Tokke kontrollutval. Meeting Book: Tokke kontrollutval ( ) Date: T09:00:00. Location: Tokke kommunehus, møterom Teknisk.

Transkript

1 Meeting Book: Tokke kontrollutval ( ) Tokke kontrollutval Date: T09:00:00 Location: Tokke kommunehus, møterom Teknisk Note: Tokke kontrollutval Dato: kl. 9:00-12:00 Møtested: Tokke kommunehus, møterom Teknisk Arkivsak: 18/00021 Arkivkode: 033 Lunsj 12:30 Dalen Kro Forfall meldes til eller pr. tlf: Innkallast: Sak 22-24/18 Rådmann John Kleiv kl: 09:00 Sak 23/18 Helse og omsorgssjef Ann Wraa kl: 09:45 Sak 24/18 Økonomisjef Tjostov Djuve kl: 10:30

2 Saksliste Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/18 Godkjenning av protokoll Saker til behandling 22/18 Attendemelding - Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring -Tokke kommune 16 23/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune 17 24/18 Orientering om Tokke kommune sitt budsjett for /18 Orientering frå revisor /18 Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval 25 27/18 Referatsaker /18 Eventuelt

3 4/18 Godkjenning av møteinnkalling / Godkjenning av møteinnkalling : Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkalling vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling

4 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Godkjenning av protokoll Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Godkjenning av protokoll Protokoll vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll

5 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval Møteprotokoll Tokke kontrollutval Dato: kl. 11:30 14:00 Stad: Tokke kommunehus, møterom Teknisk Arkivsak: 18/00021 Til stades: Møtande varamedlem: Fråfall: Andre: Protokollførar: Leiar Olav Godtland, medlem, medlem Steinar L. Mandt, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto Torgrim Otterholt Alf Jul Jakobsen, Siv Reidun Eide, Anne Gro Damkås Renovest AS v/ dagleg leiar Toralf Orekåsa Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 3/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 3/18 18/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 15/18 18/ Prosjektplan - anskaffingar i Tokke kommune 5 16/18 18/ Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester, feiing og branntilsyn -Tokke kommune 6 17/18 18/ Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon Tokke 7 1

6 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 18/ kommune Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Tokke kommune 8 19/18 18/ Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Tokke kommune 9 20/18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Dalen, Kontrollutvalsleiar Olav Godtland Sekretær Marianne Lundeberg 2

7 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval Møteinnkalling 3/18 Godkjenning av møteinnkalling Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Møteinnkalling vert godkjend. Møtehandsaming Møteinnkalling blei lagt fram for godkjenning. Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

8 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Protokoll vert godkjend. Møtehandsaming Protokoll blei lagt fram for godkjenning Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

9 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval Saker til behandling 15/18 Prosjektplan - anskaffingar i Tokke kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan «anskaffingar i Tokke» frå Telemark kommunerevisjon IKS, som den ligg føre. Møtehandsaming Sekretariatet la fram prosjektplan i møtet. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan «anskaffingar i Tokke» frå Telemark kommunerevisjon IKS, som den ligg føre. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

10 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester, feiing og branntilsyn -Tokke kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Kontrollutvalet i Tokke kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit samla pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr ,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest IKS. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. Møtehandsaming Sekretariatet la fram forespørsel frå Vinje kontrollutval om å vere med på ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll, saksutskrift Vinje kontrollutval sak / 8/18 og prosjektplan Renovest as blei lagt fram.. Dagleg leiar i Renovest Toralf Orekåsa var tilstades og orientera om Renovest AS. Oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto la fram prosjektplan saman med sekretariatet. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet i Tokke kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit samla pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr ,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest IKS. Tokke vil ha med sjølvkostberekninga for sin eigen kommune i prosjektet. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon Tokke kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto la fram «Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon 2018 Tokke kommune». Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Tokke kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Saka vert teken til vitande. Møtehandsaming Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Tokke kommune» blei lagt fram. Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teken til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Tokke kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Møtehandsaming Sekretariatet la fram forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Kontrollutvalet bestilte selskapskontroll i sak 16/18 med ein pris på ,-. Kontrollutvalet auker budsjettet ut fra forslag til budsjett med ,- Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Tokke kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 Referatsaker Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Saka vert teke til vitande. Møtehandsaming Temark sin Hauskonferanse Bø hotell Votering Samrøystes. Vedtak Saka vert teke til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

