IBX Supplier Order Management Brukerveiledning

Transkript

1 IBX Supplier Order Management Brukerveiledning Manuell Revisjon: 13.3 Date: 7. oktober 2013 Language: Norsk

2 Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Alle Endre mal og oppsett Oppdater FD Oppdater FD Oppdatering FD Oppdatering FD 872 og 873 Alle Oppdater RFC 1127, 1062, 1130, 784, 1202, 1212 og 1077 Alle Oppdater RFCs 1012, 1077 og 1291 Alle Oppdater RFC 661,1202, FS SO 1278, 1382, 1400 og 1420 Alle Alle , Manual oppdatert for å vise endringen av oppsettet. Også, tekst legges til å innlemme tillegget av vedlegg, skatt og betalingsmåter. Manual uppdaterad för att lägga till filterkriterier för avancerad sökning. Manual uppdaterad för att lägga till funktioner för utökad leverantörsadmin. och uppladdning av faktura. Bilder ändras för att inkludera förändringar i layout. Manuell oppdatert for å legge Mine kunder og Valider faktura funksjonalitet. Manuell oppdatert for å legge følgende funksjoner: Alle Å presentere mottakerliste for manuelle fakturaer basert på relasjoner Valider PEPPOL identifikatoren 3.3, 4.11, Bruk kundeprofil å lage manuell faktura Også bilder endres for å innlemme endringer av oppsettet. Manuell oppdatert med følgende: 1. Historikk og relaterte dokumenter for debetfakturaer 2. Link fra kreditt-faktura til debetfaktura 3. registrering for manuell levering 4. Send purringer 5. Bilder endret IBX Forretningsdokumenter 1

3 Kapittel Dato Beskrivelse Manuell oppdatert med følgende: 3.2, 4.12, Opprett registrering for manuell levering 1. Spor manuelle ASNs 2. Send purringer 3. Tillat negativ fakturering for manuelle fakturaer Manuell oppdatert med følgende: 2. Opprett registrering for manuell levering 3.2 & Spor manuelle ASNs 4. Tillat negative fakturering for manuelle faktura 5. Utsted logikken for leveringsvarsel Håndboken oppdatert med følgende: 3.2 & Utvidet statusmodell for fakturaer 2. Opprette manuell fraktregistrering 1.1,2.6,4 & ,4,4.10, Håndboken oppdatert med følgende: 1. Legge til muligheten til å sende kreditnota for vilkårlige beløp 2. Legge til statusen Paid i SOM 3. Utvidet dokumentfiltrering 4. Legge til ny førsteside Håndboken oppdatert med følgende: 1. Statusen Delayed for fakturaer 2. Sende fakturapåminnelse 3. Legge til statusen Paid i SOM 4. Implementere statusen Overdue for fakturaer 5. Legge til ny førsteside 6. Legge til innstillinger for grensesnittet for kategorien Home Håndboken oppdatert med følgende: Implementere Completed-flagg for statusen Paid 2. Legge til status for fakturaforfall IBX Forretningsdokumenter 2

4 Innholdsfortegnelse 1. Leverandørens ordrehåndteringssystem Innlogging Arbeidsprosesser for bestilling og faktura Bestillings- og fakturastatuser Håndtering av brukergrensesnitt Brukergrensesnittspråk Sorter søkeresultat Legg til/fjern kolonner for søkeresultat Avansert søk Lagre visning Innstillinger Ordrehåndtering Ordre Bestillingssvar Fakturahåndtering Søk etter fakturaer Lag en faktura basert på en bestilling Delfaktura Fakturagodkjenning Rediger en faktura Legg til skattesats Ersätta betalningsmetoder Legg til vedlegg Legg til avgifter Send en faktura Debetfaktura Purring Kredittfaktura Lag en manuell faktura Last ned en faktura IBX Forretningsdokumenter 3

5 Innholdsfortegnelse, Figur Figur 1 : Innlogging... 7 Figur 2 : Arbeidsområde... 8 Figur 3: Siden Dashboard... 9 Figur 4 : Brukergrensesnitt Figur 5: Oppretthold Profil og Passord Figur 6: Identity Manager Figur 7: Endre profil Figur 8: Sorter søkeresultat Figur 9: Sorter Søkeresultat Figur 10: Kolonneoppsett Figur 11: Avansert søk Figur 12: Lagre visning Figur 13: visningsnavnet Figur 14: Deaktivere e-postvarsling Figur 15: Innstillinger Figur 16: Innstillinger for instrumentbord - legge til modul Figur 17: Innstillinger for instrumentbord- slette modul Figur 18: Innstillinger for instrumentbord ordne moduler Figur 19: Leverandørkonfigurasjon Figur 20: General Settings Figur 21: Branch And Remit-To-Address Figur 22: Legg til skatt Figur 23: Legg til betalingsmåte Figur 24: Konfigurere Supplier Settings Figur 25: Mine kunder Figur 26: Legg kunden Figur 27: Legg nettverk: Peppol - Valideringsak I Figur 28: Legg nettverk: Peppol - Valideringsak II Figur 29: Ordrehåndtering Figur 30: Generell tekst Figur 31: Søk - Bestillingsnummer Figur 32: Skriv ut bestilling Figur 33: Skriv ut flere bestillinger IBX Forretningsdokumenter 4

6 Figur 34: Ordredetaljer Figur 35: Elementer fra bestilling Figur 36: Produktdetaljer på bestilling Figur 37: Ordrehistorikk Figur 38: Ordreinformasjon Figur 39: Bestillingsinformasjon Betaling Figur 40: Bestillinginformasjon - Vedlegg Figur 41: Relaterte dokumenter eksempel Figur 42: Relaterte dokumenter eksempel Figur 43: Nedlasting av bestilling Figur 44: Velg bestilling(er) Figur 45: Tilordne bestilling(er) Figur 46: Ordrehistorikk Figur 47: Marker som fullført Figur 48 : Marker en bestilling som Fullført - trinn Figur 49: Marker en bestilling som Fullført - trinn Figur 50: Aksepter en bestilling Figur 51: Avvis en bestilling Figur 52: Bulk statusendring Figur 53: Dellevering Figur 54: Relaterte dokumenter Figur 50: Registrere forsendelse Figur 56: Send leveringsvarsel Figur 57: Elementer fra leveringsvarsel Figur 58: Header på leveringsvarsel Figur 59: Forhåndsleveringsvarsel i bestillingshistorikk Figur 60: Forhåndsleveringsvarsel i relaterte dokumenter Figur 61: Fakturahåndtering Figur 62: Opprett faktura Figure 63: Mark som Figure 64: Fakturadetaljer - Mark som Figur 65: Statusendring for faktura Figur 66: Fakturalogg Figur 67: Legge til betalingsdato Figur 68: Betalingsstatus Figur 69: Søk etter faktura IBX Forretningsdokumenter 5

7 Figur 70: Søk - Fakturanummer Figur 71: Endring av adresse Figur 72: Delfaktura Figur 73: Lag faktura Figur 74: Legg til skatt - Til produkt Figur 75: Legg til skatt Figur 76: Replace Payment Method Figur 77: Legg til vedlegg type Figur 78: Legg til vedlegg - Type Figur 79: Legg til avgifter Figur 80: Legg til skattesatsen Figur 81: Faktura med statusen Overdue Figur 82: Varselsmelding for statusen Delayed Figur 83: Debet-faktura Figur 84: Purring Figur 85: Send purring Figur 86: Detaljer på purringer i bestillingshistorikken Figur 87: Kommentarer til purringer i bestillingshistorikken Figur 88: Detaljer på purringer i fakturahistorikk Figur 89: Kommentarer til purringer i fakturahistorikk Figur 90: Kredittfaktura Figur 91: Utstede faktura Figur 92: Bekrefte faktura Figur 93: Kredittfaktura - Type Figur 94: Utstede Manuell Faktura Kunder som legges til Figur 95: Utsted manuell faktura - Legg til element Figur 96: Utsted Manuell Faktura Legg til element Figur 97: Utstedelse av manuell faktura - Elementer og avgifter i faktura Figur 98: Utsted Manuell Faktura Eksisterende kunder Figur 99: Utsted manuell faktura - Legg til element Figur 100: Utsted Manuell Faktura - Legg til element Figur 101: Utsted Manuell Faktura - Faktura elementer og avgifter Figur 102: Invoice Upload Figur 103: Last ned faktura IBX Forretningsdokumenter 6

8 1. Leverandørens ordrehåndteringssystem Applikasjonen Ordrehåndtering for leverandører lar en leverandør se og administrere ordrer fra handlende kunder, til å godta eller avslå en ordre ved å sende tilbake en ordrerespons og å opprette og sende faktura til kunden. Denne applikasjonen logger alle handlinger og arkiverer alle dokumenter for tilgang når det er nødvendig. Ordre og endringsordre mottatt av kunden kan eksporteres eller skrives ut. 1.1 Innlogging Følg disse trinnene for å logge inn til Supplier Order Management via IBX Procurement Cloud: Gå til Välj önskat språk från rullgardinsmenyn i det översta högra hörnet av sidan. Skriv inn User, Organization og Password, og klikk Login-knappen. Alle feltene er påkrevd. Bruker-IDer og passord er personlige, og organisasjonesid-en er den samme for hele organisasjonen. Kontakt organisasjonens administrator dersom du trenger videre assistanse. Figur 1 : Innlogging IBX Forretningsdokumenter 7

9 Etter vellykket pålogging vises siden Home på skjermen; Hyperlinken under Administration leder deg til modulen som lar deg utføre konfigurasjonsoppgaver til den admnistrative seksjonen og profilen. Klikk på lenken Manage orders and invoices i delen What do you want to do? for å åpne siden for behandling av leverandørbestilling. Figur 2 : Arbeidsområde Når leverandøren logger på Supplier Order Management fra portalen, vises siden Dashboard, som viser modulene med de nyeste dokumentene som standardvisning. Leverandører kan vise og utføre handlinger på et bestemt dokument direkte fra siden Dashboard og utføre diverse handlinger på hvert dokument. IBX Forretningsdokumenter 8

10 Figur 3: Siden Dashboard Brukere kan konfigurere siden Dashboard fra Settings i kategorien Dashboard Settings. 1.2 Arbeidsprosesser for bestilling og faktura Prosessen for bestillingtildeling og fakturaopprettelse har følgende arbeidsflyt: Å fakturere en bestilling 1. Motta bestilling 2. Åpne bestilling 3. Fakturer bestilling 4. Bekreft og send faktura Å fakturere en begrenset bestilling 1. Motta en begrenset bestilling 2. Åpne bestilling 3. Fakturer bestilling 4. Bekreft og send faktura Å delfakturere en bestilling 1. Motta bestilling 2. Åpne bestilling 3. Tildel bestilling til deg selv MERK:Du kan også fakturere elementene delvis. IBX Forretningsdokumenter 9

