Overblikk over kapittelet

Transkript

1 Overblikk over kapittelet

2 1 Opprette en Arbeidsbok I dette kapittelet skal vi lære hvordan man Oppretter arbeidsbøker. Tilpasser arbeidsbøker. Tilpasser regneark. Tilpasser programvinduet til Excel Når man starter Microsoft Excel 2010, blir man presentert for en ny arbeidsbok som inneholder tre regneark. Man kan legge til eller slette regneark, skjule regneark i en arbeidsbok uten å slette dem og endre rekkefølgen på dine regneark innenfor arbeidsboken. Man kan også kopiere et regneark til en annen arbeidsbok, eller flytte regnearket uten å legge igjen en kopi av det i den opprinnelige arbeidsboken. Hvis du og dine kollegaer jobber med et stort antall dokumenter, kan man definere egenskapsverdier for å gjøre dine arbeidsbøker lettere å finne når du og dine kollegaer prøver å finne dem gjennom Windows søkeverktøy. En annen måte å gjøre Excel lettere å bruke er å tilpasse programvinduet til din måte å jobbe på. Hvis man har flere arbeidsbøker åpne samtidig, kan man raskt veksle mellom vinduene. Hvis man veksler ofte mellom arbeidsbøker, kan det være lettere å forminske dem slik at de ikke opptar hele programvinduet i Excel. Hvis man gjør det, trenger man bare klikke på tittellinjen på den arbeidsboken du vil modifisere, for å veksle til den. De ansvarlige for brukeropplevelsen i Microsoft Office har forbedret dine muligheter til å tilpasse Excel sitt brukergrensesnitt. Hvis man oppdager at man bruker en kommando ofte, kan man legge den til i verktøylinjen for hurtigtilgang slik at den aldri er mer enn et klikk unna. Hvis man bruker et sett kommandoer ofte, kan man lage en tilpasset båndkategori så de kommer til syne på samme sted. Man kan også skjule, vise eller endre rekkefølgen på kategoriene på båndet. 1

3 2 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. I dette kapittelet kommer du til å lære hvordan man oppretter og tilpasser arbeidsbøker, hvordan man oppretter og tilpasser regneark, gjøre dine egne arbeidsbøker enklere å finne, og tilpasse programvinduet til Excel Øvelsefiler Før man kan gjøre øvelsene i dette kapittelet, må man kopiere bokens øvelsefiler til sin datamaskin. Øvelsefilene man trenger for øvelsene i dette kapittelet, finner man i mappen Kapittel01. En komplett liste over øvelsefilene ligger under Bruke øvelsefilene i begynnelsen av denne boken. Opprette Arbeidsbøker Hver gang du vil samle og lagre data som ikke er direkte relatert til noen av dine andre eksisterende data, burde du opprette en ny arbeidsbok. En ny arbeidsbok i Excel har som standard tre regneark, selv om du kan legge til nye regneark og slette eksisterende hvis du vil. Å opprette en ny arbeidsbok er en ganske grei prosess - man klikker bare i kategorien Fil og så Ny, velger hvilken type arbeidsbok man vil ha, og klikker Opprett knappen.