15 4/18 Godkjenning av protokoll / Godkjenning av protokoll : Protokoll Tokke kontrollutval /18 Eventuelt Handsama av Møtedato Saknr 1 Tokke kontrollutval /18 Møtehandsaming Møte start neste møte er kl 09:00 og møtet avsluttes med lunsj. Neste års møte og arbeidsplan, legges opp til start kl 09:00. Informasjon frå leiar om at eigarskapsmelding for Vest Telemark Kraftlag kjem opp i kommunestyret i dag. Votering Samrøystes. Vedtak Møte start neste møte er kl 09:00 og møtet avsluttes med lunsj. Neste års møte og arbeidsplan, legges opp til start kl 09:00 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 orvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring -Tokke kommune - 16/ Attendemelding - Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring -Tokke kommune : Attendemelding - Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring -Tokke kommune Arkivsak-dok. 16/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Attendemelding - Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring - Tokke kommune Saka vert teken til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet handsama Forvaltningsrevisjonsrapport økonomistyring Tokke kommune i møtet sak 12/17. Vedtak Kontrollutvalet tek forvaltningsrevisjonsrapport økonomistyring Tokke kommune til vitande. Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret ber kommunen: sørger for at alle leiarar er trygge på kva økonomiansvar inneber. lagar skriftlege rutinar med felles malar for det administrative arbeidet med budsjettering og rapportering. sørger for tilstrekkeleg kompetanse innan budsjettering og budsjettstyring og bruk av økonomisystemet Agresso. søker å korte ned på tida mellom tertialrapport og politisk handsaming, eventuelt vurderer å endre til kvartalsvis rapportering. sørger for at vesentlege administrative budsjettendringar skjer jamleg. Rådmann møter i kontrollutvalet innan et år for å svare for korleis administrasjonen har fylgt opp anbefalingane frå rapporten. Saksopplysningar: Rådmann John Kleiv møter for å orientere om korleis administrasjonen har fulgt opp anbefalingane frå rapporten. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag om å ta saka til vitande. Kontrollutvalet vel eventuell anna vedtak i møtet, etter attendemeldinga er gjeve. 1

17 ommune - 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune : Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Bakgrunn for saka: Helt sidan media (ref. VG ) i starten av oktober avslørte at tre brør utan å vite om det var registrert som psykisk utviklingshemma av Tolga kommune, har det vært søkelys på korleis systemet med registrering av psykisk utviklingshemma fungerar. Og fleire har spurt seg: Har detta skjedd i andre kommunar også? I tillegg har det kome fram at nokon kommunar har kjøpt bistand frå konsulentar i arbeidet med å registrere psykisk utviklingshemma i kommunen. Kontrollutvalet har bede sekretariatet legge opp ei sak med bakgrunn i «Tolgasaka» ei sak som belyser status for Tokke kommune (Kommunenes registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten). Saksopplysningar: Som følgje av Tolga-saka har fleire kontroll- og tilsynsaktørar kome på banen, og regjeringa har bede om ein total gjennomgang av alle delar av den såkalla Tolga-saka. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har fått ei utgreiing frå Fylkesmannen i Hedmark, kor dei har anbefalt ein ugilda gjennomgang av saka. Det har resultert i at det er dei etablera tilsynsmyndene som nå skal gå gjennom saka. Det betyr at Helsetilsynet, Statens sivilrettsforvaltning og Fylkesmannen i Hordaland går gjennom de ulike delane av saka. Fylkesmannen i Hordaland har i denne samanheng fått i oppgåve å koordinere ein total gjennomgang og vurdering av saksbehandlinga i saka. Fylkesmannen i Hedmark skal gjennomføre ein lovlegheitskontroll av Tolga kommune si avgjerd. Helsedirektoratet skal på si side gjennomgå rapporteringsrutinane for registreringa. Fylkesmannen skal i tillegg gjennomføre stikkprøvar i andre kommunar. KS-leder Gunn Marit Helgesen har i denne samanheng uttala til Kommunal Rapport at KS har gjennomført stikkprøvar i kommunar som har hatt stor auke i tal på psykisk utviklingshemma. Det ser ut til å være naturlege forklaringar på dei aukingane. Ut frå det dei veit i dag er det difor ikkje grunn til å tro at detta er eit omfattande problem. 1