11 4. Bekreft og send faktura 5. Åpne bestillingen på nytt 6. Fakturer de siste produktene 7. Bekreft og send faktura Å sende en kredittfaktura 1. Vent på bekreftelse for fakturaen som sendes 2. Åpne bekreftet faktura 3. Lag kredittfaktura 4. Bekreft og send kredittfaktura Leverandørens ordrehåndteringssystem håndterer også endringsordrer og oppdaterer den opprinnelige bestillingen automatisk. En bestilling kan merkes som Completed manuelt uten fakturering. 1.3 Bestillings- og fakturastatuser En status vises for hvert nytt steg i arbeidsflyten for ordre / faktura. Denne statusen vises ie Order Status field. Status New Changed Cancelled In Progress Completed Meaning Alle nye bestillinger vil ha New-status. En endringsordre er mottatt fra kjøperen. En endringsordre er mottatt fra kjøperen, der kjøperen etterspør en avbestilling. En handling er gjennomført for ordren. Bestillingen faktureres fullt ut og alle fakturaer er sendt til kjøperen. (Bestillingen kan likevel faktureres selv om statusen er satt til Completed). Tabell 1 : Bestillingsstatus Generelt Status Not Invoiced Partially Invoiced Fully Invoiced Meaning En faktura sendes ikke for bestillingen. Minst én bestilling faktureres, men det er artikler som venter på fakturering. Alle produktene i bestillingen har blitt fakturert. Tabell 2 : Bestillingsstatus - Om faktureringsprosessen Status No Response Accepted Accepted with changes Not accepted Bestillingssvar er ikke sendt. Meaning Alle produktene fra bestillingen ble akseptert uten noen endring. Minst ett produkt fra bestillingen har blitt endret (kvantitet, leveringsdato osv.) eller avvist. Alle produktene fra bestillingen har blitt avvist Tabell 3: Bestillingssvarstatus IBX Forretningsdokumenter 10

12 Status Saved as Draft Sending Sent Accepted/Rejected Rejected Credited To Paid Overdue Delayed Meaning Fakturaen opprettes og lagres som utkast. Fakturaen blir matchet. Fakturaen har bestått alle valideringsregler. Svaret til fakturaen mottas fra kjøperen. Fakturaen har mislyktes i minst én av de valideringsregler. Fakturaen blir kreditert. Fakturaen er merket som betalt. Fakturaen er forfalt. Fakturaen er utsatt pga. tilkoblingsproblemer Tabell 4: Fakturastatus 2. Håndtering av brukergrensesnitt Du kan personanpassa ditt konto i IBX Supplier Order Management som önskas om du bara arbetar med vissa köpande kunder eller artiklar. Du kan sette definerte søk (views), bruke søkefiltre og sette standard skattesatser for faktureringsformål. Klikk på fanene (Dashboard, Orders, Invoices) och länkarna på den övre högra sidan (Settings, ) (both help and back to portal with take the user out of SOM) för att navigera mellan de olika sidorna i IBX Supplier Order Management. Bruk menyen på venstre side til å sjekke bestillinger og fakturaer med bestemt status eller som møter bestemte kriteria.. Klicka på länken Logout på den övre högra sidan av sidan för att logga ut ur IBX Supplier Order Management säkert utan att förlora några data. Figur 4 : Brukergrensesnitt IBX Forretningsdokumenter 11

13 2.1 Brukergrensesnittspråk Språket i Supplier Order Management-programmet kan endres i IBX OnDemand portalen ved å følge disse trinnene: 1. Klikk på Logout-lenken for å logge ut av gjeldende økt. 2. Skriv inn din innloggingsinformasjon på logginn siden for å logge inn igjen. 3. Klikk Maintain Profile and Password lenken under Administration-delen. Figur 5: Oppretthold Profil og Passord 4. Systemet viser Identity Manager hjemmesiden. Figur 6: Identity Manager 5. Klikk ikonet rett foran Tasks, å utvide oppgavelisten. 6. Klikk Modify My Profile. 7. Endre språket i Modify My Profile-delen, og klikk på Submit-knappen. IBX Forretningsdokumenter 12

14 Figur 7: Endre profil 2.2 Sorter søkeresultat Tabellen med søkeresultat kan sorteres ved å klikke på kolonnefeltet. Den svarte pilen viser om feltet er sortert i oppstigende eller nedstigende rekkefølge. 1. Sorter søkeresultatene ved å klikke på kolonnens header. 2. Sorter etter flere felt ved å velge det minst viktige feltet først og det viktigeste sist. IBX Forretningsdokumenter 13 Figur 8: Sorter søkeresultat EKSEMPEL: Først sorter etter Issue Date (minst viktig), sorter så etter Buying entity og sorter til sist etter Order Status (viktigest). Du kan også sette kolonnene og sorteringsrekkefølge ved bruk av muligheten for kolonneoppsett. Følg disse trinnene: 1. Klikk på Order eller Invoice fanene. 2. Klikk på Column Setup-knappen. 3. Velg en sorteringsmulighet fra Sort By dropdown listen. 4. Velg Ascending/Descending valgknapp for å sette sorteringsrekkefølgen.

15 5. Klikk Save. Figur 9: Sorter Søkeresultat 2.3 Legg til/fjern kolonner for søkeresultat Column Setup funksjonen brukes for å legge til flere felt til tabellen for søkeresultat for detaljert informasjon på Order eller Invoice sidene. Documents feltet viser vedlegg og eform ikoner. Følg disse trinnene for å legge til eller fjerne kolonner: 1. Klikk på Order eller Invoice fanene. 2. Klikk på Column Setup-knappen. 3. Legg til felter ved å velge fra listen på venstre side, og klikk så på Move eller Move Allknappen. 4. Slett felter ved å velge fra listen på høyre side, og klikk så på Remove eller Remove Allknappen. 5. De valgte feltene sorteres ved å klikke på Top, Up, Down eller Bottom-knappene. 6. Klikk på Save-knappen for å lagre endringer. MERK: Du kan klikke på Reset Default Views-knappen i Settings kategorien for å gå tilbake til standardvisning. IBX Forretningsdokumenter 14

16 Figur 10: Kolonneoppsett De valgte kolonneinnstillingene brukes for den gjeldende visningen. 2.4 Avansert søk Advanced search-funksjonen kan brukes til å angi bestemte kriterier til å vise bestillinger og fakturaer. Følg disse trinnene for å utføre et avansert søk: 1. Klikk på Order eller Invoice fanene. 2. Klikk på Advanced search-lenken. 3. Välj fält och kriterier från rullgardinsmenyn. 4. Klikk på Add Filter-knappen for å legge til et filter. 5. Klicka på ikonen för att ta bort ett filter. 6. Klikk på Apply-knappen for å bruke endringene og se søkeresultater i følge det nye filteret. IBX Forretningsdokumenter 15

17 Figur 11: Avansert søk Kriterier för avancerade sökfilter Följande fall beskriver hur Advanced Search fungerar i olika scenarier. Fall 1: Att kombinera mer än ett filterkriterium Om det finns mer än ett kriterium (exempel: Order Status och Response Type), kombineras de med OCH-operatorn. Till exempel, om de följande är två olika filter: a. Status är New. b. Response Type är Accepted, Då visar Advanced Search en lista av endast Orders med Status New och Response Type Accepted. Fall 2: Att kombinera flera olika identiska filtertyper Om det finns flera olika identiska filtertyper (exempel: Buying Entity), kombineras de på följande sätt: a. Gruppera ihop och kombinera filter som är AFFIRMATIVE (Is, Contains) med ELLER-operatorn. b. Gruppera ihop och kombinera filter som är NEGATIVE (Is Not) med OCHoperatorn. c. Kombinera resultaten av (a) och (b) med OCH-operatorn. Till exempel, om följande är några olika identiska filtertyper: a. Buying Entity Innehåller ABC b. Buying Entity Är inte XYZ c. Buying Entity Är 123 d. Buying Entity Är inte 789 Då visar Advanced Search listan av Orders om de tillhör Buying Entity ABC eller 123 och om de inte tillhör Buying Entity XYZ och IBX Forretningsdokumenter 16

18 2.5 Lagre visning Save View kan brukes for å definere egendefinerte visninger for bestillinger og fakturaer og lagre dem i My Saved Views. Egendefinerte visninger kan lagres ved å bruke den avanserte søkefunksjonen. Følg disse trinnene for å utføre et avansert søk, legge til filtere og lagre en visning: 1. Klikk på Order eller Invoice fanene. 2. Klikk på Advanced search-lenken. 3. Velg felt og kriteria fra dropdown menyene. 4. Klikk på Add filter-knappen for å legge til et filter. 5. Klicka på ikonen för att ta bort ett filter. 6. Klikk på Apply-knappen for å bruke endringer. Figur 12: Lagre visning 7. Klikk på Save View-knappen for å lagre endringer som en ny visning. Figur 13: visningsnavnet 8. Sett inn View Name, velg Notify me via boksen (valgfritt) og klikk så på Saveknappen IBX Forretningsdokumenter 17

19 2.5.1 E-postvarsling En varsling kan aktiveres for følgende forhold: For å motta en e-post på statusendring av en bestilling eller faktura For å sende en e-post hvis en bestilling er tilordnet en bruker MERK:Brukeren mottar kun én e-post selv om flere bestillinger er tildelt ham/henne. MERK:Hvis bestillinger er tildelt til den aktuelle brukeren, vil ingen melding sendes. Velg Notify me via valgboksen for å sette inn e-postvarsling når du lagrer en visning. Varsling om statusendring blir sent for enhver bestilling og faktura i den lagrede visning. For å aktivere alternativet til e-postvarsling, må den lagrede visningen inneholde ett eller alle av følgende filtre: Kundeorganisering Enhet som kjøper Postnummer MERK:Varsling er tillatt for maks 3 visninger laget for bestilling eller faktura. Forutsetningene som utløser en e-post for filter i en bestilling eller faktura er som følger: Kundeorganisering: Innkommende bestillinger eller endringsbestillinger som inneholder organisasjonsnavn i følge filteret. Buying Entity: Innkommende bestillinger eller Endre bestillinger som inneholder enheten som kjøper i henhold til ekstra filteret. Postnummer: Innkommende bestillinger eller endringsbestillinger som inneholder postnummer som beginner med eller mellom det bestemte filteret. Dersom varsling er satt til OFF i brukerinnstillingene vil varslingse-poster kun bli sent dersom alle visningskriteriene er tilstede. Dersom varslinger er satt til ON i brukerinnstillingene vil varslingse-poster bli set i følge valgene i brukerinnstillingene. For å skru av Notify me via muligheten, gjør det følgende: 1. Klikk på Order eller Invoice fanene. 2. Klicka på ikonen under My Saved Views på högra sidan av skärmen. MERK: E-postavisering skickas till den e-postadress som är sparad i profilen i IBX Procurement Cloud IBX Forretningsdokumenter 18