4 Opprette Arbeidsbøker 3 Når man starter Excel vises en ny, tom arbeidsbok; man kan da begynne å skrive inn data i cellene i regnearket eller åpne en eksisterende arbeidsbok. Gjennom denne bokens øvelser, kommer man til å jobbe med arbeidsbøker som er opprettet for Consolidated Messenger, et fiktivt, globalt fraktselskap. Etter at man har gjort endringer i en arbeidsbok, bør man lagre den for å ta vare på det man har gjort. Tips Lesere spør ofte: Hvor ofte burde man lagre sine filer? Det er greit å lagre hver halvtime eller til og med hvert femte minutt, men det aller beste er å lagre filene hver gang man har gjort en endring som man ikke vil gjøre på nytt. Når man lagrer en fil, skriver man over den forrige kopien av filen. Hvis man har gjort endringer man ønsker å lagre samtidig som man vil spare på en kopi av filen slik den var, kan man bruke Lagre som kommandoen for å spesifisere et navn på den nye filen. Man kan også bruke mulighetene i dialogboksen til Lagre som til å spesifisere et annet format på den nye filen - og velge en annen lagringsplass for den nye versjonen av filen. Som et eksempel vil kanskje Lori Penor, driftsjefen for Consolidated Messenger, lagre en fil som sporer konsulentutgifter som en Excel 2003 fil, i tilfelle hun må dele denne filen med et konsulentfirma som bruker Excel Etter at man har opprettet en fil, kan man legge til informasjon som gjør det enklere å finne den hvis man bruker Windows søkeverktøy for å søke etter den. Hver kategori med informasjon eller egenskaper, lagrer spesifikk informasjon om din fil. I Windows kan man søke etter filer basert på filens forfatter, tittel eller nøkkelord knyttet til filen. En fil som sporer postnummer destinasjonene til alle pakker som er sendt fra en produsent, har kanskje nøkkelord som postnummer, destinasjon og opprinnelse knyttet til seg. For å legge til verdier i de innebygde egenskapene til en arbeidsbok, kan man klikke Fil og Informasjon. Så klikker man Egenskaper til høyre i vinduet og velger Vis dokumentpanel for å vise Dokumentegenskapene rett nedenfor båndet. Standardversjonen av Dokumentinformasjonspanelet har felter for filens forfatter, tittel, emne, nøkkelord, kategori, status og eventuelle kommentarer om filen. Man kan også opprette egendefinerte egenskaper ved å klikke på pilen rett til høyre for Dokumentegenskaper, og så klikke Avanserte egenskaper for å vise dialogboksen for Egenskaper.

5 4 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. På Egendefinert siden i egenskaperdialogboksen, kan man klikke på en av de eksisterende egenskapene eller lage sin egen ved å skrive inn et nytt egenskapsnavn i navnefeltet, velge Type fra listen (for eksempel Tekst, Dato, Nummer eller Ja / Nei. Man kan også velge eller skrive en verdi i Verdifeltet, og så klikke Legg til. Hvis man vil slette en eksisterende egenskap, peker man på egenskapslisten, merker den egenskapen man vil slette og klikker Slett. Etter at man er ferdig med sine endringer, klikker man OK knappen. For å skjule Dokumentegenskaper panelet klikker man Lukk knappen i øvre høyre hjørne av panelet. I denne øvelsen skal man opprette en ny arbeidsbok med et nytt navn, tildele verdier i arbeidsbokens standard egenskaper, og opprette en egendefinert egenskap. OPPSETT For å fullføre denne øvelsen trenger man arbeidsboken Unntak_start som man finner i mappen Kapittel01. Start Excel og åpne arbeidsboken Unntak_ start. Følg så disse trinnene. 1. Klikk Fil og så Lukk. Arbeidsboken Unntak_start lukkes. 2. Klikk Fil og så Ny. Tilgjengelige maler kommer til syne.

6 Creating Workbooks 5 3. Klikk Tom arbeidsbok og så Opprett. En ny, tom arbeidsbok åpnes. 4. Klikk Fil og så Lagre som. Lagre som dialogboksen dukker opp. 5. Bruk navigasjonskontrollene for å vise mappen Kapittel01. I filnavnfeltet, skriv Unntak. 6. Klikk Lagre knappen. Excel 2010 lagrer ditt arbeid og dialogboksen Lagre som lukkes. 7. Klikk Fil og så Informasjon. Klikk på Egenskaper og velg Vis dokumentpanel. Dokumentinformasjonspanelet åpnes. 8. I feltet for nøkkelord, skriv inn unntak, region, prosent. 9. I feltet for kategori, skriv inn ytelse. 10. Klikk på pilen til høyre for Dokumentegenskaper knappen, og velg Avanserte egenskaper. Egenskaperdialogboksen for Unntak åpnes.

7 6 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. 11. Klikk arkfanen merket Egendefinert. Egendefinert siden vises. 12. Skriv inn Ytelse i navnefeltet. 13. Skriv inn Unntak i verdifeltet. 14. Klikk på Legg til knappen og så OK. Egenskapsdialogboksen for Unntak lukkes. 15. Klikk Lagre knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang for å lagre det du har gjort. Hurtigtast Trykk Ctrl+S for å lagre en arbeidsbok. Se også For å se en komplett liste med hurtigtaster, se under Hurtigtaster på slutten av denne boka. RYDD OPP Lukk arbeidsboken Unntak.

