. Ber om at kommunestyret foretar valg av kontrollutvalget for perioden Vurdering Vedlegg Valg av medlem. til kontrollutvalget - valg til styret i kontrollutvalgssekretariatet - folkevalgtopplæringen Utkast til nytt reglement for Kontrollutvalget i Gjemnes 1

88 8/19 Valg av kontrollutvalg for perioden / Valg av kontrollutvalg for perioden : Valg av medlem. til kontrollutvalget - valg til styret i kontrollutvalgssekretariatet - folkevalgtopplæringen Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Sekretariatet: Telefon: direkte Mobil: E-post: jane.anita.aspen@molde.kommune.no postmottak@kontrollutvalgromsdal.no Web: Til Medlemskommunene som omfattes av Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal v/ ordfører og rådmann Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato /JAA Molde, VALG AV MEDLEMMER TIL KONTROLLUTVALGET OG STYREMEDLEMMER TIL KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL KONTROLLARBEIDSPERSPEKTIV I FOLKEVALGTOPPLÆRINGEN Valg av medlemmer og varamedlem til kontrollutvalget. Vi vil minne om at det er gjort noen endringer i kommuneloven som berører hvem som er valgbare som medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget Kontrollutvalget Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg som skal føre løpende kontroll på deres vegne. Kommunestyret og fylkestinget velger selv en leder, en nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til utvalget. Lederen kan ikke være medlem av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordføreren. Utvalget skal ha minst fem medlemmer. Minst ett medlem skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utelukket fra valg er a) ordfører og varaordfører b) medlemmer og varamedlemmer av formannskap eller fylkesutvalg c) medlemmer og varamedlemmer av folkevalgt organ med beslutningsmyndighet. Medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret eller fylkestinget er likevel valgbare d) medlemmer av kommuneråd eller fylkesråd e) medlemmer og varamedlemmer av kommunestyrekomité eller fylkestingskomité f) ansatte i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen g) personer som har en ledende stilling, eller som er medlem eller varamedlem av styret eller bedriftsforsamlingen, i et selskap som kommunen eller fylkeskommunen har eierinteresser i h) personer som har en ledende stilling, eller som er medlem eller varamedlem av styret i et interkommunalt politisk råd eller et kommunalt oppgavefellesskap. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst velge medlemmer til utvalget på nytt. Hvis ett eller flere medlemmer av utvalget skal skiftes ut, skal alle medlemmene velges på nytt. Det som er nytt, er det som står innledningsvis om at lederen ikke kan komme fra samme parti eller samme gruppe som ordføreren, at utvalget skal ha minst 5 medlemmer, samt bokstavene g) og h). Vi minner om at det er utarbeidet reglement for kontrollutvalgene i alle kommunene. Disse reglementene har en paragraf om Valg og sammensetning. Kommunestyrene vedtok disse reglementene i Det har i kontrollutvalgenes siste møte denne perioden, blitt utarbeidet nye Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Org.nr: Side 1 av 2