20 2.6 Innstillinger Figur 14: Deaktivere e-postvarsling Länken Settings används för att konfigurra olika fält på leverantörsorderhanteringssidan. Den består av følgende deler: Innstillinger for instrumentbord Användarinställningar Leverantörsinställningar Mine kunder Figur 15: Innstillinger Innstillinger for instrumentbord Fanen Dashboard Settings lar leverandøren konfigurere siden Dashboard. Leverandører kan: legge til nye moduler som viser forskjellige visninger. slette eksisterende moduler. IBX Forretningsdokumenter 19

21 ordne modulplassering MERK: Antall elementer som vises i en visning kan ikke konfigureres. Følg trinnene nedenfor for å legge til en modul: 1. Klikk på Settings. 2. Klikk på Add Module under fanen Dashboard Settings. 3. Vis den nye modulen som er lagt til i Dashboard Settings. 4. Select document type (Order/Invoice) fra rullegardinlisten. 1. Select view name fra rullegardinlisten. MERK: Så snart maksimalt antall moduler har blitt nådd, vises en varselsmelding med teksten "Cannot add module". Figur 16: Innstillinger for instrumentbord - legge til modul Følg trinnene nedenfor for å slette en modul: 1. Velg modulen du ønsker å slette. 2. Klikk på (Delete)-ikonet i kolonnen Actions. MERK: Når du klikker på (Delete)-ikonet, vises en popup-melding med teksten "Are you sure you want to remove current module?" og knappene Yes/No. Klikk på "No" for å gå tilbake til siden uten å slette. Klikk på "Yes" for å slette modulen. IBX Forretningsdokumenter 20

22 Figur 17: Innstillinger for instrumentbord- slette modul Følg trinnene nedenfor for å ordne en modul: 1. Velg modulen du ønsker å ordne. 2. Klikk på pilene (opp/ned) under kolonnen Position for korresponderende modul. Avhengig av posisjonen, vil modulen justere seg selv ved å flytte opp eller ned. IBX Forretningsdokumenter 21 Figur 18: Innstillinger for instrumentbord ordne moduler Användarinställningar Fliken User Settings visar uppgifter för användarprofilen och tillåter uppdatering av användarkonfigurationen. Sektionen User profile visar användaruppgifter som lagt till i IBX Procurement Cloud. Sektionen notification används för att aktivera eller inaktivera e-postaviseringar för: Bestillinger Fakturaer Tilordne bestillinger For Order (eller Invoice) notification, velg On eller Off og Order (eller Invoice) status fra rullegardinlistene til å aktivere eller deaktivere varslinger for den valgte statusen.

23 For Assign Order notification, velg On eller Off fra rullegardinlistene for å aktivere eller deaktivere varslinger. notification seksjonen kan brukes for å skru av eller på e-postvarsling for bestillinger eller faktura. Velg On eller Off og Order- eller Invoice status fra dropdown listene for å skru av eller på varslinger om valgt status. Klikk på Save-knappen for å lagre innstillingene. For å tilbakestille forandringene, Klikk på Reset default values-knappen Leverandørpreferanser Fanen Supplier preferences blir brukt til å konfigurre følgende instillinger: 1. Kontoradresse 2. Send-til adresse (hvis noen) 3. Generelle innstillinger 4. Konfigurasjon for skatt 5. Konfigurasjon av betalingsmåter 6. Kunden organisasjoner Filter MERK: kun brukere med SOM Supplier Admin-roller kan konfigurere General Settings, Taxes, Payment Means og Customer Organizations Filter. For andre brukere vil disse funksjonene være låste.. MERK: För att ställa in rollen som leverantörsadmin, kontakta IBX Service Desk. Figur 19: Leverandørkonfigurasjon General settings seksjonen brukes for å konfigurre den generelle bestillingsinformasjonen. MERK: Endast användare med rollen SOM-leverantörsadmin kan konfigurra denna sektion. För andra visas denna sektion som skrivskyddad. MERK: För att ställa in rollen som leverantörsadmin, kontakta IBX Service Desk. Den konfigurrte informasjonen brukes som standard verdier i faktura for bestillinger der noe av den følgende informasjonen manglerø: Standard fakturavaluta: Standard valuta for faktura uten bestillinger. Rabatt etter antall dager: Antall dager som blir benyttet for å regne ut rabatt. Netto antall dager: Antall dager som blir brukt for utregning av betaling for en faktura. Betalingsvilkår: Standard betalingsvilkår. Leveringsvilkår: Standard vilkår for faktura Bedriftens skattenummer (MVA): Standardverdi for leverandørens skattenummer. Company Registration Number: standardverdien for leverandørens registreringsnummeret. Detaljer om ASN IBX Forretningsdokumenter 22

24 Figur 20: General Settings Branch Address-delen viser leverandørsdetaljer fra IBX Procurement Cloud-profilen. Sektionen Remit-To Address (om markerad) används för att ange adressen dit betalningen skickas. Denna information kommer att skickas automatiskt i fakturor. MERK: Det finns en valmöjlighet att ersätta leverantörsadressen angiven i ordern med den sänd till-adress som ställts in i användarinställningarna. IBX Forretningsdokumenter 23 Figur 21: Branch And Remit-To-Address

25 Tax configuration seksjonen brukes for å legge til standard skattetyper for faktura. MERK: Endast användare med rollen SOM-leverantörsadmin kan konfigurra denna sektion. För andra visas denna sektion som skrivskyddad. MERK: För att ställa in rollen som leverantörsadmin, kontakta IBX Service Desk. För att konfigurra denna sektion, utför följande steg: 1. Klikk på Add taxes-knappen for å legge til standard skatt fra listen over tilgjengelige skattealternativer. Figur 22: Legg til skatt 2. Trykk for å legge til fra listen over skatt. 3. Klikk på Add-knappen. 4. Klikk på Save i seksjonen for skattekonfigurasjon for å lagre endringene. MERK Maksimalt 10 ulike skattenumre kan legges til som standard skatt. Payment means configuration-delen brukes til å legge betalingsmåter til fakturaer. MERK: Endast användare med rollen SOM-leverantörsadmin kan konfigurra denna sektion. För andra visas denna sektion som skrivskyddad. MERK: För att ställa in rollen som leverantörsadmin, För att konfigurra denna sektion, utför följande steg: 1. Klikk Add payment mean-knappen for å legge til en betalingsmåte fra listen over tilgjengelige midler. IBX Forretningsdokumenter 24

26 Figur 23: Legg til betalingsmåte 2. Velg den ønskede betalingsmåten fra nedtrekksmenyen. MERK: Bare tre midler er for tiden tilgjengelige: sjekk, innenlands og internasjonal bankoverføring. Andre betalingsmetoder vil bli lagt over tid. Ta kontakt med IBX Service Desk å foreslå betalingsmetoder som skal legges til. 3. Fyll ut de obligatoriske feltene. 4. Klikk Add knappen for å legge til betalingsmåter. Delen Customer Organizations Filter lar leverandøren konfigurere innstillingene for hver kunde slik at de viser filtrerte dokumenter i programmet. Leverandøren kan velge kundeorganisasjoner bestillinger ikke skal være synlige for. Leverandøren kan velge én eller flere kundeorganisasjoner bestillingene skjules for. Leverandøren kan filtrere varsler ut fra innstillinger for hver kunde. Følg disse trinnene for å vise filtrerte dokumenter: MERK: FunksjonenEnable documents filtering for customer organization(s) er aktivert som standard, men kan ikke på noe tidspunkt bli deaktivert. 1. Velg organisasjoner fra delen Show for these Organization(s). 2. Klikk på Add. 3. Klikk på Save for å lagre innstillingene. IBX Forretningsdokumenter 25

27 2.6.4 Mine kunder Figur 24: Konfigurere Supplier Settings MERK: Denne fanen er synlig og redigeres for SOM Supplier Admin brukerrolle bare. For alle andre brukerroller, er denne kategorien kun synlig med ingen mulighet til å endre noe. My Customer-kategorien brukes til å legge til og redigere kunder (både ikke-ibx kjøpere og presentere på en partnernettverk). Å legge en kunde, foretar du følgende trinn: 1. Klikk på Add customer-knappen under My Customers-fanen. IBX Forretningsdokumenter 26

28 Figur 25: Mine kunder 2. Add customer vindu åpnes. 3. Velg kjøperens nettverk fra rullegardinmenyen under kategorien Network. Figur 26: Legg kunden MERK: Hvis Peppol er valgt som kjøperens nettverket, er det mulig å velge etaten de tilhører (når Scheme ID-verdien er valgt, vil verdien for den numeriske ISO6523 koden brukes), samt det er mulig å legge til en partnerens ID (fritekstfelt). Beskrivelse av byrået vises når en av dem velges. Når byrået endres, partner ID-feltet tømmes og den nye beskrivelsen til byrået vises. Kundens Peppol ID dannes ved å sammenkjede byrået etterfulgt av kolonskilt og partner ID, i henhold til følgende mønster: 1234:abcd MERK: Et asynkront oppslagsfelt som sjekker ID (byrå + fritekstfeltet) "i sanntid" er tilgjengelig for å validere den aktuelle ID for å sende dokumenter til en skikkelig mottaker. Når valideringen utføres er det følgende muligheter: PEPPOL ID finnes: en grønn avkrysningsmerke vises og Add -knappen aktiveres. PEPPOL ID fines ikke: et rødt kryss vises, og en beskrivelse melding og Add knappen deaktiveres. MERK: Hvis byrået eller ID er endret, deaktiveres deretter Add knappen og valideringsrespons (rødt/grønt ikon) fjernes. IBX Forretningsdokumenter 27