8 Tilpasse arbeidsbøker 7 Tilpasse arbeidsbøker Man vil oftest opprette en arbeidsbok for å legge inn informasjon om en spesifikk aktivitet, som for eksempel antall pakker et regionalt distribusjonskontor håndterer, eller hvor lang tid det tar i gjennomsnitt for en sjåfør å levere alle pakker på en rute. Hvert regneark i arbeidsboken representerer en underdel av den aktiviteten. For å vise et regneark, klikker man bare på tilhørende arkfane rett under rutenettet. I Consolidated Messenger sitt tilfelle, kunne arbeidsboken som brukes til å ha oversikt over daglig pakkevolum ha et eget regneark for hvert regionkontor. En ny arbeidsbok i Excel inneholder tre regneark men siden Consolidated Messenger har ni regionkontor vil man måtte opprette seks nye. For å opprette et nytt regneark, klikker man Sett inn regneark knappen i høyre ende av arkfanene under rutenettet. Når man oppretter et regneark, tildeler Excel det et generisk navn som Ark4, Ark5 eller Ark6. Etter at man har bestemt seg for hva slags type data man ønsker å lagre i et regneark, burde man endre navnet til noe mer beskrivende. Man kunne for eksempel endret navnet på Ark1 i oversikten til det regionale distribusjonssenteret til Nordøst. Når man skal endre navnet på et regneark, dobbelklikker man på arkfanen til det aktuelle regnearket for å merke navnet, skriver inn det nye navnet og trykker Enter. En annen måte å jobbe med mer enn ett regneark på, er å kopiere et regne ark fra en annen arbeidsbok. En situasjon hvor dette kunne være aktuelt er hvis man har en liste over ansatte i et regneark i en annen arbeidsbok. Man kan kopiere regneark fra andre arbeidsbøker ved å høyreklikke arkfanen til regnearket man ønsker å kopiere, og så velge Flytt eller Kopier... for å åpne dialogboksen til Flytt eller Kopier.

9 8 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. Tips Hvis man huker av for Lag en kopi, blir regnearket man kopierer også liggende i den opprinnelige arbeidsboken. Hvis man ikke huker av for Lag en kopi, sletter Excel dette regnearket fra den opprinnelige arbeidsboken. Etter at regnearket er på plass i den nye arbeidsboken, kan man endre rekkefølgen på regnearkene for å gjøre dataene lettere å finne i arbeidsboken. For å endre rekkefølgen, klikker man på arkfanen og drar den til ønsket plassering. Hvis man ønsker å fjerne et regneark fra arkfanene uten å slette regnearket, kan man høyreklikke arkfanen og velge Skjul. Hvis man ønsker å vise regnearket igjen, kan man høyreklikke på en av de synlige arkfanene, og velge Vis. I dialogboksen Vis, merk navnet på det regnearket man ønsker å vise, og klikk så OK. For å skille mellom regneark, eller visuelt indikere grupper eller kategorier i en arbeidsbok med mange regneark, kan man lett endre farger på arkfanene. For å gjøre dette, høyreklikker man arkfanen, peker på Arkfanefarge og velger den fargen man ønsker. Tips Hvis man kopierer et regneark til en annen arbeidsbok, og denne har samme Office Tema som den aktive arbeidsboken, vil arkfanen beholde sin opprinnelige farge. Hvis arbeidsboken man kopierer til har et annet Tema, endres fargen på arkfanen for å reflektere dette. For mer informasjon om Office Temaer, se Kapittel 4, Endre Utseende på en Arbeidsbok. Hvis man finner ut at man ikke lenger trenger et spesifikt regneark, for eksempel et regneark man har opprettet for å midlertidig lagre noen tall, kan man raskt slette regnearket. For å gjøre det, høyreklikker man arkfanen til regnearket, og velger Slett. I denne øvelsen skal man sette inn og endre navn på et regneark, endre plasseringen til regnearket i arbeidsboken, skjule og vise et regneark, kopiere et regneark til en annen arbeidsbok, endre fargen på arkfanen til et regneark og slette et regneark.