89 8/19 Valg av kontrollutvalg for perioden / Valg av kontrollutvalg for perioden : Valg av medlem. til kontrollutvalget - valg til styret i kontrollutvalgssekretariatet - folkevalgtopplæringen reglement som er/blir oversendt kommunestyret. Dessverre vil ikke disse komme til godkjenning i de nye kommunestyrene før etter konstitueringen. Vi ønsker likevel at det før konstitueringen gjennomgås utkast til de nye reglementene, slik at en har med seg de nye signalene fra kontrollutvalgene. Generelt kan vi si at det er et ønske om å få tettere kobling mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Kontrollutvalget utøver sitt arbeid på vegne av kommunestyret, og da er det viktig at kontrollutvalget har god legitimitet i kommunestyret. Det er derfor foreslått i de nye reglementene at minst to medlemmer fra kommunestyret blir valgt inn i kontrollutvalget og at en av disse bør bli valgt til leder. Kravet i kommunestyret er at minst ett medlem fra kommunestyret velges inn i kontrollutvalget. Det er også viktig at det sørges for at det er tilstrekkelig med personer på varamannslister til kontrollutvalget. Valg av styremedlem og varamedlem til Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Sekretariatet minner om at det må velges styremedlem for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, jf. vedtektene 5, 2. ledd Hvert kommunestyre velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Styret velges for 4 år. Valgene følger kommunevalgperioden. Styret velger selv leder og nestleder. Denne paragrafen er ikke endret i forslag til nye vedtekter som er oversendt kommunen for endelig godkjenning. Vi er kjent med at de nye vedtektene er godkjent av kommunestyrene i Vestnes, Aukra, Sunndal. Samt fellesnemda for nye Molde (skal til godkjenning i kommunestyret etter konstituering). Rauma, Gjemnes og Hustadvika har ikke behandlet denne saken enda. Det er viktig at det går frem av vedtaket navnet på den som velges, samt varamedlem, da dette skal innberettes til Brønnøysundregistrene. Vi gjør oppmerksom på at endringen i kommuneloven medfører at medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget ikke lenger er valgbar til styret i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Folkevalgtopplæring Kontrollutvalgene har signalisert at det er viktig at alle kontrollutvalgets medlemmer får delta i folkevalgtopplæringen som vil bli gjennomført for kommunestyret. Styret i Kontrollutvalgssekretariatet har oppfordret til at kontrollarbeidet i kommunen blir en vesentlig del av folkevalgtopplæringen til kommunestyret. Dersom det er ønskelig, kan Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal bistå med opplæring knyttet til kontrollområdet. Jane Anita Aspen daglig leder Kopi til: Politisk sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Rådhusplassen MOLDE Org.nr: Side 2 av 2

90 e i Møre og Romsdal - 19/ Innsigelse til reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand i Nesset kommune i Møre og Romsdal : _ Innsigelse til reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand i Nesset kommune i Møre og Romsdal a _1_1 KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSDEPARTEMENTET Postboks 8112 DEP 0032 OSLO Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 19/ Per Gunnar Løset Innsigelse til reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand i Nesset kommune i Møre og Romsdal anmodning om møte med departementet Vi viser til Fylkesmannen i Møre og Romsdal sin oversending av reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand AS. Kommunene Sunndal, Tingvoll og Gjemnes, samt Kristiansund, Averøy og Halsa har reist en rekke innsigelser til reguleringsplanen. På vegne av kommunene ber vi med dette om et møte med departementet for en grundig gjennomgang før saken avgjøres. Reguleringsplanen ble godkjent i Nesset kommunestyre og deretter sendt fylkesmannen som etter sin behandling videresendte saken til Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) for endelig vedtak i brev av Vi mener det foreligger en godt begrunnet høringsuttalelse til reguleringsplanen og at Fylkesmannen ikke har vurdert de ulike innsigelsene slik det burde vært gjort. Fylkesmannen synes å legge Nesset kommune sin vurdering til grunn, men etter vårt syn har ikke Nesset kommune gjort nærmere rede for alle innsigelsene. I flere tilfeller er problemstillingen kun nevnt uten å vurdere den, og i noen tilfeller er viktige momenter knapt nevnt. Dette ble også etterlyst i tilsvar til Nesset kommune før planvedtaket, uten at det ble vurdert på en grundig måte. I samsvar med pbl skal det framgå hvordan innkomne uttalelser til planforslaget og konsekvensene av planen har vært vurdert, og hvilken betydning disse er tillagt. I retningslinjene for innsigelser i plansaker (rundskriv H-2/14) er det forutsatt at fylkesmannen skal gi sin vurdering og tilråding i forhold til alle innsigelsene i saken. Fylkesmannen anbefaler i sitt brev at planen blir godkjent, med andre ord at innsigelsene ikke tas til følge, uten at det framgår hvilke konkrete vurderinger som er gjort på alle punkter. Oversendingen til KMD vitner om at Fylkesmannen ikke i tilstrekkelig grad har tatt hensyn til sakens kompleksitet og ikke satt seg tilstrekkelig inn i innsigelsene fra nabokommunene på Nordmøre. Fylkesmannens behandling er etter vår oppfatning ikke tilstrekkelig til å opplyse departementet om innsigelsenes innhold. Postadresse Besøksadresse Telefon Org.nr Midtvågvegen 2, 6630 TINGVOLL E-post postmottak@tingvoll.kommune.no

