Meeting Book: Tokke kontrollutval ( ) Tokke kontrollutval Date: T11:30:00 Location: Tokke kommunehus, møterom teknisk Note: Tokke k

Transkript

1 Meeting Book: ( ) Date: T11:30:00 Location: Tokke kommunehus, møterom teknisk Note: Dato: kl. 10:00 12:00 Møtestad: Tokke kommunehus, møterom teknisk Det blir ingen egen budsjettorientering for kontrollutvalet. Kontrollutvalet kan følgje budsjettsaka i kommunestyret kl 12:00 Meld fråfall til marianne.lundeberg@temark.no eller pr. tlf:

2 Saksliste Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll Saker til behandling 20/17 Orientering frå revisor /17 Møte- og arbeidsplan 2018 for 13 22/17 Referatsaker /17 Eventuelt

3 5/17 Godkjenning av møteinnkalling / Godkjenning av møteinnkalling : Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Marianne Lundeberg Saksgang Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkalling vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling leggast fram for godkjenning.. Vedlegg: - møteinnkalling

4 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Marianne Lundeberg Saksgang Godkjenning av protokoll Protokoll vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll

5 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Møteprotokoll Dato: Stad: Arkivsak: kl. 17:00 20:00 Morgedal Hotell 17/00043 Til stades: Leiar Olav Godtland, medlem Steinar L. Mandt, medlem Siv Reidun Eide, sekretær Marianne Lundeberg Møtande varamedlem: Torgrim Otteholt Fråfall: Alf Jul Jakobsen, medlem Anne Gro Damkås Andre: TKR IKS v/ Dag Oftung, Kvito AS v/ Svend Helge Aanonsen og Olav Godtland Protokollførar: Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/17 17/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 18/17 16/ Selskapskontrollrapport - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS og forvaltningsrapport - sjølvkost på feietenester - Tokke kommune 5 19/17 17/ Orientering frå Kvito AS 7 1

6 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Morgedal, Kontrollutvalsleiar Sekretær Olav Godtland Marianne Lundeberg 2

7 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling Handsama av Møteinnkalling vert godkjend. Møtehandsaming Møteinnkalling blei lagt fram for godkjenning. Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling vert godkjend. 3 Saknr 4/17

8 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Møteprotokoll 4/17 Godkjenning av protokoll Handsama av Protokoll vert godkjend. Møtehandsaming Protokoll blei lagt fram for godkjenning. Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll vert godkjend. 4 Saknr 4/17

9 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Saker til behandling 18/17 Selskapskontrollrapport - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS og forvaltningsrapport - sjølvkost på feietenester - Tokke kommune Handsama av Saknr 18/17 Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Tokke kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Tokke kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. kommunen bør: vurdere å berekne dei indirekte kostnadene i sjølvkostkalkylen i tråd med det rettleiaren primært rår til. ta kapitalkostnad for brannbil som blir nytta av anna teneste ut av sjølvkostberekninga nytte memoriakonto for framførbart underskott frå 2016 på sjølvkostområdet feiing og tilsyn. Møtehandsaming Telemark kommunerevisjon IKS v/ Dag Oftung legg fram selskapskontrollrapport « Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS sjølvkost» og forvaltningsrapport « Sjølvkost på feietenester - Tokke kommune». Votering Samrøystes. 5

10 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Vedtak Kontrollutvalet tek Selskapskontrollrapporten «Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS Tokke kommune» og forvaltningsrevisjonsrapporten «Sjølvkost på feietenester Tokke kommune» til vitande. Tilråding til kommunestyret: selskapet bør: gjere konkrete vurderingar kor stor del av dei ulike felles administrative kostnadane kan knytast til høvesvis førebyggande arbeid og feietenestene. Vurderingane bør bli dokumenterte. i større grad gi informasjon om grunnlaget for sjølvkostberekninga i selskapet. sjå til at opplysningane om styret i Enhetsregisteret blir oppdatert, at formelle krav om innhald i årsmeldinga blir følgt og at kommunane blir fakturert i samsvar med selskapsavtalen. kommunen bør: vurdere å berekne dei indirekte kostnadene i sjølvkostkalkylen i tråd med det rettleiaren primært rår til. ta kapitalkostnad for brannbil som blir nytta av anna teneste ut av sjølvkostberekninga nytte memoriakonto for framførbart underskott frå 2016 på sjølvkostområdet feiing og tilsyn. 6

11 5/17 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll /17 Orientering frå Kvito AS Handsama av Saknr 19/17 Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming Kontrollutvala i kommunane i Kviteseid, Tokke, Vinje og Nissedal fikk ei orientering frå Kvito AS. Dagleg leiar Sven Aanonsen møtte å ga ei orientering om det daglege virke i Kvito AS. Styreleiar Olav Godtland var tilstades i saka. Det vart stilt spørsmål om Leiar Olav Godtland sin habilitet i saka. Han vart vedtatt habil. Da detta var ei orienteringsak. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. 7

12 20/17 Orientering frå revisor / Orientering frå revisor : Orientering frå revisor Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Marianne Lundeberg Saksgang Orientering frå revisor Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterar om revisjonen sitt arbeid i Tokke kommune. 1

13 21/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for - 17/ Møte- og arbeidsplan 2018 for : Møte- og arbeidsplan 2018 for Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Marianne Lundeberg Saksgang Møte- og arbeidsplan 2018 for Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2018 vert godkjend. Planen og møtedatoane er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og avhalde dei møte utvalet ynskjer. 2018: Tysdagar: 11:30, Saksopplysningar: Sekretariatet legg med detta fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka skal vidare leggast fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Tokke kommune har fire møte i året, fordelt på to møte på våren og to møte på hausten. Lengda på møta bestemmast av kor mange saker som skal opp i møte. Sekretariatet legg fram forslag til følgjande møtetidspunkt og forslag til agenda for 2018: 1

14 21/17 Møte- og arbeidsplan 2018 for - 17/ Møte- og arbeidsplan 2018 for : Møte- og arbeidsplan 2018 for Tokke kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2018 Tysdag 20. februar 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Årsmelding frå kontrollutvalet Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Tysdag 29. mai 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Rekneskapssak for kommunen /Orientering frå økonomisjefen/rapport frå revisor Melding om andre reviderte rekneskap (bl.a skatteoppkrevjaren) Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Tysdag 02. oktober 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Budsjett for kontroll og tilsyn Orientering frå revisjonen Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon Revisors eigavurdering av uavhengighet Referatsaker/Eventuelt Tirsdag 27. november 2018 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan Budsjettorientering Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Det kan være aktuelt å kalle inn representantar frå administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/tema utover dei punkt som er nemnd ovanfor. Framlegging, bestilling og oppfylging av forvaltningsrapportar og selskapskontrollar kjem fortløpande. Det stillas stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggarar. Endra regelverk gjør det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som frem går av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årlig til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Detta er ei viktige samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar. Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer. 2

15 22/17 Referatsaker / Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Marianne Lundeberg Saksgang Referatsaker Sakene vert tekne til vitande. Saksopplysningar: Betraktningar frå fellesmøtet , selskapskontrollrapport på Brannvernsamarbeid og orientring frå Kvito AS. Betraktningar frå Temark sin Haustkonferanse i Arendal Påmelding til NKRF sin kontrollutvalgskonferanse

16 23/17 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. Sakshandsamar 17/ Marianne Lundeberg Saksgang Eventuelt Saksopplysningar: 1