10 Tilpasse arbeidsbøker 9 OPPSETT For å fullføre denne øvelsen trenger man arbeidsboken Unntakssporing_ start som man finner i mappen Kapittel01. Åpne filen Unntakssporing_start, og lagre den som Unntakssporing. Følg så disse trinnene. 1. Klikk Sett inn regneark i høyre ende av arkfanene under rutenettet. Et nytt regneark vises. 2. Høyreklikk arkfanen til det nye regnearket, og velg Gi nytt navn. Excel merker navnet til det nye regnearket. 3. Skriv 2010, og trykk Enter. 4. Under rutenettet, dobbelklikk på arkfanen til Ark1 Excel merker navnet til regnearket. 5. Skriv 2009, og trykk Enter. 6. Høyreklikk arkfanen 2009, pek til Arkfanefarge, og så, i området for standardfarger, klikk den grønne firkanten. Excel endrer arkfanen 2009 til grønn. 7. Klikk og dra arkfanen 2010 til venstre for arkfanen til Notater. 8. Høyreklikk arkfanen til 2010 og velg Skjul. Excel skjuler regnearket Høyreklikk arkfanen til 2009 og velg Flytt eller Kopier. Dialogboksen Flytt eller Kopier dukker opp. 10. Klikk pilen for nedtrekksmenyen Til bok, og velg (ny bok) i listen. 11. Huk av for Lag en kopi.

11 10 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. 12. Klikk OK. En ny arbeidsbok som bare inneholder regnearket man kopierte, åpnes. 13. Klikk Lagre i verktøylinjen for hurtigtilgang. Dialogboksen Lagre som dukker opp. 14. I navnefeltet, skriv inn 2009 Arkiv, og trykk Enter. Excel lagrer arbeidsboken og Lagre som dialogboksen lukkes. 15. Fra kategorien Vis, klikk på Bytt Vindu knappen, og velg Unntakssporing. Arbeidsboken Unntakssporing kommer til syne. 16. På arkfanene under rutenettet, høyreklikk på arkfanen for regnearket Notater, og så Slett. I dialogboksen som åpnes, klikk Slett for å bekrefte. Regnearket Notater blir slettet. 17. Høyreklikk arkfanen for regnearket 2009, og så Vis. Dialogboksen Vis åpnes. 18. Velg 2010, og klikk OK. Dialogboksen Vis lukkes, og regnearket 2010 vises i arbeidsboken. RYDD OPP Lagre og lukk arbeidsbøkene Unntakssporing og 2009 Arkiv.

12 Tilpasse regneark 11 Tilpasse regneark Etter at man har gjort sine data lettere å finne, er det andre ting man kan gjøre for å lette arbeidet med data i arbeidsbøker. Man kan for eksempel endre bredden på en kolonne eller høyden på en rad i et regneark ved å dra kolonnens høyre side eller radens nedre side til ønsket størrelse. Å øke bredden til en kolonne eller høyden til en rad, øker avstanden mellom innholdet i cellene, noe som gjør innholdet lettere å jobbe med. Tips Man kan utføre samme endring på flere enn en rad eller kolonne ved å merke radene eller kolonnene man ønsker å endre, og så dra siden til en av de valgte radene eller kolonnene til ønsket posisjon. Når man slipper museknappen, vil alle valgte arkrader eller arkkolonner endres til den nye høyden eller bredden. Å endre bredden til arkkolonner og høyden til arkrader kan gjøre en innholdet i en arbeidsbok enklere å jobbe med, men man kan også sette inn arkrader eller arkkolonner mellom de cellene som inneholder data for å gjøre dem enklere å lese. Å legge til tomme felt i utkanten av et regneark og kanskje også mellom en merkelapp og cellen den refererer til kan gjøre at en arbeidsbok virker mindre uryddig. Man setter inn arkrader ved å merke en celle og så klikke kategorien Hjem i båndet. Så, fra Sett inn listen i gruppen Celler klikker man Sett inn arkrader. Excel setter inn en rad over raden med den aktive cellen. Man setter inn arkkolonner på samme måte, ved å velge Sett inn arkkolonner fra Sett inn listen. Når man gjør dette, setter Excel inn en kolonne til venstre for kolonnen med den aktive cellen. Når man setter inn en rad, kolonne eller celle i en arbeidsbok som er formattert, dukker Alternativer for innsetting opp. Ved å klikke på denne knappen får man opp en liste hvor man kan velge hvordan den nye raden eller kolonnen skal formatteres. Tabellen under oppsummerer valgmulighetene. Valg Formater som ovenfor Formater som nedenfor Formater som til venstre Formater som til høyre Fjern Formatering Resultat Gir den nye raden samme format som raden over Gir den nye raden samme format som raden under Gir den nye kolonnen samme format som kolonnen til venstre Gir den nye kolonnen samme format som kolonnen til høyre Gir den nye raden eller kolonnen standardformat