91 e i Møre og Romsdal - 19/ Innsigelse til reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand i Nesset kommune i Møre og Romsdal : _ Innsigelse til reguleringsplan for Bergmesteren Raudsand i Nesset kommune i Møre og Romsdal a _1_1 Med hilsen Milly Bente Nørsett Ordfører Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur Kopi til: Fylkesmannen i Møre og Romsdal GJEMNES KOMMUNE KRISTIANSUND KOMMUNE HALSA KOMMUNE NESSET KOMMUNE (1) SUNNDAL KOMMUNE AVERØY KOMMUNE 2

92 2/19 Protokoll - styremøte / Protokoll - styremøte : Protokoll Styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/19 Møtedato: Tid: Kl kl. 11:30 Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 17/19 23/19 Møteleder: Stig Holmstrøm Av styrets medlemmer møtte: Aukra kommune: Oddvar Hoksnes Gjemnes kommune: Øyvind Gjøen Molde kommune: Trygve Grydeland Nesset kommune: Jostein Øverås Rauma kommune: Lars Ramstad, nestleder Vestnes kommune: Stig Holmstrøm, styreleder Forfall: Eide kommune: Kåre Vevang Sunndal kommune: Trond M. H. Riise Møtende vara: Eide kommune Synnøve Egge Sunndal kommune Odd-Helge Gravem (fra kl ) Ikke møtt: Fræna kommune: Ingvar Hals Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Sveinung Talberg, rådgiver Av øvrige møtte: Ingen Styreleder Stig Holmstrøm ønsket velkommen og ledet møtet. Protokollen godkjennes formelt i neste styremøte Det ble fremmet forslag om å legge frem to ekstra referatsaker RS 10/19 og RS 11/19. Innkalling og sakliste ble godkjent med denne endringen. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL ST 17/19 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 28. MAI 2019 ST 18/19 ØKONOMIRAPPORT PR. 31.JULI 2019 ST 19/19 BUDSJETT FOR 2020 ST 20/19 RAPPORT TIL STYRET OM INFORMASJONSSIKKERHET 2019 ST 21/19 EVALUERING AV ARBEIDET I STYRET VALGPERIODEN ST 22/19 REFERAT OG ORIENTERINGER Side 1 av 5

93 2/19 Protokoll - styremøte / Protokoll - styremøte : Protokoll ST 23/19 EVENTUELT ST 17/19 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. MAI 2019 Styrets vedtak Protokollen fra styremøte 28. mai 2019 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen sammen med møteleder: 1. Øyvind Gjøen 2. Synnøve Egge Styrets behandling Det foreslås at Øyvind Gjøen og Synnøve Egge velges til å underskrive protokollen sammen med møteleder. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (7 voterende) Daglig leders innstilling: Protokollen fra styremøtet 28.mai 2019 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen sammen med møteleder: ST 18/19 ØKONOMIRAPPORT PR. 31. JULI 2019 Styrets vedtak Økonomirapport pr tas til orientering. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (7 voterende). ST 19/19 BUDSJETT FOR 2020 Styrets vedtak 1. Det framlagte forslag til budsjett for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal for 2020 godkjennes. 2. Daglig leder gis fullmakt til å omprioritere innenfor ansvarsområdets budsjettramme. Side 2 av 5