29 Figur 27: Legg nettverk: Peppol - Valideringsak I Figur 28: Legg nettverk: Peppol - Valideringsak II 4. Fyll ut feltene under Buyer info, Bill to og Ship to kategoriene, dette trinnet ikke er obligatorisk. MERK: Mulighet til å kopiere kjøperens adresseopplysninger til fakturaadresse og leveringsadresse områder er tilgjengelig. Når denne funksjonen er ikke aktiv på de andre kategoriene, vil detaljer fra Buyer Info -fanen ikke kopieres. MERK: Når kopi-funksjonaliteten er aktiv i Bill To og Ship To, vil Clear Fields ikke være tilgjengelig for skrivebeskyttede felt. MERK: Bill to identifier og Ship to identifier felt fra Invoice Header delen ikke er obligatorisk. 5. Klikk på Add-knappen for å fullføre oppgaven. Hvis du vil redigere profilen for en kjøper som er oppført under My Customer, klikk på under kolonnen Actions. ikonet IBX Forretningsdokumenter 28

30 3. Ordrehåndtering Bruk Order fanen til å søke og jobbe med bestillinger Her kan du søke og se bestillinger, forandre bestillinger og skrive up og eksportere bestillingsdokumenter. Du kan overføre en bestilling til deg selv og oppdatere en bestillingsstatus. Du kan også lage en bestillingsrespons til kjøper. 3.1 Ordre Søk etter bestillinger Figur 29: Ordrehåndtering MERK: Når du søker etter bestillinger, dersom du finner en bestilling der ingen kvantitet er gitt, er dette en begrensent bestilling (Limit Order) eller Blanket Order Generelt søk (felt øverst til høyre) Använd sökfältet i det översta högra hörnet för att söka efter ordrar, fakturor och ordersvar med en av följande typer av nyckelord: 1. Dokumentnummer 2. Kjøper 3. Artikkelkode og beskrivelse 4. Dokumentstatus 5. Kundeorganisasjon 6. Tilordnet et brukernavn og valuta. 7. Valuta Følgende prosedyre brukes til å utføre et søk ved hjelp av fritekstsøk: 1. Mata in en söktext i det övre högra sökfältet och klicka på ikonen. 2. Resultatet vises som en liste med lenker som viser: Kjøper Dokumenttype Dokumentnummer Modifisert dato og klokkeslett IBX Forretningsdokumenter 29

31 Figur 30: Generell tekst MERK: Søkefunksjonen viser resultater skaffet ved å skanne minst 2 bokstaver ved begynnelsen til et ord. Wildcards (*) for å optimere søkeresultatene er ikke støttet Søk etter en bestemt bestilling Använd sökfältet på den vänstra menyn på sidan Order för att söka efter en viss order. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Mata in en söktext i sökfältet på den vänstra menyn, och klicka sedan på ikonen. Advanced search-funksjonen kan også brukes til å søke etter spesifikke bestillinger. Figur 31: Søk - Bestillingsnummer Skriv ut bestilling Alle bestillinger skrives ut i html-format. Den utskrevne bestillingen gir detaljert informasjon som vises på Order Details-siden, som Shipping Date og Delivery Address. Hvis bestillingen har et e-skjema, blir informasjonen fra e-skjemaet skrevet ut på siste side. En enkelt bestillinger eller flere bestillinger kan skrives ut. Når du skriver ut en bestilling vil bestillingsstatusen automatisk settes til In Progress Skriv ut enkeltbestilling 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på Print -ikonet i Actions kolonnen for en bestemt bestilling eller velg rekkefølge og klikk så på Print-knappen. IBX Forretningsdokumenter 30

32 Skriv ut flere bestillinger Figur 32: Skriv ut bestilling 1. Klikk på Order-fanen. 2. Velg flere bestillinger og klikk på Print-knappen. 3. Sjekk forhåndsvisningssiden når flere dokumenter er satt sammen og klikk på Printknappen for å skrive ut. MERK:Hver bestilling skrives ut på en separat side Ordredetaljer Figur 33: Skriv ut flere bestillinger For å sjekke individuelle bestillingslinjer eller andre detaljer, klikk på lenken for bestillingsnummer for å åpne Order Details-siden. Figur 34: Ordredetaljer Gjeldende elementer fra bestilling Denne fanen viser bestillingselementer og status for oppdateringer som kommer fra motatte endringsbestillinger. Du kan klikke på valgboksen for Gjem fakturerte og slettede elementer for å gjemme disse elementene. IBX Forretningsdokumenter 31

33 I eform kolonnen, vil kjøperen. -ikonet indikere at elementet har en ekstra kommentar vedlagt av Produktdetaljer for bestilling Figur 35: Elementer fra bestilling 1. Klikk på Order fanen. 2. Klikk på +/- ikonet for å utvide/slå sammen linjeelement for en bestilling. 3. Klikk på bestillingsnummeret. 4. Klikk på en lenke i Article No kolonnen for å se detaljer linjeelement informasjon. Klikk på Next item eller Previous item lenker for å navigere mellom de forskjellige produktdetaljene eller klikk på Back-knappen for å gå tilbake til Order Details-siden. Figur 36: Produktdetaljer på bestilling IBX Forretningsdokumenter 32

34 Ordrehistorikk Order History fanen viser alle handlinger gjort på en bestilling. Informasjon om bestillinger, endringsbestillinger og fakturaer er vist. Hendelsene er vist i datorekkefølge. Den forrige verdien av et revidert element er markert med rødt. Den nyeste informasjonen vises under Order Information fanen dersom informasjonen på header nivå er forandret av kjøperen. 1. Klikk Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer for å se bestillingsinformasjon 3. Velg Order History 4. Klikk View Previous link for å vise den forrige verdien av et revidert element Ordreinformasjon Figur 37: Ordrehistorikk Fliken Order Information visar allmän information för ordern.denne kategorien viser topptekstinformasjonen for enbestilling, dvs. etter eventuelle oppdateringer av endringsordre. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer. 3. Velg Order Information. Figur 38: Ordreinformasjon IBX Forretningsdokumenter 33

35 Payment-delen inneholder betalingsinformasjon for en bestilling. Net days due og Discount due date-verdiene blir automatisk beregnet fra forfallsdato og rabatt forfallsdato. En verdi for maksimal Discount due date og Payment means registreres i Supplier Configuration fanen under Settings-fanen. Figur 39: Bestillingsinformasjon Betaling Attachment-delen inneholder vedlegg (hvis noen) som linker. Klikk vedlegg-lenken for å laste ned Relaterte dokumenter Figur 40: Bestillinginformasjon - Vedlegg Related Documents viser alle dokumenter som er tilknyttet en bestilling som er sendt og mottatt mellom leverandøren og kjøperen. Alle bestillinger, endringsbestillinger og relaterte fakturaer vises i denne fanen og kan lasts ned og skrives ut. Dokumentene plasseres i et hierarki. Klikk på / -knappen til å vise/skjule dokumenter. 1. Klikk på Order-fanen 2. Klikk på bestillingsnummeret for å vise bestillingsdetaljene 3. Åpne Related Documents. IBX Forretningsdokumenter 34

36 Figur 41: Relaterte dokumenter eksempel 1 Figur 42: Relaterte dokumenter eksempel 2 MERK:Dokumentene er strukturert i et treformat som har et overordnet/underordnetforhold mellom innledende dokumenter og relaterte dokumenter Last ned en bestilling som XML eller CSV 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer. 3. Velg Download i More actions dropdown menyen, og klikk så på Execute-knappen. 4. Velg Download XML, Download CSV or Download PDF format fra dropdown menyen, og klikk så på Download-knappen. Figur 43: Nedlasting av bestilling IBX Forretningsdokumenter 35

37 Utskrift eller nedlasting av relaterte dokumenter 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummeret 3. Åpne Related Documents. 4. Klikk på skriver -ikonet, nedlastingsikonet eller på PDF-ikonet ved siden av det relaterte dokumentet Tilordne en ordre Assign to -knappen er valgfri og ikke nødvendig for utilordnede ordre, du kan opprette en faktura eller en ordrerespons selv om ordren er midlertidig utilordnet. Som leverandør, vil en ordre automatisk bli tilordnet deg når den er: Utilordnet Du utfører en av følgende handlinger: o Lagrer leverandørens referansenummer o Oppretter en ordrerespons o Oppretter en faktura o Markerer som fullført o Skriver ut ordre fra Ordredetaljer-side Den følgende tabellen beskriver Assign To ikoner og status: Ikoner ordre er ikke tilordnet ordre er tilordnet deg Beskrivelse ordre er tilordnet noen andre Du kan også oppgi rekkefølge manuelt til deg selv eller andre Tilordne en bestilling til deg selv 1. Klikk på Assign To -ikonet for bestillingen eller åpne Order Details -siden og klikk på Assign To-knappen. 2. Assign Order-vinduet vises. 3. Sjekk for eventuelle advarsler for en bestilling som er tildelt en annen bruker. 4. Legg til Internal Comment hvis nødvendig og klikk så på Confirm Assign-knappen Tildeling av en bestilling til deg selv gjør det mulig å ta den over fra en annen bruker. Dette er nytting for å forsikre at flyten ikke stopper dersom en person blir tildelt en bestilling men ikke er tilgjengelig Tilordne en bestilling til andre En organisasjon som har flere brukere kan se etter bestillinger som er tilordnet til andre brukere. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Kryss av Assigned To -feltet i søkeresultatlisten. Hvis dette feltet ikke er tilgjengelig, kan det legges til ved å endre Kolonneoppsett. IBX Forretningsdokumenter 36

38 3. Klikk på ikonet for bestillingen eller åpne Order Details-siden og klikk så på Assign To-knappen. 4. Assign Order vinduet vises. 5. Sjekk for eventuelle advarsler for en ordre som har blitt tilordnet en annen bruker. 6. Velg navn fra Assign to dropdown menyen. 7. Legg til Internal Comment hvis nødvendig og klikk så på Confirm Assign-knappen. MERK: Det er en flytende tekst når musen peker over Assign to -ikonet. Når en bestilling blir tildelt noen andre, vil teksten vise navnet til brukeren som bestillingen er tildelt Tilordne flere bestillinger Også mer enn én bestilling kan tildeles en enkelt bruker ved å følge disse trinnene: 1. Klikk Order-fanen. 2. Velg bestillinger som skal tildeles. MERK: Det maksimale antall bestillinger som kan tildeles på en gang er antall bestillinger som vises på siden. 3. Klikk Assign to-knappen. 4. Assign Order-popupvinduet vises. 5. Sjekk for eventuelle advarsler for enhver bestilling som tilordnes en annen bruker. 6. Velg navnet fra Assign to-rullegardinmenyen. 7. Legg til Internal Comment hvis nødvendig, og klikk deretter Confirm Assign-knappen. Figur 44: Velg bestilling(er) IBX Forretningsdokumenter 37