13 12 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. Hvis man ønsker å slette en rad eller en kolonne, høyreklikker man rad eller kolonneoverskriften og velger Slett fra snarveimenyen som dukker opp. Man kan skjule arkrader eller arkkolonner midlertidig ved å velge de aktuelle arkrader eller arkkolonner og så, via Hjem kategorien, under gruppen Celler, klikk Format knappen, pek på Vis og skjul og velg enten Skjul rader eller Skjul Kolonner. De valgte arkrader eller arkkolonner forsvinner, men de blir ikke borte for godt, som de ville ha blitt hvis man hadde brukt Slett. De blir bare fjernet fra visningen til man velger å hente dem tilbake. For å få dem tilbake, velg rad eller kolonneoverskriften på en av sidene av den skjulte raden eller kolonnen. Så, via Hjem kategorien, under gruppen Celler, klikk Format knappen, pek til Vis og skjul, og velg enten Vis rader eller Vis Kolonner. Viktig Hvis man skjuler den første raden eller kolonnen i et regneark, må man velge Merk alt knappen i øvre venstre hjørne av regnearket (over den første radoverskriften og til venstre for den første kolonneoverskriften) eller trykke Ctrl+A for å merke hele regnearket. Så i gruppen Celler på Hjem kategorien, klikk Format, pek på Vis og skjul, og velg enten Vis rader eller Vis Kolonner for å gjøre de skjulte dataene synlig igjen. På samme måte som man kan sette inn rader og kolonner, kan man sette inn individuelle celler i et regneark. For å sette inn en celle, merker man cellen som ligger der man ønsker å sette inn den nye. I Hjem kategorien, i gruppen Celler velger man Sett inn celler i Sett inn listen for å vise Sett inn dialogboksen. I denne dialogboksen kan man velge om man vil flytte cellene rundt den cellen som blir satt inn ned (hvis dataene er arrangert som en kolonne) eller til høyre (hvis dataene er arrangert som en rad). Når man så klikker OK, dukker den nye cellen opp og innholdet av cellene i nærheten blir flyttet ned eller til høyre etter som hva som ble valgt. På samme måte kan man slette en gruppe celler, og under gruppen Celler i Hjem kategorien kan man i Slettlisten velge Slett Celler for å åpne Slettdialogboksen - komplett med muligheter til å velge hvordan man vil flytte cellene rundt de som blir slettet. Tips Sett inn dialogboksen inkluderer også muligheten til å sette inn en ny rad eller kolonne; Slett dialogboksen har tilsvarende muligheter til å slette en hel rad eller en hel kolonne. Hvis man vil flytte data i en gruppe celler til et annet sted i regnearket, velger man de cellene man ønsker å flytte og bruker musepekeren til å peke på cellenes sider. Når pekeren endres til krysspiler kan man klikke og dra de valgte celler til ønsket sted på regnearket. Hvis ønsket sted allerede inneholder celler med data vil Excel vise en dialogboks som spør om man ønsker å overskrive eksisterende innhold. Hvis man ønsker det klikker man OK. Hvis man ikke ønsker å skrive over eksisterende data, klikker man Avslutt og setter inn det antall celler man trenger for å få plass til dataene man ønsker å flytte. I denne øvelsen skal man sette inn en kolonne og en rad i et regneark, spesifisere Sett inn-alternativer, skjule en kolonne, sette inn en celle, slette en celle og flytte en gruppe celler i et regneark.

14 Tilpasse regneark 13 OPPSETT For å fullføre denne øvelsen trenger man arbeidsboken Rutevolumer_ start som man finner i mappen Kapittel01. Åpne arbeidsboken Rutevolumer_start og lagre den som Rutevolumer. Følg så disse trinnene. 1. På regnearket 12 Mai, velg celle A1. 2. Under gruppen Celler i Hjem-kategorien, klikk på nedtrekksmenyen Sett inn og velg Sett inn arkkolonner i listen. En ny kolonne A dukker opp. 3. Velg Sett inn Arkrader i nedtrekksmenyen Sett inn. En ny rad 1 dukker opp. 4. Klikk på Sett inn Alternativer knappen som dukker opp nede i høyre hjørne av de valgte cellene og velg Fjern Format. Excel fjerner formatteringen fra den nye rad Høyreklikk kolonneoverskriften over kolonne E og velg Skjul. Kolonne E forsvinner.