94 2/19 Protokoll - styremøte / Protokoll - styremøte : Protokoll Kostnadsfordeling mellom deltakerkommunen: I henhold til 2 i vedtektene, skal 70 % av utgiftene fordeles etter folketallet pr. 1. januar foregående år og 30 % er fast beløp. Det tas forbehold om kommunestyrenes godkjenning av nye vedtekter gjeldende fra Styrets behandling Daglig leder kommenterte noen av postene det er knyttet usikkerhet til. Den største usikkerheten er knyttet til budsjettering av pensjon. Vi har ikke mottatt premieprognose fra KLP enda. I tillegg har KLP informert at det vil bli endringer i krav til premiereserve fra pga. endring i regelverk. Vi skal motta informasjon så snart KLP har fått endelig avklaringer med hensyn til beløpets størrelse. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (7 voterende). ST 20/19 RAPPORT TIL STYRET OM INFORMASJONSSIKKERHET 2019 Styrets vedtak Styret tar rapporten til orientering Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (7 voterende). Odd-Helge Gravem tiltrådte møte før behandling av sak ST 21/19. ST 21/19 EVALUERING AV ARBEIDET I STYRET VALGPERIODEN Styrets vedtak Resultatet av evaluering av arbeidet i styret valgperioden blir lagt frem for nytt styre. Styrets behandling. Styret gjennomgikk skjemaet som var sendt utvalget på forhånd, det ble også vist til oppsummeringen av innsendte skjema som fremgår av saksfremlegget. De som hadde sendt inn evalueringsskjema fikk utdypet sine svar, og de andre fikk kommet med sine innspill i møte. Her er det som ble kommentert særskilt i møte. Pkt 1. Det er noe ulike synspunkt på om styrearbeidet har klare målsetninger. De som mener at det har klare målsetninger viser til mandat i vedtektene. Det som vurderer at det ikke har så klare målsetninger styre mangler et representantskap å forholde seg til. Styret må derfor stake ut kursen selv. Pkt. 2. Det er også litt ulike synspunkt på om det er diskutert samspillsprinsipp/styrets arbeidsform. Det blir fra et styremedlem etterlyst «Daglig leders rapport». Daglig leder kan gjøre mer ut av programposten «Statusrapport fra sekretariatet». Hvordan fungerer Side 3 av 5

95 2/19 Protokoll - styremøte / Protokoll - styremøte : Protokoll det indre liv i sekretariatet? HMS? Hva er gjort siden forrige styremøte? Hva er planlagt fremover? Pkt. 4. Dette ble fra noen styremedlemmer pekt på at det har vært flere styremedlemmer som har hatt mange forfall fra styremøtene, noe som har ført til vansker med å få stabilitet i styret. Det blir også pekt på at det kan være behov for mer opplæring og veiledning overfor styremedlemmene. Pkt. 7. Kanskje bør det være to styremøter i halvåret? Pkt. 8. Noen styremedlemmer peker på at det kanskje skulle vært noe mer fokus på etikk. Det kan være behov for å reflektere rundt vedtatte «Etiske retningslinjer for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal» flere ganger i løpet av perioden. Pkt. 12. Det er enighet i styret om at en kanskje ikke har vurdert sårbarhet godt nok. Hva gjør en dersom en av sekretærene slutter, eller ved sykdom? Det kan være en idé å inngå avtale med et annet sekretariat om bistand ved slike situasjoner? Pkt. 15 og 16: Et styremedlem gav uttrykk for at det kan være behov for å klargjøre bedre ansvarsfordelingen mellom styre og daglig leder. Styret bør systematisk kvalitetssikre at daglig leder har kontroll på det som er daglig leders ansvarsområde som for eksempel internkontroll og avtaler. Dette bør kanskje gjøres årlig, i alle fall i hver valgperiode. Pkt. 18. Ett styremedlem foreslår at det legges ut bilder av styremedlemmene, samt at hjemmesiden også bør ha nyhetssaker for å få flere besøk. Daglig leder tar med gode innspill til forbedringer til neste valgperiode. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (8 voterende). ST 22/19 REFERAT OG ORIENTERINGER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling RS 08/19 RS 09/19 RS 10/19 RS 11/19 Nye vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, Særutskrift, Vestnes kommunestyre sak 52/2019 Nye vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, saksprotokoll, Fellesnemda nye Molde kommune sak 22/19. Nye vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, saksprotokoll, Aukra kommunestyre sak 22/19. Kostnader for etablering av saks- og arkivsystem, brev fra Molde kommune v/dokument og arkivtjenesten datert Orienteringssaker: Side 4 av 5