18 2 ommune - 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune : Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune Tal på personar med psykisk utviklingshemming som er 16 år eller eldre er eit kriterium som inngår i inntektssystemet, som avgjer kva den einskilde kommune får i rammetilskott frå staten. Kommunane rapporterar sjølv via Altinn, tal på personar til helsedirektoratet, som utførar innsamlinga på vegne av KMD. Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har vært i møte med kommunal- og moderniseringsminister Monica Mæland, der dei la fram deira syn på korleis systemet fungerar. Hovedkonklusjonen til NKRF er at systemet ikkje er komplisera, og at det ikkje er vanskeleg å gjere detta på riktig måte. Likevel vil NKRF sjå på opplegget og kome med innspel til forbetringar i det arbeidet som vert gjort nå. Eit av spørsmåla som har dukka opp med Tolga-saka er revisors ansvar, og det igjen er relevant for kontrollutvalet å kjenne til med tanke på påseansvaret kontrollutvalet har ovanfor revisor ref. Kontrollutvalsforskriften 4. Revisors ansvar avgrensast til å sjekke at kriteria frå Helsedirektoratets rundskriv (Rundskriv IS-3/2018) er fulgt opp. Det er kommunen som har det øvste ansvaret for at dei registreringane som sendast inn til Helsedirektoratet er korrekte, og at ingen blir registrert som psykisk utviklingshemma utan å ha fått ei diagnose av kvalifisert personell. I sitt attestasjonsarbeid ser revisor til at dei registreringane kommunen har gjort, er i høve til kriterier fastsatt i rundskriv frå Helsedirektoratet. Eit av desse kriteria er at det skal ligge føre ei diagnose. Men revisorane er ikkje legar, og dei kan ikkje og skal ikkje gå inn i sjølve diagnosen og vurdere den. Det er helsevesenet sitt ansvar. Rundskriv IS-3/2018 har satt fylgjande kriterier for utrekning av rammetildeling i inntektssystemet mht. personer med psykisk utviklingshemming: 1. a) har diagnostisert psykisk utviklingshemming eller Downs syndrom, eller b) har ein diagnostisert sjeldan tilstand/kromosomlidelse som medfører psykisk utviklingshemming (dei vanlegaste er Retts syndrom, Angelmans syndrom, Cri du Chat syndrom og Cornelia de Langes syndrom), eller c) har skriftleg stadfesting frå lege eller psykolog på at tilstanden til vedkommande oppfyller diagnosekriteriene for psykisk utviklingshemming, slik desse går fram av diagnosekode F70-F79 i ICD-10 og diagnosekode P85 i IPCP-2 2. er fylt 16 år pr pr har vedtak om tenester etter helse- og omsorgstenestelova 3-2 første ledd nr. 6, herunder BPA etter 3-8, eller får omsorg av ein person som er tildelt avlastning eller omsorgsstønad for dette etter helse- og omsorgstenestelova 3-6 nr. 2 eller 3 Unntak: Kommunen skal ikkje registrere personar som: a. bur i ein av Landsbystiftelsen sine bukollektiv eller landsbyar b. personar som det vert gitt vertskommunetilskot for; sjå oversikt over kommunar som får vertskommunetilskot i vedlegg nr. 1» Kommunane registrerer sjølv talet i Altinn. Når det gjelder kontroll står det fylgjande: «Kontroll av registrering Kommunen har sjølv ansvaret for at registreringa er korrekt. Kommunens revisor skal kontrollere at registreringa er gjort slik det står i rundskrivet. Revisor og rådmann signerer på skjemaet vedlegg 2 til rundskrivet. Skjemaet skal oppbevarast i kommunen for evt. seinare kontroll.»