15 14 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. 6. Klikk på arkfanen til regnearket 13 Mai. Regnearket 13 Mai dukker opp. 7. Klikk celle B6. 8. Under gruppen Celler på Hjem kategorien, velg nedtrekksmenyen Slett og velg Slett Celler fra listen. Dialogboksen Slett åpnes. 9. Hvis nødvendig, klikk Skift Celler opp og så OK. Dialogboksen lukkes og Excel sletter celle B6. Cellene under blir flyttet opp for å fylle tomrommet. 10. Klikk celle C I gruppen Celler, velg Sett inn celler fra nedtrekksmenyen Sett inn. Dialogboksen Sett inn åpnes. 12. Hvis nødvendig, klikk Flytt celler nedover og så OK. Sett inn dialogboksen lukkes og Excel oppretter en ny C6 celle, samtidig som cellene C6:C11 flyttes ned for å gi plass til den nye cellen. 13. I celle C6, skriv inn 4499, og trykk Enter. 14. Merk cellene E13:F Pek på kanten av cellene som er merket. Når musepekeren endrer seg til krysspiler, klikk og dra de valgte cellene til B13:C13. Cellene B13:C13 byttes ut med cellene E13:F13.

16 Tilpasse programvinduet til Excel RYDD OPP Lagre arbeidsboken Rutevolumer og lukk den. Tilpasse Programvinduet til Excel 2010 Hvordan man bruker Excel 2010 kommer litt an på ens personlige arbeidsstil og hvilken type datasamlinger man jobber med. Produktteamet til Excel intervjuer kunder, observerer hvordan ulike organisasjoner bruker programmet og setter opp brukergrensesnittet slik at mange av brukerne ikke trenger å endre på det for å kunne jobbe effektivt. Hvis man likevel ønsker å endre på programvinduet, inkludert brukergrensesnittet, så kan man det. Man kan endre hvordan Excel viser regnearkene; fokuserer på data på regnearket; legge ofte brukte kommandoer til verktøylinjen for hurtigtilgang; skjule, vise og endre på kategorier på båndet; og opprette egendefinerte kategorier for å gjøre grupper med kommandoer lett tilgjengelige.

17 16 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. Zoominnstillinger på et regneark En måte å gjøre Excel lettere å jobbe med er å endre zoominnstillingene på programmet. På samme måte som man kan zoome inn med et kamera for å øke størrelsen på et objekt i kameravinduet, kan man bruke zoominnstillingene for å endre størrelsen på objekter programvinduet til Excel. Hvis for eksempel Peter Villadsen, sjefen for den Europeiske avdelingen av Consolidated Messenger, ser på et regneark som oppsummerer pakkevolum per måned for sitt distribusjonssenter, kunne han klikket Zoomknappen under Zoom-gruppen i kategorien Visning, for å få frem dialogboksen for Zoom. Denne dialogboksen inneholder kontroller han kan bruke for å velge forhåndsdefinerte zoominnstillinger. Han kunne også ha brukt zoomkontrollen nederst i høyre hjørne av Excel 2010 vinduet. Ved å klikke Zoom inn, vil størrelsen på enheter i programvinduet øke med ti prosent, mens å klikke Zoom ut betyr en reduksjon av størrelsen på enheter i programvinduet på ti prosent. Hvis man ønsker enda mer kontroll over zoom, kan man bruke glidebryteren for å stille inn ønsket zoomprosent. Zoom-gruppen i kategorien Visning inneholder også knappen Zoom inn på merket område som fyller programvinduet med innholdet i celler som er merket, opp til maksimalt zoomnivå i programmet, som er 400 prosent. Tips Det minste zoomnivået i Excel 2010 er ti prosent. Tilrettelegge flere arbeidsbokvinduer Etter hvert som man jobber med Excel, kommer man antagelig til å ha flere enn en arbeidsbok åpen samtidig. Man kan for eksempel ha en arbeidsbok som inneholder