39 Figur 45: Tilordne bestilling(er) Order History-fanen viser også brukeren som en bestilling har blitt tildelt til Endringsbestillinger Endringsbestillinger er separate bestillingsdokumenter sent av kjøper for å endre en eksisterende bestilling. Endringsordrer sendes av en anmoder eller enkeltpersonen som sendte inn den opprinnelige bestillingen. Endringsordrer er ikke tilgjengelige i systemet som uavhengige bestillinger, og skal alltid være oppdaterte som den opprinnelige bestillingen. Endringsordre finnes under lenken New / Changed. Order Status-kolonnen inneholder endringstypen for en bestilling. Det kan være enten Changed (en endring av den opprinnelige bestillingen er forespurt) eller Cancelled (en kansellering av den opprinnelige bestillingen er forespurt). Klikk på bestillingsnummeret hvis du ønsker å vise detaljer for endringsordren. Order History-fanen inneholder alle endringer i en bestilling. Klikk på View Previous lenken for å vise originale eller forrige verdi av linjeelement. Endrede verdier merkes med rød tekst. Figur 46: Ordrehistorikk IBX Forretningsdokumenter 38

40 Endringene vil ikke vises på hovednivå, men den siste informasjonen kan også sees under Order Information-fanen. Flere endringsbestillinger kan være linket til samme bestilling. Leverandørens ordrehåndteringssystem kjenner igjen dato på endringsbestillingene og viser den korrekte og seneste versjonen. Bruk utskriftsfunksjonen under fanen Related Documents for å skrive ut endringbestillingsdokumentet. For å motta en e-post når en endringsbestilling blir motatt, velg denne muligheten under Settings-fanen. Endringsordren vil automatisk oppdatere den opprinnelige bestillingen (eller forrige endringsordre), men ikke fakturautkast eller sendte fakturaer. Slett det eksisterende utkastet (bruk Cancel-knappen) og lag et nytt utkast basert på den oppdaterte bestillingen for en ny endringsordre. Send en kredittfaktura til kjøperen dersom endringsordren for et linjeelement kanselleres Manuell merking av en bestilling (eller flere bestillinger) som fullført For å unngå fakturering av en bestilling, eller hvis kjøperen ikke kan motta elektroniske fakturaer, manuell merking av en bestilling som fullført skal gjøres ved å følge disse trinnene: 1. Velg bestilling(er). 2. Klikk Mark as Completed-knappen. Figur 47: Marker som fullført Du kan også gjøre dette for en enkelt bestilling, fra Order Details-siden ved å følge trinnene nedenfor: 1. Klikk på Order-fanen 2. Klikk på bestillingsnummer IBX Forretningsdokumenter 39

41 3. Velg Mark as Completed i More actions-rullegardinlisten Figur 48 : Marker en bestilling som Fullført - trinn 1 4. Klikk på Execute-knappen. Figur 49: Marker en bestilling som Fullført - trinn 2 5. Klikk på Complete order-knappen for å bekrefte handling. Bestillingen flyttes til Completed-delen som åpnes fra menyen til venstre. 3.2 Bestillingssvar MERK:For begrensede bestillinger er denne muligheten ikke tilgjengelig nå. Bestillingssvar er et dokument som sendes til kjøperen for å sjekke om bestillingen mottas og aksepteres. Kjøperen avgjør om bestillingsvarene er obligatoriske, og om en delleveranse aksepteres. Dersom kjøperen ikke kan motta bestillingssvar, kan det likevel opprettes og lagres for intern bruk. Bestillingssvar kan sendes både for innkjøpsordrer og endringsordrer. Følgende svar er valgt for hvert linjeelement: IBX Forretningsdokumenter 40

42 Tillatt - betyr at produktet vil leveres Akseptert med endringer - betyr at produktet vil leveres med noen endringer av produktinformasjon (for eksempel mengde, Forsendelsesdato) Ikke tillatt - betyr at produktet ikke leveres Velg status Accepted for å godta verdier for et avvist eller endret linjeelement. Endre statusen for et linjeelement og send et nytt bestillingsvar hvis det inneholder feil. Legg til Response Type -kolonnen til søkeresultattabellen for bestillingssvar. Response Type viser statusen for alle elementene på bestillingen. Den viser om alle elementene aksepteres eller avvises, eller om minst ett element endres eller avvises (status Accepted with changes). Når et bestillingssvar er sent vil bestillingsstatus automatisk bli satt til In Progress. IBX Forretningsdokumenter 41

43 3.2.1 Aksepter en bestilling En bestilling aksepteres ved å sende inn bestillingssvaret uten å gjøre noen endringer. Status for bestillingssvar blir satt til Accepted når svaret er sent. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer 3. Skriv inn Supplier Reference Number og klikk på Order Response-knappen 4. Klikk på Continue-knappen og klikk så på Confirm and send-knappen for å akseptere bestillingen Avvis en bestilling Figur 50: Aksepter en bestilling Velg status Not accepted for alle linjeelementer hvis du ønsker å avvise en bestilling. Bestillingssvarets status blir Not accepted for en avvist bestilling. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer 3. Skriv inn et Supplier Reference Number og klikk på Order Response-knappen 4. Endre status for svar for alle elementer til Not accepted 5. Klikk på Continue-knappen, og klikk så på Confirm and send-knappen for å avvise bestillingen. IBX Forretningsdokumenter 42

44 Figur 51: Avvis en bestilling Avvis ett eller flere linjeelementer Dersom en bestilling består av mer enn ett linjeelement og statusen skal settes til Not accepted for ett eller flere elementer. Bestillingssvarets status Accepted with changes. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer. 3. Skriv inn Supplier Reference Number og klikk på Order Response knappen 4. Endre status til Not accepted for elementene som ikke kan leveres. 5. Klikk på Continue- og Confirm and send-knappen for å sende bestillingssvaret. MERK: I dette tilfellet bør det være minst et element med status: Akseptert eller Akseptert med endringer. IBX Forretningsdokumenter 43

45 3.2.4 Bulk statusendring for bestillingsrespons MERK: Bulk statusendring kan gjøres bare for Accepted og Not accepted statuser. Accepted with changes trenger manuelle endringer per linjeelement. Dersom en bestilling består av mer enn én linjeelement, gjør følgende trinn for å sette statusen til flere linjelementer på en gang: 1. Klikk Order-fanen. 2. Klikk bestillingnummeret. 3. Skriv inn et Supplier Reference Number og klikk Order Response-knappen. 4. Velg ønsket linjeelement. 5. Velg ønsket status (kun Accepted eller Not accepted) fra Response Type rullegardinmenyen under Order Response Settings. 6. Klikk Apply to selected-knappen. 7. Klikk Continue-knappen, og klikk deretter Confirm and send-knappen. Figur 52: Bulk statusendring IBX Forretningsdokumenter 44

46 3.2.5 Dellevering MERK: Denne funksjonaliteten er bare tilgjengelig for bestillinger fra kjøpere som godtar delvis levering. Linjeelementene kan deles å endre mengden og forsendelsesdatoen dersom elementene ikke kan leveres samtidig. Bestillingssvarets status blir Accepted with changes. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Klikk på bestillingsnummer. 3. Skriv inn Supplier Reference Number og klikk på Order Response -knappen 4. Klikk på skill-ikonet. 5. Skriv inn nye mengder og forsendelsesdato. 6. Klikk på Continue- og Confirm and send-knappen for å sende bestillingssvaret. Klikk på X-ikonet for å slette splittelinjen Sjekk sendte bestillingssvar Figur 53: Dellevering De sendte bestillingssvarene kan finnes under Order History og Related Documents. 1. Klikk på Order 2. Klikk på bestillingsnummeret 3. Klikk på fanen for Order History eller på fanen for Related documents. 4. Klikk på lenken til bestillingssvaret. IBX Forretningsdokumenter 45

47 3.2.7 Forhåndsleveringsvarsel Figur 54: Relaterte dokumenter Denne funksjonen kan aktiveres/deaktiveres fra Supplier Settings ved å velge Use shipment functionality. Når funksjonen er aktivert, kan brukere registrere forsendelser. Når den er deaktivert, vil brukere ikke kunne registrere forsendelser (unntatt for kjøpere som aksepterer forsendelsesregistrering). MERK: Utsendelsesbekreftelse kan sendes bare for ordrer som ikke er "fullført". Med denne funksjonaliteten, kan du sende forhåndsleveringmerknader til kjøpere for å bekrefte deres bestilte produkter eller tjenester. Hvis du ønsker å sende Shipment Notice, følg disse trinnene: 1. Klikk på Order fanen. 2. Klikk på Order Number. 3. Klikk på Register shipment på siden Order Details. MERK: Hvis Register shipment er grå (deaktivert), har du ikke tillatelse til å registrere forsendelser. Figur 55: Registrere forsendelse 4. Issue Shipment Notice siden åpnes. 5. Velg Type Actual eller Planned fra rullegardinmenyen. Actual (standardverdi): Faktisk betyr at levering pågår eller allerede er startet. Planned: Planlagt betyr at leveringen vil skje på et senere tidspunkt. 6. Skriv inn en melding for å informere kunden om levering av elementene fra innkjøpsordren under Message to Customer tekstboksen. IBX Forretningsdokumenter 46

48 MERK: Hvis hele bestillingen skal leveres (alle elementer med alle mengder), vil statusen til leveringsvarselen være "Complete Order"; Hvis noen elementer fra bestillingen leveres, er statusen til leveringsvarsel "Partial Order" (samme gjelder for levering av en viss mengde fra total mengde). Shipment Identifierindikerer at det skal sendes ut varsel om antallet i hver forsendelse, samtidig som den holder styr på antall forsendelsesvarsler som sendes. Figur 56: Send leveringsvarsel 7. Under Shipment Notice Items fanen, velg Response Type for hvert element fra rullegardinmenyen. MERK: Hvis en mengde og/eller leveringsdatoen endres, svartypen skal endres til "Item Accepted Changes Made". IBX Forretningsdokumenter 47

49 Figur 57: Elementer fra leveringsvarsel 8. Under Shipment Notice fanen, klikker du på ikonet for å velge Delivery date, Shipping Date, Earliest Delivery Date, og Latest Delivery Date. 9. Klikk på Send knappen. Figur 58: Header på leveringsvarsel IBX Forretningsdokumenter 48