19 3 ommune - 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune : Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune For å sikre at kommunen etterkommer dei føringar som vert gjeve i Rundskriv IS-3/2018 og følg kriteria for utrekning av rammetildeling i inntektssystemet mht. personar med psykisk utviklingshemming, har kontrollutvalet bede rådmann møte for å gjere greie for saka. Kontrollutvalet ber om at fylgjande punkt vert gjort greie for: - Status for Tokke kommune Kor mange med diagnose psykisk utviklingshemming er registret i 2017? er det stor auke frå tidlegare år? - Kva kvalitetssikrings- og godkjenningsrutinar ligger til grunn for utbetalingsanmodninga til Helsedirektoratet; som godkjennast av rådmann og revisor? - Har kommunen kontrollrutinar for å sikre seg at dei har korrekte vedtak i så fall kva rutinar/vedtak? - Kjenner rådmann til konkrete brott på regelverket og/eller god forvaltningspraksis? - Har kommunen kjøpt bistand frå konsulent i arbeidet med å registrere psykisk utviklingshemma? Rådmann har sendt skriftleg svar på nokon av spørsmåla, ligg som vedlegg til saka. Rådmann John Kleiv og Helse og omsorgsjef Ann Wraa møter i saka. Vurdering frå sekretariatet: Etter sekretariatets vurdering ivaretar kontrollutvalet sin kontrolloppgåve ved å rette fokus på kommunen si registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten, og ved å stille spørsmål til kva kvalitetssikrings- og godkjenningsrutinar som ligger til grunn for utbetalingsanmodninga til Helsedirektoratet (som godkjennes av rådmann og revisor). Sekretariatet legg fram saka utan forslag til vedtak, da administrasjonen vil orientere i møtet. Vedlegg: - Rundskriv IS-3/ Status - Kommunal registrering av utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon

20 l registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune - 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune : Rundskriv IS Til landets kommuner Rundskriv IS-3/2018 Kriteriedata for inntektssystemet 2019 Registrering av tal på personar med psykisk utviklingshemming i kommunane Dette rundskrivet erstattar rundskriv IS-3/2017. Tal på registrerte personar med psykisk utviklingshemming pr er med og dannar grunnlag for utrekning av rammetildelinga i inntektssystemet for Som grunnlag for kriteriedata for inntektssystemet 2018, skal alle kommunane sende inn tal pr Det vi ber kommunane å registrere og sende oss, er antall personar som: 1. a) har diagnostisert psykisk utviklingshemming eller Downs syndrom, eller b) har ein diagnostisert sjeldan tilstand/kromosomlidelse som medfører psykisk utviklingshemming (dei vanlegaste er Retts syndrom, Angelmans syndrom, Cri du Chat syndrom og Cornelia de Langes syndrom), eller c) har skriftleg stadfesting frå lege eller psykolog på at tilstanden til vedkommande oppfyller diagnosekriteriene for psykisk utviklingshemming, slik desse går fram av diagnosekode F70- F79 i ICD-10 og diagnosekode P85 i IPCP-2 2. er fylt 16 år pr pr har vedtak om tenester etter helse- og omsorgstenestelova 3-2 første ledd nr. 6, herunder BPA etter 3-8, eller får omsorg av ein person som er tildelt avlastning eller omsorgsstønad for dette etter helse- og omsorgstenestelova 3-6 nr. 2 eller 3 Unntak Kommunen skal ikkje registrere personar som: a. bur i ein av Landsbystiftelsen sine bukollektiv eller landsbyar b. personar som det vert gitt vertskommunetilskot for; sjå oversikt over kommunar som får vertskommunetilskot i vedlegg nr. 1 Nærare om registreringa Den kommunen der personen bur og får tenester (heimkommunen), og som pr har det økonomiske ansvaret for tenestene til personen, skal registrere personen. Også der heimkommunen kjøper tenester til vedkommande i ein annan kommune eller frå private aktørar, skal heimkommunen registrere personen. Dersom ein person oppheld seg og får tenester i to ulike kommunar, og begge kommunane pr har fatta vedtak om tenester til personen, skal det føreligge ein avtale mellom kommunane om kva for ein kommune som registrerer personen.