18 Tilpasse programvinduet til Excel kontaktinformasjon til kunder, og kopiere denne inn i en annen arbeidsbok som skal brukes som kildedata i en massepostliste man skal opprette i Microsoft Word Når man har flere arbeidsbøker åpne samtidig, kan man veksle mellom dem ved å klikke kategorien Visning og så Bytt vinduer knappen i Vindu-gruppen, og velge den arbeidsboken man ønsker å se. Man kan arrangere det slik at de mest brukte arbeidsbøkene vises i programvinduet til Excel, samtidig som de resterende også er lett tilgjengelige. For å gjøre dette, klikk kategorien Visning, og under Vindu-gruppen, klikk Ordne alle knappen. I dialogboksen for Ordne Alle klikker man så Overlappet. Mange Excel 2010 arbeidsbøker inneholder formler på et regneark som bruker verdier fra et annet regneark, noe som betyr at man må veksle mellom de to regnearkene hver gang man ønsker å se hvordan en endring i dataene påvirker formelens resultat. En enklere metode er å vise to kopier av samme arbeidsbok samtidig, hvor regnearket med dataene vises i den ene arbeidsboken og regnearket med formelen vises i den andre arbeidsboken. Når man så endrer på dataene en den ene av arbeidsbøkene, oppdaterer Excel den andre. For å vise to kopier av samme arbeidsbok, åpner man den arbeidsboken det er snakk om, og i Vindu-gruppen i kategorien Visning, klikker man Nytt vindu. Excel åpner da en kopi av arbeidsboken. For å vise arbeidsbøkene side om side, klikk Ordne alle i Vindu-gruppen i kategorien Visning. I dialogboksen som dukker opp velger man Loddrett, og klikker OK. Hvis den opprinnelige arbeidsboken heter Unntak, vil Excel 2010 vise navnet Unntak:1 i tittellinjen på den opprinnelige arbeidsboken, og Unntak:2 i tittellinjen på den andre arbeidsboken.

19 18 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. Feilsøk Utseendet på knapper og grupper på båndet endres, avhengig av bredden på programvinduet. For informasjon om endring av utseendet til båndet slik at det ser ut som på våre bilder, se Tilpasse visningen av båndet i begynnelsen av denne boken. Legge til knapper i verktøylinjen for hurtigtilgang Etterhvert som man jobber med Excel 2010, oppdager man kanskje at man bruker enkelte kommandoer mye oftere enn andre. Hvis arbeidsbøkene henter data fra eksterne kilder, vil man for eksempel vise Data-kategorien og fra gruppen Tilkoblinger klikker man kanskje Oppdater alt knappen oftere enn forventet. Man kan gjøre en hvilken som helst knapp tilgjengelig med ett klikk gjennom å legge den til i verktøylinjen for hurtigtilgang rett over båndet i øvre venstre hjørne av programvinduet. For å legge til en knapp i verktøylinjen for hurtigtilgang, klikk Fil kategorien og så Alternativer. I Alternativer for Excel dialogboksen velger man Verktøylinje for hurtigtilgang. Denne siden inneholder to paneler. Panelet til venstre lister opp alle kontroller som er tilgjengelig innenfor en gitt kategori, og panelet til høyre lister opp de kontrollene som for øyeblikket vises i verktøylinjen for hurtigtilgang. For å legge til en kommando i verktøylinjen for hurtigtilgang viser man altså siden for Verktøylinje for hurtigtilgang i dialogboksen for Alternativer. Her velger man kategori fra nedtrekksmenyen Velg kommandoer fra listen. Excel 2010 viser da de tilgjengelige kommandoene i panelet under nedtrekksmenyen. Så merker man kommandoen man vil ha, og klikker Legg til knappen.