50 10. Når levering registreres, omdirigeres brukeren til Order Details siden Spor forhåndsleveringsvarsel Forhåndsleveringsvarsel kan spores fra bestillingshistorikken og relaterte dokumenter-fanene i siden med bestillingsdetaljer. Hvis du vil spore forhåndsleveringsvarsel, gjør du følgende: 1. Klikk på Order fanen. 2. Klikk på ordrenummeret. 3. Klikk på Order History fanen under Order Details siden. 4. Klikk på View Advance Shipment Notice Document linken som sender deg til Shipment Notice siden. Figur 59: Forhåndsleveringsvarsel i bestillingshistorikk 5. Klikk på Related Documents fanen under Order Details siden. 6. Klikk på Skriv ut ikonet, Last ned ikonet eller PDF ikonet. IBX Forretningsdokumenter 49

51 Figur 60: Forhåndsleveringsvarsel i relaterte dokumenter Spor forsendelser Du kan spore leveringsregistreringer å vite i hvilken grad du har oppfylt en bestemt bestilling. I Order Details siden, vises mengdene som skal leveres. Disse mengdene viser forskjellen mellom bestilt mengde og summen av alle forsendelser så langt, Left to deliver mengdene vises bare hvis du har aktivert innstillingen for leveringsvarsel under Supplier Settings (med unntak av kjøpere som aksepterer forsendelser når de alltid kan se mengdene som skal leveres), Spor Left to deliver mengder for å vite statusen på forsendelser. MERK:Alle statuser/endringer gjenspeiles på Shipment Notice" siden. 4. Fakturahåndtering Et alternativ til å opprette og sende en faktura er tilgjengelig hvis kjøperen godtar elektroniske fakturaer. Du kan også opprette delvise fakturaer og opprette kredittfakturaer. Den grunnleggende fakturaarbeidsflyten er som følger: 1. Åpne bestillingen og klikk på Invoice-knappen. MERK: Invoice-knappen skal ikke være aktiv hvis kjøperen eller leverandøren ikke tillater fakturering. IBX Forretningsdokumenter 50

52 Figur 61: Fakturahåndtering 2. Fyll inn Invoice Number og andre obligatoriske opplysninger. 3. Klikk Send invoice knappen Figur 62: Opprett faktura 4. Legg til en kommentar om nødvendig, og bekreft deretter og send fakturaen. Fakturaens status skal være Sent. Kjøperne bestemmer i forhold til de obligatoriske feltene etter at fakturaer opprettes. Leverandørens ordrehåndteringssystem sjekker at disse feltene er fylt ut med de riktige verdiene. Følgende trinn skal utføres automatisk hvis utvidet fakturasøkeord er aktivert av kjøperen: 1. Fakturaen valideres i henhold til kjøperens samsvarende regler for en faktura. IBX Forretningsdokumenter 51

53 2. Fakturaens status skal være Confirmed eller Rejected basert på resultatet fra fakturaens regulering. En faktura kan også lages uten å motta en bestilling. Hvis leverandøren har sendt en fakturapåminnelse til kjøperen, vil fakturastatusen være "Reminded". En faktura kan merkes som betalt, slik at leverandøren vet at fakturaene har blitt behandlet. Leverandører kan merke fakturaer som betalt for å holde orden på betaling for dokumentene sine. Brukere må utføre følgende trinn for å merke fakturaen som betalt: 1. Velg fakturaen som er ferdigbehandlet. 2. Klikk på Mark as paid. Figure 63: Mark som eller 1. Klikk på fakturanummeret. 2. Klikk på Mark as paid på siden Invoice Details. Figure 64: Fakturadetaljer - Mark som MERK: Fakturaer med følgende statuser kan ikke merkes som betalt: Rejected, Delayed, Cancelled, Saved as Draft. 1. Fakturastatusen vil bli endret til Paid. IBX Forretningsdokumenter 52

54 Figur 65: Statusendring for faktura Leverandøren kan vise alle dokumenter som har blitt betalt. Leverandøren kan også vise logg over betalte fakturaer i fanene Order History og Invoice History. Figur 66: Fakturalogg IBX Forretningsdokumenter 53

55 Leverandøren kan legge til betalingsdatoen for fakturaen. Leverandøren kan også vise Paid Date for fakturaen fra siden Invoice Details under General Info. Brukeren må utføre følgende trinn for å legge til betalingsdatoen for fakturaen: 1. Klikk på Invoice number. 2. Klikk på Mark as paid. 3. Velg betalingsstatus (Paid in Full / Paid partially) fra popup-vinduet Mark invoices as paid. 4. VelgPaid Date fra -ikonet. 5. Klikk på Confirm Payment for å bekrefte betalingsdatoen. 6. Klikk på Cancel for å gå tilbake til siden Invoice Details, om dette er nødvendig. Figur 67: Legge til betalingsdato Leverandøren kan spore Status for betalte fakturaer fra siden Invoice Details. Leverandøren kan også vise fakturadetaljer samt Status og Paid Date for fakturaen. MERK: Status vil bli endret til "Paid" så snart betaling er mottatt. Paid date viser forfallsdatoen for når kundene skal betale. Hvis det betales inn en delbetaling, vil statusen for Completed være "No". Så snart kunden betaler hele beløpet, vil statusen for Completed bli endret til "Yes". Figur 68: Betalingsstatus IBX Forretningsdokumenter 54

56 4.1 Søk etter fakturaer Generelt søk (felt øverst til høyre) Skriv inn fritekst i søkefeltet øverst til høyre for å søke etter ordene fra følgende: Faktura/bestillingsnummer Dokumentnummer Kjøper Artikkelkode og beskrivelse Dokumentstatus Tilordnet et brukernavn og valuta. Hvis du ønsker å utføre et søk ved hjelp av fritekstsøk, kan du bruke følgende prosedyre: 1. Skriv inn en søketekst i søkefeltet øverst til høyre og klikk på Search-knappen. 2. Resultatet vises som en liste over lenker som viser: Kjøper Dokumenttype Dokumentnummer Modifisert dato og klokkeslett Figur 69: Søk etter faktura MERK:Søkefunksjonen viser resultatet ved å søke etter begynnelsen av et ord på minst 2 bokstaver. Wildcards (*) for å optimere søkeresultat støttes ikke Søk etter en bestemt faktura Bruk Invoice number søket på Invoice iden for å søke fram en spesifikk faktura. 1. Klikk på Invoice. 2. Skriv inn en søketekst i søksfeltet Invoice number i menyen til venstre, og klikk så på Search-knappen. Advanced search-funksjonen kan også brukes til å søke etter spesifikke fakturaer. Figur 70: Søk - Fakturanummer IBX Forretningsdokumenter 55

57 4.2 Lag en faktura basert på en bestilling 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen som skal faktureres.. 3. Klikk på bestillingsnummer for å se bestillingsdetaljer, og klikk så på Invoice-knappen. Invoice-fanen skal nå åpnes for å sende, lagre som utkast eller redigere fakturaen. Når fakturaen er sendt, blir ordren automatisk endret til In Progress-status. MERK: Systemet åpner det eksisterende utkastet i stedet for å opprette en ny faktura hvis en faktura allerede er lagret som utkast. Kun et utkast per faktura kan lagres Endring av adresse For å erstatte en Remit-To adresse med standard adresse, følg disse trinnene: 1. Åpne Invoice -toppfanen. 2. Klikk på -knappen i høyre hjørne av Supplier Info tabellen. 3. Remit-To adressen forandres automatisk til standardadressen. Figur 71: Endring av adresse IBX Forretningsdokumenter 56

58 4.3 Delfaktura Antall elementer som kan forandres og linjeelementer kan fjernes ved å klikke på Apply changeknappen hvis en fakturaskapelse ikke er nødvendig for alle elementer. Leverandørens ordrehåndteringssystem henter antallet elementer som skal faktureres. Bestillingen inneholder de gjenværende elementene som skal faktureres under Order-fanen og In Progress-visning i menyen til venstre. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen og klikk så på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummer og klikk så på Invoice-knappen 4. Skriv inn det nye kvantumet som skal faktureres eller fjern elementer som ikke skal faktureres ved å klikke på X-ikonet i Actions-kolonnen. 5. Klikk på Apply change -knappen Figur 72: Delfaktura Klikk på Save as draft-knappen for å lagre fakturaen. De øvrige elementene kan faktureres samtidig eller i deler Legg til element Klikk på Add Item-knappen for å legge flere elementer til fakturaen. Fyll ut den nødvendige elementinformasjonen, klikk på Save-knappen og fortsett med neste element hvis nødvendig. MERK: For begrensede bestillinger må faktura kunne akseptere elementdetaljer uten Item Code og Quantity. IBX Forretningsdokumenter 57

59 Figur 73: Lag faktura 4.4 Fakturagodkjenning Ved å klikke på Invoice-knappen, oppdaterer systemet fakturaen med produkter og mengder av bestillingen som ikke er fakturert. Når en faktura sendes valideres den mot bestillingen. En utvidet validering utføres dersom kjøperen har aktivert funksjonaliteten for samsvarende faktura. Validering av samsvarende faktura sammenligner fakturaen med dens bestilling ved å validere antall linjeelementer, mengde og pris som tillates i henhold til kjøperens krav. Kjøper bestemmer også om prosent, pris og kvantitet er forskjellig fra bestilling. Kjøperen avgjør også om prosent, pris og kvantum avviker fra bestillingen. Samsvarende faktura sjekker om leveringsgebyret er riktig. En feilmelding vises dersom noen fakturaverdier er feil. De tre valideringene som utføres er de følgende: 1. Sjekk at alle obligatoriske felt er fylt ut (i henhold til kjøperens krav). 2. Sjekk at fakturaen er konsekvent (at filen er en gyldig fakturafil). 3. Sjekk at faktura samsvarer med bestillingen. For begrensede bestillinger, i fakturering og fakturamatching, vil regler som ikke gjelder for begrensede bestillinger ikke brukes ved behandling av fakturaer: Regler som tilsier kvantum for kalkulasjoner. Regler som bruker Elementkoder. For begrensede bestillinger, i fakturamatching, vil validering være av tre typer: Akseptere faktura for begrenset bestilling (Yes/No). Validere elementnivå mot makspris. Validere totalverdi (sum av maksverdi). Disse forutsetningene kan bli lagt til eksisterende regeltyper, som nye detaljer. For eksisterende regler vil alle reglene ovenfor være skrudd av som standard. Melding om feil i matching blir loggført for normale bestillinger. Alle verdier som sammenlignes er basert på verdi uten skatt. IBX Forretningsdokumenter 58