21 l registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune - 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune : Rundskriv IS Registreringa skjer i Altinn-skjemaet «Registrering av tall på personer med psykisk utviklingshemning». Kommunen (den personen som har fullmakt) fyller ut skjemaet, signerer og sender det inn til Helsedirektoratet gjennom Altinn. Kontroll av registrering Kommunen har sjølv ansvaret for at registreringa er korrekt. Kommunens revisor skal kontrollere at registreringa er gjort slik det står i rundskrivet. Revisor og rådmann signerer på skjemaet vedlegg 2 til rundskrivet. Skjemaet skal oppbevarast i kommunen for evt. seinare kontroll. Tidsfrist Frist for registrering og innsending i Altinn er 15. april Spørsmål Kontaktperson for spørsmål er Elin S. Kitmitto, tlf , epost esk@helsedir.no KOPI: Den norske Revisorforening, post@revisorforeningen.no Norges Kommunerevisorforbund, post@nkrf.no Helse- og omsorgsdepartementet, postmottak@hod.dep.no Kommunal- og moderniseringsdepartementet, postmottak@kmd.dep.no Landets fylkesmenn

22 nsasjon frå staten - Tokke kommune - 18/ Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Tokke kommune : Status - Kommunal registrering av utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon Kommunal registrering av utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon - Status for Tokke kommune Kor mange med diagnose psykisk utviklingshemming er registret i 2017? er det stor auke frå tidlegare år? Svar : Tokke kommune registrerte 8 personar med diagnosen psykisk utviklingshemming for Det var ei auke med 1 person frå Før det har tallet vert det sama de to tre siste åra. - Kva kvalitetssikrings- og godkjenningsrutinar ligger til grunn for utbetalingsanmodninga til Helsedirektoratet; som godkjennast av rådmann og revisor? Svar: Vedtak og diagnose skal ligge til grunn for at registrering kan gjeras. Kommuneoverlegen har ansvar for at diagnosen er riktig. Tildelingskontoret lagar vedtak med bakgrunn i brukarbehovet. Revisor ser både på vedtak og på diagnose, før hun signerer og godkjenner antall psykisk utviklingshemma. - Har kommunen kontrollrutinar for å sikre seg at dei har korrekte vedtak i så fall kva rutinar/vedtak? Svar: Tildelingskontoret lagar enkeltvedtak etter forvaltningsloven og blir sendt ut til brukar (eventuelt pårørande) Vedtaka kvalitetsikras gjennom tiltaksteamet som tilder tenestane. Tiltaksteamet består av kommuneoverlege, sakshandsamar tildelingskontoret, avdelingsleiar heimetenestane, avdelingsleiar institusjon, ergoterapeut og kommunalsjef. - Kjenner rådmann til konkrete brott på regelverket og/eller god forvaltningspraksis? Svar: Uklart kva som meinas her, men vedtak kan påklagas til fylkesmannen dersom det er uenighet. Helse og omsorgsetaten pliktar etter Lov om helse og omsorgstenestar i kommunen om å hjelpe brukarar som ynskjer klage. - Har kommunen kjøpt bistand frå konsulent i arbeidet med å registrere psykisk utviklingshemma? Svar: Tokke kommune fikk tilbod om å bruke Sødermann 2015, men takka nei