20 Tilpasse programvinduet til Excel Man kan endre posisjonen til en knapp på Verktøylinjen for hurtigtilgang ved å klikke på knappens navn i høyre panel og så klikke Flytt opp eller Flytt ned knappene i høyre kant av dialogboksen. For å fjerne en knapp fra Verktøylinjen for hurtigtilgang klikker man knappens navn i høyre panel og så Fjern knappen. Når man er ferdig med å gjøre endringer, klikker man OK. Hvis man ikke vil lagre endringene, klikker man Avslutt. Hvis man har lagret endringer men vil ha tilbake den opprinnelige Verktøylinjen for hurtigtilgang, klikker man Tilbakestill knappen og så enten Tilbakestill bare verktøylinjen for hurtigtilgang, noe som fjerner eventuelle endringer man har gjort til denne, eller Tilbakestill alt, noe som returnerer hele båndet til det opprinnelige oppsettet. Man kan også velge om endringene i Verktøylinjen for hurtigtilgang skal gjelde alle arbeidsbøker eller bare den som er aktiv for øyeblikket. For å kontrollere hvordan Excel utfører endringene, i Tilpass verktøylinjen for hurtigtilgang listen, klikk For alle dokumenter (standard) for at endringene skal gjelde alle arbeidsbøker, eller For arbeidsbok for at endringene bare skal gjelde den aktive arbeidsboken. Hvis man ønsker å eksportere tilpasningene til en fil som man kan bruke til å overføre endringene til en annen installasjon av Excel 2010, klikker man Importer / eksporter knappen og så Eksporter alle tilpasninger. Bruk kontrollene i dialogboksen som åpnes til å lagre filen. Når man er klar til å legge endringene til i Excel, klikker man Importer / Eksporter knappen, og så Importer tilpasningsfil. Velg filen i dialogboksen og klikk Åpne.

21 20 Kapittel 1 Opprette en arbeidsbok. Tilpasse båndet Excel 2010 utvider muligheten til å tilpasse hele båndet ved å tillate en å skjule og vise kategorier, bytte plassering på kategoriene i båndet, tilpasse eksisterende kategorier (inkludert verktøykategorien som dukker opp når spesifikke valg er gjort), og å opprette egendefinerte kategorier. For å starte tilpasningen av båndet, klikk Fil-kategorien og så Alternativer. I Alternativer for Excel dialogboksen, klikk Tilpass båndet for å vise Tilpass båndet siden. For å velge hvilke kategorier som vises i kategoripanelet til høyre i bildet, klikk nedtrekksmenyen Tilpass Båndet og velg enten Hovedkategorier, som viser kategoriene som kan være på standardbåndet; Verktøykategorier, som viser kategoriene som dukker opp når man velger for eksempel Tegning eller Pivottabell; eller Alle kategorier. Tips Prosedyrene som vises i denne seksjonen gjelder både hovedkategorier og verktøykategorier. Alle kategorinavn har en avmerkingsboks foran seg. Hvis en slik boks er avmerket, vises kategorien på båndet. Man kan skjule en kategori ved å fjerne avmerkingen i boksen, og hente den frem igjen ved å merke av i boksen igjen. Man kan også endre på rekkefølgen kategoriene vises på båndet. For å gjøre det klikker man på navnet tilhørende kategorien man vil flytte og så klikker man Flytt opp eller Flytt ned pilene for å flytte den valgte kategorien.

22 Tilpasse programvinduet til Excel På samme måte som man kan endre rekkefølgen på kategorier på båndet, kan man med Excel 2010 også endre hvordan grupper vises på kategorien. Sideoppsett kategorien inneholder for eksempel fem grupper: Temaer, Utskriftsformat, Tilpass, Arkalternativer og Ordne. Hvis man bruker gruppen Temaer mindre enn de andre gruppene, kan man flytte denne mot høyre ved å klikke på gruppenavnet og så Flytt ned pilknappen til gruppen havner på ønsket sted. For å fjerne en gruppe fra det en innebygget kategori, klikker man på gruppenavnet i høyre panel og så Fjern knappen. Hvis man senere ønsker å legge den tilbake på kategorien, viser man kategorien i panelet til høyre. Så, velger man Hovedkategorier fra nedtrekksmenyen Velg kommandoer fra. Når navnet på kategorien som inneholder gruppen man vil legge tilbake vises i venstre panel, klikker man utvidelseskontrollen (ser ut som et plusstegn) ved siden av navnet. Man kan så merke gruppenavnet og så klikke på Legg til knappen for å legge gruppen tilbake på kategorien. De innebygde kategoriene på båndet er designet for effektivitet, så det kan hende at det vil virke rotete og vanskelig å finne andre kommandoer på kategorien hvis man legger til en ny. I stedet for å legge til nye kontroller i båndet, kan man lage en egendefinert kategori og legge grupper og kommandoer på denne. For å lage en egendefinert kategori klikker man på knappen Ny kategori på Tilpass båndet siden av Alternativer for Excel dialogboksen. Når man gjør dette dukker det opp en ny kategori som blir kalt Ny kategori (Egendefinert), som inneholder gruppen Ny gruppe (Egendefinert) i listen.