60 4.4.1 Faktura valideringsfeil Manglende obligatoriske felter: I tilfelle noen obligatoriske felt mangler, sendes en feilmelding som angir feltene som må fullføres. Sjekk Invoice header-fanen, der de obligatoriske feltene merkes med rødt omriss. Fyll ut de obligatoriske feltene og klikk på Send invoice-knappen på nytt. Fakturaen er ikke konsekvent: Fakturaen vil avvises dersom den ikke er konsekvent og ny faktura opprettes. Fakturaen samsvarer ikke med bestillingen: Fakturaen vil avvises dersom den ikke er i samsvar med bestillingen, og ny faktura opprettes. Meldingene merkes med gult. 4.5 Rediger en faktura Hvis du ønsker å redigere en faktura (lagret som utkast eller en feilmelding vises), rediger informasjonen i tekstboksene og fjern linjeelementer om nødvendig. Klikk på Apply Changeknappen for å sende inn endringene. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummeret for å se bestillingsdetaljene og klikk så på Invoice-knappen. 4. Skriv inn Invoice Number. 5. Skriv inn nye kvantum, ny pris eller ny beskrivelse. Fjern et linjeelement ved å klikke på det røde krysset X i Actions-feltet. 6. Klikk på Apply change-knappen Hvis du vil redigere artikkelnummeret, klikk på artikkelnummeret for å vise hele produktbeskrivelsen og redigere flere detaljer. Klikk på Apply changes-knappen for å lagre endringene. MERK:Hvis artikkelnummeret mangler, vil systemet automatisk fylle inn 3 punkter (...) for å aktivere tilgang til detaljsiden. 4.6 Legg til skattesats Hvis du ønsker å legge til skatt på fakturaen, velg type skatt og skattesats under Invoice Settings. Samme skattetype eller flere skattetyper kan legges til med forskjellige skatteprosent. Tax Percent og Tax Value viser den samlede skatten per produkt. Hvis flere skatter skal legges til, må detaljene for hvert produkt sjekkes for den ekstra skatten. Du kan også velge flere skatter som Default ved å merke av i boksen. TIPS: Husk å velge Preferred Taxes under fanen for Settings for å legge til en spesifikk skattetype. MERK:Lagt skatteklasse vises i Invoice Details og Print. Når du sender fakturaer, vil brukerne kunne endre eller slette skatte-koden som har blitt kopiert fra den opprinnelige bestillingen, alternativt legg denne verdien hvis det ikke er gitt på bestillingen Legg skatt for noen av produktene Hvis bestillingen inneholder produkter som mangler skatteinformasjon kan du legge til skatt for disse. 1. Klikk på Order-fanen IBX Forretningsdokumenter 59

61 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet 3. Klikk på bestillingsnummer for å se bestillingsdetaljer og klikk så på Invoice-knappen. 4. Skriv inn Invoice Number 5. Klikk på Article No 6. Velg Tax Type fra rullegardinlisten som viser foretrukket skatt 7. Sett inn skatteprosent (et tall mellom 0 og 100).. MERK: Hvis en foretrukket skatt har en tilhørende skattesats, vil skattesatsen bli overført som skrivebeskyttet til relatert felt.. 8. Klikk på Add-knappen for å legge til skattetype, og velg deretter flere skattetyper dersom dette er nødvendig. Fjern en type skatt ved å klikke på X-ikonet i Actions-feltet. 9. Klikk på Apply Changes-knappen og fortsett med det neste produktet dersom dette er nødvendig. Figur 74: Legg til skatt - Til produkt Legg skatt til flere objekter En standard skatt og skattesatsen legges automatisk til for alle elementer som mangler skatteinformasjon. Hvis ordren innholder skatteinformasjon, kan den overskrives eller ytterligere skatter kan legges til manuelt MERK:Hvis Apply to Velged-knappen er valgt, vil skatteverdiene overskrive skatteverdien fra orden for de valgte artiklene. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummeret for å se bestillingsdetaljer og klikk på Invoice-knappen. 4. Skriv inn Invoice Number. 5. Merk av for artiklene der skatt legges til. 6. Velg Tax Type i dropdown listen som viser de ønskede skatter, og sett inn skatteprosent (et nummer mellom 0 og 100). 7. Klikk på Add-knappen for å legge til skattetype, og velg deretter flere skattetyper dersom dette er nødvendig. Fjern en type skatt ved å klikke på X-ikonet i Handlinger-feltet. IBX Forretningsdokumenter 60

62 8. Klikk Apply to Selected -knappen. Figur 75: Legg til skatt 4.7 Ersätta betalningsmetoder För att ersätta betalningsmetoden, utför stegen: 1. Klicka på fliken Order. 2. Leta reda på ordern och klicka på ikonen Assign To Me. 3. Klicka på ordernumret för att se orderuppgifterna och klicka sedan på knappen Invoice. 4. Ange ett Invoice number. 5. Klicka på Invoice header. 6. Bläddra ner till sektionen Payment. IBX Forretningsdokumenter 61

63 Figur 76: Replace Payment Method 7. Klicka på ikonen för att ersätta med betalningsmetoden. 4.8 Legg til vedlegg For å legge til vedlegg til fakturaen, utfør følgende trinn: 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummeret for å se bestillingsdetaljer og klikk på Invoice-knappen. 4. Skriv inn Invoice Number. 5. Klikk Article No. 6. Klikk på Add Attachments fanen. IBX Forretningsdokumenter 62

64 Figur 77: Legg til vedlegg type 1 6. Klikk Browse-knappen for å søke dokumentet som skal vedlegges. MERK: De tillatte filtypene er:.pdf,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.xps,.zip,.ppt,.pptx. 7. Velg filen. 8. Klikk Upload file-knappen for å laste ned dokumentet. Du kan også legge til et vedlegg i Attachment delen under Invoice header attachments fanen. Gjør følgende for å legge til et vedlegg under Invoice header attachments: 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummeret for å se bestillingsdetaljer og klikk på Invoice-knappen. 4. Skriv inn Invoice Number. 5. Klikk på Invoice header attachments. Figur 78: Legg til vedlegg - Type 2 6. Klikk Browse-knappen for å søke dokumentet som skal vedlegges. MERK: De tillatte filtypene er:.pdf,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.xps,.zip,.ppt,.pptx. 7. Velg filen. 8. Klikk Upload file-knappen for å laste ned dokumentet. IBX Forretningsdokumenter 63

65 4.9 Legg til avgifter Ekstra avgifter kan legges til dersom nødvendig. Avgiftene vises som nye elementer og kan være skattepliktige. 1. Klikk på Order-fanen 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummeret for å vise bestillingsdetaljer og klikk på Faktura-knappen. 4. Sett inn Invoice number. 5. Klikk på Add charges -knappen 6. Velg betalingstype i dropdown listen i det nye betalingselementet som vises 7. Skriv inn Unit Price for dette elementet 8. Klikk på Apply change -knappen og legg til flere kostnadselementer dersom dette er nødvendig Figur 79: Legg til avgifter For å legge til skatt og avgiftelementene, velg elementet før du velger skattetype og prosent. 1. Velg avgiftselement. 2. Skriv in Tax Type, angi Tax Percent, og klik deretter på Add knappen. IBX Forretningsdokumenter 64

66 Figur 80: Legg til skattesatsen 4.10 Send en faktura For å sende fakturaen som den er (basert på gjeldende bestillingskvanitet som ikke er fakturert), fyll inn fakturanummer og annen nødvendig informasjon og klikk på Send invoice-knappen. Legg til en kommentar hvis nødvendig, og klikk så på Confirm and send-knappen. Fakturaen eller kjøpsbestillingen kan lasts ned i XML format. 1. Klikk på Order-fanen. 2. Finn bestillingen og klikk på Assign To Me-ikonet. 3. Klikk på bestillingsnummer for å se bestillingsdetaljer og klikk så på Invoice-knappen. 4. Skriv inn invoice number 5. Klikk på Send invoice-knappen 6. Klikk på Confirm and send-knappen for å fullføre prosessen. Den sendte fakturaen vises med status Sent. Dersom en delvis faktura er sent vil bestillingsstatus automatisk settes til In Progress. Når en faktura er validert og motatt inn i kjøperens finanssystem vil fakturaen få Confirmed status. Bekreftede fakturaer kan ses i Invoice-fanen under View All på den venstre menyen. Når fakturaen forfaller, går den over til statusen Overdue. Fakturaer som er Overdue kan vises i fanen Invoice under View All i menyen på venstre side for å sende fakturapåminnelser til kundene. IBX Forretningsdokumenter 65

67 Figur 81: Faktura med statusen Overdue Mer informasjon om å sende påminnelser for fakturaer med statusen Overdue finner du i Fakturapåminnelse (Kapittel 4.12 i denne håndboken) Når utsending av fakturaen ikke er fullført, vil den ha statusen Delayed og vise en varselsmelding om at fakturaen ikke har blitt levert, for å kunne spore leveringen til kunden. Figur 82: Varselsmelding for statusen Delayed 4.11 Debetfaktura Debet-faktura genereres når du oppretter en ny faktura og sender den til kunden for innkjøpsordrer. Du kan se alle de relaterte dokumentene og historikk for debet-fakturaer. 1. Klikk på Invoices fanen. 2. Klikk på Sent menyen under Invoice number på den venstre siden. 3. Klikk på Invoice Number, Invoice Details siden åpnes. 4. Klikk på Invoice History fanen for å se alle utløste hendelser for den aktuelle fakturaen. 5. Klikk på Related Documents fanen for å vise alle dokumentene som genereres basert på en kredittfaktura, purring. IBX Forretningsdokumenter 66

68 Figur 83: Debet-faktura 4.12 Purring Med denne funksjonaliteten, kan du sende påminnelser for fakturaene som blir sendt for å minimere forsinkelser i betaling, slik at kjøperne blir klar over at fakturaen forfaller til betaling. Du kan laste ned en fakturapåminnelse i XML- eller CSV-format. MERK: Fakturapåminnelser kan kun sendes for debetfakturaer med statusene Sent og Overdue. Hvis du vil sende Invoice Reminder, gjør du følgende: 1. Klikk på Invoices fanen. 2. Klikk på Sent menyen under Invoice number på den venstre siden. 3. Klikk på Invoice Number. 4. Klikk på Invoice Reminder fanen i Invoice Details side. IBX Forretningsdokumenter 67