23 24/18 Orientering om Tokke kommune sitt budsjett for / Orientering om Tokke kommune sitt budsjett for 2019 : Orientering om Tokke kommune sitt budsjett for 2019 Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Orientering om Tokke kommune sitt budsjett for 2019 Saken tas til orientring. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal ikkje handsame forslag til budsjett verken frå rådmannen eller formannskapet, men har sjølvstendig innstillingsrett overfor kommunestyret når det gjelder den delen av budsjettet som gjelder kontroll, tilsyn og revisjon. Detta har kontrollutvalet sendt over til kommunen og det skal følge budsjettsaka via formannskapet til kommunestyret. Det har likevel stor verdi for kontrollutvalet å få ei orientering om korleis forslag til budsjett for 2019 er for kommunen, som et ledd i kontrollutvalets ansvar for sjå til at det førast kontroll med at den økonomiske forvaltninga skjer i samsvar med gjeldande bestemmingar og vedtak, jf. Kommuneloven 77, 4. Saksopplysningar: Rådmann John Kleiv og økonomisjef Tjostov Djuve orienterar om Tokke kommune sitt forslag til budsjett for Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag om å ta saka til orientring, da kontrollutvalet ikkje skal gjere innstilling i budsjettsaka. 1

24 25/18 Orientering frå revisor / Orientering frå revisor : Orientering frå revisor Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Orientering frå revisor Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterer om revisjonen sitt arbeid i Tokke kommune. 1

25 26/18 Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval - 18/ Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2019 vert godkjend. Planen og møtedatoane er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og avhalde dei møte utvalet ynskjer. Møtedato 2019: Tysdagar: 09:00, Saksopplysningar: Sekretariatet legg med detta fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka skal vidare leggast fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Tokke kommune har fire møte i året, fordelt på to møte på våren og to møte på hausten. Lengda på møta bestemmast av kor mange saker som skal opp i møte. Sekretariatet legg fram forslag til følgjande møtetidspunkt og forslag til agenda for 2019: 1

26 2 26/18 Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval - 18/ Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval : Møte- og arbeidsplan 2019 for Tokke kontrollutval Tokke kommune Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2019 Tysdag 05.mars 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Årsmelding frå kontrollutvalet Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Tysdag 14. mai 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Rekneskapssak for kommunen /Orientering frå økonomisjefen/rapport frå revisor Melding om andre reviderte rekneskap (bl.a skatteoppkrevjaren) Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Tysdag 10. september 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Budsjett for kontroll og tilsyn Orientering frå revisjonen Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon Revisors eigavurdering av uavhengighet Referatsaker/Eventuelt Tysdag 26. november 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan Budsjettorientering Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Det kan være aktuelt å kalle inn representantar frå administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/tema utover dei punkt som er nemnd ovanfor. Framlegging, bestilling og oppfylging av forvaltningsrapportar og selskapskontrollar kjem fortløpande. Det stillas stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggarar. Endra regelverk gjør det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som frem går av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årlig til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Detta er ei viktige samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar. Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer.

27 27/18 Referatsaker / Referatsaker : Referatsaker Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Referatsaker Sakene vert tekne til vitande. Saksopplysningar: Betrakningar frå Temark sin Hasuskonferanse Påmelding til NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen Informasjon frå revisjonen om prosjekter: o Prosjekt anskaffelser går som planlagt o Eigarskapskontroll «Eigarskap i Tokke gjennomføring av eigarskapsmelding og tilrådingar om eigarstyring» leverast først møte 2019 o Renovest prosjekt startar så snart det er gjort avklaringar på alle vedtak i alle kommunestyre. 1

28 28/18 Eventuelt / Eventuelt : Eventuelt Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Marianne Lundeberg Saksgang Møtedato Tokke kontrollutval Eventuelt Saksopplysningar: 1