Forfall meldas til sekretær for kontrollutvalet på eller e-post eller tlf Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Bø kontrollutval Dato: Møtestad: 09:00 11:00 Irmat As, Goasholdtmyra avfallsanlegg, Kongsbergveien 411 (Kjør frå Notodden mot Kongsberg på E134 6,2 km.) 11:00 Notodden Kommunehus, Samfunnssalen (Goasholdtmyra) Arkivsak: 17/00014 Arkivkode: 033 Forfall meldas til sekretær for kontrollutvalet på eller e-post eller tlf Vara møter bare etter eiga innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 5/17 17/ Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behandling 27/17 17/ Orientering frå Irmat AS 4 28/17 17/ Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune 5 Sakene vert også lagt ut på Arendal, For Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalet 1

2 Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bø kontrollutval /17 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling godkjennast. Møteinnkalling

3 Møteprotokoll 5/17 Godkjenning av protokoll frå møte Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bø kontrollutval /17 Forslag frå sekretariatet: Protokoll frå møte godkjennast. Protokoll Vedlegg til sak Protokoll

4 Saker til behandling 27/17 Orientering frå Irmat AS Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bø kontrollutval /17 Forslag frå sekretariatet: Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i kommunane Hjartdal, Notodden, Sauherad og Bø har bede om ei befaring og orientering om Irmat AS i samband med at prosjektplanane på selskapskontoll av Irmat AS blir lagt fram. Saksopplysningar: Kontrollutvala i kommunane Hjartdal, Notodden, Sauherad og Bø får ei befaring ved Irmat AS sitt avfallsanlegg på Goasholdtmyra frå 09:00 til ca 11:00. Orientering om selskapet vil bli lagt fram på Notodden kommunehus, møterom samfunnsalen, av Irmat AS v/ Daglig leiar Stein Asmundsen og styreleiar Eivind Eckbo, etter befaringa. Irmat AS har sendt med ein del dokument, som det vil bli orientera frå i møtet. Desse er vedlagt saka. - Aksjeeieravtale rev Vedtekter rev Årsberetning og Årsregnskap - Prosesskart - Organisasjonskart - Protokoll Bø kontrollutval IRMAT - Notat om kryssubsidiering og fordelingsnøkler (2017_03_28) - IRMAT - Presentasjon av notat om kryssubsidiering og fordelingsnøkler (2017_03_29) 4

5 28/17 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon "Gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS" - Bø kommune Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode Bø kontrollutval /17 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan - gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat AS, som den ligg føre. Bø kontrollutval bestillar i tillegg den særskilte undersøkinga i tråd med forslag frå revisjonen innanfor ei ressursramme på ca timar. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Bø kommune bestilte prosjektplan frå Telemark kommunerevisjon i møte sak: 8/17. Føljande vedtak blei fatta: Kontrollutvalet tek rådmannen si utgreiing til førebels orientering. Bø kontrollutval ynskjer med dette å bestille forvaltningsrevisjon iht. vedteken plan for selskapskontroll , med tema "Gjennomføring av verksemd sjølvkost og ressursbruk i IRMAT" frå Telemark kommunerevisjon IKS (TKR). Kontrollutvalet i Bø kommune inviterer dei andre eigarkommunane med til å delta i forvaltningsrevisjonsprosjektet. TKR utarbeider forslag til kostnadsfordeling i samband med behandling av prosjektplanen. Saksopplysningar: Kontrollutvalet får fremlagt prosjektplan «gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat» og pristilbud på prosjektet i eit fellemøte med kontrollutvalene i Bø, Sauherad og Notodden. Telemark kommunerevisjon IKS legg fram prosjektplan på Notodden kommunehus, møterom Samfunnsalen. Problemstilling/vinkling Det foreslås to hovedproblemstillinger for kontrollen: - Har IRMAT AS fulgt opp anbefalingene som ble vedtatt etter selskapskontrollen i 2009? om selskapet har avklart spørsmål om selskapets skatteplikt om selskapet har utarbeidet retningslinjer som sikrer at selskapets anskaffelser skjer i henhold til gjeldende regelverk - I hvilken grad overholder IRMAT AS gjeldende krav og retningslinjer for beregning av og dokumentasjon av selvkost? 5