69 Figur 84: Purring 5. Skriv inn Reminder Note i Reminder Summary delen. 6. Klikk på Send Reminder knappen. 7. Når purringer sendes, vil du videresendes til siden med fakturadetaljer. Figur 85: Send purring IBX Forretningsdokumenter 68

70 Spor purringer Etter purringer sendes, vil du omdirigeres til siden med fakturadetaljer. Detaljene på purringer vises på følgende steder i programmet som skrivebeskyttet tekst. I Order History og Related Documents for PO-baserte purringer; I Invoice History for ikke PO-baserte purringer; Hvis du vil se detaljene for Invoice Reminder og for å se kommentarene til Invoice Reminder i Order History følg trinnene nedenfor: 1. Klikk på Orders fanen. 2. Klikk på Completed menyen under Order Management på den venstre siden. 3. Klikk porder Number, Order Details siden åpnes. 4. Klikk på Order History fanen for å se historikken over sendte purringer. Figur 86: Detaljer på purringer i bestillingshistorikken 5. Klikk på View Invoice Reminder Note linken å se kommentarer for hver sendt purring. IBX Forretningsdokumenter 69

71 Figur 87: Kommentarer til purringer i bestillingshistorikken For å se detaljene for Invoice Reminder og for å se kommentarene til Invoice Reminder i Invoice History følg trinnene nedenfor: 1. Klikk på Invoices fanen. 2. Klikk på Sent menyen under Invoice number på den venstre siden. 3. Klikk på Invoice Number og Invoice Details siden vil åpnes. 4. Klikk på Invoice History fanen for å se historikken over sendte purringer. Figur 88: Detaljer på purringer i fakturahistorikk 5. Klikk på View Invoice Reminder Note, å se kommentarer for hver purringen. IBX Forretningsdokumenter 70

72 Figur 89: Kommentarer til purringer i fakturahistorikk 4.13 Kredittfaktura For å sende en kredittfaktura, åpne en tidligere bekreftet faktura eller en faktura som avvises av kjøpere. MERK:For Fakturaer som avvises av Invoice Matching, kan kredittfakturaen ikke opprettes. MERK:En kredittfaktura har ingen restriksjoner for kreditt. IBX Forretningsdokumenter 71

73 Figur 90: Kredittfaktura 1. Klikk på Invoice fanen og finn fakturaen. Klikk på Invoice number. 2. Klikk på Credit Invoice-knappen. 3. Sett inn Invoice number. Sett inn kvaniteten som faktura skal sendes for, og fjern linjeelementer som har antall 0 ved å klikke på X ikonet. 4. Klikk på Add charges knappen. 5. Angi beløpet. MERK: Leverandører kan legge til nye linjer på kredittfakturaer for å kreditere vilkårlige beløp. MERK: Dette alternativet er for øyeblikket ikke tilgjengelig for begrensede bestillinger. IBX Forretningsdokumenter 72

74 MERK: Leverandøren kan kreditere et bestemt beløp som ikke er direkte relatert til tjenestene det faktureres for 6. Angi Invoice number. 7. Angi Payment Terms. 8. Klikk på Apply change. 9. Klikk på Send invoice Figur 91: Utstede faktura 6. Klikk på Send invoice-knappen. IBX Forretningsdokumenter 73

75 Figur 92: Bekrefte faktura 7. Klikk på Confirm and send-knappen for å sende kredittfakturaen. 8. Klikk på Go Back linken til å komme tilbake til den relaterte debet-fakturaen. Merk at Type for den nye fakturaen er CREDIT. Figur 93: Kredittfaktura - Type Dersom bestillingen fullføres vil status endres til In Progress. IBX Forretningsdokumenter 74

76 4.14 Lag en manuell faktura En faktura må lages manuelt hvis bestillingen ikke er tilgjengelig i leverandørens ordrehåndteringssystem. Alle fakturadetaljer og elementer må skrives inn manuelt. For å sende en manuell faktura må kjøperen først ha akseptert manuelle fakturaer. En negativ manuell faktura opprettes for å tilbakebetale den overdrevne mengden når økonomiske betraktninger er lavere enn den økonomiske rådgivningen. MERK: I Invoice Header kan man legge inn Buyer Order Number. Hvis det oppgitte nummeret finnes i systemet, må man opprette en standard faktura for dette antallet i stedet for en manuell faktura. kjøperen avgjør om fakturaer som refererer til et ordrenummer som ikke er anerkjent av Leverandør bestillings administrasjons applikasjonen er akseptert Opprett Manuell faktura for kunder som legges 1. Klikk på Invoice-fanen. 2. Klikk på Create Invoice-knappen. 3. My Customers-kategorien viser listen over nye kunder (har en ekstra profil). 4. Klikk på Advanced Search-lenken for å finne kjøperen. Figur 94: Utstede Manuell Faktura Kunder som legges til MERK:Brukeren som har SOM Supplier Admin-rolen kan redigere kjøperens profiler fra listen for de som allerede har en profil opprettet under My Customers fanen i Settings delen. 5. Hvis du vil redigere kjøperens profiler, klikker du på Manage knappen. Dette leder deg til My Customers fanen under Settings delen. 6. Se My Customers (Chapter of this manual)-delen for å redigere kjøperens profiler. 7. Dessuten er det mulig å redigere kjøperens profiler som er oppført ved å klikke på Edit lenken til høyre. MERK:Trinn 5 til 7 er for brukere som har SOM Supplier Admin rolen bare. 8. Klikk på Invoice lenken til høyre. 9. Skriv inn invoice number. 10. Skriv inn alle detaljene under Invoice Header-fanen. 11. Last opp filer under Invoice header attachments fanen. IBX Forretningsdokumenter 75

77 12. Klikk på Add Item knappen under Invoice items and charges fanen. 13. Skriv inn elementdetaljer og klikk så på Save-knappen for hvert element. MERK:Mengde-feltet godtar negative verdier for faktura og kreditt-fakturaer for å opprette negative manuelle fakturaer. Figur 95: Utsted manuell faktura - Legg til element 14. Legg til skatteprosent (valgfritt). 15. Legg til dokumenter under Invoice header attachments fanen. Dette er bare mulig dersom kjørenes velger denne funksjonaliteten. 16. Klikk på Send invoice knappen. MERK:En informasjonsmelding vises hver gang når du oppretter fakturaer/kredittfakturaer med negativ verdi under Confirm Invoice siden. 17. Klikk på Confirm and send knappen for å fullføre prosessen. IBX Forretningsdokumenter 76

78 Figur 96: Utsted Manuell Faktura Legg til element Når et linjeelement har blitt lagt til, bruk duplikatikonet kopierte linjen for å spare tid. for å kopiere linjen og rediger den Figur 97: Utstedelse av manuell faktura - Elementer og avgifter i faktura Opprett Manuell faktura for eksisterende kunder 1. Klikk på Invoice fanen. 2. Klikk på Create Invoice knappen. 3. Klikk på Other Customers fanen, dette viser liste over eksisterende kunder (de uten en definert profil). 4. Klikk på Advanced Search linken for å finne kjøperen. IBX Forretningsdokumenter 77

79 Figur 98: Utsted Manuell Faktura Eksisterende kunder MERK: Brukeren som har SOM Supplier Admin rolen kan opprette profiler for ikkeprofilerte kunder direkte fra listen (Issue Manual Invoice side) under My Customers fanen i Settings delen. 5. Hvis du vil legge til, klikker du på Manage knappen. Dette leder deg til My Customers fanen under Settings delen. 6. Se My Customers (Chapter på denne handboken) -delen for å redigere kjøperens profiler. 7. Dessuten er det mulig å opprette profil for ikke-profilerte kjøperen ved å klikke på Profile lenken til høyre. MERK:Trinn 5 til 7 er for brukere som kun har SOM Supplier Admin rolen. 8. Klikk på Invoice lenken til høyre. 9. Skriv inn invoice number. 10. Legg inn alle detaljer på Invoice Header fanen. 11. Last opp filer under Invoice header attachments-fanen. 12. Klikk på Add Item knappen under Invoice items and charges fanen. 13. Angi detaljene til elementet og deretter klikker du på Save knappen for hvert element. MERK: Mengde-feltet godtar negative verdier for faktura og kreditt-fakturaer for å opprette negative manuelle fakturaer. IBX Forretningsdokumenter 78

80 Figur 99: Utsted manuell faktura - Legg til element 14. Legg til skatteprosenten (valgfritt). 15. Fest dokumenter under Invoice header attachments fanen. Dette er bare mulig dersom kjøperen velger denne funksjonaliteten. 16. Klikk på Send invoice knappen. MERK: En informasjonsmelding vises hver gang når du oppretter fakturaer/kredittfakturaer med negativ verdi under Confirm Invoice siden. 17. Klikk på Confirm and send knappen for å fullføre prosessen. Figur 100: Utsted Manuell Faktura - Legg til element Når et linjeelement er lagt, kan du bruke det dupliserte ikonet redigere den kopierte linjen for å spare tid. for å duplisere linjen og IBX Forretningsdokumenter 79

81 Figur 101: Utsted Manuell Faktura - Faktura elementer og avgifter MERK:Negative verdier kan ses i forhåndsvisningsvinduet til faktura/kreditt-faktura Ladda upp fakturor Förutom länken Invoice, finns länken Upload. Denna länk leder till ett uppladdningsformulär där användaren kan ladda upp fakturauppgifter. Utfør følgende trinn for å laste opp en faktura: 1. Klicka på fliken Invoice. 2. Klicka på knappen Create Invoice. 3. Finn kjøperen og deretter klikker du på Upload lenken til høyre. 4. Invoice Upload side åpnes. 5. Klikk på den medfølgende linken (You can check the validity of the invoice here) for å validere filen før du laster den. 6. Klicka på knappen Browse för att välja ut den faktura som du vill ladda upp. 7. Klicka på knappen Upload file för att ladda upp fakturafilen. MERK: De tillåtna fakturaformaten är de följande: UBL 2.0 och xcbl 3.5. MERK: De tillåtna filtyperna är de följande:.xml,.csv och.txt. Figur 102: Invoice Upload IBX Forretningsdokumenter 80

82 4.15 Last ned en faktura 1. Klikk på Invoice-fanen. 2. Klikk på Invoice number. 3. Velg Download i More actions dropdown menyen og klikk så på Execute-knappen. Velg Download XML, Download CSV or Download PDF formatet fra dropdown menyen, og klikk så på Download-knappen. Figur 103: Last ned faktura - SLUTTEN PÅ DOKUMENTET - IBX Forretningsdokumenter 81