Årsmelding 2013 for kontrollutvalet. Kviteseid kommune

Transkript

1 Årsmelding 2013 for kontrollutvalet Kviteseid kommune 1

2 Kontrollutvalet i Kviteseid kommune Desse er medlemmar i kontrollutvalet: Tore Åsland, leiar Randi Enger Bråthen, nestleiar Petter Olav Wraa, medlem Oppgave Kontrollutvalet er avgjærende for å oppnå ein vel fungerande eigenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. Ein vel fungerande eigenkontroll styrkar innbyggarane sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursane. GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalet opptrer som eit kollegium. Kontrollutvalet er ikkje ein arena for partipolitikk. Kontrollutvalet er ikkje ein arena for politisk omkamp. Kontrollutvalet er ikkje eit klageorgan. Kontrollutvalet er open for alle innspel. Kommunane er samfunnet sin viktigaste velferdsprodusentar og forvalter store ressursar på vegne av innbyggarane. Omfanget av og breidda i den kommunale tjenesteproduksjonen gjer det naudsynt med utstrakt styring og kontroll. Kommunane skal sikre at innbyggarane får dei tenestene dei har krav på, og at ressursane vert forvalta på ein effektiv måte i samsvar med kommunestyra sine føringar. Kommunal eigenkontroll er den kontrollen kommunen sjølv gjennomfører i eigen verksemnd. Eigenkontroll er eit viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når dei mål som er satt, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Eigenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltninga, gjennom forebygging og avdekking av ulovlege og andre uheldige forhold. Ein kommunesektor med god eigenkontroll kan også redusere statleg detaljstyring og kontroll. Dette er sentrale budskap i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» Kommunestyret Kontrollutvalet er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale verksemnda. Kommunestyret spelar derfor ei avgjerande rolle for kva merksemnd kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalet skal vere eit godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gje kontrollutvalet gode arbeidsmoglegheitar. Sammen om Porsgrunn 2

3 Økonomi Budsjett og regnskap for 2011 viser: For å gi kontrollutvalget gode arbeidsbetingelser må kommunestyret stille nødvendige ressurser til disposisjon. Kommunestyret skal vedta et samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, herunder utgifter til kontrollutvalget, sekretærbistand og revisjon. Kommunestyret ivaretar sitt kontrollansvar blant annet ved å skape gode rammebetingelser for kontrollutvalgets arbeid. Saker som er behandla i 2013 Kontrollutvalet hadde i 2013 fem møter og to fellesmøter. Dei behandla 25 saker. Sekretariat Kommunen er medeigar i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Fast sekretær for kontrollutvalet er Marianne Lundeberg. Revisjon Kommunen har valgt Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Oppdraget vert utført av oppdragsrevisor Hildegunn Rui. Ho har holdt utvalet orientert om fremdrifta av revisjonsarbeidet undervegs i året. Forvaltningsrevisjon vert utførd av ein ei eiga avdeling, der leiar er fagansvarleg forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Rutinar og bakgrunn for gjennomførte investeringar og innkjøp for samfunn og teknisk drift Kviteseid kommunestyre sendte saka over til kontrollutvalet i Kviteseid for å sjå på rutinar og bakgrunn for gjennomførte investeringar og innkjøp i Eining for samfunnsutvikling og teknisk drift i Kommunestyret bad kontrollutvalet sjå på saka opp mot gjeldande økonomireglement og koma med ei attendemelding til kommunestyret. Kontrollutvalet sende vedtaket til kommunestyret som handsama saka. Fellesmøter Kontrollutvalet har gjennomført to fellesmøte med andre kommunar der det i felleskap blei bestemt prosjekt på Vest Telemark PPT IKS det blei bestilt eigarskapskontroll og eit forprosjekt på forvaltningsrevisjon. Rapport og prosjekt er avslutta i Regnskapene. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til regnskapene for Kontrollutvalget har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltningen, og kan gjennomføre de undersøkelser som utvalget mener er nødvendig.. 3

4 Andresaker. Orientering frå tekninsk eining Årsmelding frå kontrollutvalet 2012 Økonomireglementet Årsrapport frå skatteoppkrevjar Legesenter sak Varslingsrutinar og kontrollutvalet Kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen, men omfatter også formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. KU kan i prinsippet behandle ethvert forhold i kommunen så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkelig utredet. Budsjett for kontrollutvalget 2014 Referatsaker Sekretariatet har en sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalget og revisor. Det er sekretariatet som formidler kontrollutvalgets vedtak til revisjonen, gjennom for eksempel utskrifter av protokollen, og det er sekretariatet som mottar saker fra revisjonen som skal behandles i kontrollutvalgsmøtene. 4

5 Forvaltningsrevisjons prosjekter. Kvalitet i skulen. Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: kva grad har kommunen eit forsvarleg system for styring av skulesektoren i samsvar med regelverket? I kva grad blir undervisinga tilpassa kvar elev? Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i en forvaltningsrevisjonsprosess, og avtaler hvem revisjonen skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendelser som bør adresseres før neste avtalte møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i kommunestyret, enten av leder i kontrollutvalget, den representanten i utvalget som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak. Selskapskontroller Det er utført eigarskapskontroll av Vest Telemark PPT IKS i 2014 Eigarskapskontroll er levert i 2014 til kommunestyret. Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ. Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. Opplæring: Leiar av kontrollutvalet deltok på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen februar Konferansen gikk over 2 dager og det deltok ca 500 personer. Kontrollutvalet har delteke på Temark sin vår- og høstkonferanse i Det deltok ca 45 personer 5