6 I selskapskontrollen fra 2009 var det ikke mulig å undersøke selvkost og kryssubsidiering, fordi selskapet ikke hadde selvkostregnskap før i Denne problemstillingen dekker både kravene til håndtering av selvkost og spørsmålet om eventuell ulovlig kryss-subsidiering i virksomheten, jf. reglene om selvkost og reglene om offentlig støtte. Eigar kommunane har ein felles lokal forskrift om renovasjon frå Det er grunn til å tru at den ikkje er oppdatera i samsvar med gjeldande regelverk. Detta kan vi eventuelt omtale. Spørsmål om konkurransevridande subsidiering vil eventuelt bli gjort greie for i forvaltningsrevisjonen av sjølvkost i Irmat AS, jf. prosjektplan Alternativ 1) Spørsmål om kva rolle Irmat AS har i forhold til Bø kommune kan ein undersøke gjennom ein eigarskapskontroll, der vi undersøker om kommunen sine målsetjingar for eigarskapen blir ivaretatt, og om selskapet si verksemd er i samsvar med vedtekter og eventuell avtale mellom selskapet og kommunen. Her kan vi også undersøke om kommunen utøver eigarskapen i samsvar med relevante tilrådingar. Alternativ 2) Prosessen rundt lokalisering av gjenvinningsstasjonen på Brenna. Her kan vi undersøke roller og ansvar knytt til lokaliseringa: om Irmat AS har arbeidd i samsvar med føringar frå eigar, og om kommunen har halde seg godt til kommunelova og plan- og bygningslova sine krav om saksutgreiing og planprosess. Her kan vi også sjå på kostnader og finansiering av etableringa av gjenvinningsstasjonen, og korleis kostnadene er handtert i forhold til sjølvkost eller kommunen sin rekneskap. Kontrollutvalet skal gjennom denne saka vurdere om det forslaget til prosjektplan som er lagt fram, vil gje utvalet den kunnskapen dei ynskjer. Detta betyr at kontrollutvalet må vurdere føreslegne problemstillingar og vinkling på prosjektet, prosjektets avgrensing, og om dei metodar som er tenkt bruk etter kontrollutvalets oppfatning vil kunne gje svar på problemstillingane. Forslaget til plan beskriver nærare dei konkretiseringar, avgrensingar og metodeval revisjonen ser for seg i prosjektet. Revisjonen kan starte opp undersøkinga på nyåret Revisjonen vil gjennomføre selskapskontrollen i IRMAT AS i samsvar med framlagt prosjektplan. Prisen for kontrollen er kr , der Bø sin del er berekna til kr I tillegg for Bø kan kvart av desse alternativa gjennomførast innanfor ei ressursramme på ca timar. Dersom kommunen ynskjer å kjøpe denne undersøkinga i tillegg til den tilgjengelige forvaltningsrevisjonsressursen, vil vi tilby ein fastpris på kr per alternativ. Det vises til vedlagt prosjektplan. 6

7 Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag til vedtak om at kontrollutvalet godkjenner prosjektplan «gjennomføring av virksomhet selvkost og ressursbruk i Irmat as» som den ligg føre, da orientering og diskusjon rundt prosjektplan vil skje i møtet. I tillegg tilrår sekretariatet at Bø kontrollutval bestillar den særskilte undersøkinga i tråd med forslag frå revisjonen innanfor ei ressursramme på ca timar. - Prosjektplan IRMAT - Prosjektplan Bø - IRMAT - Pristilbud på selskapskontroll av Irmat AS 7