96 2/19 Protokoll - styremøte / Protokoll - styremøte : Protokoll OS 01/19 Resultat av lokale forhandlinger Styreleder informerte styret om resultatet fra lokale forhandlinger for daglig leder og rådgiver. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med daglig leders innstilling (8 voterende). ST 23/19 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: Statusrapport fra sekretariatet o Saks- og arkivsystem - Vi har fått et kostnadsanslag for etableringen. Vi har en oppryddingsjobb i gammelt arkiv + det vil også være behov for kurs/opplæring i nytt system. o Vestlandssamling Sekretariatet, sammen med kontrollsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune er i år vertskap for årlige samlingen for sekretariatene fra Trøndelag til Rogaland Daglig leder gjennomgikk programmet. o Opplæringssamling for nye kontrollutvalg Vi forsøker, i samarbeid med kontrollsjefen i Møre og Romsdal fylkeskommune, å få til en samling for nye kontrollutvalg i slutten av november. o Folkevalgtopplæring Daglig leder opplyser at sekretariatet kan tilby kommunene å bistå i folkevalgtopplæringen med informasjon om kontrollutvalgenes rolle og arbeidsmåter. Styret støtter at dette blir gjort. Avslutning Siden dette er siste styremøte i denne perioden, så takket styreleder styremedlemmer og daglig leder for samarbeidet. Daglig leder takket styreleder og det øvrige styret for innsatsen og for godt samarbeid, og overrakte blomster til styreleder. Lars Ramstad Stig Holmstrøm Trygve Grydeland nestleder styreleder styremedlem Øyvind Gjøen styremedlem Oddvar Hoksnes styremedlem Jostein Øverås styremedlem Synnøve Egge varamedlem Odd-Helge Gravem varamedlem Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5

97 3/19 Møteprotokoll / Møteprotokoll : Møteprotokoll KRISTIANSUND OG NORDMØRE HAVN IKS MØTEPROTOKOLL UTVALG: HAVNESTYRET MØTENR: 3/19 MØTEDATO: MØTESTED: Nordmørsterminalen AV STYRETS MEDLEMMER / VARAMEDLEMMER DELTOK 5 AV 7 FØLGENDE MEDLEMMER MØTTE: Roger Osen (leder), Nora Korsnes Wårle, Karin Torset, Ståle Refstie og Inge Skogheim MELDTE FORFALL: Eva Toril Strand og Lars Liabø FØLGENDE VARAMEDLEMMER MØTTE: Ingen FRA HAVNERÅDET: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN: Havnesjef Arnt Helge Honstad Havnekaptein Geir Kjønnøy Fra regnskap: Arild Samuelsen Tømmervåg Ansatte representant: Erika Indergaard SAKSLISTE: Møtestart kl Godkjenning av innkalling: Det var ingen merknader til innkallingen Godkjenning og signering av møteprotokoll fra styremøte den Det fremkom ingen merknader til protokollen denne ble deretter sendt rundt for signering. Havnestyrets leder varslet innledningsvis om at selskapets revisor hadde utsendt et nytt Revisjonsbrev 2 til styret. Brevet må gjennomgås på slutten av møtet.

Vise mer